Organisering av Bergen og Omland havnevesen

Transkript

1 Organisering av Bergen og Omland havnevesen

2 Innhold Side EKSISTERENDE ORGANISASJONSMODELL... 2 BEHOV FOR ENDRING AV ORGANISASJONSMODELL... 2 PROSESS FOR ENDRING AV ORGANISASJONSMODELL... 3 PRINSIPPER FOR NY ORGANISASJONSMODELL... 3 FORSLAG TIL NY ORGANISASJONSMODELL... 4 Organisering av oppgaver og ansvar... 5 Lederstruktur... 9 Personalansvar SYNSPUNKTER FRA TILLITSVALGTE OG AMU IMPLEMENTERING

3 Eksisterende organisasjonsmodell Bergen og Omland havnevesen (BOH) er i dag organisert som vist i figuren nedenfor. Havneråd Havnestyre Stab Havnedirektør Maritim Havnekaptein Merkantil Adm. og øko.sjef Teknisk Teknisk sjef Forvaltning av h. og f. loven Ass Avdelingsleder Ass Teknisk sjef Trafikk land Trafikk sjø Sikkerhet ISPS IT- Koordinator Fakturering Havnedata Fakturering leietakere Eksped.- tjeneste Elektro Bygg/Anlegg Tekn. drift og vedl. HRT P-Hus Driftsansvarlig serv.avtaler Renhold Havneoppsyn Sikkerhetsassistent Bygg gruppe Kai gruppe Dagens organisasjonsmodell følger en tradisjonell måte å organisere en havn på, med en havnedirektør, en maritim-, teknisk- og merkantil avdeling i tillegg til havnedirektørens stab. Behov for endring av organisasjonsmodell Det er behov for å gjøre tilpasninger i dagens organisasjonsmodell av flere grunner: Ny havne- og farvannslov I den nye havne- og farvannsloven legges det opp til et klarere skille mellom forvaltning og forretning. Dette bør også reflekteres i organisasjonsmodellen Forenkle og modernisere organisasjonsmodellen Det er behov for en gjennomgang av oppgavene som utføres i havnen, og å samle oppgaver som naturlig hører sammen, med det mål å forbedre kvalitet, effektivitet og styring av oppgavene. Dagens organisasjonsmodell inneholder mange bokser og mange nivåer. Det er behov for å forenkle organisasjonsmodellen, og gjennomgå fordelingen av oppgavene mellom avdelingene, med målsetting om en tydelig fordeling av oppgaver, roller og ansvar. Dagens organisasjonsmodell er ikke i full overensstemmelse med hvordan organisasjonen reelt sett er organisert. Målet er å få en organisasjonsmodell som stemmer med hvordan havnen skal fungere. Visjon til BOH Bergen en fremtidsrettet, internasjonal miljøhavn peker på en moderne fremtidsrettet havn. I den sammenheng er det et mål å modernisere navn på avdelinger og stillinger som er mer i tråd med navn og titler som brukes i næringslivet for øvrig. 2

4 Tiltak i strategiplanen I strategiplanen for BOH fra fremgår følgende Som følge av endringer i rammebetingelsene og prioriteringene i denne strategiplanen vil det være behov for å konkretisere hvilke oppgaver BOH skal gjøre i tiden fremover, og hvordan disse skal organiseres Det er konkretisert følgende tiltak knyttet til dette området: Konkretisere hvilke oppgaver som skal utføres av BOH Utarbeide ny organisasjonsmodell som hensyntar endringer i oppgavene Prosess for endring av organisasjonsmodell Med dette utgangspunktet har det siden mai 2010 vært satt i gang en prosess for å utarbeide en ny organisasjonsmodell for BOH. Havnedirektøren har tatt initiativ til en prosess som har involvert alle ledere, tillitsvalgte og AMU. Målet har vært å få til en bred prosess der alle har fått mulighet til å komme med innspill og synspunkter. Det ble gjennomført et lederseminar på Solstrand i juni Der utvidet ledergruppe diskuterte ulike alternative organisasjonsmodeller. Alternativene ble videre presentert og drøftet med tillitsvalgte og fremlagt for AMU. Etter tilpasninger og justeringer ble organisasjonsmodellen tatt opp på et nytt utvidet lederseminar i september, der ledergruppen samlet seg om ett alternativ. Dette alternativet ble deretter drøftet med de tillitsvalgte og fremlagt for behandling i AMU. Følgende milepæler har vært gjennomført: Diskusjon i utvidet ledergruppe på Solstrand 21. jun 2010 Drøftelse med tillitsvalgte 02. jul 2010 Fremlagt organisasjonsalternativer for AMU 25. jun 2010 Vedtatt i utvidet ledermøte 06. sep 2010 Drøftelse med tillitsvalgte 07. sep 2010 Fremlagt for behandling i AMU 08. sep 2010 Prosessen har vært gjennomført innenfor de regler som gjelder i arbeidsmiljøloven og øvrige avtaler mellom partene. Prinsipper for ny organisasjonsmodell I arbeidet med ny organisasjonsmodell har følgende prinsipper vært lagt til grunn: 1. Strategiplanen beskriver nye oppgaver som er viktig for å realisere visjonen, disse oppgavene må konkretiseres og innarbeides i organiseringen 2. Klarere skille mellom forvaltning og drift ihht. havne- og farvannsloven 3. Det skal legges til rette for god virksomhetsstyring o Det må klart fremgå hvem som er ansvarlig for hva o Det må klart fremgå hvem som følger opp hvem o Det skal være tydelig rolle og ansvarsfordeling klare fullmakter 4. Det skal legges til rette for god samhandling 5. Det skal tenkes funksjon, ikke person 3

5 6. Organisasjonsmodellen skal være åpen for endringer i fremtidig selskapsform Forslag til ny organisasjonsmodell Nedenfor vises forslag til ny organisasjonsmodell for BOH. 4

6 Organisering av oppgaver og ansvar I forslaget til ny organisasjonsmodell er det tatt utgangspunkt i de oppgavene BOH utfører i dag, samt oppgaver som BOH bør videreutvikle for kunne gjennomføre strategiplanen. Organiseringen av oppgavene er delt inn i følgende tre hovedområder: 1. Operative oppgaver Operative oppgaver er oppgaver eller tjenester som utføres for BOH sine kunder. I strategiplanen er disse beskrevet som havnedrift, forvaltning av lovverk og arealforvaltning. Disse oppgavene er fordelt i følgende 3 avdelinger: Havnetrafikk-, Farvannsforvaltnings- og Eiendoms- og utviklingsavdeling. I tillegg er det en avdeling for Drift og vedlikehold. Disse oppgavene er lagt i linjen, da de har servicefunksjoner som innbefatter kundekontakt og leveranse av tjenester til BOH sine kunder. 2. Administrative oppgaver Administrative oppgaver må utføres for at den daglige driften av BOH skal fungere. Disse oppgavene er samlet i en Administrasjonsavdeling. 3. Utviklings- og virksomhetsovergripende oppgaver Enkelte oppgaver blir utført som støtte til / premissgiver for flere operative enheter, og vil være virksomhetsovergripende oppgaver slik som for eksempel markedsføring, informasjon og kommunikasjon, sikkerhet, IUA ansvar mv. Videre er det oppgaver knyttet til strategi, virksomhetsstyring, organisasjonsutvikling, samt andre utviklingsoppgaver som skal gjennomføres ihht. Strategiplanen. Herunder å etablere, kvalitetssystem, miljøplaner og tiltak etc. Disse oppgavene organiseres i en stabsfunksjon. Følgende figur viser en oversikt over hvilke oppgaver de ulike avdelingene vil ha ansvar for: 5

7 Følgende er en nærmere beskrivelse av organisasjonsmodellen: Havnetrafikkavdeling Bakgrunn Havnetrafikkavdelingen tar utgangspunkt i oppgaver og ansvar som i dag ligger i Maritim avdeling. Med utgangspunkt i de prinsippene som er lagt til grunn for organisasjonsmodellen er det behov for å gjøre endringer i oppgaver og ansvar for avdelingen. Oppgaver og ansvar Utgangspunktet er at Havnetrafikkavdelingen skal ha ansvar for all sjøtrafikk og i havnen. Dette omfatter å ta imot bestilling på skipsanløp, planlegge kaiplassering, anvise kaiplass, å ha ansvar for alle tjenester til skipene, registrere utførte tjenester og ha oppsyn med kai og areal. Avdelingen har ansvar for å utføre IUA-relaterte og ISPS-relaterte oppgaver. I tillegg vil Havnetrafikkavdelingen utføre forvaltningsrelaterte oppgaver som overvåke skipstrafikken, sørge for sikkerhet og fremkommelighet i sjø, statistikk mv. på oppdrag fra Farvannsforvaltningsavdelingen. Med utgangspunkt i ny havne- og farvannslov og strategiplanen, vil det være naturlig å flytte over oppgaver som i dag ligger i Maritim avdeling til andre avdelinger. Hovedendringer vil være følgende: Ansvaret for forvaltning av havne- og farvannsloven legges over til Farvannsforvaltningsavdelingen. Imidlertid vil Havnetrafikkavdelingen fortsatt ha et utføreransvar knyttet til forvaltningsoppgavene. Ansvaret for utleie av alle areal legges over til Eiendoms- og utviklingsavdelingen. 6

8 Renhold av kaier og eiendommer ligger i dag under Maritim avdeling. Dette er driftsoppgaver som naturlig hører under Drifts- og vedlikeholdsavdelingen Som følge av at Havnetrafikkavdelingen skal ha et ansvar for alle tjenester som leveres til skip som anløper havnen, er det naturlig at avdelingen også får ansvar for alle tilleggstjenester som BOH leverer. Eksempelvis levering av vann, strøm, avfallshåndtering mv. Havnetrafikkavdelingen vil ha ansvaret for tjenestene, mens utførelsen av oppgavene normalt bestilles fra Drifts- og vedlikeholdsavdelingen. Farvannsforvaltningsavdeling Bakgrunn Forvaltningsoppgavene er i dag ivaretatt i flere av avdelingene i BOH. For å tydeliggjøre skillet mellom forvaltning og forretning opprettes det en egen farvannsforvaltningsavdeling. Dette i tråd med anbefalingene i ny havne- og farvannslov samt arbeidet med alternative selskapsformer. Ihht. ny havne- og farvannslov har kommunene alminnelig forvaltningsansvar for farvannet innenfor kommunens alminnelige grense, med unntak av hoved- og bileder. BOH har fått delegert forvaltningsansvaret fra sine medlemskommuner. Loven legger opp til et klarere skille mellom forvaltning og drift av havnene. Dette skillet tydeliggjøres gjennom reglene for prisfastsettelse. Kommunene kan kreve inn en anløpsavgift, for kommunenes forvaltningsoppgaver i farvannet og nødvendig myndighetsutøvelse i havnene. I tillegg skal havnen beregne et gebyr for saksbehandling av tiltak i sjø. Oppgaver og ansvar Farvannsforvaltningsavdelingen vil ha det overordnete ansvaret for at BOH ivaretar forvaltningsansvaret etter havne- og farvannsloven. Dette ansvaret omfatter blant annet ansvar for at BOH har kunnskap om regelverket som skal forvaltes. Videre har avdelingen ansvar for alle forvaltningsoppgaver som utøves i BOH. Eksempler er; gi uttalelser til reguleringsplaner, utarbeide lokale forskrifter, gi uttalelser om lover samt behandle søknader om tiltak i sjø. Avdelingen skal ikke selv utføre alle oppgavene, men skal ha et overordnet ansvar for at oppgavene utføres ihht. de krav som stilles gjennom lover og forskrifter. Avdelingen vil være en bestiller av forvaltningstjenester fra de øvrige avdelingene i BOH. Avdelingen vil ha et overordnet ansvar for kontakten med eierkommunene ifht. forvaltningsansvaret. Gjennom å tydeliggjøre dette ansvaret i én avdeling, er målet å få til en bedre kommunikasjon med eierkommunene, som er ett av tiltakene i strategiplanen. Det vil være krav til BOH om å kunne fremlegge regnskap som synliggjør kostnader og inntekter knyttet til forvaltningsoppgavene, og at dette er beregnet etter selvkostprinsippet. Avdelingen vil ha ansvar for inntekter og kostnader knyttet til anløpsavgiften og saksbehandlingsgebyret. Ved å samle oppgavene til én avdeling er målet å få til en god styring av de forvaltningsrelaterte inntektene og kostnadene. Eiendoms- og utviklingsavdeling 7

9 Bakgrunn Inntekter knyttet til utleie utgjør i dag cirka 50 % av inntektene til BOH. Dette omfatter utleie av lokaler, uteareal og parkeringsplasser. Flere avdelinger deler i dag ansvaret knyttet til arealforvaltning. Eiendomssjefen har ansvaret for utleie av lokaler og uteareal. Maritim avdeling har ansvaret for utleie av parkeringsplasser. Teknisk avdeling har ansvaret for investerings- og vedlikeholdsplanen i havnen. Eiendomsforhold inngår som ett av 4 viktige områder i strategiplanen til BOH under Hovedstrategi 1, Utvikle viktige områder for å realisere visjoner. Det er i strategiplanen konkretisert at BOH må vurdere tiltak for ytterligere profesjonalisering av eiendomsforvaltningen. For å sette fokus på dette sentrale området i strategiplanen er det foreslått å etablere en egen Eiendoms- og utviklingsavdeling. Målet med denne organisatoriske endringen er å løfte fokus, kvalitet og lønnsomhet knyttet til eiendomsdriften. I tillegg til å sette et strategisk fokus på videre utvikling. Ved å organisere eiendomsoppgavene i én avdeling vil det også være mulig å skille den ut i et eget selskap, dersom det skulle bli utfallet av en fremtidig selskapsorganisering. Oppgaver og ansvar For å profesjonalisere eiendomsforvaltningen ytterligere er det ønskelig å samle ansvar og oppgaver under én ledelse, slik at det kan gjennomføres etter en helhetlig plan. Avdelingen vil ha ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av eiendomsmassen til BOH. Alle inntekter og kostnader knyttet til eiendommene vil bli tilordnet denne avdelingen. Avdelingen vil ha ansvar for lønnsomheten knyttet til eiendommene til BOH. I tillegg vil avdelingen ha en strategisk viktig rolle i forhold til videre utvikling av havnen. Avdelingen vil ha ansvar for å vurdere hvilke investeringer som bør gjennomføres for å ivareta havnens og kundenes behov. Drift- og vedlikeholdsavdeling Bakgrunn Drift- og vedlikeholdsavdelingen tar utgangspunkt i oppgaver og ansvar som i dag ligger i Teknisk avdeling. Det har vært diskutert fordeler og ulemper med å samle Eiendoms- og utviklingsavdelingen og Driftog vedlikeholdsavdelingen i én avdeling versus å ha det adskilt i to avdelinger slik som forslaget nå foreligger. Følgende fordeler med å ha to avdelinger har vært diskutert: Begrense ansvarsområdene fokus på oppgaver Fokus på å profesjonalisere Bestiller utfører modell vil bidra til økte krav til effektivitet og kvalitet i tjenestene internt Bedre styring og utnyttelse av investerings og vedlikeholdsmidlene 8

10 Oppgaver og ansvar Drift- og vedlikeholdsavdelingen vil utføre servicetjenester til de tre øvrige operative avdelingene basert på en bestiller-utfører modell. Administrasjonsavdeling Bakgrunn Administrasjonsavdelingen tar utgangspunkt i oppgaver og ansvar som i dag ligger i Merkantil avdeling. Oppgaver og ansvar Ansvarsområdene til Administrasjonsavdelingen er knyttet til administrative driftsoppgaver. Herunder ligger økonomistyring, driftsrapportering, regnskap og lønn, personaladministrasjon, IKT, statistikk rapportering og analyser, ekspedisjon, post, arkiv samt innkjøpsadministrasjon. Imidlertid er det fokus på å få til en bedre personaladministrasjon, samt å få til en sentral innkjøpsadministrasjon. Det siste skal sikre at alle innkjøp gjennomføres etter offentlige anskaffelseslover og en sentral administrasjon av alle inngåtte avtaler. Stab Bakgrunn Det vil være en stabsfunksjon som ligger direkte under havnedirektøren. Oppgaver og ansvar Havnedirektøren og staben har ansvar for overordnet strategi og utvikling. I tillegg vil det være spesialkompetanse innen kvalitet, HMS, sikkerhet, miljø, IUA, markedsføring, logistikk og informasjon. Staben vil ha ansvar for å utarbeide overordnete retningslinjer og sørge for at oppgaver i BOH utføres innenfor de retningslinjer som blir satt. Kompetansen i staben vil kunne benyttes på tvers av alle avdelinger. Lederstruktur Ledergruppe I den foreslåtte organisasjonsmodellen vil det under havnedirektøren være 5 avdelingsledere. Leder for Havnetrafikkavdelingen Leder for Faravnnsforvaltningsavdelingen Leder for Eiendoms- og utviklingsavdelingen Leder for Drift- og vedlikeholdsavdelingen Leder for Administrasjonsavdelingen Disse vil til sammen utgjøre ledergruppen i BOH Utvidet ledergruppe Utvidet ledergruppe vil utgjøre ledergruppen samt medarbeidere i staben, avhengig av hvilke saker som skal behandles. 9

11 Personalansvar Havnedirektøren vil ha personalansvar for alle avdelingslederne i tillegg til alle medarbeidere i staben. Avdelingslederne vil ha personalansvar for medarbeiderne i sin avdeling. Ansvaret kan også delegeres til mellomledere, gjennom en videre organisering av avdelingene dersom dette blir naturlig. Synspunkter fra tillitsvalgte og AMU Tillitsvalgte og AMU har formelt gitt tilslutning til forslaget til ny organisasjonsmodell. I drøftelse med tillitsvalgte og gjennom behandling i AMU er det fremkommet ulike synspunkter på hva avdelingene skal hete. Videre er pekt på ulempen knyttet til risiko for byråkratisering med en bestillerutfører modell mellom avdelingene. Implementering Målet er ha den nye organisasjonsmodellen virksom fra For å nå dette målet er det en del arbeid som gjenstår: Ytterligere konkretisere hvilke oppgaver som inngår i hver avdeling Grenselinjene mellom avdelingene må gjennomgås og roller og ansvar fordeles Stillinger og stillingsbeskrivelser innenfor hver avdeling må utarbeides Ansatte må innplasseres i de ulike stillingene Stillinger som ikke besettes internt må lyses ut 10