Møteprtkll Fsen Helse Interkmmunalt selskap Utvalg: Styret fr Fsen Helse IKS Møtested: Møterm i Vanvikanhallen, Vanvikan Dat: 18.2.2014 Tid: 10:00-15:00 Faste medlemmer sm møtte: Navn Funksjn Representerer Tr Langvld LEDER BJUGN Eli Braseth NESTL ÅFJORD Vigdis Blås MEDL RISSA Snrre Glørstad MEDL ØRLAND Reidun Hindrum MEDL LEKSVIK Ry Bjarne Hemmingsen MEDL ROAN Faste medlemmer sm ikke møtte: Navn Funksjn Representerer Kjell Inge Skaldebø 1. varamedlem ÅFJORD Varamedlemmer sm møtte: Navn Møtte fr Representerer Siv Iren S. Anderssn Kjell Inge Skaldebø BJUGN Varamedlemmer sm ikke møtte: Navn Møtte fr Representerer Fra administrasjnen møtte: Navn Stilling Berit G. Wiklund Daglig leder Liz Raaken Driftssjef Merknader: Einar Strøm, rdfører i Leksvik kmmune, Ove Vllan, rdfører i Rissa kmmune g Kai Terje Dretvik, rådmann i Leksvik kmmune var invitert til møtet fra kl.13:15.
Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling ST 14/1 Gdkjenning av møteprtkller fra styremøte g strategisamling 13.11.2013 ST 14/2 Utredning av felles fagprgram g server fr legetjeneste/legevaktstjeneste på Fsen - status fra arbeidsgruppens arbeid g veien videre ST 14/3 Revisjn av samarbeidsavtale Fsen legevaktsenter ST 14/4 Tildeling av prsjekt interkmmunal kmmunepsyklg Fsen Helse IKS ST 14/5 Frskning g utvikling i Fsen Helse IKS - vedtak m Styrets tilslutning til å søke aktuelle utlyste prsjekter i 2014 ST 14/6 Møteplan 2014 fr Styret i Fsen Helse IKS Orienteringssaker a. Øyeblikkelig hjelp tilbud fr pasienter i Leksvik g Rissa kmmune Vigdis Blås, rådmann Rissa kmmune, Reidun Hindrum, kmmunalsjef Leksvik kmmune g driftssjef/daglig leder i Fsen Helse IKS rienterte under møtet m at søknad med vedlegg nå er under utarbeidelse g skal versendes til Helsedirektratet innen 1.3.2014. St. Olavs Hspital HF g Helse Nrd - Trøndelag har signert samarbeidsavtale med Rissa kmmune sm vertskmmune. b. Frespørsel fra Åfjrd kmmune m legevakt utver kntrtid i sin helhet kan ivaretas av Fsen Legevaktsenter Viser til tidligere behandling av saken (14/13) i møte av 16.9.2013 g rientering i møtet av 13.11.2013 i Styret fr Fsen Helse IKS. Eli Braseth, sektrsjef i Åfjrd kmmune, driftssjef g daglig leder i Fsen Helse IKS rienterte m status i saken. Åfjrd kmmune har sendt saken på høring med svarfrist i mars 2014. Saken er på nåværende tidspunkt uavklart g saken vil bli behandlet når avklaring i Åfjrd kmmune freligger. c. Orientering m følge- g beredskapstjeneste jrdmr Fsen Eli Braseth, leder av arbeidsgruppe fr følge- g beredskapstjeneste jrdmr Fsen g Liz Raaken, driftssjef rienterer m status på samarbeidet/tjenesten. St. Olavs Hspital HF har finansiert tjenesten i sin helhet i 2013. Tjenesten videreføres i 2014 under samme frutsetning. d. Orientering m etablering av felles nasjnalt nødnett Krt rientering m status vedrørende etablering av felles nasjnalt nødnett ved Berit G. Wiklund, daglig leder. Innfasing fr kmmunene er frventet til 1. kv. 2015, fr sykehusene høsten 2014.
e. Oppsigelse av avtale m Legevaktsfrmidling (telefni) Krt rientering fra Berit Wiklund, daglig leder, m ppsigelse av avtale fra St. Olavs Hspital HF, m drifting av legevaktsfrmidling på vegne av kmmuner i Sør-Trøndelag. Kmmunene Bjugn, Ran, Rissa, Ørland g Åfjrd har avtale med sykehuset m tjenesten. Første frhandlingsmøte er berammet til 10.4.14. Kmmunene vil hldes løpende rientert m status i frestående frhandlinger. f. Orientering m prsjekter/prsjektsøknader i regi av Fsen Helse IKS Krt rientering fra daglig leder g driftssjef m status fr prsjekter med flere års varighet. Dette er mfattende prsjekter sm krever stre ressurser i rganisasjnen. Med bakgrunn i dette melder administrasjnen bekymring med hensyn til å søke nye stre prsjekter sm går parallelt med løpende drift, uten tilføring av økte administrative ressurser. Orienteringsak A,B, C, D, E, F: Styret tar rienteringene til etterretning. Saker til behandling ST 14/1 Gdkjenning av møteprtkller fra styremøte g strategisamling 13.11.2013 Møtebk fra styremøte g strategisamling 13.11.2013 gdkjennes. Saksprtkll i Styret fr Fsen Helse IKS - 18.2.2014 Møtebk fra styremøte g strategisamling 13.11.2013 gdkjennes uten kmmentarer. Møtebk fra styremøte g strategisamling 13.11.2013 enstemmig gdkjent
ST 14/ 2 Utredning av felles fagprgram g server fr legetjeneste/legevaktstjeneste på Fsen - gjennmgang av ntat fra arbeidsgruppe g veien videre Styret tar frelagt ntat fra arbeidsgruppen til etterretning. Styret ppnevner ny arbeidsgruppe sm gis nytt mandat fr videre arbeid. Arbeidsgruppen skal levere rapprt g frslag til felles saksfremlegg fr plitisk behandling innen 1. februar 2014. Saksprtkll i Styret fr Fsen Helse IKS - 18.2.2014 Kenth Hallbäck, leder av den interkmmunale arbeidsgruppen rienterte m resultat av det arbeidet sm er gjrt. Arbeidsgruppen har gjennmført 3 møter etter styremøte 13.11.2013. På Fsen brukes det 3 frskjellige EPJ - legeprgram levert av en leverandør - Cmpu Grup Medical (CGM) sm driftes av Fsen IKT g Ørland/Bjugn IKT. Vaktlege ved Fsen legevaktsenter må bruke 3 frskjellige prgram g i Vanvikan 2 ulike prgram. Dette er ikke en hldbar situasjn, verken faglig, juridisk eller sikkerhetsmessig. 2 av prgrammene har en database sm det er ønskelig skal fases ut. Staten har gså lagt sentrale føringer fr elektrnisk meldingsutveksling mellm legekntrene, pleie g msrgstjenestene g sykehusene. Dagens EPJ - prgrammer håndterer ikke dette fullt ut. Under legevakt vil vaktlege ha tilgang til databasene i de øvrige kmmuner. Dette bidrar til at legevakt kan hente nødvendig pasientinfrmasjn fr å gi en trygg g fullgd faglig behandling. Gjeldende fagsystemer har relativt stre kstnader fr vedlikehld g ppdateringer fr den enkelte database. Ved en felles anskaffelse reduseres dette til en database sm deles i 6 sner, hver kmmune har sin egen del av databasen på dagtid. De 6 kmmunene vil i en kmmende 6 årsperide bruke ca 2.850.000 i 2013 krner til CGM fr vedlikehld, supprt g ppdateringer. Kstnadsbildet ifm nytt felles fagsystem er ikke mulig å stipulere eksakt, da dette er en av faktrene sm tilbydere må definere i tilbud g frhandlinger etter tilbudet er levert. Styrets medlemmer presiserer at kvalitet, funksjnalitet g sikkerhet er viktig. Erfaring viser at en ikke kan påregne redusert kstnader knyttet til investering g drift. Fsen Helse IKS vil stå sm juridisk ansvarlig i fht anbudsutlysningen på vegne av de 6 Fsenkmmunen g dette er avklart i styret fr Fsen Helse IKS. Den enkelte kmmune vil være et selvstendig rettssubjekt i fht kntraktsinngåelsen. Åfjrd kmmune ivaretar Ran kmmune sine interesser gjennm avtalefestet samarbeid m lege g legevaktsamarbeid.
Anskaffelsen er så str at den mhandles av Lv m ffentlige anskaffelser(anskaffelseslven) av lv-1999-07-16-69 g må lyses ut på Dffin av leder av arbeidsgruppen. Det er utarbeidet et felles knkurransegrunnlag g kravspesifikasjn sm er enstemmig gdkjent av arbeidsgruppen. Den datatekniske kravspesifikasjnen er kvalitetssikret av Fsen IKT Det er ønskelig at anbudet legges ut på Dffin i midten av mars med anbudsåpning i uke 18 g etterfølgende frhandlinger med kntraktsinngåelse, etter prtestfristen, i midten av mai. Den endelige implementeringen blir fretatt med ppstart i september g ferdigstillelsesattest i alle kmmuner innen utgangen av 2014. Fr å gjennmføre anbudsprsess er det nødvendig at eierkmmunene inngår en intensjn-/samarbeidsavtale vedrørende innkjøp av EPJ. Ørland kmmune vil behandle saken plitisk før signering av intensjn- /samarbeidsavtale. Uklart m saken skal behandles i Frmannskapet 6.3.14 eller i Kmmunestyret 20.3.14 Bjugn kmmune har klarert saken plitisk ved en rientering til Kmmunestyret, g avtale er signert Leksvik, Rissa g Åfjrd tar saken tilbake til egen kmmune g avklarer videre saksgang innen gitt frist Styret tar rienteringen fra leder av arbeidsgruppen til etterretning. 1. Styret ber arbeidsgruppen utarbeide frslag til felles ntat fr videre saksgang i eierkmmunene. Arbeidsgruppens leder rapprterer til Styret i neste styremøte 9.4.2014 2. Eierkmmunene skal innen 20.3.2014 avklare m de frtsatt deltar i anskaffelse av felles EPJ system, g returnere signert intensjn- /samarbeidsavtale 3. Styret utfrdrer Ørland kmmune sm vertskmmune m å finne frpliktende, helhetlige IKT- løsninger sm understøtter leveranse av gde helsetjenester til innbyggerne på Fsen sammen med de øvrige eierkmmuner
ST 14/ 3 Revisjn av samarbeidsavtale Fsen Legevaktsenter Revidert samarbeidsavtale Fsen Legevaktsenter vedtas sm frelagt. Saksprtkll i Styret fr Fsen Helse IKS - 18.2.2014 Daglig leder g driftssjef rienterte Styret m nødvendighet av revisjn av gjeldende samarbeidsavtale av 28.4.2006. Ny versjn frelegges Styret fr behandling. Administrasjnen anbefaler at det pprettes et samarbeidsutvalg bestående av lege fra hver av de 3 eierkmmuner, driftssjef g 1 representant fra administrasjnen i en av eierkmmunene. Styret ppnevner følgende medlemmer; Mrten Jensvld, lege Ørland kmmune / Fsen Legevaktsenter, leder av utvalget Harm Dijkstra, lege Bjugn kmmune Niels Stagegaard, lege Åfjrd / Ran kmmune Eli Braseth, sektrsjef Åfjrd kmmune Liz Raaken, driftssjef Fsen Helse IKS Styret ønsker at ppnevnt samarbeidsutvalg behandler revidert samarbeidsavtale før signering. Saken tas pp i neste styremøte fr sluttbehandling. Styret ppnevner følgende medlemmer til samarbeidsutvalg fr Fsen Legevaktsenter. Mrten Jensvld, lege Ørland kmmune / Fsen Legevaktsenter, leder av utvalget Harm Dijkstra, lege Bjugn kmmune Niels Stagegaard, lege Åfjrd / Ran kmmune Eli Braseth, sektrsjef Åfjrd kmmune Liz Raaken, driftssjef Fsen Helse IKS Styret ber ppnevnt samarbeidsutvalg behandle revidert samarbeidsavtale. Saken tas pp i neste styremøte fr sluttbehandling.
ST 14/ 4 Tildeling av prsjekt interkmmunal kmmunepsyklg i regi av Fsen Helse IKS Det freligger ingen innstilling fra daglig leder. Saksprtkll i Styret fr Fsen Helse IKS - 18.2.2014 Daglig leder g driftssjef rienterer Styret m prsjektet g tildelte midler fr 3 av eierkmmunene. Administrasjnen arbeider nå med å rekruttere psyklg / psyklger til prsjektet. Det er dialg med aktuell søker på stilling. Vedkmmende har et krav m fast tilsetting. Prsjektet har en varighet på 3-5 år, med delfinansiering fra Helsedirektratet på; 1.driftsår kr. 500.000 2.driftsår kr. 400.000 3.driftsår kr. 250.000 4.-6. driftsår kr. 200.000 pr. år Det frventes en egenfinansiering fra kmmunene på resterende kstnad knyttet til tilsetting. Med bakgrunn i dialg med aktuell søker kreves en rask avklaring på fast tilsetting. Styret ønsker at kmmunene Bjugn, Ran g Åfjrd, sm står bak prsjektet, avklarer mulighet fr finansiering av stilling g mulighet fr fast tilsetting sm kmmunepsyklg (er). Rissa kmmune har tilsatt egen kmmunepsyklg g ønsker på nåværende tidspunkt ikke å delta i rdningen. Ørland kmmune har gjennm egen søknad fått tildelt midler, g ønsker å tilsette egen kmmunepsyklg. Styret anbefaler å etablere fast stilling sm kmmunepsyklg, men ber m at kmmunene utreder saken sm behandles på nytt i neste Styremøte. Ved pprettelse av fast stilling vil det trlig være krav til plitisk behandling. Styret ser det sm hensiktsmessig at alle eierkmmuner i Fsen Helse IKS på sikt deltar i rdningen. 1. Styret ber administrasjnen i Fsen Helse IKS g sektrsjefer i de 3 kmmuner sm er tilknyttet prsjektet avklarer mulighet fr finansiering av stilling g mulighet fr fast tilsetting sm kmmunepsyklg (er), innen 20.3.2014 2. Styret anbefaler å etablere felles psyklgstilling fr eierkmmunene i Fsen Helse IKS 3. Saken behandles på nytt i neste styremøte 9.4.2014
ST 14/ 5 Frskning g utvikling i Fsen Helse IKS - vedtak m tilslutning til å søke aktuelle utlyste prsjekter i 2014 Styret vedtar enstemmig å gi administrasjnen i Fsen Helse IKS fullmakt til å søke aktuelle prsjekter i regi av selskapet i 2014. Det skal rapprteres til Styret tertialvis på FU - aktivitet g prsjektsøknader. Saksprtkll i Styret fr Fsen Helse IKS - 18.2.2014 Styret ønsker at Fsen helse IKS frtsatt skal ha fkus på FU aktiviteter g ønsker med bakgrunn i dette at administrasjnen vurderer å søke aktuelle utlyste prsjekter. Styrets medlemmer ønsker en kvartalsvis rapprtering på stauts innen FU arbeidet i selskapet. Ved søknad på prsjekter med krav til str øknmisk egeninnsats skal saken behandles i Styret før søknad sendes. Styret vedtar enstemmig å gi administrasjnen i Fsen Helse IKS fullmakt til å søke aktuelle prsjekter i regi av selskapet i 2014. Det skal rapprteres til Styret tertialvis på FU - aktivitet g prsjektsøknader.
ST 14/ 6 Møteplan 2014 fr Styret i Fsen Helse IKS Det freligger ingen innstilling fra daglig leder Saksprtkll i Styret fr Fsen Helse IKS - 18.2.2014 Fsen Helse IKS har etter at Selskapet ble stiftet hatt 6-8 styremøter i året inklusiv strategisamling. Selskapet er gdt etablert g driften er nå knslidert. Med bakgrunn i dette er det trlig ikke behv fr flere enn 5 styremøter inklusiv strategimøte. Følgende møteplan fr 2014 ble freslått: 18. februar 2014 kl. 10:00-15:00 i Vanvikan 9. april 2014 kl. 12:00-18:00 Rissa, behandling av årsmelding g regnskap 2013 4. juni 2014 kl. 10.00-15:00 Bjugn 5. september 2014 kl. 10:00-15:00 Åfjrd, behandling av budsjett 2015 18. nvember 2014 kl. 10:00-18:00 Ørland, Styremøte g strategisamling Styret vedtar enstemmig følgende møteplan fr Styret i Fsen helse IKS 2014: 18. februar 2014 kl. 10:00-15:00 i Vanvikan 9. april 2014 kl. 12:00-18:00 Rissa, behandling av årsmelding g regnskap 2013 4. juni 2014 kl. 10.00-15:00 Bjugn 5. september 2014 kl. 10:00-15:00 Åfjrd, behandling av budsjett 2015 18. nvember 2014 kl. 10:00-18:00 Ørland, Styremøte g strategisamling Det har etter møtet styremøtet kmmet infrmasjn m at det er planlagt møte i Fsen Reginråd den 4.6.2014. Møtekllisjnen krever at Styret i Fsen Helse IKS finner et annet møtetidspunkt fr juni. Saken vil bli behandlet i neste styremøte den 9.4.2014.