Sentral stab Samhandlingsavdelingen SAKSFREMLEGG Sak 30/14 Integrering av Ambulanse Midt-Norge HF i øvrig spesialisthelsetjeneste - Virksomhetsgjennomgang Utvalg: Styret for St. Olavs Hospital HF Dato: 30.10.2014 Saksansvarlig: Tor Åm Saksbehandler: Gun Ekeberg Arkivsak: 13/7922-47 Arkiv: 008 Innstilling 1. Styret tar den fremlagte rapporten fra «Virksomhetsgjennomgang Ambulanse Midt- Norge HF» til orientering 2. Styret forutsetter at ambulansetjenesten overtas særfinansiert i henhold til driftskostnadene ved overføringstidspunktet, og at det i løpet av 2015 gjøres en utredning med sikte på budsjettfordeling etter inntektsfordelingsmodellen fra 2016. 3. Styret forutsetter at ambulansetjenesten overtas med investeringsmidler for biler og nytt stasjonsbygg på Orkdal for 2015. 4. Styret ber om at bilflåten blir fordelt ut til hvert helseforetak i tråd med vanlig praksis for eierskap til driftsmidler og eiendom.
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken 1. Rapport fra «Virksomhetsgjennomgang; Ambulanse Midt-Norge HF» 2. Drøftingsprotokoll 21.10.14 3. Brev fra Helse Midt- Norge datert 26.06. 2014 4. Brev fra Helse Midt-Norge datert 28.08. 2014 Relevante dokumenter: 1. Styresak 99/13 Helse Midt-Norge 12.12.13 - Integrering av ambulansetjenesten i sykehusforetakene. 2. Styresak 39/13 St. Olav - Integrasjon av ambulansetjenesten i sykehusforetakene høringsuttalelse til Helse Midt-Norge RHF. 3. Styresak 5/14 St. Olav - Integrering av ambulansetjenesten i St. Olavs Hospital Styresak 15/14 Integrering av Ambulanse Midt-Norge HF i øvrig spesialisthelsetjeneste «Forprosjektrapport» BAKGRUNN I 2013 vedtok styret for Helse Midt-Norge RHF integrering av ambulansetjenesten i sykehusforetakene (sak 99/13). Styret viste blant annet til at det i det videre integreringsarbeidet er vesentlig med et tett samarbeid mellom Ambulanse Midt-Norge HF og de mottakende sykehusforetakene. Styret for St. Olavs Hospital HF vedtok i sak 39/13 en høringsuttalelse til Helse Midt-Norge RHF: 01 01.2015 opprettholdes som tidspunkt for overføring av ambulansetjenestene til sykehusforetakene. Det gjennomføres en virksomhetsgjennomgang av ambulanseforetaket i løpet av 2014 som en forberedelse til overføring til sykehusforetakene. Det forutsettes at ambulansetjenesten overtas særfinansiert i henhold til driftskostnadene ved overføringstidspunktet, og at det i løpet av 2015 gjøres en utredning med sikte på budsjettfordeling etter inntektsfordelingsmodellen fra 2016. I styresak 5/14 redegjorde administrerende direktør for plan for integreringsprosessen, og at ambulansetjenesten ved St. Olavs Hospital blir organisatorisk tilknyttet Klinikk for akutt- og mottaksmedisin fra 1.1.2015. I styresak 15/14 redegjorde administrerende direktør for innholdet i forprosjektrapporten organisatorisk integrering av Ambulanse Midt-Norge HF Styret ba om å bli orientert når rapport fra virksomhetsgjennomgangen foreligger. I denne saken redegjør administrerende direktør for innholdet i «Virksomhetsgjennomgang; Ambulanse Midt-Norge HF» FAKTISKE OPPLYSNINGER Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet 1. desember 2011 etter vedtak fra Helse Midt-Norge RHF om å insource ambulansetjenesten fra private drivere til offentlig drift, med mål om bedre harmonisering av tjenesten og tettere integrering i spesialisthelsetjenesten. 2012 var et planleggingsår. Fra 1.1.2013 har Ambulanse Midt-Norge HF har hatt ansvar for drift av den del av de prehospitale tjenestene som omfatter ambulansebiler og båter. Målet med en virksomhetsgjennomgang er å sørge for at sykehusforetaket får kjennskap om ambulansetjenesten slik at drift og forpliktelser videreføres på en god måte etter overtakelsen 1. januar 2015.
Rapporten fra virksomhetsgjennomgangen ble ferdigstilt 31. august 2014 og presentert muntlig den 10. september 2014. Kort oppsummering av områdene som er omfattet av virksomhetsgjennomgangen; Helsefag-prosesser og kompetanseutvikling Det faglige arbeidet i foretaket har vært preget av endringsprosesser og utvikling, og vil fortsatt være det på overføringstidspunktet. Dette gjelder standardisering av materiell, faglige retningslinjer, virksomhetsdokumentasjon- og analyse, kompetanseplanlegging- og utvikling, IKT-støtte, samt fagutviklingsprosjekter. Kompetanse Ambulanse Midt-Norge HF har gjennom sin kompetanseplan utarbeidet en oversikt over hvilke kompetansekrav som må stilles til ambulansearbeidere i foretaket, og hvilke tiltak som planlegges for ambulansefaglig kompetanseutvikling. Kompetansenivået settes i samsvar med de oppgaver som ambulansetjenestens forventes å utføre. HR/organisasjon Tidlig ble det avdekket lav grunnbemanning i foretaket. Lite tilgang til kompetente vikarer har medført høy bruk av overtid. Langtidsplanlegging av arbeidstid har vært hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet. Fra januar 2014 til juli 2014 har det vært en reduksjon i antall vakant årsverk fra ca 53 til ca 15 i foretaket. Ambulanse Midt-Norge HF fikk ved virksomhetsoverdragelsen overført ansatte med til dels svært ulikt lønnsnivå. Dette har ført til stort sprang i lønningene. Ambulanse Midt-Norge HF har et bevisst forhold til at utvikling av lønninger skal være ihht øvrig lønnsutvikling. Både lønnsoppgjøret i 2013 og 2014 ble benyttet til å jevne ut noe av forskjellene i lønnsnivå i foretaket men dette er man ikke i mål med. IKT- løsninger Den desentraliserte strukturen på tjenesten har krevd en oppgradering av kabling og etablering av nettverk på ambulansestasjonene. Tilsvarende infrastruktur må også etableres i ambulansene for kommunikasjon og utveksling av informasjon fra tjenestens overvåkingsutstyr og oppdragssystemer. Ambulansetjenesten har egne fagsystemer for bl. a registrering av operative styringsdata, vedlikeholdsrutiner, hendelser og avvik, samt virksomhetsadministrasjon. Imidlertid gjenstår en løsning for elektronisk journalføring som kommuniserer med andre ledd i behandlingskjeden. Papirjournal uten etterfølgende registrering er derfor fortsatt praksis og i strid med gjeldende forskriftskrav, rapportering, logistikk og avvikssystem. Kommunikasjon/informasjon Programvaren Lync er installert på alle stasjonære PCèr for elektroniske møter og deling av dokumenter. Intranettet brukes til informasjon, deling og samhandling. Dette er nødvendige verktøy i en desentralisert virksomhet. Avtaler/biler/bygninger Helse Midt-Norge RHF har inngått leieavtaler med ulike aktører når det gjelder stasjonsbygg. Ingen stasjonsbygg eies av Ambulanse Midt-Norge HF. Alle utbedringer og nybygg er det utleier som har ansvaret for. Ambulanse Midt-Norge HF har vært tillagt forvaltnings- og oppfølgingsansvaret for avtalene, men på overdragelsestidspunktet foreligger ingen total oversikt over alle avtaler knyttet til alle lokasjonene. Avdeling Sør-Trøndelag består av 19 ambulansestasjoner samt avdelingskontor lokalisert på St. Olavs Hospital. Det er sluttført seks nybygg i 2013, og ytterligere 3 er under planlegging. I tillegg er flere stasjoner oppgradert. Det gjenstår nødvendig rehabilitering evt. nybygg av den sykehuseide stasjonen på Orkdal samt stasjonen i Rissa kommune. Dette har betydning for
fordelingsnøkkelen for ressursrammen. Ambulanse Midt-Norge HF disponerer totalt 154 biler og avdeling Sør-Trøndelag disponerer 40 av disse. Forprosjektrapporten har anbefalt at enkelte funksjoner burde ivaretas i fellesskapsløsning mellom HFène. I et brev fra HMN RHF datert 26. 06.2014 ble det konkludert med at det skulle etableres en felles støttefunksjon som skal organiseres hos et sykehusforetak. I et brev fra HMN RHF datert 28.08.2014 bes St. Olavs Hospital HF om å koordinere en fellesfunksjon og bes om å være operativ fra 01.01.2015. Om bilflåten blir en del av felles støttefunksjon er fortsatt uklart. Dette vil bli redegjort i ny styresak i desember. Økonomi o Bemanning I følge Virksomhetsgjennomgangen er 76-80 % av Ambulanse Midt-Norge HF sine kostnader knyttet til bemanning. Det ble tidlig etter overtakelse av alle ambulansestasjoner avdekket et kritisk behov for økt bemanning i foretaket. Dette har generert høye overtidsutbetalinger. Ambulanse Midt-Norge HF har jobbet kontinuerlig med tiltak som skal sikre at ambulansevirksomheten i regionen har tilstrekkelig grunnbemanning med riktig kompetanse samt tilstrekkelig tilgang på kvalifiserte vikarer. Totale kostnader knyttet til personell utgjorde i 2013 520 mill kroner, hvorav 53,4 mill kroner gjaldt pensjon. Foretaket har ytelsesbasert tjenestepensjonsordning i KLP. Aktuarberegning for 2014 utgjør 56,8 mill kroner. Tiden det tar å kvalifisere personell, er den største utfordringen i forhold til å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. En ambulanse er ikke i operativ drift uten å ha to ambulansearbeidere med riktige kvalifikasjoner ombord. Det vil si at ethvert fravær fører til innleie av vikar eller overtid. De ulike avdelingene i ambulanseforetaket har samarbeidet om å utveksle vikarer. Når de ulike avdelingene i ambulanseforetaket splittes opp i flere helseforetak kan dette medføre redusert tilgang til vikarer, noe som igjen vil kunne medføre økte utgifter til overtidsbetaling. o Langtidsplanlegging Langtidsplanlegging av arbeidstid er hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet. Slik langtidsplanlegging er gjennomført for alle stasjoner i 2014 og har vist god effekt i forhold til reduksjon i overtid. Første år med langtidsplanlegging har også gitt erfaringer som tilsier at planene for 2015 kan bli enda bedre. o Ambulansebiler og båter Driftskostnader knyttet til bilflåten utgjorde i 2013 34 mill hvorav 17,5 mill kroner gjelder avskrivninger. Netto kostnad knyttet til fem ambulansebåter og en pasienttransportbåt utgjorde i 2013 26 mill kroner 42 mill. kroner i kostnader og 16 mill. kroner i inntekter fra kommuner/helse Møre og Romsdal HF m.m. Kontroll med driftskostnadene krever en videre utvikling av tjenestens logistikksystem for driftsdata, rullering av materiell og en langsiktig investeringsplan for ambulansebiler; båter og annet varig utstyr. o IKT Drift av IKT-tjenester utføres av Hemit, og er regulert i tjenesteavtaler. Tjenesteavtalen for 2013 var på 10,9 mill kroner. I 2014 er avtalen på 11,7 mill kroner. o Husleiekostnader Ambulanse Midt-Norge HF sin virksomhet har er geografisk spredt på i overkant 70 lokasjoner som alle leies. Totale kostnader knyttet til lokaler utgjorde i 2013 35,6 mill.
Reinvesteringsbehov av prehospitale tjenester i HMN RHF 2015 til 2020 Planlagte investeringer 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Prehospitale tjenester 32 000 11 000 10 000 59 000 10 000 11 000 Kilde «Virksomhetsgjennomgang s. 23» o Fordeling av budsjett Fordelingsnøkkelen som Helse Midt-Norge RHF la til grunn ved fordeling av midler mellom sykehusforetakene til den del av den prehospitale virksomheten som gjelder bil og båt var for 2012 som følger: Helse Møre og Romsdal HF 47,44 % St. Olavs Hospital HF 28,61 % Helse Nord-Trøndelag HF 23,95 % Ved opprettelse av Ambulanse Midt-Norge HF ble det lagt til grunn at 5 % av rammen skulle gå til sentral administrasjon. Foretaksledelsen fikk ansvar for etablering av foretaket, overordnet ansvar for drift i 2013 og 2014, samt ansvar for å lede standardisering- og harmoniseringsarbeid. Følgende fordelingsnøkkel ble lagt til grunn for budsjettåret 2013: Helse Møre og Romsdal HF 44,21 % (ca 41 % av operativ virksomhet) St. Olavs Hospital HF 28,24 % (ca 38 % av operativ virksomhet) Helse Nord-Trøndelag HF 22,45 % (ca 21 % av operativ virksomhet) Foretaksledelse 5,09 % o Budsjett og resultatutvikling 2013 var Ambulanse Midt-Norges HFs første driftsår. Størrelsen på rammen Ambulanse Midt-Norge HF mottok for 2013 var beregnet ut fra rammen som sykehusforetakene mottok i 2012 til ambulansevirksomhet, justert for indeksregulering. I tillegg ble rammen påplusset estimert tilleggskostnader på pensjon med 35 millioner slik at den samlede rammen var på 547,5 mill kroner for 2013. Helse Midt-Norge RHF vedtok i sak 50/13 å øke rammen med 50 mill kroner. Til tross for dette klarte ikke Ambulanse Midt-Norge HF å drive i balanse for 2013. Regnskapet for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill høyrere enn tildelt ramme på 676 mill kroner. Foretakets største kostandsdrivere er knyttet til personell, antall stasjoner, ambulansebiler og båter, IKT og lokaler/leieforhold. Ambulanse Midt-Norge HF har jobbet kontinuerlig med kostnadsreduserende tiltak. Styret for Ambulanse Midt-Norge HF har vedtatt kutt på 12.mill. En del av disse kuttene har imidlertid preg av engangstiltak. Ny styresak i desember 2014 Denne virksomhetsgjennomgangen går fram til 31. august 2014. Det som gjenstår er den endelige i budsjettfordeling hvor eierskap bl. a til bilflåten og driftsmidler for 2015 er en sentral del av budsjettet. Det vil også være avklart hvor eierskapet til bilflåten vil ligge: på RHF nivå, bilene fordeles pr. HF, eller om bilparken vil bli lagt som en del felles støttefunksjon. Som sak på styremøte i desember vil endelig budsjett for ambulansetjenesten lagt fram. Saken vil også inneholde status for alle prosjektene HR, arkiv, IKT, logistikk, eiendom og økonomi. I tillegg vil det bli gjort rede for endelig innhold av felles støttefunksjoner.
DRØFTING Administrerende direktør mener rapporten gir en god beskrivelse av de utfordringer ambulansetjenesten fortsatt har, og ser at kompetanse/bemanningssituasjonen er en utfordring. Dette har både en økonomisk, en kvalitetsmessig og en arbeidsmiljømessig side. Ut fra beskrivelsen, ser administrerende direktør med bekymring på Ambulanse Midt-Norge HF`s økonomiske situasjon, og de økonomiske restutfordringer som beskrives pr. 31.august 2014. Om ikke rammene blir endret for 2015 betyr det at sykehusforetakene risikerer å måtte overta drift som ligger 15-25 mill over budsjettrammen. Administrerende direktør ser det som kunstig at eierskap, drift og budsjett ansvaret for bilflåten legges til det regionale helseforetaket som eneste funksjon som blir tilbake. Det er mer hensiktsmessig at bilflåten fordeles til hvert helseforetak, med drifts-, eier og budsjettansvar. RISIKOVURDERING Administrerende direktør anser det som en risiko at driften i Ambulanse Midt-Norge HF ikke er i balanse med budsjettet ved overtakelse. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Skal St. Olavs Hospital HF overta ansvaret for drift som ikke er fullfinansiert så vil dette innebære et økt press på den totale virksomheten. KONKLUSJON Så langt mener administrerende direktør at aktiviteter som videre utvikling og standardisering vil bli ivaretatt etter integrering. Derimot, er administrerende direktør bekymret for de utfordringer for regnskapet som virksomhetsgjennomgangen viser, og for den videre drift av ambulansetjenesten. Administrerende direktør ser det fortsatt som en forutsetning at det følger med ressurser tilsvarende aktiviteten i ambulansetjenesten, at det er et budsjett som dekker driften som skal overtas, og at det avsettes investeringsmidler som dekker framtidige investeringsbehov spesielt på biler og stasjonsbygg på Orkdal for 2015. Administrerende direktør ser det som mest hensiktsmessig at bilflåten fordeles til hvert helseforetak. Administrerende direktør vil legge fram en ny sak for Styret før integrering 1.1. 2015