Ledelse av anskaffelser i NAV

Transkript

1 Anskaffelsesseksjonen Ledelse av anskaffelser i NAV 10. mars 2016, Jarle Nigardsøy Amundsen Kontor for driftsanskaffelser // Anskaffelsesseksjonen // Økonomi og styringsavdelingen

2 Dette er NAV 2016 Internrevisjonen Arbeids- og velferdsdirektør Sekretariat Utviklingsavdelingen Kunnskapsavdelingen Kommunikasjonsavdelingen HR-avdelingen Økonomi- og styringsavdelingen 1) Arbeids- og tjenesteavdelingen Ytelsesavdelingen IT-avdelingen 1) økonomi- og styrings-direktør er assisterende arbeids- og velferds-direktør = Øverste ledelse = Avdelinger som koordinerer, legger rammer og med støttefunksjoner på tvers av linjer = Avdelinger med operativ styring av enheter i ytre etat (styringslinjer) NAV, Side 2

3 Budsjett og utbetalinger i 2015 Statsbudsjett 2015 NAVs utbetalinger (utvalg) Drift NAV Barnetrygd Dagpenger Kontantstøtte Utbetalinger NAV AAP Resten av statsbudsjettet Sykepenger Alderspensjon Uførepensjon Tall i kr NAV, Side 3

4 Anskaffelsesseksjonen 38 medarbeidere: KBA 16 KDA 12 FJK 9 Ledelse 1 Porteføljer: Drift Hjelpemidler Arbeidsmarkeds- tiltak Forretningsjuridiske tjenester: Kofa, rettssaker Kontraktsrett, fast eiendom Anskaffelser i NAV Årlig verdi kr.10 mrd Fagutvikling, arbeidsprosesser, rutiner NAV, Side 4

5 Anskaffelser, policy og langsiktig plan Knyttet til NAVs virksomhetsstrategi Godkjent av direktørmøtet Målekort, tiltak og måleparametere knyttes til virksomhetsstrategien Sentralisert og profesjonalisert anskaffelsesmiljø Egen kompetanse, bygget over 10 år Anskaffelsesseksjonen forvalter normalt ikke avtalene Avtaleeier på fagsiden Styringsgrupper for anskaffelser Sikrer tverrgående behov Lederforankring av den enkelte anskaffelse NAV, Side 5

6 Policy for anskaffelser i NAV Prinsipper for anskaffelser Anskaffelser skal gjennomføres i henhold til lover og regler Anskaffelser skal sikre verdiskapning Anskaffelser skal vektlegge samfunnsansvar og etikk Anskaffelser skal følge faste arbeidsprosesser og krav til kompetanse Sentrale rammeavtaler skal etableres for avtaleområder der dette er hensiktsmessig NAV, Side 6

7 Anskaffelsespolicy er forankret i virksomhetsstrategien NAV, Side 7

8 Målbildet for anskaffelser i NAV Målbildet gir en beskrivelse av hva som skal kjennetegne anskaffelser i NAV og viser retningen for å utvikle organisasjonen innen anskaffelsesområdet, både utad mot brukere og leverandører, og innad i organisasjonen. Målbildet legges til grunn for utvikling av området i perioden understøtter NAVs mål uttrykt gjennom virksomhetsstrategien og prinsipper for anskaffelser uttrykt gjennom policy for anskaffelser. NAV, Side 8

9 Mål for anskaffelser Målene avspeiler de utfordringer NAV står overfor i dag innen anskaffelsesområdet, og angir områder som må prioriteres for å virkeliggjøre målbildet. Målene er utformet slik at de uttrykker hvor NAV ønsker å være ved periodens utløp. NAV, Side 9

10 Faktagrunnlag gir lederinteresse Kontraktsforvaltningsverktøy Avtaleinformasjon Inndeling i kategorier Rapporter (år, tertial) Forbruksoversikt Antall leverandører Hele anskaffelsesområdet, særområder (konsulent) Faktagrunnlag Kategoristyring og organisering av arbeidet Riktig kompetanse på riktig kategori NAV, Side 10

11 Drift porteføljeoversikt Porteføljer: Kategorigrupper: IKT Forvaltningsavtaler: drift, vedlikehold, utvikling IT Hardware SW lisenser Administrativ portefølje Administrasjon Kunnskap Eiendom Profesjonelle tjenester IKT konsulenttjenester HR konsulenttjenester Revisjon- og regnskapstjenester Kontor for driftsanskaffelser er anskaffelsesansvarlig for etatsdekkende og sentrale avtaler for NAV 200 IKT avtaler 26 administrative avtaler 54 Profesjonelle tjenester * Telekomabonnement og utstyr Transport og reiser Vikartjenester * Inkludert parallelle rammeavtaler IKT og HR konsulenttjenester IKT konsulenttjenester Personell Fagansvarlig og avtaleansvarlig er definert per kategorigruppe og avtaleområde NAV, Side 11

12 Kategoristyring - beskrivelse Kategoriansvarlig: Har ansvar for gjennomføringen av anskaffelser i sin kategori Har god kjennskap til kontrakten Har kontakt og kan svare på spørsmål fra forvalter som en førstelinje før juristene, skal kunne be om info og involvering fra forvalter Har oversikt over forbruk på den enkelte avtale og på kategorien Optimalisere avdeledekning innenfor kategorien Har kjennskap til markedet Arbeide med kategoriens strategi Styrke digitalisering f.eks. i avropsrutiner Bidra til styrket avtalelojalitet Deltar i noe kontakt med leverandøren på kontrakten Delta på kurs /konferanser etc. på området Generelt: Kategoriansvar er et utgangspunkt, ikke en begrensning Det kan være ønskelig at en som ikke er kategoriansvarlig gjennomfører en anskaffelse på kategorien Anskaffelsesansvarlig for en kontrakt beholder i utgangspunktet ansvaret for kontrakten gjennom avtalens varighet Av kapasitetshensyn kan flere personer være ansvarlige på samme kategori NAV, Side 12

13 EKSEMPLER PÅ FAKTAGRUNNLAG NAV, Side 13

14 Profesjonelle tjenester portefølje Profesjonelle tjenester Profesjonelle tjenester 8 % IKT konsulenttjenester 5 % 4 % Konsulent- og rådgivningstjenester Midlertidige ansatte og vikarer HR konsulenttjenester Revisjon- og regnskapstjenester Uklassifiserte profesjonelle tjenester 83 % Revisjon- og regnskapstjenester Vikartjenester NAV, Side 14

15 Fordeling av antall leverandører Analyse Prosentvis fordeling av leverandører per kategori per beløpsintervall 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Snitt NAV prosent 39% 30% 15% 17% IKT 44% 34% 8% 13% Kontor og adm. 66% 25% 6% 2% Profesjonelle tjenester 40% 30% 20% 10% Eiendom 31% 28% 21% 20% Hjelpemidler 28% 32% 24% 15% Arbeidsrettede tjenester 22% 31% 8% 39% NAV, Side 15

16 Kontor og administrasjon 4 % 14 % 1 % 4 % 8 % 54 % Kategorier 2010 Administrativ porto og budtjenester 2020 Annonser 2030 Kontor-, kopi- og printere- og multimaskiner 2040 Kontormøbler og annen inventar 2050 Kontorrekvisita og tonere 2070 Møter, representasjon og event Totalt regnskapsført: Antall leverandører: % reduksjon fra % reduksjon fra % 5 % 2 % 2080 Reklameartikler og firmagaver 2090 Trykksaker 2990 Diverse Antall konteringer: % endring fra NAV, Side 16

17 Prosjektstyring/ -rådgivning Strategiplanlegging/-rådgivning Arkitektur og løsningsspesifikasjon Test og kvalitetssikring Elektronisk samhandling Systemutvikling og programmering Drift av IT-systemer og plattformer Spesialister på databaser SUM Avropsdetaljer, konsulentområdet Avdeling Antall konsulenter Estimert sum 2015, kr Ytelser IKT Øvrige staber og avdelinger Org Sum Leverandør Acando 2 2 Accenture Bouvet Capgemini Norge AS Ciber Computas Decisive 6 6 Devoteam da Vinci 2 2 Evry 1 1 Ernst & Young 2 2 ework Innovatec 3 3 Know IT Objectnet 1 1 KPMG 1 1 Metier 2 2 Miles 4 4 PwC 1 1 Promis 4 4 UNIConsult 2 2 SUM NAV, Side 17

18 Eksempel fra NAVs prosessmodell NAV, Side 18