Referat STYREMØTE 17.01.2016 Trondheim
INNHOLDSFORTEGNELSE Sak 01-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 02-16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 03-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 04-16 Oppføring av eventueltsaker Sak 05-16 Orienteringssak: Redegjørelser v/sl Sak 06-16 Diskusjonssak: Sak 12 og organisasjonsendring v/leder Sak 07-16 Orienteringssak: Status på landsmøte v/pk Sak 08-16 Diskusjonssak: Hovedsamarbeidspartner v/mana Sak 09-16 Orienteringssak: Prosjekt for et bedret psykososialt studiemiljø v/fag Sak 10-16 Orienteringssak: Oppdatering fra KA med kommende planer i LA og SL. v/ka Sak 11-16 Diskusjonssak: Fast leverandør av profileringstøy og utstyr til SL v/ka Sak 12-16 Orienteringssak: Seminarhelger v/leder Sak 13-16 Orienteringssak: Status på Vinterlekene v/pk Sak 14-16 Diskusjonssak: Frivillige verv i BIS v/leder Sak 15-16 Orienteringssak: Status på Vinterlekene Sak 107-15 Orienteringssak: Eventueltsaker Side 2
Sted: Trondheim Tid: 12.00 Sak 01-16 Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden. Enstemmig godkjent Sak 02-16 Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og HR som referent. Enstemmig godkjent Sak 03-16 Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra styremøte. Enstemmig godkjent Sak 04-16 Oppføring av eventueltsaker Ingen Sak 05-16 Orienteringssak: Redegjørelser v/sl Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i SL redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige styremøte. Side 3
ØA: Har vært mye å gjøre i Stavanger. ØA i Stavanger har trukket seg, så har blitt litt arbeid der. Jobbet med å få inn en ny. Sendt ut en rapport til LNU, for å vise hva pengene har blitt brukt til med bilder av objekter osv. Det har vært utbetaling av momskompensasjon. Mye kommunikasjon med ØA på lokalavdeling. Internevaluering er gjennomført. Vært med på Strategi møte, spesielt jobbet jeg med strategien rundt pengebruken i fremtiden. Funnet en løsning på isettle problemet mellom Bergen og Trondheim. Rederiet skal få et egen organisasjonsnummer slik at dette ikke vil bli et problem mer. KA: Har skrevet julebrev, evalueringer osv slik som alle. Har vært møter med Idium der vi fikk presentert endelig utsende på hjemmesiden. Gikk mye tid til planlegging av SOSKOM som var nå i helgen. Foredragsholderen avlyste, men da fikk vi gått hjemmesiden bedre. Jobber med oppretting av hjemmesiden, innhenting av bilder, og dokumenter som skal inn på den. PK: Jeg har jobbet mye med VL og landsmøte, men det er egne saker på agendaen i dag og utdyper ikke her. SOSKOM ble gjennomført, det var kjempe suksess. Alle var fornøyde. Booket mye fly og hotell. Folk har blitt flinkere til å si i fra i god tid. HR og FA seminarene er booket. VL og kommunikasjonen er mye bedre. FA: Mye møter i Oslo. Går ikke gjennom alle disse møtene, men tar heller hva som jobbes med. Jobbet med fag seminaret. Mye kommunikasjon med FA på LA, de jobber med arrangementer som kommer nå. Vi har studentpanelmøte i februar, og kommer til å ha dette sammen med seminaret. Og litt mer workshop på søndagen. Jeg jobber med saker til kollegier, og skal ha møte med FA i SBIO før det. Har en sak som kommer senere som jeg har jobbet mye med, men den kommer vi tilbake til. Skal i møte angående konteeksamen med BI til uken, og det blir spennende. Jobber med 3 store prosjekter, så det er mye arbeid. MANA: Jobbet mye med Bissniss. Signert ny avtale med TicketCo, jeg har lagt inn en klausul om opplæring fra TicketCo til de som trenger det i BIS. Det er den eneste forskjellen. Skal lage en oversikt over de som bruker TicketCo og hvem som evt. Trenger opplæringen. Kommer en egen sak om hovedsamarbeidspartner, så det tar vi etterpå. NLD jobber fremover mot arrangementet og vi skal gå gjennom dette på seminaret. Alle er veldig ivrige. NLD Bergen er 17.mars, Stavanger er 16-18 mars og Trondheim er 18.februar. HR: Vi har jobbet mye med HR weekend, og der er alt ferdig planlagt nå. Det har vært litt internsaker, så vi har vært mye i kontakt med lokalavdelingene. Vi har en mindre HR i Stavanger, og det blir dermed mer kommunikasjon med dem. Jeg har gjennomført stikkprøver av referatene etter at studenter kontaktet meg om at de var dårlig utfylt. Dette viste seg å stemme på enkelte LAer, og jeg kontaktet derfor HRene. Jobbet med forbedringer av diverse maler. Gjennomført valg av SSR. Intervju sammen med traver og presenterte kandidatene på Side 4
Styringsgruppemøte. Jeg har vært med på Styringsgruppemøte i Oslo og. Gjennomført internevalueringer med alle i styret. Leder: Deltatt på LEF i Stavanger. Hatt styringsgruppemøte i Oslo. Innvilget søknad til BIS kontoret i Bergen. Har vært på møte i Sustainability Council. Leder i Stavanger har trukket seg, så da fungerte nestleder til ny leder ble valgt. Nikolai ble valgt her. Strategihelg ble gjennomført i november, og så skal vi ha et nytt nå neste helg. Rektormøte med Carl. Middag på Bi angående et råd, sammen med rektorene for høyskoler og universitet. Jeg og KA var på møte med Idium, det var gøy å se hvordan hjemmesiden blir. Sendt ut julekort, og fikk mange gode tilbakemeldinger her. Lmu møte med FA. Blitt mye oppfølging av Stavanger. Mye fokus på planlegging av, Strategihelgen som er neste helg. Neste SG møte blir under VL. Sak 06-16 Diskusjonssak: Sak 12 og organisasjonsendring v/leder Bakgrunn: Under strategihelgen kom vi frem til foreløpige punkter vi ønsker å fokusere på/implementere i organisasjonsendringen. Det ble og lagt frem ulike forslag til ny organisasjonsstruktur. Leder ønsker diskusjon rundt forslagene og innspill til endringer/forbedringer fra SL. Se vedlegg. Vedlegg: 1, 2 og 3. FA: Det forslaget jeg har lagt frem er litt for radikalt og blir dermed ikke brukt. Går gjennom vedlegg 1. Leder: Jeg skal gå gjennom det vi har til nå. Tegner opp det nye organisasjonskartet slik det kan bli. I henhold til vedleggene er dette en kombinasjon av dem. Vi ønsker en åpen diskusjon rundt vervene og oppbygningen som vi kan ta med til neste Strategiråd. SL diskuter mulighetene og kommer med forbedringer i løs prat. Sak 07-16 Orienteringssak: Status ved landsmøte v/pk Bakgrunn: PK orienterer for landsmøtet som vil bli avholdt 2-3 april ved Gardermoen. Side 5
PK: Datoen for Landsmøte blir 2-3. April, da det var billigst og greiest. Vi i SL kommer 1.april sammen med leder. Vi skal ha en gjennomgang på fredagen, slik at alt er klart til Landsmøte starter. Jeg og sosialtansvarlige kommer til å dra tidlig fredag. Det er nok arbeid og derfor skal SA skal være mer delaktig i år. Det blir mer opplegg også. KAene har blant annet laget noe de skal vise. Vi skal være på Comfort Hotell Runway, på Gardemoen. Vi skal sende alle avtroppende og påtroppende i år og LA trenger ikke å dekke noe selv. Vi blir totalt rundt 90 personer. Fristen jeg har satt for å booke fly er 15.mars. Vi skal sende ut et program allerede etter VL. Går gjennom det foreløpige programmet. Ordstyrer og bisitter er blitt satt. Mangler kun to referenter. Sak 08-16 Diskusjonssak: Hovedsamarbeidspartner v/mana Bakgrunn: Forhandlingene med tidligere aktuell hovedsamarbeidspartner er nå "avsluttet". Dette gir mulighet til å se etter andre samarbeidspartnere. MANA ønsker derfor innspill til potensielle bedrifter, bransjer etc. MANA: Det har tatt utrolig mye jobb å få landet en hovedsamarbeidspartner. Siden det tar mye tid og det er svært omfattende når alle er i forskjellige byer og alle har forskjellige ønsker. Jeg lurer litt på om det er noen hensikt å ha en hovedsamarbeidet fra SL? Tenker dere at LA skal gjøre det selv, eller at jeg skal gjøre det? FA: Vi må finne ut hva alle tre Laene vil ha. Det er nok bare penger som er felles. Vi må sette sammen hva BIS trenger på at felles plattform. At vi skal ha en felles samarbeidspartner skal ikke hemme Laene, så det er det som er viktig å finne ut av. KA: Vi har jo Sportus, og jeg tror ikke det er så mange som vet om det. Så tror vi må endre strategien litt og pleie de avtalene vi har. Leder: Jeg er veldig enig i det som er blitt sagt. Men hva med noe innen profilering? Det er jo noe alle trenger og bruker. Er det mulig å finne? Vi må også tenke at nasjonale avtaler kan være litt ugunstig akkurat nå på grunn av omleggelsen i BIS. Store aktører kan kanskje legges litt på is, og heller konsentrere seg heller om oppfølging og bistå LA. ØA: Det er vanskelig med en nasjonal avtale, siden bedrifter har budsjetter i den byen de sitter i. Dette gjør at det er vanskelig å få til et felles samarbeid. Tror ikke vi skal låse oss til nasjonal avtale, og fokusere på det når det er sånn. FA: I tillegg så er økonomien på vei ned, det er nedgangstider. Og det kommer til å merkes. Vi burde laget et produktplan: «Dette er BIS» og dette er det du kjøper. Konsertere seg mer på LA nivå enn nasjonal avtale tror jeg er det lureste. ØA: Det at vi har mest lyst på penger er ikke like lett i disse tidene. Tror kanskje vi heller burde snu dette, og heller selge inn foredrag osv. Side 6
Leder: Det er eksterne faktorer her, som påvirker dette. Ha fokus på LAene og på produkter, ikke penger. MANA: Takk for gode innspill. Da vet jeg hva jeg skal jobbe med videre. Sak 09-16 Orienteringssak: Prosjekt for et bedre psykososialt studiemiljø v/fag Bakgrunn: Etter at MOT-prosjektet hadde tatt runden i organisasjonen var tilbakemeldingene utelukkende positive til et initiativ, men ikke til en hver pris. Nye muligheter ble dermed kartlagt før vinterpausen. Fagansvarlig orienterer videre. FA: MOT var best egnet til det vi ønsket, altså en som kunne være aktivt i bruke i studenthverdagen. De fleste synes det var litt dyrt, og at vi må dermed se etter andre ting. BI Nydalen har lyst å laget et prosjekt sammen med oss og SBIO, hvor det skal settes en gruppe som skal jobbe med det psykososiale studentmiljø. Håper på at dette allerede er i gang til fadderuken. Vi skal ha tette samarbeid med studentskipnadene. Det handler om å legge de rette rammene på dette, spesielt med tanke på fadderuken. Det blir arrangementer, uten alkohol og motiverende foredrag. Og kan for eksempel handle om hvordan komme seg ut av skallet sitt. Dette arbeidet er bare vinklet litt og kan komme noen økonomiske midler men ikke så mye som med MOT. Det er nesten ubetydelig utgift i det store bilder, samt at BI dekker litt. PK kommer til å komme mer på banen nå, i forhold til Fadderuken. MANA: Vil det være deg som har ansvar? Eller er det en innenfor BI? FA: Det er ikke satt. FA i SL vil nok kanskje ha overordnet ansvar, men med hjelp av andre. Og et samarbeid med BI. Man kan for eksempel danne en egen undergruppe som kan jobbe med dette fast. Det viktigste er at studentene har et tilbud som ikke handler om alkohol men mer en trygg arena. Sak 10-16 Orienteringssak: Oppdatering fra KA med kommende planer i LA og SL. v/ka Bakgrunn: KA vil orientere om hva som har blitt gjort og hva som er planen for det kommende semesteret og siste periode. Viktige punkter vil blant annet være VL, overlapping og nettside (veien videre). Side 7
KA: Trondheim har laget en dag som heter undergruppefredag, hvor de promoterer seg selv til studentene. KA har kjøpt nytt kamerautstyr. I Stavanger har de fått ting til å gå bra, han kontrollerer sitt på en god måte. Kommunikasjonsgruppen har restrukturert studentavisen. Og jobber med aftermovies etter de største arrangementer som kan brukes i promotering. I Bergen har KA omstrukturert KU. De har to avdelinger, en media og en fag avdeling. Studentaksjonen er oppe og går. Jeg skal ta bilder på VL. Skal også legge ut et infobrev før VL, slik at det ikke kommer ut noe feil på våre kanaler under VL. Ser på overlapping sammen med KAene, slik at vi får gjort dette skikkelig. I pakka fra Idium er det opplæring, den tenkte vi å ha etter GFene siden de nye trenger dette. Kurset er dekket av Idium. Hjemmesiden er så å si klar. Det er bare detaljarbeid, det er tekster som må ut. Jeg holder på å finne bilder. Noen kodinger må endres, så det er mye kommunikasjon med Idium. Og lanserer så fort vi er klar, håper det er rett etter VL. Sak 11-16 Diskusjonssak: Fast leverandør av profileringstøy og Utstyr til SL v/ka Bakgrunn: Etter det første halvåret har KA funnet ut at SL må ha en fast leverandør av gensere og annet profiltøy som vi bestiller. Dagens praksis med at KA skal finne en ny leverandør hvert år er både tidkrevende og altfor varierende i kvalitet jfr. fjorårets og årets genser rot. KA ønsker innspill og ideer på hvordan dette kan løses på en mest mulig gunstig måte for å kvalitetssikre BIS utseende. KA: Jeg har lyst til å låse avtalen til en av byene og en leverandør. Slik at vi unngår det problemer som har vært i 2 år nå. ØA: Har du noen du mener er best? Som du vi bruke? KA: Den i Bergen som vi har brukt nå, er ganske bra. Men vi må jo se på andre og. Har noen innspill til bedrifter? FA: Det som slår meg er om alle trenger å ha helt lik genser? Side 8
MANA: Er det slik i dag at SL og LA har forskjellige gensere? Hvis vi setter en fast avtale med en leverandør nå, slik at det er klar frem til de nye tar over. Leder: Foreslår at du jobber mer med dette og ser på forskjellige leverandøren. Sak 12-16 Orienteringssak: Seminarhelger v/leder Bakgrunn: I januar/februar gjennomføres det seminarhelger for de engasjerte. Leder SL ønsker at hver enkelt redegjør for sitt respektive opplegg. PK og KA: Har allerede gjennomført SOSKOM. ØA: To overnattinger i Oslo. Vi skal møte økonomidirektøren. Vi skal lukke årsregnskapet. Planlegge økonomiassistent og overlapping. FA: Vi har 19-21 februar i Oslo. Siden vi skal ha møte med Studentpanelet. Der er også klassekontakter med, men de skal kun ha dagstur. Vi skal ta kursevalueringer. Søndag har vi workshop, rundt ledelse. Siden det er vanskelig å holde klassekontaktene motivert, og dette har litt med ledelse å gjøre. Skal koordinere med SBIO, og finne ut hva vi skal samarbeide om fremover. Overlappingsplan slik at alle har likt utgangspunkt. MANA: Bisniss skal være i Trondheim neste helg. Har sendt ut en liste på hva de skal forberede seg på forhånd. Vi skal diskutere og hjelpe hverandre. Spesielt med tanke på NLD. Skal også diskutere hovedsamarbeidsavtalen med alle de sammen. Vi er 9 stykker. Det er satt av en hel dag til å diskutere og snakke. Vi skal ha foredrag fra en fra Engasjert byrå. Søndag blir bare hyggelig før avreise. Skal bare booke litt mat osv. HR: Vi skal ha HR weekend neste helg i Bergen. Vi er til sammen 10 stykk. Fredagen skal vi ha foredrag om rekruttering fra A til Å, men tilsvarende case. Lørdagen er satt av til vedtektskomitemøte. Og søndagen skal vi planlegge rekrutteringsprosess, intervju og GF. Samt at vi skal bruke tid på å snakke om saker og ting som har oppstått siden sist vi møttes. Side 9
Sak 13-16 Orienteringssak: Vinterlekene v/pk Bakgrunn: PK orienterer rundt status med planlegging av VL. PK: Vi skulle egentlig opp til Gol forrige uke, men det ble avlyst. Men ser ut som dette blir neste helg. Da skal vi gå gjennom program, og arrangementet. Vi skal ha en gjennomgang med alle frivillige fredagen 29. Lørdagen skal brukes til å fikse og ordne til det starter. SL har en edruvakt. Vi skal ha en hytte som vi i SL skal bo i som er 4 min fra hotellet. Spa avdelingen skal kun være åpent på morgenen, slik at det ikke blir noe alkohol der. FA: Er alt rundt sikkerhet avklart? PK: Ja, det ble laget i fjor og vi bruker dette videre i år. Leder: Hvor mange profesjonelle vakter skal det være der? PK: 4 stykk ca per natt. Vi som har edruvakt skal ha ansvar for forskjellige etasjene osv. Vi skal alltid gå i par, slik at det alltid er en med lappen osv. En gutt og en jente. Sak 14-16 Diskusjonssak: Frivillige verv i BIS v/leder Bakgrunn: Grunnet delvis konfidensielt innhold referatføres ikke denne saken. Sak 15-16 Orienteringssak: Eventueltsaker Side 10