SAKSPAPIRER STYREMØTE 23.02.2016 U8, Handelshøyskolen BI campus Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 32 16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 33 16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 34 16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 35 16 Oppføring av eventueltsaker Sak 36 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen Sak 37 16 Diskusjonssak: Økonomiske tiltak Sak 38 16 Diskusjonssak: Opprettelse av fond Sak 39 16 Behandlingssak: Søknad om støtte til reise for amerikansk fotball Sak 40 16 Behandlingssak: Ny strategi og organisasjonsendringer Sak 41 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 42 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 43 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: Leder, UA, FA, MA, MA, NLD, SPA, KA, SA, HRa, HRb, HRc Tilskuere: 11 Sak 32 16 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak 33 16 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og HRc som referent. Godkjent
Sak 34 16 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra styremøte den 09.02.2016 Godkjent Sak 35 16 Oppføring av eventueltsaker KA: Orienteringssak: Paapir MA: Orienteringssak: Vedrørende budsjett mail styret og ledelsen sendte til ØA, status. UA: Orienteringssak: Lager Sak 36 16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret UA: Studentaksjonen i gang med aksjonsuken, alt er klart. Studentaksjonen har vært med på Dekningsbidraget. Idretten planlegger årsoppgjøret, mulig de får laget promofilm til dette. Bull Invest i gang med aksje NM, kjøpt inn ipad som premie. Jobber med foredragsholder til denne våren. Start BI hadde The Firm, 18 deltagere. Fornøyde med oppmøte, men ønsket enda flere. Women@BI har hatt kaffeaksjon, delte ut over 100 kopper og fornøyde med det. Lunsjen deres var også en suksess, stort oppmøte. Jobber også mot Fokusaften. UA jobber med lager. FA : Gjennomført Masterdagen, gode tilbakemeldinger. Cirka 80 oppmøte, veldig gøy. Kommet lenger i Temakveld planleggingsprosessen. Klasserepresentantene har begynt med formative kursevalueringer, FA har vært på fagseminar i helgen. Har behandlet summative kursevalueringer fra i fjor, og snakket litt om vervet og utvalget mot neste år. MA: Vært rolig, jobber fortsatt med å sette utvalget i arbeid. Skal ha orientering med hun jeg har satt som eventansvarlig og kommunikasjonsansvarlig. Jobbet ed å hente inn premier til ulike arrangementer. Fikk kontakt med Effekt Bemanning på NLD, snakker litt om å få til et samarbeid der etterhvert.
Leder for NLD : Hatt NLD, gikk veldig bra. 456 deltagere på NLD, fått mange gode tilbakemeldinger fra både foredragsholdere, bedrifter og deltakere. Skal skrive arrangementsrapporter, begynt med overlappingstursplanlegging, satt bedpress 16. mars med Nordea (på vegne av NA) SPA: Hatt politisk lunsj, gikk veldig bra. Hatt workshop med Nordens beste studieby, fikk mye skryt der for edruarrangementet og vårt generelle engasjement. Vært på konsernstyrevalg til SiT, vært i dialog med TJSF, angående studentdemokratiet i NTNU. Har skrevet ferdig vår høring. Vært i møte med Nydalen, Tore Resell og Asgeir angående ny kantine. KA: Jobbet med nettsiden til studentavisen, den er klar. Jobbet med studentavisen generelt. Jobbet med grafisk med Studentaksjonen, begynt på grafisk til Start BI til Jentemiddagen, oppdatert grafisk på standen til Paapir, rensket opp i mailadresser, promotert verv og jobbet med nettsiden. SA: Vært med faddersjef på intervjuer, satt veldig bra fadderstyre. SU har hatt bowling, stor suksess. Men vil ha enda større neste gang. Mer overlapping med faddersjef. Planlagt flere arrangementer med SU, ønsker for eks vors til vors. Startet dialog med TØH om kveldsoppgjøret. Startet kontakt med lufktigsskolen om å være med på årsoppgjøret. HR: Jobbet med promotering av ny ledelse. Vært mye i dialog med AK. Planlagt all promotering mot GF. Laget vervanalayse til gamle og nye verv, holder på med nye intervjumaler. Rebecca har vært med på Dekningsbidraget. Jobber også mot GF, satt ordstyrer, bisitter, referenter. Leder: Hatt infomøter om ny strategi, vært på workshop for kommunale råd og utvalg. Hatt månedsmøte med Asgeir om faglig tilbud. Vært på VT møte hvor det ble valgt konsernstyre, vært på AU møte, stått på stand og rekruttert, jobbet med strategi og skrevet på instruksene. Hatt møte med Clarion. Leder, MA og SA hadde møte hvor de fikk tilbakemeldinger på ballet. Clarion hadde syntes det var litt vanskelig å ha oss der, for eksempel fordi mange hadde bestilt rom uten at de hadde fortalt at de kom fra BI, vaktene hadde måttet jobbe
overtid for å lose folk bort fra gangene. Hadde hatt problemer med studenter som var overstadig beruset, og var også plassert en kopp med avføring utenfor et rom, og noen hadde blottet seg for vaskedamene. Dette var de ikke spesielt fornøyd med. De revurderer samarbeidet med oss hvert år, og saker som disse er ikke spesielt gunstige da. Vi la oss langflate, og er ikke noe vi stiller oss bak. Hadde vi visst hvem som stod bak ville vi slått ned på det. Vi oppfordret også Clarion til å etterfakturere rom som var vandalisert. Hatt møte i Trondheim Studentråd, vært med på Politisk lunsj og NLD, var veldig bra. Har vært på ballet til STØH, ble bedre kjent med NHH og de nye i ledelsen i SBIO. Også vært med på dekningsbidraget og promotert ledelsesverv og nye strategien. Sak 37 16 Diskusjonssak : Økonomiske tiltak Bakgrunn : Etter at samarbeidet med DNB er avsluttet, har vi mistet en stor inntektspost i 2016. ØA ønsker at det skal diskuteres mulige tiltak for å redusere kostnader fremover. Forslagsstiller: ØA Leder: Vi har mistet avtalen med DNB og Centric, mistet store inntektsposter. Vi mister inntekter per semester på 85.000 kr fra 2016. Budsjettet som ble stemt gjennom for 2016 var da inkludert markedsinntektene fra DNB. Har også hatt inntektstap fordi NLD har gått med underskudd, kostnadene har økt og inntektene har minsket. Budsjettet for denne våren ligger vi an til å gå med et underskudd på mellom 220 000 240 000 kr. Fra høsten fikk vi overskudd på rundt 100.000 kr, netto under/overskudd blir dermed mellom 100.000 140.000 kr for vår periode. Med andre ord har vi en trangere økonomisk situasjon enn det var forespeilet på høstens generalforsamling. Stian: Hvorfor gikk vi i overskudd i høst? Leder: For det meste fordi undergruppene ikke brukte opp pengene de fikk tildelt. Sondre: om ikke undergruppene brukte alt i høst, gjøre de det nå i vår? UA: Alle undergruppene har sine arrangementer på vårsemesteret, derfor er det nå de bruker pengene sine. Leder: Indikasjonene tilsier at det aller meste blir bunnskrapt blant undergruppene nå. Tiltakene som er gjort: Fryst midler til U4.
Kuttet overtidsmat til de som jobber med BIS i over 8 timer. Vurderer reisekostander mye nøyere enn tidligere. Revurdert leie av lager og bil. Bilkontrakten står ut mars, men er her en faktor på om vi skal fortsette leiekontrakten. Alle i undergrupper, idretter og ledelsen har sendt inn mulige tiltak i deres budsjetter hvor man kan kutte. Ser ut til at det aller meste blir brukt, så er forholdsvis lite å spare. Jeg og Kine har tatt en vurdering på at vi i utgangspunktet ikke ønsker å kutte i driften. Vår vurdering er at det er vanskelig for utvalg og undergrupper å forholde seg til budsjettkutt midt i semesteret. Det er da greit for oss å ta et underskudd på opp mot 140.000 kr. for ikke å påvirke driften, for å slippe å endre på deres budsjetter midt i semesteret. Vi ønsker likevel innspill på om det er mulig å kutte noen steder: For eksempel: Betale medlemskontingent på idrettslagene, også for de som ikke er student ved BI Øke egenandel på arrangementer. Ta cover på fest Egenandel på overlappingstur og teambuildingstur. Øke egenandel på turer med friluft. Skru opp priser på alkohol. Kutte mat på arrangementer. Kutte ned på premier, få disse sponset. Se etter mulige sponsorer. Jobbe for flere bed.pres. Få idrettslag og undergrupper til å jobbe mer for sponsorer. Yandeh: Hvordan tjener dere penger på bedriftspresentasjoner? Hvorfor har dere ikke flere? Leder: Fordi de for eksempel kan velge mellom oss og ind.øk, og da velger de ikke oss. Hadde det vært gratis hadde vi nok hatt flere. UA: Har også vært dårlig oppmøte, så blir da ikke så attraktivt for bedrifter å komme. FA: Vi må huske regelen NA kom opp med, vi bør sette opp en konkret økonomisk strategi som setter fokus på innskrenkinger.
Leder: Skulle ikke inntektene våre øke, bør vi absolutt kunne levere samme sosiale og faglige tilbud som vi gjør i dag. Men man må likevel gjøre innskrenkninger på for eksempel mat, og andre småting. SA: Jeg har også skrevet noen tiltak. Fryse U4, vurdere reiser osv. er for meg en selvfølge. Lager er også noe vi kanskje må legge på is inntil videre. Bilen benytter vi godt, men vi har klart oss uten før. Medlemskontigent til idrettslag er jeg derimot veldig mot. Vi betaler allerede mye for å gå her, og da skal man ikke måtte betale mer. Det koster allerede mye å delta grunnet lisenser, forsikring, utstyr og mer, så det koster allerede studentene mye mer. For eksempel amerikansk fotball har allerede 3.000 kr i egenandel nå i vår. Det må heller tas kontigent av de som ikke går på BI, og likevel deltar i idretten. UA: For idrettens del, er det ikke alternativ å legge lager på is nå. Det trengs så mye. FA: Er det med folk som ikke går på BI på idrettslagene? Betaler de medlemskontigent til BIS? Leder: Ja, og det er noe vi må ta tak i med en gang. Stian: Skal du betale medlemskontigent til BIS når du ikke går her, får du ikke være med på Studentlekene fordi du ikke er student. Dere snakker mye om de små kostnadene, hva med de store? SA: Å ta betalt fra de som ikke er studenter, bør vi gjøre. De som ikke er studenter får jo da ikke være med på for eks Studentlekene uansett. Ift. ball, NLD og fadderuke osv.: Det koster allerede studentene veldig mye, og det vil bli dumt om vi må øke egenandelen her fordi for eks innebandyen må ha nye køller. Men ser likevel steder på for eksempel ballet man kan gjøre det billigere. Ser også dette ift. NLD. Leder for NLD: Er mange steder ift. NLD vi kan spare penger, men går fort utover helheten ved arrangementet. Vi taper per billett man selger, kan for eks bytte hotell fra Clarion til Scandic, eller sette opp billettprisene, men kommer da færre. Kan for eks ha billigere foredragsholder. Mye kan gjøres i overlapping med påtroppende NLD hvor jeg kan forklare hvor det kan kuttes. Hadde underskudd på over 60.000 kr, men selve arrangementet er så stort og viktig at jeg mener det bør innvilges et underskudd så det blir bra. SA: Hvis vi øker prisene ser vi av erfaring at deltagelsen vil gå ned, så er en balansegang. Leder: Stian har et poeng når han sier de små arrangementene favner bredest, de store arrangementene er det nok lettest å finne steder å kutte. ØA, ny ØA og jeg bør sette oss ned på budsjettet og se på det sammen med nye ledelsen, og prioriterer hardere. Vi ønsker gi det
samme tilbudet og må derfor flytte på postene i større grad enn tidligere. Håper for eks å kunne avholde NLD på nye campus på lang sikt. Leder for NLD: 2018 flytter de inn nytt campus, nå bruker vi rundt 200.000 kr. på lokale. Med en gang vi visste vi slet økonomisk, frøs vi 40.000 kr fra kostnader, så går an å kutte. Sondre: Folk merker bedre kutt i de små arrangementene, som disse kuttene er. Hadde man for eks kuttet mat på ballet, kunne man spart veldig mye penger der. Samme med blåturen, hadde man hatt den i midtbyen kan man spare 100.000 kr der. Folk hadde ikke savnet det spesielt mye. Klarer man ikke øke inntektene er det på de store postene man bør se. SA: Maten på ballet er det vi får mest oppmerksomhet og komplimenter for, virker som det er noe folk bryr seg om. Clarion ville ikke hatt oss der uten at vi brukte mye på mat. For eks får vi lokale nesten kostandsfritt, mot å bruke mye på mat. FA: Vil være lurt å se på store kostnadsposter, men skal vi kutte i lavterskeltilbud betyr ikke det at vi skal kutte antall arrangementer. Heller at vi for eks kutter mat, trenger vi mat til å tiltrekke folk blir det feil. Et annet tiltak vil være for eks å legge til rette for inntektsposter på lavterskelarrangementer, for eks cover charge på temakveld. Sondre: Klar over det er en pakke med Clarion, tror ikke folk hadde vært irriterte om det ikke var mat på ballet. Tror pizza på små arrangementer er viktig, folk setter pris på. Koster ikke fryktelig mye. Å spare inn 100.000 kr på å ikke ha busstur på Blåtur ville nok ikke mange ha klaget mye på. Stian: NLD samarbeid med TØH? Leder for NLD: Det er en mulighet. SA: Fadderuka største arrangmentet vi har. Har et eget budsjett som er nesten fullstendig egenfinansiert. Henter også eksterne sponsorer til Fadderuka. Er synd om de som begynner på BI må betale sum til Fadderuka, og den heller går til BIS enn Fadderuka. Da vil mange reagere negativt. Får jeg først en faktura for å være med i BIS, deretter må betale mer til BIS, vil det bli litt feil. Sondre: Da kan man minske prisen på Fadderuka og høyne semesteravgiften. Leder: Hvor lenge siden er det BIS avgiften har økt? Sondre: Ikke helt sikker, Stavanger økte i 2014 for å komme på samme nivå med Trondheim og Bergen. Semesteravgiften er noe vi ser på.
SPA: Er veldig greit å spare penger på større arrangement, men er dumt å gjøre noe med fadderuka. Var blåtur i Trondheim noen år siden, og da var det mange som bare dro på utesteder. Hele fadderuka bygger opp mot blåtur, ville da ikke kuttet der. Jonas: Hvor stor del av semesteravgiften går til BIS? Leder: 295 kr. i semesteret. Sondre: Går ikke en del av det til Sentralledelsen? Leder: 70 eller 75 kr av det går til Sentralledelsen. Sondre: Riktig at mange dro fra den blåturen, men folk dro rundt 12. De fleste har dratt rundt 12 de siste årene fra blåturene også. HRb: Beveger oss vekk fra det saken egentlig handler om. Sondre: Viktig at styret tenker langsiktig, ikke lurt å begynne å kutte midt i semesteret, vanskelig å få det akseptert fra studentene. Tar man det heller fra høsten av er det det som er standarden, og for eks 1. klassingene vil ikke oppleve det osm overraskende. Sak 38 16 Diskusjonssak: Opprettelse av fond Bakgrunn: ØA og Leder har diskutert opprettelse av et fond hvor det skal være mulig å søke på midler hvert år/semester. ØA ønsker en diskusjon på hva som kan være mest bærekraftig i flere år frem i tid, og generelt tanker rundt opprettelse av et fond. Forslagsstiller: ØA Leder: Hva vi har snakket om: 3 ulike modeller: 1. Fast pott, for eks 50 000 man søker på ila. året. Denne investerer man i langvarige driftsmidler. 2. Setter av store deler av bufferen vi har i dag (ca. 1.000.000 kr etter underskuddet) i et fond som man får avkastning på (for eks. 600.000 kr.), hvor man hvert år tar avkastningen og den kan søkes på. 3. Har en fast pott, etter hvert semester putter overskuddene som eventuelt genereres puttes i denne potten og det dermed etterhvert blir mer penger å søke på.
FA: Modell 3 legger opp til det frivillig studentorganisasjon skal være, vi skal ikke gå i overskudd. Da går evt overskudd rett tilbake til studentene. Modell 1 vi alltid være en fast pott, da vil det dermed bli sånn: Gir vi penger til dette, kan vi ikke gi penger til noe annet. Leder: Faste potten vil da gi penger til de beste søknadene. Sondre: Modell 3 er best, mange studenter blir frustrerte når de har igjen 20.000 kr på høsten og ikke får bruke det på våren. Da slipper man den problemstillingen. Også med modell 3 kan man sette bufferen i et fond. Leder for NLD: Modell 3, er det totalen av alt overskudd i organisasjonen? Leder: Vil bli mer for alle å søke på, ikke bare den undergruppen som går i overskudd. KA: Modell 3 ser mest relevant ut, men lurer på hvilken effekt det vil ha når vi nå må kutte. Har sett i økonomien at det er vår undergrupper bruker pengene sine, og vil tenke på dette når vi lager neste budsjett. Sondre: Er viktig å tenke langsiktig, vil kuttes mange kostander når vi flytter til nytt bygg. Er to år siden man gikk 300.000 kr i overskudd på et semester,det svinger mye. Leder for NLD: Modell 3 ser bra ut, både undergruppene og studentene kommer til å se på det som en god løsning. SA: Jeg liker modell 3. Sondre: Kan legge inn et maksbeløp som kan gå inn i en slik pott, for eksempel å sette inn 200.000 kr vil kanskje være litt mye. Leder: Viktig å huske at modell 3 vil gjøre at det til slutt gjør det ikke er mer EK igjen, om man alltid vil bruke overskuddet. Kommer også til å vurdere muligheten for å dra med midler fra høstbudsjettet til vårbudsjettet, og også å budsjettere på årsbasis. Velger vi en modell med en fast pott, vil det være større sannsynlighet for at disse tiltakene gjennomføres. Sondre: Går også an å legge inn prosentsats av overskuddet. Sak 39 16 Behandlingssak: Søknad om støtte til reise for amerikansk fotball Bakgrunn: Se vedlegg. Forslagsstiller: Leder av BIS Trondheim amerikansk fotball, Martin Tandberg. Vedlegg: https://docs.google.com/document/d/1hy51blj0_ydo3jc98dxkuwoemlzac24f4thgb5sp Oe8/edit
Sondre: Ønsker å redusere egenandelen, folk gjør dette på siden av studiene, man har gjerne ikke så mye å rutte med når man er student. For eks 1. klassingene har hatt en ren egenandel på 4.700 kr fra august. Selvfølgelig kunne vi droppet å dra til Stavanger, men da hadde vi ikke fått spilt kamp nå i vår. Har allerede tynnslitt budsjettet fra nå i vår, har fått krav fra amerikansk fotball forbundet til innkjøp på ca. 4.000 kr til neste kamp, dersom vi ikke kan gjøre det får ikke kampen gjennomføres. FA: søknaden i seg selv fremviser idrettskulturen ved BI, er den idretten som har størst egenandel. Syntes ikke søknaden henger i tråd med det dere søker om penger til. Er ikke til langsiktig, men er mer en refusjon for en tur dere har allerede dratt på. Sondre: søknaden burde vært sendt før reisen, men det var flere av spillerne som valgte å ikke bli med rent økonomisk. Bruker rundt 10.000 kr per semester til kun utstyr. Mange og store egenandeler. SA: Hjelper ikke å bruke pengene på utstyr i steden. UA: For å bygge på hva Sondre sier, gjør idretten større her i Trondheim, er satt i gang en liga på egenhånd med NHH og UiS. Må reise bort for å få flere medlemmer og kunne tilby noe annet enn å spille mot NTNU gang på gang. HRb: Er det brukt noe av budsjettet på turen? Sondre: Betaler 5.000 kr til dommere, baneleie osv. dette gikk fra budsjettet. Resten går på egenandel. UA: De 4.000 kr de krevde, hva er det? Sondre: Alle lag skal ha bortedraktsett, må stille med 4 kampballer, må ha baneutstyr, har godt forhold med NTNU så får forhåpentligvis leie gratis av dem. UA: Hvorfor trengs det nå og ikke tidligere? Sondre: Alle tidligere kamper har NTNU vært arrangører. SA: Er i presset økonomisk situasjon, men viktig å tenke på utvikling, noe vi virkelig fronter i BIS: Uten utvikling stagnerer vi. De er i sterk utvikling (Cleavers), gjør mye for miljøet både på skolen og i byen. Fronter oss i byen. Står for det vi vil ha: utvikling. Leder for NLD: Enig med SA, store deler av laget går i 3., skal vi ha nye folk og det er så mye i egenandel, er det ikke sikkert så mange vil være med.
UA: Har allerede lagt mye penger i å få dette laget i gang, synd om det ikke videreutvikles. HRb: Når ble det bestemt at dere skulle reise? Sondre: Initieringen til å opprette turneringen begynte i starten av oktober, vi i Cleavers begynte det. Ble endelig bestemt helt i starten av januar. FA: Er kritiske til å dele ut penger om dagen, men er en annen idrettsgruppe som også har spurt om penger til en reise, og der fått nei. Hvorfor skal Cleavers få penger og ikke andre? Jeg føler ikke jeg ser så mye til Cleavers ift. andre grupper. Sondre: Hvor mye ser du til andre grupper? De fleste idrettene her på skolen som spiller kamp mot andre, har nok andre lag å spille mot her i Trondheim. Vi har ingen å spille mot i Trondheim, dermed må vi reise. SPA: Dere hadde kamper i høst, hvem var det mot? Sondre: På høsten hadde ind.øk nok spillere til lag, Levanger spilte vi mot, men det er ikke et studentlag og de er i oppstartsfasen. NTNUI er i 1. divisjon i Norge på våren, og fokuserer da på det, har dermed ikke tid til å spille mot BIS. Linda: Et ja til amerikansk fotball vil være et ja til de andre gruppene, da må de andre også få samme tilbud. SA: De andre lagene skal ikke få det fordi Cleavers får det, men fordi de har et reelt behov for det. Sondre: Enig i at det skaper presedens for andre søknader, men nå i vår må vi ut av byen for å kunne spille kamp. Vi er heldige som kan spille her på høsten, vi kan ikke bare be Stavanger og Bergen komme hit for å spille uten at vi noen gang reiser dit. Leder: Snakker også på vegne av ØA. Vi har konferert litt. Kommer mange gode argumenter fra begge sider, er et viktig poeng at Cleavers har vanskeligheter med å spille mot andre lag. Sa nei til håndballen i høst fordi de har et bedre tilbud her i byen. Likevel må grunnlaget for alle beslutninger være økonomiske situasjonen. Deretter må man argumentere for og mot, om det er godt nok på tross av det grunnlaget. Jeg mener det er vanskelig å ta 8.000 kr fra et budsjett som allerede går i underskudd. Når vi har tatt beslutningen og ønsker å innskrenke andre steder, er det vanskelig å gi ut penger for reise. Slik jeg og ØA har reflektert rundt det mener vi ikke det er godt nok grunnlag. Mener også det er viktig at dette er noe idrettslagene kan ordne opp i dette. For eks har NHH egne sponsorer. Det vil være helt uforsvarlig for oss å ikke ha den økonomiske situasjonen i bakhodet. Selvfølgelig vil det være enkelt å tenke på utviklingen dette fremmer, men vi må tenke på konsekvensene.
Stian: Ikke glem å tenke på de negative konsekvensene av å si nei. Tenk også på det kan gå nedover for den amerikanske fotballen. Sondre: Forståelig med vanskelig økonomisk situasjon, men egenandelen er så høy for en 1. klassing nå at jeg tviler på vi har et amerikansk fotballag videre om det ikke skjer noe. Leder for NLD: NA mener ja, men at det er mye penger. UA: Hvor mange av de som var med på turen går ikke på BI? Sondre: Én spiller som gikk her i høst, men droppet ut i vinter. HRb: Hvis dere visste om dette i starten av januar, hvorfor søkte dere nå? Når begynte dere se på fly og hotell? Sondre. Vi fikk fryktelig gode priser, forbundet var overrasket over hvor billig det var. Vet ikke hvorfor vi ikke søkte tidligere. MA: Fotballaget leter etter sponsorer selv, er det en mulighet for Cleavers? Sondre: Vi har gått og ventet på muligheten for sponsoravtale, har senest i dag sendt mail til bedrift om mulig støtte. Har et uoffisielt samarbeid med O Learys hvor de også støtter oss noe. MA: Snakket med en på laget, vedkommende sa dere ikke ville ha noe på drakten fordi dere ville bruke draktene utenom. Det blir for meg et tynt argument. SA: Det er ikke lagkonsensus vil jeg tro. FA: Er ikke meningen å være den slemme ulven, men Women@BI søkte om penger og vi var så kritiske mot det, vil belyse det. Sondre: Dette er et arrangementet jeg har jobbet med hver eneste dag siden oktober, for å få det gjennomført må vi betale 3.000 kr per pers, mens Women@BI ikke betaler noen egenandel. HRb: Hvorfor ble ikke søknaden sendt tidligere, hvorfor har det ikke blitt snakket med MU, hvis det er så kritisk at dere trenger penger? Sondre: Hvor kritisk det er kan jo diskuteres, men vi forsøker å kutte ned egenandelen litt. Turen hadde blitt gjennomført uansett, tidspunktet for søknaden er ikke så relevant da, men beklagelig at den kom sent. UA: Hadde vi sett ivrighet ift. sponsorer tidligere for eksempel, ville villigheten til å støtte kanskje vært litt større. Hadde gjerne sett større engasjement mot det eksterne. FA: Poenget med å ta opp Women@BI var ikke å stille dem opp mot hverandre, bare for å belyse styrets holdning mot den saken.
Sondre: Sa til Stian senest i dag at vi skal spørre MA om å ordne sponsorer til vårt idrettslag. MA: Nå som vi ikke har hovedsamarbeidspartnere kan alle lete etter samarbeidspartnere selv, men kan ikke signere noe selv. Leder: Har ved flere anledninger oppfordret de ansvarlige i Cleavers om at det er mulig å søke sponsorer, men ønsker ikke å dømme andre for mye fordi det ikke er søkt tidlig nok eller lett etter sponsorater. Samtidig skal ikke vi i BIS være en hvilepute og være noe man kan falle tilbake på økonomisk, man skal også vise engasjementet ift. å finne midler selv. Om dette går gjennom, ønsker jeg å se på muligheten til å se hvor vi skal ta pengene fra. Da må vi se på hvor vi kan kutte aktiviteten i noen av utvalgene til noen i styret og ledelsen, men ikke tas fra undergruppene. SPA: Når det er en så høy egenandel, bør det være innlysende at man skal se etter sponsorer og forsøke å lete etter midler, så er litt skuffende at det ikke er gjort i stor nok grad. Stian: Vi er alle unge studenter, alle er i opplæringsfase, å drive et idrettslag er en læringsprosess. Cleavers har hatt en veldig god utvikling, vi har kommet langt, og at det skorter litt administrativt nå bør vi ikke tas for mye på. Vi er et mye større ansikt enn hva folk tror, og vi går fremover. Ikke la småting stå i veien for det store her. Sondre: Det om hvor i budsjettet man evt skal tas fra, det skal vel tas på GF. Når man da presenterer et revidert budsjett. SPA: Mener ikke å si dere ikke har hatt en utvikling, dere er synlige og det er bra. Men synes likevel det er vesentlig at det ikke har blitt lett etter sponsorer. Leder: Ja, vi kan presentere et revidert budsjett, men ønsker ikke å stemme inn et større underskudd. Enig i argumentene som presenteres, men veier ikke tungt nok. FA: Bra Stian belyser ting, men stiller meg bak leder. Ønsker at Leder og ØA får myndighet til å lete et annet sted i budsjettet hvor det kan tas penger. Leder: Stemmes dette gjennom, blir det tatt som underskudd. Eventuelt kan man omformulere vedtaket, da må pengene tas fra et annet sted, de skal ikke bli satt som underskudd. Om vi får fullmakt til å si nei vil dette tilfellet har både jeg og ØA sagt nei, så om vi får fullmakt vil de pengene ikke gis. KA: Om dere hadde økt engasjementet rundt NSI og skaffet flere sponsorer, hvordan ville dere da stilt dere ift egenandeler neste år? Dere har også hatt svinn i utstyr? Sondre: NSI har vi søkt penger fra hvert år og fått hvert år. Sponsorer vet jeg ikke helt status. Ift. utstyr skjer det fordi vi ikke har noe sted å ha utstyret.
SA: Er nå innført en streng utstyrskontroll. Sondre: Alle har utstyret hjemme hos seg selv, så da er det vanskeligere å ha oversikt. Jakke og drakt håper vi å få av sponsor, sparer 1.500 kr i egenandel. Lisens på 510 kr. i året kommer vi ikke utenom. Resten er fly og hotell til evt bortekamper. Leder: Om dere nå får sponsorer, vil det lette egenandelen litt om dermed bedre situasjonen neste år? Sondre: Vanskelig å svare på, men vi ønsker ikke å komme i en situasjon hvor engasjementet blir mindre og vi ikke har mulighet til å stille med nok spillere. Stian: Kommer vi opp på et utstyrsnivå hvor de investeringene ligger i bunn, vil driftsutgiftene bli lavere pga. det. Presentert endringsforslag: Styret innvilger 7.600 kroner til BIS Trondheim amerikansk fotball til å støtte deres reise til Stavanger. Forslag til vedtak: Styret innvilger 8.000 kroner til BIS Trondheim amerikansk fotball til å støtte deres reise til Stavanger. 0 stemmer for, 6 stemmer mot. Endringsforslag: Styret innvilger 7.600 kroner til BIS Trondheim amerikansk fotball til å støtte deres reise til Stavanger. 4 stemmer for, 2 mot. Godkjent Endring i saksgang: Sak 41 16 flyttes over Sak 40 16. Sak 41 16 Orienteringssak: Saker til eventuelt KA: Paapir KA: Ønsker å si fra avisen at alle må tenke på saker som kan brukes i avisen, tenk bredt. Gjerne om dere har noe utenom BIS arrangementer.
HRb: Når skal neste avis ut? KA: Ferdig 1. mars. MA: Få FA og klasserepresentantene til å be folk om å skrive, for eks PR 3. klasse bør ha gode skribenter. FA: Når det kommer foredragsholdere eller stand up komikere, kan journalisten komme i pauserommet deres og ta fem kjappe med dem. SPA: Overhørt på BI, bare skoleavisvennlig. KA: Gjerne små saker, snart er studentavisen på nettet oppe, og den skal ha høyere frekvens enn avisen. MA: Vil gjerne ha svar på innskrenkningsmail vi sendte til ØA. Leder: Vi skulle ha innspill på hvor man kan spare inn, men det innskrenkes ikke av nåværende budsjett dersom dere ikke har tiltak.. UA: Lager UA: Hva skjer med lager? ØA sa det mest sannsynlig må tas opp på GF. Idrettene må ha et sted å legge utstyret sitt. For meg er det nesten ikke et spørsmål en gang, vi må ha et lager. Det er lenge å vente til 10. mars. Leder: Det må ikke tas opp på GF. Men om det skal budsjetteres som underskudd må det tas på GF. Fordi vi har en stor buffer har vi en del å gå på, men å gå med store underskudd må likevel tas på GF. Men trengs ikke tas på GF om vi tar det fra andre steder i budsjettet. UA: Idrettene er med på å gi litt av sitt budsjett til lager. Amerikansk fotball vil heller ha lager enn bil. Har de lager er ikke behovet for bil like stort. HRb: Har idrettene noe til overs å gi? UA: Ikke nå nei, men til høsten. Leder: Det er noe jeg og ØA kan ta, men viktig at UA er pådriver. UA: Er jo et to års perspektiv, så er kanskje ikke så ille å operere med det underskuddet i kun to år. Leder: Synes ledelsen de skal ha noe sagt ift lager, må innspill tas nå. Ellers er det noe UA, ØA og jeg kan ta oss av. MA: Aldri skjønt behovet for så stort lager, skjønner de har mye utstyr men skjønner ikke hvorfor de ikke kan passe på det selv.
UA: Er fordi folk har det hjemme at det blir mye svinn. FA: Tenker de som har utstyr (UA, leder for NLD osv.,) har mest innsikt i denne typen diskusjon. Mitt forslag er da at de med innsikt kan formulere en sak med argumenter for lager som vi senere kan ta på styremøte. Leder for NLD: De to grupperommene ved kontoret, kan vi rive dem og få større plass. Leder: Min oppfatning av hva admin sier er at det er en mulighet. Jeg og FA avslo det høflig fordi det vat for større kontor, men vi avslo fordi det er så stort behov for grupperom at det ville blitt litt feil. HRb: Enig om at det bør tas på GF, de har klart seg uten lenge og GF er kun to uker til. Leder for NLD: Snakk om 26 000 kr. i året, da er det mer verdi i å slå ned de to grupperommene ved kontoret enn å bruke de 52.000 kr på det. Yandeh: Vi trenger de grupperommene vi har, de trengs i eksamensperioden. Leder: Det er kanskje litt vel stor kontinuitet i budsjettene her i BIS, så viktig å tenke på å kunne flytte midler. For eks ballet har 20.000 kr mindre og HR har 6.000 kr mindre å jobbe med, og vi dermed har råd. FA: Jeg synes absolutt at det er noe som må tenkes mer på, at nye ledelsen må kunne gjøre større endringer i budsjettene sine enn tradisjonelt er gjort. Leder: Tenkte mer ift. lager. Leder for NLD: Hadde jeg vært påtroppende NLD, ville det ikke vært snakk om at noen skulle tatt penger fra meg. SA: Hvis tilbudene blir påvirket pga. lager, passer det bedre med strukturert underskudd. Lager blir mer kostander på færre studenter, enn ball og NLD som omfavner mange flere. UA: Høsten blir det brukt mindre enn det som blir budsjettert, der er det en del å hente. Leder: Men skal kuttes 100.000 kr. på vårsemesteret, de pengene må tas fra et sted. Det vil da bli et strukturert underskudd ift nye budsjett, som allerede er medberegnet de 100.000 kr vi har mistet i inntekter. Mener dere lager er så viktig at vi kan omplassere midlene? UA: Vil det ikke være enklere å ha et strukturert underskudd på 26.000 kr enn å ta fra andre poster? Leder: Det er et godt poeng. Sak 40 16 Behandlingssak: Ny strategi og organisasjonsendringer
Bakgrunn: Leder vil ha et formelt vedtak fra styret om hvor vi stiller oss i forhold til ny strategi samt endringer i organisasjonens struktur. Forslagsstiller: Leder Leder: Melder opp som sak for å ha åpenhet rundt hva styret og ledelsen mener. Innspill fra resten av ledelsen er veldig fint i tillegg til styrets vedtak. HRa: Jeg stiller meg bak. HRb: Jeg stiller meg bak. HRc: Samme. SPA: Samme Leder for NLD: Jeg og NA også. FA: Var ikke sånn at hele styret stod bak dette da det først ble presentert, men vi har vært gjennom en prosess og mange har blitt overbevist i løpet av den. Forslag til vedtak: Styret stiller seg bak ny strategi samt endringene i organisasjonens struktur. 5 for, 1 mot. Sak 42 16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR leser opp oppfølgingssaker. Sak 43 16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Veronica: Interessant, dere er flinke. UA: Synes det gikk for mye inn på arrangementer som Fadderuka på Cleavers saken. FA: Ble for stille fra styret rundt amerikansk fotball saken, var usikker på hva folk skulle stemme på. Leder for NLD: Hadde for mange eventueltsaker, kunne for eksempel vært spørsmål på orientering eller tatt på bakrommet. Leder: God diskusjon rundt Cleavers saken, man hang seg ikke opp i argumenter og det kom frem nye momenter. Ble likevel snakket for mye om detaljer. Var for stille rundt diskusjonssakene rundt økonomi.
Møtet hevet 19.17.