KONKURRANSEGRUNNLAG FELLES IKT-LØSNING FOR HELSESTASJONER I KONGSBERGREGIONEN Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Tekniske krav Vedlegg 3 Integrasjonsmatrise Vedlegg 4 Opplæringsbehov Vedlegg 5 Prisskjema Tilbudsfrist: 31.05.2012 kl. 14.00
1 Generell informasjon 1.1 OppdragsgiverKongsbergregionen Kongsbergregionen omfatter følgende kommuner Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal i Buskerud fylke samt Notodden, Hjartdal og Tinn kommuner i Telemark fylke. For mer informasjon se www.kongsbergregionen.no 1.2 Informasjon om regelverket Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift (FOA). 2 Generelle betingelser 1.1 Anskaffelsens omfang Kongsbergregionen skal anskaffe en felles IKT-løsning for helsestasjoner: Følgende kommuner omfattes av anskaffelsen: Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Tinn opsjon Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen med vedlegg stiller krav om. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling i henhold til Del II, 5-1 i forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene i konkurransegrunnlaget. De leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det tas sikte på forhandling med minimum 3 tilbydere. 2.3 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Eventuelle andre forbehold til konkurransegrunnlaget, skal være presise og entydige, og beskrives i eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Eventuelle forbehold skal prissettes dersom de har en prismessig konsekvens.
Dersom det tas forbehold som gjør det umulig å sammenligne tilbudet med øvrige tilbud, skal tilbudet avvises. 2.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: torsdag 31.05.2012 klokken 14.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.5 Innlevering av tilbud 1 sett av tilbudet, skriftlig og 1 sett elektronisk på cd/minnepenn fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket Tilbud helsestasjonsløsning - Kongsbergregionen til: Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Kongsbergregionen Petter Hoen Postboks 115 3602 Kongsberg Rådhuset, Kirkegt. 1 Kongsberg Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon, mv, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.6 Offentlighet I henhold til offentleglova 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er disse dokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Etter FOA 3-6 har oppdragsgiver likevel plikt til å sørge for at opplysninger i tilbudene som for eksempel er å anse som forretningshemmeligheter, ikke gjøres offentlig tilgjengelig, jf. forvaltningsloven 13. Taushetsplikten er pålagt oppdragsgiver og det er derfor oppdragsgiver som til syvende og sist må vurdere hvilke opplysninger som omfattes av bestemmelsen i FOA 3-6. Ved denne vurderingen er oppdragsgiver avhengig av leverandørens synspunkt med hensyn til hva vedkommende selv oppfatter som forretningshemmeligheter i tilbudet. Dersom det er aktuelt å utlevere tilbudet, vil tilbyder bli kontaktet av Kongsbergregionen for avklaring av hva som er forretningshemmeligheter. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: 01.11.2012 kl. 12.00. 2.8 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet.
2.9 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.10 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som får sitt/sine tilbud antatt. Kongsbergregionen vil benytte statens statens standard avtaler SSA-K lille velegg og (SSA-V) (vedlegg)lille ved denne anskaffelsen 2.11 Orientering til tilbyder Alle spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Petter Hoen Avd./adresse: Kongsbergregionen Telefon: 48166238 Telefaks: E-post: Petter.hoen@kongsbergregionen.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til ansvarlig innkjøper dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan vi gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme.
3.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og 12-10 (skjema vedlagt). Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Beskrivelse av varen/tjenesten Kommunene i Kongsberegregionen har i dag lokale IKT-løsninger for heklestasjonene, antall brukere av løsningen er ca. 50. I og med at man har etablert et regionalt samarbeid om IKT, ønsker man å anskaffe og etablere en felles regional IKT-løsning for disse kommunene. Man ønsker også å etablere og ta i bruk felles løsning for elektronisk meldingsutveksling via Norsk helsenett tentativt i løpet av oktober 2012. Det forutsettes at løsningen som anskaffes kan sende og motta elektroniske meldinger i henhold til nasjonale standarder, og at den kan benytte regionens felles oppkobling til Norsk Helsenett til slik meldingsutveksling. Regionen har anskaffet meldingstjener fra Visma som skal håndtere meldingsutveksling mellom Norsk Helsenett og regional IKT-løsning for pleie- og omsorgstjenestene i regionen. Denne vil også bli etablert tenativt i løpet av oktober 2012. Det er ønskelig at løsningen for helsestasjonene kan benytte denne meldingstjeneren, men dette er ikke noe absolutt krav. Leverandøren bes beskrive hvorvidt dette er mulig i sin tilbudsbesvarelse. 5 Priser og betingelser 5.1 Pris- og leveringsbetingelser Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Jfr. oppdragsgivers standard avtalevilkår pkt 3.1.
5.2 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er 30 dager. 6 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Priser og kostnader Vekt 30 % prisskjema i vedlegg 5 Funksjonalitet 70 % - Funksjonalitet vil bli vurdert slik: Løsningsbeskrivelse iht kravspesifikasjon med vedlegg 1 4 60 % Service-oppfølging 20 % Erfaring kompetanse knyttet til dette oppdraget, tilbyder bes legge ved referanse fra 3 relevanteprosjekter med kontaktperson hos kunde 20 %