MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 27. september 2013 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:00 Møteleder: Hans Henrik Thune referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1
Sakliste Sak 061/13: Referatsaker...3 Sak 062/13: Evaluering av regional løsning for virtuelle møter...3 Sak 063/13: Statusrapport ERP-prosjektet...4 Sak 064/13: Statusrapport implemetering av KvalitetsLosen...5 Sak 065/13: Felles IKT driftssamarbeid...6 Sak 066/13: Sluttrapport forprosjekt «Regionalt sak-arkiv samarbeid»...7 Sak 067/13: Anskaffelse av regional IKT-løsning for sosialtjenestene (UNNTATT OFF)...8 Sak 068/13: Handlingsplan 2014 - Kongsbergregionen...9 Sak 069/13: Budsjettinnspill 2014...10 Sak 070/13: Søknader om regionale utviklingsmidler - Buskerud...11 Sak 071/13: Eventuelt...12 Felles bord!...13 Mulig flere saker Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Statusrapport ERP 200913 til sak 063/13 2. Vedl 2 Statusrapport KvalitetsLosen 310813 til sak 064/13 3. Vedl 3 Utkast til saksframlegg til sak 065/13 4. Vedl 4 Sluttrapport forstudie Regionalt sak/arkivsamarbeid til sak 066/13 5. Vedl 5 Prosjektmandat forprosjekt Regionalt sak-arkiv samarbeid til sak 066/13 6. Vedl 6 Handlingsplan 2014 Kongsbergregionen til sak 068/13 7. Vedl 7 Økonomiinnspill 2014 Kongsbergregionen til sak 069/13 8. Vedl 8 Søkerliste og innstilling 2013 Gjf-avt BFK til sak 069/13 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Petter Naper Hansson/ Kongsberg (fra ca kl 1200) Magnus Mathisen / Notodden Jon G Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Vidar Torgersen / Nore og Uvdal Rune Lødøen / Tinn I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen Kristin Wåle / Kongsbergreionen i deler av møtet 2
Sak 061/13: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget 30.08.13 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 30.08.13 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 061/13: Referatsaken tas til orientering Sak 062/13: Evaluering av regional løsning for virtuelle møter Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget 24.08.12 - sak 085/12: Anskaffelse av løsning for gjennomføring av virtuelle møter Rådmannsutvalget 30.11.12 - sak 120/12: WebEx status og videre oppfølging Rådmannsutvalget vedtok i sak 085/12 å anskaffe regional løsning for gjennomføring av virtuelle møter. Kostnadene for 12 mnd bruk skulle dekkes innen rammen av vedtatt budsjett for regionalt IKT-samarbeid for 2012. Rådmannsutvalget vedtok også at Kongsbergregionens sekretariat ble tillagt ansvar for å gjennomføre evaluering av kost/nytte ifb med regionens budsjettarbeid for 2014 og eventuelt foreslå videreføring/justeringer for 2014. Sekretariatet legger med dette frem sin evaluering av kost/nytte og anbefalinger for videreføring basert på en gjennomgang av statistikk og erfaringer ifb med gjennomførte møter i perioden november 2012 frem til 12.09.13. Gjennomgang av statistikk for nevnte periode viser at: det er gjennomført 34 virtuelle møter enten i kommunal eller regional regi tilsammen 200 deltakere har deltatt i møtene gjennomsnittlig deltakelse pr. møte er 6 deltakere gjennomsnittlig varighet pr. møte er ca 1 1/2 time Erfaringer ved bruk av løsningen: Positive tilbakemeldinger fra møtedeltakere og møteverter vedr. løsningens funksjonalitet Det oppleves enkelt å sette opp og gjennomføre møter Det kreves ingen opplæring i forkant å delta i møter (det er utarbeidet brukerhåndbok som distribueres møtedeltakerne i forkant av møtet) Virtuelle møter oppfattes som en effektiv møteform, men forutsetter god møteledelse og struktur Det oppleves mindre krevende å finne møtetidspunkt som passer alle Det oppnås høyere møtedeltakelse dvs. færre forfall til møter 3
Evaluering av kost/nytte: Årlige kostnader for bruk av løsningen er ca kr. 100.000. Med utgangspunkt i ovennevnte statistikk viser forsiktige beregninger at kommunene/regionen på 10 mnd bruk av løsningen har hatt reduserte møtekostnader på ca kr. 170.000 i forhold til om møtene skulle vært gjennomført fysisk. Besparelsene omfatter reduserte reiseutgifter, spart arbeidstid, bevertning m.m. I dette regnestykket er ikke miljøgevinsten tatt med. Netto besparelse på 10 mnd beløper seg dermed til ca kr. 70.000, og man kan anta at netto besparelset vil øke når løsningen har vært i bruk i ytterligere 2 mnd. Det kan nevnes at SuksIT har gjennomført 4 av sine hittil 7 møter i 2013 via Webex med gode erfaringer. SuksIT fikk også i møtet 20. august presentert funksjonalitet i løsningen som enda ikke er tatt i bruk. Selv om man allerede nå har oppnådd netto besparelser ønsker sekretariatet å understreke at det fortsatt er et stort potensiale for å oppnå ytterligere besparelser. Dette fordi man ser at det er flere av kommunene i regionen som ikke har tatt i bruk tildelte lisenser for å sette opp og gjennomføre slike møter i egen regi. Sekretariatet og SuksIT anbefaler derfor at eksisterende avtale/løsning forlenges med 1 år. Kostnadene knyttet til 1 års forlengelse av eksisterende avtale er innarbeidet i SuksIT's budsjettforslag for 2014. Det kan være hensiktsmessig at kommunene anskaffer egnet utstyr som kan plasseres på møterom dersom flere fra kommunen skal delta i samme møte. Denne type ustyr sikrer bedre lydkvalitet enn om man benytter mikrofon/høyttalere i PC. Sekretariatet har anskaffet denne type utstyr og tilbakemeldingene fra siste møte i SuksIT viser at denne type utstyr fungerer meget bra i et større møterom med flere deltakere til stede. Kostnadene til denne type utstyr beløper seg til ca kr. 20.000 pr. møterom. Eksisterende avtale/løsning for gjennomføring av virtuelle møter forlenges med 1 år Kommunene oppfordres til økt bruk av Webex i sin daglige drift både internt og i samarbeid med andre kommuner/aktører Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 062/13: Eksisterende avtale/løsning for gjennomføring av virtuelle møter forlenges med 1 år Kommunene oppfordres til økt bruk av Webex i sin daglige drift både internt og i samarbeid med andre kommuner/aktører Sak 063/13: Statusrapport ERP-prosjektet Tidligere behandlinger Detaljert prosjektplan Statusrapport ERP pr 20.09.13 (Vedlegg 1) 4
I henhold til prosjektets resultatmål skal rådmannsutvalget orienteres om framdriften i prosjektet. Den detaljerte fremdriftsplanen opprettet som eget styrende dokument i samråd med Visma. Dette er det bærende dokumentet for prosjektgjennomføringen og oppdateres regelmessig - og publiseres på prosjektets side på www.kongsbergregionen.no. En prosjektrapport ajourføres sammen med Visma månedlig. Denne gir en oppsummert oversikt over milepæler, risiki, ressursforbruk målt mot kontraktsbudsjett samt avviks- og endringslogg. Vedlagt følger en statusrapport fra prosjektet pr 20.09.13 Statusrapport ERP-prosjektet pr 20.09.13 tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 063/13: Statusrapport ERP-prosjektet pr 20.09.13 tas til orientering Sak 064/13: Statusrapport implemetering av KvalitetsLosen Tidligere behandlinger Detaljert prosjektplan Statusrapport KvalitetsLosen pr 310813 (Vedlegg 2) I henhold til prosjektets resultatmål skal rådmannsutvalget orienteres om framdriften i prosjektet. Den detaljerte fremdriftsplanen opprettet som eget styrende dokument i samråd med KvalitetsLosen. Dette er det bærende dokumentet for prosjektgjennomføringen og oppdateres regelmessig - og publiseres på prosjektets side på www.kongsbergregionen.no Vedlagt følger en statusrapport pr 31.08.13. Prosjektleder vil delta i rådmannsutvalgets møte under behandlingen av saken, slik utvalget forutsatte i sitt møte den 30.08.13. Rapporten tas til orientering Det opprettes et kvalitetsnettverk i Kongsbergregionen fom 01.01.14 Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 064/13: Rapporten tas til orientering Det opprettes et kvalitetsnettverk i Kongsbergregionen fom 01.01.14 5
Sak 065/13: Felles IKT driftssamarbeid Tidligere behandlinger og prosjektdokument Rådmannsutvalget 22 mars 2013 sak 027/13 Rådmannsutvalget 26 april 2013 sak 036/13 Rådmannsutvalget 31. mai 2013 sak 046/13 Rapport fra Agenda Kaupang del 2 Utkast til saksframlegg (Vedlegg 3) Revidert forslag til vedtekter Revidert forslag til samarbeidsavtale Rådmannsutvalget 30. august 2013 sak 056/13 Opplysninger i saken/vurderinger: Prosjektgruppas rapport fra utredningsfase 2 angående organisering av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen, ble lagt fram for Rådmannsutvalget for behandling og oppfølging i møtet 25.1.2013. Etter en administrativ høringsrunde konkluderte Rådmannsutvalgets i møtet 22.2.2013 med følgende: Rådmannsutvalget anbefaler at det etableres et IKT-driftssamarbeid i hht 27 i Kongsbergregionen Samarbeidet etableres med en hovedkontorkommune Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år Samarbeidet iverksettes også om ikke alle 7 kommunene velger å delta I Rådmannsutvalgets møte 22.3.2013 var konklusjonen slik: 1. Det arbeides videre med forutsetning om at det skal fremmes en sak for kommunene som inneholder beslutning både om etablering og selskapsdannelse samtidig høsten 2013 2. Det igangsettes en prosess for å tilnærme seg en avklaring av lokaliseringsprinsipp i perioden fram til sak (jfr pkt 1) fremmes 3. Valg av hovedkontorkommune for IKT-driftssamarbeidet avklares i prosess knyttet til pkt 2 I Rådmannsutvalgets møte 30 august ble det under behandling av saken gjort en gjennomgang av sakens dokument. Rådmannsutvalgets konklusjon ble: Det anses være etablert et grunnlag for å oversende saken til behandling i kommunene, og det er enighet om å tilrå etablering av felles IKT driftssamarbeid. Dersom rådet tilslutter seg å oversende saken for behandling i kommunene, vil saken settes på agendaen i neste rådmannsutvalg der følgende er målsetting: Oppnå enighet i spørsmål om hovedkontorkommune Ferdigstille et endelig felles utkast til saksframlegg/tilråding - som grunnlag for den sak den enkelte rådmann fremmer for behandling i den enkelte kommunes aktuelle organ Kongsbergregionens sekretariat gis mandat til å starte planleggingen av et etableringsprosjekt. 6
En sak ble fremmet for Rådet for Kongsbergregionen 3. september 2013, med tilråding om å oversende saken til behandling i den enkelte kommune snarest mulig. Rådet tilsluttet seg at saken skal oversendes til kommunene med tilråding om en etablering av felles IKTdriftssamarbeid. Som oppfølging av overnevnte vedtak i rådmannsutvalget den 30 august settes saken på agendaen for møte den 27 september. En sak med Rådmannsutvalgets anbefaling vedr. organisering av det videre IKT driftssamarbeidet i Kongsbergregionen, inkl. forslag til vedtekter og samarbeidsavtale, klargjøres for behandling i kommunestyrene. Rådmannsutvalget konklusjon vedr. anbefaling av hovedkontorkommune innarbeides i saken. Sekretariatet oversender saken og dens dokumenter til behandling i kommunen i tråd med regionrådets vedtak den 3 september Dokumentene i saken ble gjennomgått med mindre justeringer. Følgende fremkom gjennom drøftingene i møte: 1. Valg av hovedkontorkommune i et fremtidig IKT driftssamarbeid fastsettes den 25.10.13. Dette innarbeides i sakens dokumenter før oversendelse til kommunene (jfr pkt 2) 2. Sekretariatet ferdigstiller saken når punkt 1 er avklart. Saken og dens dokumenter med bakgrunn i gjennomgang av disse i møtet den 27 sept. Oversendes deretter til kommunene for behandling i kommunene i tråd med regionrådets vedtak den 3 september Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 065/13: Saken utsettes Sak 066/13: Sluttrapport forprosjekt «Regionalt sak-arkiv samarbeid» Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget 26.10.12 - sak 109/12: Beslutning om å iverksette prosess for å utrede mulig samarbeid knyttet til alternative sak/arkivløsninger Rådmannsutvalget 25.01.13 - sak 008/13: Prosjektmandat forstudie «Regionalt sakarkiv samarbeid» Sluttrapport forstudie Regionalt sak/arkivsamarbeid (Vedlegg 4) Prosjektmandat forprosjekt Regionalt sak-arkiv samarbeid (Vedlegg 5) Forstudie Regionalt sak-arkiv samarbeid legger med dette fram sluttrapport til orientering for rådmannsutvalget. Forstudiet er gjennomført i tidsperioden 5.4.2013 15.9.2013 og i henhold til forstudiens prosjektmandat. 7
Forstudiens hovedfokus har vært å skaffe til veie mest mulig informasjon om kommunenes bruk av eksisterende sak/arkivløsninger herunder spesielt behovet for integrasjoner og felles utfordringer knyttet til fremtidig digitaliseringsarbeid. Prosjektgruppa ser på bakgrunn av denne informasjonen at det synes å være fordeler knyttet å etablere felles sak/arkivløsning, ikke minst pga at forstudien har avdekket av 6 av kommunene allikevel må gjøre noe med eksisterende løsning de neste par årene. Prosjektgruppa anbefaler likevel at det før en eventuell beslutning om felles anskaffelse bør gjennomføres et forprosjekt som skal se nærmere på konkrete kost/nyttevurderinger ved eventuell anskaffelse av regional sak/arkivløsning. For å sikre oppfølging av konkrete anbefalinger fra forstudien vil det være naturlig at forprosjektet også tillegges oppgaven med å implementere løsning for digital utsendelse av post for alle kommunene i regionen foreslått i punkt 5.1.1 i sluttrapporten samt utrede nærmere eventuelt kommunenes behov for etablering av frittstående Noark-5 kjerne(r). Forprosjektet anbefales gjennomført i perioden 01.01.14 31.08.14. Kostnader til gjennomføringen av forprosjektet er innarbeidet i sekretariatets budsjettinnspill for 2014. Det er utarbeidet prosjektmandat for foreslåtte forprosjekt som med dette legges fram for rådmennene for godkjenning. Sluttrapport forstudie Regionalt sak-arkiv samarbeid tas til orientering Rådmannsutvalget vedtar oppstart av forprosjekt «Regionalt sak-arkiv samarbeid» i henhold til fremlagt prosjektmandat Forstudiens prosjektleder tildeles prosjektlederrollen for forprosjektet og frikjøpes i henhold til rammene beskrevet prosjektmandatets punkt 3 Rammer Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 066/13: Sluttrapport forstudie Regionalt sak-arkiv samarbeid tas til orientering Rådmannsutvalget vedtar oppstart av forprosjekt «Regionalt sak-arkiv samarbeid» i henhold til fremlagt prosjektmandat Forstudiens prosjektleder tildeles prosjektlederrollen for forprosjektet og frikjøpes i henhold til rammene beskrevet prosjektmandatets punkt 3 Rammer UNNTATT OFFENTLIGHET jfr off.l 14 og 23 Sak 067/13: Anskaffelse av regional IKT-løsning for sosialtjenestene Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget 28.09.12 - sak 101/12: Budsjett 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget 30.11.12 - sak 116/12: Handlingsplan 2013 Kongsbergregionen Rådmannsutvalget 22.02.13 - sak 019/13: Anskaffelse av felles IKT-løsning for sosialtjenestene 8
Rådmannsutvalget vedtok ifb med handlingsplan for 2013 å anskaffe ny regional IKT-løsning for sosialtjenestene i kommunene. Dette fordi en ny felles sosialløsning installert i regional sikker ville innebære at alle fagsystemer i kommunenes sikre soner da var flyttet over til felles regional sikker sone. Dette betyr at dagens lokale sikre soner ute i kommunene kan termineres og at oppgaver knyttet til IKT-drift/vedlikehold dermed fjernes. I rådmannsutvalgets sak 019/13 av 22.02.13 ble det gitt en kort orientering om planlagt prosess for nevnte anskaffelse, og at man hadde som mål å utlyse en konkurranse før sommeren 2013 slik at man kunne være i stand til å velge løsning tidlig høst 2013. Unntatt offentlighet tekst er fjernet Kommunene i Kongsbergregionen velger xxxx som felles sosialløsning Regional koordinator inngår kontrakt med xxxxx på vegne av kommunene Sekretariatet følger opp kommunene inntil alle har tatt i bruk ny regional løsning Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 067/13: Kommunene i Kongsbergregionen velger xxxxx som felles sosialløsning Regional koordinator inngår kontrakt med xxxx på vegne av kommunene Sekretariatet følger opp kommunene inntil alle har tatt i bruk ny regional løsning Sak 068/13: Handlingsplan 2014 - Kongsbergregionen Styringsdokumenter for Kongsbergregionen Handlingsplan 2014 - Kongsbergregionen (Vedlegg 6) For samarbeidet i Kongsbergregionen er det vedtatt flere styringsdokumenter. Kommunestyrene har vedtatt et overordnet styrings og strategidokument, rådet har vedtatt en strategiplan med nærmere beskrivelse av mål og tiltaksområder. Disse skal følges opp med en årlig handlingsplan. Regionen startet med slike årlige handlingsplaner i 2011, og planen for 2014 som nå fremmes blir da den fjerde i rekken av slike. Regional koordinator har ved ulike anledninger drøftet mulige endringer i oppbyggingen av handlingsplanen. Og årets utgave er endret i form. Rådmannsutvalgets ønske om at målhiarkiets synlighet videreføres er søkt ivaretatt. Men regional koordinator har med dette framlegget endret oppbyggingen slik at det nå er kun tiltak i budsjett 2014 som er oppført i tabeller under de enkelte satsingsområder. Regional koordinator har søkt ta hensyn til innspill om at nivå på den regionale aktivitet og prosjekter må tilpasses kommunenes organisasjoners evne til deltagelse og gjennomføring. Og vurdert alle innspill som har kommet fra ulike regionale organer og nettverk undervegs. I tillegg er det søkt skape en direkte sammenheng/synligjøring i budsjettinnspill i fht handlingsplanens tiltak. Handlingsplanen må ikke forstås være uttømmende. Kommunene i samarbeidet kan fremme andre saker til de regionale organ. Og de regionale organ har anledning til å behandle alle saker de ønsker innenfor det som anses være samarbeidets formål og derav også de regionale organs mandat. Videreføring 9
av vedtatte, igangsatte og/eller pågående tiltak/prosjekter fremkommer ikke direkte av handlingsplanen, men vil i de fleste tilfeller være synligjort i budsjettinnspillet for 2014 iallefall der disse har en økonomisk konsekvens også neste år. Handlingsplanen fokuserer altså i første rekke på nye tiltak. Handlingsplanen er det konkrete utgangspunkt for årsrapport. Saken fremmes med dette til de regionale organ for vedtak. Handlingsplan 2014 Kongsbergregionen vedtas Det ble foreslått å vurdere handlingsplanens punkt K (budsjetttiltak punkt 37) om regional telenonikoordinator. Konkret forslag om at denne funksjonen må søkes ivaretatt innenfor rammen av regional IKT-drift. Det ble reist spørsmål om forholdet til ressursbruk renovasjon og må vurdere dette nøye i evt oppfølging- Det ble reist spørsmål om pkt A hvorvidt dette bør fortsette som årlig aktivitet Behov for et «langtidsbudsjett» ble tatt opp en økonomiplan bør diskuteres Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 068/13 innstilling til regionråd: Handlingsplan 2014 Kongsbergregionen vedtas med følgende endring: Handlingsplanens pkt K utgår Sak 069/13: Budsjettinnspill 2014 Sekretariatets budsjettinnspill 2014 - Kongsbergregionen (Vedlegg 7) I tråd med vedtektene skal sekretariatet fremme budsjettinnspill hvert år innen september. Budsjettinnspillet fremmes i sammenheng med at også handlingsplan for kommende år legges fram til behandling. Budsjettinnspillet er først og fremst en oversikt over neste års kostnader knyttet til iverksatte tiltak og samarbeidets etablerte kostnader på den ene siden, og kostnadsmessig konsekvens av nye tiltak i hht handlingsplan. Gjennomføring av tiltak og virksomhet i regionsamarbeidets regi forutsetter at kommunene hver for seg vedtar budsjett der disse kostnadene er hensyntatt. Og slik sett kan gjøres tilgjengelig for regionsamarbeidet. De regionale organ vedtar derfor ikke et budsjett selv, men rådmennene har ansvar for å legge de kostnader som er etablert gjennom inngåtte forpliktelser mellom kommunene og eksterne parter inn i de forslag som fremmes til behandling i kommunene. En del av de totale kostnader knyttet til regionsamarbeidets virksomhet erstatter direkte kommunenes egne evt kostnader. Andre deler av kostnadene i det regionale budsjettinnspillet vil ha helt eller delvis eksterne finansieringsbidrag. Rådmannsutvalget får saken til behandling, og regionrådet til orientering. Rådmannsutvalget tar saken til orientering, og tar forutsetningene med seg til budsjettbehandling i kommunene. 10
Det ble foreslått under behandlingen av sak 069/13 å vurdere handlingsplanens punkt K (budsjetttiltak punkt 37) om regional telenonikoordinator. Konkret forslag om at denne funksjonen må søkes ivaretatt innenfor rammen av regional IKT-drift. Det ble reist spørsmål om forholdet til ressursbruk renovasjon og må vurdere dette nøye i evt oppfølging. Det ble reist spørsmål om pkt A hvorvidt dette bør fortsette som årlig aktivitet Behov for et «langtidsbudsjett» ble tatt opp en økonomiplan bør diskuteres. Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 069/13: Rådmannsutvalget tar saken til orientering. Handlingsplanens pkt K utgår, og budsjettiltak 37 justeres i forhold til dette. Rådmennene tar disse forutsetningene med seg til budsjettbehandling i kommunene. Sak 070/13: Søknader om regionale utviklingsmidler - Buskerud Partnerskapsavtale mellom Buskerud Fylkeskommune og Rådet for Kongsbergregionen Gjennomføringsavtale 2013 Søkerliste (Vedlegg 8) Søknader Rådet for Kongsbergregionen og Buskerud Fylkeskommune har i et felles avtaledokument nedfelt forutsetningene for partnerskap (knyttet til regional utvikling) mellom de to aktørene. Slik partnerskapsavtale ble etablert første gang i 2004. Avtale er fireårig. Partnerskapsavtale mellom Rådet for Kongsbergregionen og Buskerud Fylkeskommune for 2009 2012 ble etter avtale/vedtak forlenget med ett år tidligere i år og slik gjort gjeldende også for 2013. På bakgrunn av partnerskapsavtalen inngås det årlige gjennomføringsavtaler. Det er inngått slik avtale for 2013. I forbindelse med gjennomføringsavtalen gjøres det tilgjengelig en andel regionale utviklingsmidler knyttet til hver av regionene i Buskerud hvert år. Til å finansiere tiltak. Disse midlene kunngjøres tidlig hvert år, og kan omsøkes tildelt. Forutsetningen er at tiltakene representerer aktivitet (prosjekter) som bidrar til å oppfylle formålet med partnerskapsavtalen, og er i tråd med den inngåtte gjennomføringsavtales fokus. Man legger til grunn tiltakene er innenfor de vedtatte fylkeskommunale satsingsområder, samt regionens egne satsingsområder. Det stilles krav om at de regionale utviklingsmidlene maksimalt kan utgjøre 50% av den totale kostnad i prosjektene. Prosjektene bør kunne antas gi regional nytte. Deler av midlene er regionale utviklingsmidler fra KRD, som er knyttet til områder innenfor distriktspolitisk virkemiddelområde. Mens en del av midlene er fylkeskommunale budsjettmidler uten slik føring. Ubenyttede midler overføres til nytt år ved årskifte, og gjøres tilgjengelig for partene. Pr 20. sept utgjør samlet beløp på «restmidler» i vår region kr 1 305 192.-. I utgangspunktet praktiseres ikke løpende tildeling av midler. Men regionrådet har anledning til å ta saker opp til drøfting med fylkeskommunen med tanke på behandling. Forutsatt at det er 11
disponible midler og søknader som fremmes. Søknader fremmes via nettportalen regionalforvaltning.no Det foreligger nå noen søknader om regionale utviklingsmidler. Og ettersom det er disponible midler til partnerskapets rådighet er adminstrasjonen i fylkeskommunen og sekretariatet i Kongsbergregionen blir enige om å fremme disse til behandling nå. Den innstillingen som fremmes er blitt drøftet fram til enighet mellom administrasjonen i fylkeskommunen og sekretariatet i Kongsbergregionen. Denne innstilling legges fra for rådmannsutvalget i Kongsbergregionen. Saken fremmes så, med rådmannsutvalgets innstilling, til regionrådet. I regionrådets møte gjennomføres en forhandling mellom rådets medlemmer og politisk oppnevnte regionkontakter fra fylkeskommunen. Regionrådets vedtak blir lagt fram for politisk godkjenning i fylkeskommunen deretter. Vedlagt følger oversikt over søknader pr 20 sept søkerliste. Av denne fremgår også en kort kommentar/vurdering fra sekretariatets side, og en svært kortfattet prosjektbeskrivelse. 1. Søknad fra Adalia AS imøtekommes ikke 2. Til etablererveiledning i Kongsberg/Numedal tildeles Kongsbergregionen kr 200 000 3. Til leverandørutviklingsprosjektet LUP tildeles NCE-SE Kongsberg kr 350 000 4. Søknad fra Økta Kraft AS imøtekommes ikke 5. Matopplevelser i Numedal SA tildeles kr 150 000 til prosjekt «kokebok» Rådmannsutvalgets konklusjon 27.09.13 sak 070/13 innstilling til regionråd: 1. Søknad fra Adalia AS imøtekommes ikke 2. Til etablererveiledning i Kongsberg/Numedal tildeles Kongsbergregionen kr 200 000 3. Til leverandørutviklingsprosjektet LUP tildeles NCE-SE Kongsberg kr 350 000 4. Søknad fra Økta Kraft AS imøtekommes ikke 5. Matopplevelser i Numedal SA tildeles kr 150 000 til prosjekt «kokebok» Sak 071/13: Eventuelt Rune Lødøen / Tinn kommune - Om rekruttering Samarbeid om rekruttering. Kan de kommunene som greier å rekruttere tenkes å rekruttere flere, og så samarbeide med de andre kommunen. og det fremstod interesse for videre drøftinger om dette. Konklusjon: Saken tas til orientering 12
Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det ble avsatt tid til slikt felles bord i møtet. 13