Innkalling til styremøte for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014

Transkript

1 Styret for Helse Møre og Romsdal HF Vår ref.: 2014/ / HF Dykkar ref.: Dato: Innkalling til styremøte for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Vi kallar med dette inn til: styremøte mandag 22. september 2014, kl Stad: Ålesund sjukehus, Administrasjonen, Styrerommet Sakliste og saksframlegg blir lagt ut på styreadministrasjon. Eventuelt forfall skal meldast til Helse Møre og Romsdal HF telefon Vi ønskjer alle vel møtt Stein Kinserdal styreleiar sign Astrid J. Eidsvik adm. direktør Kopi: Varamedlemmene Karsten Aak, Brukarutvalet Telefon: Molde/Kristiansund: Ålesund: Volda: Postadresse: E-post: Postboks Ålesund [email protected] Internett: Org.nr.:

2 SAKLISTE TIL STYREMØTE mandag 22. september 2014 Informasjon frå KLP kl. 10:00 Kvalitetssak: NPR sine resultat om pasienterfaring kl. 10:30 Saker til behandling: Sak 2014/49 Godkjenning av innkalling og sakliste. (utan saksframlegg) Sak 2014/50 Orienteringssaker Sak 2014/51 Statusrapportering pr Aktivitet - Økonomi og Kvalitet Sak 2014/52 Strategisk tilnærming budsjett 2015 Sak 2014/53 Tilsyn Psykisk helsevern for barn og unge endeleg rapport Sak 2014/54 Styrets erklæring om fastsetting av lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette Sak 2014/55 Oppnemning av valstyre for val av tilsetterepresentantar til styret Sak 2014/56 Rapportering på styringsdokument og føretaksprotokoll etter 2. tertial Sak 2014/57 Møteplan 2015 Sak 2014/58 Eventuelt Sak 2014/59 Godkjenning av protokoll nr. 06/14 frå møte

3 Saksframlegg Orienteringssaker Saksnr Utvalsnamn Møtedato Sak 2014/50 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Hilde Amundsen Flø Arkivreferanse: 2014/4529 Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF tek orienteringssakene til orientering. Ålesund, 12. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør Vedlegg.

4 2 Saksutgreiing: Følgjande saker blir lagt fram til orientering for styret i styremøte 22. september 2014: 1. Helse Møre og Romsdal sitt svar på brev frå ROR og Orkidè av 13. juni Virksomhetsgjennomgang ambulanseforetaket 3. Status arbeidet med utviklingsplanen Helse Møre og Romsdal HF 4. Protokoll frå styremøte i Helse Midt-Norge RHF og Brukarutvalet for Helse Møre og Romsdal HF Protokoll frå møte (vert lagt fram i møte.) 6. Arbeidsmiljøutvalet for Helse Møre og Romsdal HF Protokoll frå møte (vert lagt fram i møte) 7. Oppfølging av styresaker status til styremøte 22. september Samdata-rapport 2013 lenke 9. Fellesmøte 01. oktober styret for Helse Midt-Norge RHF og Styret for Helse Møre og Romsdal HF

5 ORKidè og ROR Vår ref.: 2014/ / AJE Dykkar ref.: Dato: Uttale frå ORKidé og Romsdal Regionråd - gode prosessar - ein føresetnad for å lykkast Eg viser til brev datert 13. juni der regionråda er opptekne av at Helse Møre og Romsdal gjennomfører transparente og gode prosessar i alle faser i utviklingsplanarbeidet. Det har heile tida i arbeidet med utviklingsplanen vore uttrykt ei tydeleg målsetting om at vi skal føre gode prosessar opp mot dei til ei kvar tid aktuelle samarbeidspartnarar og interessenter i ulike spørsmål som er under arbeid. Dette meiner vi føretaket i stor grad etterlever. I prosjektorganisasjonen har vi m.a. oppnemnt eiga referansegruppe for kommunane. Det blir halde eigne møter med regionråda etter meldte behov frå begge partar. I tillegg har vi siste tida gjennomført folkemøter i alle dei 3 aktuelle lokaliseringskommunane. Vi er i desse dagar midt i prosessen knytt til oppgåve- og funksjonsdeling mellom sjukehusa i Møre og Romsdal. Første delen av dette arbeidet, er knytt til innhaldet i det nye sjukehuset og funksjonsdeling mellom sjukehuset Nordmøre og Romsdal og Ålesund sjukehus. Dette arbeidet blir gjort med brei deltaking internt i føretaket supplert med brukarrepresentantar. Vi har også omtala innhaldet i det nye sjukehuset Normøre og Romsdal i idefaserapporten som no er ute på høyring. Det er sjølvsagt i denne høyringprosessen høve til å kome med uttale også knytt til innhaldet i det nye sjukehuset. Dette til orientering. Med vennleg helsing Astrid J. Eidsvik adm. direktør Telefon: Molde/Kristiansund: Ålesund: Volda: Postadresse: E-post: Postboks Ålesund [email protected] Internett: Org.nr.:

6 2

7 Virksomhetsgjennomgang; Ambulanse Midt-Norge HF Målgruppen for denne virksomhetsgjennomgangen er ledelsen og styrene i de respektive foretak, samt Helse Midt-Norge RHF og overføringsprosjektet. I tillegg er også dokumentet ment for klinikkleder/klinikksjef som får ambulansetjenesten inn som en del av sin virksomhet. Behovet for dybdeinformasjon vil være noe ulikt for målgruppen. Dokumentet kan nok derfor bli for detaljert for noen, og andre kan ha behov for mer informasjon. Målet med en helhetlig virksomhetsgjennomgang er å sørge for at sykehusforetakene har kunnskap om ambulansetjenesten slik at drift og forpliktelser videreføres på en god måte etter overtakelsen 1.jan Virksomhetsgjennomgangen er en overordnet beskrivelse av Ambulanse Midt-Norge HF, og er ment å gi en oversikt uten for mange detaljer. Om det er ønske om mer detaljkunnskap, ta kontakt med relevante personer hos Ambulanse Midt-Norge HF, evt relevant delprosjekt i overføringsprosjektet. Det gjøres oppmerksom på at virksomhetsgjennomgangen representerer et øyeblikksbilde, og er derfor en statisk beskrivelse av situasjonen pr. 31.juli Dokumentet har først et kort sammendrag i kapittel 1. Videre følger en beskrivelse av ambulansetjenesten i Midt-Norge i kapittel 2. Videre beskrives sentrale tema omkring fag og fagutvikling, IKT og kommunikasjon, se kap 3 og 4. Kapittel 5 omhandler HR, organisasjon og ledelse. Videre beskrives i kapittel 6 ambulanseforetaket sine avtaler og forpliktelser, blant annet når det gjelder biler, stasjonsbygninger og inventar. Kapittel 7 beskriver forhold omkring økonomi. Til slutt har kapittel 8 en oversikt over nyttige vedlegg og lenker. Stjørdal, 15.august 2014 Håkon Gammelsæter, administrerende direktør Anne Grete Valbekmo, prosjektleder Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 1 av 24

8 Innhold: 1. Sammendrag Kort om ambulansetjenesten i Midt-Norge Helsefag prosesser, utstyr, fag- og kompetanseutvikling Innledning Organisering av fagressurser Journalføring og virksomhetsrapportering Retningslinjer for klinisk vurdering, behandling og dokumentasjon Rutiner for rapportering, registrering og analyse av uønskede hendelser og avvik Fagrettede prosjekter Pakningsplan Kompetanseplan og videre utvikling av faget Driftsdata (registrering og analyse) Utvikling og status for ambulanseoppdrag IKT og kommunikasjon IKT-løsninger i ambulansetjenesten Infrastruktur og IT-utstyr IKT-tjenester Fagsystemer Pågående IKT-prosjekter og andre utviklingsoppgaver Intern kommunikasjon/informasjon HR/organisasjon/ledelse Bemanning, rekruttering og arbeidstidsordninger Utdanningsprofil hos ansatte Avtaler og forpliktelser i forbindelse med ansatte HMS Avtaler/biler/bygninger Leieavtaler, utbedringer og standardisering av stasjonsbygg Innkjøpsavtaler inventar og utstyr Status ambulanseflåten og utstyr Status andre avtaler Økonomi Budsjett og resultatutvikling Fordeling av budsjett Investeringer Oversikt over lenker og vedlegg Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 2 av 24

9 1. Sammendrag Utvikling av ambulansetjenesten Ambulansetjenesten i Midt-Norge er i omfattende utvikling og endring, og vil fortsatt være det på overføringstidspunktet. Det gjelder standardisering av materiell, faglige retningslinjer, virksomhetsdokumentasjon- og analyse, kompetanseplanlegging- og utvikling, IKT-støtte, samt mindre fagutviklingsprosjekter. Det er igangsatt flere prosjekter og utviklingsarbeid, og noen av disse vil ikke være avsluttet ved årsskiftet. En vellykket videreføring av arbeidet som er påbegynt av Ambulanse Midt-Norge HF er avhengig av samarbeid mellom sykehusforetakene gjennom det vedtatt opprettede fagledernettverket, og med støtte av regional fellesfunksjon. Utfordringer med overtid Lav grunnbemanning ved overtakelse og lite tilgang til vikarer med riktig kompetanse har medført høy bruk av overtid siden oppstart. Tiden det tar å kvalifisere personell, er den største utfordringen i forhold til å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. En ambulanse er ikke i operativ drift uten å ha to ambulansearbeidere med riktig kvalifikasjoner på bilen. Ved fravær må alt operativt personell erstattes av andre med riktig kompetanse, hvis ikke må bilen tas ut av beredskap. Det vil si at ethvert fravær fører til innleie av vikar eller overtid. Overføring av ambulansetjenestene til sykehusforetakene kan medføre endring i tilgang på vikarer og vil medføre endring i kostnadsbildet ved bruk av vikarer ansatt i samme foretak. Langtidsplanlegging av arbeidstid er hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet. Slik langtidsplanlegging er gjennomført for alle stasjoner i 2014 og har vist god effekt i forhold til reduksjon i overtid. Første år med langtidsplanlegging har også gitt erfaringer som tilsier at planene for 2015 bil enda bedre. Avtaler stasjonsbygg Helse Midt-Norge RHF har inngått leieavtaler med ulike aktører når det gjelder stasjonsbygg, ingen lokasjoner eies. Alle utbedringer og nybygg er det således utleier som har ansvar for. Ambulanse Midt-Norge HF har vært tillagt forvaltnings- og oppfølgingsansvaret for avtalene. Bilpark, medisinsk teknisk utstyr og IKT-utstyr I tråd med styrevedtak er det foretatt en standardisering av bilpark med tilhørende utstyr. I 2012 ble det investert 64 nye ambulanser hvorav 60 ble mottatt i 2012 og fire i I 2014 er det reinvestert 8 nye ambulanser, dette i henhold til plan. Ambulanse Midt-Norge HF har i dag en bilpark bestående av 154 biler. Med virkning fra overtok Ambulanse Midt-Norge HF 58 brukte ambulanser, samt noe utstyr og inventar fra tidligere eiere. Videre overtok AMN 11 brukte ambulanser fra sykehusforetakene. Reinvesteringsbehov av ambulanser i perioden 2015 til 2020 er kartlagt og meddelt Helse Midt-Norge RHF. Utstyr og pakking av utstyret i ambulansene er standardisert. Ambulansetjenesten har også en del særegne IKT-baserte fagsystemer. Flere av systemene er teknisk implementert, men det gjenstår et betydelig arbeid knyttet til utvikling av innhold, utarbeidelse og tilpasning av standard rapporter, samt opplæring. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 3 av 24

10 Økonomi Budsjett for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill høyrere enn tildelt ramme på 676 mill kroner. Det arbeides kontinuerlig med kostnadsreduserende tiltak. Det er en utfordrende jobb med de rammebetingelsene som er gitt ambulanseforetaket gjennom lovverk, styringsdokumenter og inngåtte avtaler. Rammebetingelsene innebærer at det er små muligheter til å påvirke det store kostnadsbildet knyttet til drift av ambulansebiler og -båter, krav til bemanning og kompetanse, nødvendig IKT-utstyr og systemer, krav til stasjonsfasiliteter og husleie på kort sikt. Målet for arbeidene med kostnadsreduserende tiltak er å skape grunnlag for at sykehusforetakene kan drive i balanse i Foretakets største kostandsdrivere er knyttet til personell (76-80 %), ambulansebiler og båter, IKT og lokaler. Ved opprettelse av Ambulanse Midt-Norge HF ble det lagt til grunn at 5 % av rammen skulle gå til sentral administrasjon. Følgende fordelingsnøkkel ble lagt til grunn i 2013: Helse Møre og Romsdal HF 44,21 % St. Olavs Hospital HF 28,24 % Helse Nord-Trøndelag HF 22,45 % Foretaksledelse 5,09 % Erfaringstall for 2013 viser følgende fordeling pr avdeling i prosent av foretakets totale kostnader: Årsprognose for 2014 pr er et underskudd 12 millioner. Inntektsfordelingen for 2015 besluttes av Helse Midt-Norge RHF. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 4 av 24

11 2. Kort om ambulansetjenesten i Midt-Norge Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet 1. desember 2011 etter vedtak i Helse Midt-Norge RHF om å insource ambulansetjenesten fra private drivere til offentlig drift, med mål om bedre harmonisering av tjenesten og tettere integrering i spesialisthelsetjenesten. Ambulanse Midt- Norge HF har fra ansvar for drift av den del av de prehospitale tjenestene som omfatter ambulansebiler og båter. Dagens organisasjonsstruktur i AMN: I foretaksledelse og stab ved Stjørdal i Ambulanse Midt-Norge HF er det til sammen tolv ansatte, av disse er åtte ledere og fire rådgivere. Administrasjonen av foretaket er lokalisert med hovedkontor på Stjørdal og avdelingskontorer i Ålesund, Molde, Trondheim og Steinkjer. Pasientrettede aktiviteter i 2013 Tabellen under viser antall oppdrag for 2013 fordelt på hastegradene akutt, haster og vanlig. Totalt for Ambulanse Midt-Norge HF har antall oppdrag økt med 9,2 % i forhold til fjorårets ambulansetjeneste Møre og Romsdal Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Midt-Norge Akutt Haster Vanlig Totalt Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 5 av 24

12 Utvikling i antall oppdrag i ambulansetjenesten i Midt-Norge i perioden 2005 til 2013: Oversikt over dagens tilbud i ambulansetjenesten i Midt-Norge: Dette er ambulansetjenesten i Midt-Norge: 68 stasjoner (inkl. Haramsøy) fordelt på tre fylker en struktur og en tilgjengelighet som er opprettholdt siden overtakelsen pr 1. januar 2013 i tråd med styrevedtak i Helse Midt-Norge RHF. Fra april 2014 ble beredskapen ved Røyrvik overført til Namsskogan. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 6 av 24

13 3. Helsefag prosesser, utstyr, fag- og kompetanseutvikling 3.1. Innledning Det faglige arbeidet i foretaket er i stor grad tidkrevende endringsprosesser. Det gjelder standardisering av materiell, faglige retningslinjer, virksomhetsdokumentasjon- og analyse, kompetanseplanlegging- og utvikling, IKT-støtte, samt mindre fagutviklingsprosjekter. Alle disse områdene er i dels omfattende utvikling og endring, og vil fortsatt være det på overføringstidspunktet. En vellykket videreføring av arbeidet som er påbegynt av Ambulanse Midt-Norge HF er avhengig av samarbeid mellom HF-ene, og med støtte av fellesskapsfunksjon. Gjennomgangen for fag er konsentrert om områder der det er vesentlige endringer etter at ambulanseforetaket ble etablert Organisering av fagressurser Det faglige arbeidet utføres i hovedsak i linjen. Det er innarbeidet en fleksibel praksis for utviklingsarbeid, der linjeressurser i fellesskap på tvers av avdelingene har vært benyttet til utvikling, oppfølging og utførelse av spesifiserte oppgaver. Fagdirektør og fagrådgiver stab har samarbeidet nært med avdelingssjefer, fagrådgivere og fagutviklere i alle tre avdelinger. Slik er det oppnådd synergi. Avdelingene har følgende fagressurser: Type fagressurs Nord-Trøndelag Sør-Trøndelag Møre og Romsdal Fagrådgiver 1 stilling 1 stilling 1 stilling Fagutvikler for veiledningsambulanse 1,5 stillinger 4 stillinger 3 stillinger Fagutvikler for lærlinger 1 stilling 1 stilling 1,2 stillinger Fagutvikler for opplæring, implementering, sertifisering, fagdager 2 stillinger 2 stillinger 2 stillinger Ressurser avsatt til oppfølging av lærlinger i avdelingene virker å være underdimensjonert. Fag «sentralt» har følgende ressurser: Logistikksjef (1), Opplæringskontoret (1), Kvalitet (0,5), Retningslinjer/IKT (1), Prosjekt psyk (0,5), Prosjekt monitor (0,5/>1/2 år), fagdirektør), Nødnett (0,5), fagrådgiver, fagdirektør. Disse ressursene går ikke automatisk over til avdelingene ved virksomhetsoverdragelsen Journalføring og virksomhetsrapportering AMK genererer alle oppdrag, inkludert oppdragsinformasjon som overføres til kartsystem og pasientmonitor (Corpuls 3 ). Integrasjon ikke fullført. Rapportering til andre ledd i behandlingskjeden (primærleger/legevakt/kommunehelsetjeneste og akuttmottak) skjer i hovedsak muntlig ved pasientoverlevering. Opplysninger som legges til grunn er de samme som gis ved innmelding av pasient til AMK. Annen kommunikasjon går gjennom AMKsentralene. Eksempler på dette er konferanse med vakthavende lege når pasient ikke følger med til videre undersøkelse, kardiolog ved ustabilt coronarsyndrom/stemi og eventuelt ortoped ved fast-track (fractura colli femoris). Ambulanse Midt-Norge HF bruker papirbasert pasientjournal som før Ambulansejournalen har ett gjennomslag. Første del følger pasienten, andre del arkiveres ved ambulansestasjon ut måneden. Ved start på ny måned leveres forrige måneds journaler til hvert avdelingskontor for videre oppbevaring. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 7 av 24

14 RETTS triage system benyttes i alle avdelinger, og utgjør en del av ambulansejournalen. Arbeidet med å kvalitetssikre innhold i ambulansejournal og utfylling av RETTS har pågått i ved at dette har vært tema på fagdag for alt personell i Ambulanse Midt-Norge HF. Papirbasert journal danner sammen med muntlig rapport grunnlaget for overføring av pasientansvaret til helsepersonell i andre ledd i behandlingskjeden. Dette er uendret fra før Det er behov for et prosjekt for bedre tverrprofesjonell overlevering. Det er ikke en sterk kultur for god dokumentasjon i ambulansetjenesten. Kvalitetssikring av journaldokumentasjon må gjøres systematisk ved manuell gjennomgang av journaler, og med tilbakemelding. Dette gjøres fortsatt ikke gjennomgående ved alle stasjoner. Alle oppdrag registreres etterskuddsvis inn i Ambustat via ipad (på retur) eller pc. Dette er virksomhetsregistrering med hovedvekt på driftsdata, og har begrensede medisinske opplysninger (Ambustat er ikke en elektronisk ambulansejournal). Ambustat gir noen muligheter for å hente ut medisinske opplysninger, men kan ikke knyttes opp mot pasient, alder eller kjønn. Ambulanse Midt-Norge HF har valgt å følge tid på hendelsessted og behandling ved noen tilstander. Dette er pasienter med FAST symptomer, STEMI, alvorlige skader og hjertestans. Det utvikles «dashboard» for dette i analyseverktøyet Qlikview (data lastes over fra Ambustat og behandles i Qlikview). Det er generelt et vedvarende behov for å overvåke data som legges inn i Ambustat for å minimalisere feilregistrering. Fra mai/juni er det faset inn ny multifunksjonsmonitor, Corpuls 3, med tilhørende webløsning for kommunikasjon (Corpuls.Web i sykehusene, og analyseverktøy CorView). Materiellet anskaffes under nasjonal rammeavtale. Dette er fortsatt i prosjektfase, og videre oppfølging vil være ressurskrevende framover i tid Retningslinjer for klinisk vurdering, behandling og dokumentasjon Ambulansetjenesten i regionen har fram til nå hatt ulike retningslinjer for faglig og operativt arbeid. Et omfattende arbeid med revisjon, kunnskapsbasert videreutvikling og harmonisering av retningslinjene er nå til intern og ekstern høring. Dokumentene er utviklet og publisert i HTML-basert dokumentdatabase (Bliksundweb), og er tilgjengelige på digital flate også i ambulansene. Dokumentene vises også i EQS. Retningslinjene planlegges implementert ca Det planlegges elæring, fagdag og utsjekker Rutiner for rapportering, registrering og analyse av uønskede hendelser og avvik. Tradisjon for systematisk forbedringsarbeid gjennom melding og analyse av uønskede hendelser og avvik vurderes som svakt utviklet i ambulansetjenesten. Det er behov for å fjerne frykt, samt synliggjøre intensjoner om læring og systemutvikling framfor sanksjoner mot individuelle feil. Det er etablert Kvalitetsråd (avdeling) og Kvalitetsutvalg (foretak). Det er behov for langsiktig kulturarbeid med vekt på erfaringslæring med tilbakemeldinger. Det er etablert en praksis med «månedens case» for å ivareta noe av dette Fagrettede prosjekter Prosjektet «Community paramedic» er foreslått fra Ambulanse Midt-Norge HF som jobbglidningsprosjekt. Ambulanse Midt-Norge HF har ikke kunnet avsette ressurser til dette i løpet av Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 8 av 24

15 Et prosjekt for «transport av psykiatriske pasienter» er under etablering, dette etter bestilling fra Helse-Midt-Norge RHF. Prosjektplan er under utvikling. Ambulanse Midt-Norge HF har deltatt i arbeid med å vurdere framtidig ambulanseutdanning. Det arbeides med oppfølging av dette. Ambulanse Midt-Norge HF deltar i prosjektet Pasientbehandling og samhandling, med utgangspunkt i mangel på IKT-støtte for journal mv i prehospital tjeneste. Prosjektarbeid med Felles Retningslinjer Ambulansetjenesten i Midt-Norge (FRAM) er i en avsluttende fase med høring og forberedelse til implementering. elæring utvikles i NAKOS-portalen. Arbeidet bør fortsette i felles form. Utvikling av analyse på grunnlag av virksomhetsdata er i oppstartsfase. Videreutviklingen vil kreve arbeidsinnsats og beskjedne midler. Et kvalitetsutviklingsprosjekt med forskningskvalitet knyttet til prehospital smertelindring er under utvikling Pakningsplan Ambulanse Midt-Norge HF har i løpet av 2013 og 2014 hatt to større revideringer av pakningsplan (hva ambulansene skal medbringe, hvordan det pakkes/organiseres). Arbeidsgruppen som arbeider med standardiseringene er sammensatt med representanter fra alle tre fylkene, og prosessen ledes av logistikksjef i fagavdelingen. Viktigste hensikt med standardisering av ambulanser er bedret og lik kvalitet (utstyret er det samme, er plassert på samme plass og krever akkurat den samme opplæringen), samt å ivareta sikkerhet og funksjonsevne. Standardisering gir også effekt på økonomi. Kontroll Daglig kontroll av pakningsplan gjøres elektronisk og arkiveres i Bliksund. Gjennomgangen skal gjøres ved hvert vakt-bytte for å sikre at bilen er i operativ stand. Merknader lagres og vises inntil de utbedres Kompetanseplan og videre utvikling av faget Ambulanse Midt-Norge HF har gjennom sin kompetanseplan utarbeidet en oversikt over hvilke kompetansekrav som stilles til ambulansearbeidere i Ambulanse Midt-Norge HF, og hvilke tiltak som planlegges for ambulansefaglig kompetanseutvikling. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 9 av 24

16 Når det gjelder kompetansekrav i ulike deler av landet varierer dette noe. Spesielt når det gjelder vikaropplæring. Generelt så gjelder: Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, 17. Bemanning og helsefaglig kompetanse. Det er spesielt under punktet for redningsteknisk del, samt 120 timer medisinsk del at det er forskjeller på landsbasis. Ambulanse Midt-Norge HF har lagt listen relativt høyt i forhold til opplæring av vikarer, både med tanke på oppmøtebasert timeantall for redningsteknisk del og hospiteringstimer. AMN har også gjennomført både AMLS (advanced medical life support) og PHTLS (pre-hospital trauma life support) for alle vikarer før de er satt i operativ tjeneste. Dette har Ambulanse Midt-Norge HF sett på som nødvendig for at nye vikarer skal ha best mulig kompetanse til å gå selvstendige vakter. Det går fram av kompetanseplanen at det er avsatt 25 timer per år/ansatt for kurs, trening og faglig oppdatering. Faget og yrkesutøvelsen er i vesentlig endring, og publikum, pårørende og pasienter setter høye krav til tjenesten. Vi har ansatte med grunnskole og noen ukers kurs, samt ansatte med fagbrev og paramedic. Et sprik i bakgrunn/kompetansesammensetting, sammen med kontinuerlig innføring av nye behandlingsrutiner, nytt utstyr og IKT-systemer, vil føre til at behovet for flere timer avsatt til fag er påtrengende. Vi prøver å ta inn noe av dette spriket med 25 timer avsatt til fagutvikling, noe som er videreført fra kontraktørtiden. Det er samtidig nødvendig å lære «smartere», f eks gjennom elæring, og å legge best mulig til rette for egenlæring og læring i aktiv beredskapstid. Ambulanse Midt-Norge HF har omstrukturert systemet og oppfølgingen av lærlinger med eget opplæringskontor og fagutviklere med ansvar for oppfølging av den enkelte lærling. Den faglige kvalitetssikringen gjøres med bruk av Nako-sportalen, hvor alle lærlinger leverer inn skriftlige besvarelser gjennom to år. Her får hver enkelt tilbakemelding på alle innleveringer fra fagutvikler med lærlingeansvar. Det er kvartalsvise oppfølgingsmøter med den enkelte. Erfaringen er at lærlingene har fått et betydelig faglig løft gjennom ordningen. Antall 1. og 2. års lærlinger var 79 i 2013, 84 i 2014 og 105 i Ambulanse Midt-Norge HF har egne kjørelærere som har utarbeidet nytt felles undervisningsopplegg for nyervervelse og vedlikehold av trafikale ferdigheter. Det er gjennomført kjøreopplæring for nyervervelse av utrykningsførerbeviset kode 160 i 2013 og Deltakerne har i hovedsak vært egne ansatte, lærlinger og samarbeidende nødetater Driftsdata (registrering og analyse) Se årsrapport På grunnlag av data fra Ambustat (beskrevet i kap. 3.3) vil Ambulanse Midt-Norge HF levere sterkt forbedret informasjon knyttet til driftsdata som del av årsrapport Ambulanse Midt-Norge HF har ikke etablert egne lokale kvalitetsregistre. Hvert HF bør søke og å få etablert slike registre (for eksempel et hjertestansregister som leverer til Nasjonalt register). Det arbeides med bedret registrering knyttet til smertebehandling, traumer og transport av psykiatriske pasienter Utvikling og status for ambulanseoppdrag Virksomheten i ambulansetjenesten øker med 3-5 % årlig. Det er vesentlige forskjeller i bruksmønsteret innen regionen. Dette er ikke nytt, men gjør det stadig mer påtrengende nødvendig med tjenesteutvikling- og tilpasning. Bakteppet er sammensatt, men vesentlige elementer er endringer i legevakt, befolkningens forventninger og alderssammensetting, samt funksjonsfordeling mellom sykehus. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 10 av 24

17 4. IKT og kommunikasjon 4.1. IKT-løsninger i ambulansetjenesten En ambulansearbeider har behov for rask tilgang til informasjon. Informasjon fra blant annet AMK, kartdata og medisinsk utstyr skal gjøres tilgjengelig via trådløst samband på mobilt utstyr. Prosedyrer og rutiner skal være tilgjengelig og ambulansearbeideren skal dokumentere fortløpende. Kjøretøy og utstyr skal administreres og vedlikeholdes, og det skal gis kontinuerlig opplæring og kompetanseheving i faget. Det er behov for tilgjengelige og brukertilpassede IKT-løsninger som understøtter disse arbeidsprosessene Infrastruktur og IT-utstyr Ambulansestasjonene De fleste av de 68 ambulansestasjonene har oppgradert kabling og nettverk for å imøtekomme krav som er satt. Nettverk: Det er etablert datasamband inn mot helsenett i Helse Midt-Norge og er i de fleste tilfeller levert som fibersamband. For stasjoner som er i midlertidige bygg er det valgt en enklere sambandsløsning. Det er også installert trådløst nett og gjestenett på alle stasjoner. Det er montert et ekstra datapunkt i garasjen på de fleste stasjoner for enklere å kunne gjennomføre oppdatering av programvare og kartverk i bilene. Datamaskin og skriver: Pr. stasjon er det en bærbar pc som stasjonsleder benytter, en stasjonær pc og en skriver. Avdelings- og områdestaber har tilsvarende utstyr. TV er tilgjengelig på oppholdsrommet på stasjonen. IP telefon: Det er valgt å ha minimum en IP telefon pr. stasjon med tanke på beredskap. Telefonnummer til stasjonene brukes internt og er ikke publisert eksternt. Ambulansene I ambulansene er det både medisinteknisk utstyr og IT utstyr. Det er fire simkort/mobilabonnement pr. ambulanse; Enhetene Transmobil, Corpuls 3 og nettbrett benytter dataabonnement, og mobilen har mobilabonnement. Utstyr i ambulansene: Helseradiosamband: Håndholdt radioenhet som brukes på stasjonen og i ambulansen. Løsningen vil bli byttet ut med nytt nødnett som er et nasjonalt prosjekt. Transmobil: Oppdrag fra AMK-sentralen mottas på Transmobil i ambulansen. Dette gjelder info om oppdraget, pasientinfo og kartdata. Corpuls 3 : En komplett defibrillator og pasient-overvåkningsverktøy. Tidligere Mobimed enheten er byttet ut med Corpuls 3 -enhet i ambulansene. Corpuls 3 kommuniserer med Transmobil via bluetooth. Corpuls 3 sender data til webserver og CorpulsWeb. Nettbrett: I hver ambulanse er det ett nettbrett av typen ipad Air plassert i holder. Appene på nettbrettet oppdateres fra et sentralt system som administreres av Nordialog og hvert nettbrett har en unik AppleID. Nettbrett gir en digital arbeidsflate i ambulansene hvor ambulansearbeideren elektronisk registrerer data for hvert ambulanseoppdrag som utføres, og som gir mobil tilgang til en rekke oppslagsverk og apper. Mobiltelefon hver ambulanse har en mobiltelefon. Mobilnummeret er kun informert om internt i Helse Midt-Norge/AMK. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 11 av 24

18 IKT-tjenester Hemit leverer IKT-tjenester som er regulert i en fast- og variabel tjenesteavtale. Løsningene driftes av Hemit og de er kontraktspart ved inngåelse av avtaler med leverandører. Tjenestene følges opp av tjenesteansvarlig og kundeansvarlig i Hemit og av IKT-sjef i Ambulanse Midt- Norge HF. Tjenester fra Hemit som benyttes: Arbeidsflate og nettverk pc er, programvare og nettverk. Ansatte i ambulansetjenesten benytter Puls-plattformen for tilgang til helsenett og applikasjoner. Stab og støtte kvalitetssystem, virksomhetsportal, sak- og arkivsystem, ledelsesinformasjon. HR og økonomi Personal og ressursstyringssystemer (PRS), økonomisystem, administrative systemer, tilgangsadministrasjon IAM, elæring. Samhandling og mobilitet Telefoni, Lync, nettbrett. Kommunikasjonstjenester Datatjenester AMK/prehospitalt. Medisinteknisk avdeling (MTA) har oppgaver relatert til driften av Transmobil og Corpuls 3 sammen med Hemit. Driftsrelaterte aktiviteter Mobil kostnadskontroll ble innført i desember 2013 og det pågår i Ambulanse Midt-Norge HF en opprydding og justering av mobil- og dataabonnement. PC er og skrivere leies. Nettbrett og Corpuls 3 er anskaffet. Puls-kort produseres på bestilling hos HF ene/driftsservice. Tilganger til programvare gjøres gjennom systemet IAM tilgangsadministrasjon eller hos Hemit Kundesenter. Bestiller-rollen Administrasjonskonsulenter, sekretariatsleder og IKT-sjef har rollene som IT-bestillere og utstyrsbestillere hos Hemit. Ved innføring av nye systemer eller oppdrag er IKT-sjef bestiller. Det er utarbeidet og iverksatt rutiner som ivaretar disse funksjonene. Systemeiere, superbrukere og support Det er oppnevnt systemeier til systemene som brukes. I flere av systemene håndteres brukeradministrasjon av systemeier. I noen av fagsystemene er det oppnevnt superbrukere som bidrar med utvikling i bruk av systemet og gir opplæring og hjelp til ansatte. Det er i hovedsak Hemit Kundesenter brukerne tar kontakt med når de har behov for hjelp Fagsystemer Fagsystemet BliksundWeb består av flere systemer og er tilgjengelig fra internett. Brukerfunksjonaliteten er tilpasset for web og håndholdte enheter som nettbrett og smarttelefon. I systemet BliksundWeb håndteres brukeradministrasjon og det er satt opp rettighetsstyring for tilgang til de ulike programmene og funksjonene. Brukere oppdateres av stasjonsleder for sin stasjon. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 12 av 24

19 De ulike systemene i BlikksundWeb er: Ambustat - programvare for virksomhetsdokumentasjon og rapportering. Alle oppdrag registreres fra nettbrett eller pc. Det er i dag etablert superbrukere; En i Nord-Trøndelag, to i Møre og Romsdal, samt en i Sør-Trøndelag. Fagrådgiver har ansvar for koordinering og oppfølging av systemet og superbrukerne. De har møter hver 14.dag for samkjøring og diskusjon omkring evt. utfordringer. Superbrukerne følger opp stasjonslederne, og stasjonslederne har videre ansvar for opplæring av de ansatte. Faglige retningslinjer FRAM - for elektronisk oppslag i faglige retningslinjer. En offline versjon er også tilgjengelig på nettbrett. Sjekkliste - System for sjekkliste og pakningsplaner (logistikk) Kjøretøyadministrasjon - støttesystem for drift og vedlikehold av bilparken (logistikk) Kompetansemodul oversikt over kompetanse og sertifisering Andre fagsystemer Fagsystemer som er tatt i bruk/under innføring er Lagersystem for utstyr Mamut (logistikk), Avviksmodul (EQS), Analyse av virksomhetsdata (QlikView), Corpuls 3 i ambulansene med overføring av data til webapplikasjon. elæring og retningslinjer På intranettet er det samlet brukerveiledninger, retningslinjer og lenker til forskjellig elæring. Nasjonal kompetansetjeneste for prehospital akuttmedisin (NAKOS) er kjent blant de ansatte og er en elæringsplattform som benytter verktøyet Moodle. På nakos.no lages egne kurs og sertifiseringer og kursene administreres. Nasjonale kurs utvikles også og gjøres tilgjengelig, som blant annet opplæringen i nytt Nødnett. I arbeidet med å lage opplæringsmateriell benyttes filming, videoredigeringsverktøy og skjermopptak, som gjøres tilgjengelig via Vimeo Pågående IKT-prosjekter og andre utviklingsoppgaver Fortsatt implementering og kompetansebygging Det er mange system som er teknisk implementert og tatt i bruk, men det gjenstår omfattende arbeid knyttet til utvikling av innhold, utarbeidelse og tilpasning av rapporter. Opplæringsmateriell må videreutvikles, det må gis opplæring, samt at oppfølging må gjennomføres. Support- og superbrukerfunksjonen må implementeres i større grad for fagsystemene, og etablering av brukergrupper vil være viktig. Det er et behov for å øke den grunnleggende IT-kompetansen hos de ansatte, og informasjonssikkerhet bør få større fokus. Det er fortsatt behov for økt tilgjengelighet til informasjon og systemer, samt utvikling av brukertilpassede IT løsninger. IKT og fagutvikling IKT har en viktig rolle i videreutviklingen av faget. I prosjektene som er beskrevet i kapittel 3.6 er IKT-forståelse og IKT-aktiviteter viktige bidrag for å komme i mål. Gode analyser er gjort i prosjektet IKT i akuttmedisin. Fremtidens operasjonsrom (FOR) kjører et prosjekt hvor ambulansetjenesten er med. Stor satsing i Helse Midt-Norge RHF med felles prosjekt Pasientbehandling og samhandling hvor også Ambulanse Midt-Norge HF bidrar og det er viktig med fortsatt prehospital kompetanse. Nytt Nødnett skal implementeres i Helse Midt-Norge. Infrastruktur må på plass i ambulansene for å benytte løsninger med pasientsensitiv informasjon og som bidrar til bedre mobil datadekning. I forbindelse med dette er det påbegynt en utredning av infrastruktur i ambulansene et mobilt sikkert trådløst helsenett i og rundt ambulansen for bruk av nettbrett/pc/mtu/telefoni og video. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 13 av 24

20 4.3. Intern kommunikasjon/informasjon Det å arbeide i en stor offentlig virksomhet er nytt for ansatte og ledere. Samordning, informasjonsflyt og oppfølging av retningslinjer og regelverk kan derfor være en utfordring. Det er ikke kultur for at de ansatte logger inn på Puls-pc for å sjekke intranett og egen e-post. Det bør jobbes videre opplæring og motivering slik at ansatte er innom intranett og e-post i løpet av hver vakt. Det ligger noe informasjon på nettbrettene som ansatte bruker i bilene, men det kan ikke erstatte intranett og e-post. Facebook er også brukt som kanal for å få ut informasjon til ansatte.. Programvaren Lync er installert på alle PCer slik at ansatte kan ha elektroniske møter og dele dokumenter. Dette benyttes i stor grad til samarbeid og opplæring via skjerm, noe som betyr mindre behov for fysiske møter og reising. Intranettet brukes til informasjon, deling og samhandling. I de organisatoriske enhetene, faggrupper og prosjekt er det opprettet samarbeidsrom (prosjektrom) for lagring, deling og oppfølging av aktiviteter. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 14 av 24

21 5. HR/organisasjon/ledelse 5.1. Bemanning, rekruttering og arbeidstidsordninger Det ble tidlig etter overtakelse av alle ambulansestasjoner avdekt et kritisk behov for økt bemanning i foretaket, spesielt i Avdeling Møre og Romsdal, men også ved enkeltstasjoner i Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag. Det er fortsatt vakante stillinger i foretaket, i tillegg til begrenset tilgang på vikarer. Brutto månedsverk pr , per avdeling Nord-Trøndelag (207 årsv.) Sør-Trøndelag (249 årsv.) Møre og Romsdal (376 årsv.) Vakante stillinger (årsverk) 4,05 (pr. juni) 4 (pr. juli) 7,1 (pr. juli) Lav grunnbemanning ved overtakelse og lite tilgang til vikarer med riktig kompetanse har medført høy bruk av overtid siden oppstart. Spesielt har det vært store utfordringer med å få dekt vakter hvor det har vært behov for nivå 2-kompetanse og AMK-kompetanse. Langtidsplanlegging av arbeidstid er hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet. Dette for å kunne legge en plan som er i tråd med lov- og avtaleverk når det gjelder overholdelse av arbeidstidsordninger. Alle stasjoner har utarbeidet langtidsplan for Antall besatte stillinger har sakte, men sikkert økt fra 1. januar Fra januar 2014 til juli 2014 har det vært en reduksjon i antall vakante årsverk fra ca 53 til ca. 15. Bemanningsbudsjett er utarbeidet på alle enhetsnivå for hele Langtidsplanene for arbeidstid er brukt som grunnlag for bemanningsbudsjettet, mens det er brukt erfaringstall kombinert med skjønn for å beregne størrelse og effekt av sykefravær og annet fravær. Første år med langtidsplanlegging vil gi en del læringspunkt i forhold til alle aktiviteter som det må tas høyde for i bemanningsplaner og bemanningsbudsjett. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 15 av 24

22 Kunstig lave tall i første halvdel av 2013 skyldes en gradvis overtakelse av lønnsansvar av langtidssykemeldte. Tallene kan også forklares med at ikke alle stabsstillinger var besatt. Arbeidstidsordninger pr. 1. juli 2014: Tredelt turnus Kombinert. hjemmevakt/stasjon Døgnturnus Ranheim, Rosten, Gastro, Ålesund, Molde (Molde får døgnturnus fom ) Flatanger, Leka, Lierne/Namsskogan, Røryvik, Snåsa, Tydal, Sande, Ullstein/hareid, Geiranger, Norddal/Valldal. Øvrige stasjoner Deltid: Deltid 2014 jul.14 Gjennomsnittlig stillingsandel 95,5 % Andel deltid 9,4 % Ved stasjoner som også betjener AMK og/eller båt og legevakt, har det vært nødvendig med noen mindre stillingsandeler for å få arbeidsplanene til å gå sammen. Dette gjelder også stasjoner i Trondheim der det benyttes noen mindre stillingsandeler for å få tilstrekkelig personell på tredelt turnus (benytter i stor grad medisinstudenter). Den lave andelen deltid gir lite fleksibilitet ved fravær, noe som er medvirkende årsak til at fravær i stor grad dekkes inn av overtid i stedet for mertid. Utvikling i overtid Som beskrevet i kapittel 5.1 har foretaket fra oppstart av hatt store utfordringer med lav grunnbemanning. Dette har gitt direkte utslag i stort forbruk av overtid. Tiden det tar å kvalifisere personell, er den største utfordringen i forhold til å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. I tillegg har en del stasjoner særskilte utfordringer med rekruttering. Nå bruker Ambulanse Midt-Norge HF en del vikarer fra sykehusforetakene, og de får flat vikarlønn. Etter fusjon kan bruk av disse vikarene føre til at det genereres som overtid i og med at ambulansetjenesten er en del av sykehusforetakene. En ambulanse er ikke i operativ drift uten å ha to personell med riktig kvalifikasjoner på bilen. Ved fravær må alt personell erstattes med riktig kompetanse, hvis ikke må bilen tas ut av beredskap. Det vil si at ethvert fravær fører til innleie av vikar eller overtid. Fram til tilgangen på vikarer er tilstrekkelig, har og vil dette generere mye overtid. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 16 av 24

23 Overtid (timer) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des AMN AMN Utdanningsprofil hos ansatte For nærmere beskrivelse av kompetanseplan- og utvikling, samt faglig utvikling, se kapittel 3.8. I prehospital plan for Helse Midt-Norge RHF er det vedtatt at alle ambulanser innen 2018 skal være bemannet med en paramedic. For å bøte på denne manglende kompetansen har Ambulanse Midt-Norge HF valgt å tilby 35 plasser i 2013 og 30 plasser i 2014 med delvis kompensasjon for paramedicutdanning. Ambulanse Midt-Norge HF når ikke planmål om paramedic på alle biler i 2017/18. Nord- Trøndelag Andel av antall ansatte Sør- Andel av Trøndelag antall ansatte Møre og Andel av Romsdal antall ansatte AMN (operativt personell) Andel av antall ansatte Antall ansatte Årsverk Antall ansatte (faste) med Paramedic Antall ansatte (faste) med Farmakologi Antall ansatte (faste) på nivå 2 (mål 70 %) % % % % % % % % % % % % Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 17 av 24

24 5.3. Avtaler og forpliktelser i forbindelse med ansatte Ambulanse Midt-Norge HF fikk ved virksomhetsoverdragelsen overført ansatte med til dels svært ulikt lønnsnivå. Dette har ført til stort sprang i lønningene. Ambulanse Midt-Norge HF har et bevisst forhold til at utvikling av lønninger skal være ihht. øvrig lønnsutvikling, men ville hatt behov for flere år på å jevne ut lønnsnivået i foretaket. Både lønnsoppgjøret i 2013 og 2014 ble benyttet til å jevne ut noe av forskjellene i lønnsnivå i foretaket HMS Vernetjenesten er delt inn i 17 områder med ett verneombud pr område. I tillegg er det et hovedverneombud som har en koordinerende rolle for alle verneombudene. Ambulanse Midt- Norge HF har en avtale med Stamina bedriftshelsetjeneste som varer ut Det er gjennomført et intensivt 40-timers HMS grunnkurs i regi av Stamina BHT. En dag for alle ledere, og to dager for AMU-deltagere og verneombud. I tillegg har det vært e-læring med en sluttprøve. Det har i tillegg vært gjennomført 2 verneombudssamlinger for alle verneombud 2 ganger per år. Sykefraværet har gradvis blitt lavere i 2014 for foretaket totalt sett, og er per ,2 % for hele foretaket. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 18 av 24

25 6. Avtaler/biler/bygninger 6.1. Leieavtaler, utbedringer og standardisering av stasjonsbygg Helse Midt-Norge RHF har inngått leieavtaler med ulike aktører når det gjelder stasjonsbygninger og garasjer, ingen lokasjoner eies. Alle utbedringer og nybygg er det således utleier som har ansvar for. Ambulanse Midt-Norge HF har vært tillagt forvaltnings- og oppfølgingsansvaret for avtalene. Arbeidet med inngåelse av leieavtaler for alle lokasjoner i regionen ble utført i 2012 av Helse Midt-Norge RHF. Det ble tatt utgangspunkt i prehospital plan for Helse Midt-Norge RHF og vedtak om at antall stasjoner og den nåværende struktur skal videreføres ved overtagelsen Det er derfor inngått leieavtaler på stasjonsbygg lokalisert omtrent på samme sted som tidligere og i mange tilfeller i samme bygg. Det er en større grad av standardisering på fasiliteter og bygg enn tidligere, bygd på kravspesifikasjon utarbeidet av Helse Midt-Norge RHF i Flere nybygg er samlokalisert med brann eller helse, og det er sambruksfunksjoner på blant annet vaskehall, treningsrom og undervisningsrom/møterom. Status på avtaler og byggeprosjekt er som følger: Nord-Trøndelag består av 16 ambulansestasjoner samt områdekontor i Namsos og avdelingskontor på Steinkjer. Det er tatt i bruk tre nye stasjoner, og flere er betydelig oppgradert. Tre mindre prosjekter (påbygg) er satt på vent av økonomiske årsaker. Sør-Trøndelag består av 19 ambulansestasjoner samt avdelingskontor lokalisert på St. Olavs Hospital. Det er sluttført seks nybygg i 2013, og ytterligere tre er under planlegging. Ett ferdigstilles i 2014, de to siste i 2015/2016. I tillegg er flere stasjoner betydelig oppgradert. Det gjenstår oppgradering/ evt nybygg av den sykehuseide stasjonen på Orkdal. Møre og Romsdal består av 33 ambulansestasjoner, hvorav fire også betjener ambulansepersonell på ambulansebåter. Det er sluttført ni nybygg i 2013, og ytterligere fire er betydelig oppgradert. Ved de fleste stasjoner er det gjort mindre tilpasninger. Ett prosjekt som gjenstod ble ferdigstilt i Bygningsmasse og utforming for fire av ambulansestasjonene er ikke tilfredsstillende i henhold til behov og krav. Disse fire er lokalisert i tilknytning til sykehusene i Kristiansund, Molde, Ålesund og Volda. Det er opprettet dialog med både sykehusforetakene og kommunene for å utrede muligheter for oppgradering eller nybygg. Det er gjennomført ROS analyse i februar 2014 som beslutningstøtte for at Helse Møre og Romsdal HF eventuelt skal kunne gi sin tilslutning til nybygg, oppgradering av eksisterende lokaler eventuelt leie nye lokaler Innkjøpsavtaler inventar og utstyr Ambulanse Midt-Norge HF eier inventar på alle stasjoner unntatt en, og leier møblert på noen av de fem område- og avdelingskontor. Det er inngått rammeavtaler på møbler og inventar. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 19 av 24

26 6.3. Status ambulanseflåten og utstyr I tråd med styrevedtak er det foretatt en standardisering av bilpark med tilhørende utstyr. I 2012 ble det investert 64 nye ambulanser hvorav 60 ble mottatt i 2012 og fire i I 2014 er det reinvestert 8 nye ambulanser, dette i henhold til plan. Med virkning fra overtok Ambulanse Midt-Norge HF 58 brukte ambulanser, samt noe utstyr og inventar fra tidligere eiere. Videre overtok AMN 11 brukte ambulanser fra sykehusforetakene. Ambulanse Midt-Norge HF har i dag en bilpark bestående av 154 biler. Identifisert behov for nyanskaffelser er gjenspeilet i Helse Midt-Norge RHFs langsiktige investeringsplan viser til kapittel 7.3. Det er i dag leieavtale knyttet til drift av fem ambulansebåter i Møre og Romsdal, samt en pasienttransportbåt i øyrekken utenfor Frøya. Det er foretatt standardisering av utstyret i ambulansene, se omtale under fag kapittel 3.7, samt i årsberetning for 2012 og Kapittel 4.3 beskriver IKT-utstyret i bilene Status andre avtaler Det er laget en oversikt over øvrige avtaler som er inngått. Det foretas en gjennomgang av avtalene hvor det vurderes oppsigelse eller transportering til overtakende sykehusforetak. Alt dette arbeidet skjer i forståelse med overtakende foretak ved virksomhetsoverdragelsen. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 20 av 24

27 7. Økonomi 7.1. Budsjett og resultatutvikling 2013 var Ambulanse Midt-Norges HFs første driftsår, og mangel på erfaringstall har vært en utfordring. Første driftsår viser at kostnader knytter til insourcing og drift av ambulansetjenesten har vært større enn forutsatt i foretakets ramme for Størrelsen på rammen Ambulanse Midt-Norge HF mottok for 2013 var beregnet ut fra rammen som sykehusforetakene mottok i 2012 til ambulansevirksomhet, justert for indeksregulering. I tillegg ble rammen påplusset estimert tilleggskostnader på pensjon med 35 millioner slik at den samlede rammen var på 547,5 mill kroner for Helse Midt-Norge RHF vedtok i sak 50/13 å øke rammen med 50 mill kroner. Til tross for dette har det ikke vært mulig å komme i balanse for Budsjettet for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill høyrere enn tildelt ramme på 676 mill kroner. Det er jobbet kontinuerlig med kostnadsreduserende tiltak. Det er en utfordrende jobb med de rammebetingelsene som er gitt ambulanseforetaket gjennom lovverk, styringsdokumenter og inngåtte avtaler. Rammebetingelsene innebærer at det er små muligheter til å påvirke det store kostnadsbildet knyttet til drift av ambulansebiler og -båter, krav til bemanning og kompetanse, nødvendig IKT-utstyr og systemer, krav til stasjonsfasiliteter og husleie på kort sikt. Foretakets største kostandsdrivere er knyttet til personell, ambulansebiler og båter, IKT og lokaler. Bemanning Mellom % av Ambulanse Midt-Norge HF sine kostnader er knyttet til bemanning. Det ble tidlig etter overtakelse av alle ambulansestasjoner avdekket et kritisk behov for økt bemanning i foretaket. Dette har generert høye overtidsutbetalinger. Ambulanse Midt-Norge HF jobber kontinuerlig med tiltak som skal sikrer at ambulansevirksomheten i regionen har tilstrekkelig grunnbemanning med riktig kompetanse samt tilstrekkelig med kvalifiserte vikarer. Det vises til omtale under kapittel 5.1. Totale kostnader knyttet til personell utgjorde i mill kroner, hvorav 53,4 mill kroner gjaldt pensjon. Foretaket har ytelsesbasert tjenestepensjonsordning i KLP. Aktuarberegning for 2014 utgjør 56,8 mill kroner. Ambulansebiler og båter Driftskostnader knyttet til bilflåten utgjorde i mill hvorav 17,5 mill kroner gjelder avskrivninger. Netto kostnad knyttet til fem ambulansebåter og en pasienttransportbåt utgjorde i mill kroner (42 mill kroner i kostnader og 16 mill kroner i inntekter fra kommuner/helse Møre og Romsdal HF m.m.). IKT Drift av IKT-tjenester utføres av Hemit, og er regulert i tjenesteavtaler. Tjenesteavtalen for 2013 var på 10,9 mill kroner. I 2014 er avtalen på 11,7 mill kroner. Husleiekostnader Ambulanse Midt-Norge HF sin virksomhet har er geografisk spredt på i overkant 70 lokasjoner som alle leies. Totale kostnader knyttet til lokaler utgjorde i ,6 mill. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 21 av 24

28 For detaljer knyttet til regnskapet for 2012, 2013 henvises det til Årsregnskap for 2012, Årsberetning 2012, Årsregnskap for 2013, Årsberetning for Regnskapet pr finnes i Statusrapport til RHF et pr (lenken ligger på intranett, og virker kun for interne lesere) 7.2. Fordeling av budsjett Fordelingsnøkkelen som Helse Midt-Norge RHF la til grunn i 2012 ved fordeling av midler mellom sykehusforetakene til den del av den prehospitale virksomheten som gjelder bil og båt var i 2012 som følger: Helse Møre og Romsdal HF 47,44 % St. Olavs Hospital HF 28,61 % Helse Nord-Trøndelag HF 23,95 % Ved opprettelse av Ambulanse Midt-Norge HF ble det lagt til grunn at 5 % av rammen skulle gå til sentral administrasjon. Foretaksledelsen fikk ansvar for etablering av foretaket, overordnet ansvar for drift i 2013 og 2014, samt ansvar for å lede standardisering- og harmoniseringsarbeid. I tillegg er foretaksledelsen sterkt inne i prosjektet som skal sikre en vellykket fusjon av ambulansetjenesten med sykehusforetakene, Følgende fordelingsnøkkel ble lagt til grunn i 2013: Helse Møre og Romsdal HF 44,21 % St. Olavs Hospital HF 28,24 % Helse Nord-Trøndelag HF 22,45 % Foretaksledelse 5,09 % Erfaringstall for 2013 viser følgende fordeling pr avdeling i prosent av foretakets totale kostnader: Parallelt med fusjonsprosessen utarbeides det resultatbudsjett for Budsjettprosessen ledes av Ambulanse Midt-Norge HF, og det er løpende dialog med delprosjekt økonomi i overføringsprosjektet. På denne måten sikres det involvering av sykehusforetakene. Inntektsfordelingen for 2015 besluttes av Helse Midt-Norge RHF. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 22 av 24

29 7.3. Investeringer Reinvesteringsbehov av ambulanser i perioden 2015 til 2020 er kartlagt og meddelt Helse Midt-Norge RHF. Dette er hensyntatt i regionens langtidsplan for investeringer, se tabell: Når det gjelder medisinskteknisk-, medisinsk- og redningsteknisk utstyr så vil det være et suppleringsbehov i tiden fremover. Investeringsbehovet for inventar er i størrelsesorden til kr. Av dette beløpet gjelder kr Nord-Trøndelag, mens resterende beløp fordeler seg på Sør- Trøndelag og Møre og Romsdal. Det er ikke tatt høyde for investeringsbehov i forbindelse med sykehusstasjonene, samt ikke igangsatte ombygginger. Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 23 av 24

30 8. Oversikt over lenker og vedlegg Oversikt over eksterne lenker: Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus, 17 NAKOS-portalen Strategi og handlingsplan for Ambulanse Midt-Norge HF ( ), se her. Årsregnskap for 2012 ligger her. Årsberetning 2012 ligger her. Årsregnskap for 2013 er her. Årsberetning for 2013 er her. Oversikt over dokumenter som er mest aktuell for ansatte hos sykehusforetakene. Disse ligger lagret internt (eksterne aktører kan få dokumentene etter forespørsel): Statusrapport til RHF et pr Oversikt over fagressursene, vist pr avdeling Pakningsplaner: Akuttsekk, Multimonitor, Caravelle\Transporter, Sprinter, Brann- og bandasjeenhet, Føde- og nyfødtenhet. Bilder: Bilde sprinter, Bilde Caravelle\Transporter Under fanen elæring på intranettet er det samlet brukerveiledninger, retningslinjer og lenker til forskjellig elæring Kompetanseplan Rutine i EQS for melding av uønskede hendelser Felles faglige retningslinjer ligger i bliksund. Det er link fra EQS Felles Retningslinjer Ambulansetjenesten i Midt-Norge (FRAM) Oversikt over tariffavtaler/ overenskomster og særavtaler. Oversikt verneområder AMN Oversikt over verneombud i AMN pr januar Prosjektsiden til Hemit i forbindelse med Corepuls 3 Prosjektsiden til Hemit vedrørende prosjekt: Pasientbehandling og samhandling Informasjon om foreslått prosjektet fra AMN: «Community paramedic» Informasjon om prosjektet IKT i akuttmedisin. Informasjon om prosjekt Nødnett som skal implementeres i Helse Midt-Norge. Informasjon om utredning av infrastruktur i ambulansene Oversikt over dokumenter som kan være aktuell for ansatte hos sykehusforetakene, og som kan fås etter forespørsel: Retningslinje for innmelding av pasient til AMK Brukerveiledning for ambulansejournal. RETTS triage system Brukerveiledning Ambustat. Informasjon om arbeidet med å vurdere framtidig ambulanseutdanning Virksomhetsgjennomgang: Ambulanse Midt-Norge HF Side 24 av 24

31 Side 1 av 7 Org.nr HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET MØTEPROTOKOLL Møtetid kl kl Møtested: Quality Airport Hotell Værnes Saksnr.: 42/14 52/14 Arkivsaksnr.: 2014/15 Møtende medlemmer: Marthe Styve Holte Ola H. Strand (perm fra kl ) Vigdis Harsvik Paul Steinar Valle Brit-Tove Welde Tore Kristiansen Bjørg Henriksen Tore Brudeseth Rune Heggedal Nils Håvard Dahl (vara) Forfall: Ellen M. Wøhni Regionalt brukerutvalg: Snorre Ness Laila Langerud Fra administrasjonen møtte: Adm. dir. Trond Michael Andersen Administrasjonsleder Rita Bjørgan Holand (referent) Kommunikasjonsdirektør Tor Harald Haukås Direktør for samhandling Daniel Haga Direktør for eierstyring Torbjørg Vanvik Direktør for stab og prosjektstyring Ingerid Gunnerød Direktør for helsefag, forskning og utdanning Henrik A. Sandbu Økonomidirektør Anne Marie Barane Merknader: Innkalling til møtet ble sendt med e-post Samme dag ble saksdokumentene, med unntak av sak 44/14 og 46/14 lagt ut i styreadministrasjonen.

32 Side 2 av 7 Fredag ble sak 46/14 Langtidsplan og budsjett Helse Midt-Norge lagt ut i styreadministrasjonen. Tirsdag ble referat fra møte i Regionalt brukerutvalg , drøftingsprotokoll til sak 46/14 og vedlegg til sak 49/14 notat FoU Strategi lagt ut. Onsdag ble sak 44/14 Statusrapport Helse Midt-Norge pr lagt ut i styreadministrasjonen. Følgende dokumenter ble omdelt i møtet: Referat fra møte i Regionalt brukerutvalg Sak 44/14 Statusrapport Helse Midt-Norge pr Styrets leder Marthe Styve Holte ønsket velkommen til styremøtet. Nestleder Ola H. Strand ønsket en sak under eventuelt «Orientering om Revisjonsutvalget sin arbeidsform» med henvisning til instruks for Revisjonsutvalget og referat fra møter tidligere i år i utvalget. Innkalling og saksliste til møtet ble godkjent. Sak 42/14 Referatsaker Referat fra møtet i Regional Brukerutvalg 16. juni 2014 Sak 43/14 Statusrapport Helse Midt-Norge pr Tertialrapport 1. tertial Forslag til vedtak: 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til etterretning. Protokoll Styrets nestleder Ola H Strand fremmet følgende forslag til et pkt 2 2. Styret er opptatt av at de satte mål fra HOD nåes i løpet av året. Styret vil spesielt be om at det settes forsterket trykk inn mot kravene satt for ventetid og fristbrudd Det ble stemt over begge forslagene samlet. Disse ble enstemmig vedtatt. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til etterretning. 2. Styret er opptatt av at de satte mål fra HOD nåes i løpet av året. Styret vil spesielt be om at det settes forsterket trykk inn mot kravene satt for ventetid og fristbrudd

33 Side 3 av 7 Sak 44/14 Statusrapport Helse Midt-Norge pr mai 2014 Forslag til vedtak: 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til etterretning Protokoll Styreleder Marthe Styve Holte fremmet alternativt forslag 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til orientering Styreleders forslag ble enstemmig vedtatt Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til orientering Sak 45/14 Rapportering på eiers styringskrav per 1. tertial 2014 Forslag til vedtak: 1. Styret for Helse Midt-Norge RHF tar status og risikovurderinger, per 1. tertial, for oppfølging av styringskrav gitt av eier gjennom oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoller til etterretning. 2. Styret ber om at både administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF og de lokale helseforetaksstyrene har særskilt oppmerksomhet på å sikre at områder med kritisk og høy/moderat risiko blir fulgt opp med korrigerende tiltak og at det rapporteres på gjennomføring av disse for å sikre økt måloppnåelse. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1. Styret for Helse Midt-Norge RHF tar status og risikovurderinger, per 1. tertial, for

34 Side 4 av 7 oppfølging av styringskrav gitt av eier gjennom oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoller til etterretning. 2. Styret ber om at både administrerende direktør i Helse Midt-Norge RHF og de lokale helseforetaksstyrene har særskilt oppmerksomhet på å sikre at områder med kritisk og høy/moderat risiko blir fulgt opp med korrigerende tiltak og at det rapporteres på gjennomføring av disse for å sikre økt måloppnåelse. Sak 46/14 Langtidsplan og -budsjett Helse Midt- Norge Forslag til vedtak: 1. Styret har ambisiøse mål for helsetjenesten i Midt-Norge og legger vekt på at foretaksgruppen har tilstrekkelig omstilling og fornyelse. Dette innebærer økt krav til effektivisering i langtidsperioden. 2. Styret understreker at kvalitet og pasientsikkerhet og økonomisk bærekraft er satt som hovedpilarene i foretaksgruppas strategi for perioden. Dette vil være avgjørende for å nå målsettingene i Strategi 2020, og dermed sette foretaksgruppen i stand til å møte befolkningens behov. 3. Byggestart nytt sykehus i Møre og Romsdal og realisering av IKT handlingsplan er planlagt i langtidsperioden. Styret ser det som avgjørende at investeringsbeslutninger sees i sammenheng med det økonomiske handlingsrommet. 4. Foreløpig inntektsfordeling for 2015 skal legges til grunn for foretakenes arbeid med budsjett Årsresultat og investeringer samlet må ligge på et nivå som styrker foretaksgruppens egenkapital. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1. Styret har ambisiøse mål for helsetjenesten i Midt-Norge og legger vekt på at foretaksgruppen har tilstrekkelig omstilling og fornyelse. Dette innebærer økt krav til effektivisering i langtidsperioden. 2. Styret understreker at kvalitet og pasientsikkerhet og økonomisk bærekraft er satt som hovedpilarene i foretaksgruppas strategi for perioden. Dette vil være avgjørende for å nå målsettingene i Strategi 2020, og dermed sette foretaksgruppen i stand til å møte befolkningens behov. 3. Byggestart nytt sykehus i Møre og Romsdal og realisering av IKT handlingsplan er

35 Side 5 av 7 planlagt i langtidsperioden. Styret ser det som avgjørende at investeringsbeslutninger sees i sammenheng med det økonomiske handlingsrommet. 4. Foreløpig inntektsfordeling for 2015 skal legges til grunn for foretakenes arbeid med budsjett Årsresultat og investeringer samlet må ligge på et nivå som styrker foretaksgruppens egenkapital. Sak 47/14 St. Olavs Hospital - avtale om sluttføring og avvikling av prosjekt nytt universitetssykehus i Trondheim Forslag til vedtak: 1. Styret for helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til avtale med Kunnskapsdepartementet om sluttføring og avvikling av prosjektet nytt universitetssykehus i Trondheim, St. Olavs Hospital. 2. Styret for Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til mandat for sluttføringsstyret. 3. Styret gir adm. direktør fullmakt til å oppnevne den eksterne representanten i styret samt representanten fra Helse Midt-Norge RHF. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1. Styret for helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til avtale med Kunnskapsdepartementet om sluttføring og avvikling av prosjektet nytt universitetssykehus i Trondheim, St. Olavs Hospital. 2. Styret for Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til mandat for sluttføringsstyret. 3. Styret gir adm. direktør fullmakt til å oppnevne den eksterne representanten i styret samt representanten fra Helse Midt-Norge RHF. Sak 48/14 De regionale helseforetakenes felleseide selskaper pr mai 14 Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om de felles eide selskapene til orientering Protokoll

36 Side 6 av 7 Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak Styret tar redegjørelsen om de felles eide selskapene til orientering Sak 49/14 Orienteringssaker I styremøte ble styret i Helse Midt-Norge RHF gitt følgende orienteringer: - Nasjonal IKT årsrapport for Nytt fra foretaksgruppen - Medieanalyse Helse Midt-Norge 1. tertial - Prosjektdirektiv Regional utviklingsplan - Revidert kommunikasjonsstrategi - FoU strategi - status Sak 50/14 Kontrakt leie av arealer for Hemit Unntatt off.het Offl Behandlet i lukket møte i hht Offl Forslag til vedtak: Styret i Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til alternativ 2 i saksunderlaget Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak Styret i Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til alternativ 2 i saksunderlaget

37 Side 7 av 7 Sak 51/14 Eventuelt Behandlet før sak 46/14 Styrets nestleder Ola H. Strand orienterte om styrets revisjonsutvalg sin arbeidsform med henvisning til instruks for Revisjonsutvalget og referat fra møter tidligere i år i utvalget. Sak 52/14 Godkjenning og signering av protokoll Protokoll ble godkjent og signert i møtet. Stjørdal Marthe Styve Holte Ola H. Strand Vigdis Harsvik Paul Steinar Valle Tore Kristiansen Brit-Tove Welde Rune Heggedal Tore Brudeseth Ellen Wøhni Bjørg Henriksen

38 Side 1 av 8 Org.nr HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET MØTEPROTOKOLL Møtetid kl kl Møtested: Quality Airport Hotell Værnes Saksnr.: 53/14 62/14 Arkivsaksnr.: 2014/16 Møtende medlemmer: Marthe Styve Holte Ola H. Strand Vigdis Harsvik Paul Steinar Valle Brit Tove Welde Tore Kristiansen Bjørg Henriksen Tore Brudeseth Rune Heggedal Ellen M. Wøhni Forfall: Ingen Regionalt brukerutvalg: Snorre Ness Per Skjei Fra administrasjonen møtte: Adm. dir. Trond Michael Andersen Administrasjonsleder Rita Bjørgan Holand (referent) Kommunikasjonsdirektør Tor Harald Haukås Direktør for samhandling Daniel Haga Direktør for eierstyring Torbjørg Vanvik Direktør for stab og prosjektstyring Ingerid Gunnerød Direktør for helsefag, forskning og utdanning Pepe Salvesen Økonomidirektør Anne Marie Barane HR direktør Trond Håvard Eidet Seniorrådgiver Tone Opdahl Mo Merknader: Innkalling til møtet ble sendt med e-post Samme dag ble saksdokumentene, med unntak av sak 57/14 lagt ut i styreadministrasjonen. Sak 57/14 ble lagt ut i styreadministrasjonen Fredag

39 Side 2 av ble vedlegg til sak 60/14 «Status vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF første halvår 14» og «Program for kvalitet og pasientsikkerhet orientering om status» lagt ut. Mandag 1. sept ble drøftingsprotokoll til sak 57/14 lagt i styreadministrasjonen. Følgende dokumenter ble omdelt i møtet: Referat fra møte i Regionalt brukerutvalg I forkant av styremøtet var det felles styreseminar for Styret ved St. Olavs Hospital HF og Styret for Helse Midt-Norge RHF onsdag 3. september ved St. Olavs Hospital. Samme dag var det også et møte med Helsebygg Midt-Norge. Styrets leder Marthe Styve Holte ønsket velkommen til styremøtet. Innkalling og saksliste til møtet ble godkjent. Sak 53/14 Referatsaker Referat fra møtet i Regional Brukerutvalg Protokoll fra revisjonsutvalgets møte

40 Side 3 av 8 Sak 54/14 Statusrapport Helse Midt-Norge pr Forslag til vedtak: 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til etterretning. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1 Styret for Helse Midt-Norge RHF tar statusrapport per til etterretning. Sak 55/14 Sluttrapport for utbygging av Universitetssykehuset i Trondheim, St. Olavs Hospital Forslag til vedtak: Styret for Helse Midt-Norge RHF tar Sluttrapport for utbygging av Universitetssykehuset i Trondheim, St. Olavs Hospital til orientering. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak Styret for Helse Midt-Norge RHF tar Sluttrapport for utbygging av Universitetssykehuset i Trondheim, St. Olavs Hospital til orientering.

41 Side 4 av 8 Sak 56/14 St. Olavs Hospital - sluttregnskap for Helsebygg byggefase 2 og prosjektbudsjett for gjenstående arbeider Forslag til vedtak: Styret for Helse Midt-Norge RHF tar Helsebygg Midt-Norges sluttregnskap for byggefase 2, nytt universitetssykehus, St. Olavs Hospital, per til etterretning. Styret for Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til at det kan anvendes inntil 209,5 mill. kr til gjenstående aktiviteter etter 1. juni 2014, som spesifisert i dette saksframlegget. Helsebygg Midt-Norges sluttregnskap og prosjektbudsjett for gjenstående arbeider oversendes Kunnskapsdepartementet. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak Styret for Helse Midt-Norge RHF tar Helsebygg Midt-Norges sluttregnskap for byggefase 2, nytt universitetssykehus, St. Olavs Hospital, per til etterretning. Styret for Helse Midt-Norge RHF gir sin tilslutning til at det kan anvendes inntil 209,5 mill. kr til gjenstående aktiviteter etter 1. juni 2014, som spesifisert i dette saksframlegget. Helsebygg Midt-Norges sluttregnskap og prosjektbudsjett for gjenstående arbeider oversendes Kunnskapsdepartementet. Sak 57/14 Regional utviklingsplan for Helse Midt-Norge godkjenning av prosjektdirektiv Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar å sette i gang et arbeid for å utarbeide en regional utviklingsplan for Helse Midt-Norge. 2. Styret godkjenner framlagte prosjektdirektiv med følgende endringer; a. Framdriftsplanen justeres slik at den tar hensyn til føringer som er varslet høsten 2015 gjennom den nasjonale helse- og sykehusplanen. Dette betyr at; i. Rapport fra fasen om datainnsamling, analyse og utredning ferdigstilles som en egen delleveranse innen 1. mars 2015.

42 Side 5 av 8 ii. Sluttrapport med anbefaling av løsning ferdigstilles våren b. Det må legges opp til en bred høring i forkant av styrebehandling av sluttrapport. c. Omfanget og ressursbruken i prosjektet skal holdes på et nøkternt nivå og prosjektet skal i størst mulig grad dra veksel på andre pågående arbeider/prosesser samt spille på eksisterende nettverk i organisasjonen 3. Styret ber om at rapportene fra de ulike delfasene legges fram for styret. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar å sette i gang et arbeid for å utarbeide en regional utviklingsplan for Helse Midt-Norge. 2. Styret godkjenner framlagte prosjektdirektiv med følgende endringer; a. Framdriftsplanen justeres slik at den tar hensyn til føringer som er varslet høsten 2015 gjennom den nasjonale helse- og sykehusplanen. Dette betyr at; i. Rapport fra fasen om datainnsamling, analyse og utredning ferdigstilles som en egen delleveranse innen 1. mars ii. Sluttrapport med anbefaling av løsning ferdigstilles våren b. Det må legges opp til en bred høring i forkant av styrebehandling av sluttrapport. c. Omfanget og ressursbruken i prosjektet skal holdes på et nøkternt nivå og prosjektet skal i størst mulig grad dra veksel på andre pågående arbeider/prosesser samt spille på eksisterende nettverk i organisasjonen 3. Styret ber om at rapportene fra de ulike delfasene legges fram for styret. Sak 58/14 Internrevisjon - forebygging av uønskede hendelser - oppsummeringsrapport Forslag til vedtak: 1. Styret vil bemerke at revisjonen viser at det er behov for et bedre system for bruk av erfaringer fra uønskede hendelser til læring, både i de enkelte enhetene, på tvers innad i helseforetakene og mellom helseforetakene i regionen. Mangel på tydelig klassifisering av hendelser og oppfølging av disse gjør at dagens lærings- og endringsprosesser ikke blir godt nok ivaretatt. 2. Styret tar oppsummeringsrapport med vedlagte delrapporter til orientering og forutsetter at de anbefalinger som fremkommer i rapportene følges opp i de reviderte foretakene. 3. Styret ber administrerende direktør om at internrevisjonsrapportene inngår som en del av grunnlagsmateriale i det videre arbeidet med kvalitet- og pasientsikkerhets- programmet.

43 Side 6 av 8 4. Styret ber administrerende direktør om å vurdere om det bør utarbeides felles standarder og retningslinjer i Helse Midt-Norge for håndtering av uønskede hendelser. 5. Styret ber om at det utarbeides statusrapport over uønskede hendelser, herunder definerte KPIer, som jevnlig legges fram for styret. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak 1. Styret vil bemerke at revisjonen viser at det er behov for et bedre system for bruk av erfaringer fra uønskede hendelser til læring, både i de enkelte enhetene, på tvers innad i helseforetakene og mellom helseforetakene i regionen. Mangel på tydelig klassifisering av hendelser og oppfølging av disse gjør at dagens lærings- og endringsprosesser ikke blir godt nok ivaretatt. 2. Styret tar oppsummeringsrapport med vedlagte delrapporter til orientering og forutsetter at de anbefalinger som fremkommer i rapportene følges opp i de reviderte foretakene. 3. Styret ber administrerende direktør om at internrevisjonsrapportene inngår som en del av grunnlagsmateriale i det videre arbeidet med kvalitet- og pasientsikkerhets- programmet. 4. Styret ber administrerende direktør om å vurdere om det bør utarbeides felles standarder og retningslinjer i Helse Midt-Norge for håndtering av uønskede hendelser. 5. Styret ber om at det utarbeides statusrapport over uønskede hendelser, herunder definerte KPIer, som jevnlig legges fram for styret. Sak 59/14 Valg av ansatterepresentanter til HF- og RHF-styrer. Oppnevning av valgstyre Forslag til vedtak: Styret i Helse Midt-Norge RHF oppnevner følgende valgstyre for gjennomføring av valg av ansatterepresentanter til styret i Helse Midt-Norge RHF: Fra LO Ulf Steen, St. Olavs Hospital HF Fra UNIO - Per Fossum, Helse Nord-Trøndelag HF Fra Akademikerne Andreas Kjerstad, Helse Møre og Romsdal HF Fra administrasjonen for Helse Midt-Norge RHF Charlotte Winther Venke Reiten Valgstyret konstituerer seg selv. Leder velges blant de arbeidstakeroppnevnte representantene.

44 Side 7 av 8 Helse Midt-Norge RHF forestår sekretariatsfunksjonen. Protokoll Det ble ikke fremmet alternative forslag. Styret i Helse Midt-Norge RHF gjorde slikt Vedtak Styret i Helse Midt-Norge RHF oppnevner følgende valgstyre for gjennomføring av valg av ansatterepresentanter til styret i Helse Midt-Norge RHF: Fra LO Ulf Steen, St. Olavs Hospital HF Fra UNIO - Per Fossum, Helse Nord-Trøndelag HF Fra Akademikerne Andreas Kjerstad, Helse Møre og Romsdal HF Fra administrasjonen for Helse Midt-Norge RHF Charlotte Winther Venke Reiten Valgstyret konstituerer seg selv. Leder velges blant de arbeidstakeroppnevnte representantene. Helse Midt-Norge RHF forestår sekretariatsfunksjonen. Sak 60/14 Orienteringssaker I styremøte ble styret i Helse Midt-Norge RHF gitt følgende orienteringer: - Nytt fra foretaksgruppen - St. Olavs Hospital forvaltningsplan for fredede bygg - Helseomsorg21 - Arbeidslista 2014 Helse Midt-Norge RHF rapportering pr 1. halvår - Status vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF første halvår 14 - Program for kvalitet og pasientsikkerhet orientering om status - Møteplan Prosess rullering av Strategi Planlegging styremøter høsten 14 - Statens retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte innspill - Foretaksprotokoller og Saken ble tatt til orientering

45 Side 8 av 8 Sak 61/14 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt Sak 62/14 Godkjenning og signering av protokoll Protokoll ble godkjent og signert i møtet. Stjørdal Marthe Styve Holte Ola H. Strand Vigdis Harsvik Paul Steinar Valle Tore Kristiansen Brit Tove Welde Rune Heggedal Tore Brudeseth Ellen Wøhni Bjørg Henriksen

46 Oppfølging av styresaker status til styremøte 22. september 2014 Styremøte / /03 Tittel Oppfølging av føretaksprotokollen av 30. juni 2011 frå Helse Midt-Norge til Helse Møre og Romsdal strategi 2020 tilbod innan vaksenpsykiatri, ØNH- og auge-faget Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal i utviklingsplanarbeidet. Styremøte Tittel Merknad /14 Handlingsplan for forsking Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal 2012/15 Handlingsplan for brukarmedverknad i Helse Møre og Romsdal HF Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal Styremøte Tittel /33 Innføring av miljøleiing og miljøstyring i Helse Møre og Romsdal HF orientering om prosjektet Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal Styremøte Tittel /19 Styrking av lokalbasert rusbehandling i Nordmørsområdet Merknad Under oppfølging i HMR Styremøte Sak 2013/52 Tittel Oppfølging internrevisjon iverksetting og lovendringer i psykisk helsevernloven og vurdering av sikkerhet i psykiatriske avdelinger Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal HF Styremøte Tittel /80 Budsjett 2014 Også sak: 2013/55, 2013/74, 2014/11* Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal HF *oversendt Helse Midt-Norge RHF for oppfølging pkt. i vedtak. Styremøte / /42 Tittel Sal av bustader i Molde - fullmakt til å starte salsprosessen Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal HF 1

47 2014/05 Framdrift utviklingsplanen i HMR og tidlegfase for nytt felles akuttsjukehus i Nordmøre og Romsdal. Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal HF Også 2013/10, 2013/11, sak 2013/37, 2013/82, 2014/31, 2014/43 Styremøte Sak 2014/23 Sak 2014/33 Tittel Integrering av ambulansetenesta i Helse Møre og Romsdal HF Rapport fra forprosjekt: Organisatorisk integrering av Ambulanse Midt-Norge HF Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal HF Styremøte Sak 2014/32 Sak 2014/35 Tittel Rapportering på styringsdokument og føretaksprotokoll etter 1. tertial Samhandlingsreforma konsekvensar for organisering av drifta - Status Merknad Under oppfølging i Helse Møre og Romsdal HF Oversendt HMN. Ferdig. Ferdig Styremøte Sak 2014/39 Sak 2014/41 Sak 2014/42 Sak 2014/44 Sak 2014/45 SAK 2014/46 Sak 2014/47 Tittel Pasientsikkerheitsarbeidet i Helse Møre og Romsdal HF Langtidsplan/langtidsbudsjett (LTP/LTV) Helse Møre og Romsdal Statusrapportering pr Aktivitet - Økonomi og Kvalitet - med tilhøyrande økonomisk tiltakspakke for resten av 2014 Alderssamansetting av sentrale stillingsgrupper i Helse Møre og Romsdal. tiltak for å halde på høgt utdanna og kompetente seniormedarbeidarar. Leiinga sin gjennomgang Oppnemning av nye medlemmer i Overordna Samhandlingsutval Helse Møre og Romsdal HF Endring møtedatoar styremøter haust/vinter 2014 Merknad Ferdig Under oppfølging i HMR Sendt HMN for orientering Under oppfølging i HMR Sendt HMN for orientering Ferdig Under oppfølging i HMR Ferdig Under oppfølging i HMR Ferdig Ferdig Ferdig 2

48 Saksframlegg Statusrapport pr. 31. august Kvalitet - Aktivitet og Økonomi Saksnr Utvalsnamn Møtedato Sak 2014/52 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Randi Myhre Arkivreferanse: 2014/1132 Forslag til vedtak: 1. Styret for Helse Møre og Romsdal tek statusrapporten for august til vitande. Ålesund, 18. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør Vedlegg: Statusrapport August 2014

49 2 Saksutgreiing: Kvalitet I august blei tala for pasienttilfredshet publisert. Det vert gitt munleg orientering om resultata av undersøkinga i styremøtet. Rapporten ligg som orienteringssak først i møtet. Til neste styremøte er det ei målsetting at vi skal legge fram tiltak for korleis vi kan forbetre resultat der undersøkinga viser at vi har eit forbetringspotensiale. Resultat for ulike kvalitetsindikatorar for 1.tertial 2014 vart publisert på Helsenorge.no denne veka. I neste styremøte vil vi også gå gjennom desse resultata. Ventetid Ventetida for avvikla pasientar er 75 dagar ved utgongen av august. Denne har økt sidan juli, noko som er venta og som skuldast sommarferieavviklinga. Grafen under viser tal frå pasientsystemet vårt over utvikling i gjennomsnittleg ventetid frå januar til august i år for det einskilde sjukehus og innanfor somatikk. Som ein ser av grafen over hadde både Molde og Ålesund ei positiv utvikling i gjennomsnittleg ventetid frå janaur til juni. Ventetida i Volda og Kristiansund er lågare og meir stabil. Ved alle fire sjukehusa har ventetida auka frå juni til august, likevel minst ved Kristiansund sjukehus. Grafen under visar tilsvarande tal gjennomsnittleg ventetid for psykisk helsevern. Vi ser at ventetida er relativt lik ved dei fire sjukehusa. Til trass for ferieavvikling har vi klart å oppretthalde målsettinga om ventetid snitt 65 dagar innan dette fagområdet.

50 3 Fristbrot Grafen under viser talet på fristbrot for ventande ved utgangen av august. Det er stor variasjon mellom sjukehusa, der Ålesund sjukehus merker seg ut med det høgste talet for fristbrot. Det er framleis innan hud, revmatologi og lunge vi har dei fleste fristbrot. Kapasitetsproblem innan desse fagområda blir enda tydelegare i ferieavviklingsperiodar da det er lågare kapasitet. Bemanning Brutto månadsverk Det arbeidast med fleire tiltak for å redusere tal månadsverk. Vi har status på 10 årsverk lågare enn budsjett. Det viser effekt av planlagte tiltak. Det er svingingar i tal månadsverk knytt til vikarbehov i høgtidsperiodar og ulikt uttak av ferie. Overtid Bruken av overtid er lågare enn tidlegare år. Bruken av overtid og meirtid er redusert med timar samanlikna med forbruk pr. august Redusert bruk av meirtid og overtid er eit planlagt tiltak. Det er innført nytt fullmaktsreglement med klarare fullmakter for å kunne pålegge overtid. All bruk av overtidstimar skal styrast frå leiar/ arbeidsgjevar.

51 4 Sjukefråver Sjukefråveret har vorte redusert kvart år sidan Det er fortsatt ulikheiter mellom klinikkane. Verknad av målretta arbeid skal gje ein fortsatt reduksjon. Tal for akkumulert sjukefråver er 7,7% hittil i år, mot 8,0 % etter same periode i Vårt mål er 7,0 %. Innleige av personell Avdelingane sin bruk av innleige av vikarar frå byrå er redusert med om lag 1,4 mill. kroner samanlikna med same periode i 2013.Klinikkane har som tiltak å redusere bruken av innleige. Det vert fokus på å planlegge permisjonar og ferie utan bruk av vikarar frå byrå. Aktivitet Det er budsjettert med ein auke i DRG-aktiviteten på om lag 4 % i Innan psykisk helsevern er det budsjettert med ein samla aktivitetsvekst på 2,7 %, medan det innan TSB er det budsjettert med ein vekst på 2,6 %. Det er dermed budsjettert med ein produktivitetsforbetring, sidan den økonomiske ramma viser ein realnedgang frå 2013 til Det er varierande måloppnåing i høve til budsjettert aktivitet. DRG-aktiviteten ligg 2,8 % bak budsjett ved utgangen av august. Det er berre klinikk for kirurgi i Ålesund som har ein DRG aktivitet i samsvar med budsjett ved utgangen av august. Den samla svikten i DRG-aktivitet skuldast ein kombinasjon av redusert ø-hjelp, lågare pasienttyngde og svikt i elektiv aktivitet. Innan psykisk helsevern og TSB viser aktiviteten langt fleire polikliniske v-konsultasjonar enn budsjettet for 2014, og aktiviteten viser også ein stor auke i høve aktivitetsnivået Dette er ei særs positiv utvikling. Økonomi Helse Møre og Romsdal har budsjettert med eit overskot på 67,2 mill. kroner i Ved utgangen av august var det eit negativt avvik frå budsjett 66,5 mill. kroner. Avvik i høve til budsjett skuldast i hovudsak lågare pasientrelaterte inntekter og høgare varekostnader enn budsjettert. I tillegg har vi dei uspesifiserte tiltaka som stod att ved budsjettbehandlinga. Desse utgjer ved utgongen av august 58 mill. kroner (totalt 87 mill. kroner i uspesifiserte tiltak som er budsjettert med 1/12 kvar månad). Grafen under viser utvikling i budsjettavvik den einskilde månad i Den raude lina syner korleis dei manglande tiltaka er budsjettert. Den blåe lina syner budsjettavvik pr. månad.

52 5 Dei månadlege negative budsjettavvika har blitt redusert månad for månad sidan februar med unntak av juni månad som viste eit særdeles negativt resultat. Ein må likevel sjå sommarmånadane under eitt då ein veit at både innkjøp og organisering av tilbodet må sjåast samla. Det negative avviket i juni skuldast mellom anna noko «hamstring» til sommaren på varer, eit avvik på løn (11,7 mill. kr) der om lag halvparten er eit reellt avvik, i hovudsak knytt til avvik på variabel løn, medan den andre halvparten skuldast meir tekniske høve knytt til budsjetteringa vår. I tillegg var det eit negativt avvik på vedlikehaldspostane på ca. 4 mill. kroner i juni som også har utlikna seg over sommaren. Vi ser også ei uheldig utvikling i kostnadsbilete knytt til behandlingshjelpemiddel og medikament som det ikkje var tatt høgde for i budsjettet. Berre i dei tre sommarmånadane ser vi eit netto avvik på desse to postane tilsvarande 9,3 mill. kroner. Generelt sett er det høgt fokus på å nå dei tiltaka som var skissert i desember. Det er ein relativt høg realiseringsgrad innan dei tiltaka som går på kostnadsreduserande tiltak, medan det er meir varierande måloppnåing på dei tiltaka som er knytt til inntektsauke. Ved utgangen av august er 71 % av tiltaka realisert. Det er sett i gang arbeid i klinikkane for å sikre gode pasientforløp og gode arbeidsprosessar som venteleg vil resultere i betre utnytting av kapasiteten ved sjukehusa. Ved einskilde avdelingar ser vi begynnande resultat av dette. I gjennomgangen med klinikkane blir det meldt tilbake at prosessane er godt i gong, men samla sett må styret vere innforstått med at mykje av dette arbeidet vil ta tid. Vi har no lagt sommarferieavviklinga bak oss, og har igjen eit normalt driftsnivå. Styret i Helse Møre og Romsdal gjorde i møte i juni vedtak om iverksetting av ytterlegare tiltak i Tiltaka er under ROS-analysering / implementering. Dette har vore vanskeleg å gjennomføre i sommerferieavviklinga. Vi venter at dei nye tiltaka vil ha effekt mot slutten av året. Basert på gjennomgangen med klinikkane og på resultatet ved utgangen av august, er det sett ei prognose på eit rekneskapsresultat på -13 mill. kroner for Dette er 80 mill. kroner lågare enn budsjettert. Prognosa er basert på vidareføring av tiltaksoppnåinga hittil i år, samt at dei økonomiske konsekvensane av nye tiltak ikkje vil slå inn før mot slutten av året.

53 Helseforetak: Helse Møre og Romsdal HF Periode: Statusrapport fra HF 1 Helsefag 1.1 Pasientsikkerheit pr tertial GTT o Gjennom GTT er det avdekka skadar ved 14,7% av opphalda i HMR i o Frå januar 2014 har helseføretaket hatt eit overordna team for journalgransking. o Dei vanligaste skadeorsakane er urinvegsinfeksjon, nedre luftvegsinfeksjon og legemiddelrelatert skade, men det har vore noko variasjon i skadeorsaker mellom dei fire sjukehusa. Tabell nr 1: GTT GTT 2013 Pr. 3.tertial 2013 Pr. 1.tertial 2014 Pasientopphold totalt** Antall journaler (pasientopphold) undersøkt Antall journaler (pasientopphold) der det er identifisert minst en pasientskade: Antall pasientskader identifisert: Fordeling etter pasientskadenes alvorlighetsgrad E: Pr. 2 tertial 2014 F: G: 4 2 H: 6 0 I: 1 1 ** Summen av tal utskrevne pasientar frå kvar periode, dvs som det er trukket fra pasientopphold

54 1.1.3 Spreiing av tiltakspakker Trygg kirurgi: Tiltakspakken er bredda på alle dei fire operasjonsavdelingane i helseføretaket. Behandling av hjerneslag: Vi har hatt eitt innsatsteam i HMR og det er utarbeida standardisert pasientforløp for hjerneslag etter mal, men med lokale tilpassinger. Samstemming av legemiddellister: Er bredda i alle seksjonar utenom rusomsorgen. Kvalitetstavler i avdelingane har vore gode verkty for å auke talet på samstemmingar. Fall: Det er utarbeida felles prosedyre for helseforetaket med utgangspunkt i tiltakspakken. Scoringsskjema for fallrisiko er lagt inn i EPJ og ved forhøya risiko for fall blir dette registrert under kritisk informasjon og tiltak skal iverksettast. Nokre einingar måler kontinuerleg på indikatoren «dagar mellom kvart fall» UVI: Felles prosedyre på forebygging av UVI er utarbeida og godkjent. Førebygging av sjølvmord: Alle aktuelle einingar har tatt del i kampanjen/programmet og det blir framleis arbeidd med revisjon av den styrande dokumentasjonen. Førebygging av overdosedødsfall: Alle aktuelle einingar har tatt del i kampanjen/programmet og det arbeidast med revisjon av den styrande dokumentasjonen. Førebygging av trykksår: Tverrfagleg gruppe har jobba med felles, overordna prosedyre for førebygging av trykksår. Gruppa skal ha eit avsluttande møte i oktober og prosedyra skal etter det ut på høring. Målingar: Innsatsteama har målt etter krava ut desember Arbeidet har vore tidkrevende og med mykje manuell teljing har det vore ei stor utfordring. Vidare måling i pasienttryggleiksprogrammet vil være ei utfordring for heile regionen. Tabell nr 2: Spredning av tiltakspakker Spredning av tiltakspakker Antall relevante enheter Pr. 1.tertial Antall enheter som har implementert tiltakene Prosentvis mål på spredning Pr. 2.tertial Antall enheter som har implementert tiltakene Prosentvis mål på spredning Trygg kirurgi % % Behandling av hjerneslag % 1 25 % Samstemming av legemiddellister % % Infeksjon ved SVK % 2 20 % Trykksår % 0 0 % Fall % % Urinveisinfeksjoner % 2 5 % Forebygging av selvmord % % Forebygging av overdosedødsfall % % Pr. 3.tertial Antall enheter som har implementert tiltakene Prosentvis mål på spredning

55 1.1.2 Uønskede hendelser Hendelsestyper i perioden der helsetilsynet er varsla har vore knytt til sjølvmord og forsøk på sjølvmord, fødselsrelatert skade og unaturlig dødsfall i samband med fødsel. Vi har og rapportert dødsfall i samband med cytostatikabehandling og dødsfall i knytt til kirurgi. Det er etter intern prosedyre utført handsaming og lukking av meldingar i avdelingane sine kvalitetsråd. På overordna nivå har HMR har i perioden arbeidd med å etablere internrevisonsteam i alle klinikkar og har ikkje hatt kapasitet til å etablere overordna team for hendingsanalyse. Etablering av team for hendingsanalyse er derimot ei prioritert oppgåve for hausten Det nasjonale kunnskapssenteret tilbyr kurs i metode for hendingsanalyse og HMR har fått plass til ein deltakar på kurset no i september. Tabell nr 3: Uønskede hendelser Antall pr 1.tertial 2013 Antall pr 2.tertial 2013 Antall pr 3.tertial 2013 Antall pr 1.tertial 2014 Antall pr 2.tertial 2014 (tom ) Uønskede hendelser Meldinger oversendt Kunnskapssenteret ( 3 3) Varsel til Helsetilsynet ( 3 3a) Antall utførte hendelsesanalyser (meldinger varslet til Helsetilsynet som er lukket) Totalt antall 2013 Totalt antall 2014 ( ) Registrerte pasientskademeldinger Aktivitet Somatikk Sørge for og egen produksjon Tabell nr 1: Aktivitet somatikk pr Aktivitet somatikk 2014 Hittil i år Totalt for året Realisert Budsjett Avvik Avvik % Prognose Budsjett Avvik Avvik % Sum egne pasienter behandlet i egen region ,7 % Kjøp fra andre regioner Sum DRG-poeng "Sørge for" ,0 % ,0 % 321 Gjestepasienter - salg til andre regioner ,5 % Sum DRG-poeng produsert i egen region ,8 % ,0 % DRG-aktiviteten er budsjettert i samsvar med bestillinga frå eigar gitt i sak 83/13 Inntektsfordeling og aktivitet 2014, dvs DRG-poeng. Samanlikna med aktiviteten i 2013, tilsvarer dette ein aktivitetsvekst på om lag 4%, eller om lag DRG-poeng.

56 I august oppnådde ikkje HMR ein DRG-aktivitet i samsvar med budsjettert nivå. Helse Møre og Romsdal har heller ikkje oppnådd budsjettert aktivitet hittil i år, men utviklinga har vore positiv dei siste månadene fram til august. Dei relativt største avvika frå aktivitetsbudsjettet hittil å år ser vi ved Klinikk for kirurgi i Kristiansund og Klinikk for barn og unge Aktivitet PHV Tabell nr 2: Aktivitet psykisk helsevern pr Aktivitet psykisk helsevern 2014 Hittil i år utført Hittil i år planlagt Avvik Avvik i % Psykisk helsevern voksne: Polikliniske v-konsultasjoner ,0 % Utskrivninger (sum sykehus og DPS) ,3 % Oppholdsdøgn (sum sykehus og DPS) ,7 % Psykisk helsevern barn og unge: Polikliniske v-konsultasjoner ,2 % Utskrivninger ,8 % Oppholdsdøgn ,9 % Samlemål: PH-aktivitet ,1 % Aktiviteten innen psykisk helsevern er budsjettert i samsvar med bestillinga frå eigar gitt i sak 83/13 Inntektsfordeling og aktivitet 2014, til saman i PH-aktivitet. Samanlikna med med aktiviteten i 2013, tilsvarer dette ein samla aktivitetsvekst på om lag 2,7%. Etter åtte månader ligg vi 6% over plan for v-konsultasjonar innan psykisk helsevern for vaksne og over 7% over plan for barn og unge. HMN vil revidere systemet for vekting av ulike delaktivitetar for utrekning av PH-aktivitet i Mellom anna er det ein erkjennelse at ambulant verksemd er for lågt vekta i dagens system Aktivitet TSB Tabell nr 3: Aktivitet TSB pr Hittil i år utført Hittil i år planlagt Avvik i % Aktivitet TSB 2014 Avvik Polikliniske v-konsultasjoner % Utskrivninger % Oppholdsdøgn % Samlemål: TSB-aktivitet % Aktiviteten innen tverrfagleg rusbehandling (TSB) er budsjettert i samsvar med bestillinga frå eigar gitt i sak 83/13 Inntektsfordeling og aktivitet 2014, til saman i TSB-aktivitet. Samanlikna med med aktiviteten i 2013, tilsvarer dette ein samla aktivitetsvekst på om lag 2,6%. Etter åtte månader er aktiviteten over budsjett for v-konsultasjoner, men noko etter budsjett når det gjeld opphaldsdøgn og utskrivingar. Det siste gjer stort utslag i målevariabelen TSB-aktivitet.

57 1.2 Kvalitetsindikatorer Ventetider Helse Møre og Romsdal har har framleis stort fokus på reduksjon av ventetid og fjerning av fristbrot. Samla er gjennomsnittleg ventetid no 75 dagar for avvikla pasientar. Dette er to dagar lavare enn landsgjennomsnitt og ein reduksjon på tre dagar samanlikna med same periode i Dei fleste fagområda oppfyller målkravet på 65 dagar, men vi har utfordringar knytt til dei somatiske fagområda fysikalsk medisin, revmatologi og ØNH. Fagområdene som har flest fristbrot For sjukehusa i Kristiansund, Molde og Volda nærmer ein seg no målkravet som er ingen fristbrot. Etter ei positiv utvikling fram til juli har Ålesund sjukehus derimot ei auke i talet på fristbrot innanfor fagområda hud, lunge og hjarte. Årsaka til utfordringane for dei tre aktuelle fagområda er knytt til mangel på legespesialistar (hud og lunge) og mangel på medisinsk utstyr (hjarte) Arbeid med tiltak - ventetider og fristbrudd Tiltak som er iverksatt for å redusere ventetidene og fristbrot Det er stort fokus på arbeidet med ventetid og fristbrot. Ventetid og fristbrot blir følgt opp i leiaravtalar og alle klinikkar rapporterer kvar månad inn på tiltak på ventetid, fristbrot og pasientsikkerheit. Eit viktig innsatsområde er å auke kvaliteten i det pasientadminstrative arbeidet med fokus på rett koding og feilretting/rydding i ventelister. Helse Møre og Romsdal har starta eit omfattande arbeid med gjennomgang og forbetring av dei pasientadministrative rutinene. Dette arbeidet er særs viktig med tanke på korrekt registrering av ventetid og for å unngå fristbrot. Arbeidet krev ny gjennomgang og standardisering av arbeidsprosessar knytt til pasientadministrative rutiner samt opplæring av personell. Og dette er i og eit viktig pasientsikkerheits-tiltak. Dette arbeidet er og sentralt inn mot ny pasient og brukarrettigheitslov som kjem i Dei kliniske einingane har og etablert revisjonsteam for internrevisjon. Ventetid, fristbrot og arbeidsprosessar knytt opp mot dette er aktuelle tema på klinikkane sine internrevisjonsprogram for For fagområda med auke i talet på fristbrot er det iverksett kveldspoliklinikk samt vidaretilvising av pasientar til andre sjukehus i føretaket med ledig kapasitet. Vidare er det iverksett tiltak for å rekruttere legespesialistar. For fagområdea hud og revmatologi er fastlegane i området varsla om redusert kapasitet. Fagområdet hud står føre store utfordringar framover då to av legespesialistane sluttar 1. desember. Det er dialog på gang med HMN om aktuelle løysingar på dette problemet.

58 Tabell nr 4: Ventetider pr Forrige periode Denne periode Endring Datakilde Ventetider 2014 Mål Gj.nittlig ventetid for avviklede pasienter i Under 65 Norsk spesialisthelsetjenesten dager Andel fristbrudd for rettighetspasienter - for avviklede pasienter 0 % 4,8 % 6,4 % 1,6 % pasientregister Norsk pasientregister Andre kvalitetsindikatorer Epikrisetid HMR har framleis merksemd på forbetring av epikrisetid. Det er etablert eit eige område på intranett der epkrisetal for kvar eining blir presentert kvar mnd. Det er og etablert rapportar som viser talet på epikriser som overskrid fristen for 7 dagar og i kva del av arbeidsprosessen som det er svikt i. Einingar med særlege utfordringar blir fulgt opp spesielt. Kreftindikatorar Andel pasientar som fekk behandling for tjukktarmskreft innan 20 arbeidsdagar var for 1. tertial % for HMR. Dette er ei klar forbetring både samanlikna med 1. tertial 2013 (68) og snittet for 2013 (66,7). Målet på 80 % er nådd. Andel pasientar som fekk behandling for lungekreft innan 20 arbeidsdagar, var for 1.tertial ,9%. Dette er betre enn 1. tertial 2013 (27,8) og omlag på nivå med snittet for 2013 (47,4). Landssnittet for denne pasientgruppa i 1.tertial 2013 er 38%. Utgreiingstida for lungekreftpasientar inkl. val av behandling er tidkrevande og ofte på tvers av sjukehus i regionen. Ein andel på 80% ser ut til å være vanskeleg å nå. Andel pasientar som får behandling for brystkreft innan 20 arbeidsdagar var på 84,7% for 1. tertial Målet med andel > 80% er nådd. Samanlikna med 1. tertial 2013 (72%) og snitt for 2013 (72,5%), er det ei klar betring. Tabell nr 5: Kreftindikatorer Forrige periode Denne periode Endring Datakilde Kvalitetsindikatorer 2014 Mål Andel pasienter med tykktarmskreft som får behandling innen 20 virkedager 80 % 64,3 % 85,0 % 21 % Norsk pasientregister Andel pasienter med lungekreft som får behandling innen 20 virkedager 80 % 60,0 % 42,9 % -17 % Norsk pasientregister Andel pasienter med brystkreft som får behandling innen 20 virkedager 80 % 84,7 % 84,7 % 0 % Norsk pasientregister Andel pasienter under 80 år med hjerneinfarkt som får trombolyse 20 % 19,1 % 9,9 % -9 % Norsk pasientregister

59 1.2 Raskere tilbake HMR har budsjettert med aktivitet innan Raskere tilbake i samsvar med løyvinga på til saman 17 mill. kroner i Det er tiltak i Klinikk for rehabilitering, Klinikk for rus- og avhengigsheitsbehandling og Klinikk for kirurgi Ålesund. 1.3 Samhandling pr tertial Utskrivningsklare pasienter somatikk Tabell: Utskrivningsklare pasienter somatikk antall pasienter og døgn Utskrivningsklare pasienter Antall pasienter Antall døgn Beregnet av inntekt Avvik antall døgn Januar Februar (21) Mars (61) April (96) Mai (29) Juni (98) Juli (31) August September - Oktober - November - Desember - Samlet (263) Framleis er det vertskommunane Ålesund, Molde og Kristiansund som har relativt flest utskrivningsklåre pasientar. Det kan synes å vere ei positiv utvikling når det gjeld tal på utskrivingsklare pasientar frå Kristiansund og Molde kommune i siste tertial. Ein vonar også at 100% bredding av elektronisk meldingssystem «KOM UT» kan føre til ein reduksjon i avviket mellom tal på registrerte døgn og fakturerte døgn for utskrivingsklåre pasientar Reinnleggelser Reinnleggelser somatikk 2014 Antall pasienter 1. tertial tertial tertial Samlet Mønsteret hos oss viser store variasjoner mellom sjukehusa. Utviklinga er stabil. Reinnleggingar førekjem i hovedsak hyppigst ved medisinsk avdeling.

60 Økonomi 1.1 Resultat Innledning hovedårsak til evt avvik Helse Møre og Romsdal har budsjettert med eit overskot på 67,2 mill. kroner i hht. til resultatkrav frå eigar gitt i sak 83/13 Inntektsfordeling og aktivitet Resultatkravet skal nyttast til finansiering av investeringar, innbetaling av eigenkaptialinnskot i KLP samt sparing knytt til lågare pensjonskostnader. Ved budsjettering av pensjonskostnader for 2014, er aktuarutrekning frå juni 2013 lagt til grunn. Det har kome ny aktuarutrekning i 2014 som viser høgare pensjonskostnader, men helseføretaka har fått melding om å rekneskapsføre pensjonskostnader lik budsjett inntil vidare i Styret handsama budsjettet for 2014 i sak 80/13 Budsjett 2014 og sak 11/14 Budsjett Det er framleis uspesifiserte tiltak i budsjettet for Hittil i år er det eit samla negativt avvik frå budsjettet på 66,5 mill. kroner. Resultatet for juni synte eit negativt avvik frå budsjett på heile 24,1 mill. kroner, medan resultata for juli og august «berre» synte negative avvik frå budsjett på hhv 2,8 og 1,5 mill. kroner. Det er naturleg å se desse tre månadene samla, særleg når det gjeld avvik knytt til varekostnader og andre driftskostnader. Det er det gjort nærare greie for resultatet under Inntekter I 2014 har HMR budsjettert med til saman 5,152 mrd kroner i inntekter. Av dette utgjer basisramma inkl særfinansiering 3,286 mrd kroner (64%) og dei pasientrelaterte inntektene 1,732 mrd kroner (34%). Hittil i år er det eit positivt avvik på inntektssida på 5,4 mill. kroner. Iom at det er ein svikt i DRG-aktiviteten hittil i år, er det følgelig og ein svikt i DRG-inntektene på om lag 15 mill. kroner. Dei aktivitetsbaserte inntektene knytt til psykisk helsevern for vaksne og rusbehandling er tilnærma i balanse med budsjett. Det er eit positivt avvik knytt til inntektene frå laboratorie- og røntgenverksemda og psykisk helsevern for barn og unge. Vi har og positivt avvik knytt til ulike tilskot og refusjonar, men desse må sjåast i samanheng med ikkje-budsjetterte kostnader, mellom anna knytt til utprøving av kreftmedikament Varekostnader I 2014 har HMR budsjettert med til saman 803 mill kroner i varekostnader. Av dette utgjer varekostnader knytt til aktiviteten 576 mill. kroner (72%), medan «kjøp av fremmedytelse frå annan offentleg verksemd» utgjer om lag 197 mill. kroner (25%). Dette er hovudsakeleg gjestepasientkostnader, fylkesandelar og tilskot til ø-hjelpsplassar i kommunane. Hittil i år er det eit negativt avvik knytt til varekostnader på 23,7 mill. kroner, det negative avviket i august var på 3,7 mill. kroner. For dei tre sommarmånadene samla er det dermed eit samla negativt avvik på over 12 mill. kroner for varekostnader. Avviket er i all hovudsak knytt til legemidlar, laboratorierekvisita og behandlingshjelpemidlar.

61 1.1.4 Lønnskostnader I 2014 har HMR budsjettert med til saman 3,417 mrd kroner i lønskostnader. Av dette utgjer løn til ansatte inkl overtid og ekstrahjelp 2,582 mrd kroner, medan arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader utgjer 928 mill. kroner. Det er vidare budsjettert 130 mill. kroner i refusjon sjukeløn. I budsjettet for 2014 har det vore eit mål å budsjettere faste lønskostnader inkl faste tillegg så realistisk som mogeleg. Til og med mai månad hadde HMR eit positiv avvik frå budsjett knytt til lønskostnadene på 1,8 mill. kroner. I juni var det eit negativt avvik på 11,7 mill. kroner knytt til lønskostnadene, medan lønnskostnadene i juli var på nivå med budsjettet. I august er det eit positivt avvik på lønskostnadene på 4,7 mill. kroner, noko som i hovudsak skuldast meirinntekter knytt til sjukelønsrefusjon. Nokoe av dette gjeld juni og juli. Ved utgongen av august er det eit akkumulert negativt avvik på lønskostnadene på 5,6 mill. kroner. Dette er knytt til variable lønskostnader som overtid og ekstrahjelp. Sjukelønsrefusjonen ligg over budsjettert nivå Andre driftskostnader I 2014 har HMR budsjettert med til saman 861 mill kroner i andre driftskostnader. Inkludert i dette talet ligger pt -87 mill. kroner i uspesifiserte tiltak. Alle uspesifiserte tiltak er førebels budsjettert på konto 7901 i årets budsjett, og periodisert med 1/12 (7,250 mill. kroner) kvar månad. Kontogruppene «andre driftskostnader» består mellom anna av avskrivninger, transport- og pasientreisekostnader, kommunale avgifter, energi, drift- og vedlikehald av bygg, eksterne tenester, reisekostnader, forsikringar med mer. Hittil i år er det eit rekneskapsmessige negativt avvik knytt til uspesifiserte tiltak på 58 mill. kroner. Når ein held dei uspesifiserte tiltaka utanfor, er det ei innsparing på andre driftskostnader på om lag 13 mill. kroner ved utgongen av august. I juni var det eit negativt avvik på vedlikehaldspostane på om lag 4 mill. kroner, medan det i juli og august var ei samla innsparing knytt til dei same postane på om lag 7 mill. kroner Finansposter I 2014 har HMR budsjettert med 8,3 mill. kroner i finanskostnader og 4,8 mill. kroner i finansinntekter. Det er ei innsparing i netto finanskostnader på om lag 2,3 mill. kroner ved utgongen av august. Tabell nr 1: Resultatavvik pr og hittil i år Denne periode Resultat 2014 (Tall i tusen) Sum Hittil i år Resultat Budsjett Avvik Resultat Budsjett Avvik 3 Inntekter Varekostnader Lønnskostnader ,7,9 Andre driftskostnader Finansposter Sum - korrigert for pensjon

62 1.2 Prognose Tabell nr 2: Prognose pr Prognose - Prognose - Endring - Avvik - Prognose 2014 forrige denne denne Budsjett Budsjettprognose (Tall i tusen) periode periode periode Inntekter Sum 4 Varekostnader Lønnskostnader ,7,9 Andre driftskostnader Finansposter Avvik knyttet til ny aktuarberegning 0 Sum - korrigert for pensjon Vi korrigerte ikkje prognosa ved rapporteringa i juni og juli. På bakgrunn av driftssituasjonen når vi ser dei tre sommarmånadene under eit, vel vi å forverre prognosa med om lag 17 mill. kroner ved denne rapporteringa; frå 63 mill. kroner til 80 mill. kroner i negativt avvik frå budsjett. Utviklinga i juli og august var positiv i høve juni, men ut frå ei heilskapleg vurdering av situasjonen, status for tiltaksoppnåing hittil i år og vurdering av budsjettsituasjonene for resten av 2014, ser vi at det ikkje er realistisk at vi skal gå i balanse eller betre alle dei fire siste månadene. Det jobbes kontinuerleg med implementering av tiltak, og etterkvart forventar vi at det som pr i dag er budsjettert som uspesifiserte tiltak på klinikknivået, vil gje positive avvik på andre hovudpostar, hovudsakeleg lønskostnader. 1.3 Arbeid med tiltak for økonomisk balanse Budsjettet for 2014 vart vedteke med spesifiserte tiltak på klinikk-nivået på over 100 mill. kroner (DRG-aktivitet omrekna til 50% DRG-refusjon). Som det går fram av tabellen under er over halvparten av tiltaka knytt til auka aktivitet. Dette heng igjen saman med måla om å oppfylle kravet til aktivitet gitt i sak 83/13 Inntektsfordeling og aktivitet innan både somatikk og psykisk helsevern, samt mål om auka inntekter innan laboratorie- og billeddiagnostikkverksemda. Andre tiltak som har stort fokus i fleire av klinikkane er målet om å redusere innleige av sjukepleiarar og legar, samt målet om å redusere variable lønskostnader, hovudsakeleg overtidskostnader. Det er og eit mål å hente ut gevinstar knytt til nye og betre innkjøpsavtalar, samt å redusere varekostnader knytt til auka avtalelojalitet og generell strammare vurdering av behov. Det er innført eit relativt detaljert tiltaksoppfølgingsregime i helseføretaket fra 2014, som supplement til den løpande økonomirapporteringa fra klinikkane. Som det går fram av tabellen under, er det hittil i år ein samla tiltaksoppnåelse på 71 % på dei tiltaka som er innarbeidd i budsjettet. Samstundes er det som rapportert eit netto avvik frå budsjett på 66,5 mill. kroner etter åtte månader. Av dette utgjer det som framleis ikkje er spesifisert av tiltak om lag 58 mill. kroner. Nye tiltak som det jobbes med er samla sengekapasitet, og det arbeidast og med å auke kapasiteten i poliklinikkane, mellom anna for å auke den elektive verksemda knytt til innlagde pasientar, samt å redusere ventetid og talet på fristbrot. Styret gjorde og vedtak om nye tiltak i møtet 11. juni.

63 Tabell nr 3: Tiltak for økonomisk balanse Tiltak for økonomisk balanse (tall i tusen) Tiltak nr Kort Beskrivelse Økonomisk effekt - Planlagt (kr) Helårseffekt Økonomisk effekt - Planlagt (kr) 2014 Økonomisk effekt - Planlagt (kr) Hittil i år Økonomisk effekt Realisert (kr) Hittil i år 1 Økt aktivitet Reduserte varekostnader Redusert innleie Reduserte lønskostnader Andre reduserte kostnader SUM % Avvik (kr) 1.4 Likviditet Pr utgangen av april hadde HMR en trekk på kassekreditten på 98,5 mill. kroner. Limiten i 2014 er satt til 450 mill. kroner. Helse Møre og Romsdal har ikke fått et krav til nedbetaling av driftskreditt for I samband med arbeidet med langstidsbudsjett for perioden er det gjennom resultatkravet lagt en plan for nedbetaling av driftskreditt. 1.5 Investeringer pr tertial Investeringsbudsjett sak 05/14 Investeringsprognose HMR Avvik budsjett - prognose Påløpt 2. tertial 2014 Gjenstående investering 2014 Bygg/HMS Tiltak ved Molde sjukehus Sammenslåing intensivenheter Molde sjukehus Ny dagkirurgi ved Ålesund sjukehus Ny AMK-sentral Ålesund sjukehus/nødnett Oppgradering boligblokker Ålesund Ny strålebunkers Ålesund sjukehus Andre bygningsmessige prosjekt MTU inkl overheng MTU/bygg EK-innskudd Sum Ny MR i Ålesund - egen regional bevilgning Tabellen over viser investeringar for I høve til dei investeringsprosjekta som var sett i gang/planlagt ved nyttår har vi ein investeringsprognose som ligg ca 10 mill. kroner over tildelt ramme. Ved årsskiftet ba Helse Møre og Romsdal om å få overført 83 mill. kroner i likviditet knytt til ulike prosjekt som allereie var planlagt eller igangsett. Dette gjaldt til dømes strålebunkers i Ålesund, oppgradering Åsebøen, ny MR i Molde, nytt overvakningsanlegg i Kristiansund og diverse utstyr bestilt i 2013, men ikkje levert før nyttår. I styresak 05/14 Resultat og investeringsbudsjett (HMN) fikk Helse Møre og Romsdal ei investeringsramme på 190 mill. kroner. Inkludert i ramma til investeringar var overførte midlar tilsvarande 43 mill. kroner frå 2013, altså ein differanse på ca 40 mill. kroner i høve til det som var meldt inn som behov for overføring.

64 Differansen mellom allereie igansette prosjekt frå 2013 og ei lågare overført likviditetsramme enn behovet gjer at det i investeringsbudsjettetet for 2014 ikkje er «ledige» midlar til nye investeringar i mellom anna HMS-tiltak og medisinsk-teknisk utstyr. Helse Møre og Romsdal har ein gamal utstyrspark der over 30% av utstyret er over 10 år gamalt. Dette medfører at ein del utstyr må erstattast grunna samanbrot eller at det ikkje finns reservedelar for reparasjon. Til no i år har vi erstatta utstyr for ca 9 mill. kroner som følgje av samanbrot. Dette har vore naudsynt for å halde drifta i gang. Det forventast tilsvarande tal for det siste tertialet. Der det er hensiktsmessig forsøker vi so langt som råd å lease utstyr. Situasjonen innanfor området er vanskeleg. Det forventast at alle investeringsmidlane for 2014 vil bli nytta inneverande år. Overskriding av investeringsramma kan knyttast til erstatning av medisinteknisk utstyr for å halde pasientbehaldninga oppe. Det visast forøvrig til tett dialog med HMN om utfordringene knytt til investeringsbehovet i Helse Møre og Romsdal.

65 2 HR 2.1 Bemanning/innleie Tabell nr 10: Bemanning pr Bemanning 2014 (Brutto månedsverk utbetalt) Totalt Denne periode Faktisk Budsjett Avvik Hittil Endring - forrige år Faktisk Budsjett Avvik (10) (2) Fravær (17) Netto månedsverk utbetalt Bemanning og forbruk av timar i august ligg 2 brutto månedsverk lågare enn nivået i august Begge tala er inkludert dei månedsverka som vart flytta frå Rusforetaket til HMR frå 1. januar For august ligg vi 10 årsverk lågare enn budsjett. Hittil i år ligg vi likevel over budsjettert nivå for månadsverk, og også over tilsvarande tal for same periode i Bruken av overtid og meirtid er redusert med timar samanlikna med forbruk pr. august Redusert bruk av meirtid og overtid er eit planlagt tiltak. Tabell nr 11: Innleie pr Innleie 2014 Fra byrå Denne periode Faktisk Budsjett Avvik Hittil Endring - forrige år Faktisk Budsjett Avvik Det er ein kostnad på 3,821 mill kroner for innleige av vikarar frå byrå i august. Budsjettet var på 4,393 mill. kroner. Avdelingane sin bruk av innleige av vikarar frå byrå er redusert med om lag 1,4 mill. kroner samanlikna med same periode i Deltid Tabell nr 12: Deltid pr Deltid 2014 Denne periode Des 2010 Endring Mål Avvik Gjennomsnittlig stillingsandel 88,6 % 87,2 % 1,4 % 89,8 % -1,1 % Korrigert gjennomsnittlig stillingsandel 88,8 % Andel deltid 35,3 % 39,9 % -4,6 % Korrigert andel deltid 35,1 % Det er i august ein andel deltid på 35,1 %. Målet for 2014 er andel deltid på 34 %. Den gjennomsnittlege stillingsstorleiken var i mars på 88,6 %. Målet er 90 % i år. Det er starta eit arbeid for å få registrert alle deltidstilsette riktig i vårt ressurssystem. 2.3 Sykefravær Tabell nr 13: Sykefravær pr Netto sykefravær (%) 2014 (_SE) Egenmelding (_SS) Sykemelding Samlet for foretaket: Denne periode Hittil Faktisk Forrige år Endring Faktisk Mål Avvik 1,0 % 1,0 % 0,0 % 1,2 % 5,9 % 5,8 % 0,1 % 6,5 % 6,9 % 6,8 % 0,1 % 7,7 % 7,0 % 0,7 %

66 Sjukefråveret for august i Helse Møre og Romsdal var på 6,9 prosent. Dette er 0,1 prosentpoeng over august Tal for akkumulert sjukefråver er 7,7% hittil i år, mot 8,0 % etter same periode i Vårt mål er 7,0 %. 2.4 Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser HR-kuben syner 3296 avvik i august. Det er fortsatt betydelig mange registreringsfeil RSsystemet for tal arbeidstidsavvik, men tala kan tyde på at vi får effekt av opprettingar. 3 Generell vurdering Budsjettet for 2014 er svært stramt, og styret har vedteke eit budsjett med uspesifiserte tiltak for å oppnå resultatkravet på 67,2 mill. kroner i Som gjort greie for tidlegare i saka, har vi forverra den negative prognoa ved denne rapporteringa til 80,2 mill. kroner dårlegare enn budsjett. Det er sett i gong eit omfattande omstillings-og effektiviseringsarbeid i klinikkane, med fokus på gode arbeidsprosessar, aktivitet og bemanning. Dette er eit langsiktig arbeid, men vil venteleg bidra til at klinikkane i større grad enn i 2013 kan halde drifta innanfor tildelte rammer.

67 Saksframlegg Strategisk tilnærming - budsjett 2015 Saksnr. Utvalsnamn Møtedato Sak 2014/52 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22.september 2014 Saksbehandlar: Heidi Anita Nilsen Arkivreferanse: 2014/3368 Forslag til vedtak: Styret sluttar seg til dei strategiske innrettingane i budsjettarbeidet for 2015 slik det går fram av administrerande direktør sitt saksframlegg. Ålesund, 16. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør

68 2 Saksutgreiing: Innleiing Vi viser til sak Sak 2014/41 «Langtidsplan/langtidsbudsjett (LTP/LTB) Helse Møre og Romsdal » kor mellom anna utfordringsbilete for komande 5 årsperiode vart skissert. Styret i Helse Møre og Romsdal gjorde følgjande vedtak i saka: 1. Styret legg eigar sine føringar til grunn i LTP/LTB. 2. Styret ser at utfordringsbiletet for Helse Møre og Romsdal er svært stor i langtidsplan/langtidsbudsjettet for perioden Utfordringsbiletet vil krevje store omstillingar. Styret ber om at hovudfokuset i arbeidet framover skal vere: Kvardagseffektivisering og betring av arbeidsprosessar Omleggingar i drifta der styringsdokument og føretaksprotokollar er retningsgjevande Vi viser også til styresak i Helse Midt-Norge RHF 46/14 «Langtidsplan og -budsjett » Det regionale styret understrekar at kvalitet og pasientsikkerheit og økonomisk berekraft er sett som hovudpilarane i føretaksgruppa sin strategi for perioden. Psykisk helsevern skal auke meir enn somatisk sektor på regionsnivå. Det blir lagt til grunn at veksten skjer ved distriktspsykiatriske sentra og innan psykisk helsevern for barn og unge. Det regionale styret har vedteke ei årleg effektivisering minst på nivå med tidlegare. Styret legg til grunn at dette kravet vil auke i langtidsperioden for at føretaksgruppa skal ha tilstrekkeleg kraft til omstilling og fornying. Føretaket sine eigne planer og prioriteringar vil gje nye krav til omstilling og effektivisering utover dette. Førebelse budsjettrammer for 2015 Vedtak i Helse Midt-Norge RHF, sak 46/14 legg sentrale føringar for budsjett 2015 og gir ei førebels inntektsfordeling for 2015 med utgangspunkt i vedtekne føresetnader for langtidsperioden og data for forbruk og pasientstraumar. Tabellen under viser førebelse rammar frå HMN for særfinansiering, basisramme, kvalitetsbasert finansiering og resultatkrav for 2015 samanlikna med Førebelse budsjettrammar og resultatkrav for 2015 samanlikna mot Alle tal i 1000 Bud 2014 LTB 2015 Endring Særfinansiering Særfinansiering TSB Basisramme somatikk og PH Kvalitetsbasert finansiering (KBF) Sum basis, særfinansiering og KBF Resultatkrav Endrede driftsrammer Som det kjem fram i tabellen over er det ein nedgang i førebelse driftsrammer for 2015 tilsvarande 33,6 mill. kroner for Helse Møre og Romsdal HF. I tillegg kjem meirforbruk i høve budsjett Helse Midt-Norge RHF legg opp til at sak om inntektsfordeling og resultatkrav blir lagt fram for styret i HMN RHF 6. november. Investeringsbudsjettet er først tenkt behandla i styremøte i februar i RHF et. Økonomisk bilete pr Ved utgangen av august 2014 har helseføretaket eit negativt driftsresultat på 29,3 mill. kroner og eit negativt avvik mot budsjett på 66,5 mill. kroner. Ved endeleg budsjetthandsaming i februar 2014 sto det att uløyste utfordringar tilsvarande 87 mill. kroner. Akkumulert avvik pr. august 2014 speglar langt på veg utfordringa som stod igjen ved budsjetthandsaminga i februar. Det er sett i verk langsiktige prosessar i føretaket for å sikre gode arbeidsprosessar og god pasientflyt. Som nemnt i tidligare styresaker er dette eit langsiktig arbeid som ikkje gjev umiddelbar effekt i det økonomiske resultatet. Vi har ei klar forventning om at dette vil ha positiv innverknad på resultatet i haust og for Vi viser også til styresak 2014/42 der det vart oppsummert at vi ville arbeide vidare med desse tiltaka:

69 3 Kvardagseffektivisering/forbetringsarbeid gjennom betre arbeidsprosessar. Dreiing av verksemda frå inneliggjande behandling til dagbehandling og poliklinisk drift. Dette vil redusere behovet for senger. Som dermed medfører: 1. Ei ytterlegare samanslåing av sengepostar 2. Etablering av 5-døgn-sengepostar Reduksjon av vaktberedskapen på helg Reduksjon i stab/støtte/leiarfunksjonar. Strategisk tilnærming til budsjett 2015 I styremøte i juni vart det bedt om ei eiga budsjettsak til styret i september der ein drøftar strategiske tilnærmingar til budsjett Mange av føringane for budsjettarbeidet er allereie lagt frå Helse Midt-Norge RHF. Gjennom Helse Midt-Norges strategi 2020 skal føretaket ha fokus på Betre pasientsikkerheit og kvalitet Effektivisere drifta for å sikre økonomisk handlingsrom Forslaga til prioriterte utviklingsområde og prioriterte investeringar i bygg, IKT og MTU skal bidra til at føretaksgruppa realiserer begge hovudstrategiane. Prioriterte utviklingsområde i langtidsbudsjettet til Helse Midt-Norge RHF er mellom anna forsking og innovasjon, psykisk helsevern, tverrfagleg spesialisert rusbehandling (TSB), fritt behandlingsval og klinisk farmasi. Viser også til sak 46/14 HMN for nærare omtale. Helseføretaket har også nokon naudsynte forpliktingar lokalt som vi må setje av midlar til. Desse vart skissert i sak 2014/41 «Langtidsplan/langtidsbudsjett (LTP/LTB) Helse Møre og Romsdal ». Kort oppsummert gjaldt dette auka kostnader tilsvarande 24,6 knytt til ø-hjelpstilbod i kommunane, auka IKT kostnader og heilårseffekt av etablering av senger til rusomsorg ved DPS Kristiansund. I tillegg vart det foreslått ei auke i løyvinga til forsking på 2 mill. kroner. Som skissert over viser førebelse rammefordelingar for 2015 at helseføretaket må redusere driftsnivået med ytterlegare 33,6 mill. kroner i tillegg til naudsynte forpliktingar for Dette betyr at Helse Møre og Romsdal har om lag 60 mill. kroner mindre til eksisterande drift i 2015 enn i I tillegg kjem eit for høgt driftsnivå for Dette betyr enda sterkare prioriteringar for korleis vi skal nytte ressursane på ein best mogleg måte. I langtidsbudsjettet skisserte vi ein vanskeleg situasjon innan investeringsområdet både når det gjeld medisinsk-teknisk utstyr, basisutstyr og bygningsmessige tilpassingar. For å få til ei effektiv drift er det heilt naudsynt å frigjere kapital til investeringar i Dette må minst vere på nivå med vedteke resultatkrav. Kvart år kjem det ut ein SAMDATA rapport som inneheld informasjon om utviklinga i ressursinnsats i spesialisthelsetenesta, bruk av tenestene og utnytting av ressursane både for somatisk behandling, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Vi vil under presentere nokre samanlikningstal som kan vere gode å ha med som eit bakteppe. Kostnadsindeks Helseforetak Endring i kostnad per DRG-poeng Kostnadsendring Aktivitetsendring Kostnadsindeks Helse Midt-Norge -0,6 0 0,7 1,03 TOTALT -0,7-0,1 0,5 1,00 Helse Møre og Romsdal 0-0,4-0,4 0,99 St Olavs Hospital -1,2 0 1,1 1,07 Helse Nord-Trøndelag -0,3 1,2 1,5 0,99 Helse Møre og Romsdal har ein kostnad pr. DRG-poeng som ligg lågast i Helse Midt-Norge, men berre 87 kroner lågare enn Helse Nord-Trøndelag. HMR har ein kostnadsindeks på 0,99, medan snittet for landet er på 1. Det er fleire helseføretak som det er naturleg å samanlikne seg med som har ein langt lågare kostnadsindeks enn Helse Møre og Romsdal HF. Det kan difor tyde på at helseføretaket har eit potensiale for effektivisering, slik det vart presentert i desemberstyremøtet i lys av benchmarkingsarbeidet gjennomført av Deloitte. Sjukehusforbruket i Møre og Romsdal har i mange år vore høgt samanlikna med snittet i Midt Norge. Nye tal for 2013 viser at forbruket av somatiske helsetenester har gått ned frå 2012 til Nedgangen ser ein både innan døgnopphald og dagopphald, medan talet på polikliniske konsultasjonar har auka. Grafen under viser talet på DRG-poeng pr innbyggjarar korrigert for behovsforskjellar i «Magnussenmodellen». Dette har vore ei ønska utvikling frå Helse Midt Noreg si side.

70 4 Forbruksrate DRG-poeng pr innbyggjarar Vi har i SAMDATA-rapporten spesielt merka oss at HMR framleis ligg høgt i årsverk ved somatiske sjukehus pr innbyggjarar korrigert for pasientstraumar. Totalt har vi 14,6 årsverk pr innbyggjarar, medan snittet i landet ligg på 13,7 årsverk. Det same gjeld når vi ser nærare på sengefaktoren målt som tal effektive senger pr innbyggjarar korrigert for pasientflyt. HMR har 2,3 senger pr innbyggjarar, medan talet for landssnittet ligg på 2,1 senger. Dette tyder på at vi kan ha ein noko høg kapasitet på tilgjengelege senger for befolkninga vår. Forbruket vi viser til både på personell og senger, gjeld forbruk frå pasientar busett i Møre og Romsdal både ved eigne sjukehus og ved sjukehus utanfor helseføretaket. Vi har også sett på kostnadsfordelinga mellom somatikk og psykisk helsevern. Grafen under viser korleis denne fordelar seg i Helse Midt-Norge. Som ein kan sjå av grafen går om lag 21% av kostnadene til psykisk helsevern i Helse Møre og Romsdal. Dette er 0,4 prosentpoeng høgare enn snittet for landet. Kostnadsfordeling mellom somatikk og psykisk helsevern Tal for produktivitet innan psykisk helsevern barn og unge og psykisk helsevern vaksne, kan tyde på at vi har eit aktivitetspotensiale innan den polikliniske verksemda vår. Både når det gjeld konsultasjonar pr. fagårsverk og pasientar pr. fagårsverk ligg HMR under landssnittet og snittet for Helse Midt-Norge. Dette gjeld både for barn og vaksne. For barn har vi avdekka at registreringspraksisen har vore ulik i helseføretaka, noko som gir seg utslag i rapporten. Det vart på slutten av 2013 gjort eit arbeid for å rette opp dette, slik at helseføretaka frå 2014 har lik registrering. Ulik registeringspraksis kan forklare noko av avvika våre knytt til aktiviteten innan psykisk helse for barn og unge. Helse Møre og Romsdal HF har førebels fått ei auke i bestillinga på DRG-poeng for neste år på 343 DRG poeng. Dette betyr at i bestillinga til føretaket ligg det ei klar forventning om at effektivisering skal skje gjennom kostnadsreduksjonar samstundes som pasientaktiviteten blir oppretthalde. I lys av at vi innan fleire fagområde ikkje oppfyll fristane for ventetid og kravet om null fristbrot, må aktiviteten oppretthaldast.

71 5 For å nå krava frå eigar både knytt til kvalitet, aktivitet og økonomi må helseføretaket drive meir effektivt enn i dag. SAMDATArapporten for 2013 viser på same måte som for tidlegare år, at vi har eit potensiale samanlikna med andre samanliknbare føretak. Dersom vi skal lukkast med å ta ut dette potensiale, må vi redusere i tal senger samstundes som vi reduserer tal stillingar. Dette betyr at dei punkta som styret gjorde vedtak om i junistyremøtet, er rette vegen å gå for å redusere kostnadane framover. Vi vil derfor arbeide vidare med utgangspunkt i tiltaka nemnt tidlegare i denne saka og som vart skisserte i sak 2014/41. M.o.t. krav knytt til styrking av TSB, vil fokuset vere å etablere russenger ved DPS Kristiansund. Innan psykisk helevern har vi auka den polikliniske aktivteten monaleg så langt i år. Dette er svært bra samstundes som det har vore heilt nødvendig. Framleis må fokuset vere at vi minst skal kome på landssnittet for 2014 og 2015 med omsyn til tal pasientar og konsultasjonar pr. fagårsverk. Vidare satsing på ambulant verksemd er også ei målsetting i arbeidet framover. Nøkkelen for å lukkast med målsettingane innan psykisk helse, er likevel at vi klarer å rekruttere nødvendig spesialisert personell. Dessverre er delar av drifta vår i dag for avhengig av innleige av legespesialistar. Dette gjer tenesta sårbar og lite forutsigbar for både pasientar, det faste personalet og økonomien vår. Budsjettkalender Vi går ein hektisk haust i møte der det er naudsynt å jobbe parallelt med både utviklingsplanen og budsjettet for I desember 2014 skal det gjerast val rundt tomteplassering av nytt sjukehus i Nordmøre og Romsdal. Dette vil ha hovudfokus i styremøtet i desember. Det er difor ei målsetting at slutthandsaminga av budsjett 2015 blir lagt fram for styret allereie i november. Tabellen nedanfor viser ein førebels kalender for budsjettarbeidet framover. Dato Aktivitet 22.sep Styremøte HMR 08.okt Statsbudsjett okt Direktør og styreledersamling. Statsbudsjett 2015 og utfordringsbilete HMN 23/24. okt Dialogmøte med HMN. Drøfting av tiltak og utfordringsbilete 27.okt Styremøte HMR 06.nov Inntektsfordeling og resultatkrav leggjast fram for styret i RHF 21.nov Styremøte HMR. Endeleg budsjetthandsaming 16.des Frist leveranse av resultatbudsjett 2015 til HMN 06.feb Resultat- og investeringsbudsjett 2015 leggjast fram for styret i RHF

72 Saksframlegg Avslutning av tilsyn - Psykisk helsevern for barn og unge Fylkesmannen i Møre og Romsdal Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2014/53 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Vidar Hagerup Arkivreferanse: 2013/230 Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF seier seg nøgd med arbeidet som er gjort i avdeling for psykisk helsevern for barn og unge for å lukke dei avvika som er avdekka gjennom tilsyn frå fylkesmannen i Møre og Romsdal. Styret tar fylkesmannen si avslutning av tilsynet til vitande. Ålesund, 11. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør Vedlegg: - Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal datert «Avslutning av tilsynet Psykisk helsevern barn og unge barne og ungdomspsykiatrisk poliklinikk Helse Møre og Romsdal HF «

73 2 Saksutgreiing: Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomførte tilsyn med psykisk helsevern for barn og unge ved Helse Møre og Romsdal HF, BUP Molde mai 2013 og BUP Volda juni I tillegg har samtlige BUP poliklinikkar i helseføretaket gjennomført eigenvurderingar innanfor tema for tilsynet. Det vart gjennom tilsynet ved BUP Molde og i alle eigenvurderingane avdekka avvik, men tilsynet har gjennom oppfølgingsarbeidet erfart at det er tatt grep og utarbeidd styrande dokument på viktige område innan tema for dette tilsynet. Samla leiargruppe har etter gjennomgang av eit heilheitleg bilete av avdelinga satt i verk ein konkret gjennomgang av intern tverrfagleg utredningsprosess og har satt fokus på intern tverrfagleg samhandling for å kunne ta ut reserver på kvalitet og ressursar. Avdelinga har satt i verk eit prosjekt for betring av pasientflyten internt gjennom god planlegging. Dette er gjort i samarbeid med fagkonsulent frå Helse Midt Norge. Prosjektet er forventa avslutta i slutten av oktober 2014 med rapport til leiargruppa i avdelinga. Fylkesmannen i Møre og Romsdal finn at tiltaka som er gjennomført innan psykisk helsevern for barn og unge i HMR er hensiktsmessig for å lukke avvika og vil på bakgrunn av tilbakemeldingane avslutte tilsynet.

74

75

76 Saksframlegg Styrets erklæring om fastsetting av lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2014/54 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Olav Finnøy Arkivreferanse: 2011/36 Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF ber om at føretaksmøte gjev si tilslutning til styrets erklæring om fastsetting av løn og anna godtgjersle til leiande tilsette, og at vedtak innarbeides i note til eige styresak om årsrekneskap og styrets årsberetning for Ålesund, 11. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør

77 2 Saksutgreiing: Gjeldende forutsetninger Helse Møre og Romsdal HF definerer personar som inngår i administrerande direktør si leiargruppe som leiande tilsett. Det inneberer følgjande stillingar: Administrerande direktør, ass. adm. direktør, fagdirektør, økonomidirektør, personaldirektør, kommunikasjonsdirektør og klinikksjefar. Lønn og godtgjering til administrerande direktør er behandla og fastsett av styret i styresak HMR 2013/44. Lønn og godtgjering til øvrige leiande tilsette er gjort administrativt. Lønnsjusteringar er gjennomført etter øvrige lønnsforhandlingar i helseføretaket med verknadsdato frå 1. januar 2013, med unntak av klinikksjefar som er tilsett etter 1. oktober Retningsliner for 2014 Til grunn for Helse Møre og Romsdal sine retningsliner ligg mellom anna generelle retningsliner for tilsettingsvilkår for leiarar i statlege føretak og selskap (fastsett av Regjeringa Stoltenberg II ) der hovudprinsippet er at leiarlønningane i føretaket skal vere konkurransedyktige, men ikkje lønnsleiande samanlikna med tilsvarande selskap/føretak. Føretaket skal bidra til moderasjon i leiarlønningane. Fastsetting av basislønn Ved fastsetting av basislønn skal følgjande kriteria leggast til grunn: - Lønnsutviklinga i Helse Midt-Norge generelt - Lønnsutviklinga i samanliknbare stillingar - Resultatvurderingar i forhold til dei mål og krav styret har sett Dette inneberer at årlege leiarlønnsjusteringar ikkje skal skje før dei årlege tariffoppgjera i spesialisthelsetenesta er avslutta. Lønnsjusteringane gjeld frå 01.januar 2014 for heile leiargruppa.

78 Saksframlegg Oppnemning av valstyre for val av tilsetterepresentantar til styret Saksnr Utvalsnamn Møtedato Sak 2014/55 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Hilde Amundsen Flø Arkivreferanse: 2011/36 Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF oppnemner følgjande til valstyret for val av tilsetterepresentantar til styret: Representant frå Norsk Sykepleierforbund Representant frå Den norske Legeforening Frå Fagforbundet Torunn Michaelsen Hoel Representant for ledelsen Frank R. Malme Representant for ledelsen Hilde Amundsen Flø Administrasjonen skal ha ansvar for sekretariatsfunksjonen. Ålesund, 17. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør Vedlegg: 1. Brev frå Helse Midt-Norge RHF datert om oppnevning av valgstyre. 2. Prosedyre for valg av ansatterepresentanter til RHF og HF-styrene i Helse Midt-Norge

79 2 Saksutgreiing: Nummerert vedlegg som følger saken: 1. Brev fra Helse Midt-Norge RHF om oppnevning av valgstyre 2. Prosedyre for valg av ansatterepresentanter til RHF og HF-styrene i Helse Midt-Norge. Vedlegg og andre saksdokumenter Utrykte vedlegg i saksmappen nr 1287: (HOD) Forskrift til helseforetakslovens bestemmelser om de ansattes rett til representasjon i regionale helseforetaks og helseforetaks styrer. Gjeldende forutsetninger Lov om helseforetak m.m (Helseforetaksloven) Lov Paragraf 21, 22, 23 og nr 1287: (HOD) Forskrift til helseforetakslovens bestemmelser om de ansattes rett til representasjon i regionale helseforetaks og helseforetaks styrer. Diverse supplerende lovbestemmelser se prosedyre Prosedyre for Valg av ansatterepresentanter til RHF og HF-styrene i Helse Midt-Norge Bakgrunn I henhold til overnevnte lov og forskrift skal det velges ansatterepresentanter med to års funksjonstid til styret i Helse Midt-Norge RHF og til styrene i de lokale helseforetakene. Faktiske opplysninger Ved kgl. Res. av 15. november 2002 er det gitt forskrifter om de ansettes rett til representasjon i regionale helseforetaks- og helseforetaks styrer. Forskriftene er gitt med hjemmel i Lov om helseforetak. Etter forskriftene skal det opprettes valgstyrer som skal ha ansvaret for gjennomføring av valgene. I Protokoll fra foretaksmøte i Helse Midt-Norge RHF kl. 09:30 Sak 3 Valg av styremedlemmer, 2. avsnitt, siste setning sies det: «.det skal velges tre medlemmer av og blant de ansatte til styret ved neste ordinære valg.» I styresak 9/2014 Oppnevning av valgkomite til nye helseforetakstyrer ble det besluttet å redusere antall ansattevalgte representanter i helseforetaksstyrene i tråd med at antall eieroppnevnte representanter ble redusert. I henhold til vedtak i saken skal det velges tre ansatterepresentanter til de tre sykehusforetakene, og til Sykehusapotekene i Midt-Norge HF skal det velges to ansatterepresentanter. I mars 2013 ble det gjennomført valg av de nåværende ansatterepresentantene i alle daværende helseforetak og Helse Midt-Norge RHF. Disse tiltrådte i mai I styresak 32/2014 Valgkomiteens forslag til oppnevning av nye helseforetaksstyrer for , ble det besluttet å flytte tidspunkt for når nye styrer skal tre i kraft. Her ble det vedtatt at nye representanter skal utnevnes fra 1. mars i stedet for 1. mai. Dette er innarbeidet i oppdatert prosedyre for valg av ansatterepresentanter, slik at fra 2015 skal nye ansatterepresentanter tre inn i styrene fra 1. mars.

80 Valgstyret: For å gjennomføre valg av ansatterepresentanter skal det oppnevnes et valgstyre bestående av minst tre personer med stemmerett, hvorav en leder og en nestleder. De ansatte og foretakets ledelse skal ha minst en representant hver i valgstyret. Foretakstillitsvalgte hadde frist mandag 15. september kl.16:00 til å fremme forslag på medlemmer til valgstyret. Følgende er foreslått: Representant for Norsk Sykepleierforbund Representant for Den norske legeforening Fagforbundet v/ foretakstillitsvalgt Hilde Furnes Johannessen foreslår Torunn Michaelsen Hoel, hovedtillitsvalgt Ålesund sjukehus. Administrasjonen for Helse Møre og Romsdal HF foreslår: Frank R. Malme og Hilde Amundsen Flø som ledelsens representanter i valgstyret. Valgstyret konstituerer seg selv. Leder velges blant de arbeidstakeroppnevnte representantene. Helse Møre og Romsdal HF forestår sekretariatsfunksjonen. Økonomiske konsekvenser Ingen knyttet til oppnevning av valgstyret, men fysisk gjennomføring av valgene i henhold til forskriften vil kreve et antall timeverk hos alle involverte og materiell for avvikling av valget 3 Adm. direktørs innstilling: Styret i Helse Møre og Romsdal HF oppnevner følgende valgstyre for gjennomføring av valg av ansatterepresentanter til styret i Helse Møre og Romsdal HF: Representant for Norsk Sykepleierforbund Representant for Den norske Legeforening Fra Fagforbundet Torunn Michaelsen Hoel Representant for ledelsen - Frank R. Malme Representant for ledelsen Hilde Amundsen Flø Valgstyret konstituerer seg selv. Leder velges blant de arbeidstakeroppnevnte representantene. Helse Møre og Romsdal HF forestår sekretariatsfunksjonen.

81

82

83

84

85

86 Saksframlegg Rapportering på styringsdokument og føretaksprotokoll etter 2. tertial Saksnr Utvalsnamn Møtedato Sak 2014/56 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Anne Strand Alfredsen Larsen Arkivreferanse: 2014/1351 Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Møre og Romsdal HF tek status pr. 2. tertial for oppfølging av styringskrav i 2014 gitt av eigar gjennom styringsdokument og føretaksprotokoll til vitande. 2. Styret for Helse Møre og Romsdal HF tek administrerande direktør sine vurderingar av måloppnåing etter 2. tertial til vitande, og ber om at dei områda der ein vurderer det som lite sannsynleg å nå gitt målsetjing med definerte tiltak, følgjer desse opp med korrigerande tiltak, slik at måla vert nådde og oppgåvene løyste innan utgangen av Ålesund, 15. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør

87 2 SAKSUTGREIING BAKGRUNN Ein viser til styremøte , der ein i styresak 2014/32 viste til korleis administrerande direktør vil følgje opp samla styringskrav frå eigar, dvs. målsetjingar og krav framsett i styringsdokument og føretaksprotokoll(ar). For 2. tertial er kravet at ein skal rapportere på om dei definerte tiltaka fører til måloppnåing, og evt. kva nye tiltak som må setjast i verk for å sikre at ein kjem i mål innan årsskiftet. Det har også kome eit tilleggsdokument til oppdragsdokumentet sidan rapportering etter 1. tertial, der Helse Midt-Norge treng assistanse frå helseføretaka for å svare. Ei av oppgåvene er å gi innspel til korleis ein kan forenkle regelverk og prosedyrekrav osb. fastsette av andre, som skaper «tidstjuvar» for verksemda. Frist for dette innspelet var STATUS-MÅLOPPNÅING KRING UTVALDE PUNKT Aktivitet og økonomi Viser til eigen rapport frå økonomiavdelinga. Ventetid og fristbrót Helse Møre og Romsdal ser at ein framleis har nokre utfordringar i å nå styringskravet om ventetid under 65 dagar og kravet om ingen fristbrót. Avvika i måloppnåing knyter seg for ventetida til fagområda fysikalsk medisin, revmatologi og ØNH. For sjukehusa i Kristiansund, Molde og Volda nærmar ein seg no målkravet om at ingen pasientar skal oppleve fristbrót. Etter ei positiv utvikling fram til juli har Ålesund sjukehus derimot ei auke i talet på fristbrót innanfor fagområda hud, lunge og hjarte. Årsaka til utfordringane for dei tre aktuelle fagområda er knytt til mangel på legespesialistar (hud og lunge) og mangel på medisinsk utstyr (hjarte). Ein har fokus på tiltak for å nå styringskrava knytte til ventetider og fristbrót gjennom ulike kanalar. Alle klinikkar rapporterer på områda med tiltak til forbetringar kvar månad, og ein følgjer også opp dette gjennom leiaravtalane. Eit viktig innsatsområde er å auke kvaliteten i det pasientadminstrative arbeidet med fokus på rett koding og feilretting/rydding i ventelister. Helse Møre og Romsdal har starta eit omfattande arbeid med gjennomgang og forbetring av dei pasientadministrative rutinane. Dette arbeidet er særs viktig med tanke på korrekt registrering av ventetid og for å unngå fristbrót. Arbeidet krev ny gjennomgang og standardisering av arbeidsprosessar knytte til pasientadministrative rutinar, i tillegg til opplæring av personell. Dette er også eit viktig tiltak innanfor pasienttryggleik, som elles er eitt av hovudområda for styring og oppfølging i Dette arbeidet er også sentralt inn mot ny pasient- og brukarrettigheitslov som kjem i Dei kliniske einingane har også etablert revisjonsteam for internrevisjon. Ventetid, fristbrót og arbeidsprosessar knytte opp mot dette er aktuelle tema på klinikkane sine internrevisjonsprogram for For fagområda med auke i talet på fristbrót er det sett i verk kveldspoliklinikk og i tillegg vidare tilvising av pasientar til andre sjukehus med ledig kapasitet i føretaket. Det er også sett i verk

88 3 tiltak for å rekruttere legespesialistar. For fagområda hud og revmatologi er fastlegane i området varsla om redusert kapasitet. Kvalitet og pasienttryggleik Det er eit styringskrav at kvalitet og pasienttryggleik skal vere med som eit fast punkt på agendaen i styremøte og leiarmøte på alle nivå. Dette er sikra i Helse Møre og Romsdal på styrenivå, i leiargruppa og elles i føretaket. I leiaravtalane med klinikksjefane er dette eit eige punkt for oppfølging nedover i resten av organisasjonen. Tiltakspakkane i pasienttryggleiksprogrammet skal gå inn som ein del av den ordinære aktiviteten ved dei ulike sjukehusa. Bruk av GTT (Global Trigger Tool) i journalgranskingar held fram i føretaket med eit overordna granskarteam, og resultat frå dette saman med 3-3 meldingar, resultat frå eigne gjennomførte hendingsanalysar lokalt og resultat frå interne revisjonar og risikoanalysar vert lagde fram for kvalitet- og pasientsikkerheitsutvalet. Pasienttryggleiksundersøkinga vart avslutta i mai med ein svarprosent på 46.3%, og ein jobbar med ein rapport frå undersøkinga til leiinga og tilsette i klinikken. Helse Møre og Romsdal har oppgitt kontaktperson inn mot det regionale programmet for kvalitet og pasienttryggleik, og har også fått tilskót til fem pasienttryggleiksprosjekt. I tillegg er det sendt ein person til forbetringsagentutdanning i København via midlar frå regionen. Samla prevalenstal for føretaket innanfor sjukehusinfeksjonar var på 3.8% i mai, der 470 pasientar tok del. Til samanlikning var dette talet 5.3% ved førre rapportering. Siste måling var primo september, men data frå denne er ikkje tilgjengeleg enno. Dette vil vere den tredje av fire planlagde målingar, to er obligatoriske. For å sikre betre samhandling i pasientforløp i form av tilgjengelege dokument er stetta gjennom bruk av EQS-public. Ein har behov for å kunne nytte EQS til å sende informasjon om uønska hendingar på tvers i regionen for å bidra til at svikt i pasientflyt kan avdekkast og nyttast i forbetringsarbeidet. Pr. i dag har ein ikkje ei slik dataløysing. Kvalitetssikring av legemiddelbruk er sett i verk i delar av medisinsk klinikk, utfordringa framover er å breidde bruken av IMM (Integrated Medicines Management) og klinisk farmasi i heile føretaket. Rutinar for rapportering til ulike medisinske kvalitetsregister er godt etablerte, data vert innhenta og gjort tilgjengelege. Innanfor samhandling har ein nettopp arrangert eit dialogmøte mellom kommunane og helseføretaket der ein har drøfta korleis ein skal vidareutvikle samhandlinga som reiskap for å skape pasienten sitt helsevesen i Møre og Romsdal. Innretninga og føremålet med møtet er forankra i samarbeidsavtalen mellom partane, og hadde tre hovudfokus: Utvikle samarbeidet mellom partane til beste for pasientane. Synleggjering av utvikling, utviklingspotensialet, utfordringar og hovudfokus innafor kommunehelsetenesta og spesialisthelsetenesta Å betre samhandlinga mellom partane innanfor identifiserte områder til beste for pasientane Elles er styringskrava innan kvalitet og pasienttryggleik for samhandlingsfeltet stetta.

89 4 Innan psykisk helsevern jobbar ein framleis med å utvide opningstida for dei akutt-ambulante teama i Molde og Kristiansund som ledd i at ein etter styringskrava skal ha sterkare vekst innan psykiatri og rus enn for somatikk, og at veksten primært skal vere innanfor dei distriktspsykiatriske sentera (DPS). Skal ein klare å utvide opningstidene, treng ein monaleg personellmessig styrking, og ein ser det som lite sannsynleg at kan gjennomførast utan gjennom intern effektivisering. For psykisk helsevern for born og unge har ventetida gått ned, og det har vore seks fristbrót siste tertial. Ein jobbar med samkøyring og oppbygging av ambulant akutt-team i alle poliklinikkar, som skal gi avlastning i akuttsengepost og tilsvarer faglege nasjonale føringar om pasientbehandling på lågast mogeleg nivå. Som ledd i at ein etter styringskrava skal styrke ambulante tenester innan rusfeltet freistar ein å styrke eksisterande ambulant aktivitet. Ein styrkar TSB (Tverrfagleg spesialisert behandling) på Nordmøre, evaluering og vurdering av Klinikk for rus- og avhengigheitsmedisin si deltaking i ACT(ambulant team)-arbeidet og ved forløpsprosjekt kring ROP-pasientar (Rus- og psykiatri). Ein er også inkludert i regionalt arbeid med utvikling av «drop-out» team/arbeid som ledd i arbeidet med brót i behandling. Det er sett i gang eit FoU-prosjekt på dette ved Molde behandlingssenter, og oppfølging av funn i dette arbeidet kjem i løpet av 2014 når rapporten ligg ferdig. Innanfor rusområdet vert det gjennomført nasjonal brukarundersøking i desse dagar, og det vert gjennomført tilfredsheitsundersøking/kvalitetssikringsprosjekt i perioden , der ein er i fasen for innsamling av data og har bede om ein delleveranse på førebelse funn. Det er eit styringskrav at del årsverk innanfor psykisk helsevern for vaksne i DPS skal aukast i høve til talet på årsverk innanfor sjukehusa. Pr. no er det eit stort press på sjukehussengene, og ein har behov for å styrke legeressursane i døgnavdelingane i sjukehusseksjonane. Det er lite sannsynleg at ein på grunn av dette i løpet av året klarer å frigjere ressursar. Talet på tvangsinnleggingar innan psykisk helsevern er omtrent likt med 1. tertial. Klinikk for psykisk helsevern har hatt møte med nasjonal kompetansegruppe vedrørande reduksjon i bruk av tvang i psykisk helsevern, og vil følgje dette opp. Reduksjon i avvik frå arbeidstidsreglane Personalavdelinga held fram med pågåande arbeidsprosessar i høve standardiseringar (jfr. rapportering for 1. tertial. Ein er godt i gang med implementering av nye arbeidsflytprosessar og bruk av nytt verktøy. Berekraftig økonomi Rapportert i eiga sak. Tilleggsrapportering, «tidstjuvar» Helse Møre og Romsdal er bede om å gi ei tilbakemelding til Helse Midt-Norge vedrørande forslag til forenkling av regelverk og prosedyrekrav (redusere og fjerne «tidstjuvar» i offentleg forvaltning) som eit tillegg til oppdragsdokumentet for Helse Møre og Romsdal har etter møter med klinikkane og gjennomgang i leiargruppa kome med følgjande innspel: Målsetjingane i styringsbodskapen må vere konkrete og relevante. Ein del av parametrane som skal rapporterast på synest mindre relevante og det saknast såleis eigarskap til det ein skal målast på. Det er viktig for relevansen og kvaliteten at fagmiljøa får uttale seg om kva

90 5 som synest relevant og føremålstenleg å rapportere/verte målt på. Slik vert det også meir nytteverdi i indikatorane til styringsføremål på det jamne. Kategoriane av mål varierer. Variasjonen er på sett og vis forståeleg, men i kombinasjon med mengda og ein opplevd avgrensa aktualitet til dei ulike indikatorane, vert dette vanskeleg å nytte som ein god styringsreiskap. Tydelege definisjonar har større sjanse for å gi tydelege svar, og såleis vert kvaliteten i det som vert rapportert betre og indikatoren/målsetjinga meir aktuell/verdifull. Ein saknar ein tydelegare samanheng mellom faktiske, kvantitative indikatorar og kvalitet. Unngå «sirkelrapportering», dvs. rapportere på data trekte ut frå våre system som vi får attende i ei litt anna form frå t.d. NPR (Norsk Pasient Register). Unngå det som oppfattast som dobbeltrapportering (både gjennom styringsdokument og til nasjonale register). OPPSUMMERING Helse Møre og Romsdal har fokus på dei fem hovudområda i styringsbodskapen, og jobbar jamt med ulike prosjekt innanfor områda. Status, risikobilete Helse Møre og Romsdal etter 2. tertial: Tabell 1: Oversyn over risikonivå på rapporterte styringskrav (NB! Ikkje fullstendig, sjå forklaring under) Kritisk risiko Høg/moderat Lav risiko (grøn) SUM (raud) risiko (gul) Tal på 1.tertial: 2 1.tertial: 11 1.tertial: 30 1.tertial=43 mål og oppgåver 2.tertial: 5 2.tertial: 15 2.tertial: 38 2.tertial=58 Ein kan ikkje fullt ut samanlikne tertialrapporteringane, då det har kome til styringskrav sidan sist, og nokre av dei som ikkje var rapporterte på ved 1.tertial, no har fått ei risikovurdering. Totalt rapporterer ein på 66 krav i styringsmatrisa. Åtte av desse krava har ikkje fått noko risikovurdering enno av ulike årsaker. Av dei 58 som er rapporterte på, ser ein at størsteparten fell innom lav risiko. Ein fjerdedel ligg på høg/moderat risiko, og fem punkt er kategoriserte som kritisk risiko (tre av dei var ikkje risikovurderte i det heile ved 1.tertials rapportering). Ein ser også frå tala at det for 2. tertial er ei meir fullstendig rapportering enn for 1. tertial, noko som var eit mål i seg sjølv. Krava med kritisk risiko er knytte til: delen årsverk i DPS mot delen årsverk i sjukehusa (som omtalt tidlegare) krav om innkjøpsrutinar etablering av tilvisingsadresse for TSB (fristen var 1. tertial, men dette skal handsamast no etter ferien) tal gjennomførte mini-metodevurderingar

91 6 tal avgjersler i samarbeid med regionen kring innføring/ikkje innføring av ny metode jfr. nasjonale metodevurderingar. Dette skal vere ein årleg rapport, men det er lite truleg at føretaket får tatt i bruk metoden på HF-nivå inneverande år. For nokre av desse målkrava er det pågåande arbeid for å svare dei ut, og ein vonar at ein vil kome i mål mot slutten av året. Målkrava er også av relativt ulik karakter. Ingen av målkrava høyrer inn under dei fem hovudkategoriane i styringsbodskapen. Elles er fleire av styringskrava av strategisk og langsiktig art, og det er naturleg at ein ikkje har kome heilt i mål etter 2. tertial, då ein har eit lengre perspektiv for måloppnåing på deil ulike punkta. Helse Møre og Romsdal er godt i rute på fleire av områda for pasienttryggleik og kvalitet. Ein har moderat risiko tanke på fristbrót og ventetider, og er såleis ikkje heilt i mål når det gjeld desse krava. Ein er klar over delar av årsakene til dette, og vil freiste å jobbe målretta for å stette styringskrava. For sjukehusa i Molde og Kristiansund er ein nærmar ein seg målkravet for fristbrót, medan Ålesund sjukehus har hatt ei positiv utvikling fram til juli, og har gått litt attende igjen etter sommaren (for særskilde område). Helse Møre og Romsdal kan elles svare positivt for krava på samhandlingsområdet, og er også i aktiv dialog med kommunane. Helse Møre og Romsdal tar elles del i dei regionale prosjekta som er nemnde i styringsdokumentet, og har gode rutinar på rapportering til nasjonale registert for ulike føremål. For dei punkta som manglar risikovurdering/rapportering freistar ein å ferdigstille dette så snart ein kan, seinast innan utgangen av året.

92 Saksframlegg Møteplan 2015 Saksnr Utvalsnamn Møtedato 2014/57 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Hilde Amundsen Flø Arkivreferanse: 2011/39 Forslag til vedtak: 1. Styret for Helse Møre og Romsdal HF vedtek følgjande møteplan for 2015: Onsdag 21. januar 2015 Onsdag 25. februar 2015 Onsdag 18. mars 2015 Onsdag 03. juni 2015 Onsdag 26. august 2015 Onsdag 30. september 2015 Onsdag 28. oktober 2015 Onsdag 09. desember Administrasjonen får fullmakt til å setje opp møtestad. Ålesund, 11. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør Vedlegg: Vedtatt møteplan for HMN

93 2 Saksutgreiing: Helse Midt-Norge har utarbeidd et forslag til datoar for styremøte for alle helseføretaka i regionen. Styret for Helse Midt-Norge har sett opp følgjande møteplan for sine møter i 2015: februar mars april juni september oktober november desember 2015 Vårt helseføretak har fått forslag om 8 møter i 2015 på følgjande datoar: Onsdag 21. januar 2015 Onsdag 25. februar 2015 Onsdag 18. mars 2015 Onsdag 03. juni 2015 Onsdag 26. august 2015 Onsdag 30. september 2015 Onsdag 28. oktober 2015 Onsdag 09. desember 2015 Administrasjonen vil kome tilbake til plassering av møta.

94 Møteplan 2015 RHF RBU APO HNT HMR/ STO AU reg tillitsvalgte 1 Direktørmøte Dialogmøter Gjennomgående intern KonserUtvalgsmøte Konsernmøte møtedag..1.. Styreleder og dir-møte Fridager Dato Foretaksmøter!!!!!!!! Felles møter RHF og HF styre M T O T F L S M T O T F L S * HMR og APO M T O T F L S M T O T F L S JANUAR MARS FEBRUAR APRIL MAI JUNI M T O T F L S M T O T F L S !!!!!!!!!!!!!!!! JULI AUGUST M T O T F L S M T O T F L S M T O T F L S M T O T F L S ** ** Styremøte APO + seminar RHF M T O T F L S M T O T F L S SEPTEMBER NOVEMBER OKTOBER DESEMBER

95 Saksframlegg Godkjenning av protokoll 6/2014 frå møte 22. september 2014 Saksnr Utvalsnamn Møtedato Sak 2014/59 Styret for Helse Møre og Romsdal HF 22. september 2014 Saksbehandlar: Hilde Amundsen Flø Arkivreferanse: 2014/4529 Forslag til vedtak: Styret for Helse Møre og Romsdal HF godkjenner protokoll nr. 06/14 frå styremøte Ålesund, 16. september 2014 Astrid J. Eidsvik adm. direktør

96 2 Saksutgreiing: Protokoll nr. 06/14 frå styremøte blir ferdigstilt i møtet og lagt fram for godkjenning som siste sak i møtet.