Til: Medlemmer av SBIO Connect SAKSPAPIRER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Dato: 21. november 2016 Tid: 17:00 Sted: BI campus Oslo AGENDA S10-16 Godkjenning av innkalling og dagsorden... 1 S11-16 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps... 1 S12-16 Orientering fra styret... 1 S13-16 Orientering av budsjett... 6 S14-16 Orientering av strategi... 7 S15-16 Eventuelt... 7 Med vennlig hilsen SBIO Connect
S10-16 Godkjenning av innkalling og dagsorden Styrets innstilling til vedtak: Innkalling og dagsorden godkjennes slik de foreligger. S11-16 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Styrets innstilling til vedtak: Ordstyrer: Referent: Tellekorps: Isabel Overholt Sandvær Håkon Olsvik Fjukstad Nhu Hanh Thi Tran og Sandra Anna Siwiec S12-16 Orientering fra styret Nedenfor finnes skriftlig orientering. Styret vil også holde muntlig orientering, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Generalforsamlingen tok orienteringen til etterretning. LEDER ISABEL OVERHOLT SANDVÆR Det foregående semesteret har vært svært innholdsrikt og spennende. I løpet av sommeren og høsten har vi jobbet med enhetens overgang fra å være et utvalg til å bli en stabsfunksjon. Fra og med 01.08.16 skal SBIO Connect være et støttende organ for hele Studentforeningen ved BI i Oslo, med fokus på tekniske ferdigheter primært webutvikling. Overgangen til stabsfunksjon har også har medført at vi har måttet foreta endringer i navn, fokusområde og struktur. Vi har valgt å fokusere på å heve intern kompetanse for WordPress/webutvikling fremfor Microsoft Excel og PowerPoint, da kompetanse for WordPress er avgjørende for om vi skal kunne hjelpe studentforeningen med spørsmål og oppdrag knyttet til webutvikling. Alle medlemmer av SBIO Connect skal fremover være medlemmer av én enhet, med samme medlemsvilkår og felles arrangementer både faglig og sosialt. Samtidig som vi lanserte nytt navn og ny funksjon kunne vi også stolt lansere de nye nettsidene til SBIO. Utviklingen av nettsiden har pågått siden forrige semester, og det har medført at vi har knyttet sterkere bånd til SBIO Ledelsen, SBIO Styret, andre enheter i SBIO og enheter på Handelshøyskolen BI. Under årets SBIO-ball vant vi prisen for årets stabsfunksjon. For bare ett år siden vant enheten prisen som årets nykommer. Vi har opplevd en enorm vekst siden utvalgets oppstart og frem til nå, takket være mange flinke og engasjerte mennesker. Fremover vil det være svært viktig å ha motiverte og engasjerte studenter som ønsker å utvikle seg videre. 1
SOSIALE AKTIVITETER Styret valgte å ikke innstille en kandidat til vervet Sosialansvarlig ved høstens rekruttering av styreverv. Oppgavene til sosialansvarlig har derfor blitt gjennomført av styret sammen. 17.09.16: Rekrutteringsfest Vi inviterte til vorspiel/fest den 17. september, etter at inntaket av både medlemmer og styreverv var ferdig. Formålet med dette arrangementet var at både nye og gamle medlemmer skulle bli kjent med hverandre. Oppmøtet var godt og arrangementet var vellykket. 06.10.16: Oktoberfest (vors) Planlagt vorspiel før en tur til Chateau Neuf sitt Oktoberfest-arrangement. Arrangementet ble satt til den datoen hvor inngang på Chateau Neuf var gratis for alle. Vorset ble avlyst på grunn av manglende interesse blant medlemmene. 15.-16.10.16: Hyttetur Hytteturen dette året gikk til BI-Hulen. Alle kostnader for oppholdet ble dekket av SBIO Connect, og majoriteten av deltakerne gikk sammen om å kjøpe felles middag. Det var 19 påmeldte og 15 deltakere. Vi lagde etter tradisjonens tro en liten konkurranse hvor vi delte inn i lag som spilte Beerpong og Flip the cup. Engasjementet for det sosiale var stort, og vi oppnådde å bli enda bedre kjent med hverandre. Takk for en hyggelig tur! 27.10.16: Halloween (vors) Vorspiel i forbindelse med Halloween-arrangement på LaWo ble arrangert på BSN. Tilbakemeldinger fra de som ga dette var gode, og oppmøtet ble bra (med god hjelp fra flere alumni!) Overordnet Forrige semester ble det bestemt at det skal være valgfritt å delta på sosiale arrangementer, noe vi har valgt å videreføre (med unntak av rekrutteringsfest og hyttetur). Styret har dette semesteret vært enige om å fokusere på sosiale arrangementer med lavere terskel og lavere kostnader, etter tidligere tilbakemeldinger om kostbare arrangementer. Til tross for at arrangementene har vært av lavere terskel og med lavere kostnader, har ikke deltakelsen på sosiale arrangementer økt mye siden tidligere semester. Vi ser allikevel at de fleste deltar på noe. Situasjonen har også vært litt spesiell dette semesteret, med flere ubesatte verv. Neste semester bør aktivitetsplanen tas i bruk i større grad enn den har blitt brukt dette semesteret, og arrangementene bør planlegges tidligere. I slutten av oktober bestemte styret at vi skulle innsette et medlem til vervet sosialansvarlig, og vervet er per dags dato satt. ØKONOMIANSVARLIG ALEKSANDER NORDFJORD Dette har vært det første semesteret som vi har blitt stabsfunksjon, så det har vært noe usikkerhet rundt hva det vil innebære for oss, også økonomisk sett. Vi har, i forbindelse med overgangen fra utvalg, gått til innkjøp av messevegg for å kunne promotere oss selv. Ellers har vi brukt penger fra budsjettet på hytteturen, pizza til kurs og generalforsamling i dag, og noe på poster i forbindelse med markedsføring, som flyers. 2
Jeg har søkt for nytt budsjett for 2017, og budsjettet økes fra 20.250,00 kr som SBIO Connect har hatt på budsjettet i 2016, til 30.500,00 kr for 2017. Økning her går blant annet på poster som tar for seg kurs til eventuelle kursansvarlige innen WordPress, men også postene som gjelder det sosiale og «diverse» har økt. Post rundt markedsføring har gått noe ned ettersom det ikke har vært så stort behov for denne posten. I tillegg er det kommet nye retningslinjer fra SBIO om at alle transaksjoner skal gå gjennom mcash. Dette er i forbindelse med prosjektet Verdens første mobilbetalingscampus. Vi har nå fått opprettet butikk som skal administreres av økonomiansvarlig fremover. HR-ANSVARLIG NHU HANH THI TRAN Styrevervet HR-ansvarlig har hovedansvar for sammensetningen av medlemsmassen og ansvarlig for valgkomiteen. HR er ansvarlig for organisering av rekrutteringsaktiviteter og skal fungere som en koordinator av valgkomiteen. Gjennom disse aktivitetene skal HR sørge for en motivert medlemsmasse passende for stabsfunksjonens formål. Valgkomiteen Rekrutteringen av valgkomiteen ble utlyst i det seneste laget i år og det førte til at rekrutteringsprosessen ble forsinket. Valgkomiteen i år bestod av totalt 3 medlemmer som jobbet godt sammen til tross for at ting måtte bli satt på plass fort. Med økt ansvar i studentforeningen er det viktig at våre medlemmer er kompetente og har høy kompetanse for å klare å utføre arbeidet vi gjør. Vi satte oss derfor klare mål om at vi ønsket flinke studenter som enten hadde erfaringer eller hadde et brennende interesse til å lære. Rekruttering av nye medlemmer Som ny stabsfunksjon og færre medlemmer i medlemsmassen har Connect dette semesteret hatt mulighet til å rekruttere ca.10-15 nye medlemmer. Vi har hatt 2/3 av alle som søkte inne på intervju og mange av de har vært gode kandidater. Etter en lang intervjuprosess vurderte valgkomiteen alle kvalifiserte kandidater, noe som ikke var enkelt. Vi fikk til slutt bestemt oss for 11 kandidater som viste sterk engasjement og et stort ønske om medlemskap i Connect. Alle 11 kandidater takket ja til medlemskap og Connect økte medlemsmassen til 32 medlemmer. Rekruttering av styreverv Connect har i starten av dette semesteret manglet halve styret, og dette førte til at vi måtte utlyse de ubesatte styrevervene samtidig som rekruttering av nye medlemmer. Vi fikk inn mange søknader til styreverv både internt fra medlemsmassen og eksternt. Sammen med styret rekrutterte vi to flinke og engasjerte studenter til vervene informasjonsansvarlig og webansvarlig. Vervet sosialansvarlig hadde vi ingen egnet kandidater. Styret besluttet i slutten av oktober at vi trengte en sosialansvarlig i stabsfunksjonen, og vi vurderte derfor flere av medlemmene. Vi bestemte oss for et medlem som har vist engasjement, positivitet og lærevilje i gruppen. Den kvalifiserte kandidaten takket ja til styrevervet og alle styreverv er nå p.d.d besatt. Oppgavene til HR Som HR-ansvarlig har jeg hatt ansvar for å holde oversikt over oppmøte på alle arrangementer i regi 3
av Connect. Oppmøte på arrangementene, både sosialt og faglig, har vært veldig varierende. Jeg har derfor brukt dette semesteret til å kartlegge hvorfor det har vært lavt oppmøte, og tatt kontakt med de det gjelder. Uten noen form for opplæring har jeg definert og formet stillingen på den måten jeg mener er best. Jeg har derfor brukt mye tid på å lage gode og effektive rutiner vedrørende rekrutteringsprosessen og HRs daglige arbeidsoppgaver. PROSJEKTANSVARLIG SANDRA ANNA SIWIEC Dette semesteret har jeg som prosjektansvarlig hatt ansvar for organisering og planlegging av faglige arrangementer og rekrutteringsaktiviteter. Dette innebærer blant annet å planlegge kurs, stand og booke rom til kurs. Vi har gått over til å bli stabsfunksjon hvor vi også rekrutterte nye medlemmer. Denne dagen benyttet oss av rekrutteringsdagen også til å synliggjøre at vi har gått over til å bli stabsfunksjon. I sommer ble det lagt mye fokus på å planlegge hvordan vi skulle markedsføre at vi har gått over til å bli en stabsfunksjon, noe vi føler vi har klart å gjennomføre på en god måte. Dette semesteret har medlemmene vært veldig engasjerte og stilt opp på stand på rekrutteringsgagen, stand for å markedsføre kurs i Excel med PwC og stille opp som veiledere. Kurs i Excel med PwC Dette semesteret har vi hatt to kurs i Microsoft Excel. Vi fikk vi ny kursholder fra PwC, som forandret smått på kurset etter SBIO Connects ønske. Før kurset fokuserte vi å markedsføre ved å stå på stand to ganger, henge opp plakater og bruke skjermplassen. Medlemmene i SBIO Connect var hjelpeveiledere på begge kursene i høst. Tilbakemeldingen fra kursholder sa at han var veldig fornøyd med engasjementet og kompetansenivået på hjelpeveilederene. Medlemmene som var veiledere denne dagen syntes det var en fin måte å lære på og var veldig fornøyde med kurset selv, derfor ønsker vi å fortsette med det. Dette semesteret hadde vi ca. 200 påmeldte til Excel kurs. Det ble valgt ut 30 tilfeldige personer fra påmeldingslisten til hvert kurs som vi ringte opp når de fikk plass. Det ble sendt ut et evalueringsskjema etter kurset til deltakerne som viste at 87,5% av deltakerne syntes kurset var relevant. Generelt viser resultatene fra evalueringsskjemaet av deltakerne var svært fornøyd med både kursinnhold, veiledere og kursholder. Webutvikling I og med at vi ikke hadde noen webansvarlig i en periode, var det Isabel som tok seg av kurs i WordPress frem til Eskild tok over. Det har blitt hold både interne og eksterne kurs i WordPress dette semesteret. WEBANSVARLIG ESKILD JØRGENSEN PERIODEN 27.09.2016-13.11.2016 Som første webansvarlig har jeg fått et bredt ansvar og arbeidet på flere områder. Det har vært rådgivning knyttet til webutviklingsprosjekter, gjennomføring av interne og eksterne WordPress-kurs og «drifting» av flere funksjoner på www.sbio.no. For å være et nytt styreverv har min rolle vært godt definert og hatt klare arbeidsoppgaver. Det har vært mye hjelp å få av flere medlemmer og av de andre styremedlemmene. 4
Det har i løpet av semesteret blitt avholdt to interne kurs og et eksternt for utvalgene til SBIO. De interne kursene har hatt godt oppmøte og det oppleves som at flere får økt utbytte og glede av det. Likevel er det er fritt frem for alle medlemmer å komme med innspill til hva som kan gjøres annerledes og hva dere ønsker å lære. Kursene er for dere. Det eksterne kurset ble en interaktiv og lærerik opplevelse for de få som møtte opp. Det var et oppmøte på 12 personer, noe som er ikke er bra nok. Derfor vil vi fremover sørge for at det blir obligatorisk for utvalg å være med på kurs, dersom de ønsker vår rådgivning innenfor webutvikling. Grunnen til at dette er viktig for Connect som stabsfunksjon er at vi har et ønske om at SBIO sine utvalg har digitale plattformer som oppleves profesjonelt og attraktivt for eksterne partnere, slik at samarbeid kan fremkomme. Det innebærer videre for deres del at vi gjerne ønsker å aktivisere flere av medlemmene våre. Veldig mange av dere har opparbeidet dere gode kunnskaper innenfor WordPress som flere kan ha nytte av og vi får forespørsler fra utvalg som behøver hjelp til å utarbeide spesielle funksjoner og design. Derfor har vi et ønske om at vi kan delegere noen oppdrag videre til medlemmene. Til gjengjeld vil det kunne gis ut attester på gjennomført arbeid for Connect. Ovenfor SBIO har mitt ansvar vært å holde orden på skjerm- og plakatplasser og intranettet til SBIO. Det har vært et ansvar som fungerer godt både for brukere av tjenestene og meg. Oppsummert har vervet hittil gitt meg veldig på så kort tid både sosialt og faglig. Har absolutt ikke angret på valget mitt og vil anbefale andre å påta seg styreverv i Connect. INFORMASJONSANSVARLIG MARCUS ØDEGAARD ODDEN PERIODEN 28.09.2016-13.11.2016 Som informasjonsansvarlig har man det overordnede ansvaret for intern og ekstern informasjonsflyt til og fra SBIO Connect. I tillegg er man ansvarlig for all tilgjengelig informasjon på våre hjemmesider og på sosiale medier. Intern informasjonsflyt Vi har flere interne aktiviteter i utvalget, både faglige og sosiale. Her har mitt fokus vært på at alle medlemmer skal få informasjon om de forskjellige aktivitetene, god tid i forveien. Om medlemmene får informasjonen tidlig, har man lengere tid til å planlegge, noe som resulterer i et enda større oppmøte. Jeg har og fokusert på at medlemmene skal være oppdatert på Connect sin utvikling og hva vi i styret holder på med. Ekstern informasjonsflyt Når det kommer til ekstern informasjonsflyt har en av mine hovedoppgaver vært å sørge for promotering og design av promoteringsmateriale. For å promotere Connect best mulig er det viktig med jevnlige oppdateringer på våre sosiale medier. Ett mål for meg har vært å legge ut jevnlige poster her. Jeg har og oppdatert visse deler av våre hjemmesider og sørget for bedre indeksering av den. De eksterne arrangementene vi har holdt mens jeg har vært informasjonsansvarlig har vært Excelkurs med PwC. Her ordnet jeg promoteringsmateriale for kursene. Dette ble vist på skjermen i Oasen, det ble hengt opp plakater og vi stod på stand hvor vi informerte om kursene. Jeg gikk og rundt i klasserom hvor jeg promoterte arrangementene. Det ble vist stor interesse for begge kursene, da disse ble fullbooket. Det har vært noen spennende måneder som informasjonsansvarlig hos Connect. 5
I løpet av mitt verv har jeg fått erfart hvordan man drifter en ambisiøs stabsfunksjon, tatt del i ett styre jeg mener kommuniserer godt og har selv jobbet systematisk for å nå mine egne mål. MARKEDSANSVARLIG HÅKON OLSVIK FJUKSTAD Først og fremst må jeg si at dette har vært en fin erfaring så langt. Jeg har hatt spennende og varierte oppgaver. Jeg har satt i gang prosessen med å ta kontakt med bedrifter for samarbeid og mulige sponsorer. Jeg får veiledning av Markedsavdelingen om de rette skjemaene som må leveres og jeg kommer til å intensivere dette arbeidet fortløpende så fort jeg får svar etter disse til og fra meldingene som kreves i forkant av å få tillatelse til å kontakte bedrifter. I rollen som markedsansvarlig fungerer jeg som et bindeledd mellom Connect og bedrifter, noe jeg virkelig har erfart. Jeg har hatt tett kontakt med Kavai i forhold til gensere. I starten av året jobbet jeg med å få alt riktig i en stor ordre på ca. 25 gensere med vår nye logo. Hadde av den grunn tett dialog med den BI-ansvarlige hos Kavai og fikk tilsendt skisser med ulike fonter og diskuterte videre med styret hvilken utforming vi skulle ende opp med på genserne. Videre så rekrutterte vi elleve nye medlemmer senere i semesteret, og jeg jobber med saken i forhold til å skaffe nye gensere i disse dager med en betalingsfrist nå på søndag 13.11. Jeg har også vært på et møte hos PwC med Isabel, for å diskutere fornyelse av kontrakten der de holder kurs for oss. Kontrakten har vi blitt enige om, og jeg venter på en underskrift fra PwC før den er komplett. Det har også blitt kjøpt inn en messevegg, som har resultert i en del arbeid. Har hatt en kontinuerlig mailkorrespondanse med Panda Display som er aktøren vi benyttet oss av for dette. Først var duken sydd for lang, deretter fant vi ut at det var feilnummerering av deler i tillegg til at vi hadde fått en feil del. Dette resulterte i at vi fikk en ny messevegg kostnadsfritt, i tillegg til et messebord til en verdi av 3000 kr som kompensasjon for at vi måtte vente lenge. Vi har altså per dags dato to messevegger. Jeg har samarbeidet en god del med Isabel i dialogen med Panda, da Isabel lagde grafiske filer til både veggen og bordet. Samarbeidet har fungert godt, og vi har gjort det vi var kapable til. SOSIALANSVARLIG UBESATT PERIODEN 01.06.16-13.11.16 Se Leder Isabel Overholt Sandvær S13-16 Orientering av budsjett Nedenfor finnes budsjett for 2017. Økonomiansvarlig vil holde muntlig orientering om de viktigste punktene og endringene i budsjettet, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Orienteringen er tatt til etterretning. 6
En viktig del av jobben til økonomiansvarlig har også vært å utarbeide et budsjett for neste år. Budsjettet har blitt satt sammen i samarbeid med økonomiansvarlig i SBIO. Her har det blitt tatt utgangspunkt i hvilke utgifter vi har hatt i år, og hvor det er mest behov for mer penger. Vi har fått litt i overkant av 10 000 kr mer i budsjettet for 2017. Detter er mye grunnet overgangen til stabsfunksjon hvor vi går en noe uviss tid i vente økonomisk sett. På oversikten over budsjettet nedenfor står også egenandel som ikke har vært på budsjettet tidligere, denne skal dekke egenandel på sosiale arrangementer som hyttetur og/eller utenlandstur. Kontonr. Konto 2016 2017 INNTEKTER 3200 Billettinntekter 0 kr 19 000 kr KOSTNADER SUM INNTEKTER 0 kr 19 000 kr 5990 Sosiale kostnader 8 000 kr 19 000 kr 6555 Andre driftskostnader 0 kr 5 000 kr 6810 Data/EDB kostnader 3 000 kr 0 kr 6860 Møte, kurs, opplæring 0 kr 7 000 kr 7130 Reisekostnader 0 kr 10 000 kr 7330 Diverse kostnader 5 500 kr 5 500 kr 7320 Markedsføring 3 750 kr 3 000 kr SUM KOSTNADER 20 250 kr 49 500 kr S14-16 Orientering av strategi Styret har valgt å utsette endelig definisjon på strategi. Vi er fortsatt i en fase hvor funksjonsområdet ikke er endelig definert. Endelig strategi vil derfor presenteres under neste Generalforsamling. S15-16 Eventuelt Saker til eventuelt kan meldes til ordstyrer ved møtestart. 7