Styremøte BI Studentsamfunn 22 mars 2015 REFERAT. Styremøte Sentralledelsen i Trondheim

Transkript

1 REFERAT Styremøte Sentralledelsen i Trondheim 1

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Til Orientering: Landsmøte v/pk Sak Til Orientering: Overlappingstur v/pk Sak Til orientering: Overlapping og oppfølging v/pk Sak Diskusjonssak: helhetlig endring av organisasjonsstrukturen til BIS, v/ Leder. Sak Orienteringssak: Standarisering v/ leder. Sak Behandlingssak: Mousserende v/hr Sak Behandlingssak: Kåringer v/ SL Sak Til Behandling: Støtte til innkjøp av interaktiv skjerm i BIS Trondheim v/ku Sak Til Behandling: Attest til engasgjerte v/pk Sak Til orientering: Redegjørelse for BIS video v/hr Sal Til orientering: Søknadsprosess og intervjurundene v/hr Sak Orienteringssak: Eventueltsaker 2

3 Sted: Tid: Til stede: Sentralledelsen 11:00 Leder, HR 1 OG 2, KA, PK, FAG, MANA Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkallingen og dagsorden Vedtak: Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer, og HR 2 som referent. Vedtak: Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Referatet fra forrige styremøte godkjennes. Vedtak: Godkjent Sak 36 15: Oppføring av eventueltsaker 1 LEDER REDERGJØRELSER V/LEDER 3

4 Sak Orienteringssak: Til Orientering: Landsmøte v/pk Prosjektkoordinator ønsker å informere om arbeidet mot landsmøte. Det vil åpnes opp for diskusjon rundt temaene i orienteringen. PK orienterer: Har jobbet mye med LM. Har vært i tett kontakt med hotell, men er fortstt usikker på hvor mange vi blir ettersom søknadsperioden ikke er over. Kontrakten er signert. Har samarbeidet mye med HR og ØA, og hun føler det har vært flere gode ideer og planleggingen går bra. Hun nevner også det meste av deltakere, tidsrom, middager og møtetider er ordnet. ØA og PK er snart ferdige med budsjettet. Infomail skal snarest sendes ut til LA. Leder: Vil ha et mer flytende landsmøte enn i fjor. Så vil han at alle P.P skal ha samme design og være samkjørte i forkant. Sak Til Orientering: Overlappingstur v/pk Prosjektkoordinator har begynt å se på tidspunkt og generelt innhold i overlappingsturen. PK ønsker å informere styret om prosessen og åpner for diskusjon og delegering for videre arbeid. Konfidensielt Sak Til orientering: Overlapping og oppfølging v/pk Prosjektkoordinator ønsker at styret går gjennom hva overlapping bør inneholde, fremdriftsplan og hvordan sentralledelsen kan bistå til at overlappingen ved lokalavdelingene kan bli av bedre kvalitet en tidligere. Hvordan vi kan sikre bedre overlapping på LA, varierer for mye. Perm. Oppfølging av avtroppende. HR1: Nevner at mal for overlapping er en del av standardiseringsprosjektet. Vil ha hovudfokus på påtroppende men også hyppig kontakt med avtroppende. KA: Vil ha en liste med alt det relevante. Da vet påtroppende hva de har rett i å få innførelse i. 4

5 Leder: Foreslår at alle skal lage en punktvis liste ettersom alle vet hva som er essensielt i sitt verv å lære. Dette skal så sendes til HR. Komm HR2: Alt dette lagres på DISK Innlegg MANA: Sier at LA sikker ha punkter de syns det er viktig å få med. Sak 40 15: Diskusjonssak: helhetlig endring av organisasjonsstrukturen til BIS, v/ Leder. Bakgrunn: Det har blitt diskutert i styringsgruppen å endre den lokale strukturen, og med det, opprette og fusjonere nye og eksisterende verv. Leder ønsker en diskusjon på om SL skal presentere en helhetlig endring til LM, for å kunne speile de nye endringene lokalt, opp til sentralt. Leder orienterer: Landsmøte vil fortsatt være på topp, men vi vil få inn en orginisasjonssekretær som skal ta av seg alt av regnskap og mail. Slik skal BIS kunne tenke mer langsiktig. ØA vil i mye større grad på nestleder, men har fortsatt budsjetteringsansvar. Leder skal bli mer en driftsansvarlig på skolen. Dette er ikke noe SL gjennomfører eventuelt, men neste års styre. MANA: Påpeker at mye av arbeidet til SL forsvinner. Kommentar leder: Svarer med at SL gjør for mye, og påpeker at det sjeldent er tid for nytenking. Viktig å få med at dette er neste ledelse sin avgjørelse. Refusjonen skal senkes/fjernes for å spare penger til sekretæren. HR 2: Vil ha informasjon om hvem denne mysteriøse skikkelsen blir? 5

6 Kommentar Leder: Ser for seg en eldre person bosatt i Nydalen. Skal jobbe 100% og har hovedansvaret for de administrerende oppgavene. Leder ser på dette som en nødvendighet pga størrelsen til BIS, og mener vi må ekspandere for å ekspandere. Som en følge av dette må vi outsource de største oppgavene. Nevner også at det er betraktelig bedre med en litt eldre person med erfaring som kontrollerer regnskapet, i stedet for en fersk 2 klasse student. FAG: Lurer på hvor mye arbeid som er lagt ned i planen. Leder kommentar: Sier at styringsgruppen i lang tid har diskutert endringsforslaget. HR 2: Liker forslaget til tross for at det er litt radikalt. Trekker frem at det er bra at leder i større grad blir driftsansvarlig på skolen og har mer ansvar for undergruppen. Nevnes også det at ØA faktisk kan være nestleder ved ett slik tiltak. Tror dette på langsikt vil føre til enklere kommunikasjon. HR 1: Spør om det kanskje ikke blir for tidlig med førstkommende LM? Leder kommentar: Påpeker at dette er noe vi bestemmer at neste års styre skal sette seg inn i, altså gjennomføres det uansett ikke før det 45 landsmøtet. Ikke en endring som kan gjøres på kort tid. MANA: Sier at hun syns det blir feil å pålegge neste års styret en slik endring. Kommentar HR 2: Nevner at vervs perioden våres kun er 1 år. På så kort tid er det vanskelig å få gjennomført store endringer, ettersom du ikke er varm i vervet før du er i 2 semester. Påpeker at kontinuitet er nøkkelen. PK: Liker forslaget, men påpeker viktigheten av at det fremlegges rett. Leder: Avslutter med en plan; RED TEAM - ØA, HR 2, PK og LEDER uttarbeider forslag over skype BLUE TEAM- HR 1, FAG, KA og MANA skal komme med kritiske tilbakemeldinger på forslaget. Sak Orienteringssak: Standarisering v/ leder. 6

7 Bakgrunn: Ved styremøte i Hemsedal ble det vedtatt en delegering av standariseringdokumenter. Leder ønsker en orientering fra samtlige i SL om hvordan denne prosessen har gått, og hvor mye som gjennstår. Leder: Spør når de ulike er ferdige med standardiseringen. HR 2: Etter påsken. MANA: Etter påsken HR 1: Etter påsken FAG: Er omtrent ferdig. PK: Etter påsken. KA: Mye på agendaen, sannsynligvis en uke etter påske. Sak Behandlingssak: Mousserende v/hr Bakgrunn: I tradisjonens tro pleier HR å invitere alle kandidatene opp på sitt rom for et vors før banketten på lørdag. I denne forbindelsen er det vanlig at HR investerer i noen flasker mousserende til kandidatene. HR trenger godkjenning av styret for å kunne handle inn dette. Forslag til vedtak: Styret godkjenner at innkjøp av mousserende vin til kandidat- vorset. Leder: Sier at det i fjor ble kjøpt inn 4 flasker. HR 2: Spør om det var nok i fjor. Kommentar Leder: Ja. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Behandlingssak: Kåringer v/ SL 7

8 Bakgrunn: I BIS tradisjon, blir det avholdt kåringer til ulike prestasjoner under landsmøtet. Nominasjonsbrev skal være sendt ut i god tid, og SL skal vedta hvem som mottar de ulike kåringene. sak er konfidensiell, og vil ikke blir referatført. Forslag til vedtak: konfidensiell. Sak Til Behandling: Støtte til innkjøp av interaktiv skjerm i BIS Trondheim Bakgrunn: BIS Trondheim ønsker å legge til rette for å forbedre kommunikasjonen ut mot studentene, og ønsker å komplementere den nye BIS- veggen med en interaktiv skjerm. Vedlegg: 5 stk (Søknad, pristilbud fra leverandør, 3 grafiske prospekt av den kommende BIS veggen) Forslag til vedtak: Sentralstyret godkjenner søknad om støtte til interaktiv skjerm. ØA: Stiller seg positiv, men kommer med to krav 1. Erfaringsrapport 3 uker etter installasjon. 2. Prosjektet skal være i gang før semesteret er ferdig. KA Føler saken ble diskutert nok i Kristiansand. Syns det er et bra forslag, og mener ved å ha en hel vegg blir det noe mer en bare den skjermen. PK: Understreker at lokasjonen for veggen er ideell, og alle førsteklassingene kommer til å se veggen. Vil stille krav til oppfølging, må ikke dø ut med neste styre. Kommentar MANA: Spør om det er mulig å flytte veggen Kommentar PK: Ja. Forslaget til nytt vedtak: Vi er informert om summen, og er villig til å innvilge men har to krav. 8

9 1. Erfaringsrapport 3 uker etter installasjon. 2. Prosjektet skal være i gang før semesteret er ferdig. SL betaler halve summen, kroner kroner. Oppfordrer også det de to andre LA å søke om støtte. Vedtak: Enstemmig vedtatt. Sak Til Behandling: Attest til engasjerte v/pk Det er flere engasjerte som ikke har fått attester etter sittende perioder og fortsatt ønsker en attest, men ikke får det fra sin tidligere leder. Prosjektkoordinator vil at sentralledelsen skal diskutere dette tema og komme med en løsning på problemet. Vil lage en standardattest som SL eller nåværende leder skriver under på. HR 1: Stort problem i Bergen. Har laget attest mal med retningslinjer. HR sitt ansvar, og stiller seg til disposisjon til å fikse standard. PK: Vil finne de som mangler. HR 2: Skal vi skrive en ferdigattest må dette forbli en kortidsløsning. Dette kan ikke være en attest alle tar i bruk fremover. MANA: Enig med HR 2. Vi må pushe allerede nå, minne om eksamensperiode. Forslag til vedtak: HR skriver en generell attest som kan gis ut til de som ikke har fått attest Vedtak: Enstemmig godkjent. 9

10 Sak Til orientering: Redegjørelse for BIS video v/hr Etter Hemsedal har HR jobbet mye med BIS video sammen med KU Bergen. HR ønsker å orienterer om BIS Video sin fremgang. HR 2 orienterer: Prosjektet ligger i rute. Slik det ser ut nå kan vi ha noe klart til LM, men det er ikke 100%. Guttene i KU Bergen har jobbet på spreng, og har virkelig lagt inn mye innsats for å sikre et bra resultat. Manus er satt, jobber med animasjon. Sak Til orientering: Søknadsprosess og intervjurundene v/hr HR ønsker å orientere om hvordan søknadsprosessen har gått. Det legges også frem intervjutider for SL. Konfidensielt. Sak 48 15: Orienteringssak: Eventueltsaker FAG redegjørelse - Fagweekend. 6-8.mars. Alle fagansvarlige reiste til Oslo for å delta på studentpanelet. Her tok vi opp problemer som oppstod ved eksamen, kurs o.l som ble avholdt før jul. Alle skolene var veldig godt forberedt og jeg gleder meg å høre tilbakemeldingene fra Nydalen. - Kursevalueringene er gjennomført og sendt til administrasjonen i Nydalen. Veldig fornøyd med gjennomførelsen og hvordan alle evalueringene ble til slutt. - Vi hadde besøk av Learning lab som hadde presentasjon om hvordan It s Learning kan se ut i fremtiden. Det er et prosjekt som er i startfasen og ikke ha fått en dato for ferdig produkt. - Møter: Deltatt på en rekke møte i Nydalen som UUV ( Undervisningsutvalget) og kollegiet. Det jobbes med en valgkurs portefølje. Her ønsker BI fokus på å internasjonalisering av valgkursene slik at noen av dem kommer på Engelsk. 10

11 Skal delta på møte med prorektors ledergruppe hvor vi skal se nærmere evalueringsarbeidet til både BI og BIS/SBIO. Jeg håper dette kan bli et forum hvor vi fast har studentrepresentanter, slik at studentens syn på kursene på BI kommer enda sterkere frem. PK redegjørelse: Vinterlekene: Planlagt, gjennomført og startet etterarbeidet til Vinterlekene. Jeg kommer ikke til å utdype dette noe nå, for som dere vet har det vært en god del planlegging og jobb i forkant. For ikke å snakke om arbeidsmengden der oppe. Jeg skal si er at jeg sitter igjen med litt kriblinger i magen over hvor utrolig glad jeg er over resultatet og arbeidet til hele Vl og alle frivillige:)) Tiden etterpå har gått til erfaringsrapporter, hjulpet hele VL med disse. Omtrent alle har kommer inn nå og de skal samles på disk og i en perm jeg har startet på. I tillegg har det gått mye tid til attestskriving hvor jeg og Sebastian har gått gjennom disse sammen.vi har fått så mye skryt av Skistar, Calle og Richard, og det varmer hjertet! Skadeoppgjøret har kommet og det var på kr, mye mindre enn det jeg hadde forutsett. Jo har begynt arbeidet med dette. Regnskapet er også så å si på plass. Sosialtsemninar: SA- seminar: Jeg valgte å ha SA- seminaret over to dager i stede for 3. Dette var fordi mine kjære SA er skinnsykt travle at dette var det eneste tidspunktet alle kunne komme. Vi startet seminaret med NLD, det var gode foredragsholdere i år og de skulle prate om motivasjon noe som var et ønsket tema hos SA. Etter hvert foredrag hadde vi en workshop om motivasjon i ulike temaer, dette var noe som fungerte veldig bra. Vi gikk gjennom motivasjonen deres gjennom deres periode, hva vi kan passe på til de som tar over etter de, hvordan man kan legge til rette for å få bedre moitvasjon selv og for de rundt seg. De la en plan for hvordan de skulle motivere SU under den siste tiden som er igjen, de satte seg et hovedmål for sin siste periode og flere delmål som skal være motivasjon for å nå målet. (Disse kommer jeg til å følge opp fremover) Vi deltok på etterfesten til NLD. Vi koset oss sammen og de syns det var kjempe gøy å bli introdusert til mange på dagen som de møtte på kvelden og ikke minst alle de hadde blitt kjent med på VL. Vi koset oss, he he he Vi endret på Disk- systemet og åpnet det mellom SA i fantastisk organisatorisk struktur ala Tone. - Vi gikk gjennom erfaringsrapporter, arrangementrapporter og månedsmailer, erfaringer de har av å skrive disse, hva syns de burde vært med osv osv.. Så lage vi oss tre nye og disse kommer jeg til å sende til HR og Andreas i form av malmalmalmal saken vår :) 11

12 - Deretter hadde jeg kjøpt inn en perm hver til de og så gikk vi inn i fasen: OVERLAPPING. Det var tydelig at alle hadde mye erfaring på området, mange ønsker om forbedring. Vi satte en struktur over hvordan disk, mail og permen skulle se ut, hva de ulike arenaene skulle inneholde og en gjennomgang av hva som skal bli gjort før, under og etter. - Til slutt gikk vi gjennom Attest- malen, retningslinjer og hvordan man skal skrive disse. Dette var noe mange av de var usikre på da de fleste av de ikke har fått en attest fra sitt tidligere verv og ikke har noe å se tilbake på. Styremøtehelger: - Planlagt styremøtehelg i Trondheim - Begynt på Stavanger sin, finne dato - Avslutningsfesten i Kristiansand Reiser: - Mye reiser - Mye bestillinger - Mye organisering - Her går det ekstremt mye tid Leder redergjørelse: - Deltatt på styremøter med BI og SIS. - Planlegging av, og deltatt på dialogmøter. Planlegging av landsmøtet, samt redegjørelser (SSR, styringsgruppen, og leder), appellholdere, og saksoppmelding/konstruksjon. - Avholdt og planlagt styringsgruppemøtet, samt politisk dag. Iverksatt standardiseringsprosjektet, samt startet på mine egne oppgaver innenfor dette emnet. - Vært med KA å lage hjemmesiden. - Skrevet og sendt inn søknad til det kongelige kunnskapsdepartement. - Hatt 2 publiseringer i media. - Designet og laget deler av grafikken til landsmøtet videresendt til KA. 12

13 - Deltatt på strategimøte i Nydalen, samt fått plass i ulike komiteer for oppfølging og realisering. - Saksoppmelding og konstruksjon til styremøtet i Trondheim. - Vært ordstyrer i Bergen (GF). MANA redegjørelse - BISniss. Helgen Januar ble BISniss arrangert i Bergen. Her var MA, NA og leder for NLD samlet for en helg. I tur og orden gikk vi gjennom året som har gått, planer for videre arbeid og erfaringsdeling. Helgen besto hovedsakelig i faglig opplegg på dagtid, og sosialt på kveldstid. Lørdagen hadde vi workshop med Trivselsagentene, søndag hadde vi aktivitetsdag. - Næringslivsdagen. Næringslivsdagen(e) har blitt arrangert på alle lokalavdelingene. Ting har gått veldig fint, og både studentene, bedriftene og komiteene er veldig fornøyde. Jeg var også på besøk i Bergen, hvor arrangementet var en knall suksess. Ellers har jeg jobbet med noen avtaler her og der, litt daglig drift, samt noen intern saker. SIXT avtalen er blitt fakturaavtale, og en avtale med Sportus.no er på vei. ØA REDERGJØRELSE - Siden forrige styremøte har jeg for det meste sittet mye med årsregnskap. Det har vært en større utfordring enn ventet, da det i fjor ble presentert ett årsregnskap som ikke stemmer med revisors beretning. Dette må vi da rette opp i. Lønn og annet var også ført feil, og dermed vil resultatet som dere har blitt forespeilet være noe annerledes. I tillegg har jeg implentert deler av VL regnskapet, i første omgang kun balanse og ikke regnskap siden det ikke finnes noe regnskap for VL14. - Sittet litt med lønns- og trekkoppgaver i tillegg til årsoppgaver osv. Kjedelig arbeid som neste år forsvinner da alt går gjennom A- melding. 13

14 - Jobbet litt med ny kontoplan og implementering av denne. Det har vært en prosess som har gått noe enklere enn forutsatt, da alle ØA LA har vært veldig positiv til denne endringen. Har også bistått dem i en liten grad rundt spørsmål til den nye kontoplanen. Denne prosessen har også krevd at vi måtte opprette nye databaser til alle LA, slik at vi starter med blanke ark. - Mye kontakt med BI angående medlemstall og annet som vi har måtte sende inn til revisoren i forbindelse med KD. - Bistått Tone rundt LM, i tillegg besvart LA rundt kostnader ved å sende observertører på egen regning. - Håndtert noen søknader i forbindelse med lokalt reisefond. Dette fondet virker å være ekstremt populært og ett tiltak jeg er stolt over J - Deltatt på GF i Trondheim og NLD i Bergen. Har under begge disse oppholdene hatt medarbeidersamtale med både Jo og Kenneth om hvordan ting har gått så langt. Videre hadde vi størst fokus på de siste 3 månedene under våre samtaler. Jeg sitter igjen med ett godt inntrykk og tror at jeg fikk dem til å forstå alvoret av en dårlig overlapping. - Innhentet regnskapet til LA for Dette kommer til å bli presentert som en orienteringssak, kun for å skape en større oversikt over hva BIS som helhet har gjort for våre studenter i Betalt regninger, bokført Januar måned og andre diverse oppgaver. HR redegjørelse - HR har reist landet rundt for å deltatt på alle GF. Elektronisk avstemming er nå integrert og tatt i bruk av hver LA. Generalforsamlingene gikk bra, og det var dyktige kandidater som ble valgt. - Sakspapirer til LM er under utvikling - BIS Video. Det jobbes hardt for å få noe klart til LM. - Div Landsmøte. - Standardisering. - Mye jobb med valget. 14

15 KA redgjørelse - Hatt kommunikasjonsseminar i Bergen, veldig fornøyd med det vi fikk ut av den. - Vært i Stvg. å jobbet med utforming av den nye nettsiden. - Hatt møte med CARE og fortalt om det som er gjort. De er også spent på hvordan fortsettelsen og veldig fornøyd med arbeidet som er gjort hittil. - Startet på produksjonen av malene. Fått laget den grafiske profilen for alle malene som skal lages. - Startet på produksjon av grafiske elementer inn mot LM. - Bistått de andre i styret med diverse oppgaver og gjort forefallende arbeid. 15