Møteinnkalling Administrasjonsutvalget Utvalg: Møtested: Formannskapssalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: 26.02.2014 Tidspunkt: 12:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 72 40 30 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann. Støren, den 170214 Bjørn Enge Side1
Side2
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Referatsaker PS 2/14 "Saman om ein betre kommune" - tiltak 2014/281 Orientering om arbeidet med Strategisk kompetanseplan. Mulige andre saker. Side3
PS1/14Referatsaker Side4
Saksframlegg Arkivnr. 031 Saksnr. 2014/281-3 Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse og omsorg 5/14 17.02.2014 Administrasjonsutvalget 2/14 26.02.2014 Arbeidsmiljøutvalget Kommunestyret Saksbehandler: Bjørn Enge "Saman om ein betre kommune" - tiltak Saksopplysninger Saken fremmes av styringsgruppen for prosjektet og det vises til den informasjon som er gitt til politiske organer om prosjektet. Midtre Gauldal Kommune har nå deltatt i prosjektet i et år, og som det fremgår av årsrapporten så er det første året i stor grad brukt til forankring i forhold til behovet for endring. Dette gjelder i særlig grad tema heltidskultur. Styringsgruppen for prosjektet er av den oppfatning at tiden nå er moden til å iverksette tiltak som er egnet til å gi resultater. Det er også grunn til å peke på den forventning som kommer til uttrykk fra regjeringen som bevilger midler til prosjektet. Midtre Gauldal Kommune må erkjenne at vi har en betydelig utfordring i forhold til heltidskultur. I pleie og omsorgssektoren er gjennomsnittlig stillingsandel nede på 54%, dette plasserer oss blant de kommunene som har de aller største utfordringene på dette området. Begrepet heltidskultur er ikke tilfeldig valgt, utfordringen er i stor grad kulturelt betinget. Arbeidet med forankring har vært krevende og erfaringen viser at vi har mye igjen før vi kan si at vi har etablert en heltidskultur. Styringsgruppen mener det er svært viktig å klare å gjennomføre de tiltak som her foreslås. Det vil være avgjørende at ledere og ansatte sammen ser muligheter og samarbeider om gjennomføring av tiltak. Styringsgruppas forslag er følgende tiltak: 1. Et opplegg som kan gjennomføres uten at det er nødvendig med budsjettregulering. Dette gjøres ved at vakante stillinger slås sammen, økonomien i disse fristilles og brukes til å lyse ut hele stillinger. Styringsgruppen mener at små helgestillinger i fremtiden ikke skal lyses ut og tilbys andre enn studenter. Side5
Ved å slå sammen økonomien i de små helgestillingene kan det nå lyses ut fire hele stillinger. Utlysningen er intern og må være fleksibel slik at stillingene kan benyttes der behovet vurderes å være størst. Vi forutsetter at de fire stillingene blir besatt av medarbeidere som i dag har deltidsstilling. Disse frigjøres etter ansettelse og «legges i potten» slik at nye heltidsstillinger kan lyses ut. 2. Utfordringer knyttet til helgebemanning. Styringsgruppen mener at det er helt nødvendig at avdelingslederne går i turnus og derved jobber hver tredje helg. Prinsippet om hver tredje helg ligger til grunn som generell føring for turnusarbeid. Midtre Gauldal Kommune bør etablere en ordning der vi tilbyr studenter helgestilling med avtale om fast stilling etter endt utdannelse. Dette må utredes og etableres som en fast ordning. Styringsgruppen er etter samtaler med ansatte av den oppfatning at mange ansatte er villig til å arbeide noe mer enn hver tredje helg forutsatt at dette blir kompensert økonomisk. Dette må utredes, forutsetningen er at dette skal gjelde for fast ansatte som jobber mer enn hver tredje helg. Gjelder altså ikke for studenter og lærlinger, disse har egne avtaler for helgearbeid. Videre legger styringsgruppen til grunn at ordningen skal gjelde for de som tar hel helgevakt i tillegg til hver tredje helg, både lørdag og søndag. Det vil være et viktig prinsipp at ekstra helgearbeid i størst mulig grad legges inn som del av ordinær turnus, dette for å ivareta arbeidsmiljølovens krav til bl.a. forutsigbarhet i forhold til arbeidstidsplanlegging. Saksprotokoll i Utvalg for helse og omsorg - 17.02.2014 Vedtak Side6
A rsrapportering 2013, pulje 2 Frist 1. februar 2014. Merkes Saman om ein betre kommune: Årsrapportering 2013 pulje 2 Kommune:Midtre Gauldal- Dato:- 31.1.2014 Prosjektleder (navn og tlf.nr):_bjørn Enge, tlf. 91156225 1.1 Hvorfor og hvordan rapportere Rapporteringen er svært viktig for programmet. Det er gjennom rapporteringen at programmet kan dokumentere resultater av arbeidet lokalt. Med resultater mener vi: Dokumentere bevegelse: Dette betyr at dere bør tilstrebe å tallfeste så mye som mulig. Vi ønsker å vite om hvordan situasjonen var når dere startet opp, og hvordan det har utviklet seg. Læring og ny praksis: Er det noe i prosjektet som har bidratt til at dere har lært noe og som har medført endret praksis i kommunen? Vi ønsker at dere beskriver dette så godt som mulig. Utfordringer: Har dere hatt spesifikke utfordringer? Har dere opplevd hindringer som har gjort at ting har stoppet opp eller endret kurs underveis? Vi ønsker at dere beskriver dette så godt som mulig. Beskriv også hvordan dere har løst utfordringene. Vi ønsker også at rapporteringen skal oppleves som en nyttig evaluering lokalt. Derfor ønsker vi at prosjektleder i samarbeid med prosjektgruppe/styringsgruppe, eventuelt andre, utarbeider rapporteringen. Husk at rapporteringen kan være et virkemiddel i arbeidet med å forankre prosjektet i kommuneorganisasjonen, og et utgangspunkt for å profilere innsatsen utenfor kommuneorganisasjonen. 1 Side7
På siste side i skjemaet fyller dere inn hvilket organ rapporten er behandlet i. Dersom dere ikke har fått behandlet rapporten før 1. februar vil vi at dere likevel sender inn rapporteringen og at dere ettersender behandlet rapport når dette er gjort. Rapporteringen er delt inn etter tema. Dere trenger bare å fylle ut for det temaet/de temaene dere jobber med. Alle fyller ut punktene 1.3, 1.4 og 1.9 Sykefravær: Kommuner som har sykefravær som tema fyller i tillegg ut punktet 1.5 Heltid: Kommuner som har heltid som tema fyller i tillegg ut punktet 1.6 Kompetanse/Rekruttering: Kommuner som jobber med kompetanse/rekruttering fyller i tillegg ut punktet 1.7 Omdømme: Kommuner som jobber med omdømme fyller i tillegg ut punktet 1.8. Fyll ut så godt og fyldig som mulig. Det er ikke tilfredsstillende å vise til det som er rapportert, eller sendt inn tidligere. Vi er opptatt av å vite hvordan prosjektet har utviklet seg siden dere rapporterte sist. Dere kan legge til rader om det er behov for det. Dere kan også slette rader eller de punktene dere ikke trenger å fylle ut. 1.2 Frist for rapporteringen Frist er 1. februar. For at kompetansemiljøet skal klare å levere i tide er vi avhengig av at dere har rapportert innen denne fristen. Er det noe som er uklart kan dere kontakte: Mette Mannsåker, 22 24 68 89 Ina Kathrine Ruud, 22 24 68 68 Fredrik Rivenes, 22 24 72 40 Vi anbefaler også at dere leser rapporten Saman om ein betre kommune, gjennomgang av kommunenes årsrapportering. Dette er oppsummeringen av Pulje 1 sin årsrapportering fra 2012. 1.3 Hvilket tema arbeides det med Jobbes det med flere av temaene i programmet settes det flere kryss. Nærvær Heltid Kompetanse-rekruttering Omdømme Annet, spesifiser: X x 2 Side8
1.4 Mål Her ønsker vi å dokumentere hovedbevegelsen i prosjektet, og status i forhold til ønsket sluttresultat. Dere kan selve legge til flere linjer om det er behov for det. 1.4.1 Hovedmål/effektmål Her beskriver dere hovdmålet/effektmålet for prosjektet. Dette målet skal beskrive hensikten med prosjektet. Det ønskede resultatet for effektmålet er ønsket status når prosjektet er over. Effektmål Ønsket resultat Nullpunkt (ÅR:..) Når siste måling Resultat siste måling Nærvær 95 2015 2013 91,8 Heltid 80 2015 2013 54 1.4.2 Delmål/Resultatmål Her beskriver dere ønsket resultat av selve prosjektet. Resultatmål Ønsket resultat Nullpunkt (ÅR:..) Når siste måling Resultat siste måling Kommentarer: Her kan dere gi kommentarer til resultatet av de målinger dere har foretatt. Dersom dere eksempelvis ikke er i rute, og/eller har opplevd andre bieffekter av prosjektet kan det også beskrives her (dokumenter gjerne med tall). Vi har brukt det første året til forankring av prosjektet. Kommunen har et sykefravær som ligger ca. 3% høyere enn kommuner vi ønsker å sammenligne oss med og kommunestyret har i budsjettet for 2014 konkretisert målsetting i forhold til redusert sykefravær. Når det gjelder heltid så er vår gjennomsnittlige stillingsandel på 54% innenfor pleie- og omsorgsektoren vesentlig lavere enn hos sammenlignbare kommuner. 3 Side9
4 Side10
I det følgende fyller dere kun ut på det temaet/temaene som er aktuelt for dere. 1.5 Nærvær 1.5.1 Lokale data på prosjektet Vi ønsker å få en nærmere oversikt over hvor innsatsen i prosjektet er rettet mot. Mange har det generelle sykefraværet i kommunen som mål, men retter innsatsen/tiltakene inn mot spesifikke grupper/enheter. Enkelte har startet et sted og utvidet etter hvert som prosjektet har gått framover. Selv om dere har avsluttet prosjektinnsatsen ved enkelte enheter er det av interesse for oss å vite hvordan sykefraværet har utviklet seg etterpå også. Dere kan gjerne legge til flere linjer her, for hver enhet eller målgruppe som det har vært arbeidet spesifikt med (Rad 2). Antall ansatte i målgruppe(er)/enhet(er) for prosjektet Sykefravær for målgruppe(er)/enhet(er) med i prosjektet Ved oppstart 2013 Alle ansatte Alle ansatte Ca 450 årsverk 8,9 8,2 1.5.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Trim for ansatte med premiering Gjen nom - førtx Under gjenno mførin gx x x x x Planl agt Oppfordrer til bruk av egenmelding i stedet for sykemelding Opprettelse av arbeidsmiljøgrupper på hver enhet Prosjektleder og bedriftshelsetjeneste på besøk på alle avd. Undervisning av ledere og tillitsvalgte i oppfølging IA Kurs for ledere og tillitsvalgte i psykisk helse x *Med tiltak som gjennomføres menes for eksempel. x antall samarbeidsavtaler med fastleger, utarbeidet funksjonsskjema for x antall virksomheter, ansatt jordmor, x antall samtaler med gravide etc. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd (tallfest gjerne resultat). Gjennom arbeidsmiljøgrupper og undervisning av tillitsvalgte og ledere fått fokus på nærværsarbeide (trepartsamarbeid). Dette er et kontinuerlig arbeid, ingen tallfestede resultat utover en minimal nedgang i fraværet. 5 Side11
1.5.3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk i om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere eventuelt har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Beskrivelse Har ikke analysert fraværet. Skal vurderes etter hvert i arbeidsmiljøgruppene. Undervisning/veiledning, oppfølging og forebygging av sykefraværet kontinuerlig (ledere og tillitsvalgte) 1.5.4 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Opprettelsen av arbeidsmiljøgrupper på hver avdeling bestående av leder tillitsvalgt og verneombud. Godt samarbeide med NAV og BHT. 6 Side12
7 Side13
1.6 Heltid 1.6.1 Lokale data på prosjektet Vi ønsker å få en nærmere oversikt over hvor innsatsen i prosjektet er rettet mot. Mange har genrelle mål for kommunen, men retter innsatsen/tiltakene inn mot spesifikke grupper/enheter. I rad 1 ønsker vi å få eksemplifisert hvor mange ansatte innsatsen i prosjektet er rettet mot. Dette kan ha utviklet seg underveis ved at eksempelvis flere enheter er trukket med. De to neste radene ønsker vi at dere ser på gjennomsnittlig størrelse i de enheter/gruppe (eg vikarpool/ressurspool) som er med i prosjektet, og antallet av heltidsstillinger. Ved oppstart 2013 Antall ansatte målgruppe(er)/enhet(er) 167,4 årsverk 164,09 i prosjektet Gjennomsnittlig 54 59,4 størrelse i de enheter/for den gruppe ansatte som er med i prosjektet Antall i heltidsstilling 32 31 8 1.6.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Gjen nom -ført Under gjenno mførin g Forankring i organisasjonen, ansatte og blant politikere x x Utlysning av et antall heltidsstillinger x Samtaler med alle ansatte x x Tiltak for å styrke helgebemanning, bl.a ledere på turnus x Økonomiske virkemidler for å styrke helgebemanning x Med tiltak som gjennomføres menes for eksempel. Kartlegginer som er utført, x antall nye arbeidstidsordninger og hva dette er, videre også tiltak der formålet er eksempelvis å skape kulturendringer, et. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Planl agt Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd (tallfest gjerne). Vi anser det viktig å skape helhetlig forståelse av konsekvensene av deltidsutfordringene og har derfor lagt mye tid og energi i arbeidet med forankring. Side14
1.6.1 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere eventuelt har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? Beskrivelse Stor utfordring i å få egne ledere til å bidra positivt til tiltak som går ut på bedre effektivitet uten tilførsel av mer ressurser. Gjennomført flere samlinger med debatt og gruppearbeid. 1.6.1 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. Vi har god erfaring med å samle alle ansatte innenfor arbeidstiden, (arbeidsplikt) til seminarer og samtaler. Dette for å vise at arbeidsgiver mener alvor og vi bruker alle anledninger til å fremheve heltidskultur og forståelse. Vi har benyttet ekstern foreleser i seminar for alle ansatte, samme foreleser skal også ha en sekvens i kommunestyret. Dette bidrar til å gi prosjektet legitimitet. 9 Side15
10 Side16
1.7 Kompetanse/rekruttering 1.7.1 Hovedfokus i prosjektet Her ønsker vi at dere spesifiserer hva som er hovedfokus i prosjektet og hvilke spesifikke målgruppe av ansatte rekrutterings/kompetanseutviklingstiltakene er rettet mot. Forsøk også å spesifisere antall ansatte dette gjelder. Legg gjerne til flere linjer om det er hensiktsmessig. Kompetanseutvikling av kommunens egne ansatte Rekruttering av nye medarbeidere Sett kryss Målgruppe av ansatte Antall ansatte 2013 1.7.2 Tiltak Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Gjen nom -ført I gjenno mførin g Planl agt Med tiltak menes eksempelvis strategisk kompetanseplan, x antall kurs i xx for xx ansatte, rekrutteringsarbeid. Forsøk å beskrive både innhold og mengde. Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd. 11 Side17
1.7.3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere har gjort for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Beskrivelse Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? 1.7.1 Hva ønsker dere å fremheve fra prosjektet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. 12 Side18
1.8 Omdømme 1.8.1 Hovedfokus i prosjektet Her ønsker vi at dere spesifiserer hva som er hovedfokus i prosjektet og hvilke spesifikke målgruppe av ansatte rekrutterings/kompetanseutviklingstiltakene er rettet mot. Forsøk også å spesifisere antall ansatte dette gjelder. Legg gjerne til flere linjer om det er hensiktsmessig. Kommunen som organisasjon/arbeidsgiver Kommunen som tjenesteyter Kommunen som demokratisk fellesskap Kommunen som sted Sett kryss Kommentarer (er det spesifikke enheter/innbyggergrupper eventuelt annet?) 1.8.2 Tiltak som gjennomføres Tiltak er de aktiviteter som gjennomføres i prosjektet for å oppnå målene. Tiltak * Gjen nom -ført I gjenno mførin g Planl agt Erfaringer: Her kan dere si noe mer om erfaringer. Har dere eksempelvis gjennomført/avsluttet tiltak kan dere beskrive hva dere opplever at dere har oppnådd (om det er mulig tallfest gjerne resultat). 13 Side19
1.8.3 Utfordringer Programmet er opptatt av å lære av de erfaringene som gjøres lokalt og finne områder for forbedring. Vi vil derfor gjerne vite om eventuelle utfordringer/hindringer. Vi ønsker å få innblikk om dette gjelder forhold kommunen selv kan påvirke, eller hvorvidt dette ligger utenfor kommunens kontroll. Vi er også opptatt av hva dere har foretatt dere for å løse disse ufordringene. Lokale hindringer/utfordringer Beskrivelse Sentrale hindringer/utfordringer Hva er gjort for å løse utfordringene? 1.8.4 Hva har dere oppnådd i dette arbeidet Her kan dere beskrive mer av hva dere ønsker å fremheve fra prosjektet deres. Dette kan være gode prosesser dere ønsker andre bør få vite om, verktøy dere har utviklet eller resultater dere er spesielt fornøyd med. 14 Side20
15 Side21
1.9 Egenevaluering av arbeidet så langt Her gjør dere kvalitative vurderinger av arbeidet så langt. Matrisen er hentet fra Innocos modell for vurdering av gode innovasjonstiltak De fem fundamenter sannsynligheten for suksess, noe tilpasset. Denne finnes på programmets nettsider. Styringsgruppen/prosjektgruppen kan i felleskap diskutere seg igjennom hvert enkelt punkt, og gi punktet en score fra 1-6, der 1 er lavt og 6 er høyt. Bruk gjerne resultatene fra gjennomgangen til å revidere prosjektplan. Beskriv hva som er foretatt på hvert enkelt punkt Behov (hensikt) Hva er behovet (hensikten/ufordringen)? I hvilken grad har dere i foretatt undersøkelser for å komme fram til behovet? Beskriv hva dere har gjort. Vurdering Spørsmålene i egenevalueringen blir tatt i styringsgruppen før behandling i Formannskap og vil bli besvart deretter. Løsning (tiltak) Løser tiltakene det aktuelle behovet/hensikten? I hvilken grad har dere målt at løsningen/tiltaket dekker behovet? Beskriv hva som er gjort. Prosjektledelse I hvilken grad har dere støttet opp om prosjektledelsen? Beskriv hva som er gjort. Team (prosjektgruppe/styringsgruppe) Hvordan har dere satt sammen prosjektgruppen/styringsgruppe? I hvilken grad har dere fått den kompetansen dere trenger i prosjektgruppe/styringsgruppe? I hvilken grad har teamene støttet prosjektleder?hvor mange møter har dere hatt? Beskriv. Forankring Beskriv hva dere har gjort for å forankre prosjektet? (medvirkningsprosesser/informasjonstiltak/rapporteringsmøter med kommuneledelse etc ) Beskriv og tallfest så langt som mulig. 16 Side22
Endringer i forhold til prosjektplan siden forrige rapporteringstidspunkt Hvilke endringer er gjort siden forrige evaluering? Har dere sett behov for ytterligere endringer? Hva? Beskriv. Sted Dato Støren 31.1.2014 Underskrift _Bjørn Enge Rapporten er behandlet i Blir behandlet i styringsgruppe og Formannskap Dersom dere ikke rekker å få behandlet rapporten før den 1. februar, sender dere allikevel inn rapporten slik at vårt kompetansemiljø kan starte jobben med å oppsummere. Ettersend melding når dere får rapporten behandlet. 17 Side23