PROTOKOLL LUIs FAKULTETSSTYREMØTE. 31. januar 2013 kl Journ.mappe 2012/5527. HiOA, Campus Pilestredet

Transkript

1 PROTOKOLL LUIs FAKULTETSSTYREMØTE 31. januar 2013 kl Journ.mappe 2012/5527 HiOA, Campus Pilestredet Til stede: Eksterne Loveleen Rihel Brenna Rolf Aslaksrud Kristiansen Repr. for UF-personalet Bjørn Smestad Tone Torgrimsby Hanne Christensen Leif Askland Repr. for TA-personalet Kjersti Winger Repr. for studentene Erlend K. Schjelderup Simen Aasgaard Øien Sekretariat Knut Patrick Hanevik Cecilie Wilberg Hilde Doksrød Forfall: - 1

2 FAST 13/01 Godkjenning av innkalling og dagsorden Vedtak: Innkallingen ble godkjent. Sak meldt til Eventuelt: Diskusjonsfora på fakultetet. FAST 13/02 Orienteringssaker A. Referat fra IDF-møte (omfordelt på møtet) Godkjent referat fra IDF-møte lå til grunn. B. Referat fra HMS-gruppen Utkast til referat fra HMS-møte lå til grunn. Styreleder meldte at det bør stå når tiltak skal være utført og av hvem i referatet. Hun var også opptatt av fulltallige møter og etterspurte vara for verneombudet. Fakultetsdirektøren bekreftet at vara var en sak i arbeid. C. Justert budsjett 2013 Justert årsbudsjett er likt budsjettet styret har tatt til orientering (FAST 12/53), bortsett fra at rammen er utvidet med kr grunnet en regnearkfeil fra HiOA. I tillegg er det lagt inn informasjonslinjer som viser gjeld/inndragning, refusjoner for syke- og fødselspermisjoner og fordeling av deler av strategimidlene. Dekanen anså at endringene ligger innenfor fullmakten styret har gitt dekanen til å foreta mindre endringer, men at det var valgt og presentere justert budsjett som en o-sak. Han klargjorde budsjettrutinen, som er at styret får forelagt seg årsbudsjettet i desember og revidert budsjett i juni. Om det oppstår større positive eller negative avvik underveis vil styret bli orientert. Styremedlemmer ønsket å kommentere årsbudsjettet på nytt. Bjørn Smestad hadde merket seg fordelingen mellom fellesbudsjett og institutter. Fellesbudsjettet hadde økt fra rett under 20 % til rett over 20 % samtidig som studielederlønn var overført til instituttene. Dekanens svar var at det er viktig og skille mellom fellesbudsjettet, som i stor grad skal brukes på instituttene, og det ordinære drift- og lønnsbudsjettet for administrasjonen. Det er aktuelt å gå inn i slik analyse senere. Fordeling av kostnader mellom fakultet og institutt har vært og er et punkt for løpende diskusjon i ledergruppa. Smestad ba om at utviklingstrekk er med i saksframlegg for budsjetter. Tone Torgrimsby spurte om hvor ofte det bør være rapportering til styret for at det kan styre godt. Hun syntes det var vanskelig og mene noe om budsjetter, og syntes hun var med på å bestemme ting hun ikke skjønte. 2

3 Dekanen minnet om styrets og administrasjonens arbeidsfordeling. Utover budsjett med begrunnelser til styret i nevnte to omganger og varsling ved avvik, må styret gi drifts- og forvaltningsansvaret til administrasjonen. Styreleder bemerket at fakultetet er i ferd med å legge noen barnesykdommer bak seg og er på rett vei med forutsigbare budsjetter og rapportering. Rolf Aslaksrud Kristiansen støttet bruk av indikatorer og historikk. Han var også opptatt av hvorvidt relativ stor del av oppdragsinntektene dras oppover i systemet, eller om og hvordan de beholdes som driftsinsentiver på instituttnivå. Dekanen belyste forhold rundt drifts- og husleiekostnader på høgskolen, og hvordan dette må ses i sammenheng med betaling av overheadkostnader. Han støttet indikatorer som styringspunkt inn i et budsjett, om det som måles er korrekt og likt fra år til år. D. Måltall 2013 Fakultetsdirektøren viste til at HiOA og fakultetet skal jobbe videre med måltall og resultatindikatorer i 2013 for finne gode styringsparametere. Kommentarer fra styret var rettet mot antall uteksaminerte kandidater på BA og MA, EU-tildeling per UF-årsverk og høy gjennomstrømming/tid bruk på fullføring av ph.d. Måltallet for uteksaminerte er høyt i 2013 grunnet avvikling av allmennlærerutdanningen. Dekanen spesifiserte at tallene i oversikten er tall som HiOA skal rapportere til KD. Fakultetet må i tillegg vurdere andre og egne indikatorer. E. Handlingsplan 2013 for Institutt for yrkesfaglærerutdanning (YFL) Instituttleder Sidsel Ø. Grande kommenterte YFLs framlagte handlingsplan og hovedsatsinger og utfordringer som står i fokus - Implementering av rammeplaner for yrkesfaglærerutdanning og PPU-y - Rekruttering og markedsføring - Økt førstekompetansenivå og styrking av FoU-arbeid og synliggjøring av resultater I forbindelse med rekruttering vektla hun at vurderingen av søkeres realkompetanse må være fleksibel og så fleksibel at yrkesfaglærerutdanning kan friste også personer med fagbrev. Instituttet har oppdrag fra KD som gjelder opptak på slikt grunnlag. Hun trakk ellers fram arbeidet med å integrere egne ph.d.-stipendater i LUIs ph.d.-program. Flere av styrets medlemmer kommenterte og ga innspill til instituttets planer. Styreleder bemerket at drøftingen som oppsto kunne flyttes til sak 13/05 Risikovurderinger Årsplan Styret tok o-sakene A-E til orientering 3

4 På slutten av diskusjonen under pkt. E kommenterte Leif Askland at han merket seg endring i styret ved at orienteringssakene utviklet seg til drøftingssaker. Han etterspurte kjøreregler og ba fakultetsstyret disiplinere seg selv. FAST 12/48 Rapportering om internasjonalisering 2011 (utsatt fra møtet ) Dekanen viste til foreslått vedtak og ba om innspill til innhold og framtidig oppsett av rapport. Innspillene omhandlet behov for felles disposisjon, felles forståelse av hva rapporten skal inneholde og «lik» besvarelse fra instituttene mht. innhold og form. Instituttene bør få lese hverandres utkast til innhold. Internasjonal enhet kan sørge for koordinering og ensretting av rapporten. Fra fakultetsnivå bør det gjøres klart hva som skal legges fram av faktatall samt en ensartet fortolkning av hva som skal inn i rapporten og hvordan, slik at bidragsyterne «svarer» på det samme. Rapportens disposisjon og struktur må speile LUIs strategi, årsplan og handlingsplaner. Det må kommenteres på måloppnåelse og avvik. Mer fokus bør legges på prosjekter og partnerskap, og ikke som nå på utveksling og studentmobilitet. Internasjonalisering som del av organisasjonens indre liv er også et aspekt av interesse. Forslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Fakultetsstyret tar rapportene til orientering og ber om at innspillene som kommer fram i møtet som angår struktur, omfang, detaljeringsgrad og innhold, tas hensyn til i rapport om internasjonalisering for FAST 12/55 Internasjonal strategi Nytt vedlegg 1 var distribuert til styret i forkant av møtet. Dekanen kommenterte oppsettet og viste til at forslaget til strategier for internasjonalisering kommer fra LUIs internasjonale utvalg. Styrets diskusjon og konkrete innspill gjaldt flere forhold. Styrets stilte seg spørrende til behovet for en egen strategiplan for internasjonalisering. Begrunnelsen var at forslagene lå tett opp til fakultetets allerede vedtatte strategi og framsto derfor som overflødig. Internasjonalt utvalgs rolle som gjennomfører ble problematisert. Det var usikkerhet rundt hva det framlagte forslaget inneholdt, som ikke allerede sto i instituttenes handlingsplaner. Styrets forslag var at handlingene i en felles plan må gå mer i retning av at utvalget bidrar til å sikre at instituttene gjennomfører. Dette bør gjenspeiles i språkbruken i planen: utvalget er pådriver for, skal sørge for, se til osv. Samtidig kan en overgripende handlingsplan for fakultetet være greit, for å få samlet trådene. Savn av økonomisk kvantifisering/budsjett for planens tiltak ble nevnt. Det ble også spurt om hvordan nivåene i organiseringen av det internasjonale arbeidet institutter, internasjonalt utvalg, fakultet fungerte i forhold til (be)handling og beslutning, og hvem som hadde det felles «øyet». 4

5 Strategiske innspill fra styret: Fakultetet har flere internasjonale prosjekter. Kan disse videreutvikles og ses i sammenheng med partnerskap, for å bidra til konsentrasjon og økt kvalitet? Et annet og prinsipielt spørsmål hva og hvor vil LUI, strategisk sett? Hensikt og målsetning må komme tydelig fram. Styreleders forslag var at strategisk vilje tydeliggjøres på fakultetsnivå, mens detaljerte planer for å nå dit ligger på instituttnivå. Hva partnerskap skal innebære ble også kommentert. Det ble poengtert at det er forskjeller mellom oppdragsvirksomhet, eksemplifisert med Norad-prosjekter, og et høgskole-/universitetsprosjekt med fokus på studier og FoU, noe som bør differensieres i strategi og planer. Et strategisk forankret partnerskap innebærer et likeverdig forhold. I oppdragsvirksomhet er en agent, ikke aktør. Fakultetet må være seg bevisst skillet, og hvilken rolle en har i hvilken situasjon. Denne problemstillingen ble satt i sammenheng med kriterier for utvelgelse av partnere. Konkrete endringer til planen: Utdanning: Pkt. 2 strategier LUI må endres fra «videregående skole» til «videregående opplæring», jf. tidligere beslutning. Til punkt om konsentrasjon og valg av partnere, ble det spurt om hvilke kriterier som legges til grunn. Dette ble diskutert med situasjonen i Uganda, hvor Anti-Homosexuality Bill snart kan bli vedtatt, som eksempel. Utvelgelse basert på overholdelse av menneskerettigheter, og å sikre rettigheter til studenter og ansatte på utveksling, fikk en nøye drøfting og ble løftet fram som et viktig fokus av styret. Til punktet «Kartlegge og vurdere behov for evaluering»: Behov for evaluering av nåværende samarbeidspartnere, med tanke på studentenes faglig utbytte og deres oppfatning av kvalitet i tilbudene, er et behov. «Evaluere..» bør erstatte «vurdere behov for evaluering» og omfatte mer enn «studentutveksling». Forsknings- og utviklingsarbeid: - «utvikle ph.d.-kurs på engelsk», kan stå i motsetning til at fagspråk på norsk er viktig, og bør modifiseres. Samfunnsrettet virksomhet og formidling: En oppgave for utvalget være pådriver, f. eks. s. 7, «sikre at det er utviklet beredskapsplaner» Det ble foreslått et nytt punkt om å styrke og videreutvikle samarbeid med internasjonale, også nordiske, organisasjoner. Det ble foreslått at organisasjoner så vel som samarbeidspartnere står med navns nevnelse i planen, jf. vedtak. Det ble opplyst at YFL forvalter legater og spurt om disse skal ha en plass og funksjon i planen og/eller synliggjøres på annen måte. Menneskelige og økonomiske ressurser: Det ble foreslått et nytt punkt om å sikre systematisk opplegg som gjør det attraktivt for egne ansatte å være noen uker ved en av partnerinstitusjonene, blant annet for å utvikle partnerskapet, jf. vedtak. 5

6 Strategier på tvers: Dekanen kommenterte nivåene i det internasjonale arbeidet. Prodekan for studier er leder for Internasjonalt utvalg. En mulig reorganisering av utvalget som angår sammensetningen, står på dagsorden. Han regnet med at saken vil komme til styret i løpet av våren. Menneskerettigheter og samarbeidsrelasjoner er en løpende utfordring. Samling om vedtak og avstemming: Kjersti Winger la fram forslag til vedtak om at FAST ikke ser behov for at fakultetet har en egen strategiplan for internasjonalisering. Strategier for LUIs internasjonalisering er allerede integrert i LUIs strategiske plan. Hanne Christensens forslag til vedtak omhandlet det samme, med et tillegg om at FAST tar forslag til tiltak for internasjonalisering til orientering. Rolf Aslaksrud Kristiansen foreslo tillegg i vedtaket som omhandlet kontakt med internasjonale organisasjoner og tiltak for å sikre at ansatte oppholder seg ved samarbeidende institusjoner. På bakgrunn av styrets diskusjon la dekanen fram et nytt forslag til vedtak i saken i samarbeid med forslagsstillerne. Dette ble enstemmig vedtatt. Vedtak: FAST tar tiltaksplanen for internasjonalisering for til orientering og ber utvalget gjøre endringer i tråd med synspunkter som er kommet fram i møtet, blant annet: Under mål 3: Styrke og videreutvikle kontakter mot internasjonale organisasjoner som er aktuelle for fakultetets virkefelt (UNESCO, UNEVOC, OECD, EU, Nordisk Ministerråd o.a.) Under mål 4: Sikre at ansatte gjennomfører studie- og arbeidsopphold ved samarbeidende institusjoner. Videre tas det inn et punkt i planen om at samarbeidspartnere også vurderes ut fra kriteriene menneskerettighetspolitikk og diskrimineringsvern for studenter og ansatte. FAST 13/03 Utkast til Års- og kvalitetsrapport 2012 Ferdigstilt års- og kvalitetsrapport 2012 (virksomhetsrapport) skal leveres HiOA 8. februar. Dekanen gjorde oppmerksom på at utkastet som forelå ikke var et ferdig produkt, og at administrasjonen ønsket styrets innspill på endringer, tillegg o.a. Tilbakemeldingen fra styret på rapportutkastet var at det var uensartet og inkonsistent. Noen steder svært detaljert, andre steder mer prinsipielt, generelt sett litt tilfeldig det som står. Felles struktur, informasjon gitt på samme nivå, mindre detaljer og mer redigering ble foreslått konkret. Forkortelser må skrives fullt ut med navn første gang og noen ganger forklares, jf. GNIST, GLØD. Styreleder poengterte at struktur og form skygger for innholdet. Hun ønsket styrets fokus rettet mot innholdet. Kjersti Winger spilte inn at konklusjoner trukket på s. 3 om stryk og s. 5 om frafall, ikke må underspilles eller generaliseres. Bjørn Smestad hadde konkrete rettinger, som ville bli sendt administrasjonen etter møtet. 6

7 Dekanen forklarte prosessen som lå til grunn for teksten i dokumentet. Når institutt ikke har spilt inn tekst, er tekst ikke produsert særskilt. Han er innforstått med at mer abstraksjon er ønskelig, at disposisjoner som forklarer hva som skal skrives, må ut, og at valøren (jf. frafall) må være etterrettelig. Han tok styrets tilbakemelding om at grundigere arbeid må gjøres, til etterretning. Utkastet til styrets vurdering av eget arbeidet, pkt. 2.1 i rapporten, ble diskutert under FAST 13/04. Vedtak: Fakultetsstyret tar rapport for 2012 for Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier til orientering så langt. FAST 13/04 Styrets vurdering av eget arbeid Styrets medlemmer var alene under drøftingen av dette punktet. Vedtak: Styret ønsker å ha inn flere punkt under styrets egenvurdering, som skal stå i Års- og kvalitetsrapport for Ny tekst sendes administrasjonen i etterkant av styremøtet. FAST 13/05 Risikovurderinger Årsplan Styreleder viste til IDF-møtets referat pkt. 03/13, FAST 13/02 A, der tjenestemannsorganisasjonene ber opp tiltak for å øke sannsynligheten for å oppnå økt publisering. Dekanen ba om at styrets fokus i møtet var rettet mot innplasseringen av risiko og eventuelle forslag til endringer. Styret ga følgende innspill til endringer i matrisene, med litt justering av tilhørende tekst som konsekvens: Utdanning, s. 4: - Pkt. B om phd. i utdanningsvitenskap som fellesoppgave, flyttes fra liten til moderat risiko mht. sannsynlighet. - Pkt. C splittes i hhv. rekruttering (C1) og frafall (C2). C1 får plasseringen moderat/moderat, mens C2 får moderat sannsynlighet/alvorlig konsekvens. Forskning og utviklingsarbeid, s. 6: - Pkt. D om økt publisering suppleres med konkrete forslag framkommet i IDF-møtet. En kommentar gikk på at formuleringene i pkt. D bør få klarere fram at det er risiko forbundet med strategi for publiseringskvalitet som skal vurderes, og ikke omfanget på publiseringen. Samfunnsrettet virksomhet og formidling, s. 8: - Pkt. F om synlighet i samfunnsdebatten flyttes fra lav til moderat konsekvens. Menneskelige og økonomiske ressurser, s. 11 og 12: - Pkt. D om samarbeid mellom ansattgrupper flyttes fra liten til moderat sannsynlighet. - Pkt. F om tilsettingsprosesser flyttes fra liten til alvorlig konsekvens. 7

8 Strategier på tvers, s. 14: - C3 om etter- og videreutdanningstilbud/livslang læring flyttes fra moderat til liten sannsynlighet. Generelle kommentarer fra styremedlemmer til reformuleringer og tillegg til årsplanens innhold utover risikovurdering, ble ikke tatt til følge siden planen allerede er godkjent av styret. Unntaket var at «Forskningsfellesskap» skal bytte navn til «FoU-fellesskap», jf. tidligere styrebeslutning. Vedtak: Fakultetsstyret slutter seg til fakultetsledelsens forslag til risikovurderinger for årsplanen med tillegg av framkomne innspill til flytting av risiko. FAST 13/06 Eventuelt Diskusjonsfora på fakultet var meldt av dekanen. Han refererte synspunkter fra fakultetets siste personalmøte. Der kom det ønske om flere debattorgan på fakultet, og en mer tematisk og debatterende form på personalmøtet framfor mye orientering om FAST-saker. Dekanen merket seg styrets forslag og anbefalinger. Oslo, Loveleen Rihel Brenna Styreleder Knut P. Hanevik Dekan 8