Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 151 2013/815-21 10.09.2013 Thomas Bjørnstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon Formannskapet Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Økonomirapport - NAV 2 Økonomirapport - Sentral/felles 3 Økonomirapport - Kultur 4 Økonomirapport - Undervisning og oppvekst 5 Økonomirapport - Helse og omsorg 6 Økonomirapport - Teknisk 7 Økonomirapport pr. enhet 8 Likviditetsprognose 9 Rapportering - Investeringsprosjekter Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport - 2. tertial Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Rådmannens ledergruppe, rådmannen, økonomikonsulenter. Sammendrag av saken: Økonomirapporten for 2. tertial viser ingen endring i årsprognosen for 2013 sammenlignet med juli. Det totale prognoseavviket pr. 31.12.13 utgjør i rapporten for 2. tertial -69,5 mkr. Det jobbes målrettet med omstilling i organisasjonen. Det er fokus på å gjennomføre vedtatte tiltak i tillegg til å utrede nye. Som eksempler kan det nevnes at: Ressurspoolen er nylig nedlagt og ansatte overføres til ordinær drift. Det foretas en systematisk gjennomgang av tjenestesteders arbeidsplaner med den hensikt å nedskalere drift og derigjennom avslutte engasjementer og vikariater. Alle barn med rett til barnehageplass har fått tilbud om plass. Tidsaspektet er helt avgjørende i enhver omstilling og rådmannen innser at omstillingen tar lenger tid enn ønsket.
Det er derfor nødvendig å styrke arbeidet knyttet til fremdrift, gjennomføring og kontroll av vedtak. Dette vil bli iverksatt umiddelbart. Rådmannen har prioritert enkelte områder i forhold til nye tiltak som det jobbes intenst med. Disse tiltakene er beskrevet i saken, men behøver ikke politiske vedtak på nåværende tidspunkt. Nye tiltak som behøver politiske vedtak vil bli lagt frem på et senere tidspunkt, men det er viktig at prosesser i fht hovedavtalen blir ivaretatt og at slike tiltak drøftes med tillitsvalgte i forkant av politisk behandling. Rådmannen vil be ordfører om ekstraordinære møter ved behov ifht å få nødvendige vedtak om reduksjoner. Nye tiltak som fremmes vil i stor grad være en «forskuttering» av budsjett-tiltak for 2014. Rådmannen mener det er nødvendig å iverksette tiltak på et tidligst mulig tidspunkt for å få et best mulig resultat for 2014 og på den måten kunne oppnå driftsbalanse. Rådmannens innstilling: 1) Økonomirapporten for 2. tertial tas til orientering. 2) Budsjettendring mellom helse og teknisk på 360 000 kr gjennomføres. 3) Budsjettendring mellom helse og personal på 350 000 kr med bakgrunn i overføring av personaltjenester, gjennomføres. Saksutredning: Bakgrunn Økonomirapport pr. juli ble behandlet med følgende vedtak 29.08.13: Økonomirapport pr. juli tas til orientering. Alle tidligere vedtak skal gjennomføres uten unntak. Dette være seg budsjettvedtak og enkeltvedtak. Det vises til pkt. 3 i budsjettvedtaket for 2013 hvor det framgår følgende: Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer sektorenes økonomi samt framdrift på innsparinger og andre tiltak til Hovedutvalgene, Formannskapet og Kommunestyret i hvert møte. Ved avvik som kan medføre budsjettoverskridelser skal rådmannen umiddelbart legge fram alternative forslag til inndekning for aktuelt politisk organ i henhold til dette vedtaket og delegeringsreglementet. Status på fordelte innsparingstiltak skal rapporteres fortløpende til hovedutvalg, formannskapet og kommunestyret. Ved eventuelle indikasjoner på manglende måloppnåelse skal alternative innsparingsforslag legges fram. Rådmann skal uten opphold følge det forslag som her er vedtatt. Generelt Rådmannen har gjennom hele 2013 rapportert et forventet merforbruk inneværende år. Prognosen fra mai og frem til og med denne rapporten viser et stabilt merforbruk på om lag 70 mkr. I dette merforbruket er budsjettert inndekning av underskudd på 29 mkr ikke tatt med. Det er dermed ingen endringer i prognoseavviket siden rapporten pr. juli. Flere tiltak er foreslått og vedtatt gjennom 2013. Rådmannen jobber kontinuerlig og målbevisst med gjennomføringen av disse tiltakene innenfor alle kommunalavdelingene. Gjennomføringen har tatt lengre tid enn forutsatt. Rådmannen ser at det er et behov for styrket kontroll og oppfølging ifht iverksettelse og gjennomføring. Rådmannen peker på dette avslutningsvis gjennom etablering av et «kontrollteam».
Rådmannen vil videre måtte forskuttere iverksettelse av tiltak som i en normalsituasjon ville ha blitt foreslått gjennom budsjettarbeidet. Rådmannen har ikke disse tiltakene klare på nåværende tidspunkt. Rådmannen ser det som viktig at avtaler og regelverk etterleves og vil der det er nødvendig sørge for at riktige prosesser med tillitsvalgte gjennomføres. Rådmannen vil eventuelt be om ekstraordinære møter dersom det skulle være nødvendig ifht å iverksette nye vedtak. Prognosen pr 2. tertial Prognoseavviket pr. utgangen av august på -69,5 mkr er uforandret sett i forhold til rapporten pr. juli. Det er imidlertid endringer innenfor hver kommunalavdeling som belyses under. Budsjettendringer Parkeringskort Det ble i forkant av denne rapporteringen utført budsjettendringer knyttet til parkeringskort, primært til bruk i hjemmebaserte tjenester. Parkeringskort er kort som kommunale tjenestebiler kjøper av parkeringskontoret, slik at man kan parkere tjenestebiler på kommunale parkeringsplasser. Det var ikke tatt høyde for denne kostnaden i budsjettet da det var enighet om at enhetene ikke skulle belastes for dette. Det viste seg imidlertid at dette ikke var i henhold til gjeldende regelverk, og parkeringskort budsjetteres nå som en utgift på helse og omsorg, og en inntekt på teknisk. Dette medfører en økt netto ramme på helse og omsorg og en redusert netto ramme på teknisk med kr. 360 000,-. Personalressurs til kommunalavdeling helse og omsorg I etterkant av denne rapporten er det utført en budsjettendring knyttet til en 60 % konsulentstilling innenfor sentral/felles som benyttes av helse og omsorg. Dette øker rammen på sentral/felles og reduserer rammen til helse og omsorg med kr. 350 000,-. Årsprognose for 2. tertial og endringer i forhold til juli Prognosen for 2. tertial viser et forventet merforbruk på 69,5 mkr ved utgangen av 2013. Dette er marginalt lavere enn årsresultatet for 2012, og er det samme som avviket pr. juli. Tabellen under viser et sammendrag av de ulike områdene. Positive tall i endringskolonnen betyr forbedringer fra forrige rapport (i mkr) Tall i mkr Budsjett Prognose pr august Prognoseavvik august 2013 Avvik juli Endring fra mai Fellesinntekter -1 340,24-1 355,67 15,43 15,22 0,21 Sentral/ Felles 104,55 112,97-8,42-7,92-0,50 NAV 49,11 50,83-1,72-2,70 0,98 Undervisning og oppvekst 478,81 490,85-12,04-9,87-2,17 Helse og omsorg 611,77 675,2-63,43-63,507 0,08 Teknisk 48,94 48,99-0,05-1,45 1,40 Kultur 47,11 46,35 0,76 0,76 0,00 Totalt 0,05 69,52-69,47-69,46-0,01
Kommentarer til prognosen og prognoseendringer: For generelle kommentarer til prognosene vises det til de vedlagte rapportene fra kommunalavdelingene. Under kommenteres de største enkeltårsakene til endringene i prognosen innenfor de respektive kommunalavdelingene. Fellesinntekter Avviket på fellesinntekter for 2. tertial utgjør 15,43 mkr, og anses som tilnærmet uendret fra prognosen pr. juli. Økonomirapport Fellesinntekter Periode 13/08 Periode Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Rammetilskudd -527 942 536-776 021 000-776 582 536 561 536 Skatt inntekt/formue -302 643 265-581 022 000-571 141 315-9 280 685 Skjønnstilskudd -2 780 000 0-2 780 000 2 780 000 Kompensasjonstilskudd -359 238-7 200 000-7 859 238 659 238 Sum Statstilskudd -833 725 039-1 364 243 000-1 358 363 089-5 279 911 Eiendomsskatt "Verk og bruk" -21 798 450-43 500 000-43 520 116 20 116 Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" -19 273 319-38 000 000-38 260 137 260 137 Sum Eiendomsskatt -41 071 769-81 500 000-81 780 253 280 253 Momskompensasjon investeringsregnskapet -5 436 345-45 113 000-10 051 171-35 061 829 Overføring investeringsregnskapet 3 513 642 36 090 400 8 532 796 27 557 604 Sum netto mva-kompensasjon -1 922 703-9 022 600-1 518 375-7 504 225 Renter løpende lån 35 298 100 58 260 000 56 761 912 1 498 088 Renter formidlingslån 3 096 183 5 500 000 5 554 731-54 731 Avdrag lån 13 806 435 53 220 000 53 220 000 0 Sum finansutgifter 52 200 718 116 980 000 115 536 643 1 443 357 Renter bankinnskudd fond 159 410-3 000 000-83 784-2 916 216 Renter utlån -1 599 535-4 800 000-3 686 099-1 113 901 Utbytte fra selskaper -9 644 697-8 600 000-10 192 972 1 592 972 Sum finansinntekter -11 084 822-16 400 000-13 962 855-2 437 145 Motpost avskrivninger 0-15 580 000-15 580 000 0 Andre inntekter -359 238 0 0 0 Sum Ekstraordinære poster -359 238-15 580 000-15 580 000 0 Underskuddsdekning 0 29 500 000 0 29 500 000 Avsetning til disposisjonsfond 0 25 425 0 25 425 Sum disposisjoner 0 29 525 425 0 29 525 425 Sum Fellesinntekter -835 962 853-1 340 240 175-1 355 667 929 15 427 754 NAV Forbedret prognose med 0,98 mkr som følge av: - Nedgang i antall sosialhjelpsmottakere med 18 personer fra juli til august som et resultat av langsiktig og målrettet arbeid. Sentral/felles Forverret prognose med 0,5 mkr skyldes følgende: - Merkostnader til Allsang på grensen knyttet til provisjonsutgifter for salg av annonser til GrenseArena AS.
Kultur Prognosen er positiv med ca. 0,7 mkr og er således uendret fra juli. Rådmannen vil gjennomgå forpliktelsene (tilskudd, overføringer etc.) innenfor området og gjøre en vurdering om budsjettmidler kan trekkes inn. Undervisning og oppvekst Prognosen for 2. tertial viser en forverring på ca. 2,17 mkr og skyldes: - Innsparing knyttet til lærerårsverk var i prognosen per juli innarbeidet med 2,2 mkr, innsparingen er pr. august korrigert ned til 1,1 mkr. - Lønnsoppgjør var ikke innarbeidet i alle enheters prognose pr. juli. - Alle barn med rett til barnehageplass har nå fått tilbud om plass og Halden Kommune har slik sett overholdt sine forpliktelser i henhold til barnehageloven. Det ble i KS-sak 2013/87 vedtatt at merutgiften knyttet til midlertidige barnehageplasser skulle dekkes av disposisjonsfond. Helse og omsorg Prognosen for 2. tertial viser et avvik på 63,46 mkr og er således tilnærmet uendret. Det er nylig vedtatt en avvikling av ressurspoolen da denne ikke har hatt forventet effekt. Det jobbes nå konkret og målrettet med å innplassere de ca. 69 ansatte fra ressurspoolen i ordinær drift. Kommunalavdelingen har parallelt med dette gjennomført en avvikling av ordningen med «omstillingspool». Medarbeidere i denne avdelingen er også innplassert i ordinær drift. Pr. 16. september er det seks medarbeidere igjen i omstillingspoolen som det jobbes med å finne løsninger for. Kommunalavdelingen igangsetter umiddelbart en komplett gjennomgang av alle vikariater og engasjementstillinger i kommunen for å vurdere hvilke som avsluttes/avvikles. Å bringe vikarkontrakter/engasjementstillinger til opphør må følge nærmere bestemte formkrav i lov og avtaleverk. I hovedsak er det 1 måneds gjensidig oppsigelsesfrist av denne type kontrakter. Det er fremdeles innleie av vikarer som er den største utfordringen for kommunalavdelingen. Som beskrevet i økonomirapporten for området er det nødvendig å innføre et gjennomgående nytt regime for godkjenning av innleie og for kontroll med forbruk og rapportering. Dette jobbes det nå konkret med å gjennomføre. Som påpekt av KS (Kommunesektorens organisasjon) gjennom ROBEK-nettverket kan det virke som at Halden Kommune har et urealisert potensiale gjennom å maksimere inntektene fra statlige overføringsordninger knyttet til ressurskrevende brukere. Det skal gjøres en gjennomgang av hvordan Halden kommune praktiserer og tilnærmer seg dette regelverket. Teknisk Prognosen for 2. tertial viser en forbedring på ca. 1,4 mkr og skyldes: - Husleiekostnader for rådhuset var i juli-prognosen belastet eiendom, mens denne skal belastes sentral/felles. Dette utgjør 1,2 mkr. Teknisk sin prognose for 2013 er nå nærmest i balanse i fht tildelt budsjett. Lønnsoppgjør I budsjettet for 2013 var det avsatt 17,6 mkr for å dekke 2012 års lønnsoppgjør i kapittel 3.4.2 (Ledere) og bruddforhandling med Utdanningsforbundet (pedagoger), samt det totale lønnsoppgjøret for 2013. Oppgjøret i kapittel 3.4.2 for 2012 har en kostnad på 0,98 mkr (inkl. sosiale utgifter) Oppgjøret i kapittel 5.2 for 2012 har en kostnad på 2,05 mkr (inkl. sosiale utgifter) Oppgjøret i kapittel 4.A.1 for 2013 har en kostnad på 8 mkr (inkl. sosiale utgifter)
Midlene er fordelt ut på enhetene ut fra resultatet for den enkelte avdeling, med unntak av helse og omsorg som har fordelt midlene til lønnsoppgjøret forholdsmessig ut fra budsjettet på fast lønn pr. avdeling. Pr 2. tertial er det 3,8 mkr av avsatte midler som ikke er benyttet. I disse dager gjennom føres forhandlinger i kap. 3.4.2 (ledere) og kap 5.2 (akademikere). Usikre elementer ved prognosen Pensjon Usikkerheten knyttet til pensjon kommer av at dette er et område med mye kompleksitet. Det er mange forhold som spiller inn i beregningen av pensjonskostnad, bl.a. forventet levealder, forventet lønnsvekst og forventet avkastning på pensjonsmidler. Dersom forutsetningene for noen av disse faktorene endrer seg gjennom året, kan det ha stor innvirkning på kommunens pensjonskostnad. Hvert år blir det utarbeidet tre GKRS-beregninger fra pensjonskassene. Beregningene er basert på grunnlagsdata om medlemmene i pensjonsordningen; kjønn, alder, tjenestetid, lønnsgrunnlag og lignende. I tillegg fastsetter KRD årlig beregningsforutsetninger som f. eks. diskonteringsrente og forventet avkastning. Den første GKRS-beregningen blir sendt ut fra selskapene på høsten før regnskapsåret starter. Den inneholder en prognose som er basert på de tallene som på det tidspunktet ligger inne om medlemmene i ordningen, samt det årets beregningsforutsetninger fra KRD. Denne beregningen brukes til utarbeidelsen av budsjettet for det aktuelle året. Den andre GKRS-beregningen kommer i januar/ februar i det aktuelle regnskapsåret og inneholder de endelige tallene som brukes i regnskapet for året før, samt en oppdatert prognose for inneværende år. Den oppdaterte prognosen er fortsatt utarbeidet med utgangspunkt i fjorårets beregningsforutsetninger fra KRD, men den er basert på endelige tall for fjorårets regnskap. Prognosen er med andre ord noe mer nøyaktig, men fortsatt ikke helt treffsikker, da hverken beregningsforutsetningene fra KRD for inneværende år eller endringer i medlemsbestanden på viktige områder som lønnsvekst og pensjonsregulering ennå ikke er kjent. Den tredje GKRS-beregningen kommer på høsten i inneværende års regnskap. Før denne prognosen blir publisert har pensjonsselskapene mottatt de nye beregningsforutsetningene som skal gjelde for inneværende regnskapsår fra KRD. Denne prognosen fanger i tillegg opp hoveddelen av endringer i lønn, siden størstedelen av lønnsendringer for året er gjennomført i lønnsforhandlinger i mai. I tillegg er årets endring i grunnbeløpet (G) i folketrygden kjent. Endring i lønn og G er sentrale kostnadsdrivere i pensjon. GKRS-beregningen som kommer på høsten, er med andre ord av mange grunner mer treffsikker enn de to foregående prognosene. Kommunen har i skrivende stund ennå ikke mottatt den tredje GKRS-beregningen fra noen av sine pensjonsleverandører, mest trolig fordi beregningsforutsetningene fra KRD først ble fastsatt i rundskriv av 12. september i år. Administrasjonen vil komme med oppdatert prognose på pensjonsområdet så snart de nye prognosene foreligger fra pensjonsselskapene. Rådmannen ettersender et eventuelt notat til dette når ny beregning foreligger.
Eiendomsskatt Norske Skog betaler i år en eiendomsskatt på 20,4 mkr. Metoden for beregning av eiendomsskatt er takst på anlegget, hvor grunnlaget for Norske Skog er 2,95 mrd. NSI har levert en klage på taksten og mener denne er for høy. Dersom grunnlaget reduseres vil dette også føre til at inntekten knyttet til eiendomsskatt fra Norske Skog reduseres. En avklaring i denne saken vil skje i løpet av høsten. Oppsummering av prognose og avvik Tabellen under viser avvikene pr. artsgruppe totalt for Halden Kommune. Økonomirapport HK 08/13 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter -835 962 853-1 340 240 175-1 355 667 929 15 427 754 Brutto lønn 798 942 567 1 115 686 641 1 203 356 358-87 669 717 Refusjoner -38 698 857-46 087 247-64 658 891 18 571 644 Netto lønn 760 243 710 1 088 404 424 1 159 323 293-70 918 869 Andre utgifter 430 412 463 693 353 440 726 385 180-33 031 740 Andre inntekter -209 098 490-441 448 161-460 483 373 19 035 212 Sum HK 145 594 830 69 528 69 557 170-69 487 642 Tabellen viser at det pr. august er brukt ca. 71,6 % av bruttolønnsbudsjettet og prognosen tilsier at det vil være et merforbruk på brutto lønn ved utgangen av året på 7,84 %. Av avviket på andre inntekter består 10 mkr av ubudsjetterte øremerkede tilskudd til prosjekter ved Halden Kommunale Kompetansesenter, som har en tilhørende utgiftspost på lønn og avsetning til fond. De resterende 9 mkr tilhører teknisk og er ubudsjetterte internoverføringer til investeringsprosjekter og VA-kapitlene. Disse har sin tilhørende utgift på lønn og andre utgifter. Budsjettendringer ifht dette vil bli gjennomført, men vil ikke påvirke områdenes netto budsjettrammer. Av avviket på andre utgifter på totalt 33 mkr, utgjør 9,5 mkr innsparingskrav knyttet til innkjøpsoptimalisering på sentral/felles og 2 mkr konkurranseutsetting av sentralkjøkken. 10 mkr er knyttet til tilskudd til private barnehager. Indikatorer Rådmannen har tidligere meldt om viktigheten av styringsindikatorer. Dette er også tatt opp på samlinger i ROBEK-nettverket som Halden Kommune er en del av. Hovedfokus i første omgang har vært å identifisere hvilke styringsindikatorer som skal rapporteres på, mens undervisning og oppvekst og helse og omsorg også rapporterer med konkrete tall på sine styringsindikatorer. I denne rapporten informeres det om hvilke indikatorer det skal vurderes rapportering på fra 2014. Noen utvalgte indikatorer er med fra annen tertial. Se vedlagte rapporter fra kommunalavdelingene. Rådmannens fokus for å redusere avvik ytterligere Prognosen pr. 2. tertial viser fremdeles et høyt merforbruk og er ikke nevneverdig redusert siden mai. Rådmannen arbeider fortløpende og målbevisst med gjennomføring av tidligere vedtatte tiltak. Dette arbeidet har imidlertid tatt lengre tid enn forutsatt. En ytterligere reduksjon i prognosen for 2013 krever imidlertid nye tiltak, utover fokuspunkter nevnt under. Rådmannen vil
komme tilbake til slike tiltak i nærmeste fremtid, når prosesser er kjørt i forhold til gjeldende avtaleverk. Rådmannen vil i en slik sak også peke på nødvendige omprioriteringer mellom kommunalavdelinger. Som nevnt tidligere er det iverksatt flere tiltak og det jobbes kontinuerlig med å gjennomføre disse. Rådmannens hovedfokus fremover vil være å redusere avviket ytterligere. I denne sammenheng nevnes spesielt; Avvikling av ressurspoolen Det er nå er igangsatt en avvikling av ressurspoolen innenfor helse og omsorg, da denne ikke har hatt den effekten som var forutsatt. Ansatte i ressurspoolen vil bli plassert i vakante stillinger på de ulike avdelingene. Gjennomgang av tjenestesteders arbeidsplaner Det foretas en systematisk gjennomgang av de enkelte tjenestesteders arbeidsplaner. Hensikten er å foreta en planmessig nedskalering av og bringe til opphør engasjementstillinger og vikarkontrakter. Reduksjon av kapasitet på institusjoner Der det ligger arealmessig og helsefaglig til rette for det, vil det gjøres bruk av dobbeltrom for å frigjøre kapasitet, som kan omdisponeres og trekkes inn. Ressurskrevende brukere Rådmannen bestiller en gjennomgang knyttet til rutinen for ressurskrevende brukere, slik at Halden Kommune kan få full utnyttelse av refusjonsordningen. Kostnader i kommunale barnehager Rådmannen har ved tidligere rapporteringer pekt på at kostander i kommunale barnehager i Halden er over statlige satser. I tillegg har kommunale barnehager i andre nærliggende kommuner en vesentlig billigere kostnad pr plass. Med bakgrunn i dette er det startet arbeid ifht en sammenligning med andre kommuner. «Kontrollteam» Rådmannen innser nødvendigheten av å følge opp ulike ledd i organisasjonen ytterligere i fht planlegging, utredning og iverksettelse av tiltak / vedtak. Andre kommuner har etablert egne team med fokus på slikt arbeid i kritiske perioder, og rådmannen vil vurdere slike team i arbeidet med å styrke oppfølging og kontroll. I denne sammenheng må det også, parallelt, settes fokus på ledelse og lederoppfølging. Årsverksrapportering Formannskapet etterlyste rapportering på årsverk ved behandling av rapporten for juli. Årsverk er en viktig indikator å følge fremover i tid. Imidlertid, grunnlaget i fht dette må være enkelt å hente ut, og det må være korrekt. Det har over tid vært manglende ajourhet i vedlikeholdet, og det foretas nå en opprydning i dette, slik at rapporter kan kjøres enkelt hver eneste måned. Årsverksrapportering vil derfor starte fra neste måned. Likviditet Likviditeten er fremdeles anstrengt og trekkrettighet er benyttet gjennom hele 2013, men noen unntak. Ved medio september var det benyttet 168,72 mkr av trekkrettigheten. Prognosen for resten av året tilsier at det vil være benyttet om lag 235 mkr ved utgangen av året. Dette er forbedret likviditetsprognose fra forrige mnd. Dette skyldes i hovedsak tre forhold; lavere gjennomføringshastighet på tidligere vedtatte investeringsprosjekter (bevilget før 2013), lavere andre driftsutgifter) og for lavt anslått skatt og rammetilskuddsnivå i likviditetsprognosen.
Som tidligere nevnt har likviditetsprognosen vært basert på forrige års innbetalinger og utbetalinger i de ulike månedene gjennom året. Dette kan medføre til dels store svingninger. Mht forbedringen skyldes dette at likviditetsprognosen har bygget på et for høyt netto utgiftsnivå. Ifht iverksettelse av tiltak for å bedre likviditeten, følger rådmannen nå opp salg av bygg gjennom en egen RS-sak. Rådmannen vil også vurdere å foreslå salg av andre eiendeler. Investeringsprosjekter Vedlagt følger en oversikt over prognoser på Halden kommunes løpende investeringsprosjekter. Oversikten viser at det vil være et mindreforbruk i forhold til budsjett på 76,6 mkr. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Roar Vevelstad
Økonomirapport 2 tertial NAV-Halden Periode 08/13 Regnskap Budsjett Avvik Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 14 053 003 12 237 994-1 815 009 18 805 030 20 625 826-1 820 796 Refusjoner -652 834-583 823 69 011-875 738-852 834-22 904 Netto lønn 13 400 169 11 654 171-1 745 998 17 929 292 19 772 992-1 843 700 Andre utgifter 29 544 970 28 011 610-1 533 360 42 017 449 42 962 990-945 541 Andre inntekter -6 865 285-7 219 648-354 363-10 829 500-11 902 807 1 073 307 Sum enhet 36 079 854 32 446 133-3 633 721 49 117 241 50 833 175-1 715 934 Nøkkeltall som rapporteres i det statlige målekortet. Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Samlet antall mottagere av økonomisk sosialhjelp Antall mottagere med økonomisk sosialhjelp som hovedinntekt. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp under 25 år Saksbehandlingstid ant dager Antall personer i (KVP) kvalifiseringsprogrammet Gjensnaksbehandlingstid (dager)økonomisk soshj. 474 450 456 475 499 477 460 442 260 257 255 260 272 274 265 278 105 94 93 88 91 102 100 90 18 17 14 18 18 17 17 276 47 47 39 35 35 33 35 32 14 14 18 17 18 14 17 17 Kommentarer til avvikene: For 2 tertial er det for mai og juni rapportert avvik på 2 mill, med unntak av juli hvor resultatet var 2,7mill. For august viser det økonomiske resultatet en forbedring og avviket er på 1,7 mill. NAV leder melder hver måned om at det er komplisert med eksakte prognoser, dette skyldes usikkerhet i antall sosialhjelpsmottagere. Viktig å merke seg at det også er en nedgang i antall sosialhjelpsmottagere fra mai med 499-442 i august. Dette har sammenheng med gode tiltak som er etablert, se tiltaksliste. Det er ikke rom for å øke sosialhjelpssatsene til statlig norm innenfor nåværende budsjettramme ihht budsjettvedtak vedtatt i KS. Som det fremkommer av tiltakslisten, er det et sterkt fokus på arbeid først for alle brukergrupper. Netto lønn: Nettolønn viser et negativt avvik, årsak er lønn til personer i kvalifiseringsprogrammet som alternativ til sosialhjelp. Utgifter til lønn for rådgiver i videregående skole som er et samarbeid med Halden kommune og v.g skole for å forhindre at elever dropper ut, blir refundert med 50 %. Lønn prosjektstilling ifht barnefattigdom og introduksjonsstønad for flyktninger er heller ikke budsjettert på fastlønn, men er med i inntektsgrunnlaget som refusjoner/prosjektmidler, KVP, tilskudd IMDI og refusjon 50 % lønn for NAV-leder. Andre utgifter: Sosialhjelp som bidrag er budsjettert med 3,3 mill for august måned, de faktiske utgifter i august var på 3,2. Når det gjelder økonomisk sosialhjelp som er en lovpålagt tjeneste, er det en stor utfordring å lage nøyaktige prognoser. Dette henger sammen med at det ikke er mulig å planlegge hvor mange brukere som trenger sosialhjelp neste måned. Eller det kan være mennesker som av ulike årsaker står i fare for å miste sin bolig. Nøkkeltallene for 2 tertial viser en nedgang i antall brukere.
Andre inntekter: Det er budsjettert med ca. 3 mkr i inntekter fra refusjon i trygdeytelser. Dette er en usikker inntekt, det avhenger av hvor mange personer som blir vurdert til statlige ytelser. Utover det får vi overført midler fra IMDI for bosetting av flyktninger. Tiltak for å dekke inn avvik i 2 tertial: I juli måned var 10 ungdommer med arbeidsleder sysselsatt på festningen i regi av «festningens venner». Dette på initiativ fra NAV-Halden som et alternativ til sosialhjelp for ungdom. Tiltak statlige og kommunale midler på Pedalen sykkelverksted og kaffebar. Det er gjennomført flere statlige tiltak for flere brukergrupper, men spesielt ungdom og innvandrere. Forvaltning av brukernes privat økonomi, bruk av startlån, bruk av 1 midlertidig bolig. Prosjektmidler fra FM og arbeids- og velferdsdirektoratet til et forebyggende arbeid. Idrettsaktivitetsprosjekt i samarbeid med barneskoler. 3 barnegrupper og 1 dansegruppe for minoritetsspråklige, til sammen 120 barn deltar i fysisk aktivitet 1 ga pr uke. Ungdomsteamet og sosialrådgiver i vg skole (ansatt i NAV) jobber med å forhindre at elever dropper ut. Styrket samarbeid med oppfølgingstjenesten. Det er tre kurs som heter «Jobbklubb for unge» som er for ungdom under 25 år, og har plass til 20 stk hver (til sammen 60 stk). Der er det ungdommer og ungdommer med innvandrerbakgrunn som deltar. Yrkesnorsk er for innvandrere, der kan ungdommer fra 19 år delta. Halden kommune med voksenopplæringen og NAV er innvilget 800.000 til et kvinneprosjekt for innvandrer kvinner og deres barn. Ellers er det økt fokus på tverrfaglig samarbeid som hele tiden står på agendaen. NAV Halden er også med i et prosjekt i samarbeid med IPAS ifht jobb pluss. Dette er et tiltak for personer med psykiske lidelser hvor målet er ut i arbeid. Søkt midler fra Arbeids/og velferdsdirektoratet til arbeid med konvertitter(de som har hatt arbeidsavklaringspenger i 4 år). Rett ytelse et prosjekt arbeid med langtidsmottagere av økonomisk sosialhjelp som har mottatt ytelsen fra 5-20 år. Utredes/avklares mot varig statlig ytelse. En økonomirådgiver og 1 veileder arbeider med avklaring av slike saker. Startet samarbeid med Kirkens Bymisjon vedr Jobbsentral, dette som en naturlig utvidelse av Pedalen. Utfordringer 2013: Det er ikke rom for å øke sosialhjelpssatsene til statlig norm innenfor nåværende budsjettramme. Finne alternativer til sosialhjelp for de som ikke har statlige rettigheter etter avsluttet AAP(arbeidsavklaringspenger). Finne tilstrekkelig med tiltak og fast arbeid til personer som står utenfor arbeidslivet. Utfordringer med å skaffe tilfredsstillende boliger til personer med utfordringer med rus/psykiatri/flyktninger.
Økonomirapport Sentral/felles Periode 08/13 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 47 585 132 82 365 528 81 701 997 663 531 Refusjoner -1 440 018-837 571-1 669 901 832 330 Netto lønn 46 145 114 81 527 957 80 032 096 1 495 861 Andre utgifter 59 446 119 123 458 753 135 083 576-11 624 823 Andre inntekter -34 845 860-100 429 878-102 143 548 1 713 670 Sum enhet 70 745 373 104 556 832 112 972 124-8 415 292 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Det tas ikke inn vikarer på sentral/felles med unntak av på sentralkjøkkenet. Høyere sykefravær enn budsjettert medfører økte refusjoner og dermed en forbedring av prognosen. Budsjetterte midler til kommunalsjef økonomi, personal og IT er prognostisert trukket inn. Avvikene på nettolønn fordeler seg slik: Rådmannen: +0,98 Fellesfunksjoner: Balanse Økonomi og plan: -0,35 mkr IT: +0,84 mkr Personal: -0,93 mkr Kommunalsjef: +0,95 mkr Det er ikke prognostisert med ansettelse av næringssjef i 2013. Andre utgifter: Budsjettert innsparingskrav på 7,5 mkr på personal, økonomi og IT, er ikke prognostisert realisert ettersom rådmannen anser at det ikke er mulig å finne innsparing av denne størrelsen innenfor området. Innsparing på 2 mkr knyttet til konkurranseutsetting av sentralkjøkkenet er ikke prognostisert realisert på grunn av at effekten først vil komme i 2014. Det er lagt inn en innsparing på ca. 500 000 på overføringer fra næring. Andre inntekter: Det er kommet inntekter knyttet til husleie og felleskostnader som faktureres NAV. Dette var ikke tidligere prognostisert. Det er også en økt inntektsprognose på området IT. Styringsindikatorer: Det vil komme forslag til styringsindikatorer i forbindelse med budsjett 2014. Utarbeidelse av indikatorer for sentral felles har påbegynt og det vil være aktuelt å følge indikatorer innen følgende områder: - Nærvær - Vedtaksoppfølging Tiltak for å dekke inn avvik: Utfordringer 2013: I det vedtatte budsjettet for 2013 er rådmannen pålagt å finne innsparinger i størrelsesorden 9,5 mkr. Dette vil ikke være mulig å gjennomføre i 2013 da alle budsjetter og bemanning under sentral/felles allerede er redusert ned til et minimum. Skal dette gjennomføres må kvalitet og omfang av tjenester som ytes av sentral/felles reduseres betraktelig. Det er også budsjettert med en innsparing knyttet til konkurranseutsetting av kjøkkenet som ikke vil få effekt i 2013. Planlegging og gjennomføring av valg har vært en prioritert oppgave i august/ september. Det er for tiden en administrasjon under stort press og økt sykefravær har ført til forsinkelser i fremdriften av enkelte politiske saker.
Økonomirapport Kultur og idrett Periode 08/13 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 11 026 050 17 630 206 17 616 768 13 438 Refusjoner -313 727 0-313 727 313 727 Netto lønn 10 712 323 17 630 206 17 303 041 327 165 Andre utgifter 23 222 785 38 947 567 38 606 991 340 576 Andre inntekter -6 242 226-9 466 706-9 532 826 66 120 Sum enhet 27 692 882 47 111 067 46 377 206 733 861 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Vakante stillinger er enda ikke besatt. Resultatet blir også påvirket av sykelønnsrefusjoner som ikke er budsjettert. Andre utgifter: Da enheten ser ut til å gå i balanse, er det lagt opp til i prognosen at enheten betaler ut tilskudd i henhold til budsjett. Andre inntekter: Usikkerhet knyttet til prognosen på billettsalg på kultursalen. Andre inntektsbringende enheter når sine inntektskrav i forhold til budsjettet. Generelle kommentarer til prognosen: Tiltak for å dekke inn avvik: Utfordringer 2013:
Økonomirapport Undervisning og oppvekst Periode 08/13 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 238 708 096 358 851 115 370 640 129-11 789 014 Refusjoner -11 821 185-16 768 375-18 482 355 1 713 980 Netto lønn 226 886 911 342 082 740 352 157 774-10 075 034 Andre utgifter 133 570 306 184 175 730 200 328 137-16 152 407 Andre inntekter -36 901 414-47 449 978-61 632 335 14 182 357 Sum enhet 323 555 803 478 808 492 490 853 576-12 045 084 Kommentarer til avvikene: Netto lønn: Nettolønnsavviket skyldes i hovedsak at det har vært et stort sykefravær i kommunalavdelingen 1.halvår 2013 som har ført til ekstra store vikarutgifter. Det er iverksatt restriktive retningslinjer for vikarbruk i enhetene som er gjort kjent for alle. Dette er gjort for å dempe på det negative avviket. Prognoseavviket på netto lønn ligger på samme nivå som rapportert pr juli 2013, og viser en forbedring sett opp imot rapporteringen pr mai d.å. som viste da et negativt prognoseavvik på om lag 14,5 mill kroner. Kommunalavdelingen hadde pr juli 13 et sykefravær på 3,3 % (mot 6,6 % pr juni) hvorav langtidssykefraværet som gir sykelønnsrefusjon var på 3,0%. Kommunalavdelingen hadde samlet 1.halvår 2013 et sykefravær på 9,2% - dette ligger noe høyere enn for samme periode i 2012 da det totale fraværet var på 8,6%. Det er i august tilbakeført en dobbelført sykelønnsrefusjonsinntekt fra 2012 som utgjør i overkant av 800.000 kroner for kommunalavdelingen. Dette bidrar også til at det totale prognoseavviket nå blir ytterligere forverret. Av brutto lønn er 4,6 mill. kroner lønn ved Halden kommunale kompetansesenter. Dette finansieres av inntekter som tas fra bundne fond som er avsatt fra statlige tilskudd for gjennomføring av prosjekter. Nedbemanning og kutt i antall stillinger er nå foretatt i henhold til kommunestyrevedtak pr mai 2013. Tiltakene er effektuert med virkning pr august 2013. Andre utgifter: Det har tidligere i 2013 blitt gitt etterbetaling til private barnehager fra 2011 og 2012 etter en klage på for lite overføring av driftstilskudd. Klagene som ble imøtekommet belastet kommunen med 11,4 mill kroner. Satsen for driftstilskudd til private barnehager er nå økt til 96 % med virkning fra 01.august 2013. I Halden kommune betyr dette ytterligere 1,4 mill kroner i tilskudd til de private aktørene. Totalt utgjør «ekstra» betaling til private barnehager utover budsjett 2013 12,8 mill kroner. Dette forklarer det store negative avviket på ansvar 1590 barnehage felles/private og avviket totalt sett for kommunalavdelingen. Flere enheter rapporterer om økte og uforutsette merutgifter knyttet til oppvarming og renholdt enn det som er lagt inn budsjettet for 2013. Enhetene fører en meget kritisk og stram innkjøpspraksis, dette for å dempe merforbruket i størst mulig grad. Når det gjelder utgifter knyttet til renhold og oppvarming er det små muligheter vi har for å begrense denne utviklingen. Andre inntekter: Prognoseavviket er redusert fra 15,2 mill kroner pr juli 13 til 14,1 mill kroner pr august 13. Dette skyldes svikt i brukerbetaling SFO, pga færre barn, og mindre refusjoner knyttet til gjesteelever enn det som er lagt inn i budsjettet. I andre inntekter er 11,1 mill. kroner fra Halden kommunale kompetansesenter, hvorav ca. halvparten av beløpet skal avsettes på fond. Generelle kommentarer til prognosen: Prognosen pr. 2.tertial viser en negativ prognose på totalt -12,0 mill kroner (mot 9,8 mill kroner ved forrige rapportering). Årsaken til denne uheldige utviklingen skyldes altså følgende forhold:
For lite utbetalt i tilskudd til private barnehager i 2011 og 2012 Satsen for tilskuddet til private barnehager økt til 96% fra 92% Sviktende inntekter knyttet til brukerbetaling SFO og refusjon for gjesteelever Tilbakeføring av dobbelført sykelønnsrefusjon i 2012 Enhetene har nedlagt et godt stykke arbeid i å justere ned driften. De fleste enhetene kan ved rapporteringen pr 2.tertial melde om en bedring i sine prognoser knyttet til utgiftssiden, mens det er inntektene som viser en forverret prognose opp imot tidligere prognoser og budsjett. Årsprognosen for brutto lønn er klart forbedret sett opp imot prognosen våren 2013. Utfordringer 2013: Det vil bli svært utfordrende å få kommunalavdelingens regnskap i balanse innenfor de gitte budsjettrammer som er tildelt for budsjettåret 2013. Alle barn med rett til barnehageplass har fått tilbud om plass. Dermed har Halden kommune oppfylt sin plikt i henhold til barnehageloven. Budsjettallene er gjennomgått, som en ekstra kvalitetssikring, for å kontrollere at de er i samsvar med de innsparingsvedtak som er fattet, og at antall lærer- og assistentstillinger er redusert tilsvarende. Dette gjeldende for perioden fra august til desember 13. Den økonomiske situasjonen er krevende, og det betyr at vi kontinuerlig og systematisk må følge opp driften og aktiviteten vår. Styringsindikatorer Type indikator Forventet verdi i 2013 Verdi ved siste måling Barnehage: Andel barn i barnehage (private 12,4% 12,4% og kommunale) som får spesialpedagogisk hjelp Grunnskole: Andel elever i grunnskolen som 9,3% 9,2% får spesialundervisning Mobbing i skolen 7.trinn 1,3% 1,4% Mobbing i skolen 10.trinn 1,3% 1,3% Lesing 5.trinn. Andel elever på 75,3% 67,1% nivå 2 og 3 Lesing 8.trinn. Andel elever på 70,1% 64,6% nivå 3, 4 og 5 Overgang fra grunnskole til videregående skole 98,2% 98,2% Kommunalavdelingens styringsindikatorer viser at det fortsatt må arbeides på flere områder. Haldenskolen fortsetter sin satsing på: LeseLos Kontinuerlig og systematisk jobbing med og mot mobbing Fortsette arbeidet mellom tilpasset opplæring og spesialundervisning. Tiltak vedtatt i kommunestyret 10.05.2013 Tiltakene som ble vedtatt i kommunestyret 10.05.2013 er iverksatt og innarbeidet i prognosen med full effekt for 2013. Navn Vedtak effekt 2013 Innarbeidet i prognosen 2013 Avvik vedtakprognose Kommentar Ikke deltagende lærere i 17. 250 250 0 Gjennomført
mai- toget Søskenmoderasjon i barnehagene tilpasses statens minstekrav Reduksjon i årsverk assistenter og miljøarbeidere Ta ut midler tilført sektoren i budsjett 2013 Ikke fordelte midler kompetanse for kvalitet Kutt i midler til lek- og sysselsettingsmateriell 250 250 0 Iverksettes fra 010813 500 500 0 Fulgt opp pr aug 13 900 900 0 Lagt inn i prognosen 300 300 0 Iverksatt/tatt ut av budsjett 200 200 0 Iverksatt/tatt ut av budsjett Kutt i midler til ekskursjoner 200 200 0 Iverksatt/tatt ut av budsjett Kutt i driftsmidler kontormateriell/ rekvisita 100 100 0 Iverksatt/tatt ut av budsjett Kutt i midler til bøker 100 100 0 Iverksatt/tatt ut av budsjett skolebibliotek Inventar og utstyr 200 200 0 Iverksatt/tatt ut av budsjett Kutt lærerårsverk i hht budsjett 2013 1 400 1 400 0 Ny timetallsfordeling pr aug 13. Reduksjonen gjelder lærerårsverk kyttet til spesialundervisning. Kutt assistenter i hht budsjett 2 800 2 800 0 Fulgt opp pr aug 13 2013 Sum 7 200 7 200 Forslag til tiltak: Videreføring av en meget kritisk og stram innkjøpspraksis Restriktiv oppfølging av allerede vedtatte retningslinjer for vikarbruk i Halden kommune Prosjektet «fremtidig skolestruktur i Halden kommune» fortsetter og følges opp Etterkontroll av tildelte rammetimer til skolene for skoleåret 2013/2014 og det faktiske forbruket pr september 13
Økonomirapport Helse og sosial Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn 434 082 965 591 970 037 655 268 453-63 298 416 Refusjoner -22 986 570-27 265 563-41 695 893 14 430 330 Netto lønn 411 096 395 564 704 474 613 572 560-48 868 086 Andre utgifter 143 063 088 233 525 067 240 857 393-7 332 326 Andre inntekter -78 475 701-186 454 447-179 233 283-7 221 164 Sum enhet 475 683 782 611 775 094 675 196 670-63 421 576 Kommentarer til avvikene: Kommunalavdelingen viderefører prognosen fra juli måned med et prognosert netto resultat for området på totalt kr - 63,4 mill. Brutto lønn: Månedlig brutto lønnsutbetaling for området som helhet ligger fremdeles betydelig over budsjett. Månedlig brutto lønnsmasse må, for å balansere mot budsjett, reduseres med ca. 9 mill. kr. Dette gir et bilde av hvor massiv utfordringen knyttet til nedskalering av tjenesten er. Arbeidet er igangsatt, og det vises til tidligere vedtak. I denne aktuelle økonomirapporten orienteres det også om hvilke tiltak som umiddelbart vil bli iverksatt for å kompensere for merforbruket. Prognose pr august måned viser et resultat på artsgr. 10 (bruttolønn) på - 63,3 mill. Dette er en forbedring med 7 mill. kr. siden juli prognosen. Forbedringen skyldes effekt av innsparingstiltak innen enhet basistjenester, effekt av generelt innsparingskrav på kr. 2 500` og noe redusert vikarinnleie samt effekt av overholdelse av vedtak knyttet til ansettelsesstopp. Årsakene til merforbruket på brutto lønn er følgende forhold; Et betydelig merforbruk knytter seg til innleie av vikarer. Særlig området samlokaliserte boliger, omsorgsboliger, hjemmesykepleien og enhet sykehjem har et markant større bruk av vikarer og innleid arbeidskraft enn forutsatt i budsjettet. Årsaken til dette er sammensatt og komplekst. Det er på det rene at det samlede tjenesteområdet drifter innenfor svært knappe ressurser og rammer. Endel tjenesteområder opplever et sammenhengende press på kapasitet og standarder i tjenesten. Særlig hjemmesykepleien og deler av sykehjemsdriften erfarer Samhandlingsreformen som en betydelig kostnadsdriver. Kommunen får stadig flere og sykere pasienter utskrevet som i realiteten har behov for tung og kompleks pleie, enten i eget hjem eller på institusjon. På disse tjenesteområdene er det i en rekke tilfeller nødvendig å etablere en drift med en bemanning og respons som går utover de tildelte rammer. Budsjettet for 2013 har ikke lagt opp til en aktivitetsøkning, men snarere en driftsreduksjon. I de tilfeller hvor man må utøke aktivitetsnivået for å ta hånd om nye brukere og/eller mer krevende pasienter uten tilsvarende kapasitet tas vekk andre steder, legger dette seg som en økning i områdets prognostiserte resultat. Kommunens organisering av vikarhåndteringen har ikke vært tilfredsstillende. Ordningen med ressurspool har ikke klart å bli den fleksible ordningen som er påkrevet for å kunne fungere tilfredsstillende.
Resultatet har blitt at enhetene systematisk leier inn personell fra andre steder enn ressurspoolen for å dekke det som oppleves som nødvendige innleier - uten at det er budsjettmessig dekning til å gjøre det. Det må nevnes at ordningen har medført betydelige vanskeligheter også ift. å skulle rapportere korrekt og "følge pengestrømmen". Det vurderes på generelt grunnlag å ikke være tilfredsstillende rapporterings og kontrollsystemer knyttet til monitorering av vikarinnleie. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer en merinntekt utover budsjett knyttet til sykepengerefusjon pålydende kr 14,4 mill. Netto lønn: Kommunalavdeling helse og omsorg rapporterer dermed et totalt nettolønns avvik i sin prognose pr. august med kr - 48 868`. Økonomirapporten pr.juli viste et avvik på kr. 55 931`. En forbedring med kr. 7 063` som altså relateres til en forbedring på bruttolønn. Andre utgifter: Som det fremkommer i denne økonomirapporten, er det en betydelig justering på artsgruppen "andre utgifter" og "andre inntekter". Det er viktig å understreke at det grunnleggende forholdet mellom disse to artsgruppene ikke er forandret fra juli rapporten, og at justeringene i hovedsak er av regnskapsteknisk karakter. Endringene har sin årsak i hvordan man på ulike måter gjennom driftsåret har forsøkt synliggjort forbruket av kommunens ressurspool. Utfordringen knyttet til å få synliggjort, og ansvarliggjort, enhetene for det faktiske forbruket av vikarer i ressurspoolen har vært svært utfordrende for alle involverte. Ressurspoolen har bidratt til at også rapporteringen har vært svært vanskelig. Det er viktig å understreke at den reelle kostnaden til ressurspool fremkommer under artsgr 10 (brutto lønn). Det er her den faktiske kostnaden til de ansatte fremkommer. Budsjettmidlene lagt på "andre utgifter" og "andre inntekter" handler om et forsøk på å synliggjøre forbruket av ressurspoolen og er en form for "intern-fakturering" uten realøkonomisk betydning. Forholdet mellom inntektssiden, som er lagt til artsgruppen "andre inntekter" og som føres på koordinerende fellestjeneste sitt regnskap og budsjett, og utgiftssiden, som er lagt til artsgruppen "andre utgifter" som ligger hos den enkelte enhet, er i utgangspunktet et nullsum oppgjør. Realøkonomisk er det som sagt imidlertid uten betydning da den reelle kostnaden ved ressurspoolen ligger på "brutto-lønn" all den tid ressurspoolen består av fast ansatte medarbeidere i Halden kommune. Kommunalavdelingen la i juli rapporteringen til grunn et forbruk på kjøp av vikartjenester fra ressurspoolen tilsvarende det utdelte budsjettet enhetene hadde fått. Kommunalavdelingen la da til grunn at de utdelte budsjettmidler ville bli forbrukt i 2013. Regnskapsrapportene for dette kjøpet i juli og august gir nå grunnlag for en prognose som viser et kjøp lavere enn utdelt budsjett. Dette mindre-forbruket påvirker prognosen på akkurat dette utgiftsområdet, men påvirker ikke nettoavviket da mindre-forbruket må sees opp mot en tilsvarende mindreinntekt. Det øvrig merforbruket på artsgruppen ift. budsjett skyldes i hovedsak følgende forhold: Kjøp av tjenester fra vikarbyrå. Dette har sin årsak i et høyt sykefravær, vakante stilinger, økning i tjenesteomfanget og at ressurspool ikke klarer å dekke opp behovet j.fr beskrivelse overfor. Også i tilfeller hvor det må etableres tjenester til nye og komplekse brukere, blir det idag leid inn personell
fra vikarbyråer i de tilfeller hvor kommunen ikke kan stilles med den riktige og etterspurte kompetansen gjennom egne ansatte. Avregning for 2012 mot Rishaugen Avlastningssenter. Driften blir dyrere enn antatt. Økte kostnader knyttet til medfinansiering ift. samhandlingsreformen. Økt akontoinnbetaling kr. 500` (2013 effekt. Årlig helårseffekt er kr 1,2 mill.kr. ) til helseforetaket fra og med august 2013.12 Andre inntekter Endringene på denne artsgruppen fra juli måned er også av teknisk art og skyldes justeringer i budsjettering av vikarpool. Den reduserte merutgiften som redegjort for ovenfor, balanseres av en tilsvarende redusert merinntekt. Prognosen viser en mindreinntekt på kr. 7 221` mot en prognosert merinntekt pr. juli på kr. 11 967`. Totalt påvirker denne korrigeringen en endring i inntektsbildet med kr. 23 700`. Årsaken til at mindreinntekten i forhold til budsjett blir kun 7 221` er følgende forhold: Anslått høyere tilskudd ressurskrevende brukere i 2013 Økt vertskommunetilskudd Økt inntekt pensjonærenes egenbetaling Økte statlige tilskudd Leieinntekter ut over budsjett. Status pr. august vedtatte innsparinger i Kommunestyre 02.05.2013: Innføring av inntaksstopp vikarer System for oppfølging er etablert. Vurderes å være behov for en mer dyptgående og inngående endring av både rutiner for godkjenning av innleie samt for rapportering av forbruk og utvikling. Regnskapstallene viser noe nedgang. Pleie og bemanningsfaktor Tiltaket vil som beskrevet i saken til kommunestyret sees opp mot budsjett 2014. Samordning av nattevakt i Helsehuset for Halden og Aremark. Det er pr sept. iverksatt prosess for å vurdere å organisere rehab. avdeling inn under øvrig sykehjemsdrift. Samordning av nattevakt vil skje så snart som praktisk mulig. Like renholds prinsipper i renhold, enhet sykehjem Tiltaket er gjennomført og bemanningsreduksjoner er foretatt. Effekten er innarbeidet i prognosen Reduksjon av plasser Tiltaket er ikke lagt inn med effekter i 2013. Tiltaket jobbes med gjennom oppfølging av vedtak i kommunestyre pr august "helhetlig disponering av institusjonsplasser/reduksjon av kapasitet". Effekt vil kunne tas fra 1 januar 2014. Generell nedbemanning samlokaliserte boliger. Bemanningsreduksjoner er gjennomført i noen boliger. Arbeides kontinuerlig med temaet. Oppnådde effekter er innarbeidet i prognosen. Ambulerende miljøarbeidertjeneste Det arbeides med opprettelse av en slik tjeneste. Tjenesten vil omfatte beboere i samlokaliserte boliger og BPA brukere. Tjenesten er opprettet, turnus er utarbeidet og tiltaket vil være i drift fra 01.10.2013. De økonomiske effekter for 2013 er under utredning. Det forventes primært at tiltaket vil redusere kostnadene mot nye brukere.
Tjenestereduksjon gjennom vedtaksendring. Alle vedtak innenfor området samlokaliserte boliger er kritisk gjennomgått med målsetting om reduksjon i tjenesteomfanget. Gjennomgangen har ikke gitt effekter av større omfang. Redusert standard på kommunale tjenester Nye standarder er vedtatt og iverksatt. Redusert merkantile tjeneste Tiltaket er iverksatt og ansatte skal innplasseres i vakante stillinger. Redusert nattevakt Hagegata/Vaterland Tiltaket er iverksatt. Effekt fra 01.10.2013. Effekten er innarbeidet i prognosen. Bemanningsreduksjoner Brygga Omsorgsboliger Pga. de vedtak som foreligger på aktuelle brukere vil effekt først kunne påregnes fra 01.08.2014. Nedleggelse av Karrestad Eldresenter Egen sak fremlagt for utvalg for helse og omsorg. Forslaget ble ikke vedtatt Reduksjon 1 årsverk kommunal fysioterapeut Blir ledig stiling fra 01.10.2013, vedtaket er effektuert og effekt er innarbeidet i prognose. Reduksjon bemanning Familiens Hus Vedtaket er effektuert og innarbeidet i prognose. Reduksjon bemanning rus/psykiatri Vedtaket er effektuert. Endret metodikk barnevernet Vedtaket er effektuert og innarbeidet i prognose. Fengselshelsetjenesten Vedtaket er effektuert og innarbeidet i prognose. Redusert åpningstid vaksinasjonskontor Vedtaket er effektuert fra oktober 2013 og innarbeidet i prognose. Inntekt optimalisering vaksinasjonskontor Vedtaket er effektuert. Reduksjon 1 årsverk koordinerende fellestjenester Vedtaket er effektuert og innarbeidet i prognose Inntektsoptimalisering Vedtaket er effektuert og innarbeidet i prognose. Rehabiliteringsteam Det er igangsatt prosess for å vurdere å legge drift av rehab avdelingen inn under øvrig institusjonsdrift for å samordne ressursene bedre. Dette vil legge til rette for opprettelse av ambulant rehab team fra 1 januar 2014. Ytterligere bemanningsreduksjoner/effektiviseringsnettverk generell innsparing Tiltaket arbeides med fortløpende gjennom flere prosesser.
Måleindikatorer. Det arbeides med utarbeidelse med av måleindikatorer i forhold til driften innen kommunalavdelingen. Målsettingen med disse indikatorene er at de, gjennom å være målbare, skal si noe om effektiviteten og kvaliteten på sentrale områder vi ønsker å følge organisasjonen. Antall indikatorer og type indikatorer vil evalueres og justere. Foreløpig vil 3 indikatorer tas i bruk: Antall overliggende døgn i helseforetaket Kostnader medfinansiering Saksbehandlingstid ved søknad om kommunale tjenester. Antall overliggende døgn i helseforetaket - status pr sept 2013: Kommunalavdelingens målsetting for 2013 er å ikke ha overliggende kostnader i 2013, med unntak av de tilfeller hvor det kan sannsynliggjøres og dokumenteres at overliggerdøgn blir billigere og bedre enn mottak i kommunen. Pr. august 2013 har kommunalavdelingen betalt for 2 døgn a kr. 4 000.-. Kostnader medfinansiering Kommunalavdelingen har i budsjettet for 2013 avsatt 25.9 mill. kr. til formålet. Ut fra faktisk forbruk 1.halvår 2013 og korrigerte akontoinnbetalinger etter beskjed fra Helsedirektoratet vil kostnaden i 2013 før kvalitetssikring av innbetalingene vil totalbelastningen i 2013 bli 28.9 mill. kr. Kommunen har lavere medfinansieringskostnader i juli og august. Dette vil tilbakebetales når mottregning foretas. Fortsetter denne trenden kan avviket på 3 mill. kr. i forhold til budsjettet reduseres. Sammenligningstallene er følgende: 0101 Halden i 2013: 638 kr per innbygger Sammenligning med gj.snittet for andre kommuner: Hele landet 688 kr -6,9 % 1 Helseregion Sør-Øst 687 kr -7,1 % 01 Østfold 675 kr -5,4 % 5: 20 000-29 999 innbyggere 701 kr -9,0 % Saksbehandlingstid ved søknad om kommunale tjenester. Det vil være interessant og uttrykk for både effektivitetsgrad og brukervennlighet å kunne ha en kort saksbehandlingstid ved søknad om kommunale tjenester. Det er under utredning hvordan denne indikatoren kan måles. Kommunalavdelingen vil komme tilbake med nærmere informasjon om dette.