Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger

Transkript

1 Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 10/16 Orientering om OU-prosessen Saksnr: 16/ Saksansvarlig: Halfdan Hagen, HR-direktør Møtedag: Informasjonsansvarlig: Halfdan Hagen, HR-direktør Dokumenter i saken: Fremdriftsplan Mandat for prosjektgruppen - Som det framgår av tidligere styresaker, blant annet US 89/15 og US 110/15, står UiS overfor en rekke reelle og potensielle utfordringer, og universitetsdirektøren startet høsten 2015 et større organisasjonsutviklingsprosjekt for å utrede hvorvidt det bør gjøres organisatoriske eller strukturelle endringer og tilpasninger for å imøtekomme disse utfordringene. Universitetsdirektøren nedsatte derfor en prosjektgruppe som har fått i oppgave å utrede mulige utviklingsmuligheter for UiS-organisasjonen. Styret fikk på styreseminaret i februar en gjennomgang av det arbeidet prosjektgruppen har gjort så langt i OU-prosessen, og i denne saken gis en kort oppsummering av status på arbeidet og planene for fremdrift i det videre arbeidet med OU-prosessen. Som det framgår i denne saken har prosjektgruppa lagt opp til en bred og involverende prosess, der organisasjonen selv forventes å bidra til å identifisere forhold ved faglig organisering, administrativ organisering og styring og ledelse som antas å ha forbedringspotensial, og det legges opp til at organisasjonen selv spiller en aktiv rolle i å finne konkrete løsninger. Prosjektgruppen arbeider nå, basert blant annet på de innspill som er kommet, med å utlede og konkretisere mulige organisatoriske grep og modeller. Dette arbeidet vil resultere i et høringsnotat og en ny runde med interne innspill og diskusjon før prosjektgruppa avgir endelig rapport og tilrådinger til universitetsledelsen om videre arbeid med utvikling av UiS-organisasjonen. Arbeidet med høringsnotatet vil pågå for fullt frem mot midten av april. I fremdriftsplanen (se vedlegg) er det lagt opp til en høringsfrist på cirka fire uker. Med utgangspunkt i høringsuttalelsene og evalueringsrapporten fra NIFU vil deretter prosjektgruppen utarbeide en endelig rapport til universitetsdirektøren med tilrådninger på de ulike områdene. Denne rapporten vil så danne grunnlag for en styresak (i juni 2016) med forslag til tiltak og videre arbeid. Forlag til vedtak Styret tar saken til orientering. Stavanger, John B. Møst universitetsdirektør 1

2 US 10/16 Orientering om OU-prosessen Bakgrunn I styresakene 88 og 89/15 ble det pekt på noen viktige utfordringer som UiS står overfor. Sakene hadde sitt utspring bl.a. i styringsdialogen med KD, der det ble pekt på at universitetet over tid har opplevd at resultatutviklingen på en del sentrale områder har vært avtakende eller negativ. Resultatforbedring var hovedbegrunnelsen for å gå i gang med et nytt OU-prosjekt. Samtidig ba styret om at universitetsdirektøren følger opp det utredningsarbeidet som er gjort på SV-fakultetet mhp intern organisering av fakultetet, samt iverksette arbeidet med å evaluere den interne styringsordningen ved UiS. Sistnevnte gjelder både ledelse på institusjonsnivå (valgt rektor/todelt ledelse vs. ansatt rektor/enhetlig ledelse) og ordningen med hhv. fakultets- og instituttstyrer som ble innført i På bakgrunn av vedtaket i styresak 89/15 nedsatte universitetsdirektøren i fjor høst en intern prosjektgruppe for organisasjonsutvikling ved UiS, bestående av: Kjersti Melberg (prosjektleder), innleid fra IRIS Professor Gunnar Nerheim, Det humanistiske fakultet Fagleder Martin Tjelta, Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring Seniorrådgiver Hege Skjelbred-Knudsen, Strategi- og kommunikasjonsavdelingen Professor Torvald Øgaard, Det samfunnsvitenskapelige fakultet Fakultetsdirektør Gro Sokn, Det teknisk-naturvitenskapelige fakultet Seniorrådgiver Tore Bjørn Hatleskog, HR-avdelingen Student Magne Bartlett, StOr Prosjektgruppens mandat er i korte trekk å utrede problemstillinger og utarbeide nødvendig beslutningsgrunnlag knyttet til faglig og administrativ organisering og styring og ledelse. Gruppen skal sørge for forankring i ledelsen og kommunikasjon med/involvering fra organisasjonen for øvrig. Mandatet beskriver viktige dimensjoner og problemstillinger som vil måtte belyses som ledd i analyse- og utredningsarbeidet (se vedlegg). Frist for analyse- og utredningsarbeidet er satt til styrets møte i juni, der universitetsdirektøren vil fremme en sak med konkrete forslag til endringer i organisering, styring og ledelse. Implementeringsfasen, starter i utgangspunktet høsten Gjennomførte aktiviteter Den første leveransen fra arbeidet i prosjektgruppen var styresak 110/15. Saken redegjorde bl.a. for de eksisterende prinsippene for organisering, styring og ledelse. Videre ble det i saken redegjort for en del av erfaringene med disse prinsippene og de valgte modellene for hhv. organisering og styring og ledelse, samt senere endringer i både prinsipper og modeller som følge av erfaringer og endrede rammebetingelser. Styresaken beskrev også endringene i utfordringer og rammebetingelser de senere årene, og drøftet behovet for endringer av prinsipper og modeller i lys av disse. I etterkant av styresaken har prosjektledelsen hatt mange møter og workshops med ledelsen sentralt og ved de ulike fakultetene, instituttene og administrative enhetene. Dette har vært et viktig supplement til den virkelighetsbeskrivelsen som ble lagt til grunn i styresak 110/15, med sikte på en enda grundigere analyse av styrker og svakheter, muligheter og trusler (såkalt SWOT-analyse) som UiS står overfor. Den andre leveransen fra prosjektgruppen var arbeidsnotatet som ble sendt ut i organisasjonen og presentert for styret i februar. Notatet fortsetter der styresak 110/15 sluttet, og redegjør grundigere for universitetets styrker, svakheter, muligheter og trusler i lys av ekstern og intern kontekst. Videre drøfter notatet mer detaljert utfordringene ved dagens organisering og foreslår mulige prinsipper for fremtidig organisering. Det redegjør også for de ulike sidene ved styring og ledelse som inngår i OU-prosessen. Hensikten med notatet er å supplere situasjonsbeskrivelsen og de fremtidige utfordringene ytterligere og få tilbakemeldinger på de foreslåtte prinsippene, gjennom å invitere organisasjonen til å svare på en del helt konkrete spørsmål knyttet til hhv. faglig og administrativ organisering, styring og ledelse. Frist for tilbakemeldinger ble satt til 1. mars. Det er også etablert en egen nettside for OU-prosjektet på ansattsidene, se Her ligger nyheter om OU-prosjektet, 2

3 formelle dokumenter som styresaker om prosessen og notater beregnet på organisasjonen, samt mandat og fremdriftsplan for prosjektet. Parallelt med prosjektgruppens arbeid har Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU) gjennomført den praktiske delen av en evaluering av fakultets- og instituttstyrene. Denne er gjort med samme metodiske og tematiske tilnærming som ved forrige evaluering i Dvs. at det er gjennomført en survey i hele organisasjonen samt gruppeintervjuer av sentrale aktører i og rundt disse styrene, med spørsmål om de ulike styrenes funksjonalitet og effekter. I tillegg valgte en denne gang å ta med noen ekstra spørsmål i surveyen, knyttet til faglig organisering. Disse er ment som en ytterligere kilde til informasjon i arbeidet med utredning av faglig organisering og som en inngang til arbeidet med å vurdere hele spekteret av arenaer og kanaler for ansattes medvirkning i beslutningsprosesser og beslutninger på ulike nivå i organisasjonen. Status og pågående arbeid Også etter at notatet og prosjektgruppens arbeid ble sendt ut og presentert for styret, har det blitt gjennomført flere møter med ledere og ansatte på ulike nivå i organisasjonen. Prosjektets referansegruppe (Rektormøtet) holdes løpende orientert om prosjektet. OU-prosessen var også et sentralt tema på Lederforum i slutten av februar, der prosjektgruppen gjennomførte en egen workshop som ga verdifulle innspill til det videre arbeidet. De ansattes organisasjoner har som vanlig blitt holdt løpende orientert om status og videre fremdrift. Da fristen for tilbakemeldinger på arbeidsnotatet utløp 1. mars var det kommet en betydelig mengde tilbakemeldinger på spørsmålene i notatet. Prosjektgruppen har startet arbeidet med høringsnotatet som etter planen skal sendes ut i organisasjonen medio april. Arbeidet har i første omgang vært konsentrert om å finne en god struktur for notatet. Høringsnotatet vil inneholde beskrivelse av mulige modeller for organisering, styring og ledelse. Det vil naturligvis ta opp i seg de hovedtendensene som går igjen i tilbakemeldingene på arbeidsnotatet, med ev. tilhørende justering av virkelighetsbeskrivelse og foreslåtte prinsipper, før modellene utledes. NIFU er i skrivende stund inne i sluttfasen med å analysere resultatene fra surveyen og gruppeintervjuene. Den endelige rapporten fra NIFU er ventet å foreligge cirka 15. mars. Videre arbeid og fremdrift Aktiviteter i nær fremtid innebærer bl.a. nevnte allmøte 15. mars. Også innspillene herfra vil inngå i det videre arbeidet med høringsnotatet. Prosjektgruppen får jevnlig henvendelser fra enheter på ulike nivå om å presentere prosjektet og bidra i workshops, og søker å stille opp ved anledning. Dette er tidkrevende, men et viktig ledd i arbeidet med å etablere en best mulig forståelse i prosjektgruppen for utfordringene og behovene, slik disse oppleves fra ulike ståsteder i organisasjonen. Slike treffpunkter er også viktige for forankring av prosjektgruppens arbeid. Det er hele tiden en balansegang mellom informasjonsinnhenting og deltakelse i forskjellige fora på den ene siden, og utrednings-/analysearbeid og utarbeiding av drøftings- og beslutningsgrunnlag på den andre siden. I tillegg til ovennevnte vil Rektormøtet som referansegruppe bli løpende orientert og involvert. Det samme gjelder tjenestemannsorganisasjonene, gjennom møtene i Sentralt hovedavtaleutvalg. Styret vil få en ny statusrapport og ikke minst mulighet til å drøfte innholdet i høringsnotatet på sitt møte i april. Arbeidet med høringsnotatet vil pågå for fullt frem mot midten av april. I fremdriftsplanen (se vedlegg) er det lagt opp til en høringsfrist på cirka fire uker. Med utgangspunkt i høringsuttalelsene og evalueringsrapporten fra NIFU vil deretter prosjektgruppen utarbeide en endelig rapport til universitetsdirektøren med tilrådninger på de ulike områdene. Denne rapporten vil så danne grunnlag for en styresak med forslag til tiltak og videre arbeid. 3

4 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Stavanger, John B. Møst universitetsdirektør Halfdan Hagen HR-direktør Saksbehandler: Tore Bjørn Hatleskog, senior HR-rådgiver 4

5 Fremdriftsplan

6

7