EIERSKAPSKONTROLL ØVRE ROMERIKE AVFALLSSELSKAP IKS EIDSVOLL, NANNESTAD, HURDAL OG ULLENSAKER KOMMUNER

Transkript

1 EIERSKAPSKONTROLL ØVRE ROMERIKE AVFALLSSELSKAP IKS EIDSVOLL, NANNESTAD, HURDAL OG ULLENSAKER KOMMUNER DESEMBER 2015

2

3 ROMERIKE REVISJON IKS INNHOLD 1 Bakgrunn, frmål g prblemstillinger 5 2 Metde 6 3 Kntrllkriterier Innledning Lv m interkmmunale selskaper (IKS-lven) Lv g frskriftskrav Lv m ffentlige anskaffelser Anbefalinger fr gd eierstyring Generelt m eierstyringsprinsipper Særlig m eiermeldinger g eierstrategier 9 4 Nærmere m ØRAS IKS Innledning Bakgrunn Selskapets frmål Selskapets styre 13 5 Eiermeldninger rammevilkår fr eierstyring Kmmunenes eiermeldinger Innledning Kmmunenes eiermeldinger Oppfølgingen av eierskapet fra kmmunene 16 6 Hvrdan praktiseres eierstyringen fr ØRAS IKS? Innledning Eierstrategi Øvrige eierfrhld Opplæring av de flkevalgte eierrepresentanter Om valg til styret, styreinstruks g styreevaluering Instruks til daglig leder, etikkreglement m.m Rapprtering g eierppfølging ut ver generalfrsamling Eierrepresentasjn 21 7 Selskapets øknmiske utvikling 22 8 Revisjnens samlede vurderinger g anbefalinger 23

4 ROMERIKE REVISJON IKS 8.1 Oppsummering Vurderinger g anbefalinger 26 9 Vedlegg Spørreundersøkelse til styret i ØRAS IKS Spørreundersøkelse til representantskapet i ØRAS IKS 29

5 1 BAKGRUNN, FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Bakgrunnen fr selskapskntrllen er revidert 1 plan fr selskapskntrll sm er vedtatt av kntrllutvalgene /kmmunestyrene. Kntrllutvalget skal påse at det gjennmføres kntrll med frvaltningen av eierinteressene i de selskaper sm er mfattet av slik kntrll, herunder kntrllere m den sm utøver kmmunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger (eierskapskntrll), jf. kmmunelven 77 g i frskrift m kntrllutvalg av 15. juni 2004 nr Denne selskapskntrllen har derfr sm frmål å gjennmgå g vurdere m kmmunenes eierinteresser i Øvre Rmerike Avfallsselskap IKS (ØRAS IKS) utøves i samsvar med kmmunestyrenes vedtak g frutsetninger. Kntrllen skjer innenfr rammene av kmmunelven g kntrllutvalgsfrskriften. Kntrllen tar sikte på å besvare følgende prblemstillinger: Prblemstilling 1: Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? a. Har den enkelte eierkmmunen etablert gde rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? b. Følges rutinene pp g utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring? I tillegg til å undersøke prblemstillingen ver er det fretatt en samtale med daglig leder i ØRAS m selskapets drift g ledelse. Frmålet med dette er blant annet å avklare m driften i selskapet skjer innenfr de rammer sm er satt av eierne. Denne Infrmasjn berøres nærmere i kapittel 6. 1 Etter pprettelsen av RRI ble det utarbeidet en felles plan fr selskapskntrll fr alle kntrllutvalgene på Rmerike. Her inngår alle selskaper kmmunene eiere, både alene g sammen med andre kmmuner på Rmerike. Nen kntrllutvalg er delegert myndighet til å gjøre endringer i pprinnelig plan, andre har ikke delegert denne myndigheten g den reviderte planen er i disse kmmunene gså behandlet i kmmunestyrene. 5

6 2 METODE Denne selskapskntrllen er gjennmført i verensstemmelse med kmmunelvens regler m selskapskntrll i 77 g 80, samt frskrift m kntrllutvalg 13 g 14. Selskapskntrllen har i utgangspunktet en bred tilnærming g søker å fange pp flest mulige prblemstillinger relatert til eierskapsppfølgingen. Kntrllen vil ikke gå i dybden, men heller identifisere prblemstillinger sm senere kan bli gjenstand fr ytterligere undersøkelser. Det presiseres at selskapskntrllen er en vurdering av m virksmheten styres etter eiernes frmål. Dette innebærer at kntrllen begrenser seg til en vurdering av m eierne har etablert tilfredsstillende rammer fr styring g at virksmheten faktisk pererer i tråd med frmålet. En mer utførlig materiell vurdering av selskapets rganisering, drift g funksjn faller derfr utenfr denne kntrllen. Rapprten bygger på infrmasjn fra eierne, styret g administrasjnen samt åpne kilder sm Brønnøysundregistrene (fretaksregisteret), mv. Bruken av kilder utver infrmasjn fra eierne er gjrt fr å sikre at eierstyringen gså er msatt i praksis. Sm det fremgår av rapprten vil det enkelte steder presenteres infrmasjn m selskapet, styret g administrasjn med detaljeringsnivå sm går utver infrmasjn m den rene eierstyringen. Når dette allikevel tas med er det sm bidrag til helhetsbildet sm igjen er av sentral verdi fr vurdering av eierstyringen i selskapet g m denne fungerer i praksis. Vår samlede vurdering er at metdebruk g kildetilfang i denne selskapskntrllen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennmføre kntrllen i tråd med de prblemstillinger kntrllutvalgene har vedtatt. Når det gjelder tilbakemeldingene fra eiere g styret har dette vært gjennmført ved besvarelse av et spørreskjema sm har vært sendt ut elektrnisk. Spørreundersøkelse ble sendt til selskapets representantskap, i alt 18 representanter. Av disse besvarte 13 undersøkelsen. I tillegg ble det sendt egen spørreundersøkelse til styrets leder, sm ble besvart Det er gså gjennmført intervju med daglig leder. I tillegg er det innhentet infrmasjn fra kmmunene (fra ansatte sm ivaretar en eierstyringssekretariatfunksjn i kmmunen) m hvrdan saker knyttet til selskapet er håndtert internt fr å ivareta eierstyringen av selskapet. Rapprten har vært på høring blant eierne, styret g daglig leder, gså dette fr å sikre et så krrekt bilde sm mulig av selskapet g eierstyringen. 6

7 3 KONTROLLKRITERIER 3.1 Innledning De innsamlede data vurderes pp mt ulike kilder sm regulerer g setter krav til en virksmhet. I dette prsjektet vurderes data pp mt: Lver g frskrifter Anerkjente anbefalinger fr gd eierstyring: KS Eierfrums 21 anbefalinger fr eierstyring Nrsk utvalg fr eierstyring g selskapsledelse (NUES) har gitt ut standarden. Nrsk anbefaling fr eierstyring g selskapsledelse. Den er først g fremst utarbeidet fr kmmersielle aksjeselskaper, men like fullt relevante fr IKSer Annen anerkjent teri m eierstyring Deler av selskapets vedtekter er brukt sm vurderingskriterier, andre deler er brukt sm funn i frhld til krav man alminnelig stiller til en selskapsavtale. Nedenfr gis en krt gjennmgang av de mest sentrale kildene sm blir brukt fr å vurdere selskapet g dets eierstyring. Det er gså andre relevante kilder men disse mtales kun i den sammenheng de er relevante. 3.2 Lv m interkmmunale selskaper (IKS-lven) Denne selskapsfrmen er regulert i lv m interkmmunale selskaper av 29. januar 1999 nr. 6 (IKS-lven). Lven stiller krav til at deltakerne må inngå en selskapsavtale. Avtalen er det rettslige grunnlaget fr samarbeidet mellm kmmunene. En slik avtale skal pprettes når samarbeidet blir etablert, g gjelder både sm stiftelsesdkument g vedtekt fr selskapet. Representantskapet er det øverste rganet i selskapet g skal ha minst én representant fra hver kmmune. Representantene velges av kmmunestyrene/fylkestingene selv. Det enkelte kmmunestyre har instruksjnsrett verfr sine medlemmer i representantskapet. Dette innebærer at flertallet i kmmunestyret/fylkestinget kan gi representanten(e) sin(e) instruks m hvrdan de skal stemme i representantskapet. Etter lven skal saker sm regnskap, budsjett g øknmiplan behandles av representantskapet. Deltakerne kan gså skaffe seg mer kntrll ver selskapet ved å fastsette i selskapsavtalen at visse typer saker sm ellers skal avgjøres av styret, må gdkjennes av representantskapet. Representantskapet utøver gså kntrll gjennm å bestemme sammensetningen av styret (med unntak av eventuelle medlemmer fra de tilsatte). Det kan instruere styret g mgjøre beslutningene deres. 3.3 Lv g frskriftskrav ØRAS IKS er et avfallsselskap regulert etter Frurensingslva g kmmunale frskrifter knyttet til avfallshåndtering, herunder gså gebyrregulativ. 7

8 3.4 Lv m ffentlige anskaffelser Lv m ffentlige anskaffelser med tilhørende frskrift setter krav til at anskaffelser skal knkurranseekspneres fr å ppnå en mer effektiv bruk av ffentlige ressurser. Regelverket skal gså sikre at alle leverandører behandles likt, g har like muligheter til å vinne en anbudsknkurranse m å bli leverandør til fr eksempel kmmunen. Regelverket skal sikre likebehandling, frutsigbarhet g åpenhet rundt anskaffelsesprsessen. Dessuten legger regelverket pp til at anskaffelsene skal være etterprøvbare ved at de må dkumenteres skriftlig. Frskrift m ffentlige anskaffelser er delt inn i tre hveddeler g avhengig av størrelsen på anskaffelsen g hvilke kntraktstype det er snakk m 2, kmmer ulike deler av frskriften til anvendelse. J større verdi på kntrakten sm skal anskaffes, dest flere frmelle krav stilles til gjennmføring g dkumentasjn av prsessen. Verdien av den kntrakten sm skal ut på anbud er avgjørende fr hvilke regler sm slår inn g regulerer anskaffelsesprsessen. 3.5 Anbefalinger fr gd eierstyring Generelt m eierstyringsprinsipper Kmmunens Sentralfrbund (KS) sitt eierfrum har utarbeidet et sett med anbefalinger m hvrdan eierskap bør frvaltes g hvilke system g rutiner kmmunen bør etablere. Anbefalingene er ikke bindende fr kmmunene men det er bred ppslutning rundt anbefalingene g hldningen bør være: gjør sm anbefalingen sier eller begrunn hvrfr man i enkelte tilfeller ikke følger anbefalingene. Det er fr denne eierkntrllen gjrt en avsjekk på alle aktuelle anbefalinger, g ppsummering av dette er tatt inn i rapprtens kapittel 8. I den sist ppdaterte versjnen (nvember 2015) mtaler KS tjueen tema med tilhørende KS anbefalinger fr gd eierstyring: 2 Fr tjenestekntrakter er det viktig å ta stilling til m det er en priritert eller upriritert tjeneste sm skal anskaffes. Dette får betydning fr hvilke deler av regelverket sm kmmer til anvendelse. 8

9 1. Obligatrisk pplæring av g infrmasjn til flkevalgte 2. Vurdering g valg av selskapsfrm 3. Fysisk skille mellm mnpl g knkurransevirksmhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse g revidering av selskapsstrategi g selskapsavtale/vedtekter 6. Gjennmføring av eiermøter 7. Sammensetning g funksjn av eierrgan 8. Gjennmføring av generalfrsamlinger g representantskapsmøter 9. Eiers krav til prfesjnelle styrer i kmmunal sektr 10. Valgkmité fr styreutnevnelse i aksjeselskap g interkmmunale selskap 11. Kjønnsrepresentasjn i styrene 12. Rutiner fr kmpetansevurdering av selskapsstyrene 13. Styresammensetning i knsernmdell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger g plitisk representasjn i styrene 16. Gdtgjøring til styrerepresentanter 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig m administrasjnssjefens rlle i kmmunale fretak. 21. Utøvelse av tilsyn g kntrll Særlig m eiermeldinger g eierstrategier Det at kmmunene har en eierskapsmelding med et relevant innhld er sentralt fr å vurdere kmmunenes eierstyring på generelt grunnlag, se anbefaling nr. 4. Meldingen skal danne rammeverket fr eierstyringen, g er således viktig fr å vurdere m kmmunene har et grunnlag fr å utøve en systematisk g gd eierstyring av sine selskaper. Resch-Knudsen (2011) sier følgende m frmålet med en eierskapsmelding: En eiermelding er ikke ment fr å detaljstyre enkeltselskaper, men angi retningslinjer fr å sikre frankring av kmmunens eierskap i kmmunestyret g utøvelsen av dette gjennm det perative eierrganet. En eiermelding bør derfr være prinsipiell g generell, men knkret på enkeltmråder spesielt i frhld til rller, ansvar g ppgaver. Den bør angi rutiner fr samhandling mellm kmmunen sm eier g selskapet (plitisk) samt kmmunen sm bestiller g selskapet sm tjenesteleverandør (administrativt). Den bør gi en ppskrift fr hvrdan eierskapet g styringen av dette utføres i denne kmmunen, g gjennm det angi rutiner fr ppfølging av eierskapet. Den bør gså være et ppslagsverk fr flkevalgte, medlemmer i det perative eierrganet, styremedlemmer, administrasjnen i kmmunen g selskapene samt andre sm kan ha interesse av kmmunen sm eier av selskaper. (s ). I KS anbefaling fr gd eierstyring nr. 4 (KS 2015) heter det at en eierskapsmelding minimum bør innehlde: 1. Oversikt ver kmmunens virksmhet sm er lagt i selskaper g samarbeid. 9

10 2. Plitisk styringsgrunnlag gjennm kmmunens prinsipper fr eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- g samarbeidsfrmene. 4. Frmålsdiskusjn g selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdkumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk sv. Telemarksfrskning utarbeidet i 2008 en rapprt m eierskap Behv g muligheter fr plitisk styring av selskaper g samarbeid med kmmunene på ppdrag fra Kmmunenes Sentralfrbund. Rapprten kmmer med nen anbefalinger sm kan ha betydning fr hvr gdt man lykkes i en prsess med å lage eierskapsmeldinger. De trekker bl.a. frem følgende: Skill mellm eierskapsplitikk g eierstrategi. Med eierskapsplitikk menes et rammeverk fr eierstyring, sm det vil være viktig å ha plitisk tilslutning til, dvs hvilke verrdnede premisser kmmunen legger til grunn fr frvaltningen av sine selskaper g eierandeler (de krav de setter til seg selv). Dette mfatter bl.a. rutiner fr rapprtering, samt premisser fr valg av styremedlemmer, valg av selskapsrganisering g fr utøvelse av eierskap. Eierstrategiene er pririteringer g tiltak verfr det enkelte selskap fr å sikre at selskapet ivaretar de målsetninger eierne har. Etablere gde rutiner fr evaluering g ppfølging. Krdiner arbeidet med andre kmmuner sm er eiere i samme selskaper. Resch-Knudsen mtaler gså eierstrategier i sin bk Kmmunalt eierskap rller, styring g strategier (kmmunefrlaget 2011). Der heter følgende på side 92: ( )det er viktig fr kmmuner å ha en åpen g uttrykt eierstrategi fr sitt eierskap i ulike selskaper. ( )Strategien skal innehlde pririteringer, tiltak g resultatkrav kmmunen ønsker fr det enkelte selskap, slik at selskapet vet hva de må gjøre fr å ivareta eiernes målsetting med sitt eierskap. I selskaper med flere eiere er det kmpliserende fr selskapet m eierne har ulike mål med sitt eierskap. Resch-Knudsen (2011) skriver videre m eierstrategier: Kmmunen bør i frhld til hvert enkelt selskap avklare sitt ståsted g definere sine frventninger. Det mest sentrale dkumentet i denne sammenheng er selskapsavtalen, g da primært gjennm frmuleringen av frmålsparagrafen. I tillegg bør det utarbeides eierstrategier fr det enkelte selskap, gjerne nedfelt i kmmunenes eiermelding. ( ) Eierstrategien skal beskrive hva kmmunen vil ppnå sm eier: Hva vil vi med eierskapet til dette selskapet? 10

11 Det at eierne har definert klart ett frmål g klare rammer fr selskapet i selskapsavtalen er svært viktig, g det er dette sm er med på å danne rammen fr de eierstrategier sm legges fr selskapet. En gd eierskapsmelding vil sikre et grunnlag fr nødvendig styringssignaler til selskapene g tydeliggjøre de flkevalgtes ansvar. Den vil gså bidrag til å skaffe versikt ver den samlede kmmunale virksmhet g bidrag til mer åpenhet verfr mverdenen. Internt i kmmunen må det gså være gde rutiner fr hvrdan saker relatert til selskapene skal frankres/behandles. Frskning 3 har vist at administrasjnen har en viktig støttefunksjn fr at de flkevalgte skal kunne ivareta sin rlle på en gd måte. Mange kmmuner har derfr en funksjn sm eierstyringssekretariat sm skal sørge fr at sakene blir frberedt g underlagt de nødvendige behandlinger i kmmunen f.eks. slik at det kan gis instruks til kmmunenes representant til generalfrsamling/representantskapsmøte, eller fr at en sak m endring av selskapsavtalen undergis nødvendig krdinering g lagt frem fr kmmunestyret. Oppsummering: Kmmunen må ha en eiermelding sm tilfredsstiller grunnleggende krav til innhld Det må fremgå en eierstrategi fr hvert enkelt selskap Kmmunen må ha gde rutiner internt fr hvrdan de skal håndtere saker relatert til utøvelsen av sitt eierskap 3 NIBR-rapprt 2015:1 Kmmunale selskaper g flkevalgt styring gjennm kmmunalt eierskap 11

12 4 NÆRMERE OM ØRAS IKS 4.1 Innledning ØRAS IKS (Øvre Rmerike Avfallsselskap IKS) er et interkmmunalt renvasjnsselskap stiftet av kmmunene Eidsvll, Hurdal, Nannestad g Ullensaker fr å ivareta felles ppgaver knyttet til avfallshåndtering. ØRAS IKS ble registrert i Fretaksregisteret Hvedkntr ligger i Ørasvegen på Mgreina g det var ved årsskiftet ansatte. Daglig leder er Trym Eigil Denvik (2015). 4.2 Bakgrunn Miljøstasjn Dal Skg startet sm en avfallsplass fr ØRAS-kmmunene. Depniet med membran sm bunntetting, sigevannsppsamling g rensing erstattet de gamle fyllingene i kmmunene. Dette var i I 1991 var Dal Skg I fullt g depneringen frtsatte på Dal Skg II. I dag er situasjnen på Dal Skg endret betraktelig. Depniet er kun en del av virksmheten g stadig mer av ressursene kreves andre steder. Pr 2015 havner kun 1 % av avfallet i depniet g det resterende blir gjenvunnet. Fyllplass Dal Skg endret i 1994 navn til Miljøstasjn Dal Skg. I 1998 ble det frbudt å depnere matavfall. Fra km frbudet mt å depnere alt bilgisk nedbrytbart avfall. 4.3 Selskapets frmål Selskapets frmål er på vegne av eierkmmunene i henhld til Frurensningslven 29, 30, 1. ledd, 31 g 33 å drive innsamling g behandling av hushldningsavfallet i eierkmmunene på en Øknmisk g miljømessig frsvarlig måte. Selskapet skal særlig sørge fr: Å søke å redusere avfallsmengdene Å utnytte ressursene i avfallet Å behandle avfallet på en måte sm fullt ut tilfredsstiller de miljømessige krav sm myndighetene stiller Ved effektiv infrmasjn å gjøre beflkningen delaktig i avfallsbehandlingen gjennm innkjøps- g frbruksmønster g ved kildesrtering av avfall Å innhente nødvendige tillatelser g knsesjner Å sørge fr gde frhld fr utvikling av samarbeidsmiljøet i selskapet g av de ansattes faglige ressurser. Selskapet skal bidra til å utvikle en enhetlig praksis innen avfallsrelaterte funksjner i eierkmmunene, g utvikle felles avfallsplitikk med sikte på å verdra alle aktuelle avfallsrelaterte funksjner til ØRAS på sikt. 12

13 Selskapet kan engasjere seg alene, eller i samarbeid med andre, i kjøp g salg av varer g tjenester sm knytter seg til innsamling, transprt, behandling g msetning av avfallsprdukter g det sm står i frbindelse med dette. Selskapet kan ta i mt avfall fra andre kmmuner g avfallsleverandører, samt å tilby håndtering av næringsavfall innenfr de til enhver tid gjeldende knsesjnsvilkårene fr Miljøstasjnen Dal Skg. Iverksetting av nye aktiviteter sm representerer en utvidelse i frhld til selskapets stiftelsesgrunnlag skal gdkjennes av deltakerkmmunene før vedtak i selskapets styrende rganer. Det var 22 ansatte i selskapet per Selskapets styre Styret består pr i dag av følgende medlemmer; Jhan Jørstad styreleder Arve Ødegården Raymnd Willy Wld-Schätzer May Britt Rgnstad Tril Altenbrn Styret mttk fr 2014 følgende gdtgjøring: Styrets leder kr De øvrige av styrets medlemmer mttk samlet kr

14 5 EIERMELDNINGER RAMMEVILKÅR FOR EIERSTYRING 5.1 Kmmunenes eiermeldinger Innledning I dette kapittelet besvares prblemstilling nummer 1a: Prblemstilling 1: Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? a. Har den enkelte eierkmmunen etablert gde rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? Under dette punktet skal vi se nærmere på kmmunenes eiermeldinger. Disse setter generelle rammen fr kmmunenes eierstyring, g gjelder derfr gså fr eierstyringen av ØRAS IKS. Til grunn fr revisjnens vurderinger legges KS-anbefaling nr. 4: Kmmunestyrene bør hvert år fastsette verrdnede prinsipper fr sitt eierskap ved å utarbeide eierskapsmeldinger fr alle sine selskaper: Kmmunenes eiermeldinger Alle tre kmmunene har vedtatt eiermeldingen sm er utarbeidet av Øvre Rmerike Utvikling (ØRU). Revisjnens gjennmgang viser at meldingen i all hvedsak mhandler g regulerer de tema sm KS Eierfrum anbefaler fr eiermeldinger. Meldingen er delt i t hveddeler en del sm regulerer prinsippene fr eierstyring (eierskapsplitikk) g en del med versikt ver selskapene kmmunen eier (eierskapsstrategier). Under meldingen del I m eierskapsplitikken er det satt pp 10 verrdnede prinsipper fr eierstyring i ØRU-kmmunene. De 10 prinsippene er: 1. Eierne skal utarbeide klare mål fr selskapene gjennm selskapsvise eierstrategier. Styret er ansvarlig fr realisering av målene. Kmmunenes eierskap skal fremme samfunnsansvarlig frretningsdrift g bærekraftig samfunnsutvikling. 2. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset frmålet med eierskapet g selskapets krtsiktige g langsiktige behv. 3. Eierne fremmer sine interesser g utøver sin myndighet verfr selskapene gjennm eierrganene. Eierne skal sm hvedregel være representert ved rdfører. 14

15 4. Det skal være åpenhet knyttet til ØRU-kmmunenes eierskap g til selskapenes virksmhet basert på prinsippet m merffentlighet, samt legge til rette fr dialgprsesser fran møter i representantskap, generalfrsamling mv. 5. Representantskapet/generalfrsamlingen skal nedsette en valgkmité sm fremmer begrunnet frslag til representantskapet/generalfrsamlingen. Rådmannsutvalget får ansvaret fr å legge frem frslag til aktuelle kandidater til valgkmiteen. Valgkmiteen skal settes sammen av t representanter fra representantskapet. Dette gjelder fr styreutnevnelser i aksjeselskap g interkmmunale selskap. Habilitetsreglene skal ivaretas. 6. Styret skal være uavhengig g ha relevant kmpetanse, kapasitet g faglig bredde ut fra selskapets egenart g frmål med eierskapet. 7. Styrets gdtgjøring skal være på mderat nivå, men fremme verdiskapningen i selskapene g fremstå sm rimelig ut i fra styrets ansvar, kmpetanse, tidsbruk g arbeidets kmpleksitet. 8. Lønnsnivået g -utviklingen i de interkmmunale selskapene skal være i samsvar med praksis i eierkmmunene. 9. Styret skal påse at selskapet har gd internkntrll g hensiktsmessige systemer fr risikstyring i frhld til selskapets karakter. 10. Nrmer g verdier skal være i tråd med kmmunenes etiske retningslinjer. Det kmmer videre frem at ØRU kmmunene legger pp til aktiv bruk av selskapsvise eierstrategier (s. 4). Eierskapsmeldinger g eierstrategien skal legges frem fr de enkelte kmmunestyrene årlig (s. 8). I del II av eiermeldingen, utarbeidet i 2014, gis en versikt ver alle selskapene kmmunene eier. I tillegg gis det spesifikke eierstrategier fr flere av alle IKSene kmmunene eier, men ikke fr ØRAS siden dette selskapet kun er eid av 4 av 6 ØRU-kmmuner. Det er utfrmet eierstrategier fr følgende selskaper: Eierstrategi Rmerike krisesenter IKS Eierstrategi Rmerike kntrllutvalgssekretariat IKS Eierstrategi Øvre Rmerike Brann g Redning IKS Eierstrategi Digitale Gardermen IKS Eierstrategi Rmerike Revisjn IKS Revisjnen har via dkumentgjennmgang, tilbakemeldinger i spørreundersøkelsen g i intervju med administrasjnen i Ullensaker skjønt det slik at utfrming av eierstrategien fr ØRAS er utsatt i påvente av enighet rundt endringer i selskapsavtalen, se nærmere mtale av dette under punkt 6. Det er derfr per i dag ikke utfrmet eierstrategi fr ØRAS IKS. 15

16 5.1.3 Oppfølgingen av eierskapet fra kmmunene Internt i kmmunen må det gså være gde rutiner fr hvrdan saker relatert til selskapene skal frankres/behandles. Frskning har vist at administrasjnen har en viktig støttefunksjn fr at de flkevalgte skal kunne ivareta sin rlle på en gd måte. Mange kmmuner har derfr en funksjn sm eierstyringssekretariat sm skal sørge fr at sakene blir frberedt g underlagt de nødvendige behandlinger i kmmunen f.eks. slik at det kan gis instruks til kmmunenes representant til generalfrsamling/representantskapsmøte, eller fr at en sak m endring av selskapsavtalen undergis nødvendig krdinering g lagt frem fr kmmunestyret. Det kmmer frem i eierskapsplitikken i kmmunenes felles eiermelding at rådmannen: Har ansvar fr å frberede eiersaker fr plitisk behandling. Bidra til regelmessig revidering av eiermelding, eierplitikk g eierstrategier Utarbeider g fremmer frslag til eierstrategier g fr behandling i kmmunestyret Bidra til å etablere rutiner fr løpende eierppfølging, herunder frberedelse g gjennmføring av dialgmøter mellm selskapet g eierkmmunene. Dette arbeidet skal samrdnes med rådmannsutvalget der det er hensiktsmessig. Revisjnen har vært i kntakt med administrasjnen i de tre kmmunene fr å ta rede på hvilke prsedyrer de har fr å ivareta eierfrvaltningen av selskapet. Ullensaker Ullensaker har en egen prsedyre fr eierfrvaltning av kmmunale selskaper. Alle rettsfellesskap sm Ullensaker er tilknyttet er tilrdnet et hvedutvalg, der eierstyringen skal frankres. ØRAS IKS er underlagt hvedutvalg fr teknisk, idrett g kultur. Hvedutvalget er delegert myndigheten til å ivareta kmmunens eierinteresse i selskapet. Rutinen innehlder avklaring av rller g ansvar i eierppfølgingen. Når det gjelder frhldet til kmmunens representant i eierrganet heter det følgende: a) Dersm administrasjnen vurderer at ansvarlig hvedutvalg bør gi en instruksjn til eierrepresentant m hvrdan disse skal frhlde seg til ulike saker g hvrdan det skal stemmes eller strategisk frhlde seg til aktivitet i selskap/samarbeid, utfrmes saksframlegg fr behandling. Hvedutvalget bør utfrme sine instrukser på en slik måte at det gir rm fr frhandlinger med andre eiere i den grad Ullensaker kmmune er mindretallseier i selskapet/samarbeidet. Særutskrift med vedtak g mttatt dkument fra selskap/samarbeid distribueres til eierrepresentant. Det er en egen eierfrvaltningsansvarlig i kmmunen sm utøver eiersekretariatsfunksjnen. Når det gjelder ØRAS IKS er dette lagt til avdelingsleder Tre Nybrg, enhet vann, avløp, renvasjn g veg ved avdeling fr miljø, renvasjn g gebyr. Nannestad Revisjnen har vært i kntakt med kmmunenes Cntrller m eierfrvaltning i Nannestad kmmune. Han er den sm ivaretar eiersekretærfunksjnen i kmmunen. Nannestad kmmune har ingen nedfelte rutiner eller prsedyrer fr ppfølging av eierskap. I praksis blir dette gjrt slik at en saksbehandler hs rådmannen jevnlig sjekker ut inngående pst sm gjelder våre selskaper g saksfrbereder saker sm skal til behandling på 16

17 representantskapsmøter g generalfrsamlinger. Dette fr å gjennmgå sakslister g se m det er saker av spesiell interesse (sett fra rådmannens side) sm frdrer særlige frberedelser, men gså slik at kmmunens plitiske representant(er) til disse møtene er frberedt. Dette innebærer at det utarbeides en saksframstilling til behandling i FØ (frvaltnings- g øknmiutvalget / frmannskapet). Nannestad kmmune har ikke hatt ne pplegg fr at eierrepresentanter skal møte med bundet plitisk mandat. I tidligere gjennmført eierskapskntrll av Øvre Rmerike industriservice AS var bl.a. en av revisjnenes anbefalinger at: Den enkelte eier bør ha utarbeidet tilfredsstillende rutiner fr ppfølging av eierskapet internt i kmmunen (gjelder Eidsvll g Nannestad kmmune). Både kntrllutvalget g kmmunestyret har behandlet rapprten g vedtatt anbefalingen. Kmmunestyret fattet følgende vedtak i sitt møte i sak PS 82/15: Kmmunestyret ber m at det utarbeides rutiner/prsedyrer fr ppfølging av eierskap internt i kmmunen. Dette er et nylig fattet vedtak g kmmunen trenger tid til å få rutinene på plass. Revisjnen finner det derfr ikke hensiktsmessig å gå nærmer inn m dette i denne kntrllen, men vil følge pp ved en senere eierskapskntrll av selskaper der Nannestad kmmune er medeier i. Eidsvll Revisjnen får pplyst fra Eidsvll kmmune at de ikke har nen egne prsedyrer fr ppfølging av eierskap i sin kmmune, ut ver de rammene sm er lagt i den felles eierskapsmeldingen. Både kntrllutvalget g kmmunestyret har behandlet rapprten g vedtatt anbefalingen. Kmmunestyret fattet følgende vedtak i sitt møte PS 111/15: Det bes m at det utarbeides rutiner/prsedyrer fr ppfølging av eierskap internt i kmmunen. Dette er gså et nylig fattet vedtak g kmmunen trenger tid til å få rutinene på plass. Revisjnen finner det derfr ikke hensiktsmessig å gå nærmer inn m dette i denne kntrllen, men vil følge pp ved en senere eierskapskntrll av selskaper der Eidsvll er medeier i. Hurdal Revisjnen får pplyst fra Hurdal kmmune at de ikke har nen egne prsedyrer fr ppfølging av eierskap i sin kmmune, ut ver de rammene sm er lagt i den felles eierskapsmeldingen sm er utarbeidet av ØRU. Et eget eiersekretariat er imidlertid under etablering i regi av ØRU g vil være det rgan sm på vegne av Hurdal kmmune følger pp anliggender relatert til ppfølging av de selskap g virksmheter kmmunen eier. Det knstituerende møtet er satt til

18 6 HVORDAN PRAKTISERES EIERSTYRINGEN FOR ØRAS IKS? 6.1 Innledning I dette kapittelet ser vi nærmere på hvrdan prinsippene i eierstyringen sm følger av KS anbefalingene, g sm gså gjenspeiles i kmmunenes eiermelding, er fulgt pp i praksis. Kapittelet svarer på prblemstilling nr. 1b. Prblemstilling 1: Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? b. Følges rutinene pp g utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring? Funnene i dette kapittelet bygger på gjennmgang av prtkller fra representantskapsmøter, styremøter g utvalgs- g kmmunestyremøter, samt intervjudata g pplysninger fra representantskapsmedlemmene i utsendt spørreundersøkelse fra revisjnen. Det presiseres at 13 av 18 representantskapsmedlemmer har besvart undersøkelsen g at det derfr vil kunne knytte seg en viss usikkerhet til at de mttatte tilbakemeldinger er representative. Vi anser allikevel at mer enn 2/3 dels respns i str grad gir uttrykk fr det bilde sm tegnes på eiernes vegne. Sentrale eierføringer er gså frmålsbestemmelser i selskapsavtalen, eierstrategier g hvrdan dette er fulgt pp i selskapets drift g selskapsstrategi. Data fra spørreundersøkelsen blant eierne gir gså et innblikk i hvrdan eierstyringen av selskapet følges pp. 6.2 Eierstrategi ØRAS inngår ikke blant de selskaper i ØRUs eiermelding sm undergis en knkret eierstrategi. På selskapets representantskapsmøte ble det det nedsatt et arbeidsutvalg sm skulle utarbeide frslag til eieravtale fr selskapet. På representantskapsmøtet ble frslaget fra arbeidsutvalget vedtatt. Eieravtalen ble imidlertid ikke vedtatt da dette skulle besluttes i de respektive eiernes kmmunestyrer. Grunnen til dette var blant annet strategisk uenighet blant eierne, herunder hvilke tjenester virksmheten skulle tilby. Siden har det ikke vært gjrt nen frsøk på å utarbeide nen ny felles eieravtale/strategi. På representantskapsmøte i mai i år ble det imidlertid vedtatt en ny 4 i selskapsavtalen hvr eierkmmunenes rdfører skulle være en av hver enkelt eiers t representantskaps- 18

19 medlemmer. Fra flere av representantskapsmedlemmene anses dette sm et viktig skritt fr å kmme videre med arbeidet av ny felles eierstrategi. Per i dag har alle eiernes kmmunestyrer vedtatt denne endringen. Fra prtkllen til Eidsvll kmmunes vedtak fremgår det at deres vedtak ikke er helt likelydende de øvriges, i det dette er mer utfyllende fr fastsettelse av prsedyre fr innkalling til representantskapsmøte. Fra selskapsavtalen, sist revidert gir vedtektene utgangspunkt fr de rammer eierne har satt fr virksmheten. Dette sammenhldt med de generelle eierstyringsprinsipper sm fremgår av ØRUs eiermelding, samt de beslutninger sm fattes av representantskapet utgjør i dag de eierstrategiske rammene fr virksmheten. 6.3 Øvrige eierfrhld I dette punktet bygger revisjnenes undersøkelser i hvedsak på spørreundersøkelsene sm ble gjrt blant representantskapsmedlemmene, styret g intervju med daglig leder Opplæring av de flkevalgte eierrepresentanter 61,5 % av representantskapsmedlemmene bekrefter at deres kmmune ikke har etablert bligatrisk pplæring fr sine eierrepresentanter. 15,4 % bekrefter dette, mens 23,1 % vet ikke. 100 % av de sm hadde slik pplæring anså denne i str grad sm nyttig. Fra kmmentarene til disse spørsmålene fremgår det at flere er kjent med at det i ØRU-regi har vært tilbud pplæring, men at denne ikke har vært bligatrisk. At et klart flertall av representantskapsmedlemmene ikke har hatt bligatrisk pplæring er ikke i verensstemmelse med KS anbefaling nr Om valg til styret, styreinstruks g styreevaluering 69,2 % av eierrepresentantene er kjent med at det er definert kriterier fr g sammensetning av styret. I kmmunenes eiermelding kmmer det frem under prinsipp nr. 5 at: Representantskapet/generalfrsamlingen skal nedsette en valgkmité sm fremmer begrunnet frslag til representantskapet/generalfrsamlingen. Rådmannsutvalget får ansvaret fr å legge frem frslag til aktuelle kandidater til valgkmiteen. Valgkmiteen skal settes sammen av t representanter fra representantskapet. Dette gjelder fr styreutnevnelser i aksjeselskap g interkmmunale selskap. Habilitetsreglene skal ivaretas. Revisjnenes undersøkelser viser at det er nedsatt valgkmite fr valg til styret i ØRAS IKS, retningslinjer fr valgkmite ble vedtatt på representantskapsmøte 22. mai

20 At ca. 30 av representantskapets medlemmer ikke er kjent med disse kriteriene synliggjør en svakhet i eierppfølgingen relatert til en av eiernes mest sentrale ppgaver sm valg g sammensetning av styret faktisk er. Det var sprik i representantenes ppfatning av m det gjennmføres evaluering av styret, hvr 76,9 % bekreftet at dette ikke ble gjrt, 15,4 % bekreftet det mtsatte, ment 7,7 % ikke visste. Styret bekrefter at det fretas en slik at evaluering, men at denne i bare nen grad rapprteres til eier. Den kan til en viss grad frklare hvrfr et vesentlig flertall av representantskapsmedlemmene ikke er kjent med at det fretas en evaluering. Når det gjelder m eierne er kjent med m det er utarbeidet styreinstruks er det gså her sprik i besvarelsene hvr 38,5 % besvarte bekreftende på dette, 23,1 % svarte nei, mens 38,5 % svarte vet ikke. Hvrvidt denne etterleves av styret besvarte 80 % av de sm kjente til instruksen at dette skjedde i str grad, mens 20 % svarte vet ikke. Det er utarbeidet styreinstruks sm er vedtatt av representantskapet, men denne er enda ikke vedtatt i kmmunene. Eiernes besvarelse bekrefter en mulig mangel på å følge pp en av eiernes mest sentrale ppgaver sm å følge pp styrets arbeid gjennm evaluering g ikke minst ha faktiske kunnskaper m hvrdan rammer fr styrets arbeid skal fastsettes gjennm styreinstruks. KS anbefaling nr 12 tilsier at styret bør evalueres hvert år g at det bør utarbeides styreinstruks. På spørsmål m det er utarbeidet strategi fr selskapet svarte 76,9 % bekreftende på dette, 25,4 % svarte nei, mens 7,7 % ikke visste. Når det gjelder m de var kjent med innhldet i strategien svarte alle, henhldsvis 60 % g 40 % av disse, at de i nen eller i str grad var kjent med denne. Det er ikke utarbeidet knkret strategi fr selskapet. Man har imidlertid frhldt seg til den vedtatte avfallsplanen fr utarbeidet av de respektive eierkmmunene, g gjør det inntil videre Instruks til daglig leder, etikkreglement m.m. Det er utarbeidet en stillingsbeskrivelse fr daglig leder. Denne er under revidering. Fra styrets side følges daglig leder pp gjennm de rammer sm er lagt i stillingsbeskrivelsen, i styremøtene, gjennm skriftlig rapprtering g gjennm løpende ufrmell kntakt med styreleder. Det er vedtatt etiske retningslinjer fr selskapet Rapprtering g eierppfølging ut ver generalfrsamling Her fremgår det fra besvarelsene at representantskapet i hvedsak mttar infrmasjn fra daglig leder g gjennm regnskapsrapprtering. Dette sm en del av rutinene fr 20

21 rapprtering til eierne av selskapet. Over 90 % av besvarelsene bekreftet at den avgitte infrmasjn i nen til str grad dekker eiernes infrmasjnsbehv. 6.4 Eierrepresentasjn Vel halvparten av representantskapsmedlemmene bekrefter at de gis føringer fra eieren ved beslutning i enkeltsaker av disse bekrefter 85 % at de følger disse føringene. 38,5 % stiller uten slike føringer på representantskapsmøtene. Fra de enkelte representantskapsmedlemmene blir det av nen fremhldt at det det er psitivt med et bundet mandat frdi det gir frutsigbarhet. Fra andre igjen blir det sagt at man på denne måten mister fleksibilitet g at det er vanskelig å få til endringer g at saker må utsettes til nytt, endret mandat blir gitt. 21

22 7 SELSKAPETS ØKONOMISKE UTVIKLING Tabellen nedenfr viser selskapets øknmiske utvikling de 3 siste årene ved bruk av nøkkeltall. Årsregnskapene har vist t år med underskudd sm fr 2014 var kr ,-, sm er lavt i frhld til 2013(kr ). Strt verskudd er heller ikke et av primærmålene fr denne type selskaper, g ttalrentabiliteten sm er på 1,5 % bekrefter dette. Det er ikke et mål å bygge pp stre fnd i selskapet g det er derfr budsjettert med underskudd i driften fr de siste årene. Overskuddene er årlig ført til egenkapitalen sm var kr ,- pr Dette gir en egenkapitalprsent på 29,2 % sm anses sm slid fr denne type virksmhet. Frhldet mellm gjeld g egenkapital er på samme nivå sm 2013 men dårligere enn Fr 2013 g 2014 har driften resultert i reduksjn av sum kapital. Likviditeten i selskapet gir uttrykk av å være tilfredsstillende med et frhldstall på 2,72. Dette indikerer frhldet mellm krtsiktig gjeld g mløpsmidlene i selskapet. Frhldstallet bør være > 1 fr at selskapet skal kunne betjene sin krtsiktige gjeld. I dette tilfellet vil selskapet ha midler til å nedbetale sin gjeld nesten tre ganger med den likviditetsbasen de besitter. Nøkkeltall: Innskuddskapital Opptjent kapital Sum kapital Andelsfrdeling i % Ullensaker kmmune 46,8 % 46,8 % 46,8 % Eidsvll kmmune 32,6 % 32,6 % 32,6 % Nannestad kmmune 16,7 % 16,7 % 16,7 % Hurdal kmmune 3,9 % 3,9 % 3,9 % Resultat: Driftsinntekter Driftsresultat (-) Resultatgrad 2,95-1,41 1,79 Årsresultat (inkl finans) Kapitalfrhld Ttalkapital Egenkapital Samlet gjeld Egenkapitalprsent 29,2 29,7 42,4 Likviditetsgrad 2,72 3,01 1,82 Resultatgrad = Driftsresultat/driftsinntekter*100 Likviditetsgrad = Omløpsmidler/krtsiktig gjeld Egenkapitalprsent = Egenkapital/ttalkapital*100 Selskapets aksjekapital er innskudd fra eierkmmunene. 22

23 8 REVISJONENS SAMLEDE VURDERINGER OG ANBEFALINGER 8.1 Oppsummering Nedenfr følger en versikt sm ppsummerer revisjnens funn g sm kvitterer disse ut pp m de aktuelle anbefalinger m gd eierstyring fra KS, se nærmere m disse under kapittel 3. 23

24 KS anbefaling fr gdt eierskap status fr eierskapsppfølging av ØRAS IKS Nr Anbefaling ØRAS IKS Eierkmmune Kmmentar 1 Obligatrisk pplæring av g infrmasjn til flkevalgte 2 Vurdering g valg av selskapsfrm Nei 61,5 % av repskapsmedlemmene bekrefter at de ikke har hatt bligatrisk pplæring fr flkevalgte Ja 3 Fysisk skille mellm mnpl g knkurransevirksmhet 4 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Ja Delvis Det er frem til nå ikke etablert markedsmråder sm inngår i en fri markedssituasjn. Det er imidlertid en diskusjn blant eierne m man skal utvide virksmheten til gså å mfatte dette. Det er kun utarbeidet generelle prinsipper fr eierstyring, ikke knkret eierstrategi 5 Utarbeidelse g revidering av selskapsstrategi g selskapsavtale/vedtekter Nei (strategi) Ja (selskapsavtale) Selskapsavtale revidert, selskapsstrategi ikke utarbeidet er men er 6 Gjennmføring av eiermøter Tilsyn g kntrll med kmmunale fretak g med frvaltningen av kmmunenes interesser i selskaper Ja 7 Sammensetning g funksjn av eierrgan Ja 8 Gjennmføring av generalfrsamlinger g representantskapsmøter Ja 9 Sammensetningen av styret. Eiers krav til prfesjnelle styrer i kmmunal sektr Ja 24

25 Nr Anbefaling ØRAS IKS Eierkmmune Kmmentar 10 Valgkmité fr styreutnevnelse i aksjeselskap g interkmmunale selskap Ja 11 Kjønnsmessig balanse i styrene. Ja 12 Rutiner fr å sikre riktig kmpetanse i selskapsstyrene Ja, delvis Det er etablert rutiner fr g det gjennmføres evaluering av styret. Resultatene blir imidlertid i liten grad kmmunisert g gjennmgått av eiere 13 Styresammensetning i knsernmdell I/A 14 Oppnevnelse av vararepresentanter 15 Habilitetsvurderinger g plitisk representasjn i styrene Ja Ja 16 Gdtgjøring av styreverv Ja 17 Registrering av styreverv Nei 18 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Ja 19 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Ja 20 Særlig m administrasjnssjefens rlle i kmmunale fretak. Ok Det vil bli etablert et eierstyringsekretariat medi januar 2016 hvr ØRAS IKS vil bli fulgt pp 21 Utøvelse av tilsyn g kntrll Ja 25

26 8.2 Vurderinger g anbefalinger Prblemstilling 1: Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? a. Har eierkmmunen etablert gde rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? b. Følges rutinene pp g utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring? Om prblemstilling 1 a. Revisjnens undersøkelser viser i all hvedsak at eierstyringen av selskapet er tilfredsstillende. De grunnleggende styringsverktøy sm i utgangspunktet legger til rette fr en sikker g effektiv eierutøvelse er imidlertid ikke etablert. Fra ØRUs eiermelding er det nedfelt generelle prinsipper fr eierstyringen, men det så langt ikke lykkes eierne å inngå en knkret eieravtale/strategi. Arbeidet med dette ble vedtatt g påbegynt i representantskapet i september 2012 g fremlagt i mai 2014 hvr den ble vedtatt, men senere ikke fulgt pp med vedtak i samtlige eieres kmmunestyrer. Det har heller ikke lykkes eierne å sikre at det er utarbeidet en annen knkret eierstrategi fr selskapet. Fraværet av dette krever en annen ppfølging fra eierne. Våre undersøkelser har imidlertid ikke avdekket frhld sm tilsier at selskapet ikke blir gitt de nødvendige styringssignaler fra eierne fr å etterleve eiernes frmål. Om prblemstilling 1 b. Våre undersøkelser viser gså her at representantskapsmedlemmene i utgangspunktet følger pp sine eierinteresser i tråd med føringer fra eier g lvpålagte krav. Vi har imidlertid avdekket enkelte frhld vi anser å bryte med nrmer fr gd eierstyring. Nedenfr følger nen nærmere kmmentarer knyttet til enkelte funn. Av representantskapsmedlemmene har 61,5 % bekreftet at de ikke har hatt bligatrisk pplæring fr flkevalgte. I tillegg svarte 25 % at de ikke visste m en slik pplæring. At en så vidt vesentlig andel ikke er undergitt dette øker risiken fr at eierppfølgingen ikke er kvalitetssikret, ne sm igjen avviker fra KS anbefaling nr 1. Vår gjennmgang har avdekket, se mtale ver, at det siden representantskapsmøtet våren 2012 har pågått et arbeid med å utarbeide eierstrategi/eieravtale. Eierne har imidlertid ikke lykkes i å bli enige m dette g har isteden endret kravene til sammensetning av representantskapet, ne sm av flere eiere anses sm et viktig skritt fr å kmme videre med arbeidet rundt en eieravtale. En sentral prblemstilling sm eierne ikke har blitt enige m er mfanget av de tjenester selskapet skal tilby. Dette er etter vårt syn en helt sentral prblemstilling sm det er avgjørende at eierne er i stand til å løse. Dette fr å sikre tilfredsstillende rammer fr selskapet drift. Et fravær av slik eierstrategi anses ikke i tråd med KS anbefaling nr. 4 g utarbeidelse av spesifikk eierstrategi. Videre er det avdekket at selskapet ikke har utarbeidet selskapsstrategi, men frhlder seg heller til eiernes avfallsplan Planen gir i utgangspunktet uttrykk fr eiernes behv innenfr ØRAS tjenestemråde, men kan ikke anses å være nen strategi fr den perative driften av selskapet. Dessuten bør en slik strategi ha frankring hs styre g administrasjn i 26

27 virksmheten, mens avfallsplanen er frankret hs eierne direkte. Dette er ikke på linje med det sm fremgår av KS anbefaling nr. 5. Av representantskapsmedlemmene bekrefter 76,9 % at de ikke fretas evaluering av styret, mens 7,7 % ikke vet. Fra KS Eierfrums anbefaling nr 12 fremgår det at eierne nettpp bør sørge fr at det gjøres en slik evaluering blant annet fr å sikre at styrets sammensetning g samlede kmpetanse er best mulig. Styret er ikke registrert i Styrevervregisteret. Dette er ikke i verensstemmelse med KS Eierfrums anbefaling nr. 17. Anbefalinger På bakgrunn av den gjennmførte undersøkelsen anbefaler revisjnen i tråd med KS anbefalinger fr gd eierstyring: Det bør etableres rutiner fr bligatrisk pplæring av flkevalgte representantskapsmedlemmer Det bør utarbeides knkret eierstrategi fr selskapet Det bør utarbeides selskapsstrategi Det bør utarbeides rutiner fr rapprtering av styreevaluering Selskapets styre bør registreres i styrevervregisteret Jessheim Oddny Ruud Nrdvik avdelingsleder frvaltningsrevisjn g selskapskntrll Øyvind Schage Førde advkat 27

28 9 VEDLEGG 9.1 Spørreundersøkelse til styret i ØRAS IKS Er det utarbeidet retningslinjer fr styrets arbeid? I hvilken grad fungerer disse fr å innfri selskapets frmål? Er det utarbeidet rutiner fr rapprtering til eierne av selskapet? Har rådmannen nen rlle ved ppfølgingen av selskapet? Kmmentar: Gjøres det evaluering av styrets arbeid? I hvilken grad rapprteres dette til eier? I hvilken grad følges evalueringen pp av eier? Har styret påsett at selskapet har etablert helhetlige internkntrllrutiner? Herunder fr Rller g ansvar? Offentlige anskaffelser? Etiske retningslinjer? Varsling? Anvisnings- g fullmaktsstruktur? I hvilken grad etterleves rutinene? Er styret kjent med m det er begått irregulære eller straffbare frhld relatert til selskapet? 28

29 I hvilken grad mener styret at daglig leder følges pp på en gd måte i styremøtene? ifm skriftlig rapprtering? gjennm lederavtale? ifm ufrmell kntakt med styreleder? Er det utarbeidet plan eller årshjul fr styrets arbeid? Herunder rutiner fr rapprtering av regnskap? Har styret ne det ønsker å tilføye eller pplyse revisjnen m i frbindelse med spørsmålene sm nå er besvart? 9.2 Spørreundersøkelse til representantskapet i ØRAS IKS 1. Har kmmunen du representerer utarbeidet eiermelding? 2. I hvr str grad er du kjent med innhldet i eiermeldingen? 3. Gis det føringer til deg fra eieren i enkeltsaker? 4. Hvem er kilden til disse føringene? (kryss av fr ett eller flere alternativer) 5. Kmmentar: 6. I hvr str grad etterlever du disse i utøvelsen av eierskapet? 7. Kmmentar: 8. Hvrdan innvirker det på generalfrsamlingens beslutningsevne at aksjnærene møter med bundet mandat? 9. Hvilke knsekvenser får dette fr samarbeidet? 10. Har kmmunen etablert bligatrisk pplæring fr sine eierrepresentanter? 11. Kmmentar: 12. I hvr str grad var dette nyttig fr din rlle sm eierrepresentant? 13. Er du kjent med m det er utarbeidet styreinstruks? 29

30 14. I hvr str grad mener du at denne etterleves av styret? 15. Kmmentar: 16. Er det utarbeidet en strategi fr selskapet? Fr at eiere, styre g administrasjn skal kunne utøve sin rlle på best mulig måte er det viktig at det er utarbeidet en strategi fr selskapet. 17. I hvr str grad er du kjent med innhldet i denne strategien? 18. Er du kjent med m eierne har definert kriterier fr valg g sammensetning av styret? 19. Er du kjent med m det gjennmføres evaluering av styret? 20. Hvrdan anvendes evalueringen? (kryss av fr ett eller flere alternativer) 21. Hvilke rutiner er utarbeidet fr rapprtering til eierne av selskapet? (kryss av fr ett eller flere alternativer) 22. I hvr str grad dekker rapprteringen fra styret eiernes infrmasjnsbehv? 23. Kmmentar 24. I hvr str grad er du kmfrtabel i din rlle sm eierrepresentant mht Rllefrståelse? 25. Kunnskap m eget mandat? 26. Har du ne du ønsker å tilføye eller pplyse revisjnen m i frbindelse med spørsmålene du nå har besvart? 27. På representantskapsmøte ble det vedtatt endring i 4 selskapsavtale (sak 4). Har du nen kmmentarer til endringen g bakgrunnen fr denne?

31 Egenerklæring - eierrepresentanter i ØRAS IKS :11