Frogn kommune Administrasjonsutvalget Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Innbyggerne i sentrum Felles ansvar for Frogn kommunes omdømme og arbeidsmiljø Forståelse, aksept og respekt for hverandres roller Klarhet i beslutningsgrunnlag gir klarhet i vedtak Vi er modige, synlige og glade MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Oscarsborg Møtedato: 10.04.2013 Tid: 14:30 Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til sekretariatet tlf. 64 90 61 98 eller tlf. 64 90 60 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. ORIENTERINGER: Presentasjon av enhet for personal, organisasjon og politiske tjenester ved enhetsleder Wenche Korpberget. Statusnotat utskrivningsklare pasienter pr februar 2013. Notat av 08.03.13 fra rådmannen. Sykefravær 4. kvartal 2012 og totalt for hele 2012. Notat av 12.03.13 fra rådmannen. Kommunens seniortiltak. Notat av 15.03.13 fra rådmannen. Lederutviklingsprogrammet. Notat av 13.03.13 fra rådmannen.
SAKLISTE Type 2/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA ADMINISTRASJONSUTVALGET 06.02.2013 Side 3/13 EVALUERING AV TILTAK - GRAVID OG I ARBEID 4/13 ARBEIDSGIVERSTRATEGI - FROGN KOMMUNE TILRETTELEGGING FOR PERSONER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE EVENTUELT Drøbak, 22. mars 2013. Rita Hirsum Lystad Utvalgsleder
Sak 2/13 FROGN KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKNR: 2/13 - PROTOKOLLSAK GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA ADMINISTRASJONSUTVALGET 06.02.2013 Saksbehandler: Asle Moe Arkivsaksnr.: 13/257 Løpenr.: 5318/13 Arkiv: 033 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato AdministrasjonsuAdministrasjonsutvalget 2/13 10.04.2013 INNSTILLING: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 06.02.13 godkjennes. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 06.02.13 legges fram for godkjenning. Rådmannen i Frogn, 22.03.2013 Harald K. Hermansen Vedlegg: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget 06.02.13 Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 3/13 FROGN KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKNR: 3/13 EVALUERING AV TILTAK - GRAVID OG I ARBEID Saksbehandler: Asle Moe Arkivsaksnr.: 10/1991 Løpenr.: 4380/13 Arkiv: 441 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Administrasjonsutvalget 3/13 10.04.2013 INNSTILLING: Tiltaket «Gravid og i arbeid» tas til orientering. Tiltaket videreføres ikke. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Tiltak for gravide medarbeidere ble iverksatt 01.01.02 som et forsøk på 2 år og skulle deretter evalueres. Bakgrunn for saken: Frogn har som IA bedrift fokus på nærværsarbeid. Gravide arbeidstakere har generelt høyere sykefravær enn resten av befolkningen. Graviditet er ingen sykdom men en unntakstilstand. Prosjekterfaringer fra andre kommuner har vist at sykefraværet til gravide arbeidstakere gikk ned når jordmor fulgte opp de gravide og samarbeidet med arbeidsgiver om hensiktsmessig tilrettelegging. Det ble ut fra denne erfaringen iverksatt tiltak for gravide arbeidstakere i Frogn kommune som ble behandlet i arbeidsmiljøutvalget (AMU) 13.10.2010, sak 19/10): Opprettelse av 10 % engasjement for jordmor i 2 år Skriftlige retningslinjer for oppfølging av gravide arbeidstakere i form av trekantsamtaler med gravid arbeidstaker, leder og jordmor (3 samtaler i svangerskapsuke 10, 20 og 30). I trekantsamtalene skulle man drøfte hvilke tilretteleggingstiltak som var mulige å gjennomføre. Målet var at den gravide skulle stå lengst mulig i arbeid. Tiltaket skulle evalueres etter 2 år og jordmor har utarbeidet en rapport som viser at 20 gravide deltok i trekantsamtaler med jordmor. 15 av deltakerne gjennomførte to samtaler og 6 gjennomførte tre samtaler. Alle de gravide deltakerne hadde fravær, både gradert og 100 %. Noen hadde sykemelding, andre fikk svangerskapspenger. Svangerskapspenger var for de fleste en ukjent ytelse som
Sak 3/13 ikke registreres som sykefravær. Det er en ytelse som gis når det er fare for fosterets livsbetingelser dersom mor fortsetter i jobb. Alternativer: Ordinær lovpålagt sykefraværsoppfølging med dialogmøter og arbeidsplassvurdering av bedriftshelsetjenesten. Økonomiske konsekvenser: Det ble avsatt kr. 130 000,- av HMS-midler fra Storebrand til en 10 % stilling i 2 år. Vurdering: Alle som deltok i tiltaket (20 gravide og deres ledere) ble bedt om å fylle ut et evalueringsskjema. Av deltakerne har 6 ledere og 8 gravide fylt ut evalueringsskjemaet. Responsen fra dem som har svart, har vært gjennomgående positiv. De gravide er fornøyde med å bli fulgt opp av jordmor og at de har hatt en arena for å kunne ta opp problemstillinger knyttet til det å være gravid på jobb. Lederne er positive til tilrettelegging. En leder har opplevde tiltaket som unødig tidkrevende (for mange møter). Det er vanskelig ut fra de få svarene vi har fått, å kunne konkludere at de som har deltatt har stått lenger i jobb enn det de hadde gjort uten oppfølging av jordmor. En stor del av de gravide gikk over på en ytelse som kalles «Svangerskapspenger», dvs de er ikke blitt sykemeldt men har fått en annen ytelse enn sykepenger for sitt jobbfravær. Generelt opplevde deltakerne det som meget positivt at det ble fokusert på arbeidsforhold og tilretteleggingsmuligheter under svangerskapet, men det er vanskelig å si noe eksakt om effekten av tiltaket.. Det er positivt at arbeidsgiver har fått en bevissthet rundt arbeidssituasjonen for gravide medarbeidere; at det er en unntakstilstand og ikke en sykdom. Det er en vinn- vinn situasjon for både den ansatte og arbeidsgiver hvis tilrettelegging kan bidra til at gravide arbeidstakere står lenger i arbeid. Medbestemmelse: Evaluering av tiltaket er drøftet med hovedtillitsvalgt. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at tiltaket ikke blir videreført da det har vært få ansatte som har benyttet seg av tilbudet. Rådmannen vil fortsatt legge vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene for gravide arbeidstakere ved å benytte bedriftshelsetjenesten til arbeidsplassvurderinger som kan gi råd og veiledning til arbeidsgiver og den gravide.
Sak 3/13 Rådmannen i Frogn, 06.03.13 Harald K. Hermansen Vedlegg: Følgende dokumenter ligger på saken: Arkivsak 10/1991, Samlet saksfremstilling- Gravid og i arbeid forsøkstiltak over 2 år.
Sak 4/13 FROGN KOMMUNE Administrasjonsutvalget SAKNR: 4/13 - ARBEIDSGIVERSTRATEGI ARBEIDSGIVERSTRATEGI - FROGN KOMMUNE TILRETTELEGGING FOR PERSONER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE Saksbehandler: Guro Merlid Arkivsaksnr.: 12/13 Løpenr.: 4294/13 Arkiv: 032 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Frogn kommunes råd for personer med nedsatt funksjonsevne 3/13 02.04.2013 Administrasjonsutvalget 4/13 10.04.2013 Formannskapet / Kommunestyret / INNSTILLING: 1. Strategi for tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne vedtas 2. Strategien innarbeides i den eksisterende Arbeidsgiverstrategien for Frogn kommune som en 5. strategi. SAKSUTREDNING: Sammendrag: For at Frogn kommune som arbeidsgiver skal kunne møte utfordringer, både overordnede og på enhetsnivå på en best mulig måte, er det utviklet en helhetlig arbeidsgiverstrategi. Strategien omfatter den politiske og administrative ledelsen av kommunen. Strategien ble vedtatt som rådmannen sinnstilling i Kommunestyresak 147/12 med følgende tillegg: «Det må utarbeides en strategi for personer med nedsatt funksjonsevne. Strategien innarbeidedes etter behandling snarest etter nyttår». Rådmannen har sammen med de tillitsvalgte utarbeidet forslag til 5. strategi i den allerede vedtatte Arbeidsgiverstrategien og skal nå opp til behandling. Bakgrunn for saken: Det stilles store krav til kommunen som arbeidsgiver. Disse kravene er knyttet til flere aspekter; Endringer i samfunnets behov for tjenester, nytenkning i forhold til både nye oppgaver og utfordringer samt endringer i egen organisasjon. I Handlingsprogram 2012-2015 ble det vedtatt at det skulle utarbeides en egen arbeidsgiverstrategi for at Frogn kommune som arbeidsgiver skal være best mulig rustet for å møte disse utfordringene. I 2011 startet arbeidet med å utvikle en helhetlig arbeidsgiverstrategi i Frogn kommune for å imøtekomme utfordringene på best mulig måte. Strategien var i 2012 og ble vedtatt men med et tillegg om at det små utarbeides en strategi for mennesker med nedsatt funksjon.
Sak 4/13 Arbeidsgiverstrategien henger sammen med Kommuneplanen og Handlingsprogrammet. Området «Medarbeidere» er blitt en del av kommuneplanarbeidet, hvor mål og delmål er formulert i forhold til personalpolitiske utfordringer. I Handlingsprogrammet formuleres strategier og tiltak. Strategien for å tilrettelegge for personer med nedsatt funksjonsevne er i tillegg forankret i avtalen om et inkluderende arbeidsliv(ia-avtalen) og det er også utarbeidet en egen handlingsplan for å oppfylle målene i IA- avtalen. Alternativer: 1. Som rådmannens innstilling 2. Som rådmannens innstilling med følgende tillegg: a). b) c) Miljømessige konsekvenser: Strategien skal bidra til at personer med nedsatt funksjonsevne blir ivaretatt som arbeidstakere i Frogn kommune og at kommunen oppfyller de krav som stilles for tilrettelegging. Strategien åpner for at Frogn kommune oppfattes som mer inkluderende og tilgjengelig som arbeidsplass som ivaretar et naturlig mangfold som arbeidsgiver. Strategien kan også bidra til å styrke kommunes omdømme som arbeidsgiver. Økonomiske konsekvenser: Strategien i seg selv har ingen økonomisk konsekvens. Tiltak som følge av strategien er lagt inn i Handlingsprogrammet og er behandlet, og vil behandles i forbindelse med kommende handlingsprogramarbeid. Vurdering: Frogn kommune inngikk i 2002 avtale om inkluderende arbeidsliv(ia-avtalen). Avtalen omfatter 3 konkrete mål som skal sikre oppfølging, tilrettelegging og inkludering av sykemeldte arbeidstakere og arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne samt sikre at seniormedarbeidere kan stå i arbeidslivet lengst mulig. IA-avtalens overordnete mål er: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. De tre delmålene på nasjonalt nivå fra tidligere IA-avtaler videreføres. For å oppnå målene vektlegges i større grad enn i de tidligere avtalene det systematiske forebyggende HMS-arbeidet i virksomhetene. De tre delmålene er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 % i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. 2. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år).
Sak 4/13 Avtalen er godt implementert i organisasjonen og ledere etterspørres i forhold til hvordan de sørger for å etterleve avtalen. Det er i tillegg utarbeidet en handlingsplan for å sikre oppfylling av IA avtalen. Rådmannen har på bakgrunn av dette og i samarbeid med de tillitsvalgte fremmet et forslag om en strategi nr. 5 som kan innarbeides i den allerede vedtatte arbeidsgiverstrategien: Frogn kommune tilrettelegger for arbeidstakere med nedsatt funksjon Arbeidsgiver tilrettelegger for egne arbeidstakere med redusert funksjonsevne/ behov for tilrettelegging for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser Frogn kommune tilrettelegger for 1-5 personer som NAV har avklart for arbeidsutprøving Rådmannen vurderer at strategi 5 i Arbeidsgiverstrategien ivaretar tilretteleggingsaspektet gjennom de 2 definerte tiltakene. Strategien er forankret i avtalen om inkluderende arbeidsliv og er drøftet med de tillitsvalgte. Medbestemmelse: Strategien som ivaretar tilrettelegging for personer med nedsatt funksjon er utarbeidet i samarbeid med de tillitsvalgte. Konklusjon: Rådmannen har utarbeidet forslag til en 5. strategi i den allerede vedtatte Arbeidsgiverstrategi for Frogn kommune. Strategien skal ivareta tilrettelegging for personer med nedsatt funksjonsevne. De fire hovedområdene som allerede er vedtatt er: 1. Rekruttere og beholde medarbeidere 2. Fornyelse og læring 3. Felles lederplattform 4. Nærvær på 94,4 % Den nye strategien som skal ivareta tilrettelegging for personer med nedsatt funksjon lyder: 5. Frogn kommune tilrettelegger for arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne Tiltakene som følge av strategien er: Arbeidsgiver tilrettelegger for egne arbeidstakere med redusert funksjonsevne/ behov for tilrettelegging for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser Frogn kommune tilrettelegger for 1-5 personer som NAV har avklart for arbeidsutprøving Rådmannen vurderer at strategi 5 i Arbeidsgiverstrategien ivaretar tilretteleggingsaspektet gjennom de 2 definerte tiltakene. Strategien er forankret i avtalen om inkluderende arbeidsliv og fremgår i Frogn kommunes Handlingsplan for IA-arbeid.. Det går en rød tråd fra Kommuneplanen gjennom strategien til Handlingsprogrammet hvor tiltakene er utarbeidet. Rådmannen anbefaler at den nye strategien vedtas og innarbeides i Arbeidsgiverstrategien for Frogn kommune.
Sak 4/13 Rådmannen i Frogn, Harald K. Hermansen Vedlegg: Arbeidsgiverstrategien for Frogn kommune med vedlegg Følgende dokumenter ligger på saken: