Avdeling for oppvekst og kultur Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 13.01.2011 2284/2011 2010/362 D10 Saksnummer Utvalg Møtedato 11/3 Formannskapet 26.01.2011 11/10 Bystyret 17.02.2011 Kulturkvartalet Planlegging av drift Oppsummering Det foreslås å utarbeide et fremtidig driftsopplegg for kulturkvartalet, heri innhold, drift, organisering og framdrift. Det foreslås en reorganisering av nåværende styringsgruppe, etablering av arbeidsgrupper for driftsplanleggingen, samt referansegruppe som sikrer representanter mht til brukerinteresser i vid forstand Det må foretas en avklaring mellom fremdrift og organisering av oppgaver i byggeprosjektet og driftsplanleggingen. Prosjektarbeidet forankres administrativt hos rådmannen/ok-avdelingen. Prosjektledelse engasjeres. I tillegg vil det ved behov være nødvendig med utredningskapasitet. Nødvendige økonomiske ressurser dekkes av kulturkvartalets totale økonomiske ramme. Bakgrunn Vedtak i bystyresak PS 09/2 Vedtak i bystyresak PS 10/61, behandlet i bystyremøte 17.06.10: 1. Saken tas til etterretning. 2. Driftskonsekvenser innarbeides i perspektivmelding 2011-20 og i økonomiplan 2011-2014. 3. Driftskonsekvensene bearbeides videre blant annet i kulturkvartalets brukergrupper. Bemanningsbehov, samarbeidstiltak, organisatoriske løsninger, inntektsgrunnlag kulturhus vektlegges spesielt. Saksopplysninger Prosjektet går nå inn i en ny fase. Det foreslås videreført en endret styringsgruppe som gis i mandat å arbeide videre med et driftsopplegg og organisering for Kulturkvartalet i tillegg til byggeprosjektet Styringsgruppa foreslås med følgende sammensetting: Ordfører, representanter politisk posisjon og opposisjon Styreleder Bodø Kulturhus KF Side 132
Rådmann Kommunaldirektør for oppvekst og kultur Styringsgruppas mandat vil bla. være: Utarbeide visjon/målsettinger for kulturkvartalet Forhandlinger med statlige myndigheter Påse at rammene fra bystyret følges Følge prosjektet for både bygg og drift Nødvendig avklaring/koordinering av spørsmål på vegne av de politiske organ Prosjektledelse Det forutsettes ansatt prosjektleder med ansvar for innhold og framdrift av arbeidet. Styringsgruppen bearbeider nærmere prosjektleders organisatoriske plassering og oppgaver. Arbeidsgrupper Det foreslås etablert 2 nye arbeidsgrupper for å arbeide frem det fremtidige driftsopplegg og innhold i kulturkvartalet. Det betinger stor grad av brukermedvirkning og deltagelse fra kulturorganisasjoner/kulturinstitusjoner. Det foreslås derfor etablert 2 arbeidsgrupper, en for kulturhuset og en for biblioteket. Arbeidsgruppa for kulturhuset ledes av daglig leder av kulturhuset og arbeidsgruppa for biblioteket ledes av biblioteksjefen Det kan etter hvert også bli aktuelt med andre arbeidsgrupper, for eksempel for åpningsåret 2014. Arbeidsgruppa for kulturhusdelen kan settes sammen med bla. representanter fra følgende kompetanseområder/funksjoner Scene/lys/lyd SINUS Kulturkontoret Evt NOSO Representanter for andre aktuelle brukerinteresser og i fremtidige leietakere/brukerorganisasjoner trekkes inn i gruppa ved behov Mandat og sammensetning avgjøres av styringsgruppa Arbeidsgruppa for bibliotekdelen kan settes sammen av bla representanter fra Barne- og ungdomsseksjonen, kulturkontoret. Skolesektoren Bibliotekarer Oppvekstarbeidet i OK-avdelingen Eksterne representanter som sikrer aktuelle brukerinteresser Fremtidige leietakere/brukerorganisasjoner trekkes inn i gruppa ved behov Mandat og sammensetning avgjøres av styringsgruppa For begge arbeidsgruppene Brukerkoordinator og prosjektleder bygg for kulturkvartalet møter ved behov. Eventuell endring av brukerkoordinators rolle drøftes i styringsgruppen. Det forutsettes at kommunikasjonssjefen gis et hovedansvar i arbeidet med web-sider, media- og samfunnskontakt. Arbeidet med uteområdene foregår innenfor byggeprosjektet. Det er mulig med tidsavgrenset deltakelse i arbeidsgruppene etter en hensiktsmessighets vurdering. Det vektlegges et prosjektarbeid som sikrer bred deltagelse fra kultur- og organisasjonslivet, politisk miljø og kommunens ansatte. Prosjektledelsen skal ha et koordinerende ansvar/arbeid for begge arbeidsgruppene. Side 133
Referansegruppe Består av feks, Universitetet i Nordland, Nordland fylkeskommune, Norsk Luftfartsmuseum Salten Museum, Bodø Kunstforening, Bodø Sinfonietta, NMFU. Gjennom referansegruppen sikrer man at ulike brukerinteresser og informasjonsformidlingen blir ivaretatt. Kompetansebehov i planleggingsfasen frem mot 2014 er bla. IT-multimedia, systemer/programarbeid Kafe-drift Husdrift/FDV Scene-drift( lyd, lys) Oppkobling nasjonal kompetanse på strategier og støtteordninger Regissør for åpningsåret 2014, egen organisering/oppfølging på lokalt, regionalt og nasjonalt/internasjonalt nivå Sekretær/konsulent/driftskoordinator/prosjektledelse Organisasjonsmodell I Norge og Norden er det ulike selskapsformer for drift av større regionale/nasjonale kulturhus. I arbeidet med å klarlegge den fremtidige driftsmodellen, skal det vurderes alternative selskaps- og organisasjonsmodeller for virksomheten i Kulturkvartalet. Her nevnes som eks; Kombinasjon kommunal drift og kommunalt foretak (videreføring av nåværende organisasjonsform, dvs biblioteket som en kommunal virksomhet og kulturhuset som et kommunalt foretak) Et kommunalt foretak for hele virksomheten i Kulturkvartalet Ideelt A/S Det vektlegges også andre muligheter organisatorisk og økonomisk som vil gi en optimal ressursutnyttelse for kulturkvartalet Innhold og drift Følgende skal belyses/avklares i begge arbeidsgruppene. Identifisere/ få en oversikt over alle de driftsoppgaver/utfordringer som må løses, heri administrativt, teknisk, FDV, teknologi, produksjon, åpningstid, produktutvikling m.m Bemanningsbehov/kompetanse Avklaringer med aktuelle institusjoner/organisasjoner som leietakere og samarbeidspartnere, - gjennomføre informasjonsmøter, få frem avtaleforutsetninger og behov Utarbeide budsjett/finansielle løsninger Tidspunkt for innfasing av nye stillinger/kompetanse Arbeide frem en ideskisse for åpningsåret 2014 Samordningseffekter/ stordriftsfordeler Etc Det forutsettes i prosessen at det avvikles fellesmøter for arbeidsgruppene. Økonomi For å kunne sikre en forsvarlig gjennomføring av driftsplanleggingen frem mot 2014 vil det sannsynligvis være behov for årlig min 1 mill kr for dette arbeidet. Bruk vil i første rekke være lønn til prosjektleder/sekretær og utredninger/analyser. Midlene dekkes over kulturkvartalets totale kapitalramme. Styringsgruppen vil bearbeide nærmere nødvendig kapitalbehov. Fremdriftsplan Det foreslås at rapporten om fremtidig driftsopplegg for Kulturkvartalet behandles i løpet av 1.halvdel 2011, jmf pkt. 14 i budsjettforslaget for 2011. Side 134
Vurdering Saken er behandlet i styringsgruppen for kulturkvartalet 12.01.11. Framlegget bygger blant annet på denne behandlingen. Det tilrås at videre framdrift gjennomføres i tråd med forslag i saken med oppnevning av nye politiske representanter i styringsgruppen i bystyrets møte 17.02.11. Forslag til innstilling 1. Videre planlegging/utredning av driftsmessige forhold for kulturkvartalet gjennomføres i hovedtrekk som skissert i saken med endret styringsgruppe, arbeidsgrupper og referansegrupper. 2. Som politiske representanter i styringsgruppen oppnevnes i tillegg til ordfører: for posisjon og opposisjon 3. Videre arbeid baseres på følgende tidsplan: 1. Innen 1. april 2011: Det gjennomføres intern kartlegging av de driftsoppgaver og utfordringer som må løses. 2. Innen 1. juli 2011: Eksterne kulturinstitusjoner- og organisasjoner trekkes inn, for å få identifisert behov og forutsetninger for bruken av kulturkvartalet 3. Innen 15.aug 2011: Det igangsettes en prosess for utarbeidelse av en ideskisse for åpningsåret 2014. 4. Nødvendige økonomiske ressurser dekkes over kulturkvartalets totale økonomiske ramme. Formannskapets behandling i møte den 26.01.2011: Forslag Forslag fra Tom Cato Karlsen (FRP) Alternativt forslag til pkt. 1, 3 og 4: 1. En realisering av Kulturkvartalet utsettes inntil videre. Rådmannen endret innstillingens pkt. 4: Side 135
Nødvendige økonomiske ressurser dekkes over kulturkvartalets totale økonomiske ramme inntil 1 million. Votering Endret innstilling ble vedtatt mot 2 stemmer (FRP). Formannskapets innstilling 5. Videre planlegging/utredning av driftsmessige forhold for kulturkvartalet gjennomføres i hovedtrekk som skissert i saken med endret styringsgruppe, arbeidsgrupper og referansegrupper. 6. Som politiske representanter i styringsgruppen oppnevnes i tillegg til ordfører: for posisjon og opposisjon 7. Videre arbeid baseres på følgende tidsplan: 1. Innen 1. april 2011: Det gjennomføres intern kartlegging av de driftsoppgaver og utfordringer som må løses. 2. Innen 1. juli 2011: Eksterne kulturinstitusjoner- og organisasjoner trekkes inn, for å få identifisert behov og forutsetninger for bruken av kulturkvartalet 3. Innen 15.aug 2011: Det igangsettes en prosess for utarbeidelse av en ideskisse for åpningsåret 2014. 8. Nødvendige økonomiske ressurser dekkes over kulturkvartalets totale økonomiske ramme inntil 1 million. Svein Blix rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Saksbehandler: Arne Vinje Side 136