SAKSPAPIRER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING

Transkript

1 Til: Medlemmer av DataAnalytisk Utvalg SAKSPAPIRER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Dato: 07. November 2018 Tid: 17:00-20:30 Sted: BI campus Oslo - B2-065 AGENDA S1-18 Godkjenning av innkalling og dagsorden 2 S2-18 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps 2 S3-18 Orientering fra styret 2 Leder Johan Oellingrath 2 Økonomiansvarlig Eirik Earl Andersen 3 HR-ansvarlig Christian Liane 3 Excel-ansvarlig Vetle Pors Øverland 4 Informasjonsansvarlig Robert Munro 4 Markedsansvarlig Mads Mathisen 5 Sosialansvarlig Amela Ramic 5 Data Science-ansvarlig Robin Sharma 6 S4-18 Valg av representanter til nytt styre 6 S5-18 Orientering av budsjett 7 S6-18 Orientering av strategi 7 S7-18 Vedtektsendringer 7 S8-18 Eventuelt 8

2 S1-18 Godkjenning av innkalling og dagsorden Styrets innstilling til vedtak: Innstilling og dagsorden godkjennes slik de foreligger. S2-18 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Styrets innstilling til vedtak: Ordstyrer: Referent: Tellekorps: Johan Oellingrath Eirik Earl Andersen Christian Liane og Robin Sharma S3-18 Orientering fra styret Nedenfor finnes skriftlig orientering. Styret vil også holde muntlig orientering, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Styrets innstilling til vedtak: Generalforsamlingen tar orienteringen til etterretning. Leder Johan Oellingrath PERIODEN Juni Juni 2019 Høsten 2018 har vært et bra halvår for DataAnalytisk Utvalg. Vi har i stor grad kommet over de innledende utfordringene som et nytt utvalg har. Nå gjenstår det å øke kjennskapen til utvalget blant BI studenter, noe vi har kommet godt i gang med. I begynnelsen av semesteret har det vært fokus på rekruttering av nye medlemmer hvor vi bestemte oss for å holde utvalgets størrelse på rundt 40 aktive medlemmer. Som leder har mine arbeidsoppgaver for det meste innebært å sikre at strategien vi i styret har satt, blir fulgt opp. I tillegg har det vært viktig for meg å assistere styremedlemmer med gjennomføring av sine plikter. Dette gjør at jeg får en dypere innsikt i prosessene i utvalget og kan ta veloverveide avgjørelser. Som øverste ansvarlig for DataAnalytisk Utvalg har det også vært behov for å ha effektiv kommunikasjon med andre enheter i SBIO blant annet gjennom Utvalgsledermøter. Målet har vært å øke kjennskapen til utvalget og det er mange spennende muligheter for samarbeid. Dette halvåret har det også vært fokus på å gi et godt tilbud til medlemmene både kvalitetsmessig og kvantitetsmessig. Excel ansvarlig har gjort en svært god jobb i sitt styreverv, med å holde kurs med høyt faglig nivå og supplere de med omfattende materiale. Data Science ansvarlig har også gjort en god jobb med å formidle kunnskap om grunnleggende funksjoner i Python. Videre er det flere områder vi vil fokusere på neste semester. Øke det økonomiske handlingsrommet vårt, selv om situasjonen i SBIO er utfordrende. Det vil bli et enda større fokus på det sosiale i utvalget for å sikre et vedvarende, godt miljø i gruppen. Oppnå et større rekkevidde på markedsføring av kursene våre. Noe som vil innebære mindre stand og mer bruk av andre hjelpemidler. Samtidig som vi vil effektivisere måten kursene blir planlagt og holdt på. Inkludert i dette vil vi fokusere på å sikre at de

3 interne kursene i vår nye enhet Data Science holder et høyt faglig nivå, hvor eksterne kursholdere vil kunne komme og holde gjesteworkshops. Økonomiansvarlig Eirik Earl Andersen PERIODEN Juni Desember 2018 I min periode som økonomiansvarlig har jeg hatt ansvaret for oppfølging av utvalget økonomisk. Det innebærer et helhetlig ansvar for at DA drives økonomisk forsvarlig og etisk riktig, og et fortløpende ansvar for bokføring av utgifter, søknad om pengestøtte, innsendelse av budsjett og rapportering til SBIO. Dette semesteret har bydd på større endringer mtp. bytting av navn. Nye gensere, både til medlemmer og styret måtte bestilles samtidig som vi måtte ha en helt ny messevegg. Gjennom rettede søknader til SBIO har kostnaden ved disse postene blitt noe redusert. Største kostnadsdrivere dette semesteret har blant annet vært messeveggen og hytteturen. Vi valgte bevisst å ha en så lav som mulig egenandel på hytteturen for å sikre at så mange av medlemmene våre kunne bli med. Neste semester vil by på en del utfordringer mtp. SBIO sin økonomiske situasjon. Det vil være mulig å opprettholde kostnadsnivået gjennom rettede søknader til SBIO, og ettersom DA er et utvalg med nyttige aktiviteter er det ventet at vi vil få gjennomslag på flere av søknadene. Som et utvalg vil vi også i større grad se etter eksterne sponsorer fra næringslivet. HR-ansvarlig Christian Liane PERIODEN Juni juni 2018 Jeg har som HR-ansvarlig hatt ansvaret for sammensetningen av medlemsmassen og valgkomiteen, samt organisering av rekrutteringsaktiviteter og sørge for at DataAnalytisk Utvalg har motiverte og kvalifiserte medlemmer som passer utvalgets formål. Dette semesteret har jeg sammen med valgkomiteen rekruttert 16 nye tilsynelatende engasjerte medlemmer. Valgkomiteen har igjen bestått av tre/fire medlemmer. Det har vært et godt samarbeid hele rekrutteringsprosessen med planlegging, søknadsslesing, intervjuer og til slutt vurdering. Dette semesteret begynte vi en inndeling i grupper med Excel og Data Science. Etter rekrutteringsprosessen og korreksjon er vi 39 medlemmer i DataAnalytisk Utvalg. Ellers er mine arbeidsoppgaver først og fremst å sørge for at alle våre medlemmer trives, både styremedlemmer og medlemmer, og å holde kontroll over medlemsmassen. Jeg har også notert ned oppmøte på alle våre obligatoriske arrangementer, behandlet søknader om fravær, samt generelt vært tilgjengelig. Neste på programmet blir å kartlegge årets suksessgrad ved hjelp av spørreskjema rettet mot nye medlemmer, samt samtaler der det ønskes og trengs. Dette vil gjøre det enklere å se hva som har vært bra i år og eventuelt avdekke hva som kan forbedres, i tillegg til at det gir en mulighet til å snakke med medlemmer som ønsker det, men har enda ikke bedt om samtaler på tomannshånd.

4 Excel-ansvarlig Vetle Pors Øverland PERIODEN Juni juni 2019 Som Excel-ansvarlig har jeg vært kursholder for to interne workshops for Excel-gruppen i DA. Ved siden av det har jeg hatt ansvaret for gjennomføringen av våre eksterne Excel-aktiviteter. Nytt av i år, forsøkte vi å ha ulike enkel- og vanskelig kurskvelder med PwC. Jeg har inntrykk av at vi til neste år må markedsføre bedre forskjellen mellom vanskelighetsgradene, slik at man søker seg til riktig kveld. Vi hadde mye frafall på det eksterne kursene, og dette betyr at vi burde stenge påmeldingen noen dager tidligere, slik at vi har god tid til å akseptere nye deltagere etterhvert som andre melder seg av. Under de interne kursene har vi jobbet med formellåser, oppslagsformler og IF-formler. Jeg har forsøkt å tilpasse oppgavene slik at alle har mulighet til å henge med. Workshoppene har bestått av en gjennomgang av fremgangsmåter, etterfulgt av oppgaveløsning. Den overordnede målsetningen har vært å vise hva som er mulig i Excel og legge til rette for at deltakerne kan lære mer på egenhånd. Jeg har også et ønske om at vi videre skal bruke fundamentet man har dannet i høst til å kunne begynne med bygging av enkle dashboards. Jeg har også forsøkt å starte en Youtube-kanal for DA, og håper at den skal gjøre det enklere for medlemmer å friske opp det de har lært på kurskveldene. Dersom man har forslag/ønske til hva som burde lastes opp på kanalen, settes det stor pris på. Informasjonsansvarlig Robert Munro PERIODEN Juni juni 2019 Som informasjonsansvarlig har man det overordnede ansvaret for intern og ekstern informasjonsflyt til og fra DataAnalytisk Utvalg. I tillegg er man ansvarlig for all tilgjengelig informasjon på våre hjemmesider og på sosiale medier. Intern informasjonsflyt Vi har flere interne aktiviteter i utvalget, både faglige og sosiale. Her har mitt fokus vært på at alle medlemmer skal få informasjon om de forskjellige aktivitetene, god tid i forveien. Om medlemmene får informasjonen tidlig, har man lengre tid til å planlegge, noe som resulterer i et enda større oppmøte. Jeg prøver også å ha fokus på å repetere for medlemmene hva som skjer, samt eksternt. Slik at alle får med seg informasjonen jeg publiserer. Jeg har og fokusert på at medlemmene skal være oppdatert på DA sin utvikling og hva vi i styret holder på med. Ekstern informasjonsflyt Når det kommer til ekstern informasjonsflyt har en av mine hovedoppgaver vært å sørge for promotering og design av promoteringsmateriale. Både flyers, plakater og bilder til Oasen. For å promotere DA best mulig er det viktig med jevnlige oppdateringer på våre sosiale medier. Styret har blitt enige om at det bør bli større fokus på å poste bilder på Instagram blant annet og gjøre budskapet litt mer forståelig for folk utad. Her har jeg fokusert på å legge ut jevnlige poster. Til neste semester er planen også at vi skal være mer aktive i promoteringen av kurs. Vi kommer til å dra innom ulike forelesninger i forkant av arrangementeten våre. Dette er noe andre utvalgene pleier å gjøre med god effekt.

5 Markedsansvarlig Mads Mathisen PERIODEN Juni juni 2019 Som markedsansvarlig har jeg som hovedansvar å holde kontakten med våres eksterne samarbeidspartnere Accenture og PWC. I starten av semesteret hadde vi ett møte med Accenture og PWC i forbindelse med at nytt styre hadde blitt valgt og planlegging for semesteret. Dette semesteret ble kontrakten med Accenture inngått, og vi har holdt ett internt og ett eksternt kurs i samarbeid med dem nå i høst, samt at vi var med å arrangere bedriftspresentasjon med NU. I forbindelse med kontrakten med Pwc har dem holdt to eksterne kurs i høst. Kontrakten med PWC går ut og vi skal nå inn i samtaler med PWC om ett nytt samarbeid, i forbindelse med en ny kontrakt vil vi prøve å få økonomisk støtte. Det jeg har arbeidet med dette semesteret er en strategi på hvordan vi skal få økonomisk støtte av PWC i forbindelse med en ny kontrakt. Semesteret har også vært preget av mye kontakt med Accenture i forbindelse med oppstarten av samarbeidet med dem. Bestilling av gensere er også markedsansvarlig sin oppgave, dette har blitt bestilt fra sjokkpris med veldig kort leveringstid. Det har vært to genserbestillinger, en for styret tidlig i semesteret og en for resterende medlemmer etter at rekrutteringen av nye medlemmer var ferdig. Prisen for genserne ble på 375kr/stk ink mva pluss frakt på 375 kr ink mva. Ved den andre genserbestillingen søkte vi økonomisk støtte fra SBIO. Dette fikk vi innvilget, og prisen som medlemmene måtte betale ble på 259kr. Sosialansvarlig Amela Ramic Som sosialansvarlig er det mitt ansvar å arrangere og avholde de sosiale arrangementene til DataAnalytisk Utvalg. SOSIALE AKTIVITETER I starten av høstsemesteret kom vi frem til at vi skulle begrense de sosiale arrangementene for det kommende halvåret. Denne avgjørelsen ble tatt på bakgrunn av at vi så det kunne bli litt mye på kalenderen til folk med tanke på alle kursene som skulle holdes. Dette er noe vi ønsker å endre litt til vårsemesteret, for å skape mer samhold i gruppen. Til nå har vi gjennomført to arrangementer: Rekrutteringsvors og hyttetur Rekrutteringsvors Det ble planlagt vors etterfulgt av bytur så fort som mulig etter inntaksprosessen. Formålet var at både nye og gamle medlemmer skulle få sjansen til å bli kjent med hverandre, før vi gikk i gang med det faglige. På dette arrangementet møtte det opp i overkant av 30 stk fra utvalget, som var veldig bra. Mange ble også med videre ut på byen : Hyttetur Jeg arrangerte hyttetur til Kvitfjell i slutten av oktober. Hytteturen hadde en egenandel på 300 kr, og 23 medlemmer ønsket å bli med. Tislutt endte antallet opp på 19 deltakere, men alle kostnader ble dekket. Flere av medlemmene kunne stille med egen bil, men vi måtte tilsutt leie inn en bil fra Nabobil.no som fungerte fint. Dette gikk litt derimot over budsjett, noe vi vil regne ut bedre neste gang. Styret stod for kveldsmat på fredag kveld. Middag, lunsj og kveldsmat på lørdagen og frokost på søndag morgen. I tillegg til snacks.

6 Jeg arrangere blant annet teamkonkurranser der fire lag spilte mot hverandre. Hvert lag fikk utdelt et eget tema enten militær, pirat, greske gud eller cowboy. Dette var en suksess og bidro til å skape god stemning. Det ble arrangert konkurranser som quiz og drikkeleker og det ble også kåret en vinner tilslutt som fikk premie. Ellers fikk medlemmene fikk lov til å planlegge dagen som de ønsket. Øvrige kommentarer til hytteturen : Vi gjennomførte ca ⅓ av de planlagte aktivitetene som betyr at vi enten kunne kuttet med antallet eller fordelt konkurransen bedre utover dagen. Hvor mye mat som må kjøpes inn bør planlegges bedre på forhånd. Noen dager hadde vi altfor lite mat, andre dager ble det altfor mye mat. Lunsjen på lørdag kan enten droppes ellers så bør den være noe enda lettere enn vafler. På lørdag er sannsynligheten høy for at frokosten blir veldig sen (12:30 i vårt tilfelle), dermed blir det for lite tid til både lunsj og middag Data Science-ansvarlig Robin Sharma Som kursansvarlig i Data Science har jeg fått muligheten til å videreutvikle den nye Data Science-gruppen. Som kursansvarlig har jeg hatt kontroll over alle aktiviteter rundt Data Science, hvor hovedoppgaven min har vært å holde interne kurs innad i gruppen, med størst fokus på programmering og dataanalyse. Vervet innebærer også å koordinere eksterne kurs sammen med våre eksterne kursholdere. I tillegg til dette har jeg vært aktiv med informasjonsflyt innad gruppen, og sørget for at alle får den informasjonen de trenger. I dette semesteret har jeg holdt to interne kurs i Python. Her har vi jobbet med å bli godt kjent med språket, og hvilke oppgaver man kan løse ved hjelp av dette dataspråket. Kursene har inneholdt en gjennomgang av teori/framgangsmåter, som ble etterfulgt av øvingsoppgaver. Blant annet har vi vært igjennom de mest grunnleggende funksjonene i Python i tillegg til det vært igjennom biblioteker som Numpy, Pandas, og Matplotlib til å illustrere Data grafisk. I workshop 2 hadde jeg laget en case hvor vi skulle sammenligne befolkningsvekst og vekstrate mellom USA og Kina og illustrere dette grafisk, ved hjelp av Pythons-biblioteker. Jeg har også aktivt hatt kontakt med Accenture, hvor vi blant annet har diskutert de interne/eksterne kursenes faginnhold, oppsett og gjennomføring. S4-18 Valg av representanter til nytt styre Disse vervene har i henhold til vedtektene blitt behandlet av styret og utlyst gjennom naturlige organer. Styret vil fremlegge innstillingene med begrunnelser under Generalforsamlingen.

7 S5-18 Orientering av budsjett Nedenfor finnes spesifisert budsjett for Økonomiansvarlig vil holde muntlig orientering om de viktigste punktene i budsjettet, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. S6-18 Orientering av strategi Den fremtidige strategien utledes fra vårt formål om å fremme tekniske ferdigheter og kunnskap om relevant programvare blant BI studenter. Strategien innebærer et økt fokus på markedsføringen av utvalget gjennom nye kanaler på BI, sikre et solid samarbeid med våre partnere, samt bli et naturlig bindeledd mellom studenter med teknologisk kompetanse og selskap som ønsker studenter med mer kompetanse innen relevant programvare. Eksterne kurs skal holde et vedvarende høyt nivå og være en arena for fremming av utvalget og selskapet. Vi skal videreutvikle satsingen på Data Science og vise viktigheten av å kunne slike programvarer i et stadig tøffere arbeidsmarked. Vi vil øke satsingen på dette området med flere eksterne kursholdere på interne kurs. I tillegg skal vi ha en kontinuerlig optimalisering av Excel enheten og sikre at medlemmene våre har nødvendig kunnskap for å drive med veiledning. S7-18 Vedtektsendringer Følgende vedtektsendringer foreslås: 3.1 Oppdatere ansvarspersonen i SBIO Ledelsen for DataAnalytisk Utvalg Sikre at vedtektene ikke blir en handlingsplan ved å kutte ut spesifikke oppg. 8.5 Oppdatere listen på aktive enheter 8.6 Oppdatere listen på aktive enheter Endre avsnittet Endre avsnittet ---- Gjennomgående endring, bytte ut stabsfunksjon med utvalg

8 S8-18 Eventuelt Saker til eventuelt kan meldes til ordstyrer ved møtestart.