Forslag til prosjekter Fornyelsen av studieadministrasjonen. Arbeidsgruppens tiltak strukturert i prosjekter

Transkript

1 Forslag til prosjekter Fornyelsen av studieadministrasjonen Arbeidsgruppens tiltak strukturert i prosjekter Forslag til prosjekter

2 Tjenester i studieadministrasjonen 1. Internasjonalisering 2. Informasjon, veiledning og karriere 3. Studentforvaltning 4. Programplaner

3 Programplaner For tjenesteområde "Programplaner" foreslås tre delprosjekter: 1. Programplaner på nett 2. Kvalitetssikring og godkjenning av programplaner roller og ansvar 3. Samkjøring og effektivisering av arbeid med programplaner

4 Programplaner på nett Utfordring Programplaner publiseres i dag kun som pdf på hioa.no. Det foreligger ikke rutiner og prosedyrer som tilstrekkelig sikrer at pdf'en er siste versjon, at alle har likt format, likt språk (tilpasset målgruppen) etc. Målbilde Informasjon om studiene (lik programplanene) ligger lett tilgjengelig på nett med forståelig språk og hensiktsmessig struktur. Samtlige brukere får dekket sine informasjonsbehov vedrørende studier og emner. Studieinformasjon på nett er integrert i Nettarbeidsplass for studentene. Innhold Prosjektet omfatter helhetlig studieinformasjon på nett (programplan og emneplaner), og vi anbefaler følgende faser. Se neste side.

5 Programplaner på nett 1. Målgruppeanalyse kartlegging av målgruppen for programplaner og deres behov 2. Design av nettsider for programplaner på nett med utgangspunkt i målgruppens behov, "best practice" (andre institusjoner i UH-sektoren) og eksisterende programplaner 3. Kartlegging av eksportmuligheter fra FS til ez Publish (hvilken informasjon kan hentes digitalt fra FS) 4. Kartlegging av annen nødvendig informasjon basert på målgruppens behov fra andre relevante kilder som Seksjon for IN, Seksjon for OV og andre 5. Utvikle/implementere nye nettsider for hvert studium 6. Utarbeide rutiner og bruksanvisning, samt kursing, av involverte studieadministrativt tilsatte for input og vedlikehold 7. Utarbeide rutiner for hvordan studieutvalgene kan ivareta sitt mandat for kvalitetssikring og godkjenning av planene ved bruk av FS og nett til formidling 8. Dugnad - Registrering av program- og emneplaner i FS enten ved å skrive planene på nytt eller klippe og lime fra eksisterende planer - Registrering og linking av annen relevant informasjon til nettsidene Emneplanlegging på nett Formål: Redusere manuell input i FS ved at fagmiljø redigerer program- og emneplaner i FS-applikasjonen EpN i stedet for redigeringer i worddokumenter 1. Implementere EpN (eget prosjekt) 2. Eksportere emneplaner fra FS til EpN 3. Tilpasse policyer og rutiner for bruk av EpN 4. Opplæring av fagmiljø og studieadministrativt tilsatte ved fakultet i bruk av EpN

6 Kvalitetssikring og godkjenning av programplaner roller og ansvar Utfordring Prosessene med utvikling, behandling og godkjenning av programplanene er ineffektiv og det er uklart hvilken verdi de ulike instansene tilfører i prosessen. Det er uklart hva de ulike kontroll-/godkjenningsinstanser skal kontrollere noe som medfører ansvarsfraskrivelse, dårlig kommunikasjon og frustrasjon. Målbilde Fakultet godkjenner alle vesentlige endringer for programplaner på både bachelor- og masternivå. Både studiekonsulenter og studieutvalget på fakultet er gjort i stand til å ivareta kvaliteten i programplanene og etterlevelsen av NOKUTs veiledninger på en god måte. Innhold 1. Alle vesentlige endringer i programplaner for både bachelor- og masterstudier godkjennes av studieutvalget på fakultet 2. Vesentlige endringer i ph.d.-studier, samt programplaner ved opprettelser og nedleggelser av studier godkjennes som i dag - Avgjør hvorvidt mindre endringer i ph.d.-planer skal godkjennes i studieutvalget på fakultet eller i sentralt ph.d.-utvalg 3. Roller til samtlige involverte tydeliggjøres og innrettes etter nye mandater, ref. punkt 1 presiserer ansvar og oppgaver 4. Etablering av programplannettverk på tvers i virksomheten bidrar til å øke/sikre kompetansen på fakultetene 5. Seksjon for AK sin rolle tydeliggjøres/endres; - Aktive rådgivere /deltakere ved opprettelser av nye studier, inkl. søknadsprosess til NOKUT - Ansvarlig for å etablere og drifte programplannettverket (nettverk med fakultet og Seksjon AK) - Ansvarlig for å utvikle/vedlikeholde felles rutiner og prosesser for programplanarbeidet i fellesskap med programplannettverket - Ansvarlig for løpende å utvikle arbeidet med programplaner og legge forslag til endringer i retningslinjer frem for studieutvalget på institusjonsnivå - Systemeier for programplaner på nett sikre at HiOA til enhver tid har en god løsning, innehar bestillerrolle ovenfor IKT, samt ansvarlig for brukerstøtte ut mot fakultetene

7 Samkjøring og effektivisering av arbeid med programplaner Utfordring Fakultetene har ulike prosesser for nyetableringer og endringer i programplanene. Målbilde Det er etablert robuste rutiner og prosesser for årlig gjennomgang av programplaner, samt at det er utviklet nødvendige støttesystemer og maler for å forenkle arbeidet på fakultetene. Et flerårig årshjul for hele HiOA sikrer at alle vet hva de har ansvaret for og hvilke frister som gjelder. Innhold Prosjektet skal; 1. Utvikle felles rutiner og prosesser (årshjul) for programplanarbeidet på fakultet og institusjonsnivå 2. Tydeliggjøre roller og ansvar, det skal fremkomme av årshjulet når de enkelte rollene har ansvar og hvilke frister som gjelder 3. Utarbeide gode maler for programplaner med hjelpetekster og saksfremlegg i studieutvalgene (på fakultetene), samt samle og formidle "best practice" søknader og programplaner Implementering av Emneplanlegging på nett (EpN) vil bidra til å effektivisere prosessene ytterligere.