Saksframlegg. Trondheim kommune. Konsolidering av museene i Sør-Trøndelag - opprettelse av driftsselskap Arkivsaksnr.: 03/10900

Transkript

1 Saksframlegg Konsolidering av museene i Sør-Trøndelag - opprettelse av driftsselskap Arkivsaksnr.: 03/10900 Forslag til vedtak: Formannskapet tar saken om konsolidering av museene i Sør-Trøndelag til orientering. Formannskapet gir følgende tilbakemelding til insterimsstyret for det konsoliderte museet: Formannskapet i Trondheim kommune støtter opp forslaget om å etablere museet som et aksjeselskap etter en konsernmodell der de ulike museumsenhetene etableres som heleide datterselskap. Videre må det forutsettes at de offentlig tilskuddspartene får plass i generalforsamlingen. Styret for det konsoliderte museet bør etableres som et kompetansestyre med begrenset størrelse. Saksfremlegg - arkivsak 03/

2 Saksutredning: Saken gjelder orientering om status i prosessen om samling av museene i Sør-Trøndelag. I saken fremmer jeg forslag om at Trondheim kommune skal støtte interimsstyrets forslag til selskapsform for det nye museet. Bakgrunn for saken Jeg viser til møte i formannskapet sak 121/08 Konsolidering av museene i Sør-Trøndelag Trondheim kommunes rolle i den videre prosessen der det ble besluttet at Trondheim kommune skulle oppnevne en representant til interimsstyret for den nye organisasjonen (DNO). Interimsstyret har nå fattet vedtak om forslag til organisasjonsform for det nye museet som snart skal til behandling i museenes styrer. Anbefalingen går ut på at DNO blir et ideelt aksjeselskap som konsernorganiseres. Sammensetningen av generalforsamling og styrer samt forslag til vedtekter er fortsatt under utredning. Det samme gjelder forhold knyttet til momsspørsmål. Jeg vil komme tilbake til dette i ny sak og også spørsmålet om kommunens økonomiske bidrag til driften av museet. Status for interimsstyrets arbeid Interimsstyret er sammensatt av representanter for fylkestinget, styrelederne og ansatterepresentanter for museene og en representant fra Trondheim kommune som også representerer de øvrige vertskommunene. Første møte ble avholdt 24. april og det følges en framdrift som skal sikre at det nye museet er etablert og i drift fra Museumsstyrene vedtok en felles prinsipperklæring i juni, (vedlegg 1). I følge framdriftsplanen skal vedtekter og virksomhetsplan behandles i interimsstyret medio oktober med videre behandling i museumsstyrene siste halvdel av oktober. Direktørtillingen for det nye museet har vært utlyst med søknadsfrist 15. september. Det tas sikte på signering med direktøren innen utgangen av oktober. Det er nedsatt faggrupper med mandat å utvikle faste og temporære samarbeidsrelasjoner og fellesfunksjoner mellom museumsenhetene og utforme strategier for de ulike områdene. Gruppene arbeider eksempelvis med områder som innsamling og dokumentasjon, formidling, utstilling og markedsføring samt fellesløsninger knyttet til økonomi, administrasjon og IKT. Det er opprettet en egen nettside for museumskonsolideringen Forslag til selskapsform og organisering Tre organisasjonsformer er vurdert som aktuelle for opprettelse av driftsselskapet. Disse er stiftelse, aksjeselskap og interkommunalt foretak. Det foreslås at dagens enheter inngår som egne resultatenheter i den nye organisasjonen. Det er et førende prinsipp at økte midler skal føre til en faglig styrking av de faglige enhetene. Det legges vekt på i den videre prosessen at det estimeres hvilke besparelser en samordning av administrative tjenester kan gi. Virksomheten skal etter en viss tid evalueres. Det foreslås at dette harmoneres med åremålet til direktøren som er seks år. Saksfremlegg - arkivsak 03/

3 I interimsstyrets møte ble det vedtatt å anbefale følgende forslag til selskapsform og organisering for det nye museet: Interimstyrets anbefaling til museumsstyrene er at det nye museet blir et ideelt aksjeselskap som er konsernorganisert med dagens enheter som heleide datterselskap. Denne anbefalingen ivaretar prinsipperklæringen som ble vedtatt Interimstyret mener at datterselskaper med lokale styrer kan bidra til å sikre lokalt engasjement, sikrer mer transparente beslutningsprosesser gjennom at sentrale vedtak skriftliggjøres i egne styreprotokoller og det sikrer bredere ansatterepresentasjon. Konsernmodellen kan sikre bedre styring og tydeligere ansvarslinjer. Viktig prinsipper for konsernorganiseringen: Adm. dir er leder for hele konsernet. Morselskapet har ansvar for fellesfaglig prosjekter, strategi og utvikling. Morselskapet må ha en egen budsjettpost knyttet til faglig samarbeid og faglige fellesprosjekter. Adminstrerende direktør er styreleder i alle datterselskapene. Ledergruppen for konsernet består av administrerende direktør, stabsleder og museumsdirektørene. Interimstyret ber om at alle musumsstyrene og eventuelt andre interessenter behandler dette vedtaket innen 30. september og kommer med en tilbakemelding til interimstyret. Interrimstyret ønsker også innspill på sammensetning av generalforsamling, konsernstyret og datterselskaper. Konsolideringen skjer ved at de nåværende stiftelsene overfører oppgaver og ansatte til konsernet. Alle stabsfunksjoner (økonomi, administrasjon, personal IKT) samles i morselskapet. I tillegg vil fellesfaglige prosjekter, overordnet strategi og utvikling samles der. Det legges til grunn at eksisterende stiftelser skal bestå som rene eierstiftelser der formålet er å leie ut eiendeler/bygg til selvkost til museumsdriften. Det utarbeides avtaler mellom eierstiftelsene og DNO. Disse må være slik at de minimerer kostnadene knyttet til avgifter. Eierstiftelsene vil ikke ha ansatte, men det vedtektsfestes at daglig leder i datterselskapet skal være forretningsfører for tilhørende eierstiftelse. Dersom en på sikt ønsker å fravike kravet om eierstiftelser, kan eiendeler inngå i datterselskapene. Avtaler med venneforeninger, vertskommuner, sponsorer og andre samarbeidspartnere skal kunne videreføres av de ulike datterselskapene. Økonomiske ytelser i slike avtaler øremerkes den enkelte enhet. Generalforsamling og sammensetting av styre I interimsstyrets møte kom det fram til dels ulike syn på sammensetningen av generalforsamlingen. Innspillene varierer fra synspunkt om at eierstiftelsene skal eie det nye museet til at de offentlige tilskuddspartene skal utgjøre generalforsamlingen. Konsernstyret oppnevnes av generalforsamlingen. Det utredes nå ulike alternativer til sammensetting av styret. Disse er ulike skisser til sammensetning av kompetansestyre, interessentstyre og blandingsstyre. Størrelsen på styret blir påvirket av aksjelovens 6-4, knyttet til ansattes representasjon. Det vektlegges at DNO må få et handlekraftig og ikke for stort styre, der styremedlemmene har utfyllende kompetanse og erfaring i forhold til drift, det museumsfaglige og samfunnsrollen. Konsernstyret er generalforsamlingen for alle datterselskapene og oppnevner styrene til disse. Saksfremlegg - arkivsak 03/

4 Det søkes en løsning med styrer med 5 representanter for hvert av datterselskapene. Det skisseres også en løsning hvor eierstiftelsene får samme styre som datterselskapene. Dersom Trondheim kommune skal bidra til etableringen av aksjeselskapet må dette fremmes som egen sak for bystyret. Vurdering og konklusjon Det er viktig at Trondheim kommune bidrar til at det nye museet blir etablert på en slik måte at det gir utviklingsmuligheter både for museumsvirksomheten i Sør-Trøndelag samlet og for hvert de seks museene som etableres som datterselskaper. Valget bør i stor grad ta utgangspunkt i hva som er tjenlig organisering i forhold til fremtidige utfordringer, det vil si en organisering som er egnet til effektivt å håndtere mulige særinteresser, og samtidig være et tjenlig instrument for alle de sammenslåtte enhetene både utad og innad. En ulempe med organiseringen i en konsernmodell er at denne er en mer byråkratisk modell som kan gi noe høyere administrative kostnader. Interimsstyrets valg vektlegger at konsernmodellen kan sikre bedre styring, da organisasjonen er mer mer formalisert og ansvarslinjene er tydeligere med egne styreprotokoller fra møter. Dette sikrer en skriftlighet som kan bidra til mer transparente beslutninger. På dette punktet er det viktigste å skape en åpen organisasjonskultur. Da virksomheten skal evalueres, gir modellen med aksjeselskap rom for endringer i organisasjonsformen dersom dette synes mer hensiktsmessig etter en viss tid. I denne fasen er det viktig å bygge opp under den felles enighet som har kommet fram gjennom Interimsstyrets behandling av spørsmålet om organisasjonsmodell. Jeg foreslår derfor at Trondheim kommune slutter opp om interimsstyrets anbefaling til organisasjonsform. Dersom videre utredning bl. a. i tilknytning til momsproblematikk viser at opprettelse av et interkommunalt selskap kan være mer hensiktsmessig, vil jeg anbefale at denne muligheten holdes åpen, og at dette avgjøres gjennom bystyrets behandling av saken. Trondheim kommune bør samtidig gi noen prinsipielle innspill til den videre prosessen. Dersom datterselskapene skal ha samme styre som eierstiftelsene vil det være styringsmessige utfordringer knyttet til dette som skaper uryddige styringsforhold. Dette gir datterselskapene en indirekte mulighet til å styre morselskapet. En slik løsning vil være uheldig for organisasjonen og bør derfor ikke velges. Noe av hensikten med å opprette konsernmodellen er knyttet til betydningen av den lokale tilhørigheten til museumsenhetene og muligheten for sterkere representasjon i styrende organer for de ansatte. En konsekvens av dette bør være at alle vertskommuner bør inviteres til å være representert i datterselskapenes styrer. Samlet vil DNO bli den største kulturinstitusjonen i Sør-Trøndelag. De offentlige tilskuddene utgjør størstedelen av selskapets driftskapital. utfordringene er store når det gjelder å utvikle dette som en samlet organisasjon som også skal balanseres mot det å ivareta utviklingsmulighetene til den enkelte museumsenhet. Dette tilsier at de offentlige tilskuddspartene bør gå inn i selskapet på eiersiden. Det er avgjørende at konsernet får et effektivt og profesjonelt styre som ikke er for stort. Dersom det etableres et interessentstyre eller et blandingsstyre, vil dette etter all sannsynlighet måtte bli stort med representasjon fra alle nåværende stiftelser og offentlige tilskuddsparter. Dette kommer også som følge av aksjelovens bestemmelser som sier at når et selskap med mer enn 50 ansatte ikke har bedriftsforsamling, kan et flertall av de ansatte kreve at inntil en tredel og minst to av styrets medlemmer med varamedlemmer Saksfremlegg - arkivsak 03/

5 velges av og blant de ansatte. Styret skal ha ansvar for selskapets strategi, utvikling og retningslinjer for konsernet som helhet. Kompetanse på for eksempel områder som økonomi, jus, samfunnsrolle og museumsfaglighet generelt vil være viktig i styret. Dette taler for at kommunen bør støtte opp om at det opprettes et kompetansestyre på ikke mer enn sju representanter for den nye organisasjonen. Tidsplanen for opprettelse av DNO har gjort det nødvendig å ta stilling til noen overordnede prinsipper i før den totale oversikten foreligger. Jeg vil derfor forslå at formannskapet slutter seg til de prinsipielle synspunktene som framgår av saken og at endelige vedtak fattes i forbindelse med sak til bystyret som senest legges fram for bystyret i desember. Rådmannen i Trondheim, Gerhard Dalen kommunaldirektør Kjersti Lerseth rådgiver Vedlegg: Prinsipperklæring for Den nye organisasjonen (DNO) Saksfremlegg - arkivsak 03/