Referat fra møte i FoU-utvalget ved Fakultet for helsefag (HF) Mandag 9. september kl i p32, N

Transkript

1 Dato: Vår ref.: 2013/149 Saksbehandler: Elin Holter Anthonisen Deres ref.: 6T Referat fra møte i FoU-utvalget ved Fakultet for helsefag (HF) Mandag 9. september kl i p32, N Til stede: Trine B. Haugen (prodekan for FoU, HF) - leder Margrit Meier (førsteamanuensis, Institutt for ergoterapi og ortopediingeniørfag (EO)), vara for Sølvi Helseth. Deltok fra Svein Eikeseth (professor, Institutt for atferdsanalyse (AV)) Inger Aakre (stipendiat, Institutt for helse, ernæring og ledelse (HEL)) Trude Eid Robsahm (eksternt medlem, Kreftregisteret), vara for Astri Syse. Fra administrasjonen: Elin Holter Anthonisen (sekretær for FoU-utvalget, forskningsadministrasjonen HF). Inger Johanne Flatland var til stede under FoU-HF-sak 38/13. Forfall: Astrid Bergland, Aynur Atak og Vetle Nikolai Lundsvoll (studentrepresentanter). Vara for Astrid Bergland kunne ikke møte pga. kort frist. Utvalget har ingen varamedlemmer for studentene. Dagsorden: Konstituering. FoU-HF-sak 36/13: Innspill til plan og budsjett diskusjonssak. FoU-HF-sak 37/13: Innspill til evalueringen om delegasjon og sammensetning av FoU-utvalget ved fakultetet (evalueres etter to år, dvs. høsten 2013, jfr. høgskolestyret) vedtakssak. FoU-HF-sak 38/13: Oppfølging av HFs utlysninger av strategimidler FOU planlegge ny utlysning diskusjonssak. FoU-HF-sak 39/13: Veiledning på arbeidsplanen (FoU-tid eller undervisning)? Diskusjonssak. FoU-HF-sak 40/13: Offentliggjøring av diskusjon og vedtak fra FoU-utvalget Diskusjonssak. FoU-HF-sak 41/13: Orienteringssaker: a) Referat fra sentralt FoU-utvalg, 15. august 2013 b) Referat fra sentralt doktorgradsutvalg, 29. august 2013 Fakultet for helsefag Postadresse: Pb. 4 St. Olavs plass, 0130 OSLO Besøksadresse: Pilestredet 50, 0167 Oslo, Telefon: , postmottak@hioa.no,

2 Eventuelt c) Forslag om forskningstermin tilbakemelding fra diskusjon på ledermøte d) Presentasjon av etablerte og uformelle forskningsgrupper med medlemmer på veven REFERAT: Konstituering Referatet fra 15. august har tidligere blitt godkjent per e-post. Vedtak: Innkallingen ble godkjent. FoU-HF-sak 36/13: Innspill til plan og budsjett Utvalget har diskutert innspill til plan og budsjett på to møter i 2012 (Eventuelt-sak 8.november 2012 og FoU-HF-sak 37/12 13.desember 2012). Utvalget ser at flere av tiltakene som da ble foreslått, er tatt inn i planen. Utvalget mener at det er viktig at disse tiltakene videreføres i plan og budsjett da det vil kunne ta en viss tid å måle effekten av tiltakene. En evaluering av tiltakene bør tidligst gjøres neste år. Når det gjelder tiltak til virksomhetsmål 1 «Styrke FoU med klar relevans for profesjonene» (tidligere foreslått å være «Prioritere satsingsområder som bidrar til å bringe fram ny kunnskap om og for profesjonene»), foreslo FoU-utvalget i 2012 følgende: «Bevisst rekrutteringsstrategi mht. forskningskompetanse for å støtte opp under satsingsområdene». FoU-utvalget ønsker at dette bør tydeliggjøres som et tiltak i den nye planen. Utvalget etterlyser samtidig mer åpenhet rundt rekrutteringsstrategien på instituttene og ønsker at det skal komme klart fram hvilken rekrutteringsstrategi instituttene har som kan bidra til å nå virksomhetsmålet nevnt over. FoU-HF-sak 37/13: Innspill til evalueringen om delegasjon og sammensetning av FoU-utvalget ved fakultetet (evalueres etter to år, dvs. høsten 2013, jfr. høgskolestyret) Styret ved høgskolen har fastsatt at HiOA skal ha et FoU-utvalg på fakultetsnivå. Delegasjon og sammensetning av utvalget skal evalueres etter to år, vedtatt av Høgskolestyret (Møtebok 2/11). Utvalget diskuterte på bakgrunn av dette hvilke innspill det er viktig at fakultetet gir til høgskolestyret vedrørende evalueringen av delegasjon og sammensetning av FoU-utvalget ved fakultetene høsten Forslag til vedtak som var fremmet i sakspapirene til møtet: FoU-utvalget anbefaler å ha kun én studentrepresentant (med personlig vara) som medlem i FoUutvalgene ved fakultetene. Mandatet bør tydeliggjøres. Dekan går inn som leder hvis både leder og nestleder er inhabile. Nytt forslag: FoU-utvalget anbefaler ikke å ha studentrepresentanter i FoU-utvalgene ved fakultetene. Det bør være en postdoktor-representant i utvalget. Mandatet bør tydeliggjøres. FoU-utvalget ser det som viktig at utvalgets mandat og sammensetning evalueres. Vedtak: Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

3 FoU-utvalget anbefaler ikke å ha studentrepresentanter i FoU-utvalgene ved fakultetene. Det bør være en postdoktor-representant i utvalget. Mandatet bør tydeliggjøres. FoU-utvalget ser det som viktig at utvalgets mandat og sammensetning evalueres. Det ble påpekt at studentenes stemme kan bli hørt ved at det arrangeres felles møte med studieutvalget ved fakultetet f.eks. en gang i året. På dette fellesmøtet kan FoU-saker som er av særlig interesse for studentene, tas opp. FoU-utvalget er i denne saken rådgivende overfor dekan. Leder av utvalget vil fremme vedtaket om anbefaling for dekan. FoU-HF-sak 38/13: Oppfølging av HFs utlysninger av strategimidler FOU planlegge ny utlysning Totalt avsettes 3 % av budsjettrammen ved Fakultet for helsefag til strategiske midler. 50 % av dette skal ligge på instituttnivå, og instituttene skal derfor sette av 1.5 % innen for egne rammer til strategiske midler. Av de strategiske midlene på fakultetet forvaltet FoU-utvalget kr i strategiske midler for å støtte FoU-aktiviteter ved fakultetet i Størrelsen på strategiske midler som FoU-utvalget skal forvalte i 2014, er ikke bestemt, men vil fremkomme av budsjettforhandlingene høsten Inger Johanne Flatland fra FoU-administrasjonen informerte om prosessen med FoU-strategiske midler i 2013 som ble lyst ut av fakultetet tidlig våren Det var da avsatt ca. kr til reisestipend, til drift og forskningsstøtte og til ekstra drift til stipendiater. Erfaringer fra vurderings- og tildelingsprosessen i 2013 var at det var få midler å dele ut, og at det var mange søknader. Utlysningene var brede, noe som gjorde vurderingsarbeidet vanskelig. Det ble derfor fremmet et råd fra FoU-administrasjonen om at eventuelle nye utlysninger må være mer konkrete og «smale» enn 2013-utlysningene. FoU-utvalget la vekt på at dette er strategiske midler og diskuterte hvordan de dermed burde brukes for å oppnå noen av virksomhetsmålene til fakultetet. Det var enighet om at det ved fakultetet er viktig å øke vitenskapelig publisering, og at midlene bør settes inn som et tiltak for å nå målet om økt publisering. Det ble videre diskutert om midlene som i fjor var avsatt til reisestipend burde overføres til instituttene slik at de selv kunne fordele disse. FoU-utvalget ønsket at saken kunne fremmes som en sak på ledermøte, og at instituttlederne der ble utfordret til å gi innspill til hvilke tiltak de gjør og som de mener bør gjøres for å øke publiseringen ved instituttene. FoU-utvalget ønsket at saken deretter igjen skal legges fram for FoU-utvalget, sammen med informasjon om beløpet utvalget kan forvalte i FoU-HF-sak 39/13: Veiledning på arbeidsplanen (FoU-tid eller undervisning)? På bakgrunn av flere spørsmål knyttet til hvordan veiledning av ph.d.-kandidater skal synliggjøres på arbeidsplanen ble saken diskutert i FoU-utvalget. Utvalget er kjent med «Retningslinjer for opptaksperiode på et ph.d.-program ved Høgskolen i Oslo og Akershus (Fastsatt av studieutvalget for Høgskolen i Oslo og Akershus 16. oktober 2012)», der det står at «En ph.d.-kandidat har rett til 210 timers veiledning inkludert for/etterarbeid i løpet av normert studietid (se programplanen for det aktuelle ph.d.-programmet). Hvis ph.d.-kandidaten ikke blir ferdig innen normert tid, kan det etter søknad gis inntil 40 timers ekstra veiledningstid totalt for den tiden kandidaten er i programmet ut over normert tid». Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

4 Utvalget var enige om at tiden til veiledning må inngå i FoU-tiden til den ansatte, og at en ikke bør få ekstra tid til veiledning på arbeidsplanen. Dette gjelder også tid for veileder til å delta på seminarer der ph.d.-kandidatene presenterer sine prosjekt (f.eks. midtveispresentasjon) og enkelte administrative rutiner (f eks skriving av framdriftsrapport). I særskilte tilfeller kan ekstra tid på arbeidsplanen vurderes sammen med nærmeste leder. Utvalget ser på veiledning av ph.d.-kandidater som gunstig for den ansatte: I de fleste tilfeller vil veileder få flere publikasjoner (som medforfatter) og økt progresjon i prosjektet, samt bygge robusthet rundt forskningen sin og få kompetanse som vil styrke karrieren. En ph.d.-kandidat vil derfor være en vinn-vinn situasjon for både kandidat og veileder, og det ble minnet om at det er konkurranse om å få stipendiater. Leder av utvalget vil videreformidle FoU-utvalgets synspunkter til dekan/ledergruppe og til forskningsgruppelederforum. FoU-HF-sak 40/13: Offentliggjøring av diskusjon og vedtak fra FoU-utvalget Under eventuelt i FoU-utvalgets møte 15. august 2013 ble det gitt informasjon om et notat fra høgskoledirektøren der det fremkommer at blant annet møtene i FoU-utvalget på fakultetsnivå skal være lukkete. FoU-utvalget diskuterte ut i fra dette om diskusjonene i møtene skal unntas offentligheten slik at dette ikke skal hindre det enkelte medlem i å fremme synspunkter som beriker diskusjonene. Det ble også diskutert om medlemmene kan gå ut med opplysninger om vedtak og diskusjoner fra møtet før referatet er godkjent. Utvalget var enige om at referatet fra møtet må være godkjent før saker offentliggjøres. Det var videre enighet om at det ikke kan refereres fra diskusjoner i form av personalisering av det enkelte har uttalt i møtet, men at medlemmene kan referere fra diskusjonene på et generelt grunnlag og om egne standpunkter. Det var til saken ytret et ønske fra fakultetsdirektør og medlemmer av FoU-administrasjonen om de kunne ha fast audiens som observatører på møtene til utvalget. Utvalget mente det burde være likt for alle, slik at FoU-utvalget innkaller observatører når dette ansees som nødvendig, og at ingen andre enn medlemmer har fast audiens. FoU-HF-sak 41/13: Orienteringssaker: Referat fra FoU-utvalget og doktorgradsutvalgets siste møter sentralt var ikke blitt godkjent før dette møtet og kunne derfor ikke orienteres fra. Dette vil tas opp igjen ved neste møte. Forslag om retningslinjer for forskningstermin som FoU-utvalget fremmet ved forrige møte, ble lagt frem i ledermøte 3. september. Seksjonssjef for HR hadde før møtet fått tilbakemelding fra HiOA sentralt om at nye retningslinjer mht. forskningstermin ikke kan utvikles av fakultetene på egen hånd, men at prosessen må initieres sentralt. Saken ble derfor ikke diskutert videre på ledermøtet. Leder av utvalget vil derfor fremme forslag om dette som en eventuelt-sak på neste møte i FoU-utvalget sentralt. Eventuelt: Utvalgets sekretær informerte om at det var kommet inn 17 skisser om SHP-prosjekt til fakultetet. Det ble stilt spørsmål til om FoU-utvalget ønsket å være involvert i å gi innspill til HelseOmsorg21- prosessen i september/oktober Utvalget mente dette ikke skulle opp som sak i utvalget. Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

5 Sekretær for utvalget redegjorde for hvordan etablerte og uformelle forskningsgrupper med medlemmer på er tenkt presentert på veven. Utvalget støttet forslaget som gikk ut på at fakultetets FoU-nettsider skal ha en overskrift «Hva forsker vi på» og hvor både «Forskningsgrupper ved fakultetet» og «Forskning ved instituttene» skal være lett synlige. Oppdatering av informasjon om medlemslister til de etablerte forskningsgruppene på veven vil gjøres av FoU-administrasjonen. Før nye medlemmer kan føres på skal FoU-administrasjonen innhente informasjon om følgende: 1) Det nye medlemmets FoU-tid, 2) Er det framkommet nye opplysninger som har vært etterspurt ved tidligere søknad? Dette gjelder i de tilfeller der FoU-utvalget har bedt om mer dokumentasjon før medlemmet eventuelt skal kunne inkluderes i gruppen. (Denne informasjonen ble ikke gitt i møtet, men ble diskutert per mail i anledning av godkjenning av referatet). Det ble ytret et ønske om at når forskningsprofiler på veven kobles til google-søk, bør dette gjøres slik at HiOA-treffet i søket kommer langt opp i listen. Det ble videre fremmet forslag om at det burde settes inn nye bilder på fakultetets FoU-side og til forskningsgruppe-sidene på veven. Sekretær for utvalget følger opp dette med nettredaksjonen. Oslo, 12. september 2013 Trine B. Haugen prodekan for FoU, leder av utvalget Elin Holter Anthonisen senior forskningsrådgiver, utvalgssekretær Høgskolen i Oslo og Akershus side 5