MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 22. august 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:00 Møteleder: Rune Lødøen Referent Britt Inger Kolset Konstituert daglig leder britt-inger@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 62 21 mob: 48 16 62 21 1
Sakliste Sak 049/14: Godkjenning av møtereferat...2 Sak 050/14: Etablering av regional IKT-driftsenhet...3 Sak 051/14: Etablering av ny regional estrategi...4 Sak 052/14: Forankring prosjekt Kompetanseregionen...5 Sak 053/14: Erfaringer BTV-avtale telefoni...6 Sak 054/14: Advokatsamarbeid...6 Sak 055/14: SMS-varsling...7 Sak 056/14: Kommunereformen...8 Sak 057/14: Tilskudd «Den Blå Timen» 2015...8 Felles bord!...9 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Utkast til utlysningstekst stillingsannonse- til sak 050/14 2. Vedl 2 Presentasjon av IKT-kostnadsbenchmark - til sak 051/14 3. Vedl 3 Notat fra samling 05.07.14 - til sak 056/14 4. Vedl 4 Notat fra rådmannen i Kongsberg til sak 054/16 5. Vedl 5 Notat vedr. Tilskudd «Den blå timen» - til sak 057-14 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Jan Erik Innvær / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen I tillegg deltok: Kjetil Gulsrud Lundemoen Kongsbergregionen (sak 052/14) 2
Sak 049/14: Godkjenning av møtereferat Møtereferat rådmannsutvalgets møte 06.06.14 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 06.06.14 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referat fra møtet den 06.06.14 godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon 22.08.14 sak 049/14: Referat fra møtet 06.06.14 godkjennes Sak 050/14: Etablering av regional IKT-driftsenhet Dokumenter i saken Tidligere behandlinger, vedlegg og prosjektdokumenter Rådmannsutvalget 29. november 2013 sak 086/13 Rådmannsutvalget 31. januar 2014 sak 006/14 Rådmannsutvalget 28. februar 2014 sak 019/14 Rådmannsutvalget 6. juni 2014 sak 046/14 Prosjektmandat for etableringsprosjekt vedtatt i RMU 06.06.14 Rådmannsutvalget behandlet saken i forrige møte 6. juni og besluttet da følgende: 1. Framlagt prosjektmandat for etableringsprosjekt legges til grunn for etablering av regional IKT driftsenhet 2. Sekretariatet iverksetter oppstart av etableringsprosjektet medio august 2014, for de kommuner som har vedtatt å delta i etableringen av regional IKT driftsenhet 3. Det opprettes et interimsstyre for regional IKT driftsenhet fra dags dato bestående av Rådmannsutvalget 4. Stillingen som daglig leder utlyses eksternt 5. Interimsstyret gis i oppdrag å tilsette ny leder - herunder sørge for ekstern utlysning innen 25.08.14 med søknadsfrist 15.09.14 og ansettelse i løpet av september 2014 6. Saken settes opp på nytt i neste møte i rådmannsutvalget 22.08.14 7. Notodden kommune lager en tidsplan for ansettelsesprosessen - herunder avklarer deltakelse og aktiviteter 3
Til punkt nr 2 iverksetting av etableringsprosjekt - opplyses at det det nå foreligger vedtak fra kommunestyrene i alle kommuner om å delta i etableringen av en regional IKT-driftsenhet i henhold til foreslått modell og at det ble gjennomført oppstartsmøte i etableringsprosjektet 13.08.14. Til punkt nr 7 tidsplan for ansettelsesprosessen - opplyses at Notodden kommune med utgangspunkt i beslutningene i rådmannsutvalget 6. juni har lagt opp til følgende tidsplan: Dialog med tillitsvalgte innen 22.08 Stillingen lyses ut eksternt innen 25.08 Søknadsfrist ca. 15.09 - søkerlista foreligger i løpet av uke 38 Tilsettingsutvalget gjør sine vurderinger og gjennomfører intervju i uke 39 Tilbudsbrev går ut i begynnelsen av uke 40 Til punkt nr 5 ekstern utlysning av stilling som ny leder av IKT-driftsenheten - har sekretariatet iht rådmannsutvalgets bestilling utarbeidet forslag til utlysningstekst som med dette legges fram for interimsstyret for behandling (vedlegg-1). Rådmannsutvalget gir innspill til utlysningstekst og annonsering Rådmannsutvalgets konklusjon 22.08.14 sak 050/14: Rådmannsutvalget drøftet saken og ga innspill til utlysningstekst og annonsering Sak 051/14: Etablering av ny regional estrategi Rådmannsutvalget 28.01.11 sak 013/11 regional estrategi for 2011 2014 Regionrådet 08.02.11 sak 004/11 regional estrategi for 2011. 2014 Presentasjon av IKT-kostnadsbenchmark (vedlegg 2) Kommunene i Kongsbergregionen har siden 2011 samarbeidet om IKT/digitalisering med utgangpunkt i vedtatt estrategi for perioden 2011 2014. I og med at strategiperioden nå utløper ønsker SuksIT med dette å foreslå for rådmannsutvalget oppstart av ny strategiprosess. SuksIT anbefaler at format og layout på nytt strategidokument er tilsvarende KS' Digitaliseringsstrategi 2013-2016. SuksIT foreslår at strategiarbeidet startes i forbindelse med KommIT's planlagte besøk til Kongsbergregionen 21. oktober. Fra KS/KommIT kommer Trude Andresen - områdedirektør for Forskning, innovasjon og digitalisering, Kirsti Kierulf - leder av KommIT og Ellen Karin Toft Larsen - som jobber med strategi, IKT og utdanning mm. SuksIT ønsker en bred deltakelse fra kommunene på denne samlingen og at rådmennene samt representanter fra ledergrupper og regionale nettverk og tillitsvalgte deltar. Dette at for at så mange som mulig skal få god kjennskap til hvilke muligheter og utfordringer kommunene står overfor i sitt digitaliseringsarbeid. 4
SuksIT vil også anbefale for rådmannsutvalget at det umiddelbart etter oppstartsmøte 21. oktober gjennomføres en IKT-kostnadsbenchmark av kommunene i regionen med utgangspunkt i KommIT's modell for IKT-kostnadsbenchmark for norske kommuner. Benchmarken måler kommuners IKT-modenhet på områdene oppvekst, helse- og omsorg, plan, bygg og geodata I tillegg vil følgende bli målt/belyst i benchmarken: kvaliteten på dagens digitale tjenester totaloversikt over kommunenes totale kostnader (ink. skjulte kostnader) hvordan virksomhetene og IT jobber sammen stab- og ledelsens brukertilfredshet SuksIT og organiseringen av samarbeidet med kommunene Hensikten med benchmarken er å identifisere forbedringspotensialet i den enkelte kommune, få økt kontroll med IKT-kostnadene og lære beste praksis av andre kommuner. Det synes å være spesielt nyttig for kommunene i Kongsbergregionen å gjennomføre en slik kostnadsbenchmark i høst, da dette arbeidet vil kunne gi oss meget gode innspill til å identifisere nye tiltak/satsninger i den nye estrategien. Samtidig vil benchmarken kunne gi viktige input til den nye regionale IKTdriftsenheten som er under etablering ikke minst når denne skal evalueres etter 2 år. Det foreslås at benchmarken gjennomføres i perioden 21. oktober desember 2014. Det vil være en ekstern leverandør som gjennomfører benchmarken, mens kommunene må bidra med nødvendig informasjon i selve prosessen. KommIT bidrar økonomisk ved å dekke 50 % av kostnadene. De resterende 50 % kan dekkes av inneværende års ramme for det regionale IKTsamarbeidet. Det er ønskelig at hver kommune utnevner 1 koordinator som får i ansvar i bidra i prosessen. Koordinatorrollen kan gjerne ivaretas av medarbeidere som ikke er ansatt i kommunenes IKT-avdelinger f.eks på økonomiavdeling o.l. For mer detaljer om IKTkostnadsbenchmarken vises til leverandørens presentasjon (vedlegg-2). SuksIT foreslår at resultatene fra benchmarken legges til grunn for videre arbeid med etablering av ny regional estrategi, og at forslag til ny regional estrategi kan legges fram til rådmannsutvalget før sommeren 2015. Rådmennene deltar på samlingen 21. oktober og sørger for at aktuelle ledere og andre deltakere fra egen kommune også deltar Det gjennomføres en IKT-kostnadsbenchmark i alle kommunene. Benchmarken presenteres nærmere i samlingen 21. oktober og iverksettes umiddelbart etterpå med mål om å være gjennomført i løpet av desember 2014 Forslag til ny regional estrategi legges fram til rådmannsutvalget før sommeren 2015 Rådmannsutvalgets konklusjon 22.08.14 sak 051/14: Rådmennene deltar på samlingen 21. oktober og sørger for at aktuelle ledere og andre deltakere fra egen kommune også deltar Det gjennomføres en IKT-kostnadsbenchmark i alle kommunene. Benchmarken startes medio september og foreløpige resultater presenteres på samlingen 21. oktober. Forslag til ny regional estrategi legges fram til rådmannsutvalget i løpet av mars 5
Sak 052/14: Forankring prosjekt Kompetanseregionen Prosjektmandat forprosjekt (godkjent i RMU 26.4.2013, sak 037/13) Sluttrapport forprosjekt (godkjent i RMU 31.1.2014, sak 009/14) Prosjektmandat hovedprosjekt (godkjent i RMU 31.1.2014, sak 009/14) Plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse Samarbeidsavtale Rådmannsutvalget 06.06.14 sak 047/14 Regionrådet 17.06.14 sak 024/14 I forrige møte i regionrådet 17. juni ble det gitt en orientering om prosjekt Kompetanseregionen fra prosjektleder. Det ble blant annet opplyst om at prosjektet nå jobber med å planlegge implementeringen, mens forankring av prosjektet og oppfølging av planen er den enkelte kommunes ansvar, jfr. Samarbeidsavtalen og prosjektets plan for informasjon, medvirkning og medbestemmelse. Regionrådet vedtok på bakgrunn av orienteringen følgende: «Saken settes opp på nytt i rådets neste møte i september da rådet ønsker en nærmere beskrivelse av hvordan arbeidet er forankret og hvordan kompetansehevingsaktiviteter skal implementeres ute i kommunene» På bakgrunn av regionrådets vedtak bør hver kommune i forkant av neste regionrådsmøte 9. september ha utarbeidet en beskrivelse som viser hvordan kommunen har forankret prosjektet og som beskriver hvordan kompetansehevingsaktiviteter er tenkt implementert i de enkelte kommunene. Rådmannsutvalget drøfter saken og fastsetter videre oppfølging av saken Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 052/14: Rådmannsutvalget drøftet saken. Bestillingen fra regionrådet 17. juni følges opp ved at prosjektleder for Kompetanseregionen og rådmannsutvalgets leder orienterer i regionrådetsmøte 9. september om status i prosjektet med utgangspunkt i de tilbakemeldinger som rådmennene presenterte i dagens møte. 6
Sak 053/14: Erfaringer BTV-avtale telefoni Rådmannsutvalget 06.06.14 sak 048/14 Rådmannsutvalget ga i forrige møte 06.06.14 sekretariatet/suksit i oppdrag å kontakte kommunenes felles leverandør av telefonitjenester for å etterspørre hvilke tiltak leverandøren vil iverksette for å løse de problemene som kommunene har erfart og som ble omtalt i rådmannsutvalgsmøte 6. juni. Sekretariatet og SuksIT ønsker med dette å orientere rådmannsutvalget om videre oppfølging av saken. SuksIT gjennomførte et møte med leverandøren 18. juni. På møtet ble det beskrevet eksempler på problemer/feil/mangler på dagens telefonitjenester. Det ble i møtet bedt om at leverandøren skriftlig skulle gi tilbakemelding på hvordan beskrevne feil/problemer skulle rettes/følges opp. Leverandøren har etter møtet sendt noen mailer hvor det er beskrevet enkelte tiltak. SuksIT hadde saken opp til ny behandling i sitt møte 13. august. Det var enighet om at det er litt for tidlig å kunne konkludere med om disse tiltakene har løst/vil løse de beskrevne problemene/feilene. SuksIT ønsker derfor å følge opp saken videre og sammen med regional innkjøper foreslå forslag til tiltak/videre prosess. Saken tas til orientering SuksIT legger fram forslag til tiltak/videre prosess på et senere rådmannsutvalgsmøte Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 052/14: Saken tas til orientering SuksIT legger fram forslag til tiltak/videre prosess på et senere rådmannsutvalgsmøte Sak 054/14: Advokatsamarbeid Rådmannsutvalget 31.01.14 sak 015/14 Rådmannsutvalget 28.02.14 sak 018/14 Notat av 18.03.14 fra sekretariatet vedr. advokatsamarbeid Rådmannsutvalget 28.03.14 sak 023/14 Notat fra rådmannen i Kongsberg (vedlegg 4) Rådmannsutvalget vedtok i forrige behandling av saken i møte 28. mars følgende: 7
«Sak fremmes i møte etter ferien med en mulig plan for gjennomføring av et forprosjekt som hensikt. Kongsberg kommune tar ansvar for oppfølging» I dagens møte gir rådmannen i Kongsberg en kort orientering om status og framdrift. Det vises til eget notat fra rådmannen i Kongsberg se vedlegg 4. Rådmannsutvalget drøfter saken og fastsetter videre oppfølging av saken Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 054/14: Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalget ber rådmannen i Kongsberg legge fram forslag til organisering av et regionalt advokatsamarbeid i neste møte 26.09.14. Sak 055/14: SMS-varsling Saksbehandler Odd Resser Rådmannsutvalget 29.11.13 sak 089/13 Rådmannsutvalget 28.03.14 sak 032/14 Bakgrunn I Rådmannsutvalgets behandling av saken 28.03.14 ble det gitt en orientering om status i arbeidet med å utrede en mulig felles anskaffelse av løsning for SMS-varsling ifb kommunenes beredskapsarbeid. På bakgrunn av orienteringen vedtok rådmannsutvalget at arbeidsgruppa skulle klargjøre grunnlag for å innhente opplysninger fra kommunene og fortsette arbeidet i tråd med det som ble beskrevet i orienteringssaken. Arbeidsgruppa ønsker med dette å legge fram en ny status i dette arbeidet. Leveransen Arbeidsgruppa gjennomførte møte med PSWinCom 13.06.14 for å sjekke ut om de kunne levere et system slik kravspesifikasjonen tilsa. PSWinCom hadde på det tidspunktet ikke en fullgod løsning, det var flere punkter som skulle ferdigstilles «i løpet av sommeren». Det er avtalt oppfølgende møte 08.09.14, med bestilling til PSWinCom om å vise at løsningen m/ integrasjoner fungerer fra både PC/Mac og nettbrett i henhold til kravspesifikasjonen. Dersom leverandøren ikke kan vise til at kravspesifikasjonen oppfylles må kommunene lyse ut en konkurranse om anskaffelse av løsning for slik SMS-varsling. Kostnadsbilde og prisstruktur I orienteringssaken av 28.03.14 beskrives at arbeidsgruppa bla a skal: Beskrive løsninger og sannsynlige kostnader Innhente opplysninger fra kommunene på ønskede løsninger og bruksvolum Beskrive et antatt kostnadsbilde Det har vært tungt å finne gode måter å fremskaffe opplysningene for å kunne få et realistisk prisbilde. I det planlagte møtet 08.09.14 vil arbeidsgruppa sammen med PSWinCom jobbe videre med å beskrive løsninger og muligheter ut over det som allered er kjent. Deretter vil arbeidsgruppa kontakte forskjellige avdelinger i kommunene, og om nødvendig bruke data fra enkeltkommuner for å kunne beregne bruksvolum i de forskjellige kommunene. 8
CIM mobil DSB CIM er et styringssystem for sikkerhet og beredskap som Direktoratet for samnfunnssikkerhet og beredskap og kommuner benytter. Standardløsningen i DSB-CIM har ikke støtte for bruk på mobil og nettbrett. Denne funksjonaliteten er tilgjengelig som tilleggsmodul. Forespørsel om å delta på felles anskaffelse av denne modulen ble sendt kommunene i regionen 8/6, siste OK kom 24/6, da det endelige avropet ble gjort. Signert kontrakt ble oversendt 27/6, og 30/6 kom meldingen «CIM Mobil er nå aktivert for Kongsberg, Flesberg, Hjartdal, Nore og Uvdal, Notodden, Rollag og Tinn kommune.» De fleste ledere tar med nettbrett hjem, mens PC'en står igjen på kontoret. Bruk av CIM vil nå være enklere for kriseledelsen, uavhengig av oppholdssted. Kommunene har også større fleksibilitet i bruk av CIM, blant annet kan det loggføres direkte fra et hendelsessted, eller fra liasoner sendt andre staber eller samarbeidsparter. Rådmannsutvalget tar saken til orientering Arbeidsgruppa innhenter nødvendige opplysninger for å danne et realistisk kostnadsbilde for varslingsløsningen Rådmannsutvalgets konklusjon 22.08.14 sak 055/14: Rådmannsutvalget tar saken til orientering Arbeidsgruppa innhenter nødvendige opplysninger for å danne et realistisk kostnadsbilde for varslingsløsningen Sak 056/14: Kommunereformen Notat av fra sekretariatet med stikkord fra seminar 05.07.14 (vedlegg-3) Regjeringen har som kjent varslet en omfattende kommunereform i landet. Regjeringens ekspertutvalg skal i mai 2015 beskrive prinsipper og kriterier for en framtidig robust kommunestruktur herunder komme med et faglig grunnlag for å vurdere kommunestrukturen og utrede pålagt interkommunalt samarbeid for de kommuner som ikke vil oppfylle kriteriene. Buskerud Fylkeskommune gjennomførte et seminar i Kongsberg 5. juli med dette som tema. Sekretariatet har utarbeidet et notat fra samlingen i stikkordsform som vedlegges saken. Som det fremgår av notatet ble det fra flere hold understreket behovet for at kommune selv raskt tar initiativ til en gjennomgang av sine oppgaver og til å vurdere samarbeid med andre kommuner. KS har også sendt brev til alle landets kommuner om innholdet i reformen med informasjon om at KS i samarbeid med Fylkesmennene - kan tilrettelegge for og gi kommunene prosessveiledning i dette arbeidet. I dagens møte er det ønskelig med en runde rundt bordet for å avklare hvilke aktiviteter som allerede er iverksatt / planlegges iverksatt i kommunene i Kongsbergregionen knyttet til dette temaet. 9
Rådmannsutvalget drøfter saken og fastsetter videre behandling av saken Fra behandlingen i møtet: Rådmennene ga en kort status om pågående aktiviteter i de enkelte kommunene. Her framkom blant annet følgende: Notodden og Hjartdal kommuner gjennomfører sammen med kommunene Bø, Nome, Sauherad og Seljord en forstudie som skal utrede mulig kommunesamarbeid mellom nevnte kommuner kalt «Lifjell rundt» Tinn kommune har ingen pågående prosesser, men deltar på ulike arenaer og samlinger Kongsberg kommune har ingen pågående prosesser Numedalskommunene gjennomfører en felles forstudie som skal utrede mulig kommunesamarbeid mellom de 3 Numedalskommunene Rådmannsutvalgets konklusjon 06.06.14 sak 056/14: Rådmannsutvalget ønsker at saken settes opp som en fast orienteringssak på rådmannsutvalgsmøtene framover for å utveksle informasjon. Sak 057/14: Tilskudd «Den blå timen» 2015 Referat fra møte i styringsgruppen for Den Blå Timen Henvendelse fra Den Blå Timen til departement og Buskerud fylkeskommune Svar fra Buskerud fylkeskommune Rådmannsutvalget 28.03.14 sak 030/14 Regionrådet 04.04.14 sak 014/14 Vedlegg-5 Notat fra koordinator for Den Blå Timen Sekretariatet har mottatt en henvendelse fra nyansatt koordinator for «Den blå timen» som er et samarbeidsprosjekt om kulturopplevelser på bo- og omsorgsinstitusjoner i Kongsbergregionen. Henvendelsen gjelder bekymring knyttet til avklaring av størrelsen på økonomisk ramme for tildeling av midler fra Den kulturelle spaserstokken og konsekvensene dette får for «Den blå timen». Notatet fra koordinator for «Den blå timen»følger vedlagt saken vedlegg 5. Sekretariatet la i mars i år fram en sak med tilsvarende bekymring i rådmannsutvalget (sak 030/14) i forbindelse med at ansvaret for Den Kulturelle Spaserstokken som «Den blå timen» er en del av ble overført fra Kulturdepartementet til Fylkeskommunene. Rådmannsutvalget vedtok i dette møtet at sekretariatet skulle følge opp saken. Sekretariatet sendte deretter brev til Buskerud Fylkeskommune og Telemark Fylkeskommune hvor bekymringen ble meddelt. Sekretariatet har i etterkant mottatt svar hvor det fra begge instanser uttrykkes at 10
Fylkeskommunene har som mål å å legge tilrette for en god administrering av ordningen. Det som er nytt i saken er at størrelsen på rammetidskudd nå er kjent og at dette er betydelig lavere enn tidligere års tilskudd. Det vises til vedlagte notat fra koordinator for «Den Blå Timen» som beskriver dette nærmere samt hvilke konsekvenser dette vil få for prosjektet. Hovedpunktene i notatet viser at Den Blå Timen i 2015 vil kunne anta å få tilskudd på ca kr. 354.000, mens mottatt tilskudd i 2014 var på kr. 738.000. Konsekvensene ved dette vil bety betydelig lavere aktivitet i 2015 herunder en reduksjon i konserter fra 228 i 2014 til anslagsvis 75 konserter i 2015, samt mindre variasjon og mangfold i konserttilbudet. I tillegg vil dette innebære kutt i koordinatorstillingen herunder mindre kontakt/oppfølging av institusjonene og mindre tid til videreutvikling av «Den Blå Timen. Konst. Koordinator forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget drøfter saken og fastsetter videre oppfølging av saken Rådmannsutvalgets konklusjon 22.08.14 sak 057/14 Saken settes opp i neste regionrådsmøte 9. september med ønske om at regionrådet sender en henvendelse til Buskerud og Telemark Fylkeskommuner for å søke å oppretteholde tidligere års ramme for tilskudd. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det ble avsatt tid til slikt felles bord i møtet. 11