MUSIT IT-infrastruktur Overrdnet kravspesifikasjn, dkumentmdul Versjn 01 29.06.2017 Tanja Larssen, Trkel Jhansen, Anne Britt Halvrsen, Mnica Kristin Hansen, Oddvar Pedersen, Margareth Hana Buer, Hilde Cathrine Smmer
Innhld 1. Bakgrunn... 4 2. Frmål g avgrensninger fr mdul... 4 3. Frhldet til arkivsystem, NOARK g BOTT/SA-samarbeidet... 5 4. Rammeverk g verrdnet funksjnalitet... 6 5. Rller g tilganger... 6 6. Lagringsstruktur... 7 Regler fr arkivstruktur:... 7 Metadata i lagringsstrukturen... 7 Metadata fr nden ARKIV... 7 Metadata fr nden ARKIVDEL... 8 Metadata fr MAPPE... 8 Metadata fr DOKUMENT... 9 7. Funksjnsmråder g scenarier fr bruk... 10 Scenari 1: Registrering g administrasjn av arkiver g arkivstrukturer... 10 Aktører:... 10 Funksjner:... 10 Grensesnitt... 11 Scenari 2: Dkumentfangst ved digitalisering av histriske arkiver... 11 Aktører:... 11 Funksjner... 11 Grensesnitt... 11 Scenari 3: Dkumentfangst fra den vitenskapelige felt- g prsjektvirksmheten... 11 Aktører:... 11 Funksjner... 11 2
Grensesnitt... 12 Scenari 4: Dkumentfangst fra den museale samlingsvirksmheten... 12 Aktører:... 12 Funksjner... 12 Grensesnitt... 12 Scenari 5: Registrering av datasett knyttet til krysslister g funnkrt.... 12 Aktører:... 13 Funksjner... 13 Grensesnitt... 13 8. Pririteringer i utviklingsarbeidet... 13 9. Integrasjn med øvrige mduler... 13 10. Dkumenttyper... 14 11. Arkivliste... 18 3
1. Bakgrunn Referansegruppe fr dkumentmdul er nedsatt av MUSIT krdineringsgruppe fr å nedfelle en kravspesifikasjn til mdul fr håndtering av dkumenter i museenes samlinger g arkiver. Arbeidet inngår sm ledd i en samrdnet tiltak fr dkumentasjnsmateriale, med tilsvarende grupper fr GIS g ft. Kravspesifikasjn er utarbeidet av en referansegruppe bestående av Trkel Jhansen (VM), Tanja Larssen (TMU), Margareth Hana Buer (AM), Anne Britt Halvrsen (KHM) Oddvar Pedersen (NHM) g Mnica Kristin Hansen (TMU) g Hilde Cathrine Smmer (Riksantikvaren). 2. Frmål g avgrensninger fr mdul Frmålet med løsningen er å utvikle et dkumentlager sm understøtter en systematisk dkumentfangst g dkumentasjnsfrvaltning ved museene. Løsningen er definert sm et fagsystem sm skal støtte kritiske arbeidsprsesser hvr dkumenter prduseres, enten dette er gjennm digitaliseringsprsjekter, samlingsfrvaltning, feltprsjekter sv. Løsningen skal være et dkumentlager med fkus på dkumentfangst, frvaltning g tilgjengeliggjøring av vitenskapelig dkumentasjn fra den museale virksmheten. Løsningen skal være et dkumentlager fr frvaltning g tilgjengeliggjøring av museenes histriske dkumentarkiver, herunder: Registrering av arkiver g arkivdeler Registrering av mapper g dkumenter Digitalisering g pplasting av innhld (dkumentbjekter) fra dkumentarkivene Registrering av arkivmaterialets lkalisering / ppbevaringssted Transkribering av eldre håndskrevet dkumentasjn Registrering av emnerd / fritekst Løsningen skal støtte g ivareta dkumentprduksjn g dkumentfangst fra den museale samlingsvirksmheten Løsningen skal kunne integreres med / mtta dkumenter fra andre fagsystemer i MUSIT (f.eks. bjekt-, analyse- samlingsfrvaltnings- g knserveringsmdul). Løsningen skal støtte g ivareta dkumentprduksjn g dkumentfangst fra den vitenskapelige felt- g prsjektvirksmheten Skal støtte dkumentfangst fra utgravninger g andre feltprsjekter Skal støtte verføring/innhenting av dkumentasjnsmateriale til museenes arkiver Løsningen skal støtte registrering av datasett knyttet til arkivtyper sm krysslister g funnkrt. Dkumentlageret må ha en hensiktsmessig integrasjn mellm filer, registreringer g bjektdatabaser der det er relevant Løsningen støtte tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet utenfr museene Løsningen skal ha publiseringsfunksjner av arkivdeler, mapper g dkumenter Løsningen skal ha infrmasjn m lisensiering av filene sm publiseres. 4
Løsningen skal ha skjermingsfunksjner fr dkumenter sm skal unndras ffentlighet. Løsningen skal ikke erstatte eksisterende sentrale systemer fr saksbehandling g arkiv ved universitetene, men være et fagsystem fr museal dkumentasjnsfrvaltning g tilgjengeliggjøring. 3. Frhldet til arkivsystem, NOARK g BOTT/SA-samarbeidet Løsningen skal være et fagsystem fr dkumentfangst g lagring, men skal ikke være et fullverdig saksbehandlings- g arkivsystem. Alle universitetene har dedikerte, sentrale løsninger fr arkiv g saksbehandling (ephrte eller P360). Disse er ulikt implementert, har ulike tilgangsregimer g er til dels høyt spesialiserte g kmplekse løsninger sm gså mfatter saksbehandlingsrutiner g tilhørende arbeidsflyt. Sentrale systemer fr arkiv g saksbehandling er basert på NOARKstandarden 1, sm ffentlige virksmheter er pålagt å følge ihht. gjeldende frskrifter fr arkiv. Det pågående BOTT-samarbeidet mellm universitetene i Osl, Bergen, Trndheim g Trmsø har til frmål å frvalte felles administrative IT-løsninger. Et av mrådene sm mfattes her er sak g arkiv (SA). Ett av frmålene fr BOTT-SA mrådet er å bedre legge til rette fr dkumentfangst fra fagsystemer til NOARK-gdkjente arkivkjerner. Dvs. at dkumenter prduseres i fagsystemer, g integreres deretter sømløst i NOARK-gdkjente løsning fr arkiv (jurnalføring fra fagsystem til NOARK-kjerner). Tilsvarende vil være aktuelt gså fr MUSIT-løsningen, f.eks. ved å ha mulighet til å jurnalføre dkumenter direkte mt sentrale arkivkjerner eller mulighet fr å imprtere dkumenter fra disse. Imidlertid er det på det nåværende tidspunkt ikke relevant å kble MUSIT-arbeidet mt BOTT-SA, da sistnevnte inngår i et pågående, større prsjekt hvr rammene er lagt fr hva sm skal mfattes i første mgang. Det er heller ikke aktuelt å arbeide fr en integrasjn med eksisterende, sentrale arkivsystemer, da det sannsynligvis vil fregå vesentlige endringer i både systemer g implementering av disse ved universitetene fram mt 2020. Dkumentlageret fr MUSIT skal heller ikke være en fullstendig implementering av NOARKstandarden. En vil imidlertid frsøke å tilpasse fagsystemet best mulig i frhld til standardens krav til metadata g arkivstruktur. Dette nettpp med tanke på en fremtidig integrering i henhld til de prinsippene sm ligger til grunn fr bl.a. BOTT-samarbeidet (dkumentprduksjn i fagsystemer med integrering mt bakenfrliggende NOARK-kjerner). 1 https://www.arkivverket.n/frvaltning-g-utvikling/regelverk-g-standarder/nark-standarden 5
4. Rammeverk g verrdnet funksjnalitet Løsningen skal inngå i et felles verrdnet rammeverk fr innhenting av dkumentasjn fra museenes faglige virksmhet (herunder gså GIS g ft). Løsningen skal kunne ha integrasjnspunkter mt andre MUSIT-mduler Løsningen skal ha en integrasjn mt eksisterende tpgrafiske registre (gegrafiregister) i MUSIT (eksempelvis: matrikkeltabell med histrikk i arkelgisk gjenstandsbase) Løsningen skal være integrert med løsninger fr aksesjns- g prsjektdata i MUSIT fr gjenbruk av infrmasjn i disse løsningene. Fr dkumenter sm legges inn via en annen mdul, f.eks. aksesjnsmdulen, må relevant metadata følge dkumentet inn i dkumentmdulen OCR-lesing g indeksering av innhld i dkumentet (nye dkumenter skal ha søkbar tekst) Skjerming av dkumenter unntatt ffentlighet, men visning av at dkumentet finnes Publiseringsfunksjner Visning av mapper, innhld, antall mapper g antall dkumenter under hver nde/mappe/arkiv/arkivdel. Redigerbare søkeppsett g fritekstsøk, alle felt skal være søkbare Resultatppsett må kunne spesifiseres sm «resultat i mappe» eller «resultat i dkumenter» med antall treff i hver kategri Funksjner fr statistikk g rapprtering Synnymrdlister ved søk sm finner treff på relaterte søkerd/synnymer, samt mulighet fr å legge til synnymer (typisk: nynrsk, samisk). Kvalitetssikringsfunksjner 5. Rller g tilganger Det er identifisert behv fr 5 ulike rller i systemet: Rlle Administratr Arkivar Bruker/saksbehandler Innsynsbruker med full lesetilgang Innsynsbruker med begrenset tilgang Tilganger lese, skrive, legge til, vedlikehlde, endre arkivstruktur, slette mapper, låse, publisere, skjerme, redigere kdelister? sette bligatriske felt av på?, administrere tilganger lese, skrive, låse, publisere, skjerme, legge til mapper, arkivdeler g filer, flytte mapper, flytte dkumenter lese, skrive, laste pp fil, registrere metadata, redigere åpne dkument, uavklart: skal saksbehandler kunne pprette en saks/prsjektmappe?. Lese alle dkumenter uavhengig av publisering g skjerming Lese dkumenter sm er publisert / ikke skjermet. 6
Felter fr navn, dater g rller freslås strukturert sm i nåværende løsninger med navneregister med mulighet fr tillegg, rlle i aktiviteten (registrert av, frfattet av etc.) g rlle fr dat (registreringsdat, pplastingsdat sv.). 6. Lagringsstruktur Løsningens lagringsstruktur freslås strukturert tilsvarende arkivstrukturer sm er definert i NOARK. Dette innebærer at lagringsstrukturen skal bestå av ndetypene / arkivenhetene arkiv, arkivdel, mappe g dkument (OG SAK?!?). Arkiv: Arkivnden refererer til arkivet sm helhet, typisk en nde pr. institusjn (KHM, VM, TMU, NHM sv.). Arkivdel refererer til en del av arkivet sm er rdnet etter ett g samme prinsipp (eksempelvis: tpgrafisk arkiv, runearkiv, etngrafisk arkiv sv.). Mappe referer til en saklig rdning av dkumenter tilhørende samme sak eller annen lgisk sammenheng. Dkument referer til det faktiske dkumentet g dets tilhørende metadata. Regler fr arkivstruktur: Det skal kun være en arkivnde pr institusjn Det kan være en til flere arkivdeler under en arkivnde Det skal kunne være en til flere mapper g mappehierarkier pr arkivdel Mapper g dkumenter skal ikke kunne pprettes direkte under arkivnden Mapper g dkumenter kan pprettes direkte under arkivdel Dkumenter kan pprettes under en mappende, uavhengig av hvilket nivå denne har i mappehierarkiet. Det kan ikke pprettes en mappe under et dkument. Fr tpgrafiske stedsmapper skal det kun finnes en mappe pr. fylke, kmmune g gårdsnr Det skal ikke være mulig å pprette en ny saksmappe i en eksisterende saksmappe Det skal kunne knyttes en til flere filer til en dkumentpst (eks.: flere plantegninger fra samme utgraving). Dette kan løses med et hveddkument med vedlegg. Metadata i lagringsstrukturen I det følgende skisseres behv fr metadata i ulike nivåer av arkivstrukturen. Felter markert med gult er freløpig uavklarte/må spesifiseres nærmere. Metadata fr nden ARKIV SystemID Unik id fr arkivet (autmatisk ) Tittel navn på arkivet (VM, KHM, TMU ) Beskrivelse (utfyllende infrmasjn m arkivets innhld etc.) Arkivstatus (avsluttet eller åpent) Dkumentmedium (fysisk, digitalt ) Oppbevaringssted (nedtrekksmeny fra rmliste e.l., må kunne redigeres) Opprettet dat Opprettet av Avsluttet dat Avsluttet av 7
Lisensisering / publiseringsstatus (fr å angi m arkiv, arkivdel, mappe eller dkument skal publiseres) Metadata fr nden ARKIVDEL SystemID Unik id fr arkivet (autmatisk ) Tittel navn på arkivdelen Beskrivelse (utfyllende infrmasjn m arkivdelens innhld etc.) Arkivdelstatus (avsluttet eller åpent) Dkumentmedium (fysisk, digitalt ) Oppbevaringssted (fra rmliste e.l., må kunne redigeres) Opprettet dat Opprettet av Avsluttet dat Avsluttet av ArkivperideSluttDat ArkivperideStartDat Referansefrløper (referanse til arkivdelens frløper (tidl. serie e.l.) Referanse arvtaker (referanse til arkivdelens arvtaker) Lisensiering / publiseringsstatus (fr å angi m arkiv, arkivdel, mappe eller dkument skal publiseres) Metadata fr MAPPE SystemID Unik id fr arkivet (autmatisk ) MappeID Tittel navn på mappen Standardisering av mappenavn i tpgrafisk arkiv? (gnavn, gnr. kmmune.?) Kbling til stedsregister/stedsid? Saksmappe-tittel med saksnr? Beskrivelse (utfyllende infrmasjn m arkivdelens innhld etc.) Dkumentmedium (fysisk, digitalt ) Oppbevaringssted Opprettet dat Opprettet av Avsluttet dat Avsluttet av Oppbevaringssted Lisensisering / publiseringsstatus (fr å angi m arkiv, arkivdel, mappe eller dkument skal publiseres) StedID lenke til stedsregister (fylke, kmmune, gårdsnavn, gårdsnr, ppdatering av mappenavn ved endringer?) Fylke Kmmune Gårdsnavn Gårdsnr Bruksnr Sakstittel Saksnr. SaksID 8
Museumsnr Peride Askeladden ID Metadata fr DOKUMENT systemid dkumenttype dkumentstatus Tittel Beskrivelse Frfatter / avsender / mttaker (rller fr persn) Opprettetdat pprettetav dkumentmedium ppbevaringssted referansearkivdel TilknyttetRegistreringSm dkumentnummer tilknyttetdat tilknyttetav Arkivreferanse StedID lenke til stedsregister (fylke, kmmune, gårdsnavn, gårdsnr, ppdatering av mappenavn ved endringer?) Tilrdnet dkumentid Dkument-tittel Mttatt - fra Mttatt - dat Mttatt/"metadataført" - av hvem Histrikk (Tidligere 'eier'/arkiv) MediumType Dkument - type Dkument - undertype Dkumentskaper Datering - evt. peride fra Datering - peride til MaterialType Størrelse Antall ark Beskrevne sider Dkument lagret (rm) Dkument lagret (skap) Dkument lagret (skuffe) Dkument lagret (mappe) Originalitet Avskrift (/kpi?) utført - av dem Avskrift (/kpi?) utført - dat Original lagret Original kildetype Kding - btaniker (e.g. subdatasett/subarkiv) Kding - datasett (e.g. subdatasett/subarkiv) Skann dat Skann av hvem 9
Skann dkumentnavn Skann adresse til lagringsmappe Mttatt fil - filnavn Mttatt fil - lagringsmappe Mttatt fil - filfrmat Datafrmat Registreringssystem Klargjøring til imprt - dat ferdig Klargjøring til imprt - av hvem Imprtert - dat Imprtert - av hvem Innhld - antall lister Innhld - antall arter/taa Innhld - antall ntater Listenummer - første Listenummer - siste 7. Funksjnsmråder g scenarier fr bruk I henhld til frmål g avgrensninger er det identifisert 5 funksjnsmråder sm vil beskrives i det følgende: 1. Scenari 1: Registrering g administrasjn av arkiver g arkivstrukturer 2. Scenari 2: Dkumentfangst ved digitalisering av histriske arkiver 3. Scenari 3: Dkumentfangst fra den vitenskapelige felt- g prsjektvirksmheten 4. Scenari 4: Dkumentfangst fra den museale samlingsvirksmheten 5. Scenari 5: Registrering av datasett knyttet til krysslister g funnkrt. Fr avleveringer beskrives dette i hvert scenari. En hvedgrensesnitt er at en rienterer seg først i arkivtreet, finner «riktig» mappe, g deretter ppretter sak med tilhørende dkument eller bare dkument (jfr. skjermbildeskisse). Arkivtre - > ny sak eller nytt dkument jfr. mnica/tanja Scenari 1: Registrering g administrasjn av arkiver g arkivstrukturer Scenariet angår arbeidsprsessen med å registrere g administrere arkiver g arkivstrukturer. Disse utgjør ryggraden i dkumentlageret, g vil være den knkrete strukturen sm dkumentene fra andre scenarier lagres i / relateres til. Tilgangene til denne prsessen skal være begrenset. Arbeidsprsessen er typisk ne sm gjøres en gang eller i et begrenset antall perasjner. Det skal imidlertid kunne pprettes mapper av andre brukere basert på registrerte metadata fra de andre scenariene, typisk pprettelse av saksmappe fr dkumentasjn fra en knservering eller utgraving, hvr en f.eks. ppretter en saksmappe fr gruppering av dkumenter tilhørende ett prsjekt e.l. (eller at en grupperer dette via et reg. saksnummer/arkivreferanse?) Aktører: administratrer g arkivarer med redigeringstilgang til arkivstrukturen. Funksjner: Opprettelse av nder fr arkiv, arkivdel, mappe(r) g dkumentbjekter Angi hvilke metadata sm skal være (a) default g (b) valgfrie fr en gitt arkivdel. Dette mfatter dermed å velge hvilke felter sm skal kunne registreres innenfr en arkivdel g underliggende mapper. Registrering av infrmasjn fr hver av ndene 10
Låsing av arkiver g arkivdeler fr ytterligere tilvekst (avsluttede arkiv) Publiseringsfunksjner fr arkiv, arkivdeler, mapper g dkumenter Skjermingsfunksjner fr dkumenter unndratt ffentlighet Muligheter fr å integrere mappestruktur med stedsregister inkl. ppdateringer av mappenavn ved endringer i stedsregister (eks.: matrikkeldata fr tpgrafisk arkiv). Lgging av endringer i mappenavn ved ppdatering av stedsinfrmasjn (f.eks. mapper med navn avledet av nåværende fylke, kmmune, gnr). Lggingen skal være søkbar. Muligheter fr å imprtere eksisterende mappestrukturer fra ecel Flytting av eksisterende mapper innenfr en arkivdel Klausulering av dkumenter med henvisning til klausulhlder g utløpsdat, autmatisk ppheving av klausul ved sistnevnte. Unndra ffentlighet med referanser til lvverk Grensesnitt Arkivtre med tilhørende funksjner fr nye nder/arkivenheter, tillegg av sak, tillegg av dkument. Scenari 2: Dkumentfangst ved digitalisering av histriske arkiver Scenariet angår arbeidsprsessen med å registrere dkumenter g laste pp elektrniske kpier av disse ved digitalisering av arkiver. Arbeidet kan mfatte kun registrering av mapper g dkumenter uten digital kpi, dvs. at det skal være mulig å registrere et dkument før en evt. skanner dette. Aktører: administratrer, arkivarer g saksbehandlere med redigeringstilgang. Funksjner Registrering av dkumenter Registrering av mapper Opplasting av digitale filer / elektrnisk dkument Opplasting av flere filer fr en dkumentpst (recrd) Imprt av filer sm «autgenererer» tmme dkumentpster fr utfylling innenfr en mappe Imprt av dkumentpster / recrds uten filer Grensesnitt Arkivtre med knapper fr ny mappe, ny sak, nytt dkument, imprt av dkumentpst, imprt av fil Scenari 3: Dkumentfangst fra den vitenskapelige felt- g prsjektvirksmheten Scenariet mfatter pplasting av «nye» dkumenter fra vitenskapelig felt- g frskningsprsjekter (f.eks. utgravningsprsjekter med rapprter, tegninger g ft). Til frskjell fra scenari 2 mfatter dette dkumenter sm gså saksbehandles g arkiveres i sentrale arkivsystem. Scenariet har i grve trekk samme aktører, funksjnalitet g grensesnitt sm scenari 2, men det må være mulig å knytte et saksnummer eller arkivreferanser til dkumenter sm lastes pp. Aktører: administratrer, arkivarer g saksbehandlere med redigeringstilgang. Funksjner Registrering av dkumenter Registrering av mapper 11
Opplasting av digitale filer / elektrnisk dkument Opplasting av flere filer fr en dkumentpst (recrd) Imprt av filer sm «autgenererer» tmme dkumentpster fr utfylling innenfr en mappe Imprt av dkumentpster / recrds uten filer Grensesnitt Arkivtre med knapper fr ny mappe, ny sak, nytt dkument, imprt av dkumentpst, imprt av fil Scenari 4: Dkumentfangst fra den museale samlingsvirksmheten Scenariet mfatter innrdning av dkumenter sm lastes pp fra bjektbasene, g sm er knyttet til bjekter eller hendelser i disse. Typiske eksempel er analyserapprter, katalgtekst fr et funn, tilstandsrapprter fra knservering, ft av gjenstander. Dkumentene har da relasjner til pplysninger i bjektbaser sm museumsnummer, peride, saksnummer, lkalitetsid g stedsinfrmasjn, sm det kan være relevant å speile eller gi tilgang til å søke på via dkumentmdulen (eksempelvis: alle dkumenter knyttet til ett museumsnummer eller lkalitetsid). Ved pplasting av ett dkument, kan dette være relatert til en eller flere bjekter i databasen (typisk: en hendelse med flere gjenstander knyttet til seg.) Aktører: Saksbehandlere med redigeringstilgang. Funksjner Registrering av dkumenter med tilhørende metadata Opprettelse av mapper (?) eller gruppering dkumenter knyttet til samme sak? Opplasting av digitale filer / elektrnisk dkument Opplasting av flere filer fr en dkumentpst (recrd) Kbling/speiling/lenking av dkument, dkumentpst g bjektreferanse(r) mellm bjektbaser g dkumentmdul. Grensesnitt Registreringsskjema fr dkument sm åpnes via bjektbasene. Muligheter fr å velge mappe/lkalisering av filene, evt. at dette «autgenereres ut ifra nøkkeldata i bjektbasen (f.eks. fylke, kmmune, gård/gårdsnummer fr tpgrafisk arkiv). Arkivtre med knapper fr ny mappe, ny sak, nytt dkument, imprt av dkumentpst, imprt av fil. Arbeidsflyt: Objektmdul - > legg til dkument g metadata - > velg mappe fr arkivering (typisk: gårdsmappe?) - > bjektreferanser blir med inn i arkivmdul. Scenari 5: Registrering av datasett knyttet til krysslister g funnkrt. Scenariet mfatter pplasting g registrering av dkumenter med strukturerte datasett sm skal registreres i eksterne løsninger. Typiske eksempler er btaniske krysslister, hvr artsfrekmster er dkumentert på et dkument, g hvr data m artsfrekmstene registreres / verføres til et datasett/registreringsløsning utenfr dkumentlageret. Tilsvarende gjelder fr arkelgiske funnkarttek, hvr dkumentene er knyttet til data i bjektregistrering. Scenariet frutsetter utvikling eller frekmst av eksterne registreringsløsning fr datasettene på dkumentene. Arbeidsflyten mfatter å laste pp/registrere dkumentet g dets metadata, deretter bruke dette sm grunnlag fr å trekke ut strukturerte data i selve dkumentet. Det bør være en kbling mellm dkumentet i dkumentlageret, registrering av datasettene på dkumentene g evt,. gså 12
bjektreferanser (eksempelvis der en artsbservasjn på en kryssliste er dkumentert sm et belegg/bjekt i samlingen). Aktører: Saksbehandlere med redigeringstilgang. Funksjner Registrering av dkumenter med tilhørende metadata Opplasting av digitale filer / elektrnisk dkument Registrering av artsbservasjner eller bjektdata i dedikerte registreringsløsninger tilpasset fagmråde. Imprt av allerede registrerte arts- eller funndata til registreringsløsningene Kbling/speiling/lenking av dkument, dkumentpst g bjektreferanse(r) mellm bjektbaser g dkumentmdul. Grensesnitt Registreringsskjema fr dkument med lagring i arkivtre. Mulighet fr å åpne registreringsløsning, samt vise dkumentet sammen / sidestilt med registreringsløsningen fr arts- eller funndata. Mulighet fr å lenke dkumentet til bjektbasene. 8. Pririteringer i utviklingsarbeidet Scenariene 1-5 representerer alle kjerneprsesser i det museale dkumentasjnshåndteringen g dkumentfangsten. Mht. rekkefølgen i utviklingsarbeidet freslås det at man arbeider med scenariene i den nummererte rekkefølgen, av følgende årsaker: - Scenari 1 er ne alle de øvrige scenariene avhenger av, - Scenari 2-3 vil kunne implementeres innenfr nenlunde de samme grensesnittene sm vil ligge til grunn fr scenari 1 (med endel tilleggsfunksjner) - Scenari 4-5 vil medføre en del tilleggsarbeid i andre mduler (bjekt- g hendelsesmduler), samt til dels avvente utviklingen av disse. - Scenari 5 vil delvis kunne dekkes av arbeidet i scenarie 1-3 mht. pplasting g beskrivelse av selve dkumentene, men vil kreve ytterligere utvikling av separat registreringsløsning fr de datasettene sm skal inn. 9. Integrasjn med øvrige mduler Løsningen har følgende integrasjnspunkter mt øvrige MUSIT-løsninger System/løsning Pålgging/tilgang Objektmdul, alle fag Frvaltningsfanen, arkelgi Beskrivelse integrasjn Feidepålgging g mulighet til å regulere tilgang *hvilken tilgangsregulering? Opplasting av bjektrelatert dkumentasjn; eksempelvis katalgtekster Frbindelse mellm hendelser i frvaltningsmdul g dkumenter i dkumentmdul, på liknende måte sm det er fr ft? 13
Hendelsesmdul, etngrafi Analysemdul (planlagt løsning) Frbindelse mellm hendelser i hendelsesmdul g dkumenter i dkumentmdul, på liknende måte sm det er fr ft? Opplasting av analyseresultat/analyserapprter Mediemdul (planlagt løsning) Knserveringsfanen, arkelgi PDF-fanen, arkelgi Magasinmdul Persntabell Stedtabell/gegrafiregister Aksesjnsmdul Mttaksmdul, etngrafi Frbindelse mellm hendelser i knserveringsfane g dkumenter i dkumentmdul, på liknende måte sm det er fr ft? Se bjektmdul Muligheter fr å plassere dkumentpster i magasintre? Dvs. bruke magasinfanens funksjnalitet fr å registrere magasintre Hente persner fra persntabell + legge til nye persner Hente steder fra stedtabell (jfr. tpgrafisk innrdning av arkiv; gnr, kmmune, fylke etc.) Mttak av dkumenter fra aksesjn (funnskjema etc.) Mttak av dkumenter fra etngrafibasen 10. Dkumenttyper Klassifikasjn av dkumenter skal være felles i løsningen. Museene må her utarbeide en felles mal fr dette. Det gjenstår arbeid med samrdning av kategriene her. Basert på kartlegging av dkumenttyper i eksisterende løsninger ser det ut til å være 2 ulike måter å type dkumenter på: enten å type en generell dkumentkategri (eks. rapprt) eller å ha en typing basert på innhldet i dkumentet (eks. «Dateringsrapprt»). Referansegruppen må kmme tilbake til typingen her. Vitenskapelig arkiv ved AM UiS bruker 27 sakstyper g tilsvarende dkumenttyper. Dkumentene merkes i begynnelsen av dkumenttittelen med en bkstavkde på t bkstaver. Av de 27 saks/dkumentkategriene er det i utgangspunktet 7 dkumenttyper sm vil være mest aktuelle fr Musit dkumentasjn: Kde Kategri Dkumenttype (r) Frklaring UF Utgravning Innberetning Undersøkelse av fast frnminne RE Registrering Rapprt ØK/andre ppdrag, befaringer Ntat NU Nat.vit undersøkelse Rapprt I arkelgisk kntekst C14/pllen/stelgi/søknader m destruktive analyser MF Melding m funn Brev inn/ut Løse frnminner 14
Ntat NF Nye frnminner Brev inn/ut Faste frnminner Ntat KO Knservering Rapprt Løse/faste frnminner/kulturminner KA Katalgisering til hvedkatalgen Katalg Legges i Musit gjenstandsbase pr. i dag Andre vitenskapelige saker Brev inn/ut Ntat Saker/dkumenter sm ikke passer inn under andre kategrier. VM har en mere detaljert «typing» av dkumenter mht. deres frm g innhld i tpgrafisk arkivdatabasen: Id Dkumenttype 1 Brev 2 Rapprt 3 Ntat 4 Telegram 5 Telefaks 6 Utstillingstekst 7 Dateringsrapprt 8 Avisutklipp 9 Avtale 10 Aksesjnsskjema 11 Frnminneregister 12 Brevkrt 13 Funnliste 14 Manuskript 15 Møtebkutskrift 16 Referat 17 Funnfrdelingsskjema 18 ØK-skjema 19 Dkumentasjnsskjema 20 Kranilgisk måleblad 21 Byggevarsel 22 Artikkel 23 Plitirapprt 24 Søknad 25 Skøyte 26 Spørreliste 27 Årsmelding 82 Skjøtselsplan 29 Ftark 30 Prtkllutskrift 31 Faktura 32 Budsjettfrslag 33 Løyve 15
34 Regnskap 35 Diplm 36 Reguleringsbestemmelser 37 Følgeskriv 38 Tegning 39 Reguleringsplan 40 Kart 41 Rundskriv 42 Frnminnentat 43 Påskrift 44 Publikasjn 45 Kntrakt 46 Målebrev 47 Innberetning 48 Utskrift av tpgrafisk arkiv 49 Registreringsskjema 50 Kvittering 51 Anmeldelse 52 Bekreftelse 53 Depsitum 54 Flyft 55 Erklæring 56 Utskrift fra Rettsbk 57 Fredlysning 58 Prsesskrift 59 Utskrift av tilvekstprtkll 60 Ftliste 61 Melding m avgjørelse i straffesak 62 Mennsppnevning 63 Infrmasjnstavle 64 Litteraturliste 65 Innstilling 66 Hvedppgave 67 Varsel m kartfrretning 68 Krnikk 69 Knsesjn 70 Utskrift av pantebk 71 Innkmstprtkll 72 Registreringsbrev fr grunn 73 Jurnal 74 Freløpig melding i frvaltningssak 75 e-mail 76 Frelegg 77 Prsjektbeskrivelse 78 Reslusjn 79 Vitnestevning 80 Rettsbk 81 Melding m rett til å klage ver frvaltningsvedtak 83 Befaringsvarsel 84 Eksprpriasjnsvedtak 85 Dagbk 86 Kunngjøring Ved NHM freligger det i hvedsak følgende dkumentkategrier: HvedType Undergruppe/mer inf Feltdagbøker Plantelister Plantelister på matrisefrm Krysslister Manus 16
Reiseberetninger Aksesjnsprtkller Brev Brev Brev Kart Kart Krtkatalg Krtkatalg Tegninger Avisutklipp Avisutklipp Avisutklipp Tilvekst sv. Inngående brev Utgående brev (kpibøker) Mellm frskere a. Egenprduserte (bigegrafi.l.) Standardkart Bksamlinger/biblitek Flra-atlas-arkiv Tegninger av planter sv. Tematisk samling (Argus) Persnlig samling (spes. Hlmbe) Diverse (Bksamlinger) (Særtrykksamling) Spesielt Hlmbe samling Svær btanisk særtrykksamling (Ft) 17
11. Arkivliste Museum Arkiv Arkivdel Digitaliseres Kun registreres AM Tpgrafisk arkiv Gårdsmapper (se ver pkt. 10. Dkumenttyper) (Vitenskapelig arkiv) Gårdsmappene innehlder (til rientering): - Frhistrie g middelalder - Naturhistrie - Knservering g registrering av nyere faste kulturminner Analyse, knservering, restaurering eller kpiering av nyere løse kulturminner * I første mgang vil det bare være aktuelt å verføre til Musit de 8 dkumenttypene fra tp.ark etter hvert sm den enkelte gårdsmappe blir kildesikret g digitalisert. VM Tpgrafisk arkiv Gårdsmapper Brevarkiv Presseklipp Tegnings/kartarkiv Tilvekstmapper Middelalderarkivet Byarkelgisk arkiv - Riksantikvarens undersøkelser Marinarkelgisk arkiv Rapprter stre prsjekt ØK-registreringer 18
Myntsamlingens saksarkiv Administrativt arkiv Helleristningsarkivet Rana-arkivet Kartteker Funnkrt fra bygravninger Ftkarttek Myntsamlingens karttek Knserveringskarttek Knserveringslabrattiets røntgenkarttek Karttek til helleristningsarkiv Diverse karttek((tpgrafisk, emne, tillitsmenn, persnregistre) Karttek, Rana-undersøkelsene Katalger Originale tilvekstkatalger Eldre samlingskatalger (THF mm) Myntsamlingens katalg Myntsamlingen, kpi- g jurnalbøker Flyft Frskerarkiver Rygh Egenes Lund Petersen 19
Marstrander Administrativt arkiv DKNVS arkiv KHM Tpgrafisk arkiv 1811-1994 Tpgrafisk arkiv 1994-2008 Saksarkiv, riginaltegninger, dagbøker Runearkivet tpgrafisk materiale Vit. dkumentasjn utenfr saksarkiv frskningsarkiv riginaltegninger, dagbøker Etngrafisk museum 1854-1999 Myntkabinettets arkiv 1817-1991 Persnarkiver Frskerarkiver (Blindheim, Brøgger, Petersen m.m.) Samleres dnerte arkiv (Dahl. Lumhlz, Hummel, Mamen m.m.) Eldre administrative arkiv Antiquitets Cmmissinen 1811-1813 Oldsaksamlingen 1821-1991 IAKN (1991-1999) Arkivdeler administrative Vikingskiphuset bygging g drift 20
TMU Tpgrafisk arkiv Gårdsmapper Marinarkelgisk Svalbardarkivet ØK-registreringer Vassdragsundersøkelser Samisk kulturminnevern Knserveringsarkiv Tegning- g kartarkiv Helleristningsarkiv Særarkiv fr større prsjekter Skjelettarkivet Katalger Originale tilvekstkatalger Originale tilveksjurnaler Originale museumsnummerjurnaler Karttek Ftkarttek (flere) Tilvekstkarttek Tpgrafisk funnkarttek Flere. Analysearkivet 21
Frskerarkiv Qvigstad, Vrren, Egenes Lund, Bratrein, Tanner m.m. Persnarkiv/dnerte arkiv Renstad m.m. Intervjuarkiv Kvenarkivet m.m Nrdnrsk flkemusikksamling Nter, sangtekster, registeringslister, nedskrevne intervju, sakspapirer, prgram, knsertplakater, bakgrunnspplysninger etc. Arkiv fr samisk samtidsdkumentasjn Avisutklippsamlingen Bksamlinger Qvigstad Tanner Kunstkartsamling Kunstsamling Svenske skattelister Administrative arkiv Eldre avdelingsarkiv etc Opplysningsarkivet Plarmuseets kildearkiv Arkivalia Statsarkivet Arkivalia annet NHM Feltdagbøker Plantelister 22
Plantelister på matrisefrm Krysslister Manus Reiseberetninger Aksesjnsprtkller Tilvekst sv. Brev Inngående brev Brev Utgående brev (kpibøker) Brev Mellm frskere a. Kart Egenprduserte (bigegrafi.l.) Kart Standardkart Krtkatalg Bksamlinger/biblitek Krtkatalg Flra-atlas-arkiv Tegninger Tegninger av planter sv. Avisutklipp Tematisk samling (Argus) Avisutklipp Persnlig samling (spes. Hlmbe) Avisutklipp Diverse (Bksamlinger) Spesielt Hlmbe samling (Særtrykksamling) Svær btanisk særtrykksamling (Ft) 23
24
Figur 1: Skisse til grensesnitt fr scenarie 1-3, basert på nåværende magasinmdul 25
Figur 2: skisse til reg.skjema fr sak, dkument g referanser til bjektbaser (jfr. scenarie 2-3) 26
Figur 3: Skisse, frhldet stedsregister - mappestruktur 27