Innovasjon i anskaffelser Hege Brinchmann Seksjonssjef anskaffelsesseksjonen

Transkript

1 Partnerforum Innovasjon i anskaffelser Hege Brinchmann Seksjonssjef anskaffelsesseksjonen

2 Hvordan er NAV organisert? Arbeids- og velferdsdirektoratet Anskaffelsesseksjonen Tjenestelinjen Ytelseslinjen Økonomilinjen NAV Fylke NAV Forvaltning NAV Innkreving Partnerskap med 428 kommuner NAV-kontor i kommuner og bydeler NAV Kontaktsenter NAV Pensjon NAV Kontroll NAV Klageinstans NAV Økonomi pensjon NAV Økonomi stønad NAV Hjelpemidler NAV Internasjonalt NAV Økonomitjeneste NAV, Side 2

3 Anskaffelsesseksjonen 39 medarbeidere Drift Hjelpemidler Arbeidsrettede tjenester Forretningsjuridisk 10,4 mrd årlig anskaffelsesvolum Policy, retningslinjer og rutiner for anskaffelsesprosessen NAV, Side 3

4 Totalt anskaffelsesvolum i NAV Forbruk hovedkategorier 2014 Drift Hjelpemidler Arbeidsrettede tiltak Forbruk hjelpemidler 2014 (MNOK) 13 % Brystprotese Førerhund % Hjelpemidler for mosjon og idrettsutstyr 27 Øvrige hjelpemidler 62 Forflytningshjelpemidler 134 Heiser, løfteplattformer og trappeheiser Tjenester % Hjelpemidler til personlig pleie Høreapparat Totalt: Hjelpemidler for komm. og info 514 Hjelpemidler boligtilpasning 518 Totalt: Rullestoler Bil Ortopedi NAV, Side 4

5 Brukere og leverandører - nøkkeltall ,8 21,9 17,6 9,6 2,4 3, år år år år år >80 år Brukere 2014, aldersfordelt behandlede søknader om hjelpemidler 213 Sentrale rammeavtaler 110 leverandører med sentral rammeavtale 45 % av brukerne er over 80 år 20 største leverandører utgjør 56 % NAV, Side 5

6 Innovasjon i anskaffelser? Både innovasjon i anskaffelsesprosessen Ikke bare «nye produkter og tjenester» Hente ut potensiale rutineanskaffelsene Og anskaffelse av innovasjon Men også «forbedrede produkter og tjenester» Vurdere behov Planlegge og organisere Dialog med markedet Gjennomføre konkurransen Implementere og følge opp NAV, Side 6 Kilde: Difi

7 NAV, Side 7

8 Organisering og prosessforbedring Resultater Systematisk og enhetlig tilnærming til anskaffelsesprosessen Hjelpemidler og tilrettelegging - fageier Bedre rolle- og ansvarsfordeling Velfungerende anskaffelsesteam Utfordringer Leverandører Brukere Brukeranskaffelser - anskaffelser - avtaler Felles forankring i en stor organisasjon Samme utfordring - ulik prioritering Hjelpemiddelsentraler - kompetansesenter - behov og formidling Sentral forsyningsenhet - avrop og logistikk NAV, Side 8

9 Fra «teknisk» kravspesifikasjon Post Beskrivelse 1 Dusj- og toalettstol med drivhjul fast høyde, setebredde til og med 45 cm. 2 Dusj- og toalettstol med drivhjul fast høyde, setebredde fra og med 46 cm 3 Dusj- og toalettstol med drivhjul høyderegulerbar, setebredde til og med 45 cm 4 Dusj- og toalettstol med drivhjul høyderegulerbar, setebredde fra og med 46 cm FØR: Poster inndelt etter tekniske egenskaper 164 poster Mange absolutte krav 5 Dusj- og toalettstol med drivhjul - delbar uten verktøy Eksempel fra hygiene hjelpemidler En dusj-/toalettstol (091203) for voksne skal bestå av: - sete med toalettåpning - armlener eller sidebøyler - ryggstøtte - understell med låsbare hjul gjelder for dusj og toalettstoler med små hjul for postene benstøtter, avtagbare eller faste - feste for bøtte og/eller bekken - drivhjul gjelder kun for dusj og toalettstoler med drivhjul, postene tilt manuell for postene tilt elektrisk for postene 10 - nakkestøtte - for dusj/toalettstoler med tilt for postene veske til delbar dusj-/toalettstol - gjelder post 21 Tilbehør. Følgende tilbehør til dusj- og toalettstoler (091203) må tilbys: - bøtte NAV, Side 9

10 Til «behovsbasert» kravspesifikasjon Post 1: Toalettstol u/hjul og m/høyderegulering, kategori Én vinner Enkeltprodukt A) Brukerne er typisk personer - som har behov for å gå på toalettet andre steder enn på baderommet - som har nedsatt eller ingen gangfunksjon B) Krav til dokumentasjon for hvert hovedprodukt for: Samsvarserklæring Standard for tekniske hjelpemidler Se punkt 2 for utdypende spesifisering av produkt- og dokumentasjonskrav. C) Absolutte krav til produktets konfigurasjon: Vanndrenerende konstruksjon Sidebøyler/armlener Ikke hjul Ryggstøtte D) Brukerne har behov for en toalettstol med følgende egenskaper: 1. Enkel å rengjøre 2. Gir god støtte under bruk E) Tildelingskriteriet: Kvalitet vist gjennom behovsoppfyllelse vektes % Produktets grad av oppfyllelse av brukers behov angitt i felt D, med hovedfokus på, men ikke begrenset til, følgende underkriterier: Rengjøringsvennlighet (Brukerbehov 1) Støtte under bruk (Brukerbehov 2) F) Tildelingskriteriet: Totalkostnad vektes % Følgende elementer inngår i beregningen av totalkostnaden: Pris hovedprodukt + enhetspris utprøving Økonomiske konsekvenser av eventuelle forbehold til kontraktsvilkårene NÅ: Poster inndelt etter brukerbehov Færre poster - 46 Færre absolutte krav Tettere kobling mellom: Brukere Behov Tildelingskriterier Mer treffsikre kravspesifikasjoner NAV, Side 10

11 Behovsspesifisering Resultater Åpen tilnærming «morgendagens produkter» Færre avviste produkter Mer treffsikre kravspesifikasjoner Utfordringer Være åpen nok og konkret nok Uegnede produkter tilbys Samme produkt kan tilbys i flere poster NAV, Side 11

12 Dialog med markedet Mulighetene for dialog med leverandørene våre er mange Før kunngjøring: Veiledende kunngjøring Dialogmøter én-til-én Konkurransegrunnlag på høring Etter kunngjøring: Tilbyderkonferanse Oppstartsmøte kontrakt Kontraktsfasen: Årlige leverandørutviklingsdager Strukturert leverandøroppfølging NAV, Side 12

13 Dialog med markedet Resultater Utfordringer Leverandører involveres mer Transparent prosess Avdekke utfordringer og udekkede behov Bedre markedsforståelse Bedre forhold mellom NAV og leverandører Stimulere leverandørene til produktinnovasjon Folketrygden definerer hvilke produkter som staten dekker Produktendringer i kontraktfase NAV, Side 13

14 Innovasjonsstipendiater i NAV Ny forsøksordning fra Innovasjon Norge Stipendmidler offentlige virksomheter kan bruke til konkrete innovasjonsformål Innovatører fra privat næringsliv jobber med innovasjonsprosjekt i NAV Prosjekt 1: Produktkrav i hjelpemiddelanskaffelser Prosjekt 2: Informasjonsdeling i hjelpemiddelverdikjeden NAV, Side 14

15 Suksesskritierier Kvaliteten på tjenestene i NAV - Kompetanse Samarbeid Forankring Engasjert anskaffelsesteam Ta små steg av gangen Det er lov å gjøre feil er avhengig av et godt anskaffelsesarbeid! NAV, Side 15

16 Suksesskriterier PLANLEGGING KOMPETANSE SAMARBEID NAV, Side 16