STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 22.09.2015 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, HRa, HRb, Hrc, FA, NLD, NA, UA, KA, SA, ØA, MA Tilskuere: Julie Økonomiassistent MA forlater styremøtet 18:02 Sak 90 15: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Nedstemt Endringsforslag 1: Leder som ordstyrer og KA som referent. Endringsforslag 1 Godkjent Sak 91 15: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Godkjent Sak 92 15: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 30 minutter. MA: Vært i møte med DNB, satt utvalget, planlagt teambuilding, Skal planlegge markedsuka til helgen. ØA: Ferdig mer å regnskapsføre August. Problemer med izettle, får ikke oversikt. Skal begynne å bokføre fra neste uke. Satt økonomiassistent, opplæring assistent. Skal purre på regnskapsfører ang revidering av regnskap til GF. SA: Satt utvalget. 7 jenter og 2 gutter SA inkludert. Planlagt teambuilding. Rapportskriving. Prøver å få til oktoberfest. Ønsker styrets tanker rundt dette. Tenker 8. oktober.
FA: Drøftet oktoberfest med klasserepresentantene på mandag. Positiv tilbakemelding. Leder: Styret støtter avgjørelse. KA: Satt utvalg og kommet i gang. Testet interaktiv skjerm, funnet noen småfeil som tas videre med leverandør. Venter på nettsiden med å få skjermen ordentlig i gang. Promotert styret på instagram. Endring i utvalg. Kommuniksjonsutvalg kommunikasjonsleder og assistent, media grafisk, foto, og BISI redaktør, grafisk og journalist. Planlegger å utlyse og sette journalister etter teambuildingstur. UA: Aksjonen har kun satt 1. Søknadsprosessen er i gang. Ble ikke av skolekonkurranse med Nordnet for Bull invest. De har heller tilbudt seg å komme her å ha et foredrag eller lignende. NA: Jobbet med bedpress til onsdag. Vært i mye med nordens beste studieby. Lite konstruktivt. Sitter folk med veldig forskjellig agenda. Ønsker å støtte Start BI med 15000. Reiser til oslo på karrieredagene sammen med NLD og MA. Har fått en sak fra Nordea hvor Nordea har en bedpress tilgode. Nordea har brukt 10.000kr for en bedpress som ikke er avholdt. Har ellers satt utvalget. NLD: Jobbet med å sette utvalg. Har ikke fått alle men jobber med saken. Fått en men setter en snarest. Reiser til karrieredagene i Oslo. Skal sende søknad til sit. Planlagt teambuilding. FA: Satt nesten hele utvalget. Dro på teambuildingstur med utvalg og Tore Resell. Forrige uke var Nikolai og FA i møte med driftsansvarlig om klima og luft på lokalet. På lesesal og grupperom er det helt klart åpent for å få dette ordnet. Nå fått god dialog med Pirsenteret. Møte med admin idag om åpningstider på skolen. Målet er 07 00 hver dag. Innen onsdag 20. oktober skal admin ha et svar på hvordan endringene skal være og ha et svar på forespørsel. Gjennomgått oppgavene til Klasserepresentantene. Oppfordrer styret til å møte på klassens time. Leder ønsker referat fra linjerepresentantmøtene ang velferd ol. på skolen. Vi har faglige evalueringer nå av alle fag. Temakveld snart. Skal være fotografering av klasserepresentanter hvor bildene skal ut på nettsiden. SA: Er Jan tilbake på jobb? FA: Ja hadde møte med han nå. Skal være tilgjengelig nå. HR: Litt internsaker. Vært på NSF og hatt HRseminar. Jobbet med vedtekter og stillingsinstrukser. Skrevet ferdig erfaringsrapport fra BISdagen. Laget spørreundersøkelser rundt intervjurunden. Lyst ut studentaksjonverv, Legger ut faddersjef og SPA utlysning i morgen. Reiser til GF Bergen. FA: Spørreundersøkelsen? Hvordan er den ut mot søkerne? HR: Den skal bare orientere om hvordan søknadsprosessen har gått fra deres side. Leder: Kulturstyret er de som deler ut penger til frivillige org. Kulturstyret sitter to år og de har nå hatt søknadsprosess. 1 Ble satt og resten benket. Vi i styret skulle søkt
kulturstyret. Prosessen burde vært utsatt til neste møte og dette var en mulighet. Til neste år bør vi se på muligheten til å få til medlemmer i styret. Arbeidet mye studentpolitisk. Jobbet mye rundt SPA vervet. Det å sette vervet på nytt trekker opp litt gamle problemstillinger. Vært i møter med VT og jobbet med utdeling av midler fra SIT. Jobbet mye med strategiplanen. Satt en frist for å sette ulike møtedatoer til etter NSF. Jobbet med FA rundt admin. På onsdag 7. oktober skal admin ha klart følgende vedrørende åpningstider: Vært i dialog med Studentassistentene. Vært i dialog med driftssjefen på Pirsenteret SA: Er det mulig å reise mistillit for måten kulturstyret ble valgt? Leder: Nei. Viste at det skulle bli utlyst, men jeg hadde ikke sett for meg hvordan søknadsbasen og alt rundt dette var. Vi kan stille kritiske spørsmål ved dette, men vi kan ikke gjøre noe med dette. Det er deres HR som har ansvar for å ta kontakt med leder i BIS og de andre og promotere stillingen. Dette ble ikke gjort, men vi hadde sjansen. Sak 93 15: Til orientering: Ny samarbeidspartner Presenteres av: MA Estimert tidsbruk: 5 minutter. MA har vært i møte med headmasters og utarbeidet avtale med Headmasters. De er interesserte i å være på stand og tilbyr ellers 25% avslag. Booker man på stand får man 50% Fått en avtale med Sushibar og kontrakten utarbeides nå. Får rabattert 25% på mat, rabatt på drikke, Matkonto og sushikurs i fadderuka. De kommer på stand neste tirsdag eller onsdag. Ønsker å komme å dele ut gratis sushi onsdag eller torsdag. NA: På onsdag er det uka og faddersjef men du kan sette om det er greit. MA: Stand på onsdag. Sak 94 15: Til orientering: Status etter siste DNB møte Presenteres av: MA Estimert tidsbruk: 10 minutter Vært i møte med DNB da MA ikke har fått møtt dem enda. MA ønsket svar på hvorfor han ikke får svar fra DNB. DNB kutter ned mye og kontaktpersonen er ikke nå ansatt. Kutter enda mer ned så det er mulig de to sponsoransvarlige kan ende i Bodø. Vanskelig for DNB nå å møte på stand og slikt nå. Vi må se an saken
fremover. De vil orientere mer rundt saken ut i oktober. Sak 95 15: Til orientering: Bruk av fremdriftsplaner Bakgrunn: Et av de største problemene i organisasjonen er gjennomføringsgraden. Vi har mange gode ideer og intensjoner, men for få gjennomføres. Leder vil øke bruken av fremdriftsplaner for større prosjekt for å hjelpe på dette problemet. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 5 minutter. Leder: Vi skal prøve å sette alle prosjekter inn i fremdriftsplaner. La oss si at jørgen skal planlegge ballet, vil det være lurt for å han å sette frister for når diverse saker skal stå klart. Dette skal være en plan for å opprettholde fremgangen i arrangementet. Det kan innebære: Når skal ting frem, hvem skal gjøre hva og hvordan skal det gjøres. Faktorer og problemstilling er her individuelt for utvalgene og saker. Sak 96 15: Til diskusjon: Studentpolitisk arbeid og strategi Bakgrunn: Studentpolitikken er et viktig satsningsområde hvor BIS har store muligheter for å hente midler samt få økt innflytelse. Per nå er det for lite engasjement på skolen også innad i styret og ledelsen. Leder vil legge frem politisk strategi samt orientere om råd, utvalg og søknadsfrister. Leder ønsker en diskusjon rundt hva hver enkelt kan gjøre for å bidra inn i studentpolitikken. Estimert tid: 15 minutter. Leder: Jeg ønsker å prøve å orientere dere om hva dette innebærer. Leder orienterer om hvordan styret i SIT settes ol. Hvor vi kan søke oss inn fra BI er i kulturstyret og arbeidsutvalget i VT. Vi snakker med Maiken ang. vara i kulturstyret. På grunnlag av dette ser vi på hvordan vi skal fordele oppgaver på SPA og SP koordinatorer. UA: Skal vi jobbe fremover for å prøve å sette vara i Kulturstyret? Leder: Skal snakke med SPA, koordinatorer og Maiken. Leder: Dette veier tungt på CVen og kan være attraktivt. Leder: Ser dere noen muligheter her?
FA: Vi bør snakke med utvalgene våre og se om det kan være noen aktuelle til stillingene. Sak 97 15: Til orientering: Tildelinger fra SiT Bakgrunn: Det har vært en del uklarheter rundt søknadsprosessen og de ulike tildelingene fra SiT. Leder vil orientere kort om fremgangsmåte og krav når dere skal søke om pengestøtte. Still spørsmål om dere er noe dere lurer på. Estimert tidsbruk: 10 minutter. Nå som vi har en del nyoppstartede prosjekter og utvalg som har en mulighet har midler fra VT. Søknadsfristen er 1. Oktober. Så lenge utvalget ikke har fått midler fra VT før regnes man som nyoppstartet. Midlene som søkes om kan ikke gå i overskudd. Her er det smartest at hvert utvalg søker individuelt, da det ser bedre ut for VT og helheten. 1. Mars søker vi om driftsstøtte. Vi ser på dette individuelt utover. Sak 98 15: Til orientering: Arbeidsplan langsiktig strategi for BIS Bakgrunn: Under landsmøtet våren 2015 ble styringsgruppen og sentralledelsen i BIS pålagt et mandat av landsmøtet om å utarbeide en strategi for hele BIS både på nasjonalt og lokalt som skal presenteres på landsmøtet i 2016. I dette arbeidet vil vi også se på en mulig reorganisering av organisasjonen. Dette arbeidet vil gi en økt arbeidsbelastning på sentralledelsen og styret og ledelsen lokalt. Leder vil orientere om midlertidig plan for arbeidet fremover. Det må gjerne stilles spørsmål, men en diskusjon rundt planen ønskes ikke, da det passer seg bedre i et annet forum. Estimert tidsbruk: 15 minutter. Ønsker innspill på om dette er noe styret mener gir for stor arbeidsbelastning. Mulig reorganisering av hele BIS. Det skal også lages en strategi for hele BIS. Denne lages hvert 4. år. Det skal legges et mye grundigere arbeid bak enn det har vært ved tidligere strategiplaner. Vi står i et skifte, siden det går fra mange små skoler til noen få litt større. Vi skal ha et solid fundament for arbeidet med strategien, det skal gjøres en grundig analyse. Vi skal prøve å se fremover, hvilke behov vil vi møte om 4 år, 8 år, 12 år osv. Leder presenterer tidslinje for videre arbeid med strategien. Hvert styremedlem skal gjøre en SWOT analyse av sitt verv og tilhørende utvalg.
Leder skal så sammenfatte dette til en SWOT analyse for hele lokalavdelingen. Leder sentralt skal deretter sammenfatte alle lokalavdelingene til en felles SWOT for hele organisasjonen. Leder skal 2. helg i November på Styringsgruppemøte hvor de skal gå over informasjon som er samlet inn. Frem til januar vil det trolig bli spørreundersøkelser til engasjerte, før man i januar muligens legger en midlertidig strategiplan. Deretter vil det engasjeres fokusgrupper som skal komme med innspill rundt strategi. Deretter vil det være et nytt styringsgruppemøte?, før man presenterer på Landsmøte 2016. ØA: Det er veldig viktig at vi setter delmål underveis å ikke ser på hele strategien når vi arbeider med det. Sak 99 15: Til diskusjon: Gjennomgang av og revidering av mål/handlingsplan Bakgrunn: Før sommeren satt vi oss noen mål. Leder ønsker å gå igjennom målene og se hvor langt vi har kommet. Ønsker også en kort diskusjon rundt målene skal vi revidere planen? Estimert tidsbruk: 15 minutter. Sak flyttes til workshop 29. September 2015. Sak 100 15: Til diskusjon: Opprettelse av arbeidsgrupper for arbeid med U4 og kro. Bakgrunn: Vi har fått ja fra administrasjonen for bruk av U4 som et sosialt fellesrom. Det har også blitt gitt klarsignal fra administrasjonen for å se på lokaler for kro utenfor skolen. Leder ønsker derfor å opprette to arbeidsgrupper innad i styret og ledelsen som skal jobbe målrettet med disse prosjektene. Ønsker også en diskusjon rundt tidsfrister disse arbeidsgruppene skal forholde seg til. Estimert tidsbruk: 15 minutter. Jørgen: Ønsker at U4 skal være et avlastningsrom. Fylle rommet med trivsel. Eksempelvis bordtennisbord, pless, chillbills etc. Jørgen, Andreas og Kine jobber sammen om søknader. En plan presenteres til neste styremøte. Vi har fått ja fra admin på å se på lokale til kro utenfor skolens område. Man skal finne lokaler, sette budsjettene rundt lokaler, drift og lignende. UA: Kan ikke våre nestledere ta dette? FA: Dette er noe vi bør være pådrivere på og det er veldig relevant for styret.
Leder: Dette blir ikke en veldig stor belastning og jeg avlaster gjerne noe fra strategi om dere tar dette. Leder: FA, Økass og Nestleder SU Jobber med U4 og NA, SA og ØA jobber med kroen. Leder: Kan jeg spørre om en handlingsplan på workshop 13. Oktober. SA: Ja. Sak 101 15: HRs oppfølgingssaker HR Presenterer oppfølgingssaker. Sak 102 15: Kritikk av møtet HR:Folk sender urealistisk tidsbruk på saker. Fra nå av bør vi gjøre et overslag. ØA: Bra tegning av SiT, VT og Politiske forum. Leder: Over all forventning bra arbeid fra alle sammen. Møtet vil vare rundt 2 timer og 10 minutter og vil være ferdig ca kl.17:40. Møte hevet.