SLUTTRAPPORT FOR 00590 Forprosjekt systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene Versjonsnummer: 1.0 Godkjent dato: Godkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: 16.3.2017 Jørn Hanssen Jon Gausdal
ENDRINGSHISTORIKK Versjon Dato Endring Produsent Godkjent 0.7 18.11.16 Første utkast Jon Gausdal 0.8 23.11.16 Justert etter tilbakemelding fra Jørn 0.85 01.12.16 "Læringspunkter" under kap. 8 er utvidet 0.9 09.03.17 Lagt til et nytt kapittel 8 "Konklusjoner" som summerer opp de valgene som ble gjort i prosjektstyret 0.95 13.03.17 Lagt til beskrivelse av prosjektorganisering. Underlag til møtet i prosjektstyret den 16.03.17 0.96 18.03.17 Justert etter møte i prosjektstyret den 16.03.17. Sendt på e-post til endelig godkjenning. 0.97 04.04.17 Justert etter høringsrunde på versjon 0,96 Jon Gausdal Jon Gausdal Jon Gausdal Jon Gausdal Jon Gausdal Jon Gausdal DISTRIBUSJONSLISTE Navn Tittel Kommer fra Tore Prestegard (leder prosjektstyret) Adm. Dir. Sykehusapotekene HF Jan Erik Augestad IT-direktør Sykehusapotekene HF Ola Rye Konst. Adm. Dir. Sjukehusapoteka Vest HF Geir Granerud Avdelingsleder Helse Vest IKT Martin Grotnes Konst. Adm. Dir. Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Hans Chr. Alstad IKT-sjef Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Espen Mælen Hauge Adm. Dir. Sykehusapotek Nord HF
Jørn Åge Hanssen Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT
INNHOLD 1. Kort oppsummering av prosjektet... 5 2. Oppnåelse av prosjektets mål... 7 Overordnet mål (virksomhetsmål)... 7 Effektmål... 8 Prosjektleveranser... 9 3. Prosjektets leveranser... 11 4. Prosjektets hovedkostnader og -gevinster... 12 Kostnader... 12 Direkte kostnader... 12 Timeinnsats... 12 Gevinster... 12 5. Prosjektets milepæler... 13 6. Avvik i prosjektet... 14 7. Informasjon og kommunikasjon... 14 8. KONKLUSJONER... 15 Prosjekt for å løse ERP-behov... 15 Prosjekt for IKT-støtte til produksjon... 16 Veien videre... 16 9. Evaluering av prosjektet... 16 Læringspunkter fra prosjektet... 17 10. Referanser... 18
1. KORT OPPSUMMERING AV PROSJEKTET Apotekenes bransjeforening har startet et arbeid (Digital Fornying i Apotekbransjen - DIFAprosjektet) for å erstatte FarmaPro med ny bransjeløsning. FarmaPro er eid av Norsk Apotekforening og utviklet av datterselskapet Espire, og er bransjeløsningen som i dag håndterer Sykehusapotekets hovedfunksjoner: Ordre, lager, fakturering, innkjøp og behandling av resepter (reseptur). Det finnes per i dag ingen standardsystemer (hyllevare) som kan erstatte FarmaPro. De store apotekkjedene ønsker å stå fritt mhp. å velge løsninger for økonomi, butikkdrift etc., slik at den nye DIFA-løsningen planlegges med mindre funksjonalitet enn dagens FarmaPro. Det betyr at sykehusapotekforetakene vil få et større udekket behov etter denne utskiftingen. Sykehusapotekenes behov for IKT-støtte omfatter mer enn gapet som vil oppstå når FarmaPro forsvinner. Systemlandskapet som sykehusapotekene må forholde seg til er komplekst, og det er mange større regionale prosjekter på gang som innfører løsninger både innnenfor EPJ/kurve og økonomi/logistikk. De viktigste arbeidsprosesser innenfor legemiddelområdet er: 1. Legemiddelforsyning til sykehus 2. Produksjon av legemidler 3. Reseptur og publikumstjenester (apotekbutikk) 4. Klinisk farmasi (rådgivningstjenester, samstemming etc.) 5. Økonomi og logistikk 6. Ordinering, istandgjøring og administrering av legemidler på sykehus Med få unntak driver de private apotekene med hva sykehusapotekforetakene kaller publikumsapotek (nr. 3 i tabellen ovenfor). Sykehusapotekforetakenes publikumsapotek er i hovedsak lik de private apotekenes, bortsett fra noen utvidede fullmakter. Alle sykehusapotekforetakene i Norge har samme behov, men det er forskjeller i regionale systemporteføljer. Sykehusapotekforetakenes fagsystemer må ses i sammenheng med øvrige regionale fagsystemer innenfor EPJ, ERP og flere. Det er behov for å avklare fordeler og ulemper med nasjonalt samarbeid om anskaffelse av supplerende løsninger til den nye DIFA bransjeløsningen. Prosjektet oppgave er å kartlegge det totale behovet for IKT-støtte i sykehusapotekene. Prosjektets organisering:
Deltakere i prosjektgruppa: Navn Spesialitet Kommer fra Stillingsandel Jon Gausdal Prosjektleder Hemit 40% Jimmy Thomsen Arkitekt Helse Vest 50% Jan Leskovar Produksjon Helse Nord 20% Hallvard Stokke Proff, klin. farmasi Helse Sør-Øst 30% Petra Johansson Proff, produksjon Helse Sør-Øst 30% Lisbet C. Johansen Privat, proff Helse Sør-Øst 30% Ingvild Klevan Klin. farmasi Helse Midt 20% Lisbeth Frøyen Privat Helse Midt 20% Kristin G. Kristiansen Proff, privat Helse Midt 20%
Unni Hjellupvik Økonomi/logistikk Helse Midt 20% Jens Lien Arkitekt Helse Midt 40% Line A. Sæle Arkitekt Nasjonal IKT 20% Prosjektstyret: Navn Tittel Kommer fra Tore Prestegard (leder) Adm. Dir. Sykehusapotekene HF Jan Erik Augestad IT-direktør Sykehusapotekene HF Ola Rye Konst. Adm. Dir. Sjukehusapoteka Vest HF Geir Granerud Avdelingsleder Helse Vest IKT Turid Vollan Riset / Martin Grotnes Adm. Dir. Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Hans Chr. Alstad IKT-sjef Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Espen Mælen Hauge Adm. Dir. Sykehusapotek Nord HF Jørn Åge Hanssen Porteføljeansvarlig Nasjonal IKT 2. OPPNÅELSE AV PROSJEKTETS MÅL Målformuleringene fra Prosjektdirektivet er gjengitt og kommentert i tabellen nedenfor. Overordnet mål (virksomhetsmål) Prosjektets mål Grad av oppnåelse Forklaring Sørge for sikker, effektiv og korrekt bestilling, produksjon (tilvirkning), istandgjøring og forsyning av legemidler til sykehusene i regionene, samt leveranse av tjenester til sykehusene (apotekenes oppgave) Bidra til sikker, effektiv og korrekt ordinering, bestilling, og administrering til pasient og forsyning av legemidler til sykehusene i regionene (sykehusenes oppgave) Som forventet Som forventet Forprosjektet har sørget for godt beslutningsunderlag for vedtak om hovedprosjekt for tilstrekkelig IKTstøtte til å nå målet Forprosjektet har sørget for godt beslutningsunderlag for vedtak om hovedprosjekt for tilstrekkelig IKTstøtte til å nå målet
Sørge for sikker og korrekt istandgjøring og effektiv utlevering av legemidler på publikumsapotekene for pasienter som skal starte eller videreføre behandling, samt veiledning for disse (publikumstjenester) Som forventet Forprosjektet har sørget for godt beslutningsunderlag for vedtak om hovedprosjekt for tilstrekkelig IKTstøtte til å nå målet Effektmål Prosjektets mål Grad av oppnåelse Forklaring Omforent forståelse av dagens situasjon og framtidig målbilde for Sykehusapotekforetakene, inkludert Sykehusapotekforetakenes rolle i legemiddelhåndtering i sykehus. Med målbilde menes arbeidsprosesser og oppgaver som er og kommer til å bli en naturlig del av forretningsvirksomheten til sykehusapotekforetakene, som følge av endrede rammebetingelser internt og eksternt. Avklart hva sykehusapotekforetakene trenger systemstøtte til, inkludert sykehusapotekforetakenes rolle i legemiddelhåndtering i sykehus Beslutningsgrunnlag for felles prosjekt for erstatning av FarmaPro, med utgangspunkt i sykehusapotekforetakenes behov Gjennomført samhandling Apotekforeningen som følge av at sykehusapotekforetakene gjennom prosjektet framstår med et felles talerør for de fire sykehusapotekforetakene overfor bransjeforeningens DIFA-prosjekt. Avklarte avgrensninger og spesifikasjoner for hvordan sykehusapotekforetakenes omforente behov skal ivaretas i apotekbransjens DIFA-prosjekt og helseregionale prosjekter, eksempelvis LIBRA i Helse Vest og nytt HMN LØ (Sap) i Helse Midt Stor Stor Stor Medium Medium Dette er godt beskrevet i leveransene fra prosjektet, spesielt i målbildedokumentet Dette er godt beskrevet i leveransene fra prosjektet, sepsielt i gapanalysen og integrasjonsanalysen Dette er godt beskrevet i leveransene fra prosjektet, spesielt i Prosjektbegrunnelse NIPSA Det har vært noe kontakt med DIFA-prosjektet (Sykehusapotekforetakene har etablert et felles mottaksprosjekt for DIFA som ivaretar kommunikasjon med DIFA prosjektet i Apoteforeningen) Det er avklart hva sykehusapotekene trenger, dette har gitt viktige innspill til LIBRA-prosjektet. Fase 2 av HMN LØ-prosjektet i HMN er foreløpig ikke vedtatt og har dermed ikke startet planleggingen enda. Når det gjelder DIFAprosjektet ble forstudien til DIFA avsluttet før vårt prosjekt leverte resultater. Det har også vært kommunikasjon med DIFA hovedprosjekt. Behovene til sykehusapotekene er godt beskrevet, men denne kunne ha vært kommunisert bedre.
Omforent grunnlag for strategiske investeringer med tilrettelegging for å realisere kortsiktige gevinster, og videreutvikling av dagens IKT-systemer som benyttes av sykehusapotekforetakene Stor/Medium Det er godt beskrevet hvilke løsninger som bør videreføres og hvilke som må skiftes ut Støtte opp om lukket legemiddelsløyfe Medium Prosjektet har beskrevet sykehusapotekenes rolle i å oppnå lukket legemiddelsløyfe. Prosjektleveranser Prosjektets mål Grad av oppnåelse Forklaring Oversikt over hovedprosessene og aktører i legemiddelområdet. Prosjektet skal ha fokus på sykehusapotekforetakene, men også omfatte sykehusenes rolle og behov som kunde av sykehusapotekforetakene Beskrivelse av dagens arbeidsprosesser (asis) i sykehusapotekforetakene som synliggjør: Anvendt funksjonalitet Manglende systemstøtte Informasjonsflyt Systemer som er i bruk Vurdere framtidige endringsbehov og utvikling av arbeidsprosessene Gap-analyse for systemstøtte for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov. Beskrivelse av ønsket overordnet funksjonelt målbilde for sykehusapotekforetakene Analyse av hvor stor del av gapet eksisterende og planlagte løsninger (eks. DIFA, ERP, PAS/EPJ) kan og bør løse, og krav til samspillet (integrasjon) mellom disse. Dette kan variere avhengig av regionenes systemportefølje, men prosjektet bør komme fram til felles løsningsprinsipper og felles anbefalinger der det er mulig. Vurdere og beskrive ulike konsepter for løsning (alternative omfang og alternativer for prosjektgjennomføring). Hvilke variable inngår? Beskrive kost/nytte for aktuelle alternativer. Anbefale konsept, dvs. lage Prosjektbegrunnelse og prosjektplan for hovedprosjekt i flere faser Hovedprosessene er beskrevet Arbeidsprosessene er modellert Gapanalyse er levert Målbildedokument er laget Gapanalyse og integrasjonsanalyse er levert Dette er levert i Prosjektbegrunnelse og Prosjektforslag.
Beskrivelse av framtidig overordnet arkitektur med fokus på grensesnitt, basert på arbeidsprosesser og målbildet for sykehusapotekforetakene Beskrivelse av forslag til samarbeid om løsninger for systemstøtte: Hva bør løses regionalt, og hva bør løses nasjonalt? Beskriv hvilke områder/ nivåer man bør samarbeide på (ikke bare teknisk, men også prosesser, forvaltning etc.) Strategidokument som beskriver hvordan utnytte eksisterende/kommende systemportefølje, hva trengs å anskaffe utover det som kommer i igangsatte prosjekter samt anbefalt omfang av nasjonalt samarbeid. Prosjektbegrunnelse og Prosjektforslag samt faseplan for første fase for hovedprosjekt, evt. forslag til tiltak/ tiltaksplan Oppsummeringsrapport med presentasjonspakke Ikke levert Delvis Overordnet arkitekturdokument er levert. Oversikt over mulige områder for nasjonal samarbeid er beskrevet Etter at prosjektet startet har sykehusapotekene selv gjennomført et strategiarbeid angående framtidig organisering. Etter avtale med Prosjektstyret ble det derfor besluttet at det ikke var behov for at prosjektet skulle levere et strategidokument i tillegg til det som ble utarbeidet av omorganiseringsprosjektet. Hva som må anskaffes er imidlertid godt beskrevet i integrasjonsanalysen og prosjektbegrunnelsene Prosjektet har levert Prosjektbegrunnelse for to mulige prosjekter, og hhv. Prosjektforslag og Prosjektmandat for disse. Presentasjonspakke er levert. Egen oppsummeringsrapport utover sluttrapport er ikke levert, dette ble besluttet ved godkjening av faseplan for fase 3. Det er imidlertid levert et oppsummeringsdokument for arkitetkturarbeidet i prosjektet (virksomhetsarkitekturdokumentet). Prosjektdirektiv Er etter avtale med Prosjektstyret levert i form av to Prosjektforslag iht. mal fra NIKT: Ett for et nasjonalt prosjekt for leveranse av felles, total ERP-løsning, og ett for et redusert nasjonal prosjekt for leveranse av felles Kasse/POSløsning med DIFA-integrasjon. Interessentanalyse og kommunikasjonsplan Faserapport fra fase 2 og faseplan for fase
3 Sluttrapport Denne rapporten 3. PROSJEKTETS LEVERANSER Produkt Status Kvalitetskrav av i som del av Prosjektdirektivet Ingen spesielle kvalitetskrav Har fulgt Helse Midt-Norges mal for kommunikasjonsplan Er basert på og er en videreføring av definisjonskatalogen fra SAFEST-prosjektet Har fulgt BPMN-notasjon, som er i tråd med NIKT sine anbefalinger Ansvarlig mottaker av leveransen Prosjektstyret Prosjektstyret Prosjektleder Prosjektstyret Har vært til kommentering i Prosjektstyret Prosjektstyret Ingen Prosjektleder Gapanalyse Har vært til kommentering i Prosjektstyret, og framlagt for NIKTs arkitekturforum Interessentanalyse Kommunikasjonsplan Definisjonskatalog Prosessbeskrivelser Målbildedokument Beskrivelse informasjonselementer prosessene Integrasjonsanalyse Scenariebasert integrasjonsanalyse Virksomhetsarkitetkurdokument Notat om forholdet mellom ERP-Kasse/POS og ressepturklient Prosjektbegrunnelse NIPSA Prosjektbegrunnelse IKTstøtte til produksjon Har vært til kommentering i Prosjektstyret, og framlagt for NIKTs arkitekturforum Prosjektstyret Prosjektstyret Ingen Prosjektleder Har fulgt NIKTs retningslinjer, bl.a. basert på TOGAF Prosjektstyret Ingen Prosjektleder Har fulgt mal fra PRINCE2/Difi, som er nesten identisk med NIKT sin mal Har fulgt mal fra PRINCE2/Difi, som er nesten identisk med NIKT sin mal Prosjektstyret Prosjektstyret
Prosjektforslag NIPSA Prosjektforslag Kasse-POS Prosjektmandat IKT-støtte til produksjon Har fulgt mal fra NIKT Prosjektstyret Har fulgt mal fra NIKT Prosjektstyret Har fulgt mal fra NIKT Prosjektstyret Sluttrapport (denne) Har fulgt mal fra NIKT Prosjektstyret 4. PROSJEKTETS HOVEDKOSTNADER OG -GEVINSTER Kostnader Direkte kostnader Kostnadstype Prosjektlederkostnader Påløpt 2015 Påløpt 2016 Budsjett 2016 Kommentar 141' 985' 859' Timepris 1287,50 inkl. mva. Det er 14% overskridelse på prosjektledertimer. Dette skyldes at prosjektet har vart 2,5 måneder lenger enn opprinnelig planlagt. Direkte kostnader 20' 165' 230' Møtekostnader pluss reisekostnader for prosjektleder Buffer 0 0 250' Sum 161' 1 024' 1 339' Timeinnsats Timeinnsats Påløpt 2015 Påløpt 2016 Planlagt 2016 Kommentar Bidrag Helse Nord 18,5 110 250 Planlagt en person i 20% Bidrag Helse Midt- Norge 67 1580 1495 Planlagt fire personer i 20%, pluss innleid arkitekt i 40% Bidrag Helse Vest 44 550 620 Planlagt en person i 50% Bidrag Helse Sør-Øst 75,5 1400 1125 Planlagt tre personer i 30% Bidrag Nasjonal IKT (Line) 30 220 250 Planlagt en person 20% Sum 235 3860 3740 Gevinster Det er ingen direkte målbare gevinster som følge av forprosjektet. Gevinsten hentes ut ved at forprosjektet har tilrettelagt for nasjonale anskaffelsesprosjekter, se beskrivelse av effektmål i kap. 2.
5. PROSJEKTETS MILEPÆLER Fase 1 Oppstart ID Milepæl Beskrivelse Planlagt Faktisk Kommentar M1 Felles forprosjekt Når gjennomføring av felles forprosjekt er vedtatt 11.09.2015 11.09.2015 M2 Prosjektdokumenter Prosjektstyre er opprettet, prosjektleder utpekt, deltakere i prosjektgruppe avklart og prosjektdokumenter er godkjent av Prosjektstyret for prosjektet. 14.12.2015 14.12.2015 Behandlet i møte i prosjektstyret den 14.12.2016 B1 Prosjektplaner godkjent Beslutningspunkt: Prosjektstyret godkjenner prosjektdirektivet og gir klarsignal for fase 2 14.12.2015 14.12.2015 Godkjent per e- post Fase 2 Analyse ID Milepæl Beskrivelse Planlagt Faktisk Kommentar M3 Kick-off Prosjektgruppe etablert, kick-off gjennomført 15.11.2015 12.11.2015 Oppstartsmøte ble gjennomført den 12.11.2015 på Gardermoen M4 Arbeidsprosesser Oversikt over dagens arbeidsprosesser i sykehusapotekforetakene 01.02.2016 01.02.2016 Det jobbes med samordning av hvordan informasjonsbehov et synliggjøres M5 Målbilde Oversikt over ønskede ("to be") hovedprosesser og aktører i legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakene. Beskrevet ønsket overordnet funksjonelt målbilde for sykehusapotekforetakene. 01.04.2016 06.06.2016 Milepælen ble godkjent på prosjektstyremøtet den 6. juni M6 Gap FarmaPro Analysert gap mellom FarmaPro og ny bransjeløsning. Beskrevet hvilken FarmaPro-funksjonalitet som ny bransjeløsning ikke dekker, men som sykehusapotekforetakene har behov for. 31.12.2015 20.12.2015 Leveranser fra DIFA-prosjektet er vurdert og benyttet. Sykehusapotekene s særlige behov er vurdert, ut i fra gjeldende behov M7 Gap-analyse legemiddelområde sykehus Analysert gap for legemiddelområdet, med fokus på sykehusapotekforetakenes behov. Analyse av hvor stor del av gapet eksisterende og planlagte løsninger i helseregionene (eks. DIFA, ERP, PAS/EPJ) kan og bør løse, og krav til samspillet (integrasjon) mellom disse. 01.05.2016 13.09.2016 Godkjent med kommentarer på møte i prosjektstyret den 13.09 M8 Konsept Vurdert og beskrevet ulike konsepter for løsning med anbefalt valg av konsept 01.06.2016 13.09.2016 Godkjent med kommentarer på møte i prosjektstyret den 13.09
B2 Analysefase godkjent Beslutningspunkt: Prosjektstyret godkjenner gjennomføring av analysefasen og planene for fase 3, og godkjenner oppstart av fase 3 01.06.2016 13.09.2016 Godkjent på møte i prosjektstyret den 13.09 Fase 3 Konsept og anbefalinger ID Milepæl Beskrivelse Planlagt dato Faktisk dato Kommentar M9 Virksomhet s-arkitektur Framtidig virksomhetsarkitektur beskrevet, med fokus på forretningsarkitektur, informasjons- og integrasjonsarkitektur 14.10.2016 26.01.2017 M10 Underlag hovedprosjekt Beslutningsunderlag, herunder prosjektforslag, faseplan for planleggingsfasen og prosjektbegrunnelse er ferdigstilt. Avklart hva som bør gjennomføres regionalt. 04.11.2016 16.03.2017 Gjelder Prosjektbegrunnelse NIPSA og Prosjektforslag Kasse/POS M11 Sluttleveranse Strategirapport og presentasjonsmateriell 18.11.2016 16.03.2017 Strategirapport utgår iht. avtalt faseplan M12 Avslutning Når sluttrapport er godkjent og felles forprosjekt kan avsluttes B3 Avslutning Beslutningspunkt: Prosjektstyret godkjenner leveransene fra prosjektet og godkjenner prosjektavslutning 30.11.2016 16.03.2017 Godkjennes på e- post i etterkant av møtet i prosjektstyret 16.03.2017 30.11.2016 16.03.2017 Formell avslutning i NIKTs styremøte 19. mai. 6. AVVIK I PROSJEKTET Det har ikke vært meldt avvik i prosjektet. 7. INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON Prosjektet laget ved oppstart en kommunikasjonsplan, der det ble lagt opp til at prosjektet var ansvarlig for kommunikasjon. Dette ble endret etter ønske fra Prosjektstyret, til at prosjektet kun skulle lage presentasjonsmateriell og overlate kommunikasjonen til sykehusapotekene selv. Dette strider mot god praksis for kommunikasjon, ettersom prosjektet selv da ikke har kontroll med kommunikasjonen. Prosjektleder ba i starten om å få en person med ansvar for kommunikasjon inn i prosjektgruppa, men dette var det ikke mulig å etterkomme. Det er usikkert hvilke konsekvenser dette har fått: En mulig konsekevs er ved høringsrunder av viktige dokumenter til Prosjektstyret, der dokumentene har blitt sendt videre inn i sykehusapotekenes organisasjoner uten at de som har kommentert kanskje har sett prosjektets leveranser i sammenheng. Dermed har mange kommentarer gått på at man savner innhold, uten å kjenne til at det man savner blir beskrevet i andre dokumenter. Dette har også medført en risiko for mistillit til prosjektgruppas kompetanse. På plussiden har kommentarrundene tydlig avklart forventninger til prosjektet, og ført til god forankring av prosjektgruppas arbeid.
En annen konsekves er at dokumentete fra prosjektet er teksttunge med få figurer. En profesjonell informasjonsmedarbeider kunne ha bidratt til flere gode illustrasjoner i dokumentene. 8. KONKLUSJONER Prosjekt for å løse ERP-behov Da det på slutten av 2016 ble klart at sykehusapotekene ikke kom til å slå seg sammen til ett HF, var det ikke lenger like opplagt at man måtte gå sammen om et felles nasjonalt prosjekt for å løse alle behov som oppstod når FarmaPro forsvant. Regionene var i ferd med å innfører forskjellige økonomi- og logistikksystemer: HN: Agresso / ClockWork (uendret) HV: Libra-prosjektet - ny løsning ikke besluttet enda HMN: SAP (på vei inn) HSØ: Oracle Financials (på vei inn) Etter drøftelser i desember og januar besluttet prosjektstyret at regionale ERP-prosjekter for økonomi og logistikk, og felles nasjonalt prosjekt for Kasse/POS og DIFA-integrasjon var å foretrekke framfor felles prosjekt for totalløsning. Hovedbegrunnelsen var at de regionale ERP-prosjektene i tre av regionene hadde kommet ganske langt, og utvidelse av disse til å omfatte sykehusapotekenes behov medførte mindre merkostnad enn om sykehusapotekene skulle starte sitt eget prosjekt forfra. Status per mars 2017 når det gjelder regionale ERP-prosjekter for økonomi og logistikk er: Helse Nord har leid inn konsulentekspertise for å gjøre vurderinger av ClockWork Helse Midt-Norge har allerede implementert økonomidelen i SAP i Sykehusapotekene, med integrasjon til FarmaPro fram til FarmaPro utfases. Når det gjelder logistikk (legemiddelforsyningen) er ansvaret for planlegging og prosjektgjennomføring avklart, og man har kommet i gang med planleggingen. Finansiering er på plass. Prosjektet blir formelt vedtatt 5. mai. Kasse/POS er ikke med i planlagt prosjektomfang. Bruk av SAP-modul til produksjonsstøtte inngår i planen. Helse Vest tar inn sykehusapotekets behov i sitt Libra-prosjekt, som skal anskaffe ERPløsning for hele Helse Vest. Kasse/POS er ikke med i prosjektomfanget, mens sykehusapotekets behov for logistikk og vareflyt tjenester er inkludert. Helse Vest vurderer at Libra-prosjektet kan dekke sykehusapoteket behov for økonomi- og logistikk-løsninger, og at dette er en farbar vei både økonomisk og framdriftsmessig. Innføring skal etter planen fullføres innen utgangen av 2019, men er ikke endelig besluttet. Leverdør er foreløpig ikke valgt. Sykehusapoteket kommer gunstig ut økonomisk pga. allerede gjennomførte investeringer og kostnadsfordeling i regionen. Helse Sør-Øst har gjennomført en foranalyse sammen med ERP-programmet i Helse Sør- Øst, og ser at dette er et aktuelt scenario for Sykehusapoteket. Oracle-løsningens basisfunksjonalitet er vurdert opp mot behovene, det er sett på hva som vil kreves av tilpasninger og grensesnitt mot DIFA, Kasse/POS og andre løsninger, og tidsløp er vurdert. Basert på dette er vurderingen at regional ERP er farbar vei for HSØ, både økonomisk og gjennomføringsmessig. Sykehusapoteket kommer gunstig ut økonomisk pga. allerede gjennomførte investeringer i regionen. De tre regionene Helse Midt, Helse Vest og Helse Sør-Øst går for regionale løsninger. Helse Nord ønsker primært felles nasjonal løsning, men ser at dette ikke er et realistisk alternativ.
Forprosjektet hadde som oppgave å formulere forslag til nasjonale samarbeidsprosjekter. Ettersom man besluttet å gå for regionale ERP-løsninger falt dette utenfor prosjektomfanget. Forprosjektet utarbeidet revidert prosjektforslag for nasjonalt samarbeidsprosjekt som omfattet: Anskaffelse av Kasse/POS Mottak og integrasjon av leveransene fra DIFA-prosjektet Brukergrensesnitt for resepthåndtering og salg av reseptfrie handelsvarer Prosjekt for IKT-støtte til produksjon Prosjektstyret besluttet å ikke gå for felles, nasjonal løsning for IKT-støtte til produksjon. Begrunnelse: Regionene hadde forskjellige utgangspunkt for valg av løsning, og noen var allerede kommet langt i regionale løp: o Helse Sør-Øst hadde kommet langt med innføring av løsning i sitt MKB-prosjekt. Løsningen inneholdt ikke integrasjon med Metavision-kurven o Helse Vest var i ferd med å planlegge prosjekt for innføring av løsning, der integrasjon med Meona-kurven var sentral. Ettersom man gikk for regionale ERP-løsninger, og kurveløsningene i regionene er forskjellige, så man liten gevinst i felles IKT-løsning for produksjonstøtte. Veien videre Sykehusapotekene følger selv opp med sine regioner og planlegger deltakelse i de regionale ERPprosjektene. Se statusbeskrivelse ovenfor. Arkitekturleveransene fra forprosjektet vil utgjøre viktige bidrag til planlegging og gjennomføring av regionale ERP-prosjekter. For anskaffelse av Kasse/POS og integrasjon med DIFA anbefaler forprosjektet et nasjonalt samarbeidsprosjekt for å ta fram en felles løsning. Dette er beskrevet i Prosjektforslag Kasse-POS. Det nasjonale prosjektet må levere inn til de fire regionale ERP-prosjektene. Nasjonal IKTs rolle må avklares. I tillegg har sykehusapotekene etablert et felles prosjekt for samordning av sine behov inn mot DIFA-prosjektet. Dette prosjektet ivareta dialog med DIFA og går under navnet Mottaksprosjektet. Når et nasjonalt Kasse/POS-prosjekt etableres vil dette prosjektet fungere som mottaktsprosjekt for DIFA-leveransene. Tre regioner går for ERP regionalt, mens regional løsning er en utfordring for Helse Nord. Prosjektstyret anbefaler nasjonalt prosjekt for felles Kasse/POS, resepturklient og DIFA integrasjon iht. utarbeidet prosjektforslag. De fire sykehusapotekene starter aktiviteter for oppstart av nytt prosjekt så snart som mulig: Skaffe prosjektleder, nedsette prosjektstyre, utforme prosjektdirektiv, kontakte Sykehusinnkjøp. Presentasjon av prosjektet i Nasjonal IKTs Projektforum 20. april og i Nasjonal IKTs styre 19. mai vil avgjøre NIKTs medvirking. 9. EVALUERING AV PROSJEKTET Prosjektet er et forprosjekt som skal legge til rette for nasjonalt samarbeid om nødvendige anskaffelser. Systemlandskapet til sykehusapotekene var i utgangspunktet lite oversiktlig, med en rekke prosjekter på gang som sykehusapotekene ikke har direkte inflytelse over, men som likevel medfører vesentlige endringer for sykehusapotekene. Prosjektets hovedoppgave har vært å
klargjøre situasjonen og gi et godt beslutningsgrunnlag for veien videre. Prosjektet har i stor grad basert arbeidet på anerkjente prinsipper innenfor virksomhetsarkitetur og TOGAF, og leveransene er i stor grad arkitekturleveranser. Prosjektgruppa har jobbet «top down» med de tre øverste arkitekturlagene: 1. Forretningslaget: Kartlegge arbeidsprosesser i sykehusapotekene 2. Informasjonslaget: Kartlegge behov for informasjon for å utføre arbeidsprosessene 3. Applikasjonslaget: Kartlegge behov for IKT-støtte 4. Teknologilaget: Dette siste arkitekturlaget er ikke omfattet av prosjektet Prosjektgruppa har jobbet etter følgende metodikk: 1. Kartlegge nåværende arbeidsprosesser: As-is prosesskart 2. Vurdere framtidige endringer i arbeidsoppgaver: Funksjonelt målbilde 3. Beskrive framtidige arbeidsprosesser: To-be prosesskart 4. Kartlegge manglende IKT-støtte ut fra dagens og framtidig behov: Gapanalyse 5. Analysere hvordan gapet kan fylles med aktuelle og nye IKT-løsninger: Integrasjonsanalyse 6. Identifisere tiltak For å oppnå dette har prosjektgruppa vært sammensatt av tre arkitetker og åtte fagpersoner fra sykehusapotekene. Dette har vært meget vellykket. Fagpersonene har sittet på kompetanse over behov, og arkitektene har systematisert og visualisert dette i leveransene fra prosjektet. Samspillet har fungert meget bra. Prosjektgruppas størrelse (12 personer totalt) har vært optimal for arbeidet. Når det gjelder milepæl M8 "Konsept" var det planlagt at forprosjektet skulle foreslå et konkret anskaffelsesprosjekt for å erstatte gapet mellom FarmaPro og DIFA-leveransene. Parallelt med planlagt prosjektavslutning pågikk det en prosess for vurdering av reorganisering av sykehusapotekene. Prosjektgruppa ble i praksis oppløst 1. desember 2016, da var organiseringsspørsmålet enda ikke avklart. Etter at organiseringsspørsmålet ble avklart og resultatet var et annet enn forventet, ble alternativet med regionale ERP-løsninger mer aktuelt enn man antok på slutten av 2016. Disse forhold førte til at prosjektleder ble bedt om ikke å avslutte prosjektet før alternativet med regionale ERP-prosjekter var avklart, slik at konklusjonene kan tas inn i sluttrapporten (se forrige kapittel). Læringspunkter fra prosjektet Kombinasjonen av arkitekter og fagpersonell fra sykehusapotekene i prosjektgruppa har fungert meget bra Prosjektgruppa ville ha nytte av å knytte til seg bedre kompetanse på økonomi- og logistikkfag tidligere i prosjektperioden. En måte å gjøre dette på kunne være et alternativ til eller et tillegg til en tradisjonell referansegruppe. Man kunne opprette mindre, fagspesifikke referansegrupper innenfor prosjektets ansvarsområde, slik at man hadde noen få utvalgte personer å rådføre seg med, personer som kunne følge prosjektets framdrift. Et annet fagområde som burde vært avklart tidligere i prosjektet er konsekvensene av regelverket for statlige anskaffelser, som i begrenser handlingsrommet for nasjonale anskaffelsesprosjekt. I prosjektplanene ble det tatt for liten høyde for tid som går med til høringsrunder for resultater fra prosjektet. Man må regne ca. en måned fra prosjektgruppa har et dokument klar til kommentarrunde, og til dokumentet er endelig godkjent av prosjektstyret. Prosjektet laget ikke gode retningslinjer for versjonsttyring av dokumenter på NIKTs prosjektweb. Bruk av samskrivingsfunksjonen på web fører ikke automatisk til ny versjonsmerking av dokumentet (som syns ved utskrift, visning på skjerm etc), dette førte til at den ble lite brukt. Det
hadde vært en fordel med tydeligere retningslinjer for dette, f.eks. ved at man laget ny versjon av dokumentet ved ekstern utsendelse, og straks etablerte en kladdeversjon av neste versjon for videre arbeid i prosjektgruppa. Prosjektet var pilot for bruk av NIKTs prosjektweb, så det er naturlig at man må prøve seg litt fram. 10. REFERANSER Se kap. 3 for en fullstendig liste over leveranser fra prosjektet. Prosjektdirektiv for felles forprosjekt for systemstøtte for legemiddelkjeden og sykehusapotekene, v1.95 Notat Konsept 20160825 Prosjektbegrunnelse NIPSA v2.2 Prosjektbegrunnelse Prodstøtte v1.1 NIKT Prosjektmandat IKT-støtte prod SA v1.0 NIKT Prosjektforslag Kasse-POS v0.9