TILSYNSRAPPORT - VEDTAK

Saksbehandler: Jørn Danielsberg Vår dato: Vår referanse: 30.06.2017 2017/3065 Deres dato: Deres referanse: Steinerskolen i Tromsø ved styrets leder Inga Sparboes Veg 41 9007 TROMSØ TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Steinerskolen i Tromsø Org.nr. 971521430 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar

Side 2 av 15 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Kort om Steinerskolen i Tromsø... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Steinerskolen i Tromsø... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 5 2.1 Rettslige krav... 5 2.2 Våre observasjoner og vurderinger... 5 3 Daglig leder... 7 3.1 Rettslige krav... 7 3.2 Våre observasjoner og vurderinger... 7 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 7 4.1 Rettslige krav... 7 4.2 Våre observasjoner og vurderinger... 8 5 Tilstandsrapport... 8 5.1 Rettslige krav... 8 5.2 Våre observasjoner og vurderinger... 9 6 Inntak... 9 6.1 Rettslige krav... 9 6.2 Våre observasjoner og vurderinger...10 7 Våre reaksjoner...12 7.1 Pålegg om retting...12 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene...14 8 Dere har rett til å klage...14

Side 3 av 15 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Steinerskolen i Tromsø Steinerskolen i Tromsø ligger Tromsø kommune i Troms fylke. Skolen er godkjent på grunnlag av "anerkjent pedagogiske retning", jf. friskoleloven 2-1 andre ledd bokstav b. Skolen er en grunnskole fra 1. til 10 og våren 2017 har skolen 92 elever. Skolen er godkjent for 170 elever. I perioden januar-juni 2017 mottar skolen kr. 6 318 900 i statsstøtte. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Steinerskolen i Tromsø Vi åpnet tilsyn med Steinerskolen i Tromsø i brev av 31.03.2017. Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er Styrets ansvar. Vi har kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Formålet med tilsynet er å bidra til at styret er bevisst ansvaret som skolens øverste organ, og kontrollere at styret utfører de oppgavene som ikke kan delegeres. Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket.

Side 4 av 15 Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 07.06.2017. I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Dere har kommentert innholdet i den foreløpige rapporten innen fristen 21.06.2017. Vi har behandlet kommentarene fra dere under hvert av de aktuelle temaene. 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted 4. styrets uttalelse til foreløpig tilsynsrapport Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.

Side 5 av 15 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 2.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer. 2.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn kopi av innkallinger og referater fra tre styremøter avholdt i 2016 og 2017. Disse styremøtene ble avholdt 5. desember 2016, 13. februar 2017 og 6. april 2017. Dere har også sendt inn referater fra styremøter i 2013, 2015 og 2016 med valg og konstituering av styrets medlemmer. Vi har også mottatt oversikt over hvem som har møte- og uttalerett samt kopi av skolens vedtekter.

Side 6 av 15 Styrets sammensetning I følge Steinerskolen i Tromsø sine vedtekter skal styret bestå av fem personer. Av disse velges tre av lærekollegiet og to velges av foreldreforeningen. Styrets medlemmer velges for tre år av gangen. Dere har sendt inn en dokument som viser utdrag fra diverse referater. Det fremgår av dokumentet at Helga Z. O. `Donoghue ble valgt som styremedlem på kollegiemøtet 03.01.2013. På kollegiemøte 30.05.2013 ble Bente Bredrup valgt inn som styremedlem fra og med høsten 2013. På møte i foreldreforeningen 02.09.2014 ble Thomas Bøn valgt som styremedlem. Referat fra møte i foreldreforeningen 03.09.2015 viser at Rode S. Rønning-Hansen ble valgt som foreldreforeningens andre styremedlem. Tom Arne Bruseth ble valgt inn som nytt styremedlem i kollegiemøtet 15.09.2016. Navnene samsvarer med det som er registrert i Enhetsregisteret. To av styremedlemmene har sittet lengre enn 3 år. Dette gjelder Bente Brederup og Helga Zwarg O `Donoghue. Vi har ikke mottatt noe dokumentasjon på at disse har blitt gjenvalgt. Dette er ikke i samsvar med skolens vedtekter. Møte- og uttalerett Dere har valgt et styre bestående av representanter valgt av skolens ansatte og foreldreforeningen. Det er ingen ting i veien for at styret kan bestå av slike representanter. Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett til følgende personer; én for kommunen, én for elevrådet, én for foreldrerådet, én for undervisningspersonalet og én for andre ansatte ved skolen. I tillegg har daglig leder møte- og uttalerett. Formålet med møte- og uttaleretten er å sikre at disse representantene får mulighet til å påvirke styrets avgjørelser. De representantene som er valgt inn som styremedlemmer med stemmerett har en annen rolle på styremøtene enn de som har møte- og uttalerett. Dere har redegjort for at en representanter for og elevrådet og foreldrerådet får innkallinger til styremøtene uten vedlegg. Disse gruppene er ikke sikret møte- og uttalerett på denne måten. I vår foreløpige rapport vurderte vi praksisen ved skolen slik at representanter for kommunen, undervisningspersonalet, elevrådet, foreldrerådet og andre ansatte ikke hadde møte- og uttalerett i styret. Dette er ikke i samsvar med regelverket. I skolen sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport opplyses det om de sender innkalling til en lærer som er kontaktperson til elevrådet og at denne læreren legger sakslisten fram for elevrådet. Vi legger til grunn at denne læreren mottar innkalling og legger den fram for elevrådet i god tid før styremøtene avholdes. Skolen skriver videre i sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at kommunen tidligere hadde oppnevnt en representant med møte- og uttalerett til styret. Denne personen ble senere heldagspolitiker og kommunen oppnevnte ingen ny person. Det fremkommer videre av skolen tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at de vil endre praksis slik at alle representanter med møte- og uttalerett skal motta referat og saksdokumenter fra styremøter. Dette vil kunne være egnet til å rette pålegget, når praksis er endret.

Side 7 av 15 Innkalling til styremøtene Innkallingen til styremøte 5.12.2013 ble sendt 7 dager i forkant av styremøtet. Innkallingen til styremøtene 13.02.17 og 6.04.17 ble sendt 14 dager før møtene. Vi anser én uke som tilstrekkelig med tid til å forberede seg. Siden skolen ikke har oppnevnt representanter for kommunen, elevrådet, foreldrerådet, undervisningspersonalet og andre ansatte har representantene derimot ikke mottatt innkallinger og referater fra styremøtene slik de har rett til. 3 Daglig leder 3.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 3.2 Våre observasjoner og vurderinger Skolen har en daglig leder tilsatt av skolens styre. Tilsetting av daglig leder fremkommer av referat fra styremøte 16. mai 2006. Dette stemmer også med informasjon fra Enhetsregisteret. Dette er i samsvar med regelverket. 4 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 4.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette.

Side 8 av 15 4.2 Våre observasjoner og vurderinger Vedtak av budsjett og regnskap Budsjett for 2017 og regnskap for 2016 ble vedtatt på skolens styremøte 6. april 2017. Dette er i samsvar med regelverket. Informasjon til revisor Skolen redegjør for at revisor ble orientert om friskoleloven på et møte avholdt 27.9.2016. Skolen opplyser at revisor i forkant av dette møtet hadde satt seg inn i dette regelverket. Skolens ledelse sendte 19.04.2017 et brev til revisor med informasjon om hva skolen har gitt av informasjon til revisor i forbindelse med regnskapet for 2016. Dette er i samsvar med regelverket. 5 Tilstandsrapport 5.1 Rettslige krav Det følger av friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt.

Side 9 av 15 5.2 Våre observasjoner og vurderinger Skolen har ikke utarbeidet en årlig tilstandsrapport og styret har derfor ikke behandlet en slik rapport. Dette er ikke i samsvar med regelverket. 6 Inntak 6.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som inntaksområde, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier.

Side 10 av 15 Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker. Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Avslagene må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Alle vedtakene må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 6.2 Våre observasjoner og vurderinger Inntaksreglement Vi har mottatt referat fra styremøte 8. september 2014. På dette møtet ble skolens inntaksreglement vedtatt. Styret har med dette fastsatt skolens inntaksreglement. Dette reglementet ligger også på skolens nettside og er tilgjengelig for potensielle søkere før de søker om inntak. Dette er i samsvar med regelverket. Inntaksvilkår I henhold til skolens inntaksreglement er skolen åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler. I den sammenheng vises det til privatskoleloven i skolens inntaksreglement. Vi bemerker at denne loven fra og med 1. august 2015 heter friskoleloven. I inntaksreglementet står det at skolen ved inntak kan ta hensyn til klassens kjønnsfordeling, kapasitet til å ivareta elevenes behov, gruppenes størrelse og begrensinger i forhold til areal. Som omtalt i det rettslige grunnlaget ovenfor kan styret sette egne begrensninger for inntak når det gjelder for eksempel klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Det fremgår ikke av skolens reglement at styret har vedtatt noen begrensninger. Skolen kan

Side 11 av 15 derfor ikke vektlegge slike hensyn eller sette egne begrensninger for inntak slik det gjøres i reglementet. Dere redegjør for at det på skolens hjemmeside er et kontaktskjema som potensielle søkere kan fylle ut og sende til skolen. Det er dette skjemaet som hovedsaklig blir benyttet som første kontakt med skolen i forbindelse med inntak. Dere skriver at dere raskt inviterer potensielle søkere til møte/samtale der de foresatte og skolen kan utveksle informasjon. Dere skriver videre at et av formålene møte/samtalen er å gi eventuelle søkere forutsigbar og relevant informasjon, både om inntaksreglementet og eventuelle begrensninger i forhold til klassestørrelse i de respektive klassene. Dere informerer derfor om klassestørrelse, klassemiljø, steinerpedagogikk, timeplan, ordensreglement, lærertetthet m.m. Selv om samtalene/møtene fremstår som frivillig for potensielle søker, vurderer vi likevel at det er en forventning om at dette finner sted. På den måten setter skolen krav/vilkår det ikke er anledning til. Skolen skal ta inn alle elever som søker plass,så lenge det er ledig kapasitet ved skolen. Så lenge styret ikke har vedtatt noen begrensninger i antall elever fore det aktuelle skoleåret, har skolen ledig kapasitet så lenge antall elever ikke overskrider den kapasiteten skolen er godkjent for. Den praksisen skolen har med å gjennomføre samtaler med potensielle søkere, der ett av punktene er begrensninger i de ulike klassene, er derfor ikke saklig eller lovlig. Informasjonsutveksling om søkeren vil også kunne gi skolen opplysninger om søkeren som det ikke er anledning til å benytte i inntaksprosessen. Slike opplysninger kan for eksempel være egnet til å sile bort søkere som skolen ikke ønsker å ta inn. Skolens praksis på dette området er derfor ikke i tråd med regelverket. Skolen har i sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport gitt uttrykk for at de er uenige i vår tolkning av skolens formål med møter/samtaler med potensielle søkere. Skolen skriver at disse møtene er et tilbud og ikke en forpliktelse og at det som regel er foresatte selv som etterlyser slike samtaler. Vår vurdering er at dette er krav og vilkår som det ikke er anledning for skolen å sette, fordi det ikke kommer klart av inntaksreglementet at disse informasjonsmøtene eller samtalene er frivillige. Søknadsskjema og søknadsfrist Skolen opererer med en søknadsfrist som er satt til 1. mars. Søknadsfristen er lik for alle. Denne fristen er gjort kjent for alle ved at den ligger på skolens hjemmeside. Dette er i samsvar med regelverket. I skolens inntaksreglement åpnes det for at elever unntaksvis kan tas inn etter denne datoen basert på en individuell vurdering. Det fremkommer ikke hvilke kriterier som ligger til grunn for en slik vurdering, og det er derfor uklart om det legges til grunn opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringsreglene. Dette er ikke samsvar med regelverket. På skolens søknadsskjema etterspørres flere opplysninger som; mors og fars yrke/arbeidssted, om barn kan avbildes i media, deltakelse på dugnad, antall familiemedlemmer, viktige personer i barnets liv samt en begrunnelse for hvorfor foreldrene ønsker å la eleven gå på skolen. Dette er opplysninger som ikke er relevante for om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringsreglene. Skolen ber her om informasjon som ikke er relevant for å kunne vurdere om en søker oppfyller kravene til inntak. Dette er ikke i samsvar med regelverket.

Side 12 av 15 Prioriteringskriterier Inntaksreglementet inneholder prioriteringskriterier, men det kommer ikke klart frem at disse kriteriene benyttes kun ved oversøking. I prioriteringskriteriene er det ikke saklig å prioritere etter dato når skolen har satt en søknadsfrist. Det fremkommer ikke av av inntaksreglementet hvordan flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet skal prioriteres. Skolen viser til at det ved inntak også vil bli vektlagt at elevene i klassen skal ha et godt psykososialt miljø. Skolen nevner i den sammenheng at det ved inntak kan tas hensyn til klassens kjønnsfordeling, elevens behov, gruppenes størrelse og begrensninger i forhold til areal. Kriteriene som det prioriteres etter ved oversøking skal være klare, saklig og ikke skjønnsmessige. Skolen kan derfor ikke vektlegge momenter som dette ved prioritering av elever. Ved å vektlegge vilkår som ikke fremgår av prioriteringspunktene (1-6) er heller ikke rekkefølgen som søkere prioriteres etter klart angitt. Beslutninger om inntak og avslag Enkeltvedtak om inntak er skriftlig. Enkeltvedtaket mangler informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Dette er ikke samsvar med regelverket. Dere skriver i redegjørelsen til oss at det mangler informasjon om klagerett i inntaksbrevet og at dere vil rette opp dette. Vi gjør oppmerksom på at det ikke er noe krav om informasjon om klageadgang i innvilgelser av inntak, da det ikke er sannsynlig at noen vil klage på en skoleplass en selv har søkt om. Skolen viser til enkeltvedtak om avslag som ble fattet før forrige tilsyn med skolen i 2014, siden skolen ikke har hatt avslag på søknader om inntak etter dette. Vi kan derfor ikke vurdere skolens avslagsvedtak. I skolen sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport skriver de at når det er slik at skolen ikke kan innhente informasjon om elever før inntak, finnes det ikke noen dokumenter som ligger ved saken. Vi viser i den sammenheng til forvaltningsloven 27 tredje ledd. Forvaltningsloven skiller ikke mellom innvilgelser og avslag når det gjelder å informere om retten til å se sakens dokumenter. Alle enkeltvedtak om inntak må derfor som standard inneholde dette selv det ikke foreligger dokumentasjon i saken. 7 Våre reaksjoner 7.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at styret er oppnevnt i samsvar med rettsgrunnlaget skolen drives etter, jf. friskoleloven 5-1 første ledd. Styret må være oppnevnt i samsvar med den selskapsformen skolen drives etter.

Side 13 av 15 2. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. a. Styret ved skolen skal sørge for en representant for kommunen, en representant for foreldrerådet, en representant for undervisningspersonalet og en representant for andre ansatte har møte- og uttalerett i skolens styre og innkalles til styremøtene. b. Representantene opplistet i 5-1 andre ledd skal få referat fra styremøtene. Tilstandsrapport 3. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 4. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. Inntak 5. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal ikke sette egne krav eller vilkår for å kunne søke om eller få skoleplass. 6. Styret ved skolen skal sørge for at inntaksreglementet viser hvordan søkere prioriteres ved oversøking, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd første punktum. a. Skolen skal sørge for at rekkefølgen mellom prioriteringsreglene i inntaksreglementet er klart angitt. b. Skolen skal sørge for at det fremgår av inntaksreglementet at prioriteringsreglene bare kommer til anvendelse ved oversøking. c. Skolen skal påse at inntaksreglementet viser hvordan det skal prioriteres mellom flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet. 7. Styret skal sørge for at inntaksreglementet bare inneholder regler for prioritering av søkere ut fra saklige hensyn, jf. friskoleloven 3-1 tredje ledd andre punktum. a. Skolen skal se til at prioriteringsreglene ved oversøking er klare, saklig og objektive. b. Skolen skal sørge for at prioriteringsreglene er etterprøvbare (ikke skjønnsmessige).

Side 14 av 15 8. Styret skal sørge for at avgjørelser om inntak gjøres i samsvar med skolens inntaksreglement og friskolelovens regler, jf. friskoleloven 3-1. Styret skal påse at skolen, gjennom søknadsskjema eller annet, ikke etterspør opplysninger som ikke er relevante for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. 9. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter. 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når påleggene er rettet, skal styret ved Steinerskolen i Tromsø erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Bruk tavla.udir.no for å sende inn erklæringen. Frist for innsending er 30.09.2017. Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner. 8 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Jørn Danielsberg seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.

Side 15 av 15 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkalling og referat fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Daglig leder Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Bekjentgjøring av inntaksreglement Inntaksreglement Vedtak av skolens inntaksreglement Redegjørelse