Fakultet for helsefag viser til høringsbrev av og avgir med dette sin høringsuttalelse.

Transkript

1 Til: Studiedirektør Fra: Fakultet for helsefag Dato: 20. mai 2014 Vår ref.: 2014/1755 Saksbehandler: Ewelyn Jordal, Deres ref.: 2014/1755 Høringssvar: Fornyelse av studieadministrasjonen Fakultet for helsefag viser til høringsbrev av og avgir med dette sin høringsuttalelse. Fakultetet la opp til en bred høringsprosess fordi saken angår hele fakultetet, både faglig og administrativ side. PwC s diskusjonsnotat og høringsbrevet ble sendt til alle administrative og faglige enheter ved fakultetet 8. april, med en åpen invitasjon til å gi uttalelse. Instituttledere og seksjonssjefer var ansvarlig for høringsprosessen internt i sin enhet og diskutere saken i egnede fora. Saken ble også presentert på dekanens ledermøte 9. april. Det er kommet inn høringsuttalelse fra Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering og fra instituttene for hhv Sykepleie, Fysioterapi, Atferdsvitenskap samt Helse, ernæring og ledelse. Fakultetet ble bedt om å uttale seg om hovedspørsmålene i forslaget til PwC: Vurdere forslag til samhandlingsmodell og arbeidsdeling mellom studieseksjonen i fellesadministrasjonen og studieadministrasjonen på fakultet. Vurdere forslag til organisering av studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen. Vurdere forslag til organisering av det studieadministrative området på fakultet. Våre konklusjoner er som følger, men vi understreker at de hviler på en rekke forutsetninger som vi gjør rede utover i høringsuttalelsen: Når det gjelder fordeling av roller og ansvar ved HiOA opplever vi at det er vanskelig å falle ned på hvilket av de fire alternativene som er det riktige, ettersom hvem som bør definere «hva» og «hvordan», vil være avhengig av type tjeneste. Vi anser allikevel at fordelingen slik det framkommer i alternativ 2 og 3, best beskriver et hensiktsmessig samarbeid. Når det gjelder å opprette nettverk for ulike tjenester for å sikre samarbeid mellom Fellesadministrasjonen og fakultetene, støtter vi i utgangspunktet dette, men vi kommer senere i vår høringsuttalelse tilbake til forutsetninger vi mener må oppfylles for at nettverkene skal fungere hensiktsmessig. Organisering av studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen mener vi i utgangspunktet at FA-STU selv bør vurdere det, utfra kunnskap om egne ansvarsområder og brukergrupper. Fakultetet vil ut fra det kunnskapsgrunnlaget som diskusjonsnotatet gir, allikevel anbefale modell 1, som viderefører dagens ordning. Fakultet for helsefag ønsker én seksjonssjef for studieadministrasjonen på fakultet, som også bør funksjonsorganiseres, altså modell A. Teamene/seksjonene som skisseres i den samme modellen, stiller vi oss ikke bak, men viser til den inndelingen som HF fremmet til Høgskolestyret i Fakultet for helsefag

2 Noen innledende betraktninger Det medfører ikke riktighet at Fakultet for helsefag ikke har besluttet en organisasjonsmodell for studieadministrasjonen. Formelt sett er det Høgskolestyret som skal vedta organisasjonsmodellen, men Fakultetsstyret for HF sluttet seg til modell for organisering av studieadministrasjonen i Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering ved HF har i flere år hatt organisering som tema. Fakultetsdirektør satte i fjor, etter at dette hadde vært opp i flere dagsseminarer og møter, ned en arbeidsgruppe som skulle jobbe fram et konkret forslag om hvordan en funksjonsbasert modell med teamledere skulle fungere. Dette forslaget ble tatt opp av seksjonssjefen i alle medarbeidersamtaler, og det ble diskutert konkret plassering av den enkelte medarbeider i teamene. Stillingsutlysninger for de nye teamlederne ble laget og diskutert. Fakultetsstyret sluttet seg til modellen, og fakultetet fremmet deretter forslag om godkjenning av modellen for høgskolens styre. Saken ble fremmet for Høgskolestyret, men saken ble trukket etter diskusjonen i møtet. Styret ønsket en konsekvensanalyse, og dette førte til dagens høring om fornyelse av studieadministrasjonen. Fakultet for helsefag vil også sterkt understreke betydningen av å vedta ny organisering av seksjon HF-STU nå. Som vi viste til innledningsvis, har prosessen med omorganiseringen pågått i mange år og vi mener at sakskomplekset er grundig gjennomarbeidet. Noen av høringsuttalelsene internt tar til orde for å utsette saken til etter at underveisevalueringen er sluttført. Fakultetet stiller seg ikke bak dette. Det pågår stadig endringer i organisasjonen og alt kan ikke avventes som følge av øvrige prosesser. Som eksempler kan vi vise til at det i løpet av det siste året har det innenfor HF blitt vedtatt en sammenslåing av to institutter, de ansatte ved Institutt for atferdsvitenskap skal samles i Stensberggaten og det er opprettet en ny FoU-seksjon i fakultetsadministrasjonen. Det kan også komme endringer senere i året eller til neste år, jf. det pågående arbeidet med å utrede organisering av sykepleierutdanningene på fakultetet. Fakultetet ønsker derfor sterkt å understreke at uavhengig av andre prosesser, så er det avgjørende for oss å kunne lande denne saken nå. Samhandlingsmodell og arbeidsdeling mellom fellesadministrasjonen og studieadministrasjonen på fakultet Innledningsvis vil vi påpeke at det er brukt en rekke begreper i diskusjonsnotatet uten at det er gitt klare definisjoner. Som et eksempel kan nevnes «tjenesteeier», et begrep som kan forstås på forskjellige måter. Dersom det forstås som «systemeier», så er vi enig i at felles systemer som FS, Fronter, ephorte, UniUntis, Ephorus etc eies av fellesadministrasjonen og at føringer for bruk av disse må komme derfra. Tjenesteeierbegrepet blir mer uklart når det omhandler f.eks. eksamen, siden en stor del av eksamensarbeidet foregår utelukkende på fakultetene, der både lærere og studenter er. Tilsvarende er det med tanke på praksisområdet, som fellesadministrasjonen ikke arbeider med. «Speiling» nevnes som en viktig faktor, og også her savner vi en presisering av begrepet. Det virker hensiktsmessig at prinsippet om funksjonsbasert inndeling i grupper/team/seksjoner bør «speiles». Dersom noen av fakultetene er organisert etter utdanning/institutt/geografi og har breddefokus, mens andre fakulteter og FA har et funksjonsfokus, vil samarbeidet i de foreslåtte nettverkene bli vanskeligere. Dette har vi allerede sett ved at Fakultet for helsefag har måttet sende minst 3 personer Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

3 til alle «nettverksmøter» ifm FS, timeplan o.l., på grunn av den nåværende geografiske organiseringen etter utdanning/institutt (3 geografiske grupper). En endring rettet til å ha fokus på funksjon vil lette samarbeidet, og én person vil kunne representere hele fakultetet. Speiling på oppgavenivå, altså ved at team/seksjoner på hhv sentralt og lokalt nivå inndeles på samme måte, kan ikke være et grunnleggende organiserende prinsipp. Organiseringen må speile utfordringene som en enhet har, ikke andre deler av organisasjonen som ikke har de samme utfordringene. Det vil være forskjellige behov og forutsetninger i de ulike enhetene og det er mange oppgaver som ikke gjenfinnes i ulike deler av organisasjonen. Så lenge det er en medarbeider som har ansvaret for en tjeneste, vil det være uviktig om seksjonen vedkommende hører til er helt lik en annen fakultets seksjon. Det er viktigere at medarbeideren har dybdekunnskap når det gjelder tjenesteområdet/funksjonen, for det er medarbeideren som skal møte i nettverksgrupper. En oppgavebasert speiling vil også være uhensiktsmessig fordi det impliserer at endringer i en del av organisasjonen må følges opp med endring på andre nivåer, selv om behovet der ikke er til stede. Vi stiller også spørsmålet om hvorfor de øvrige fakultetene TKD og SAM ikke innlemmes i speilingsprinsippet. Studieadministrasjon er først og fremst til for studentene, og de skal oppleve lik service, informasjon og behandling som er rask og riktig. Det er derfor avgjørende at fakultetene er med når det lages nye løsninger og at innspill som gjelder bedre service til studentene gis prioritet. Fakultetene er de som kjenner til de daglige utfordringene som både UF, TA og studenter står overfor, og bør derfor ha et avgjørende ord når det bestemmes hvilke saker som skal løses først og hvordan. Vi opplever at det er vanskelig å falle ned på ett av de fire alternativene som presenteres for fordeling av roller og ansvar mellom nivåene, ettersom hvem som bør definere «hva» og «hvordan», vil være avhengig av type tjeneste. I denne sammenhengen blir det også tydelig at brukerne (dvs. UF-tilsatte og studenter, samt eksterne samarbeidspartnere) ikke blir nevnt i utredningen. Fokus i diskusjonsnotatet er satt på forholdet mellom studieseksjonene i fellesadministrasjonen (heretter kalt FA-STU) og fakultetene. Det er vel så viktig å fokusere på forholdet mellom administrativ og faglig side, en dimensjon som savnes i notatet. Vi stiller derfor spørsmålet ved hvordan brukerne skal kunne påvirke tjenesten og hvordan fakultetene settes i stand til å utvikle og tilby gode tjenester når det er fellesadministrasjonen som bestemmer hva og hvordan. Det er evnen og viljen til samarbeid som er viktig, og vi er enig i at nettverksgrupper er en riktig og god løsning. Nettverksgrupper er ikke noe nytt på institusjonen, og erfaringer fra tidligere viser at gruppen trenger tydelig mandat og bør være en del av organisasjonen og ikke fristilt fra den. Gruppene, slik de er beskrevet i diskusjonsnotatet, oppfattes som «ekspertgrupper» som skal finne de beste løsninger på sitt område, og det er ønskelig at det gruppene kommer fram til er bindende. Det er uttrykt stor bekymring for at grupper uten mandat og myndighet vil fort kunne bli tannløse og ineffektive. Det bør vurderes å inkludere UF-tilsatte i noen av disse gruppene, alternativt bør fakultetene sørge for møteplasser der behov og tilbud kan avklares og utvikles. Det er beklagelig at samarbeidet mellom studieadministrasjonen og instituttene ikke er viet oppmerksomhet i notatet. Nettverksgrupper mellom fag og administrasjon vil være et viktig tiltak for å styrke samarbeidet. Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

4 Som eksempel vises det til at Institutt SP per i dag har møter mellom studieledere/uf og TA-team og dette oppleves som en god løsning. Organisering i fellesadministrasjonen Antall seksjoner under en leder varierer på høgskolen, antall personer i hver seksjon likeså. Antallet seksjoner vil opprettes som en avveining mellom behovet for oppdeling av ansvars- og arbeidsoppgaver vs. koordineringsutfordringer. Fakultetet ser at flere seksjoner i studieseksjonen i fellesadministrasjonen kan gi raskere beslutninger og mer fokuserte ledere. På den annen side må flere ledere nødvendigvis også være mer operative og vil derfor ha mindre tid til ledelse og strategisk arbeid. Vi kan ikke se at det i diskusjonsnotatet foreligger tungtveiende argumenter for et økt antall seksjoner, og ser heller ulempene ved de komplekse samarbeidskonstellasjonene som oppstår ved å øke antall ledere på dette nivået. Organisering av det studieadministrative området på fakultet Ved organisering på fakultet er det tre ulike prinsipper som trekkes opp: Funksjon som organiserende prinsipp og lederordningen samt antall seksjoner og oppgavefordelingen mellom dem. Funksjon som organiserende prinsipp Vi har allerede innledningsvis sluttet oss til funksjon som det grunnleggende organiserende prinsipp, også jf fjorårets fakultetsstyrebehandling og framlegg til Høgskolestyret. Det er kompetanseutvikling og rettsriktighet for brukerne som er de mest tungtveiende argumenter for dette. Vi viser til at det blant høringsuttalelsene på fakultetet også uttrykkes bekymring for at funksjonsbaserte team ikke vil gi like god kontakt med instituttene og fagmiljøene, men fakultetet understreker at samarbeidet mellom studieadministrasjonen og instituttene er svært viktig og legger opp til å sikre utstrakt samarbeid i egnende møteplasser mellom fag og administrasjon. Lederordningen i fakultetets studieadministrasjon Ettersom det ikke har framkommet ny informasjon eller endrede rammebetingelser siden seksjonen (og fakultetet) sist diskuterte saken om hvordan vi mener studieadministrasjonen ved fakultetet bør være organisert, henviser vi til fakultetets oversendelse av vedtak i 2013 og saksframlegget til styresak S-sak 17/2013. Vi mener at flere ledere er nødvendig, og at de bør være teamledere med personalansvar under en seksjonssjef. Fakultetet anbefaler altså den ledermodellen som skisseres i modell A på fakultetsnivå. Når det gjelder antall seksjoner, vil vi ikke anbefale modell A, og det kommer vi tilbake til i eget avsnitt. Dette medfører innføring av et fjerde ledernivå, noe som vil være riktig og nødvendig pga fakultetets størrelse. Det er imidlertid ikke lenger grunnlag for å betegne dette spørsmålet som banebrytende og/eller noe som representerer et avvik fra resten av organisasjonen. Det er allerede en eksisterende Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

5 ordning i fellesadministrasjonen på høgskolen. Vi viser til at dette er innført i styringskjeden Høgskoledirektør > Avdeling for ressursutvikling og infrastruktur > Avdeling for eiendom > Seksjon for eiendomsutvikling og forvaltning. Det kan også argumenteres for at det er et fjerde ledernivå i faglig søyle, ved rektor > dekan > instituttleder > studieleder. Det har blitt argumentert for at et fjerde ledernivå vil gi økte kostnader. Lederstillingene må uansett tas fra dagens bemanning, og ledere på dette nivået i organisasjonen vil alltid ha en egen portefølje med driftsoppgavene i tillegg til leder- og koordinerende oppgaver. Nesten alle avgjørelser i STU må skje i samarbeid og samsvar med de andre teamene, institutter, fellesadministrasjonen eller andre enheter. En koordinerende seksjonssjef vil kunne fremme saker, gi dem riktig prioritering og løfte dem opp i de riktige fora. Noen må koordinere det som på alle måter er og skal være én seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering. Det er blant høringsinnspillene på fakultetet tatt til orde for at en koordinerende seksjonssjef og teamledere vil forsinke beslutningsprosesser fordi det da er et ekstra ledd. Vi vil hevde at det derimot er høyst usikkert at saker vil kunne fremmes på en god og effektiv måte når det er flere uavhengige seksjonssjefer (slik som modell B skisserer), da det gjerne kan komme til uenigheter internt på fakultetet som da må tas opp med fakultetsdirektøren istedenfor i et samarbeidsforum som SAL (studieadministrativt lederforum). Dette mener vi ikke blir en raskere og mer effektiv styringsmodell. Fakultet for helsefag går ikke inn for en modell som medfører at fakultetsdirektør får koordineringsrollen for studieadministrasjonen. Det er heller ikke ressursbesparende at 4 seksjonssjefer møter i samarbeidsmøter med FA, institutt eller utdanning. En seksjonssjef vil nettopp kunne ha denne koordinerende funksjonen, samt teamledere for møtevirksomhet som mer effektivt kan gjøres av én. Ledergruppen rundt seksjonssjefen vil sørge for effektiv flyt i informasjon og forhåpentlig også lette ressursbruken på tvers. Studieadministrasjonen må holdes samlet for å kunne være en meningsfull og effektiv støttespiller for alle interessenter. Seksjoner og team på fakultetsnivå. Vi ønsker ikke å slutte oss til at fakultetets studieadministrative seksjoner skal utledes av seksjonsinndelingen i fellesadministrasjonen. Modell A og B skisserer hhv seksjon og team, men med forskjellig tematisk inndeling av grupperingene. Vi kan ikke helt se hvorfor forskjell i ledermodell eventuelt skulle medføre forskjeller i tematisk inndeling, men vi vil uansett ikke anbefale noen av de tematiske inndelingene som skisseres. Når det gjelder antall seksjoner på fakultetsnivå og den interne oppgavefordelingen dem imellom, bør det overlates til fakultetene å velge den modellen som passer best for å møte de utfordringene hvert enkelt fakultet står ovenfor. For HFs del viser vi til styresaken i 2013, hvor det ble foreslått fire team for studieadministrasjonen for Fakultet for helsefag: - Eksamen og studentforvaltning - Praksis - Programplaner, kvalitetsutvikling og internasjonalisering - Studieadministrative systemer og analyse. Høgskolen i Oslo og Akershus side 5

6 Oppsummering 1. Samarbeid via nettverksmøter er svært positivt, men det forutsetter gode mandater og at anbefalinger legges fram for ledelsen for endelig beslutning, for eksempel i SAL. 2. Samarbeidet mellom fakultets- og institusjonsnivå må hvile på gjensidig ansvar for å utvikle nye og bedre tjenester, heller enn en «eier» og «utfører»-modell. 3. Vi kan ikke se at det er lagt fram argumenter som tilsier at fellesadministrasjonen bør øke antall seksjoner innenfor studieadministrasjon. 4. HF bør opprette teamlederstillinger med personalansvar under en koordinerende seksjonssjef i studieadministrasjonen. Dette anses som den beste løsningen gitt at vi skal organiseres funksjonsbasert og jobbe i nettverksgrupper som krever dybdekompetanse. 5. Fakultetet anser det som svært viktig å få vedtatt en organisering av seksjon HF-STU nå. Organisering så langt ned i organisasjonen er ikke et tema i underveisevalueringen og vi ønsker ikke å avvente enda ett år med øvrige OU-prosesser i en sak som har vært utredet og behandlet over lang tid. Med hilsen Nina Waaler Kristin Nordseth Høgskolen i Oslo og Akershus side 6