Fylkesmannen i Buskerud 22. august 2011 Risikostyring i statlige virksomheter Direktør Marianne Andreassen 11.10.2011 Senter for statlig økonomistyring Side 1
Senter for statlig økonomistyring (SSØ) - etat under Finansdepartementet (2004) Virksomhetsidè: Som statens ekspertorgan skal SSØ, med utgangspunkt i regelverket for økonomistyring, legge til rette for god styring i staten. SSØs unike rolle er å ivareta statens behov for en helhetlig tilnærming på området Visjon: Effektiv ressursbruk i staten 370 ansatte på 8 kontorsteder Side 2
Erfaringer med risikostyring i staten Nytt i Økonomiregelverket fra 2004 Styringsprinsipper 4: Styring, oppfølging, kontroll og forvaltning må tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet Metode og kompetansetiltak fra SSØ Noen virksomheter var i godt i gang, inspirerte andre Økt oppmerksomhet fra Riksrevisjonen Bruk av ordet risiko økte i Dokument nr. 1 med 427 % (fra 59 til 311 ganger) fra 2004 til 2006 (deretter opprettholdt på om lag samme nivå) Statlige virksomheter forholder seg nå aktivt og langt mer systematisk til risiko Side 3
Føringer Tildelingsbrevet for fylkesmennene 2011: «En god mål- og resultatstyring forutsetter at Fylkesmannen gjennomfører risikovurderinger knyttet opp til måloppnåelse som ledd i sin interne styring. På dette grunnlaget skal embetet legge planer og iverksette tiltak som skal hjelpe til å redusere risikoen, jf. 4 i Reglement for økonomistyring i staten. Arbeidet med strategiplaner og større utviklingstiltak skal bygge på risikovurderinger og skal kunne dokumenteres» Årsrapporten fra Fylkesmannen i Buskerud 2010: «Gjennomføring og oppfølging av interne risikovurderinger i mål- og resultatstyringen skal forankres i strategisk plan» Side 4
Verdier og overordnet styringsprinsipp i staten Forvaltningsverdiene: lojalitet til politiske beslutninger rettsikkerhet og likebehandling faglig integritet effektivitet Mål- og resultatstyring (MRS) overordnet styringsprinsipp: å fastsette mål for virksomheten å måle resultater og sammenligne med målene og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten Side 5
MRS og risikostyring Mål- og resultatstyring: Utviklings- og læringsperspektiv Delegasjon og frihetsgrader Tillitskultur! Risikostyringen forholder seg til at det er fastsatt gode mål. God risikostyring kan samtidig bidra til bedre mål- og resultatstyring ved å gjøre det lettere å gi tillit gjennom mer delegasjon. Side 6
Styring i staten preges i praksis av mange styringsformer Mål- og resultatstyring Ressursstyring Risikostyring Kostnadsstyring Aktivitetsstyring Regelstyring Brukerstyring Fagstyring Prosjektstyring Ad hoc-saker styring 7 Side 7
Utviklingstrekk innenfor statlig økonomistyring Økt delegering - Større frihetsgrader, behov for kontroll Større frihetsgrader i innretningen av styring og kontroll i statlige virksomheter (økonomiregelverket), men: Krav til mål og resultatstyring og risikostyring Krav til langsiktig planlegging Krav til gjennomføring av samfunnsøkonomiske analyser og evalueringer Økt bruk av elektroniske arbeidsprosesser Side 8
Risikostyring skal være integrert i mål- og resultatstyringen Styrker Muligheter Mål- og resultatstyring Fokus på muligheter - fastsette mål Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Svakheter Trusler Styringsparametre og tiltak Side 9
Hvorfor risikostyring? Tydeliggjør sammenhengen mellom mål, risiko og aktiviteter/tiltak Bedre grunnlag for prioritering og ressursstyring Bedre grunnlag for fastsettelse av realistiske mål og ambisjonsnivå for det enkelte år Side 10
Hva er risikostyring? Et verktøy for å sikre måloppnåelse Forebygge og begrense hendelser som kan påvirke måloppnåelsen negativt Side 11
Definisjon av risikostyring Risikostyring er en prosess integrert i mål- og resultatstyringen som er utformet for å kunne identifisere vurdere håndtere følge opp risiko, slik at den kommer innenfor akseptert nivå for å gi rimelig grad av sikkerhet for virksomhetens måloppnåelse Side 12
Hva er høy eller lav risiko? Risikoen som fremkommer gjennom en risikoanalyse, uttrykt gjennom sannsynlighet og konsekvens, er en vurdering vi gjør basert på det vi vet ikke en objektiv størrelse Risikotoleranse hva er akseptert nivå på risiko? Side 13
Beslutninger omkring risikohåndtering Unngå Gå ut av de aktivitetene som er en kilde til risiko Redusere Redusere sannsynlighet eller konsekvens, eller begge deler Dele Overføre, eller på annen måte dele en bit av risikoen med andre Akseptere Akseptere en risiko Side 14
Risikoreduserende tiltak Redusere sannsynlighet, konsekvens eller begge deler? Svært stor Sannsynlighet Stor Modera t Liten Meget liten Mindre konsekvens Redusert sannsynlighet og konsekvens Lavere sannsynlighet Risiko Kritisk Høy Moderat Lav Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Svært alvorlig Senter for statlig økonomistyring Side 15
Vurdering og prioritering av tiltak Hvilke tiltak er allerede på plass? Bør disse videreføres, justeres eller tas ut? Er det nødvendig med nye tiltak? Beslutninger om hvilke tiltak som skal iverksettes kostnad ift nytte ansvarlig for gjennomføring ressursmessige konsekvenser (inkl budsjett) tidsfrist kontrollaktiviteter Side 16
Akseptere risiko Dette var veldig leit, men vi velger å leve med risikoen for at denne typen feil oppstår. Side 17
Utfordring 1: Fastsette gode mål Problemstillinger: Målene gitt fra overordnet nivå er vage - må operasjonaliseres! «Målene» er (detaljerte) oppgaver/aktiviteter må definere målet for aktivitet(ene) Kartlegge de mål som virksomheten styres etter for å se om de er konkrete og tilstrekkelig klare Tilpasse målene for alle nivåer i organisasjonen Det er nødvendig med klare mål for å kunne vurdere risikoen for ikke å nå disse målene Senter for statlig økonomistyring Side 18
Utfordring 1 forts. Godt formulerte mål utrykker en tilstand/verdi som ønskes oppnådd Hva ønskes oppnådd Hva ønskes endret Hva ansees verdifullt Målet er skilt fra hvordan virksomheten/avdelingen skal nå målet. Det virksomheten/avdelingen skal gjøre, gjør den for å nå målet Godt formulerte mål beskriver ikke hvordan virksomheten/avdelingen skal jobbe Side 19
??? Side 20
Utfordring 2: Hvordan gjøre risikostyring i praksis Risikostyring på ulike nivåer i en virksomhet Risikostyring på overordnet nivå og på avdelingsnivå Aggregering? Detaljeringsgrad Ulike kategorier og tidsperspektiver Strategiske risikoer (lang sikt) Operasjonelle risikoer (kort sikt/kontinuerlig) Risikoer knyttet til etterlevelse av lover og regler/interne forhold (kort og lang sikt) Risiko i prosjekter Side 21
Utfordring 2 forts. Organisasjonsnivå Virksomhetsledelse Region eller divisjon/avdeling Lokalkontor eller seksjon System eller arbeidsprosess Risiko knyttet til overordnede mål og strategier. Fokus på virksomhetens hovedmål, strategiske utfordringer og vesentlige endringer Risiko knyttet til mål og delmål som den enkelte enhet er ansvarlig for Risiko knyttet til leveranser/aktiviteter som den enkelte enhet er ansvarlig for gjennomføringen av Risiko knyttet til den enkelte arbeidsprosess eller system Tidspunkt for risikoanalyse Side 22
Utfordring 3: Dokumentasjon av risikostyring Er et viktig bidrag i en kontinuerlig forbedring av styringen Krav om dokumentasjon, men ikke spesifikt til form, frekvens og omfang Bør gi en sammenhengende, oversiktlig og forståelig framstilling av hvordan risiko håndteres i mål- og resultatstyringen Dokumentasjonen bør tas inn i virksomhetens øvrige dokumentasjon av mål- og resultatstyring, og utformes på den måten som passer best inn i den enkelte virksomhets opplegg for dette Senter for statlig økonomistyring Side 23
Utfordring 3 forts. Rapportering må belyse måloppnåelse og utvikling i risiko Rapporteringen bør inneholde analyser og vurderinger med utgangspunkt i: Hva skulle oppnås? (mål) Hva er oppnådd? (resultatmåling - måloppnåelse) Hva må eventuelt iverksettes? (oppfølging -tiltak) Oppfølgingsprosessen handler om å fremskaffe informasjon om resultater og risiko, og å formidle og bruke denne til læring og forbedring Side 24
Vi har vurdert vår risiko i forhold til våre mål og driver innenfor vår risikotoleranse Senter for statlig økonomistyring
SSØs tjenester Veiledere Kompetansetjenester: Kurs og seminarer Faglige nettverk Rådgivning Side 26
Ikke mer omfattende styring og kontroll, men bedre styring og kontroll Side 27