STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 10.01.112 Tid: 16:00 Sted: BI Trondheim TILSTEDE: Leder, Kommunikasjon, VKx3, Marked, Økonomi, Bull Invest, Grafisk, Idrett, Fag, Sosialt, Studentaksjonen, Venture Cup, KVKx2, Revy SAK x1-12 Behandlingssak/Valg av ordstyrer og referent Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x2-12 Behandlingssak/Godkjenning av innkalling og referat Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x3-12 Oppføring av saker til Eventuelt Idrett 1 Leder for NU 1 VK 1 SAK x4-12 Orienteringssak/Kort orientering fra alle i Styret og Ledelsen Leder: - Har endelig fått sluttforhandlet avtalen med DNB og har med det fått på plass en fantastisk avtale. - Vært i dialog med Trondheim kommune og fått bekreftet en dato for når de skal komme og presentere seg på et styremøte. - Jobbet med planlegging av det kommende semesteret. - Hatt dialog med Jushjelpa i Trondheim angående at vi ønsker å få presentert de og deres tilbud ut mot studentene ved BI. - Har hatt en rimelig magisk juleferie! Kommunikasjon: - Oppdateringer av nettsiden - Bestilt opp nye hettejakker og skjorter til styret og ledelsen i BIS. Leverandør er Smartprofil. - Planlegger presentasjonsrunde av de ulike samarbeidspartnerne til BIS. En hver dag frem til 18. januar.
- Det lages presentasjonsfoldere av samarbeidspartnerne som skal deles ut 18. januar. - Satt web-ansvarlig i kommunikasjonsutvalget, Espen Vedlog. Økonomi: - Utarbeidet og utbetalt telefonrefusjon for høsten. Den ble mer retferdig fordelt i år, flere utenfor styret mottok også refusjon. Det er en symbolsk sum og lagt på litt mer på noen verv vi vet har brukt noe mer. - Bankbytte til DNB, sparer ca. 6000 i året i gebyrer. Bankbytte er på grunn av bytte av hovedsamarbeidsparter til DNB. - Fakturert masse! Marked: - Signerte DNB før jul, tredde i kreft 01.01.2012 - Markedskveld med Kick-Off med DNB. Promotering starter i dag. Konkurranser med bra premier, alkoholsalg og avslutter med A-lee. - Pusset opp kontoret i løpet av julen Fag: - Planlegging av Masterdagen Sosialt: - Juleverksted før jul - Sett på datoer for arrangementer med sosialutvalget. Idrett: - Oppdateringer på Facebook KVK: - Internevalueringen - Forbereder opp mot GF - Vedtekter til Venture Cup VK: - Møttes i helgen - Neste GF - Noen ideer fremover, blir tatt i eventuelt. NLD: IT: Grafisk: - Presentasjon av BIS sine kanaler
- Foler som skal ut 18. Januar på markedskvelden - Plakat markedskveld NU: - Bedriftspresentasjon med Clarion mandag 16, klokka 15.30. Denne er åpen for alle studentene på skolen. Venter på siste informasjon fra dem, og begynner med promotering og påmelding så fort denne kommer. Har booket A3. - PwC inviterer BI studenter på bed.pres. på TØH 17. januar. De kommer selv å henger opp plakater, og stiller med maxitaxi for alle påmeldte. Dersom responsen er stor vil de vurdere å arrangere en egen bed.pres. her på skolen eller delta på NLD. Det er derfor viktig at vi oppfordrer studentene til å melde seg på! - DN kommer på stand 31. januar. - Venture Cup (ved Ragnhild) står på stand med cupcakes tirsdag og torsdag uke 2 og 3. - Ellers har NU mye jobb frem mot NLD og Kick-Off Redaktør: - Planlegger en utgave tidlig i Februar. - Har gjennomgått siste semester og sett på hva som har fungert og ikke og skal sette i verk noen tiltak for økt effektivitet i redaksjonen. Studentaksjonen: - Møte på torsdag - Onsdag 28. Skype med de andre lokalavdelingene og kåre vinnere. Bull Invest: - Planlegging, felles aksjedag med THØ neste semester Venture Cup: - Lagt ut program på internett - konkurranse på Facebook. Konkurranse også på stand med utdeling av Venture Cupcakes. - Stands på skolen de dagene det er mulig (vært i kontakt NU og NLD) - promotering i klassene frem til 19.jan - henge opp nye plakater for kick-off 09.01.12 - lyse ut stilling for Start-BI etter VCKO - skal i møte med leder og økonomiansvarlig ifht økonomi Start-BI - frivillige til dagen - Stand i dag og vært i to klasser. Prøver å få til litt mer neste uke.
Revy: - Skrivemøte i morgen 11. januar SAK x5-12 Orienteringssak: Ny strategi for BI Studentsamfunn v/leder Bakgrunn: Styringsgruppen i BI Studentsamfunn hadde i oktober strategimøter for å få lagt en ny strategi for BIS. Ønsker å orientere om den nye strategien. Leder: Etter å ha vært i strategimøte med styringsgruppen har vi kommet frem til følgende: - Få ned en visjon, kjerneverdier og fokusområder. Visjonen: Det som er viktig er at det er noe vi kan strekke oss til. BIS skal tilføre sin studentmasse en merverdi som gjør dem til Norges mest attraktive studenter. Kjerneverdier: Hva BIS er i dag, hva vi står for og ønsker å stå for. Visjonær: BIS skal være visjonær ved å være en fremtidsrettet og omstillingsdyktig organisasjon. Åpen: BIS skal være åpen og tilgjengelig for studentene og alltid ha en åpen dør. Grensesprengende: BIS skal være grensesprengende ved å være en arene for uviktig og Engasjerende: BIS skal være engasjerende ved å være aktivitetsmaksimerende og skape entusiasme blant studentene. Grensesprengende: BIS skal være grensesprengende ved å være en arena for utvikling, som med pågangsmot baner vei for studentene. Fokusområder: Fag (vår oppgave å kvalitetssikre det BI gjør) Velferd (Ikke bare lære men trives også) Samfunn (blant annet politikken, vi må kunne klare å påvirke en mer som er viktig for BI studentene.) Næringsliv (gjøre studentene attraktiv for næringslivet og bedriftene)
En strategi slår ikke inn med en gang, men vi jobber oss nærmer målet over tid. Dette blir også en sak på årets landsmøte. SAK x6-12 Orienteringssak: Info og retningslinjer for det kommende semesteret v/leder Bakgrunn: Vi starter nå på et spennende og krevende semester. Ønsker å si noen ord om hvordan dette semesteret blir. Leder: Det er det som foregår mellom oss engasjerte. Det er mange arrangementer og ting som skje. Det er viktig at Leder blir holdt oppdatert og vha som skjer. Datoer, promotering og arrangementer. Hvis ting går galt er det leder som står ansvarlig uansett og jeg må ha informasjon om det som skjer. Hva har vært planleggingsfasen og hva har gått galt. Veldig viktig at de i underverv rapporterer til sitt overvev i styret. Månedsmail skal videresendte til Leder to dager før månedsskifte. Dette skal inn i en infomail til Leder sentralt. Bli flinkere til å overholde frister. Når det gjelder styremøter, overhold innlegg og replikk. Leder styrer ordet og vi holder oss til de sakene som gjelder. Få inn redegjørelse og saker i riktig tid. Rekrutering til GF Frem til GF er det viktig at vi er synlig og promoterer godt. Dette er ikke bare VK sin jobb men alle må følge opp. Oppfordrer alle som går 2. Året om å søke videre både i BIS Trondheim og sentralt. Idrett: Kjøp en kalender hvor vi kan ringerundt alle de viktigste arrangementene. Leder: KVK jobber men en digital løsning. Marked: Inne på gmail-systemet er det link til google docs. Her kan du legge ut dokumenter og flere kan redigere det samtidig. Et annet forslag er sjekklister med plan for marked, kommunikasjon, promotering osv. Da slipper man all videresendingen av mailer. Økonomi: Det viktigste vi må gjøre fremover nå er rekruttering og få frem engasjementet rundt det å ha et verv. Det er mange som har lyst og har mye å bidra med, da må vi være åpen og vise de at det er ufarlig. VK er bare tre mennesker og kan ikke ta dette alene. Marked: Hadde et møte med Academic Work i går og vi ser på et samarbeid med dem frem til GF og rekrutteringen der. Det kommer vi tilbake til senere.
Leder: Kontoret har blitt ryddet opp og det er viktig at vi holder det sånn. Marked: Det har blitt kjøpt inn nye permer og alle må ta ansvar for å skrive ut egne etiketter. KVK: Det er viktig at alle rydder opp selv på skrivebord og i mapper på pcene. SAK x7-12 Orienteringssak: Orientering om nye avtalen med DNB. v/marked Bakgrunn: Hva er vi forpliktet til, og hvordan skal vi fremstå med de på laget. Leder: Det har vært en lang prosess. Vi satt oss et mål om å få til en avtale skulle vært annerledes i forhold til tidligere avtaler. DNB satser hardt på studenter og vi tror vi vil få god nytte av samarbeidet. Det vi har gått etter en blant annet økonomiske ressurser, men også hvor partneren kan delta på div arrangementer og komme nærmere stuntene. Av alle alternativene var det DNB som stilte streket. De har vært klar fra starter av at det skulle være en samarbeid med mye deltakelse. Marked: Det er en stor og innviklet avtale. Vi er pliktet til å informere de i styret og ledelsen samt studentene var denne avtaler inneholder. Det er mye vi har forpliktet oss til. Beskrivelse av avtalen: - Logo på alle bekledninger - Fullstendig logo på nettside med link til deres hjemmeside - Inkluderer et samarbeid i alle arrangementer vi har - DNB betaler eksponeringsmaterielle - Gratis stand under skoleoppstart, NLD og lignende - Logo i BISSI, de betaler - Minimum en bedriftspresentasjon hvert semester - Hvis DNB skal ha arrangement her på skolen skal vi stille med frivillige - Tilgang til våre arrangementet, 4 billetter, gjelder begge veier - Aksjedager, de skal være behjelpelig med foredragsholdere - BIS får tildelt en egne økonomisk rådgiver - Skal utlyse eksterne stillinger i skolens lokaler - Skal være med i planleggingen av felles arrangementer - Ved negativ omtale skal logo og andre kjennetegn fjernes fra den
aktuelle saken umiddelbart. Ingen negativ omtale ved våre arrangementer Den blir kaffe og kake førstkommende fredag i deres lokaler. Økonomi: Det kan høres strengt ut men det er også en utrolig koselig gjeng der borte. Idrett: Tror det er viktig at vi får flest mulig bort til den kakespisingen. Leder: det stiller store klar til oss og kommunikasjonen. Hvordan vi bruker dem til å profilere oss selv og dem. Det er viktig at vi er skjerpet. Studentaksjonen: Kommunikasjon sentralt skal bestille opp trykkmateriell til alle, hvordan blir dette i forhold til avtalen med DNB? Marked: Det blir jo et unntak siden det er et samarbeid med de andre lokalavdelingene. Skal høre med DNB. Kommunikasjon: Alle plakater også med alkohol? Marked: Alle plakater, men godkjenner de ikke så tar vi bare bort logoen deres. SAK x8-12 Orienteringssak: Ny standardisert signatur på BIS mailene v/kommunikasjon Bakgrunn: Vi er stolt over vår nye hovedsamarbeidspartner og dette kan komme bedre frem. Med utgangspunkt i Markedsansvarlig sin mailsignatur vil det bli utarbeidet en standardisert signatur som alle med BIS Trondheim mail skal benytte. Foreslår at dette gjennomføres ved at det settes av den dag hvor en person får tilgang på alle mailene og gjør de nødvendige endringene. Kommunikasjon: Derfor ønsker jeg at alle skal sende meg passordet sitt på mail så vi får gjort dette før 18. Januar. Leder: Alle sender passord til kommunikasjon i morgen 11. Januar. SAK x9-12 Orienteringssak: Egen web-ansvarlig i kommunikasjonsutvalget v/kommunikasjon Bakgrunn: Det er mye arbeid å opprettholde en god standard på nettsiden. For
at oppdateringer skal skje raskere og oftere dette semesteret, blir Espen Vedlog tatt inn i kommunikasjonsutvalget som web-ansvarlig for bis.no/trondheim. Espen har sittet som prosjektleder for utviklingen av nettsiden i sentralstyret, og jeg ser det derfor som en fin løsning at han tar over ansvaret for nettsiden ved vår lokalavdeling. Det vil si at alle oppdateringer som skal på nettsiden hovedsakelig vil gå gjennom Espen. Kontaktinformasjon vil bli sendt ut per mail. Nå er det to som kan legge ut til på nett. SAK x10-12 Behandlingssak: Godkjenning av alkohol og snus til markedskveld v/ Markedsansvarlig Godkjenning av alkohol og snus til markedskveld. Dette står på A-lee sin rider. Det er snakk om 18 Carlsberg og 2 snusbokser. Forslag til vedtak er at styret godkjenner innkjøp av alkohol og snus. Vedtak: Enstemmig vedtatt SAK x11-12 Eventuelt Promotering frem mot neste GF v/ VK Valgkomiteen v Lars: Vi har satt noen datoer: 19. Søknadsfristen, promoteringsuken samme uke. Men frem til den datoen skal en del på plass: De som har verv i styret får en oppgave med å skrive en stillingsbeskrivelse selv, hvor de snakker om sine erfaringer og hvilke erfaringer de hadde i forkant. Hva mer som skal med kan folk komme med innspill på selv. Dette er noe vi kommer til å bruke mer passivt, noe vi kan vise til i en presentasjon. Det kan være video og det bør være med noen bilder. Eller skal vi ha klassepresentasjoner. KVK: Stillingsbeskrivingen bør gjøres likt og det må settes en mal. Fag: Jeg opplevde at det var ikke så mye promotering rundt det i fjor, så vi må gjøre det veldig attraktivt å ha et verv i BIS. Sosialt: Likte videoideen og litt mer personlig erfaringer. VK: Ved å få frem at mange av oss hadde begrenset erfaring når vi gikk inn i BIS kan gi mer mot til nye. Leder: Det visuelle selger bedre enn kun tekst. Det vi personlig har opplevd og lært er det som kommer til å selge ikke en generelle stillingsinstruksen.
Kommunikasjon: Alle starter med en skriftlig tekst så kommer video etter hvert. Marked: VK utarbeider en mal, så slipper de med andre ting å bruke mye tid på det. KVK: tredelt: Generelle stillingsinstruksen, forventninger og enge erfaringer. Økonomi: Vi må fremstå som jordnære og ikke så mye hva du har oppnådd og lært. Vær folkelig. Leder: VK har hovedansvarlig for rekruttering til GF. Send ut beskjeder og ta ansvar for å få den informasjon dere trenger. Idrett: DNB og sponsing. Hvordan stiller de seg til sponsing av idrett og drakter? Økonomi: Vi har fått en sum og denne skal deles ut til mange. Hvordan vi deler den må vi se utover året. Idrett: Det kommer jo frem at de er opptatt av markedsføring og merkevarebygging. Det skapes positive assosiasjoner med nye drakter og logo. SAK x12-12 Eventuelt Trener underansvarlig på undergrupper v/ Idrett Idrett: Trenger ansvarlig for basketball, friluftsliv og klatring. Veldig fint om alle ser etter kandidater og sender de til meg. SAK x13-12 Eventuelt Trøndelagsdagen 2012, NU, v/leder: Leder: 22 mars. 100 bedrifter, stand og presentasjoner. De ønsker å ha med oss som arrangører av denne dagen. Ønsker innspill på om vi skal være med eller ikke. Det er booket 10 av 100 bedrifter. Vår oppgave her vil være å få inn bedrifter og følge opp disse. I tillegg bidra med frivillige. Jeg og Kristina har snakket om det. Ja, det kan være positivt og være en del av dette med tanke på å profilere oss selv. Blir det overskudd kan vi tjene penger. Den er veldig lik NLD med bedrifter og foredrag og dette kan skape konflikt og konkurranse. En løsning er at en tar inn noen flere i Næringslivsutvalget som har fokus på dette. Marked: Hva er gevinsten på dette? Har det kommet inn noe budsjett? Leder: Kostander har vi ingen oversikt over.
Sosialt: Hvilke bedrifter har takket ja? Leder: 10 trønderske kommuner. Sosialt: Målgruppen? Leder: Studenter Marked: Det krever en del ressurser og det er ingen garanti for at det blir noe stort oppmøte fra BI. Økonomi: Det blir nok ikke store summen til oss om det blir noen overskudd. Vi må heller se på hvilke muligheter det gir oss med kontakt med bedrifter og evt rekrutering til vår egen dag. Leder: Det er ingen av de andre studentforeningene som har gitt noen svar, men de ønsker svar så fort som mulig. VK Jarle: NLD har jobbet mye og har ikke tid til en slik arrangement med mindre vi tar inn flere. Venture Cup: Det er en mulighet til å blir bedre kjent med bedrifter. De andre skolene har mange flere bedrifts presentasjoner i løpet av semesteret. Dette er en mulighet. Marked: Det jobbes mye for å få til flere bedriftspresentasjoner. Men dette arrangementet virker ikke noe å satse på. Fag: men det hadde vært interessant med et samarbeid med noen av de andre skolene? VC: Det er et steg på veien. ØK: Det er helt klart en god mulig, men det er noen arrangementer vi må ha fokus på selv. Jeg synes vi har nok å passe på selv og ser ikke helt behovet. VK Jarle: Vi har mye å gjøre og kan heller se på dette neste år. Fag: Dette kan jo noen i NU undersøke mer. VK Jarle: Hvis det er ingen respons, hva gjør vi da? Marked: Enten er det for å skape relasjoner til flere bedrifter eller pengegevinst. KVK: VI bør avvente å se hva de andre gjør.
Leder: Jeg synes vi skal ta en beslutning nå. Det har kommet alt for lite info fordi de ikke helt vet selv hvordan de skal gå frem og legge ansvar på studentforeningene. Risikoen er ikke så stor, det vil bli arrangert uansett om vi er med eller ikke. Spørsmålet er om vi skal si ja til det nå og satse på å få bli med senere. Økonomi: Hvorfor skal vi hjelpe et konkurrerende arrangement når vårt er bygd opp over flere år. VC: Mitt inntrykt er at disse arrangørene er seriøse og jeg har fått inntrykk at vi skulle satse stort i BIS? Bull Invest: DNB har vel noe å si på dette. En løsning er å ta som forbehold at andre studentforeninger også blir med. VK Jarle: Hvis dette arrangementet blir bra og vi ikke får bli med neste år er det synd for studentene. Vi er her for dem. Leder: Vi har NLD, det arrangeres neste år også, vi aner ikke hvilke bedrifter som kommer dit og de trenger ikke være interessant for oss.