Organisering av driften bjorn.fredrik.kristiansen@multiconsult.no 1 Multiconsults kjernevirksomhet er rådgivning og prosjektering Multiconsult skal være multifaglige tilby multifaglige produkter i regionene vi er tilstede i være tilstede i seks forretningsområder Bygg og eiendom Industri Olje og gass Samferdsel og infrastruktur Energi Miljø og naturressurser God fagkompetanse i kombinasjon med prosjektstyrings- og prosjektlederkompetanse er basis for vår virksomhet 2
Kort om Bjørn Fredrik Diplomøkonom (BI), Masterstudier i ledelse (BI) Mer enn 15 års erfaring som leder og rådgiver innen FM og eiendom Multiconsult, senior rådgiver Eiendomsledelse ForvaltningsCompagniet, Eiendomsdirektør ISS Facility Services AS, KAM og dir. forretningsutvikling Oslo kommune, EBY Eiendomsprosjektet Mfl (før 1995) Noen relevante prosjekter : Etablering av statlige og kommunale eiendomsforetak Evaluering av statlige og kommunale eiendomsforetak Eiendomsdirektør i ForvaltningsCompagniet. KAM for Aker Solutions og tilbudsleder Aker Hus, ROM Eiendom mfl Konkurranseutsetting, anskaffelser, benchmarking Nasjonal og internasjonal standardisering 3 Innhold Litt om God eiendomsforvaltning Konferansen tema => konsentrasjon om teknisk forvaltning, Utfordringene Teknisk Markedsmessig Myndighetskrav Med mer Ulike porteføljesammensetninger og eierstrategier Kjøpe tjenester? Hvordan kan vi organisere oss for å møte utfordringene? 4
God eiendomsforvaltning 5 Rollene i eiendomsforvaltningen Eier Leieavtale Forvaltningsavtale Driftsavtale med fellestjenester / felleskostnader Forvalter Tjenesteavtaler -SLA Bruker 6
Rolleinteresser Forvalterens hovedoppgave i driftsfasen er blant annet å tilfredsstille Brukerne: Lave kostnader Gode og funksjonelle lokaler over tid Rett standard og kvalitet på tjenester i lokalene Godt omdømme i samfunnet, herunder forhold knyttet til kvalitet, estetikk og miljø At lover og forskriftskrav er ivaretatt Eier: Høye inntekter og lave kostnader Godt omdømme i samfunnet, herunder forhold knyttet til kvalitet, estetikk og miljø At lover og forskriftskrav er ivaretatt 7 Kriterier for god eiendomsforvaltning (NOU 2004:22) 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Generelle delkriterier: 3.1. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov 3.2. Effektiv arealutnyttelse 3.3. Godt, verdibevarende vedlikehold 3.4. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning 3.5. Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter 3.6. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen 3.7. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. 8
Avgrensning Eiendomsforvaltning Økonomi Regnskap Utleie/innleie Leietakerpleie Teknisk forvaltning Prosjektledelse Dette innlegget har fokus på teknisk forvaltning i driftsfasen, men husk: Fagområdene må spille sammen for at helheten skal bli god Som tekniske forvaltere/eksperter må man vite om blant annet: leiekontraktens kostnadsfordeling (eier, leietaker, felleskostnader) leietakernes endringsbehov forestående inn- og utflyttinger mva justering og avskrivningsregler IFRS-rapportering og verdivurdering 9 10 10 Kilde: Tore Haugen, NTNU
Utvikling av bygningssammensetning Kilde: Mørk et al 2008 11.. og når går bygningsdelene egentlig ut på dato? 12
Utfordringer I løpet av konferansen har vi hørt om utfordringer knyttet til blant annet: Økende teknisk kompleksitet Økende krav om kostnadseffektiv forvaltning Økende kvalitetsbevissthet - hos eier og hos leietaker Økende krav om rask omstilling ved endring - hos eier og hos leietaker Økende krav om rapportering fra eiere, brukere, myndigheter mfl. De største forskjellene fra tidligere er kanskje 1. Økende krav til ekspertise, både i dybden og i bredden Høyere utdannet og bedre betalt personell innen hvert fag Flere spesialister i stedet for noen generalister Kontinuerlig oppdatering og etterutdanning 2. Større krav til styringssystemer og IT-systemer 13 Oppgaven Vi må finne en løsning som gjør at vi blant annet har: Et klart definert oppdrag for vår virksomhet Tydelig plassering av ansvar og myndighet i vår organisasjon Rett kompetanse i alle fag Tilstrekkelig kapasitet og fleksibilitet Definert krav til kvalitet på tjenestene Konkurransedyktig kostnadsnivå Et attraktivt arbeidsmiljø for alle våre fagfelt Tydelig plassering av ansvar og oppgaver i forhold til underleverandører 14
Svaret. avhenger av hvem vi er, og hva vi vil. Hva er porteføljens sammensetning? F eks: stor eller liten samlet eller spredt Hvilken eierstrategi er lagt? F eks: langsiktig eierskap - hyppige kjøp og salg Hvilken forvaltningsstrategi er lagt? F eks: samlet totalforvaltning blanding av egen og ekstern leveranse Hvilken drifts- og vedlikeholdsstrategi er lagt F eks: verdibevarende vedlikehold forfall og innhenting av etterslep 15 Det er ikke så lett - Eks portefølje kvm Sykehus Universitet Kjøpesenter Bykommuner Noen eiendomsselskap mfl. Små og mellomstore kommuner Mange eiendomsselskap mfl Forsvarsbygg Statsbygg, Avinor, ROM Eindom, Telenor, Noen eiendomsselskap mfl. Noen fylkeskommuner Kystverket, Statnett mfl Geografisk spredning 16
Kjøpe tjenester? Volumprodukter -Standardprodukter -Flere leverandører finnes -Substitutter Kjøpermakt: anbud mm. Rutineprodukter -Flere leverandører finnes -Kompleks logistikk -Stor variasjon i produkter Kjøpermakt: forenkling gjennom systemkontrakter Kilde: Van Weele, Arja (2000) Strategiske produkter -Kritisk innsatsfaktor -Avhengighet til leverandør Uklare makt og avhengighetsforhold Partnerskap/bedriftssamarbeid Flaskehalsprodukter -Teknologisk avanserte produkter -Få alternative leverandører Leverandørmakt Siring av egen leveanse Søking etter alternativ, Eventuelt egen produksjon Konsekvensrisiko Tilgjengelighetsrisiko 17 Stordrift i eiendomsforvaltningen - sentral kompetanseenhet Oppdragsgiver 1 eller Region 1 Oppdragsgiver 2 eller Region 2 Oppdragsgiver 3 eller Region 3 Eiendom Portefølje Eiendom Portefølje Eiendom Portefølje Forvalter Int Ext Tjenesteleveranser Tjenesteleveranser Tjenesteleveranser 18
Forvalterens rolle - Kontraktsmodeller eller rolle i organisasjonen Managing Agent Managing Contractor And Managed Budget Total FM Client Client Client Managing Agent Managing Contractor Total FM Contractor Int Int Ext Ext Individual service providers Kontraktslinje Kommunikasjonslinje Individual service providers Fra B. Atkin & A. Brooks Total Facilities Management 19 Hvor går vi? - trender Større, mer robuste og profesjonelle miljøer innen Eiendomsforvaltning Facility Management Spesialiserte fag og tjenester Bedre styringssystemer og IT-løsninger Samarbeidskonstellasjoner Mellom spesialister i privat sektor Mellom økonomisk og teknisk forvaltning i privat sektor Mellom forvaltere og spesialister,,,,,,, ikke mye samhandling i offentlig eiendomsforvaltning hittil,,,,, Nisjebedrifter og avskalling Neste generasjons vinnere? 20