KVALIFIKASJONSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV REKLAMEBYRÅ, MEDIEBYRÅ OG INNHOLDSTJENESTER, SAMT OPSJON ANSKAFFELSESNR. K-00343 FRA NSB AS, Konserninnkjøp (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 02.10.2017
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 2 av 14 Innhold 1. OM ANSKAFFELSEN... 4 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 4 Anskaffelsens formål og omfang... 5 Kontraktstype... 5 Tilbud på deler av leveransen... 5 Anskaffelsesprosedyren... 5 Kunngjøring av konkurransen... 6 Frist for anmodning om å delta... 6 Tidsplan for konkurransen... 6 Oppdragsgivers forbehold... 6 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET... 7 Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning... 7 Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 3. GENERELLE REGLER FOR PREKVALIFISERINGEN... 7 Informasjon... 7 Kommunikasjon... 7 Konfidensialitet... 8 Kundeforhold til konkurrerende virksomheter... 8 Kostnader ved deltakelse... 8 4. ANMODNING OM DELTAGELSE... 8 Innlevering av anmodning... 8 Krav til anmodningen... 8 Innhold og struktur... 8 Forbehold... 9 Språk... 9
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 3 av 14 5. KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER... 9 Generelt... 9 ESPD egenerklæringsskjema... 9 Endelig dokumentasjon... 9 Kvalifikasjonskrav... 9 Innledning... 9 Skatte- og avgiftsmessige forhold... 10 Organisatoriske og juridiske forhold... 10 Finansielle og økonomiske forhold... 10 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 Etiske og miljømessige forhold... 11 Begrensning i antallet leverandører... 11 6. AVVISNING... 14 7. AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN... 14 Meddelelse om avvisning eller kvalifikasjon... 14 Frist for begjæring om midlertidig forføyning... 14
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 4 av 14 1. OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon NSB er en av landets viktigste transportbedrifter og har tradisjoner tilbake til åpningen av den første jernbanen i Norge i 1854. Persontrafikk med tog og buss, samt godstrafikk på jernbane, utgjør konsernets hovedvirksomheter. NSB er et nordisk konsern innenfor person og godstransportmarkedet. NSB konsernet er organisert på følgende måte: Konsernsjef Konsernstab NSB AS Persontog Reiseliv Buss Gods NSB AS NSB AS Nettbuss AS Cargonet AS Oppdragsgiver for denne kontrakten er NSB-konsernet. For ytterligere informasjon se http://www.nsbkonsernet.no. NSB har sitt hovedkontor i Schweigaardsgate 23, Oslo.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 5 av 14 Anskaffelsens formål og omfang Leverandøren(e) skal gjennom avtalen(e) bistå Oppdragsgiver i arbeidet mot å oppnå økte markedsandeler innenfor Oppdragsgivers virkeområde rettet mot Oppdragsgivers målgrupper og interessenter. Hovedbrukerne avtalen er NSB Persontog og NSB Reiseliv. Øvrige selskaper og enheter i konsernet kan gjøre bruk av avtalen ved behov. Estimert total kontraktsverdi er satt til 200-250 MNOK for kontraktsperioden 2+1+1 år. Avtale start er estimert til 01.01.2018. Avtalen omfatter bistand innen følgende tjenesteområder: Tjenesteområde 1: Reklamebyrå Tjenesteområde 2: Mediebyrå Tjenesteområde 3: Innholdstjenester(nsb.no, sosiale medier, 1:1, underholdningsapp, m.m.) Opsjon: Tjenesteområde 4: Andre kommunikasjonstjenester Listen er ikke uttømmende og rådgivning og utføring av tjenester som naturlig knyttet til disse tjenesteområdene, inngår i leveransen. Leveransene er nærmere beskrevet i Vedlegg A Utkast til leveransebeskrivelse. Kontraktstype Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakter med leverandører innenfor hvert tjenesteområde. Tilbud på deler av leveransen Det er anledning til å legge inn tilbud på ett eller flere av de 4 forespurte tjenesteområder. Kvalifikasjonsanmodninger vil bli evaluert og tildeles pr. tjenesteområde. Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser av 17.juni 2016 nr. 73 (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 12. august 2016. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forsyningsforskriftens Del I og Del II Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling, med prekvalifisering for deltagelse i konkurransen.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 6 av 14 Kunngjøring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin/TED databasen 02.10.2017 Konkurransen er kunngjort i NSBs innkjøpsportal https: //anskaffelser.nsb.no Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta 01.11.2017 kl. 12.00 Tidsplan for konkurransen Leverandøren legger opp til følgende tidsplan for konkurransen. Tidsplanen er ikke bindende. Aktivitet Frist for søknad for prekvalifisering til konkurransen Meddelelse om utvelgelse av leverandører til konkurransen Dato 01.11.17 03.11.17 Utsendelse av konkurransegrunnlag* 03.11.17 Tilbudsfrist 24.11.17 Evaluering og forhandling 24.11.17. 08.12.17 Meddelelse tildeling av kontrakt 08.12.17 Estimert dato for signering kontrakt 18.12.17 * Milepæler som gjelder for selve konkurransen etter at prekvalifisering er foretatt. Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn til dette.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 7 av 14 2. KVALIFIKASJONSGRUNNLAGET Kvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Kvalifikasjonsgrunnlaget (dette dokument) med følgende vedlegg: Vedlegg A Utkast til Leveransebeskrivelse Vedlegg H Underleverandører Vedlegg J Etiske retningslinjer for NSB-konsernet ESPD (European Single Procurement Document) skjema i pdf- og xml-format Rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen frist for anmodning om å delta er utløpt har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt kvalifikasjonsgrunnlaget. 3. GENERELLE REGLER FOR PREKVALIFISERINGEN Informasjon Leverandør plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med prekvalifiseringen. Der hvor leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget og andre relevante dokumenter, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Leverandør og Oppdragsgiver skal foregå via Innkjøpsportalen (https://anskaffelser.nsb.no). Alle informasjon av betydning for tilbudsprosessen, herunder svar på eventuelle spørsmål fra leverandører, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert interesse for å delta. Eventuelle spørsmål og svare vil bli anonymisert. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Embretsen, Bjørn Tlf. : 91 652518 E-post : bjorn.embretsen@nsb.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til konkurransen. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at Leverandøren blir diskvalifisert fra konkurransen.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 8 av 14 Konfidensialitet Leverandøren skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsprosessen som konfidensielle. Kvalifikasjonsgrunnlaget og alle tilhørende dokumenter skal betraktes som fortrolig og skal oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlige kommentere denne konkurransen eller kvalifikasjonsgrunnlaget med alle tilhørende dokumenter uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. Kundeforhold til konkurrerende virksomheter For å bli kvalifisert kan leverandør ikke ha direkte konkurrerende virksomheter som kunder. I en eventuell avtaleperioden er leverandøren forpliktet til å innhente samtykke fra oppdragsgiver ved nye kundehenvendelser fra konkurrerende virksomheter. Som konkurrerende virksomheter anses i hovedsak leverandører som deltar i anbudsutsetting av jernbanestrekninger i Norge. Kostnader ved deltakelse Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til deltakelse i konkurransen. 4. ANMODNING OM DELTAGELSE Innlevering av anmodning Anmodning skal være levert innen fristen satt i punkt 1.7. Leverandøren har risiko for at anmodningen er levert i Innkjøpsportalen (https://anskaffelser.nsb.no) innen fristen. For sent innkomne anmodninger vil bli automatisk avvist. Innkjøpsportalen er ikke tilgjengelig grunnet service hver siste torsdag i måneden mellom kl. 19:00 22:00. Krav til anmodningen Innhold og struktur Anmodningen skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under. Dokumentrekkefølge: Følgebrev til anmodning om å delta Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person. Skal beskrive hvilken av de forespurte tjenesteområdene anmoder ønsker å bli kvalifisert for. Filene skal navngis slik at det er klart hvilken type dokumentasjon det gjelder.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 9 av 14 ESPD egenerklæringsskjema Xml-filen til ESPD egenerklæringsskjema er vedlagt denne forespørselen. Skal besvares og leveres i pdf- og xml- format. Oppdragsgivers xml-fil skal benyttes, og kan lastes opp på følgende link: https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=no Link til ESPD brukerveiledning: https://www.anskaffelser.no/verktoy/espdtjenesten-veiledning-bruk Forbehold Eventuelle forbehold knyttet til anmodningen skal fremkomme uttrykkelig og være spesifisert. Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til anmodningen om å delta skal være på norsk. 5. KVALIFIKASJONSKRAV OG UTVELGELSESKRITERIER Generelt ESPD egenerklæringsskjema Leverandøren skal ved søknad om prekvalifisering fylle ut ESPD-skjema som en foreløpig dokumentasjon på 1. oppfyllelse av kvalifikasjonskrav 2. fravær av avvisningsgrunner 3. eventuelle forhold relevant for utvelgelse av oppgitt antall kvalifiserte leverandører (utvelgelseskriterier) Endelig dokumentasjon Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandøren levere alle eller deler av endelig dokumentasjon dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. Leverandørene som blir innstilt til å inngi tilbud skal fremlegge denne dokumentasjon innen 5 virkedager etter henvendelse. Kvalifikasjonskrav Innledning Leverandørene skal i ESPD-skjemaets del IV seksjon a gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene i pkt. 5.2 Kvalifikasjonskrav. Utfyllelse av ESPD-skjema ansees som foreløpig dokumentasjon på de kvalifikasjonskrav som er stilt nedenfor.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 10 av 14 Krav til endelig dokumentasjon fremgår av tabellen nedenfor. Slik dokumentasjon vil Oppdragsgiver kunne etterspørre i henhold til bestemmelsen i pkt. 5.1.2. Dokumentasjon etterspurt i pkt. 5.3 Begrensning i antallet leverandører, skal sendes sammen søknaden. Skatte- og avgiftsmessige forhold Kvalifikasjonskrav: Krav til endelig dokumentasjon: Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt de skatter og avgifter Leverandøren i henhold til gjeldende lovgivning plikter å betale. For norske leverandører skal dokumentasjonen være: 1) Skatteattest for norske leverandører. 2) Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Organisatoriske og juridiske forhold Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak eller en gruppe av slike foretak. Krav til endelig dokumentasjon: Firmaattest eller tilsvarende fra leverandørs hjemstat. Finansielle og økonomiske forhold Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Krav til endelig dokumentasjon: Kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå som eventuell kontraktspart for tilbudet samt eventuelle andre ressurser som skal bidra vesentlig i en eventuell leveranse. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Krav til endelig dokumentasjon:
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 11 av 14 Tilbyder skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem Etiske og miljømessige forhold Kvalifikasjonskrav: Tilbyder skal kjenne til og akseptere NSBs etiske krav til leverandører, jf Vedlegg J. Krav til endelig dokumentasjon: Dersom leverandøren er sertifisert etter SA-8000 eller er medlem i Initiativ for etisk handel skal bevis for dette fremlegges. For øvrig vil Vedlegg J være en del av kontrakten. Begrensning i antallet leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å velge ut minimum 3 tilbydere innen hvert tjenesteområde som får delta i konkurransen. Utvelgelse av leverandører som får delta i konkurransen gjøres etter prinsippet best kvalifisert innen hvert tjenesteområde. Det henvises til Vedlegg A Utkast til leveransebeskrivelse for ytterligere informasjon. Leverandøren bes svare kortfattet og strukturert i henhold til krav til dokumentasjon i tabellen under. Tjenesteområde 1: Reklamebyrå Utvelgelseskriterier: Krav til dokumentasjon: Fullservicebyrå innen tjenesteområdet med god kompetanse og kapasitet innen forespurte delområder: i. Helhetlig kommunikasjon og kommunikasjonskonsepter ii. Kreative løsninger iii. Ekspresstjenester iv. Rådgivning Leverandøren bes beskrive på generell basis: i. Helhetlig kommunikasjon og kommunikasjonskonsepter ii. iii. iv. Leverandørens kompetanse og kapasitet til å utvikle konsepter og kampanjer med utgangspunkt i kreative ideer. Kreative løsninger Leverandørens kreative arbeidsprosess på en kampanje som skal på i både tradisjonelle og digitale kanaler. Rådgivning Leverandørens rådgivningskompetanse og evne til å utfordre kunder og kreatører Ekspresstjenester Håndtering av raske og kostnadseffektive ekspressoppdrag.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 12 av 14 Erfaring Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare leveranser, og skal i løpet av de siste tre årene ha gjennomført minst tre sammenlignbare leveranser innen tilbudt tjenesteområde Med sammenlignbare leveranser menes leveranser med tilsvarende omfang og kompleksitet som omfattes av denne forespørselen. Referanseliste over de tre viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om tidspunkt, resultat samt navn på kunde. NSB kan ikke inkluderes som referanse. Tjenesteområde 2: Mediebyrå Utvelgelseskriterier: Krav til dokumentasjon: Mediebyrå med god kompetanse og kapasitet innen forespurte delområder: i. Mediekjøp og planlegging ii. SEM og performance iii. Evalueringer, kampanjeog medieanalyser iv. Rådgivning Erfaring Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare leveranser, og skal i løpet av de siste tre årene ha gjennomført minst tre sammenlignbare leveranser innen tilbudt tjenesteområde Leverandøren bes beskrive: i. Mediekjøp og planlegging o Leverandørens tilnærming til mediekjøp mht. kanaler, teknologi og kreativt innhold o Leverandørens Interne prosesser for utarbeidelse av mediestrategi, medieplan og optimalisering av kanalbruk ii. Performance og SEM o Leverandørens kompetanse/ressurser innen programmatiske annonsekjøp o Leverandørens kompetanse/ressurser innen SEM inkl. evt. sertifiseringer o Leverandørens kompetanse/ressurser på sosiale mediers rolle i den totale mediemiksen o De verktøy Leverandøren i dag benytter innen programmatiske annonsekjøp, webanalyse, SEM, m.m. o Leverandørens prosess rundt optimalisering av kampanjer o Leverandørens verktøy og/eller prosess rundt rapportering underveis og etter avsluttet kampanje iii. Evalueringer, kampanje- og medieanalyser o Leverandørens kompetanse/ressurser innen webanalyse o Leverandørens prosesser innen rapportering, inkl. eksempel på rapport. o Leverandørens egne krav til kompetansenivå hos egne ansatte iv. Rådgivning Referanseliste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om tidspunkt, resultat samt navn på kunde. NSB kan ikke inkluderes som referanse.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 13 av 14 Med sammenlignbare leveranser menes leveranser med tilsvarende omfang og kompleksitet som omfattes av denne forespørselen. Tjenesteområde 3: Innholdstjenester (nsb.no, sosiale medier, 1:1, underholdningsapp, m.m.) Utvelgelseskriterier: Krav til dokumentasjon: Innholdsbyrå med god kompetanse og kapasitet innen forespurte delområder: i. Innholdstjenester (nsb.no, sosiale medier, 1:1, underholdningsapp, m.m.) ii. Rådgivning Erfaring Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare leveranser, og skal i løpet av de siste tre årene ha gjennomført minst tre sammenlignbare leveranser innen tilbudt tjenesteområde Leverandøren bes beskrive på generell basis: i. Innholdstjenester (nsb.no, sosiale medier, 1:1, underholdningsapp, m.m.) a. Leverandørens kompetanse og ressurser innen innholdsproduksjon for egne kanaler inkl. lyd og bilde. b. Kanaler og fagområder hvor Leverandøren evt. besitter spisskompetanse. Beskriv i så fall hva som utgjør spisskompetansen c. Leverandørens kapasitet og tilgjengelighet d. Hvordan Leverandøren går frem for å skaffe innsikt til innholdsproduksjon for sine kunder e. Leverandørens kompetanse/ressurser innen SEO inkl. evt. sertifiseringer f. Leverandørens metodikk for produksjon og evaluering av leveranser innenfor de ulike kanaler ii. Rådgivning a. Kompetanse innen optimal bruk i og samspill mellom kanaler fra et innholdsperspektiv b. Relevant metodikk og verktøy innen forespurte tjenester. Referanseliste over de tre viktigste leveranser eller utførte tjenester, herunder opplysninger om tidspunkt, resultat samt navn på kunde. NSB kan ikke inkluderes som referanse. Med sammenlignbare leveranser menes leveranser med tilsvarende omfang og kompleksitet som omfattes av denne forespørselen.
Prekvalifiseringsgrunnlag EØS Side 14 av 14 Opsjon: Tjenesteområde 4: Andre kommunikasjonstjenester Utvelgelseskriterier: Krav til dokumentasjon: God kompetanse og kapasitet innen forespurte delområder: i. Myndighetskontakt ii. Krisehåndtering iii. Samfunnspåvirkning iv. Rådgivning Erfaring Leverandør skal ha erfaring fra sammenlignbare leveranser, og skal i løpet av de siste tre årene ha gjennomført minst tre sammenlignbare leveranser innen tilbudt tjenesteområde Med sammenlignbare leveranser menes leveranser med tilsvarende omfang og kompleksitet som omfattes av denne forespørselen. Leverandøren bes beskrive sin kompetanse og kapasitet for de forespurte tjenestene. Relevant metodikk og verktøy innen forespurte tjenester. Referanseliste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om resultat, tidspunkt, samt navn på kunde. 6. AVVISNING For avvisning av leverandører gjelder bestemmelsene i forsyningsforskriftens 20-1 til 20-7 og 2-10. 7. AVSLUTNING AV PREKVALIFISERINGEN Meddelelse om avvisning eller kvalifikasjon Oppdragsgiver skal sende Leverandøren en meddelelse om hvorvidt Leverandøren er avvist eller kvalifisert. Dersom antallet deltakere i konkurransen er begrenset, skal meddelelsen angi om en Leverandør blir invitert til å delta i konkurransen eller ikke. Meddelelsen vil inneholde en kort begrunnelse dersom en leverandør avvises eller ikke inviteres til deltagelse i konkurransen. Frist for begjæring om midlertidig forføyning Frist for eventuell begjæring om midlertidig forføyning i forbindelse med en beslutning om å avvise eller ikke invitere en leverandør er i 15 dager etter at meddelelse i henhold til pkt. 7.1 er sendt. *******