Totalentreprise Kapp Melkefabrikk Rehabilitering av tak Instruks til tilbyder
Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 4 1.1 Anskaffelsen... 4 1.2 Konkurransegrunnlaget... 4 1.3 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 4 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson... 4 1.5 Avklaringer i tilbudsperioden... 5 1.6 Befaring... 5 1.7 Tilbudsfrist... 5 1.8 Innlevering av tilbud... 5 1.9 Åpning... 5 1.10 Vedståelsesfrist... 5 1.11 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 5 1.12 Realisering av prosjektet... 6 1.13 Retur av tilbud... 6 1.14 Kostnader... 6 2 TILBUDET... 7 2.1 Tilbudets utforming... 7 2.2 Prising av tilbud... 7 2.3 Alternative tilbud... 7 2.4 Tilbud på deler av oppdraget... 7 2.5 Språk... 8 3 KRAV TIL DOKUMENTASJON... 8 3.1 Skatteattest... 8 3.2 HMS-egenerklæring... 8 3.3 Firmaattest... 8 3.4 Regnskap... 8 3.5 Kompetanse og kapasitet... 8 3.6 Organisasjon og nøkkelpersonell... 9 3.7 Kontraktsmedhjelpere/ underleverandører... 9 3.8 Tidsplan... 9 3.9 Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget... 9 3.10 Anti-kontraktørklausul... 10 3.11 Annen informasjon... 11 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 11 4.1 Generelt... 11 4.2 Skatt og avgifter... 11
Side 3 av 12 4.3 Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø... 11 4.4 Organisatorisk og juridisk stilling... 11 4.5 Økonomisk og finansiell kapasitet... 11 4.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner... 11 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 12
Side 4 av 12 1 INNLEDNING 1.1 Anskaffelsen Østre Toten kommune skal innhente tilbud på totalentreprise for Kapp Melkefabrikk Reparasjon av tak. For nærmere orientering om kontraktarbeidene, se konkurransegrunnlagets del 2 - vedlegg B. 1.2 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: DEL I - FORESPØRSEL Instruks til tilbyder (dette dokument) DEL II - KONTRAKT Avtaledokument Vedlegg A - Kontraktsbestemmelser Vedlegg B - Arbeidsomfang Vedlegg C - Tidsplan Vedlegg D - Prisskjemaer Vedlegg E - Tekniske spesifikasjoner Vedlegg F - Administrative bestemmelser Vedlegg G - Byggherrens leveranser Vedlegg H - Kontraktsmedhjelpere/ underleverandører Konkurransegrunnlaget er kunngjort i databasen DOFFIN 1.3 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser ( anskaffelsesforskriften ) del I (alminnelige bestemmelser) og del II (anskaffelser under EØSterskelverdiene og uprioriterte tjenester). Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Konkurransen gjennomføres i ett trinn. Dette innebærer at prøving av kvalifikasjoner vil skje etter at tilbud er levert. Blant de leverandører som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene vil det skje en utvelgelse til å delta i forhandlinger. Maksimum seks leverandører vil få tilbud om å delta i forhandlinger. Anskaffelsen er publisert på Doffin 20.06.2012 1.4 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Gudbrand Helmen E-post adresse: gudbrand.helmen@norconsult.com Mobiltelefon: 91 75 36 03
Side 5 av 12 1.5 Avklaringer i tilbudsperioden Spørsmål i tilbudsperioden skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 1.4 over. Samtlige spørsmål og svar vil bli distribuert til alle tilbydere som har fått utlevert konkurransegrunnlaget. Spørsmål som stilles senere enn 6 dager før tilbudsfristens utløp vil normalt ikke bli besvart. 1.6 Befaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring på tomta den 28.06.2012, kl. 09 00. Oppdragsgivers kontaktperson vil føre referat fra befaringen, referat vil bli distribuert til samtlige tilbydere. I tillegg vil referatet også bli lagt ut på www.doffin.no under kunngjøringen for denne konkurransen 1.7 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 10.08.2012, kl. 12 00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 1.8 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres direkte, eller sendes med post i lukket forsendelse, til: Østre Toten kommune v/ Kai Myrvang PB 24 2851 Lena Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. Forsendelsen skal være tydelig merket: Tilbud Kapp Melkefabrikk Rehabilitering av tak Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, påført henholdsvis original og kopi. 1.9 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Tilbudssummer vil bli offentliggjort etter at leverandør er innstilt/valgt. 1.10 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til kl. 24 00, 90 dager etter tilbudsfristen, eventuelt etter siste korrigerte tilbudsfrist. 1.11 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
Side 6 av 12 Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det viser seg at prosjektet ikke lar seg gjennomføre innenfor de vedtatte budsjetter. 1.12 Realisering av prosjektet Igangsetting og gjennomføring av prosjektet forutsetter kommunens og Mjøsmuseenes godkjenning, samt at tilbudet framkommer innenfor bevilget budsjettramme. 1.13 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 1.14 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med tilbudsbefaring samt utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.
Side 7 av 12 2 TILBUDET 2.1 Tilbudets utforming Tilbudet skal organiseres/disponeres som følger: - Tilbudsbrev, signert av bemyndiget person hos tilbyder. - Vedlegg D - Prisskjemaer, komplett utfylt med leverandørens priser (på papir). - Dersom tilbyder har utarbeidet tegningsunderlag eller påført merknader av betydning for tilbudet på tegningsunderlag skal dette vedlegges tilbudet. - Leverandørens dokumentasjon i henhold til krav i dette dokument. Bilagene nummereres som angitt i tabellen under: Bilag nr. Beskrivelse (link) Ref. pkt. i dette dokument 1 Skatteattest 3.1 2 HMS-egenerklæring 3.2 3 Firmaattest 3.3 4 Regnskap 3.4 5 Kompetanse og kapasitet 3.5 6 Organisasjon og nøkkelpersonell 3.6 7 Kontraktsmedhjelpere/ underleverandører 3.7 8 Tidsplan 3.8 9 Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget 3.9 10 Anti-kontraktørklausul 3.10 11 Annen informasjon 3.11 Tabell 2.1-1 Bilag 2.2 Prising av tilbud Tilbyder skal prise sitt tilbud i henhold til de beskrivelser, tegninger og krav som er nedfelt i dette dokument med vedlegg. Alle priser skal fylles ut i Vedlegg D - prisskjemaer 2.3 Alternative tilbud Alternative tilbud vil bli tatt i betraktning under forutsetning av at de tilfredsstiller konkurransegrunnlagets krav til ytelse og funksjon samt gir tilstrekkelig grunnlag for oppdragsgiver til å sammenligne med den beskrevne løsningen. Den forespurte løsningen skal prises. 2.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
Side 8 av 12 2.5 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal være/foregå på norsk. 3 KRAV TIL DOKUMENTASJON 3.1 Skatteattest Tilbyder skal vedlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Attestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 3.2 HMS-egenerklæring Tilbyder skal vedlegge HMS-egenerklæring med tilbudet. 3.3 Firmaattest Tilbyder skal vedlegge firmaattest eller tilsvarende dokument for registrering av virksomheten fra det land der leverandøren er registrert. 3.4 Regnskap Tilbyder skal vedlegge årsregnskap for de siste tre år eller tilsvarende dokumentasjon av foretakets omsetning, resultat og soliditet. For foretak yngre enn 3 år vedlegges regnskap for de år det foreligger. 3.5 Kompetanse og kapasitet Tilbyder skal vedlegge følgende dokumentasjon på sin kompetanse og kapasitet for oppdraget: - Oversikt over bemanning som tilbyder har tilgjengelig for å utføre arbeidet. - Foretakets viktigste leveranser de siste 5 år, med omfang (fysisk størrelse og økonomisk verdi) og oppdragsgiver med navngitt referanseperson. - Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem. - Redegjørelse for foretakets styringssystem for sikkerhet, helse, arbeidsmiljø (SHA). Tiltaksklasse 1 er lagt til grunn for gjennomføringen av prosjektet. Totalentreprenøren og hans kontraktsmedhjelpere forutsettes å ha, eller kunne oppnå, godkjenning i tiltaksklasse 1, innenfor alle nødvendige godkjenningsområder.
Side 9 av 12 3.6 Organisasjon og nøkkelpersonell Tilbyder skal beskrive hvordan gjennomføringen av arbeidet er tenkt organisert og bemannet. Dette skal dokumenteres som følger: Et organisasjonskart som viser alle viktige funksjoner ( nøkkelfunksjoner ), med navn på funksjonene og navn på personene som skal fylle dem ( nøkkelpersoner ). Følgende funksjoner skal minst fremgå: o o Leder for oppdraget, med ansvar for å gjennomføre oppdraget i sin helhet i henhold til kontrakt Leder på byggeplass Resymé (CV) for hver person som er planlagt å skulle fylle en nøkkelfunksjon. Gjelder også personer hos kontraktmedhjelpere/ underleverandører dersom disse innehar nøkkelfunksjoner. Resymé skal inneholde: - Fullt navn - Fødselsår - Utdannelse - Nåværende stilling i egen organisasjon - Relevant erfaring Organisasjonskart, funksjonsbeskrivelser og oversikt over nøkkelpersoner og nøkkelfunksjoner vil inngå i Vedlegg G i kontrakten. 3.7 Kontraktsmedhjelpere/ underleverandører Hvis det er planlagt å benytte kontraktsmedhjelpere/ underleverandører skal tilbyder angi disse. Gjelder også konsulenter og rådgivere. Dette skal dokumenteres som følger: Et kontraktkart (oversikt) som viser alle planlagte underleveranser, med navn på underleveransen og underleverandøren. Dersom underleveranser er planlagt, men underleverandør ikke er valgt på tilbudstidspunktet, skal tilbyder angi hvilke leverandører som er forespurt. Kontraktkart (oversikt) over underleverandør vil inngå i Vedlegg G i kontrakten. 3.8 Tidsplan Tilbyder skal legge til grunn den tidsplan for arbeidet som er vist i Vedlegg C - Tidsplan. Omforent fremdriftsplan vil inngå som en del av Vedlegg C i kontrakten. 3.9 Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget Tilbyder skal liste opp alle forbehold/avvik i forhold til konkurransegrunnlaget.
Side 10 av 12 Hvert forbehold/avvik skal beskrives, med henvisning til relevant del av konkurransegrunnlaget, beskrivelse av forbeholdet/avviket, begrunnelse for forbeholdet/avviket og konsekvenser av forbeholdet/avviket. Alle konsekvenser av hvert forbehold/avvik skal beskrives, herunder tekniske, økonomiske, fremdriftsmessige, bemanningsmessige, juridiske, administrative og enhver annen konsekvens. Den samlede prisvirkning av hvert forbehold/avvik skal angis. Dersom tilbyder unnlater eller gir uklar eller mangelfull konsekvensberegning, forbeholder oppdragsgiveren seg retten til å prise det på den måten som gir oppdragsgiveren minst risiko. Forbehold som ikke er angitt, eller som ikke er dokumentert som angitt, kan medføre at tilbudet forkastes. Følgende prinsipielle oppsett skal brukes: Referanse til punkt i konkurransegrunnlaget Beskrivelse Begrunnelse Konsekvenser av forbeholdet Prisvirkning av forbeholdet Aksepterte forbehold vil bli implementert i kontrakten. 3.10 Anti-kontraktørklausul Etter Formannskapsvedtak 05.04.95 sak nr 95/74 Et arbeid skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprise. Allerede inngåtte avtaler om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft må være oppgitt og begrunnet i anbudet og må godkjennes skriftlig av tiltakshaver. Det forutsettes at den innleide arbeidskraft er lovlig. Slik godkjennelse endrer ikke entreprenørens forpliktelser ovenfor tiltakshaver. Tiltakshavers nektelse av å godkjenne entreprenørens valg av underentreprenører etter denne instruks, gir ikke entreprenøren rett til godtgjørelse for de merkostnader dette måtte påføre han. Entreprenøren forplikter seg til å følge reglene i denne bestemmelse om kontraktører også for avtaler som inngås etter at anbudet/ tilbudet er avgitt. Entreprenøren skal således til enhver tid kunne dokumentere at den anvendte arbeidskraft oppfyller kontraktens bestemmelser. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenør og dennes personell. Alle avtaler om underentrepriser skal inneholde likelydende bestemmelser om arbeidets utførelse, forhold på byggeplassen og utførelse ved underentreprise som anvendt i denne klausul. Tiltakshaver kan kreve dagmulkt dersom entreprenøren selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke- kontraktmessig arbeidskraft og forholdet ikke blir rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra tiltakshaveren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdet opphører. Mulkten skal utgjøre 1 promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr.1000 pr hverdag.
Side 11 av 12 Ved konstatert brudd på arbeidskraftbestemmelsene, og entreprenøren ikke rettet feilen innen fristens utløp, kan tiltakshaver heve kontrakten. Rett til heving av kontrakten på dette grunnlag gir tiltakshaver anledning til å utelukke entreprenør/ underentreprenør fra å delta i oppdrag for denne tiltakshaver innen bygg- og anleggsvirksomhet for inntil ett år. 3.11 Annen informasjon Dersom det er annen informasjon tilbyder vil vedlegge som han mener har betydning for tilbudet, kan denne informasjonen vedlegges tilbud i henhold til Tabell 2.1-1 Bilag. 4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Generelt Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til leverandøren for å sikre at han har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Leverandører som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil ikke få sine tilbud vurdert. 4.2 Skatt og avgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Dersom det fremgår skatte- og/eller avgiftsrestanser av attestene, praktiseres det at leverandøren blir avvist fra konkurransen. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfeller hvor leverandøren er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.3 Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø Leverandøren skal tilfredsstille lovbestemt krav i Norge innen sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. (SHA) 4.4 Organisatorisk og juridisk stilling Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. 4.5 Økonomisk og finansiell kapasitet Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig økonomi. 4.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves at tilbyderen har gode tekniske og faglige kvalifikasjoner (kompetanse og kapasitet, utstyr og relevante systemer) for å gjennomføre leveransen. Det kreves betydelig erfaring fra oppdrag av tilsvarende størrelse og kompleksitet.
Side 12 av 12 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Tildelingen gjøres ut fra det tilbud som samlet sett er økonomisk mest fordelaktig. Kriteriene er ikke oppstilt i prioritert rekkefølge. Kriterium Dokumentasjon Byggetid Bilag 8 (og evt. 10) Pris Vedlegg D (og evt. bilag 10)