Referat Ledelsesmøte 25.10.2016 Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 135-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 136-16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 137-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 138-16 Oppføring av eventueltsaker Sak 139-16 - Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak 140-16 - Behandlingssak: Nye retningslinjer for booking av BIS-Bilen Sak 141-16 - Behandlingssak: Deltakere, Landsmøtet 2017 Sak 142-16 Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak 143-16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak 144-16 Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: MANA, PR, Ekstern, PK, Intern, ØA, Leder, HR1, HR3, Leder BIS Charity Tilskuere: UA Sak 135-16 Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak 136-16 Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Nedstemt Endringsforslag: Leder som ordstyrer og leder for BIS Charity som referent.
Godkjent Sak 137-16 Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøtet 11.10.16 Godkjent Sak 138-16 Oppføring av eventueltsaker Ingen saker til eventuelt. Sak 139-16 Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen MANA: Teambuildingstur, fornøyd med jobben til MU og næringslivsansvarlig. Markedsuken ble ferdig planlagt, og er i gang nå. Næringslivsansvarlig hjalp flere utvalg med salgskurs. Har vært med på å planlegge LEF, fornøyde med opplegget. Hjulpet Vinterlekene med arbeid mot næringslivet. Schibsted fornøyde etter stand. PR: Gensere bestilt. Stickers på BIS-veggen klare - stor takk til leder i BIS Charity som hang opp disse. Promotering, retningslinjer. Ekstern: Har vært på Velferdstingmøte. Støtte til Isfit økt med 140.000 kr. Snakket med kantinesjef i SiT, og spurt hvorfor de ikke jobber mer med å få tilbud på BI. Utspørring av rektor NTNU, hvordan økonomistudenter på NTNU kan samarbeide med BI. Åpnes på samarbeid mellom skolene med ny campus. Svar fra rektor diffust. Ikke klar over felles forelesere. Positiv. PK: Har jobbet sammen med Ole om en samarbeisdsavtale med Sixt leiebil til Vinterlekene, har planlagt og deltatt på teambuilding, skal på ny med Vinterlekene til helgen. Overlapping med ny faddersjef. Deltatt på LEF.
Intern: Har planlagt teambuilding, og den var vellykket, deltatt på GF, vært på møte med velferdstinget angående økonomiske avtaler i forbindelse med idrettene. Økonomi: GF, regnskap og budsjett godkjent, teambuilding, fakturaer sendt ut, mye utestående kundefordringer. Kredinor - inkassoselskap avtale. Sendt ut første inkassosak. Leder: GF, gikk greit. Møte med Karen og Silje på velferdstinget om økonomisk støtte. Fått svar på mail om dette nå. LEF-planlegging - gikk over all forventning, men litt dårlig oppmøte. Små møter med planlegging og ulike håndteringssaker. Sak 140-16 - Behandlingssak: Nye retningslinjer for booking av BIS-Bilen Bakgrunn: Undergruppeansvarlig har skrevet opp nye retningslinjer for booking av BIS-Bilen, for å rettferdiggjøre prosessen for utvalg som vet de trenger bilen langt frem i semesteret eller flere ganger løpet av semesteret Forslagsstiller: Undergruppeansvarlig Kaj Sjursen Kleveland Forslag til vedtak: Ledelsen stemmer gjennom de nye retningslinjene, som vil gå i verks fra og med dags dato (25/10-2016) UA: Ble bedt om å skrive nye retningslinjer forrige møte, utarbeidet dette. litt strengere. Største endring er at det nå er to deadliner, en per semester. Fristene satt til en tid hvor arrangementer sannsynligvis er satt. ellers to uker i forveien. MANA: reagerer på at 15. januar blir for tidlig, bør ikke være mulig å booke så langt frem. Utgangspunktet for endring av retningslinjer. hvordan vurdere hvem som skal ha den ved konflikt? UA: Utvalg bør ha klart hva som skjer, ser ikke at det skal bli noe problem. Ser an nødvendighet. MANA: føler det kommer tilbake til det samme, Cleavers kan fortsatt booke for hele semesteret. Bør heller ha flere frister i løpet av semesteret. ØA: Enig med MANA, løser ikke problemet. 15. januar er for tidlig på året, alle har ikke planene klare. Ser ikke at dette løser problemet
UA: mener det blir feil å sette en månedlig frist, mindre utvalg kan bli nedprioritert. Mener dette er mest rettferdig for alle utvalg. Kan flytte fristen for vårsemester så de får bedre tid. MANA: Føler argumentet om at noen kan bli nedprioritert blir feil. Bør ha planlagt, men ledelsen oppfordrer til nye ideer. IK: Cleavers avhengig av å vite i god tid om de har bilen, kan booke når du har noe konkret. få diskusjonen bort fra Cleavers, dette er generelle retningslinjer. Kom med endringsforslag heller enn kritikk. PK: bra retningslinjer. Vanskelig å starte nye arrangementer som krever bil. Bør være en unntaksregel for nye arrangementer. Ta møter med de to som har booket samme dag. UA: Veldig for å finne et kompromiss, ønsker å få den daglige driften til å flyte. BIS fungerte også uten bil, det er mulig å finne andre løsninger. ØA: argument- mindre undergrupper kan bli nedprioritert, hvis en undergruppe har den to dager i uka - mindre fleksibilitet. de som har den hele tiden bør være fleksible til å gi den fra seg. bør fungere uten, for det kommer dager de ikke kan ha den. UA: prøver så godt som mulig å finne kompromiss. bedre på å skrive tidsrom for bilen, så det ikke er heldags-booking. kan hjelpe mye å få tidsrom IK: enig med unntaksregel, prioritere etter behov. positivt at bilen er booket ofte. grunn til at vi har bil PK: få ganger det vil være dobbeltbooking, tror unntaksregel vil fungere bra i unntakstiltand MANA: enig med Veronica UA: enig i unntaksregel, innen en tidsperiode. Må gi mulighet til å finne alternativ måte. PK: ta en diskusjon rundt unntaksregel. UA: 14-dager eller en uke, bør ha tid til å finne en annen løsning. PK: to uker er god tid. Et arrangement vil være klart før dette. Leder: inngå kompromiss med tanke på de som har bilen ofte. 14 dager. Mer utdyping angående dobbelbooking. PK: budre stå unntaksregel i dokumentet. IK: bli enig om regel før saken stemmes over. Leder: Kaj skriver ned et forslag til unntaksregel nå, før saken stemmes over. UA: har skrevet forslag til endring, ved unntak, UA og IK tar en diskusjon. Leder: alle enige i essensen i det som er skrevet. Eksternkoordinator forlater 16:32
Endringsforslag: ledelsen pålegger UA å revidere retningslinjene for BIS-bilen som diskutert under ledelsesmøtet 25/10/16 til ekstraordinært ledelsesmøte 2/11/16. Endringsforslag godkjent. Sak 141-16 - Behandlingssak: Deltakere, Landsmøtet 2017 Bakgrunn: Prosjektkoordinator planlegger nå landsmøte og må vite hvem av påtroppende ledelse som skal være med på landsmøtet 2017. Forslagsstiller: Prosjektkoordinator v/ Veronica Solbak Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner at alle påtroppende deltar på landsmøte 2017, påtroppende ledere + påtroppende prosjektkoordinator ansvarlig for landsmøte 2018 reiser opp fredag, mens de resterende påtroppende reiser opp lørdag. PK: skrev feil, påtroppende ledelse og HR være med. lokalavdelingen dekker utgiftene, alle utgifter deles likt på de tre lokalavdelingene. hvis påtroppende ikke blir med fra her vil heller ikke B og S ha med sine. PR: Ser det som veldig nyttig å ha med påtroppende. Gir en forsmak på landsmøte og er dermed forberedt til året etter IK: opp til de som var der i vår, se an nytten av det. PK: for at alle skal være med, får blitt kjent og kan starte samarbeid allerede da. Får bedre kontakt med speilende verv enn om de ikke er med. ØA: for at de skal være med, kostnader. kan ta en avgjørelse, men ikke sikkert økonomisk. kan føre til underskudd. ser hensikten med å være med. fikk personlig utbytte av å være med. vil ikke ta noen avgjørelse før inntekter neste halvår sikret. Leder: nyttig å være på landsmøte og møte både nye og gamle. tidligere, møte for avtroppende. selve landsmøtet på gjøres om på om det skal være en større hensikt at påtroppende er med. PK: enstemmig vedtatt i Stavanger tidligere i dag
ØA: når må dette være klart PK: bør være klart i dag for å booke billetter. jo lengre det ventes desto dyrere. alle ledelser har det oppe som sak i dag Leder: de får innsikt i hva som sjer året etter. relevant for påtroppende å være med ØA: hvilken dato PK: 2. april 2017 ØA: vil ikke la andre lokalavdelinger påvirke vår beslutning. vil ikke ha så mye å si om vi bestiller nå eller om tre uker. vil ha mer info om økonomi neste år før beslutning. sett på kostnader? PK: ca 1300 pr person for opphold, flybilletter ca 1000. dvs. ca 2000 per påtroppende. MANA: vært med på planlegging med hotellet. bør bestemmes nå mtp. hotellet. lokaler, rom og det er nå de gode tilbudene gjelder. PK: enig med ole. kan ikke få kontraktforslag uten antall. ser stor nødvendighet for å stemme over det i dag. PR: når blir inntekter for neste år klart. ØA: styret er i forhandlinger med BI, svar i løpet av et par uker ca. kommer til å godkjenne underskudd om dette går gjennom. PK: mener du det er bedre å vente til neste møte. ØA: vet ikke når svar kommer om økonomien. regner med at en avtale vil bli klar snart. vil ikke være med på å godkjenne underskudd, må svare for dette når regnskap og budsjett legges frem. ser argumentet om at prisen går opp. MANA: hvilke summer diskuteres ØA: hvis vi får en slik avtale som det er snakket om, penger etter å ha vært på landsmøte Leder: ikke kritisk å legge ut for påtroppende. får penger uansett, mengde usikker. tror ikke det skal bli problem å dekke MANA: har de andre budsjettert med at de skal være med PK: har spurt om dette Leder: oppsummerer, enig i at de bør være med, usikker på økonomien PK: utgifter blir som tidligere nevnt delt mellom de tre lokalavdelingene, så de som ikke reiser vil også ta noe av utgiftene. Stavanger ikke lagt inn i budsjett at påtroppende er med. (Mener forslag ikke var så dårlig formulert, ble bare lest opp feil og misforstått.)
Endringsforslag: Ledelsen godkjenner at alle påtroppende ledelser og påtroppende HRer deltar på landsmøtet 2017. Påtroppende ledere og påtroppende prosjektkoordinator som er ansvarlig for Landsmøtet 2018 reiser fredag, resterende reiser lørdag. Dette med forbehold om at andre lokalavdelinger også stemmer dette gjennom. Endringsforslag enstemmig vedtatt. Sak 142-16 - Orienteringssak: Saker til eventuelt Ingen saker til eventuelt. Sak 143-16 Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Ingen saker. Sak 144-16 - Diskusjonssak: Kritikk av møtet IK: litt rotete MANA: forbedringspotensiale på tegnsetting. PR: lurt å dobbeltsjekke at saker er riktig formulert. PK: mer forberedt når man skal legge frem sak. selvkritikk. HR 3: sakspapirer en dag for sent. Møtet hevet 17:06