STYRINGSHJUL 2015-2016 FOR GJØVIK KOMMUNE Rådmannen - 16.juni 2015 NB! - Møtekalenderen for nye utvalg og råd fastsettes endelig etter eventuell innføring av ny politisk struktur - fra etter høstens kommunestyrevalg.
1 STYRINGSHJULET OVERSIKT Kommunens styringshjul (årshjul) sammenstiller den politiske og administrative aktiviteten som inngår den systematiske og helhetlige forberedelse, gjennomføring og oppfølging av kommunens sentrale plan-, analyse-, budsjetterings- og rapporteringsprosesser. Figuren under oppsummerer elementene i det overordnede styringshjulet: Som en del av styringshjulet legges det hvert en møtekalender for kommunens sentral styrer, råd og utvalg. Krav til framdrift og vedtak i prosessene i styringshjulet gir føringer for på hvilke møter de ulike delene skal drøftes og behandles. Opp mot den politiske styringen legges det mer detaljerte administrative arbeidsplaner. Disse angir rammen for sektorenes interne styrings-, plan- og budsjetteringsprosesser, med opplegg og frister for videre bidrag og rapportering til rådmannen, samt for KOSTRA-rapportering. Det helhetlige kommunale kvalitets- og styringssystemet som er innarbeidet i styringshjulet innhenter styringsinformasjon gjennom bl.a. medarbeider-, bruker- og innbyggerundersøkelser. Styringshjulet rulleres hvert halvår (i løpet av mai og november), med normalt 1 års perspektiv for fastlegging av møtekalendere for kommunestyret, formannskapet, utvalgene og ulike råd. Gjennom oppfølgingen av delprosessene i løpet av det første halvåret kan det gjøres mindre justeringer i de administrative prosessfrister uten av styringshjulsdokumentet oppdateres som dokument. Møtekalenderen holdes løpende oppdatert på kommunens nettsider. (Dvs. ikke i dette dokumentet )
2 FASENE I STYRINGSHJULET Skjematisk oversikt over årets delprosesser. Årlige tilpasning av datoer vs. ferieuker og statsbudsjett. OPPSUMMERING EVALUERING RAPPORTERING: Januar-februar: interne oppsummeringsprosesser i sektorene, Januar, februar: KOSTRA-rapportering inn til Statistisk sentralbyrå (SSB), Mars: administrativ sammenstilling med evaluering av måloppnåelse og økonomisk status, Mars/april: rådmannens framlegg og presentasjon av årsrapport og årsregnskap, Januar, mai, september: rådmannens statusrapportering pr. tertial (forenklet for 3.tertial). DATAINNSAMLING ANALYSE UTREDNING: Hele året: innhenting av innbygger-, bruker- og medarbeidertilbakemeldinger, Mai-august: sammenstilling og analyse av styringsdata: nøkkeltall og tilbakemeldinger, Mai-august: innhenting av synspunkter til handlingsdelen for kommuneplanens samfunnsdel, Mai-august, oktober-november: utredning rundt eventuelle politiske bestillinger. STATUSVURDERING MÅLDRØFTING PRIORITERING: Januar, mai, september: behandling av statusrapporteringer pr. tertial (forenklet for 3.tertial). April: årsrapportbehandling; drøfting av resultat og utfordringer for sektorene i utvalgene, April: erfaringsseminar med utvidet formannskap rundt kommunens årsrapport og årsregnskap, Mai-juni: gjennomgang og drøfting av status og utfordringer for sektorene i formannskapet, August/september: budsjettseminar med utvidet kommunestyre, med innspill fra utvalgsdrøftingene og vurdering av økonomisk status, mål og aktuelle prioriteringer for neste års styringsdokument. September: drøfting av mål og prioriteringer for sektorene i utvalgene BUDSJETTERING PLANLEGGING: Juni: presentasjon av konsekvensjustert budsjett etter framlegget av kommuneøkonomiproposisjon med revidert nasjonalbudsjett i mai, Oktober: presentasjon av analyse av forslag til statsbudsjett, Oktober: framlegg av rådmannens forslag til budsjettgrunnlag for styringsdokument, Oktober/november: politiske spørsmål og administrative svar rundt budsjettgrunnlaget, November: rådmannen legger fram forslag til styringsdokument, inkl. betalingssatser, November: framlegg av partipolitiske endringsforslag før behandlingen av styringsdokumentet, November-desember: formell politisk behandling og vedtak av styringsdokumentet, Desember: administrasjonen fastlegger årsbudsjettet for neste år. FORPLIKTELSE IVERKSETTING: Januar: inngåelse av årets lederavtale mellom rådmannen og kommunalsjefer, Januar/februar: ajourføring av administrative virksomhetsdokumenter programmering av tiltak.
3 KOSTRA-rapportering PROSESSOVERSIKT 2015-2016 For 2015: 15.01.16 : frist for rapportering av sensitive klientdata og barnehage 15.02 : frist øvrig KOSTRA-rapportering (regnskapsdata og alle andre skjema) 15.03 : SSB publiserer ureviderte nøkkeltall og grunnlagsdata 15.04 : frist for oppretting av tidligere innsendte KOSTRA-data 15.06 : SSB publiserer korrigerte nøkkeltall og grunnlagsdata Pr. 16.juni 2015 Statusrapporter Pr. 2.tertial: 14.08 : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter 03.09 : rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) status 04-09.09 : analyse/vurdering av regnskapstall i sektorene 09.09 : komplett sykefraværsstatistikk klar (pr. 30.06) 10.09 : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen 10/11.09: gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannens ledergruppe 16.09 : rådmannen legger fram sak og samlet statusrapport pr. 2.tertial 2015 uke 39 : behandling av statusrapporten i utvalgene (21-25.09) 07.10 : behandling av statusrapporten i formannskapet 08.10 : behandling av statusrapporten i kommunestyret Pr. 3.tertial: 15.12.15 : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter 12.01.16 : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen 18.01 : rådmannen legger fram sak og statusrapport pr. 3.tertial 2015 (forenklet rapportering) uke 4 : behandling av statusrapporten i utvalgene (25-29.01) 03.02 : behandling av statusrapporten i formannskapet 11.02 : behandling av statusrapporten i kommunestyret Pr. 1.tertial 2016: 11.04 : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter 03.05 : rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) statusrapport 04-09.05: analyse/vurdering av regnskapstall i sektorene 07.05 : komplett sykefraværsstatistikk klar (pr. 31.03) 09.05 : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen, 09.05 : gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannens ledergruppe 13.05 : rådmannen legger fram sak og samlet statusrapport pr. 1.tertial 2015 u. 20/21* : behandling av statusrapporten i utvalgene (18-24.05) 27.05 : behandling av statusrapporten i formannskapet 28.05 : behandling av statusrapporten i kommunestyret Årsrapport og årsregnskap 2015 05.01.16 : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter 11.01 : frist for innlevering av fakturaer, faktureringsgrunnlag og dokumentasjon sykefravær 15.01 : frist sektorenes anvisning av regnskapsbilag 29.01 : frist sektorenes tilbakemelding vdr. årsoppgjørsdisposisjoner 29.01 : frist sektorenes innsending av foreløpig avviksanalyse 19.02 : rådmannen oversender regnskap m/noter til revisjonen 16.03 : oppdatering av statistikk/analyse vs. foreløpige KOSTRA-tall for 2015 (SSB legger ut 15.03) 18.03 : frist for oversending av kommunalsjefenes årsrapportbidrag til rådmannen (kl. 12.00) 31.03 : rådmannen ferdigstiller og sender ut årsrapport og årsregnskap 2015, inkl. til kontrollutvalget uke 15 : presentasjon og drøfting av årsrapport og utfordringer for hver sektor i utvalgene 14.04 : behandling i kontrollutvalget, med oversending at uttalelse til formannskap/kommunestyre 20.04 : utvidet erfaringsseminar med gjennomgang og behandling i formannskap 28.04 : presentasjon og behandling av årsrapport og årsregnskap 2014 i kommunestyret mai-jun : presentasjon og drøfting av utfordringene innenfor for hver sektor i formannskap
Undersøkelser 2015-2016 2.halvår 2015 : Medarbeiderundersøkelse og Bibliotek 1.halvår 2016 : ( avklares senere: VAR, hjemmetjeneste,pårørende sykehjem, kino, Tranberghallen) Nøkkeltallshefte 2015 4 -aug : administrativ sammenstilling og analyse av KOSTRA-tall og indikatorer etter 2014 (frist 20.08) 24.08 : rådmannen legger fram Nøkkeltallshefte 2015 Styringsdokument 2016 (m/ HD Samfunn 2016, Økonomiplan 2016-2019, Budsjett 2016) -aug : innhenting av synspunkter til HP samfunn 2016 vs. kommuneplanens samfunnsdel 26.08 : frist for utsending av materiale til årets budsjettseminar med kommunestyret m.fl. 02.09 : utvidet budsjettseminar for medlemmene i kommunestyre og utvalg, samt ledere i råd uke 41(?) : forslag til Statsbudsjett 2016 legges fram i Stortinget ( innen 6 dager etter åpningen) sep-okt : administrasjonen analyserer signaler og utvikler budsjettgrunnlaget for styringsdokumentet - 19.10 : rådmannen analyserer forslag til statsbudsjett 2015 19.10 : rådmannen legger fram rådmannens budsjettforslag for styringsdokumentet 21.10 : rådmannen presenterer budsjettforslag i utvidet formannskap (etter konst.del) uke 44* : partipolitiske spørsmål til rådmannens budsjettforslag 2016 (*frist torsdag 29.10) 03.11 : frist for sektorenes forslag til betalingssatser 2016 til rådmannen, 04.11 : evnt. vurdering av spørsmålene fra partiene i formannskapet, uke 45* : rådmannens svar på innmeldte partipolitiske spørsmål (*frist torsdag 05.11) 10.11 : rådmannen sender ut forslag til SD 2016 (bet.satser 2016, HP Samfunn, ØP 2016-19) (30 dager) 19.11 : frist for innsending av partipolitiske forslag til endringer i Styringsdokument 2015 20.11 : partienes budsjettforslag offentliggjøres (og legges ut på folkevalgtes ipad) uke 48 : utvalgene behandler styringsdokument, m/bet.satser, for sektorene (23-26.11) 30.11 : rådmannen ettersender eventuelle adm.merknader til partienes forslag og/eller utvalgenes behandling før sluttbehandlingen i formannskap og kommunestyre 02.12 : formannskapet behandler og innstiller til vedtak av Styringsdokument 2016 (14 dager) 17.12 : kommunestyret behandler og vedtar Styringsdokument 2016 Konsekvensjustert budsjett 2016 / økonomiplan 2017-2020 mai : framlegging av revidert nasjonalbudsjett 2016 i Stortinget 06.06 : gjennomgang i rådmannens ledergruppe 16.06 : rådmannen gjennomgår konsekvensjustert budsjett i utvidet kommunestyret Overordnede strategi- og planprosesser Analyse- og beslutningsunderlag (jun) : regjeringens forventningsdokument for regional- og kommunal planlegging -okt : innbyggerundersøkelse, kommuneplanevaluering, folkehelseoversikt, nøkkeltall m.m. 10.11 : rådmannen legger fram helhetlig kommuneanalyse 2015 18.11 : formannskapet behandler kommuneanalyse 2015 26.11 : kommunestyret behandler kommuneanalyse 2015 Kommunal planstrategi 2016-2019 des-jan : prosess med utvikling av kommunal planstrategi for kommunestyreperioden 10.02 : rådmannen legger fram forslag til kommunal planstrategi 2016-2019 17.02 : formannskapet behandler forslag til kommunal planstrategi 2016-2019 17.02 : offentlig utlegging av formannskapets forslag til vedtak i kommunestyret (30 dager) 17.03 : kommunestyret behandler og vedtar Kommunal planstrategi 2016-2019 Planprogram for kommuneplanrevisjon (eventuelt avhengig av vedtak av kommunal planstrategi) feb-mar : utarbeiding av forslag til planprogram for kommuneplanrevisjon 30.03 : rådmannen legger fram forslag til planprogram for kommuneplanrevisjon 06.04 : formannskapet sender forslag til planprogram til høring og offentlig ettersyn, med samtidig varsel om oppstart og kunngjøring av planarbeidet (6 uker) 25.05 : Formannskapet behandler forslag til planprogram etter høring og ettersyn 26.05 : kommunestyret vedtar planprogram for kommuneplanrevisjon
5 MØTEKALENDER 2015 2.halvår 2015 Pr. 16.juni 2015 STYRER - RÅD - UTVALG Juli August September Oktober November Desember. KOMMUNESTYRE 2 1 8,15*, 28-29 26 17 FORMANNSKAP 26 2 1, 16 7, 21* 2 4, 18 2, 16 U Helse, omsorg og velferd =>? 31 21 uke 43* Uke 48 U Oppvekst =>? 25 22 uke 43* uke 48 U Areal,miljø og teknisk drift =>? 26 23 uke 43* uke 48 uke 51 U Kultur og idrett =>? 27 24 uke 43* uke 48 uke 51 Politisk koordineringsgruppe 1 Personalpolitisk utvalg 25 Felles elevråd Ungdomsrådet 18 15 13 3 8 Internasjonalt råd 23 Rådet for funksjonshemmede 5 16 Eldrerådet 5 16 Klageutvalget 9 21 9 Kontrollutvalget 27 8 3 Regionrådet 16 13 11 - Regionalt ordfører-/rådmannsmøte 4 9 6 18 Fylkeskommunen: - Fylkesting - Fylkesutvalg 18 1.halvår 2016 29-30 8, 22 20-22* 6, 27* 10-11 3, 17 STYRER - RÅD - UTVALG Januar Februar Mars April Mai Juni KOMMUNESTYRE 11 17 28 26 16 5 8-10 1, 15 FORMANNSKAP 6 3, 20 3, 17 9 6, 20 4 11, 25 1, 15 Utvalg =? (i dag HOV = mandager) uke 4 uke 15 uke 21 Utvalg =? (i dag UFO = tirsdager) uke 4 uke 15 uke 21 Utvalg =? ( i dag AMT= onsdager) uke 4 uke 15 uke 20 Utvalg =? ( i dag KI = torsdager) uke 4 uke 10 uke 15 uke 20 uke 24/25 Politisk koordineringsgruppe Personalpolitisk utvalg Felles elevråd Ungdomsrådet Internasjonalt råd Rådet for funksjonshemmede Eldrerådet Klageutvalget Kontrollutvalget Regionrådet Regionalt ordfører-/rådmannsmøte Fylkeskommunen: - Fylkesting - Fylkesutvalg 1: m/budsjettseminar *: Konstituerende møte 2: Presentasjon budsj.grunnlag (etter konst.), 28-29.10: Folkevalgtopplæring 3: Temamøte 4: m/erfaringsseminar 5: Utvidet møte konsekvensjustert budsjett ( RØDE møteuker: obligatorisk møte ) NB! Datoer for utvalgsmøter ( m.fl) f.o.m. oktober vil bli satt når politisk struktur er vedtatt i kommunestyret 02.09.2015. Møtekalenderen vil bli lagt inn og oppdatert på kommunens nettsider under Politikk og samfunn / Politiske møter.