Til fakultetsstyret. Fakultetet som helhet MELDINGSSAK REGNSKAPSRAPPORT FOR 1. TERTIAL Avviksrapportering ordinær virksomhet

Transkript

1 Til fakultetsstyret Dato: 10. juni 2014 MELDINGSSAK Saksnr.: 19b/14 Journalnr.: Saksbehandlere: Baki Vurucu, Svein Amund Skara og Knut Sverre Bjørndalen Røang REGNSKAPSRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2014 Først gir vi en presentasjon for fakultetet som helhet. Den er identisk med den rapporten vi avga til Fellesadministrasjonen. Dernest kommer en presentasjon for hver enhet og tabellene. For de enkelte enhetene har vi ikke tatt med bidrags- og oppdragsvirksomhet. For presentasjonene henviser vi også til tabell 1 og tabell 5. Fakultetet som helhet Avviksrapportering ordinær virksomhet Fakultetet har i 1. tertial et mindreforbruk på ordinær virksomhet på kr Når vi foretar fradrag for avsetning til rekrutteringsstillinger, så er avviket på kr Andre driftsinntekter viser et positivt avvik på kr Av dette har fakultetet mottatt interne tilskudd fra høgskolen sentralt på kr mer enn budsjettert som følge av tildelinger som ikke var kjente da budsjetteringen ble foretatt. Dette gjelder strategimidler, førstelektorstipend og refusjon av lønn for tillitsvalgte. I tillegg. Vi har salgsinntekter som overstiger budsjettet med kr Hovedsakelig kommer dette avviket av at salg av kompendier hvor salg for høsten 2013 ble fakturert i begynnelsen av januar 2014 og at vi har satt i gang EVU-kurs som vi ikke hadde budsjettert med eller at inntekten var periodisert til juni I tillegg har vi en innsparing ved at vi ikke har fordelt kr i såkornmidler på Storby som var budsjettert i 1. tertial. Øvrige avvik utgjør til sammen om lag kr , men det er ingen enkeltposter som er svært store. Arbeidskraftkostnadene har en innsparing på kr Hovedårsaken til dette avviket er at vi fortsatt har noen ubesatte rekrutteringsstillinger og noen rekrutteringsstillinger hvor de tilsatte ikke har startet enda. Vi har dermed en innsparing på stipendiater på om lag kr inkludert sosiale kostnader. NAV-refusjoner (arbeidsmarkedstiltak, syke- og foreldrepengerefusjon) gir et positivt avvik på kr Disse er vanskelig å planlegge, og dermed vil det alltid være avvik på dette. Øvrige avvik utgjør til sammen om lag kr , men det er ingen enkeltposter som er svært store. Kostnader knyttet til anleggsmidler (investeringskostnadene) har oversteget budsjettet med kr , og har sågar også overskredet hele årsbudsjettet. Vi har et stort behov for fornying av utstyr

2 særlig knyttet til utdanninger på Institutt for journalistikk og mediefag. Dessverre er ikke finansieringen av disse utdanningene slik at det er tatt høyde for det spesielle utstyrsbehovet de har. Det er verdt å merke seg at dette gjelder kontoer som er knyttet til denne gruppen i rapporten, for under driftskostnader har vi budsjettert med anskaffelser, og der er det på de postene en innsparing på kr Driftskostnadene har en innsparing på kr Av dette gjelder kr anskaffelser (se ovenfor). Kjøp av tjenester har en innsparing på kr (transporttjenester, undervisningstjenester, eksamens-avvikling/sensur, forskningstjenester, studentpraksis, andre tjenester og tjenester til organisasjonsutvikling/ rekruttering). Dette er kjøp som er vanskelig å periodisere, og som dermed vil få avvik. Kostnader til arrangement og seminarer har et positivt avvik på kr Her kunne vi periodisert bedre, for vi vet at det er få seminarer som går i 1. tertial, men så er det også slik at noe blir forhåndsbetalt, så det er vanskelig å periodisere disse kostnadene. Reisekostnadene har en innsparing på kr Også her kunne vi nok periodisert bedre, for vi vet at det meste av konferanser som er relevante for våre medarbeidere, er i perioden mai-oktober, og dermed vil et minimum av kostnadene kommer i første tertial. Øvrige avvik utgjør til sammen om lag kr , men det er ingen enkeltposter som er svært store. Avviksrapportering bidrags- og oppdragsvirksomhet (BOA) Fakultetet har i 1. tertial et merforbruk på BOA-virksomheten på kr Vi har et avvik på tilskudd fra forskningsrådet på kr , og det skyldes forsinket oppstart i to prosjekter. Dette er hovedavviket på BOA-virksomheten i 1. tertial. Årsprognose Budsjettet for 2014 for fakultetet viser et merforbruk på kr Vi ser at vi kommer til å ha større kostander til investeringer enn planlagt. I administrasjonen kommer vi også til å ha noe høyere lønnskostnader enn budsjettert. Historien viser at vi ofte får et mindreforbruk totalt sett for året, som følge av forsinkelse i tilsettinger, lavere reisevirksomhet enn antatt og noe lavere kostnader til timebetalt personale enn antatt. Derfor antar vi at årsprognosen fortsatt er som opprinnelig budsjettert totalt sett, selv om det blir avvik på kontonivå. Økonomisk situasjon Fakultetet har utfordringer knyttet til økonomien i den ordinære virksomheten. Vi har utdanninger som bruker betydelig mer penger enn de har inntekter til, og fakultetet har ikke klart å løse denne utfordringen. Vi ser heller ikke at vi har klart å finne tiltak som vil endre på det i årene som kommer. De øvrige utdanningene har ambisjoner for egen del, og ønsker ikke og kan ikke sponse de utdanningene som ikke er selvfinansierte over tid. Budsjettet for 2014 viser at det er særlig Institutt for journalistikk og mediefag som har store økonomiske utfordringer. Her er det særlig kostnader til investeringer som det ikke er tatt høyde for i finansiering av studiene, og også at dette er studier som krever studentnær oppfølging. Også Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag har et stor underskudd, men nærmere 70 % av dette er knyttet til doktorgradsstudiet som startet i 2013, og det vil få inntekter for uteksaminerte doktorgradskandidater om noen år. BOA-virksomheten er rimelig stabil. Vi har fått tilslag på flere store prosjekter de to siste årene, og det er veldig gledelig. Dessverre er det slik at flere tilskuddsytere ikke finansierer noe særlig overhead/indirekte kostnader, og det er problematisk for de enhetene som i stor grad har slike

3 tilskuddsytere (f.eks. NORAD, SIU, Helse og Rehab). Noen av disse har også svært arbeidsomfattende rapporterings- og oppfølgingskrav. Høgskolen bør gå i dialog med slike institusjoner for å få tilgang til mer finansiering av overhead/indirekte kostnader. Totalt sett har ikke fakultetet noe handlingsrom og mulighet til å møte uforutsette situasjoner eller ha strategiske satsinger utover kravet på 3 %. Vi ser at flere av våre studier er finansiert langt dårligere enn studienes krav tilsier, og det er et problem som vi ikke kan løse selv. Vi har så langt ikke klart å iverksette tiltak som bedrer situasjonen, og det gir oss en usikker framtidsutsikt. Vi ser også at det vil være knyttet økonomiske utfordringer ved å overta Facility Management fra Fakultet for helsefag, da studiet har høyere kostnader enn inntektene de har i rammetildelingen når vi trekker fra den andelen skal ha av fakultetets felleskostnader. Ubrukte midler Ved inngangen til 2014 hadde fakultetet ubrukte midler på kr ifølge rapporter fra internrevisor, men dette inkluderer BOA-midler (oppført som KD-bevilgninger øremerket) på kr , BOA-midler (oppført som Bevilgninger fra andre departementer) på kr og feriepengeforpliktelser på kr Dermed er de reelle ubrukte midlene på kr Av disse er kr øremerket rekrutteringsstillinger, mens kr er anført som Oppsamlet innsparing ordinær drift. Av disse igjen er kr øremerket forskjellige prosjekter, slik at innsparing til fri disposisjon er kr De vil, såfremt årets regnskap stemmer med budsjettet/årsprognosen, bli benyttet til å dekke forventet merforbruk i Av de kr som er øremerket forskjellige prosjekter, er kr tildelinger til prosjekter fra sentrale enheter/strategimidler som vi ikke har myndighet til å omfordele. De resterende kr har fakultetet selv tildelt. Til en professor II-stilling var det avsatt kr , og rekruttering av vedkommende er i gang. Det er satt av kr til sabbat, og deler av dette blir brukt i år, mens deler vil bli bruk når ledere med rettigheter tar dem ut i framtida. De resterende kr er knyttet opp mot fakultetets egne forskergrupper, og de har fått pålegg om å benytte midlene i I motsatt fall mister de ubenyttede midler Fakultetsledelsen Regnskapet inkluderer en oppsamlingspost for rekrutteringsstillinger, og det viser et merforbruk på kr Det er ubudsjetterte tilskudd til nullstilling av stipendiatprosjekter på kr som utgjør hovedårsaken til dette merforbruket. I tillegg har vi fått en kostnad knyttet til sykepengerefusjon på kr som vi ikke har funnet ut årsaken til enda Strategimidler Regnskapet for denne enheten viser et merforbruk på kr , og det er periodiseringsavvik (dvs. tidsmessig avvik mellom budsjettert og faktisk bruk av midlene).

4 15020 Investeringer Regnskapet viser investeringer for kr Dette var det ikke budsjettert med her. Det er snakk om kjøp av inventar, IKT- og AV-utstyr som vi tenkte skulle bli dekket av virksomhetskapitalen (oppspart overskudd fra oppdragsvirksomhet) Fakultetsadministrasjonen Sett under ett er det for fakultetsadministrasjonen 151* et mindreforbruk på om lag kroner. Vi har mottatt kr fra Fakultet for teknologi, kunst og design for vakthold i 2013, og dette var ikke med i budsjettet. Salg av kompendier er om lag kr høyere enn budsjettert, og noe av det skyldes forsinket fakturering av salg i Lønnskostnadene er kr høyere i studieadministrasjonen enn budsjettert, og det skyldes overtid, kostnader til engasjert personale/vikar og utbetaling av foreldrepenger som blir refundert i mai. For øvrig er det avvik på en del driftskostnader som i sum gir et mindreforbruk på om lag kr i perioden. Det er bl.a. snakk om deltakeravgifter for kurs og konferansen, arrangement av kurs og seminarer og reisekostnader Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag Regnskapet for instituttet viser et mindreforbruk på kr Av dette er kr tilskudd for dekning av kostnader på doktorgradsstipendiatstillingene, og det hadde vi ikke budsjettert med i dette tertialet. Om vi korrigerer for det tilskuddet, så er mindreforbruket på kr Om vi ser bort fra prosjektene, så er lønnskostnadene kr lavere enn budsjettert. I hovedsak er avvikene knyttet til lavere kostnader i perioden til timebetalt og engasjert personale, mens det har vært noen ekstra utbetalinger av tillegg til egne tilsatte. Driftskostnadene er kr under budsjett, og i alle hovedsak er det knyttet til at reisekostnadene er kr lavere enn budsjettert og at det har blitt belastet kr i indirekte kostnader for inntektene på Arkivakademiet, og disse hadde vi ikke lagt inn i budsjettet. Inntektene er kr lavere enn budsjettert, og det er fordi en student på Arkivakademiet ikke har betalt ennå Institutt for journalistikk og mediefag Regnskapet for instituttet viser et mindreforbruk på kr Av dette er kr knyttet til internfinansierte strategi- og forskningsprosjekter. Om vi ser bort fra disse, er det faktisk et et merforbruk på kr , og det er så lite at man kan si at enheten er i balanse Institutt for offentlig administrasjon og velferdsfag Regnskapet for instituttet viser et mindreforbruk på kr Det meste av dette er knyttet til timebetalt personale og kjøp av undervisningstjenester, og det er da snakk om periodiseringsavvik.

5 Institutt for sosialfag Regnskapet for instituttet viser en innsparing på kr Av dette er kr knyttet til internfinansierte strategi- og forskningsprosjekter. Den øvrige innsparing er knyttet til Bachelor i barnevern, som har en innsparing på om lag én million kroner utenom prosjektene, hvor det aller meste av dette er innsparing på lønn. Det er særlig på timebetalt personale (mer enn kroner) avviket framkommer, og det er knyttet til periodiseringsavvik Institutt for økonomi og administrasjon Regnskapet viser et mindreforbruk på kr Det er bare mindre avvik på de enkelte enhetene, og det største avviket er knyttet til reise- og seminarvirksomhet hvor mye av kostnadene enda ikke har påløpt. Dag Jenssen dekan Marja Lundell fakultetsdirektør Vedlegg: diverse regnskapstabeller

6 Tabell 1 Overordnet oversikt for fakultetet Ordinær virksomhet Regnskasjett Bud- Avvik 1.tertial 1.tertial BOA pg prosjekter med øremerket bevilgning *) Regnskap Budsjett Avvik 1.tertial 1.tertial Regnskap 1.tertial 2014 Totalt Budsjett 1.tertial 2014 Driftsinntekter Bevilgning fra KD Andre bevilgninger Tilskudd fra forskningsrådet Tilskudd fra EU Annen bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønnskostnader Kostnader knyttet til anleggmidler Driftskostnader Sum driftskostnad Resultat Øremerket rekr.stip Resultat korr. for ørem. restmidler

7 Tabell 2 Den totale oppstillingen for fakultetet Fakultet for samfunnsfag, ordinært regnskap 1.tertial 2014, tall i 1000 kroner Fordelt etter Regnskap Budsjett budsjettenhet Innt. Kostn. Resultat Innt. Kostn. Resultat Avvik Fakultetsledelse SAM ) Strategitilsak SAM ) Investeringer SAM Prosjekter SAM SUM 150* LEDELSE OG FELLESTILTAK Fakultetsdirektør med stab ) Seksjon for studieadm.og internasj ) Seksjon for HR Seksjon for økonomi SUM 151* ADMINITRASJONEN Instituttledelse ABI ) Arkiv- og dokumentbehandling Bibliotek- og informasjonsvitenskap ) Master i bibliotek- og info.vitenskap ) Master i bibliotek- styring og ledelse Ph.d. i bibliotek og info.vitenskap ) Prosjekter institutt ABI ) SUM 152* INSTITUTT FOR ARKIV-, BIBLIOTEK OG INFORMASJONSFAG Instituttledelse JM ) Fotojournalistikk Journalistikk ) Medie og kommunikasjon ) Master i journalistikk ) Fagforfatterstudium Prosjekter inst. JM ) SUM 153* INSTITUTT FOR JORNALISTIKK OG MEDIAFAG Instituttledelse OAV ) Administrasjon og ledelse Velferdsfag ) Master i styring og ledelse Prosjekter inst. OAV ) SUM 154* INSTITUTT FOR OFFENTIG ADMINISTRASJON OG VELFERDSFAG

8 15500 Instituttledelse SF ) Sosialt arbeid ) Barnevern ) Sosialfaglig mastere ) Ph.d. i sosialt arbeid og sosialpolitikk ) Sosialforsk ) Prosjekter inst.sf ) Prosjekter sosialt arbeid ) Prosjekter barnevern ) Prosjekter sosialfaglig mastere ) Prosjekter sosialforsk ) SUM 155* INSTITUTT FOR SOSIALFAG Instituttledelse ØA ) Bachelor i økonomi, adm. og revisjon Årsstudium i økonomi og ledelse Årsstudium i kulturledelse Master i økonomi og administrasjon ) Prosjekter inst.øa ) SUM 156* INSTITUTT FOR ØKONOMI OG ADMINISTRASJON TOTALT FOR FAKULTET FOR SAMFUNNSFAG Rammetildelingen for instituttene føres på instituttledelsen, unntatt Institutt for sosialfag. 1) Regnskapsinntekt inkluderer fakultetsinterne tilskudd/belastning over kr 100 i tillegg til rammetildeling. 2) Prosjekter med eksternfinansiering avregnes mot balansen. Inntekter tilsvarer kostnader. Avregningene rapporteres i egen oversikt. 3) Regnskapsinntekt er redusert med oppsamling av restmidler for interne prosjekter (stipendiater). 4) Inntekter inkludert restmidler for interne prosjekter, motpost for note 3)