VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 05.11.2010 2010/12561 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kjell Arne Johansen tlf 913 25 694 Drammen kommune, rådmann Osmund Kaldheim Engene 1 3008 DRAMMEN TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I DRAMMEN KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsynsbesøk den 21.10.2010 hos Drammen Eiendom KF. Til stede fra virksomheten: Geir Andersen, Teknisk leder, Drammen Eiendom KF Rune Simensen, overingeniør, Drammen Eiendom KF Finn Laug, vedlikeholdsingeniør, Drammen Eiendom KF Trond Haugan, overingeniør, Drammen Eiendom KF Gro Tveten, rektor, Brandengen skole Marit Ustad, hovedtillitsvalgt, Drammen kommune Til stede fra Arbeidstilsynet: Kjell Arne Johansen, senioringeniør Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771659 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis i skolene. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet fremkom det blant annet at: Drammen Eiendom KF har etablert en databasert overvåkning og styring av varme og ventilasjon i alle skolene. Dette er basert på sensorer for blant annet temperatur og CO 2. Dette gir en mulighet til å justere varme og ventilasjon, samt logge feil. Systemet gir store muligheter for å rette feil og optimalisere varme og ventilasjonsbehovet. Drammen Eiendom KF drifter alle skolene fullt. Dvs. at alt ansvar og budsjett for utbedringer, vedlikehold og renhold ligger her. Renhold er satt bort til ulike renholdsvirksomheter, samt at det er etablert avtale med ekstern kompetanse for å kvalitetssikre renholdet. På sikt arbeides det med at også energikostnadene også skal tilfalle Drammen Eiendom KF. Organisering internt i Drammen Eiendom KF opp mot drift og vedlikehold virker ryddig og effektiv. Det synes som at løpende innspill fra enhetene raskt fanges opp og utbedres. Større investeringer tas selvfølgelig noe mer tid å bearbeide og iverksette. Drammen Eiendom KF bruker et web-basert FDV-system, som grunnlag for tilstandsvurdering, løpende vedlikehold og større rehabiliteringer/utbedringer. Etterslep på vedlikehold, som ble kartlagt for noen år tilbake, er i følge Drammen Eiendom KF, redusert kraftig. Fra tilsyn gjennomført på Brandengen skole den 15.10.2010 og Galterud skole den 19.10.2010, kom det frem følgende forhold som er relevant i forhold til inneklima: Brandengen skole: Skolen er fra 1914, en 5 etasjers murbygning. Skolen eies av Drammen Eiendom KF. Renhold er satt ut til Toma via Drammen Drift KF. Skolen har årlig dialogmøte med Drammen Eiendom. I tillegg har representanter fra Drammen Eiendom gjennomført kartlegging av hele skolebygget. Skolen har gjennomført kartlegging på området renhold sammen med Drammen Drift. Det kom fram under tilsynet at det er store inneklimarelaterte utfordringer. Et gammelt umoderne bygg med stort behov for oppgradering for å ivareta elever og ansattes helse og sikkerhet. Som eksempler kan nevnes; istapper fra taket om vinteren, mange fryser fordi bygget er trekkfullt, vinduer kan ikke lukkes ordentlig, kjeller oversvømmes og det danner seg mugg og det lukter urin i gangen på SFO. Det er kun ett toalett til personalet i 1. etasje
VÅR REFERANSE 3 og ett i kjelleren. Elevene har ikke toalett i alle etasjene. Sist vinter ble innetrappen glatt fordi utvendig salting ble ført inn i trappen. Ansatte er redde for at elever skal falle ut fra vinduer da vinduene er dårlige. Galterud skole: Skolen ble bygd i 1978. Skolen eies av Drammen Eiendom KF. Renhold er satt ut til Elite Renhold, via Drammen Drift KF. Skolen har årlig dialogmøte med Drammen Eiendom. I tillegg har representanter fra Drammen Eiendom gjennomført kartlegging av hele skolebygget. Det kom fram under tilsynet at det er store inneklimarelaterte utfordringer, særlig gymnastikksal, skolekjøkken og naturfagrom. Gymnatikksalen er for liten i forhold til antall klasser. Sist år måtte en del av undervisningen skje utendørs hele skoleåret. Skolekjøkkenet er ikke pusset opp siden skolen ble bygd i 1978. Det er manglede avtrekk, fuktighet siver inn i benkeplater og det er til tider mye insekter i rommet. Naturfagrommet har gammel innredning. Kantina er et gammelt bomberom, og der er det til tider mye støy. Ellers er det ny innredning i alle andre klasserom. Det er en utfordring for skolen at de forventninger som skapes om utbedringer, og som loves, ikke blir oppfylt. Drammen Eiendom KF kunne ikke redegjøre eller dokumentere for antall skoler eller barnehager som var godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern. Det ble fremlagt kopi av en rapport etter et systemrettet tilsyn ved Åssiden skole utført av Helsetjenesten. Hovedinntrykket som Arbeidstilsynet sitter igjen med etter denne gjennomgangen, er at Drammen Eiendom KF har svært god oversikt over dagens situasjon. Men denne er begrenset til den tekniske standard på de ulike skolene, samt en meget god oversikt over varme og ventilasjon i skolene. Arbeidstilsynet fant derimot mangler ved kartleggingen og risikovurderingen av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i den forstand at denne prosessen ikke er systematisk nok i forhold til å sikre at brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer tas med. Når det gjennomføres befaringer og/eller bes om innspill fra enhetene (skolene v/rektor) ligger det ikke føringer/krav som sikrer at det gjennomføres gode prosesser i forkant i den enkelte skole. Verneombud kan bli kontaktet dagen før for å være med på en befaring. Dette gir ikke tilstekkelig tid til å kartlegge hvordan de ansatte faktisk opplever hverdagen sin. Det vises til KS sin brukerundersøkelse, hvor det i et kort avsnitt stilles noen spørsmål om inneklima eller andre forhold om det fysiske arbeidsmiljøet. Resultater fra denne undersøkelse/måling gir i beste fall kun en indikasjon på eventuelle problemer. Det er ikke en kartlegging som eventuelt kan avdekke forhold av med konkret art. Arbeidsmiljøloven 3-1 er tydelig på at arbeidsgiver skal utøve systematisk HMS-arbeid i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. I dette ligger blant annet at kartlegging og risikovurdering må planlegges og gjennomføres sammen. Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Drammen Eiendom KF kunne ikke fremlegge dokumentasjon på gjennomført helhetlig kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima, dvs et bredere perspektiv enn teknisk standard og fungerende ventilasjon (kontroll på luftmengder, temp og CO 2 ). I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge
VÅR REFERANSE 4 arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Drammen Eiendom KF kunne ikke vise til skriftlige rutiner som sikrer en løpende og helhetlig kartlegging og risikovurdering, som sikrer prosesser og medvirkning fra de ansatte. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMSaktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Det ble bekreftet under tilsynet at man ikke har rutiner for kartlegging. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. Arbeidstilsynet velger å fokusere på at Drammen kommune får i gang en prosess med utvikling av rutiner som sikrer en systematisk kartlegging og risikovurdering, herunder også hvordan feil og mangler meldes, behandler og kommuniseres tilbake. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 14.02.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 29.11.2010 Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at du oppgir vårt referansenummer 2010/12561 ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland
VÅR REFERANSE 5 Jan Wulfsberg Muggerud tilsynsleder (sign.) Kjell Arne Johansen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Drammen Eiendom KS, Paul Røland Ilebergv 21 3011 DRAMMEN Galterud skole, rektor Lillian Eilertsen Solsvingen 80 3034 DRAMMEN Galterud skole, verneombud Jan Martin Lyngås Solsvingen 80 3034 DRAMMEN Brandengen skole, rektor Gro Tveten Iver Holtersg 48 3041 DRAMMEN Brandengen skole, verneombud Mahin Taj Khalili Iver Holtersg 48 3041 DRAMMEN Drammen kommune, hovedverneombud John Ole Engene 1 3008 DRAMMEN Olsen Drammen kommune, hovedtillitsvalgt Marit Ustad Engene 1 3008 DRAMMEN