Dialog med markedet KSI 11.05.17 Christian Lupke Anskaffelsesseksjonen Kontor for brukeranskaffelser
NAV og anskaffelser av hjelpemidler Dialog med leverandørmarkedet Konkurransegrunnlag på høring Bakgrunn Metode Eksempler Erfaringer Anbefalinger Innhold
Hvilke krav stilles dagens innkjøper?
Anskaffelsesseksjonen - mai 2017 52 medarbeidere: KBA 20 KDA 12 FJK 8 KEA 11 Ledelse 1 Porteføljer: Drift Hjelpemidler Arbeidsmarkeds- tiltak Etatseiendom Forretningsjuridiske tjenester: Anskaffelser, kontraktoppfølging, Kofa, rettssaker Kontraktsrett, fast eiendom Anskaffelser i NAV Årlig verdi kr.10 mrd. Årlig verdi Hjelpemidler: ca. 5,5 mrd. Fagutvikling, arbeidsprosesser, rutiner
Total forbruk hjelpemidler 2016 = 5,58 mrd. 0 % 0 % 1 % 11 % 16 % 9011 Bil 0 % 4 % 9012 Rullestoler 10 % 3 % 15 % 9013 Forflytning og aktivitetshjelpemidler 9014 Ortopedi 9015 Hjelpemidler i bolig og boligtilpasning 9016 Hjelpemidler for komm. og info 9017 Frakt og porto ifm varekjøp HMS 9018 Tjenester 18 % 9019 Høreapparat 9020 Førerhund 22 % 9021 Brystprotese 9022 Øvrige Hjelpemiddel
Hjelpemiddelporteføljen 189 avtaler 118 leverandører 32 anskaffelsesområder med over 400 selvstendige konkurranser 84% av forbruket fra sentrale rammeavtaler
Dialog med leverandørmarkedet Før kunngjøring: Veiledende kunngjøring alle anskaffelser Markedsundersøkelser Dialogmøter med leverandører én-til-én i alle anskaffelser Konkurransegrunnlag på høring i alle anskaffelser Spørreundersøkelser til interne interessenter Dialog med eksterne interessenter, som f.eks. brukerorganisasjoner, bransjeorganisasjoner Etter kunngjøring: Tilbyderkonferanse alle anskaffelser Spørsmål og svar alle anskaffelser Oppstartsmøte kontrakt for enkelte anskaffelser Kontraktfasen: Årlige leverandørutviklingsdager Strukturert leverandøroppfølging etablert nytt regime for kontraktsoppfølging i 2015
Konkurransegrunnlag på høring - hvorfor Redusere risiko både for oppdragsgiver og leverandører Prosessrisiko Økonomisk risiko Uklarheter, mangler og feil Avstemme muligheter med markedet stille riktige krav Utnytte kompetansen hos leverandørene Avdekke og forankre behov, oppnå god behovsdekning Imøtekomme behovet fra leverandørmarkedet om informasjon på et tidligst mulig tidspunkt Gjøre leverandørene i stand til å levere det beste tilbudet de kan gi
Tidslinje 2009 2011 2014 2015 2016 2017 Dialogmøter med leverandører, primært fellesmøter. Få 1-1 møter. Første forsøk med behovsbasert kravspesifika sjon. Flere 1-1 møter. Behovsbaserte kravspesifikasjoner i alle anskaffelser. Veiledende kunngjøringer i alle anskaffelser. Alle anskaffelser følger innovasjonsmetode. Første forsøk med konkurransegrunnlag på høring. Deler av behovs- og kravspesifikasjon.. Alle konkurransegrunnlag på høring. Fullstendige konkurransegrunnlag på høring. Behov, krav, betingelser, tildelingskriterier. Vår 2017: Oppklarende dokumenter etter høringsinnspill legges på Doffin før utlysning. Høst 2017: Tilbud om dialogmøte etter høringsuttalelse.
Manuelle rullestoler og drivhjul med el.motor Kunngjort november 2015 Anbudet bestod av 16 poster (selvstendige konkurranser) Verdi på ca. 600 millioner over 4 år 10-15 kjente leverandører Fokus på dialog med markedet To runder med høringsdokumenter
Fremdrift i anskaffelsen Veiledende kunngjøring Første teamsamling Dialogmøter 1-til-1 Anskaffelsesplanen Utkast til poster Høringsdokument Høringsdokument Andre teamsamling Leverandører viser produktnyheter Arbeid med konkurransegrunnlag Ferdigstillelse av konkurransegrunnlag Kunngjøring
Eksempel fra høringsdokument 2 Komfortrullestol Krav til produktets standardkonfigurasjon: armlener hodestøtte høyderegulerbare kjørehåndtak eller kjørebøyle kompakte dekk ledsagerbrems ikke sittepute Kommentar: Viktige begrunnelser for å inkludere sittepute i standard konfigurasjon: Sitteputen inngår som en viktig komponent i krasjtesten etter ISO 7176-19. Endring av sittepute fra standard konfigurasjon vil minimum kreve en risikovurdering av produsent i forhold til endret risikobilde ved bruk av andre sitteputer under transport i bil enn det som produsent har spesifisert. Tidligere erfaring viser at standard sittepute dekker majoriteten av brukerbehovet og sjelden behøves å byttes ut. Er utfordringen for NAV at nivået på tilbudte standard sitteputer generelt er for dårlig, anbefales det å stille høyere krav til disse.
Førerhunder med tilhørende tjenester Kunngjort april 2015 Anbudet bestod av 2 poster (selvstendige konkurranser) Verdi på ca. 90 millioner over 6 år 4 kjente leverandører Høringsutkast publisert på Doffin og sendt til brukerorganisasjon Tilbakemeldinger fra leverandørmarkedet og brukerorganisasjoner om behov for lengere avtalevarighet grunnet særlig behov for langsiktig planlegging Klaget inn til Kofa av tapende leverandør
Høringsdokumenter
Hva har vi hatt på høring? Betingelser Leveringsbetingelser mm. Overordnede og spesifikke krav samsvarsvurdering standarder dokumentasjonskrav Definisjoner - presisering av begreper brukt i konkurransen Postinndeling krav til standardkonfigurasjon informasjon om avtaleart beskrivelse av brukere og behov Krav til standardkonfigurasjon Tildelingskriterier Underpunkter til kvalitet Hva som inngår i totalkostnadsberegningen
Hva har innspill fra leverandørene medført? Avdekket og rettet opp uklarheter Endret overordnede produktkrav standarder og samsvarsvurdering Endret krav til produktenes konfigurasjon Endret konkurranseinndeling Det vi etterspør finnes ikke i markedet Uhensiktsmessig inndeling av konkurranser Rammeavtale med varighet over 4 år Avdekket nye behov nye konkurranser Endring av intern forståelse og praksis Også nyttig å få tilbakemeldinger på det leverandørene er enige i!
Erfaringer God måte å avstemme konkurransen med markedet på Leverandørene har noe konkret å vurdere Informasjon på et tidligere tidspunkt Positive tilbakemeldinger fra leverandører Øker involvering, bedrer samarbeid Viktig med dokumentasjon av beslutninger Variasjon i hvordan leverandører benytter muligheten Ny praksis, endringsarbeid tar tid Krever innsats fra leverandørene Krever tid i planleggingsfasen, men betaler seg i konkurransefasen Tydeligere konkurransegrunnlag bedre konkurranser Færre avvisninger og avlysninger bedre behovsdekning Bedre tilbud og mer presise tilbud
Anbefalinger Start med én anskaffelse og lær underveis Ta et steg av gangen, små fremskritt gir i sum store gevinster Ikke vær redd for å feile Dokumenter beslutningspunkter Søke erfaringer av egne og andre Etabler gode rutine- prosessbeskrivelser og en verktøykasse for de som gjennomfører anskaffelser Samarbeid tett med behovseier/fageier Fokuser på behov i planleggingsfasen ikke løsninger
Takk for oppmerksomheten! Bruker i sentrum