HiOA - Fornyelsen av studieadministrasjonen Nåsituasjonsanalyse - Programplaner. Arbeidsdokument. Arbeidsdokument. 4. februar 2014

Transkript

1 HiOA - Fornyelsen av studieadministrasjonen Nåsituasjonsanalyse - Programplaner

2 Nåsituasjonsanalyse - programplaner 1 Bakgrunn og sammendrag 1 2 Beskrivelse av prosesser tilknyttet programplanene 6 3 Nærmere om hovedutfordringene 11 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen 22

3 Bakgrunn og sammendrag 1

4 Section 1 Bakgrunn og sammendrag Hvorfor fornyelsen av studieadministrasjonen? Studieadministrasjonen har ansvaret for å forvalte studieadministrative tjenester til høyskolens studenter. Tjenestetilbudet er omfattende, og det er totalt 205 ansatte som bidrar til dagens løsning (samlet på fire fakultet og fellesadministrasjon). Utvikling av studieadministrative tjenester står sentralt som følge av ambisjonen om å oppnå status som universitet. - Skal HiOA utvikle dette tjenestetilbudet, må HiOA være tydelig på hvilke tjenester de ønsker å tilby studentene, med hvilken kvalitet, samt sikre en hensiktsmessig organisering og "leveranse" av dagens tjenestetilbud. Prosjektet har som formål å kartlegge kvalitet i dagens tjenestetilbud (brukernes behov) og å vurdere dette opp mot identifisert "beste praksis". Det vil videre identifiseres og prioriteres tiltak der HiOA ligger etter beste praksis / ønsket nivå. Forslag til forbedringstiltak og eventuelt ny organisering av enkelt tjenester vil leveres til OUprogrammet for implementering. 2

5 Section 1 Bakgrunn og sammendrag Målsettinger for fornyelsen Informasjon og tilgjengelighet: Studentene skal ha tilgang til tjenestene «døgnet rundt», og informasjonen tilpasses studentene og tilsatte i større grad. Fleksibilitet: Studentene og ansatte skal i større grad kunne gjøre valg via selvbetjening. Effektivitet: Studieadministrasjonen skal drives mer effektivt med høy grad av automatisering, nye arbeidsformer og annen arbeidsdeling. Sikkerhet og kvalitet: Pålitelighet, korrekt og lik behandling er grunnleggende, også i den fremtidige studentforvaltningen. Økt kunnskap om studenter og studier: Økt kunnskap som grunnlag for beslutninger. 3

6 Section 1 Bakgrunn og sammendrag Fremgangsmåte Vår nåsituasjonsanalyse baserer seg på informasjon innhentet gjennom: Intervjuer tilsatte fra samtlige fakultet tilsatte fra flere seksjoner i Fellesadministrasjonen Dokumentasjon HiOAs nettsider Interne dokumenter, styringsnotater og presentasjoner Retningslinjer/håndbøker Spørreundersøkelse til studentene 4

7 Section 1 Bakgrunn og sammendrag Oppsummering av hovedutfordringer Fakultetene har ulike prosesser for endringer i programplanene og det er ikke satt felles frister for behandling og godkjenning Endringer i program- og emneplanene avhenger i for stor grad av den enkelte UF-tilsattes initiativ til endring - Risiko for at programplaner som burde vært endret ikke endres - Risiko for at innholdet i programplanene ikke samsvarer med undervisning og vurderingsformer (kontraktsbrudd med studentene) Dialogen og samarbeidet mellom fakultetene og Seksjon AK oppleves utfordrende For prosessene som involverer institusjonsnivået kvalitetssikres programplanene opptil fire ganger, men det er uklart hvilket fokus de ulike instansene har og hvorvidt det faglige innholdet i programplanene sikres tilstrekkelig Føringene i retningslinjene for hva som er vesentlige endringer på master- og ph.d.-nivå oppleves av flere som utydelige, og det stilles spørsmål om terskelen for hva som er relevant for godkjenning på institusjonsnivå er for lav Eventuelle strategiske og økonomiske implikasjoner blir fanget opp for sent i prosessen ved nyetableringer og nedleggelser av studier Formidling av programplanene er lite hensiktsmessig 5

8 Beskrivelse av prosesser tilknyttet programplanene Arbeidet med programplaner kan sees på som fire ulike prosesser 1. Endringer i eksisterende programplaner for årsstudium, videreutdanninger og bachelor, samt mindre endringer i programplaner på master- og ph.d.-nivå 2. Vesentlige endringer i eksisterende programplaner på master- og ph.d.-nivå 3. Etablering av nye studier og nedlegging av etablerte studier 4. Formidling av programplanene 6

9 Section 2 Beskrivelse av prosesser tilknyttet programplanene Prosessbeskrivelse - Endringer i programplanene for årsstudium, videreutdanninger og bachelor, samt mindre endringer på master- og ph.d.-nivå - Prosessen involverer kun fakultetene Initiering av prosess ved studiekonsulentene Kartlegging av endringsbehov i fagmiljøene Fagmiljøet utarbeider forslag til ny programplan Behandling hos studiekonsulentene Godkjenning hos studieutvalget Funn Funn Funn Funn Funn Fakultetene har ulike prosesser for initiering av prosessen Hvert fakultet opererer med egne frister Prosessene omfatter ikke pensum, som kan endres fortløpende gjennom året Flere UF-tilsatte opplever det som problematisk at prosessen begynner "så tidlig" Risiko for at nødvendige endringsbehov ikke fanges opp som følge av at endringer hovedsakelig initieres av den enkelte UFtilsatt Ingen felles prosess som sikrer at samtlige programplaner blir vurdert, samt sikring av etterlevelse Instituttledere har ulik praksis på å sikre at de ulike delene av programplanen er integrert og understøtter overordnet læringsutbytte Det oppleves utfordrende å tolke regelverket for å avgjøre hva som er mindre og hva som er vesentlige endringer på masterog ph.d.-nivå og som derfor må godkjennes sentralt Det er tydelig for den enkelte at deres rolle er å sikre at formalia er ihht. retningslinjene Godkjenning av programplanene tar utgangspunkt i retningslinjene Sammensetningen kan være et hinder for studieutvalgets evne til å gjøre en grundig faglig vurdering av programplanene Eier av programplanen møter ikke selv for redegjøre for endringer som kan medføre at behandlingen i studieutvalgene ikke skjer på en effektiv måte 7

10 Section 2 Beskrivelse av prosesser tilknyttet programplanene Prosessbeskrivelse - Vesentlige endringer i programplaner for master- og ph.d.-studiene - Utvikling og behandling ved fakultet og godkjenning på institusjonsnivå Prosess ved fakultet lik forrige prosess med unntak av at studieutvalget behandler i stedet for å godkjenne Kvalitetssikring og saksforberedelser i Seksjon AK Godkjenning i Studieutvalget på institusjonsnivå Funn Terskelen for hva som er vesentlige endringer oppleves for lav ved de fleste fakultetene, dvs. at endringer som oppleves som uvesentlige må behandles på institusjonsnivå etter gjeldende retningslinjer Enkelte studiekonsulentene mangler kompetanse til å forberede saken for hele prosessen leverer lavere kvalitet enn ønskelig til kvalitetssikring og saksforberedelser i Seksjon AK Det er utviklet en felles overordnet mal for utforming av programplanene, men det finnes ikke maler for hvordan saken skal forberedes på fakultetet før behandling sentralt Funn Seksjon AK har en sentral og viktig rolle for å sikre at interne retningslinjer og beskrivelsene i søknadshåndboken til NOKUT er oppfylt Dialogen mellom Seksjon AK og studiekonsulentene ved fakultetene oppleves utfordrende for de fleste studiekonsulentene Studiekonsulentene ønsker at Seksjon AK skal komme tidligere inn i prosessen for å sikre at kvalitetssikring skjer løpende og gjennom dette bidrar med kompetanseheving på lokalt nivå Det er vanskelig for Seksjon AK å forplikte seg til tidsfrister på grunn av varierende kvalitet på mottatt materiale Funn Kvalitetssikring tilsvarende rollen til studieutvalget på fakultetet Bruker tid på å godkjenne endringer som de selv kan oppleve som uvesentlige for sentral behandling 8

11 Section 2 Beskrivelse av prosesser tilknyttet programplanene Prosessbeskrivelse - Etablering av nye studier og nedleggelse av eksisterende studier - Prosessen involverer både fakultet og sentralt (enkelte unntak) Utvikling og saksforberedelser skjer på fakultetet Behandling og anbefaling av studieutvalget på fakultet Behandling og anbefaling av fakultetsstyret* Kvalitetssikring og saksforberedelser i FA Godkjenning i studieutvalget på institusjonsnivå Godkjenning i styret med HiOA Tilsvarende funn som på de to foregående sidene Funn Kommer styret for sent inn i prosessen? Det mangler institusjonelle prosesser som sikrer at styret godkjenner utvikling av nye studier * Behandlings-/godkjenningsmyndighet kan delegeres til dekan 9

12 Section 2 Beskrivelse av prosesser tilknyttet programplanene Prosessbeskrivelse - Formidling av programplanene - Prosessen involverer studiekonsulentene og eventuelt informasjonsrådgivere på fakultet Programplanen skrives ut i pdf Saksbehandler publiserer programplanene på nett, evt. med bistand fra informasjonsrådgiver Flere faglærere publiserer hele programplanen eller emneplanene på Fronter Funn Studentene mener at språket til dels er vanskelig å forstå, at strukturen er for avansert og at det er for mye innhold i programplanene Funn Studentene opplever at det er vanskelig å finne programplanen på nettsidene Programplanene oppfyller ikke sitt potensial som markedsføring og bevisstgjøring av potensielle søkere til HiOA (språk og tilgjengelighet) Flere studenter opplever at programplanene ikke er gjort tilgjengelige før etter studieåret er startet samt at de ofte ikke er oppdatert. Dette er særlig utfordrende ved kjøp av pensumbøker Funn Når programplan eller emneplan publiserer flere steder innebærer det en risiko for at studentene forholder seg til gamle planer og ikke får med seg endringer gjennom studieåret 10

13 Nærmere om hovedutfordringene 11

14 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Fakultetene har ulike prosesser for endringer av programplanene Det eksisterer ikke et felles årshjul for hele HiOA med felles frister for når endringer skal initieres, utarbeides, godkjennes/behandles på fakultet, samt eventuell kvalitetssikring og godkjenning på institusjonsnivå Mangel på frister - Samtlige programplaner for påfølgende studieår skal være klare innen 1. mars, men det varierer i hvilken grad fakultetene har faste frister for når forslag til endringer skal være klare for behandling hos studieutvalgene på fakultetene - Fakultetene har en frist for når endringer må leveres til godkjenning i studieutvalget på institusjonsnivå, men det oppleves at selv om fristen overholdes har ikke fakultetene garanti for at saken behandles i påfølgende møte. Dette skyldes at Seksjon AK må kvalitetssikre programplanene og dette kan være en tidkrevende prosess som avhenger av kvaliteten på innsendte forslag (se side 16) Foreslåtte løsninger 1. Etablere et felles årshjul for arbeidet med programplaner som gir forutsigbarhet, klarhet i roller og ansvar samt gir rom for tilstrekkelig tid til kvalitetssikring i alle ledd 2. Faste frister for mindre endringer i pensum som sikrer forutsigbarhet for studentene og effektive arbeidsprosesser Endringer i programplanene underveis i studiene - Mindre endringer i pensum kan foretas underveis i studiet*. Studentene opplever dette som lite forutsigbart og studiekonsulentene opplever det som tidkrevende - Enkelte studiekonsulenter godtar også endringer utover pensumoppdateringer i programplanene underveis i studiene er dette forenelig med retningslinjer og god service til studentene? * 3-3 forskrift om studier og eksamen ved HiOA 12

15 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Endringer i program- og emneplanene avhenger i for stor grad av den enkelte UF-tilsattes initiativ til endring Instituttlederne på fakultetene har det overordnede ansvaret for programplanene for sitt institutt, men hvorvidt endringer blir initiert avhenger i stor grad av program- og/eller emneansvarlige som har fått delegert ansvar for sine områder. Dette medfører en risiko for at ikke alle studiene har tilstrekkelig kvalitetsutvikling ved at de ansvarlige ikke melder inn behov for endringer. Hyppigst observerte initiativ til endringer av programplan: 1. Behov formidlet fra UF-tilsatte nye eller oppdaterte emner, oppdaterte læringsutbytter, nye vurderingsformer, arbeidskrav, pensumjusteringer mm. 2. Studieadministrative behov endringer for bedre tilpasning til det studieadministrative arbeidet, vurderingsformer mm. 3. Nasjonale føringer endringer i regelverk 4. Studieutvalgene endringer i programplaner som også bør justeres i øvrige planer Foreslåtte løsninger: 1. Fagfellevurdering av program- og/eller emneplanene 2. Team har eierskap til én eller flere emneplaner 3. Rullende revisjon, eks. hvert tredje år 4. Utstrakt bruk av tilsynssensor 5. Gjennomgang av samtlige programrapporter i lærermøter og/eller studieutvalg på fakultetet Men hva hvis ingen av de øvrige melder inn endringsbehov? Er programplanene da gode og kvalitetssikret? 13

16 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Det er ikke etablert systematisk sikring av at undervisning og vurderingsformer i studiene samsvarer med programplanene Instituttlederne på fakultetene har det overordnede ansvaret for programplanene for sitt institutt og dermed også at de enkelte program- og emneansvarlige gir undervisning og vurderer studentene i henhold til programplanen. Det er imidlertid ikke etablert systematisk sikring av at programplanene faktisk etterleves og dette medfører en risiko for at studentene ikke sitter igjen med det læringsutbyttet som er beskrevet i programplanen. Vi har spurt studentene om de opplever at programplanene etterleves og blant 127 studenter er det kun 28 % som opplever at programplanene etterleves helt Kommentarer fra studentene viser at avvikene spesielt dreier seg om Pensum som ikke følger programplanen Manglende sammenheng mellom læringsutbyttebeskrivelser og den faktiske undervisningen Manglende sammenheng mellom undervisning og vurderingsformer (kan imidlertid være en konsekvens av manglende sammenheng i programplanene) Mangelfull kjennskap til programplaner og pensum hos eksterne forelesere og praksisveiledere Manglende etterlevelse på både undervisning og vurderingsform Foreslåtte løsninger: 1. Kollektivt ansvar for gjennomføring av undervisning, vurderinger mm av to eller flere faglærer 2. Utstrakt bruk av tilsynssensor 3. Gjennomgang av samtlige programrapporter i lærermøter 4. Gjennomgang av samtlige programrapporter i Studieutvalg på fakultetet 5. Tettere dialog med studentene og effektive varslingskanaler 14

17 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Dialogen og samarbeidet mellom fakultetene og Seksjon AK oppleves utfordrende Vesentlige endringer i programplaner på master- og ph.d.-nivå, samt nyetablering og nedleggelse av studier skal godkjennes av studieutvalget på institusjonsnivå. Seksjon AK er saksbehandler sentralt og opplever at kvaliteten på sakspapirer og programplanene varierer. Dette signaliserer varierende kompetanse ved fakultetene og medfører merarbeid for dem. Fakultetene etterlyser imidlertid bedre samarbeid, rådgivning og støtte, gode maler og mer utfyllende retningslinjer. Seksjon for AK opplever at enkelte, og ofte ferske, studiekonsulenter på fakultetene mangler kompetanse til å forberede og utforme programplanene med tilstrekkelig kvalitet og oppfyllelse av interne retningslinjer og beskrivelser i søknadshåndboken til NOKUT. Fakultetene på sin side etterlyser bedre samarbeid, rådgivning og støtte, gode maler og mer utfyllende retningslinjer. Foreslåtte løsninger: Seksjon for AK tar en mer aktiv rolle som kompetansebygger på fakultetene Fakultetene inviterer Seksjon for AK tidligere inn i prosessen slik at saksbehandlerne kan oppfylle sin rolle og avverge misforståelser og feil tidligere Seksjon AK utvikler presiseringer av regelverket og utrede bakgrunn for krav og føringer Seksjon AK utarbeider klarer malverk for programplanene Kommunikasjon vedr. planlegging av endringer og eventuelle nødvendige korreksjoner i forslag til nye programplanene bør i den grad det er hensiktsmessig foregå i møter mellom Seksjon AK og fakultetene 15

18 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene For prosessene som involverer institusjonsnivået kvalitetssikres programplanene opptil fire ganger, men det er uklart hvilket fokus de ulike instansene har og hvorvidt det faglige innholdet i programplanene sikres tilstrekkelig Basert på sammensetningen av representanter i Studieutvalg på fakultetene og på institusjonsnivå vil behandlingen av programplanene bli relativt lik i begge trinn ved vesentlige endringer på master- og ph.d.-nivå, samt ved nyetableringer og nedleggelser. Sammensetningen innebærer en risiko for at den faglige kvalitetssikringen ikke er tilfredsstillende. Sammensetningen av studieutvalgene på fakultetet og studieutvalget på institusjonsnivå med hhv. én faglig representant fra hvert institutt eller fakultet kan være et hinder for inngående faglig kvalitetssikring av programplanene. Fordeler med behandling i to trinn er at studieutvalget på fakultetene kan se endringene opp i mot studier på fakultetet for øvrig, mens sentralt studieutvalg kan vurdere endringene opp i mot øvrige studier på samme nivå på hele høgskolen. Ulempene kan imidlertid være at sammensetningen av studieutvalgene innebærer at begge nivå hovedsakelig vurderer tyngde i læringsutbyttene, vurderingsformer og formalkrav. Dersom behandling i to trinn ikke tilfører verdi eller nødvendig kvalitetssikring kan prosessen oppleves ineffektiv og unødvendig byråkratisk. Flere mener at det kan være fordeler med godkjenning på institusjonsnivå er verdifull, men at hvilke endringer som betegnes som vesentlige bør vurderes. (Se neste side) Studieutvalgenes sammensetning Studieutvalg på fakultetene Studieutvalg på institusjonsnivå Leder Prodekan Prorektor UF-tilsatte TA-tilsatte Ekstern representant Studenter Én representant fra hvert institutt Én representant fra TA Én ekstern representant To studentrepresentanter Prodekanene på fakultetene Én representant fra TA Én ekstern representant To studentrepresentanter 16

19 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Føringene i retningslinjene for hva som er vesentlige endringer på master- og ph.d.-nivå oppleves av flere som utydelige, og det stilles spørsmål om terskelen for hva som er relevant for godkjenning på institusjonsnivå er for lav Flere hevder at det er utfordrende å vurdere hvilke endringer som er vesentlige og dermed må behandles i Studieutvalg på institusjonelt nivå. Dette innebærer en risiko for at vesentlige endringer blir behandlet som mindre endringer og således godkjennes på for "lavt nivå". I tillegg ønsker flere en større ansvarliggjøring av Studieutvalget på fakultetene enten ved å eksempelvis gi fakultetene fullt ansvar for masterstudiene eller ved å heve grensen for hva som er vesentlige endringer. Flere tilsatte på fakultet opplever at det er utfordrende å vurdere hva som er vesentlige endringer i programplaner på master- og ph.d.-nivå på grunn av manglende presiseringer i retningslinjene. Hva som regnes som "mer omfattende endringer i opptakskrav, vurderingsformer og studieprogrammets oppbygning" gir rom for skjønn. Vesentlighetsvurderingen blir normalt vurdert og besluttet av studiekonsulentene på fakultetene. Ved usikkerhet konsulterer de med hverandre internt på fakultetet og i noen tilfeller forhører de seg med saksbehandlerne i Seksjon AK. Flere ønsker en konkretisering av hva som er vesentlige endringer, samt at Studieutvalget på institusjonsnivå bør revurderer hvilke endringer som faktisk er relevante å godkjenne på dette nivået. Eksempelvis må en direkte oversettelse av norsk programplan til engelsk behandles i begge trinn etter dagens regelverk, selv om innholdet i studiet er nøyaktig det samme. "Med "vesentlige endringer" i studienes planer menes endringer som gjelder studienes norske og/eller engelske navn og/eller gradsbetegnelse og mer omfattende endringer i opptakskrav, vurderingsformer og studieprogrammets oppbygning. Utvikling av nye emner som skal inngå i eksisterende studieprogram, regnes også som en vesentlig endring" Kap. 3-2 i Retningslinjer for etablering av nye studier og utarbeidelse av planer for studier ved HiOA 17

20 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Eventuelle strategiske og økonomiske implikasjoner blir fanget opp for sent i prosessen ved nyetableringer og nedleggelser av studier Styret ved HiOA skal godkjenne nye etableringer og nedleggelser av studier med enkelte unntak. Etter retningslinjene kommer styret først inn i prosessen først etter at saken og tilhørende programplan er hhv. behandlet og godkjent av studieutvalget og fakultetsstyret på fakultetene og studieutvalget på institusjonsnivå. Dette innebærer en risiko for at strategiske og økonomiske implikasjoner ikke fanges opp tidlig nok til at eventuelle justeringer eller skrinlegging kan skje. Eventuelle betydelige strategiske, økonomiske eller andre implikasjoner ved nyetableringer eller nedlegginger kan få flere uheldige konsekvenser: 1. Styret må avslå saken og arbeidet som har blitt lagt ned er bortkastet 2. Styret føler seg "fanget" til å måtte godkjenne saker med uheldige konsekvenser for høgskolen 3. Styret signaliserer omfattende behov for endringer som gjør at hele eller deler av prosessen må repeteres og eventuell oppstart eller nedleggelse utsettes Det er uklart hvor ofte dette faktisk er et reelt problem i og med at prosessen med eksempelvis nyetableringer foregår over lang tid og involverer flere ledernivåer i virksomheten. Imidlertid kan det være hensiktsmessig å utarbeide retningslinjer for involvering av styret på et tidligere stadium der organet eksempelvis skal godkjenne en midlertidig og overordnet plan for nyetablering. 18

21 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Formidlingen av programplanene er lite hensiktsmessig Programplanene er svært viktig for studentene og fungerer som en kontrakt som forplikter både HiOA og studentene til å levere i henhold til planen. I dag publiseres programplanene som et pdf-dokument på høgskolens nettsider og det er bred enighet blant tilsatte og studentene at denne løsningen ikke er optimal. Sentrale brukere av programplanen er studenter, søkere og potensielt fremtidige arbeidsgivere, og formidlingen bør tilpasses brukergruppenes behov og preferanser for å oppfylle sitt formål Studentene bruker programplanene hyppig, men De mener at programplanene er vanskelig å finne på nettsidene De mener at det er uforutsigbart og usikkert hvorvidt de forholder seg til oppdatert versjon i de tilfellene der faglærer publiserer programplanene på Fronter (37 % av studentene hevder at de finner sine programplaner på Fronter) De opplever at programplanene blir tilgjengelig for sent og at det er særlig utfordrende at pensum ikke er klart ved studieårets start eller endres forløpende i studieåret De opplever at dagens pdf-løsning er tung å lese som følge av vanskelig språk, avansert struktur og mengden av informasjon Representative tilbakemeldinger fra studentene: "Strukturen på nettsidene gjør det vanskelig å finne programplanene" "Programplanene ligger både på hioa.no og på Fronter i flere fag. Dette gjør det vanskelig å vite hva som er siste versjon" "Jeg har kjøpt pensumbøker fra oppgitt liste, men så er det endret ved studiestart. Kan man dele opp listen i "sikker" og "foreløpig" liste?" "Da jeg leste gjennom programplanen før jeg begynte studiet syntes jeg det var en komplisert forklaring av hvordan fagene i hovedprofil og sideprofil skulle velges" "Ha den enda mer oppdelt i forhold til emner i stedet for generell info og så spesifikk info for hvert emne.." 19

22 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Eksempler på gode digitale løsninger Eksempler på gode og linkende løsninger ved flere universiteter UiO Bachelor i pedagogikk NTNU Bachelor i drama og teater UiT Master i økonomi og administrasjon 20

23 Section 3 Nærmere om hovedutfordringene Eksempler på gode digitale løsninger - UiS Link: UiS Bachelor i sykepleie 21

24 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen 22

25 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen Studentenes syn på programplanene Studentenes syn på programplanene: Fakta om respondentene: Vi har ved hjelp av spørreundersøkelse innhentet vurderinger og kommentarer fra studentene vedrørende deres bruk og vurderinger av programplanene, samt i hvilken grad de opplever at programplanene blir fulgt opp Questback ble sendt ut til 1161 studenter 15. januar Mottakerne var nåværende studenter med etternavn fra E til og med G for å få et representativt utvalg av studentene Undersøkelsen ble avsluttet 21. januar 2014 med 172 svar en respondentgrad på 15 % - Se fakta om studentene til høyre I det følgende presenteres de kvantitative funnene samt enkelte av kommentarene som ble gitt 23

26 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen De fleste studentene bruker programplanene hyppig Sentrale funn Studentene benytter programplanene relativt hyppig 61 % benytter programplanene enten ukentlig eller månedlig Variasjonen mellom fakultetene er relativt liten med unntak av TKD der studentene benytter programplanene noe sjeldnere - HF: 69 % - LUI: 71 % - SAM: 61 % - TKD: 41 % Basert på innholdet i programplanene og dens funksjon virker studentens bruk både rimelig og bra 24

27 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen Til tross for hyppig bruk av programplanene viser studentene til store forbedringsbehov i sine kommentarer Det er dårlig veiledning i hvordan studentene skal bruke programplanene Informasjonen om det generelle studieløpet er vanskelig å forstå Ønsker en annen struktur der emnene kommer tydeligere frem Ønsker tydeligere beskrevet læringsutbytter som forplikter til undervisning for å sikre at studentene har den samme kompetansen selv om det er ulike forelesere i fagene Ønsker vektet pensum, en rangert rekkefølge eller markering av "hovedlitteratur" som viser hvor studentene bør begynne å lese Ønsker at det er opplyst hvem som er ansvarlig for de enkelte emnene slik at det er lettere å vite hvem man eventuelt skal kontakte ved spørsmål Det er vanskelig å få tak i hvilke arbeidskrav som skal leveres i hvilke fag til hvilken tid Brukervennligheten er lav Det er vanskelig å finne programplanene på HiOAs nettsider Noen lærere legger programplanen på Fronter, mens andre gjør det ikke. Oppfattes forvirrende og det er enklest å benytte planene på Fronter aktivt Å få emneplaner like før semesterstart er ikke godt nok. Jeg forventer at alle emneplaner er på plass når jeg søker på studiet. Jeg har kjøpt pensumbøker fra oppgitt liste, men så er det endret ved studiestart. Kan man dele opp listen i "sikker" og "foreløpig" pensumliste? 25

28 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen En stor andel av studentene hevder å finne sine programplaner på Fronter Sentrale funn 37 % av studentene finner programplanene sine på Fronter i tillegg til at den er publisert på nettsidene til HiOA Variasjonen mellom fakultetene er relativt liten med unntak av SAM der studentene hovedsakelig finner programplanen på hioa.no - HF: 51 % - TKD: 50 % - LUI: 46 % - SAM: 21 % Dokumenter som publiseres og formidles gjennom flere kanaler medfører en risiko for at eventuelle endringer og oppdateringer ikke blir fulgt opp i alle kanaler - Studentene kommenterer at de ikke alltid er sikre på hvilken versjon som er oppdatert 26

29 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen Det meste av innholdet i programplanene er relevant og viktig informasjon for studentene 1. Studiets innhold og oppby gning 2. Pensum for enkelemner 3. Læringsutby tte for enkeltemner 4. Arbeidskrav i enkeltemner 5. Arbeidskrav i hele studiet 6. Læringsutby tte for hele studiet 7. Eksamen og sensur på enkeltemner 8. Eksamen og sensur på hele studiet 9. Arbeidsformer i hele studiet 1 0. Arbeidsformer i enkeltemner 1 1. Muligheter for delstudier i utlandet 1 2. Regelv erk for progresjon, ov erfly tting, fritak og annet 13. Annet Sentrale funn Når studentene er bedt om å velge de tre viktigste og mest relevante innholdet i programplanene er studienes innhold og oppbygning og pensum hyppigst valgt Øvrig innhold er også relevant og benyttet, men velges noe sjeldnere Ved en eventuell endring i formidlingen av programplanene på nett bør presentasjon av programplanene ta hensyn til hvilken informasjon som benyttes oftest av studenter og potensielle søkere 27

30 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen Et flertall av studentene opplever delvis etterlevelse av programplanene gjennom undervisning og vurderingsformer Sentrale funn Kun 28 % av studentene mener at faglærerne etterlever programplanene fullt og helt Kommentarer vedrørende etterlevelse dreier seg hovedsakelig om at - Pensum som avviker fra emneplanene - Undervisningen og vurderingsformene ikke oppfyller læringsutbyttene - Eksterne forelesere og praksisveiledere ikke er kjent med programplanene, innhold i studiene og pensum i faget 15 % vet ikke om programplanene etterleves, noe som kan tyde på at programplanene ikke er kjent for studentene eller at de ikke har et aktivt forhold til planen som "kontrakt" mellom dem og HiOA Se kommentarer fra studentene på neste side Fakultetsrelaterte funn - 7 % av studentene på HF opplever at faglærerne ikke etterlever programplanene, mens prosentandelen er 3 4 % ved de andre fakultetene - Omtrent hver femte student ved SAM, LUI og TKD vet ikke om programplanen etterleves, mens dette gjelder hver tiende student ved HF 28

31 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen En stor andel av kommentarene dreier seg om manglende etterlevelse av programplanene Det er ikke alltid sammenheng mellom læringsforventning som følge av læringsutbyttebeskrivelsene og den undervisningen som faktisk skjer Det har manglet undervisning på flere av læringspunktene i emneplanen, som skaper forvirring om hva faget faktisk dreier seg om Undervisningen er mer basert på personlige interesser hos lærerne enn det programplanen gir inntrykk av Foreleser har sagt at deler av pensum ikke er relevant for eksamen, men så har dette likevel blitt spurt om på eksamen Vurderingsformene er i henhold til planen, men jeg opplever at undervisningen ikke følger planen Programplanene må oppdateres hvert semester. Den som ligger ute er ikke oppdatert på lenge og pensumlitteraturen stemmer ikke Det er ikke samsvar mellom undervisning og vurderingsformene. Et av mine fag høsten 2013 fulgte verken pensum eller vurderingsformen Det er spesielt utfordrende å ha eksterne forelesere som verken har lest emneplaner eller kjenner pensumet vår (noen påpeker det til og med selv) og dermed oppfyller ikke undervisningen emneplanen Eksterne praksisveiledere og forelesere må få tilsendt programplanen på forhånd og må bruke programplanen mer i planlegging og vurderinger 29

32 Vedlegg 1 Studentundersøkelsen Én tredjedel av studentene leste ikke programplanen for studiet før de søkte om studieplass, og en andel av disse hevder at de ville tatt et annet valg dersom innholdet i studiet var kjent for dem Sentrale funn 33 % av studentene leste ikke programplanen før de søkte om studieplass Blant studentene som ikke leste programplaner hevder enkelte at de ikke ville gjort samme valg eller er usikre på om de ville valgt det samme - På HF ville 11 % av disse valgt annerledes, mens 21 % er usikre - På LUI ville 13 % av disse valgt annerledes, mens ytterligere 13 % er usikre - På SAM ville 8 % av disse valgt annerledes, mens 17 % er usikre - På TKD ville 21 % av disse valgt annerledes, mens ingen opplyser at de er usikre Kommentarer viser at studentene gjerne ville valgt samme studium, men et annet lærested Det er kommunisert at det er en utfordring med frafall fra studiene og at flere studenter ikke er egnet eller godt nok forberedt på innholdet og arbeidsmengden som kreves i studiene - Kan tiltak vedrørende formidling av programplanene bidra til å avhjelpe frafall og bevisstgjøre søkerne? 30