RUTINE FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDT ARBEIDSTAKER

RUTINE FOR OPPFØLGING AV SYKEMELDT ARBEIDSTAKER 1. Formål 2 2. Ansvar og roller 2 3 Beskrivelser av rutinen 3 3.1. Første fraværsdag 3 3.2. 8. fraværsdag 3 3.3. 9. fraværsdag 3 3.4. Innen 6 uker 3 3.5. Innen 8 uker 3 3.6. Innen 12 uker 3 3.7. Innen 40 uker 3 3.8. Innen 6 måneder 4 3.9. Etter 52 uker 4 3.10. Innen 2 år 5 4. Individuell oppfølgingsplan 5 5. Sykefraværssamtale 5 6. Råd og tips til ledere 6 7. Du er ansatt i Lebesby kommune også når du er syk 6 7.1. Hvilket ansvar har du 6 7.2. Hold kontakt med arbeidsplassen 7 7.3. Aktiv sykemelding 7 7.4. Omplassering/ yrkesrettet attføring/ uførepensjon 7 7.5. Bedriftshelsetjenesten 8 8. Momentliste for samtale med den sykemeldte 8 8.1. Forutsetninger for samtalen 8 8.2. Forberedelser 9 8.3. Samtalen skal ikke 9 8.4. Hensikt og formål 9 8.5. Innhold i samtalen 9 8.6. Noen aktuelle tiltak fra trygdeetaten 10 8.7. Senere samtaler 10 8.8. Ansvar 10 1

1. Formål Bringe den sykemeldte raskest mulig tilbake til arbeidet, i den grad det er mulig. Kartlegge arbeidsmiljøfaktorer som påvirker sykefraværet. Synliggjøre behov for tilrettelegging på arbeidsplassen/ arbeidssituasjonen for den enkelte medarbeider. 2. Ansvar og roller Leder: Det er nærmeste leder som har ansvaret for å følge opp den sykemeldte samt forestå nødvendig tilrettelegging. Nærmeste leder skal være i jevnlig kontakt med den sykemeldte. Den enkelte leder er ansvarlig for å utarbeide individuelle handlingsplaner innen 6 uker etter oppstått sykefraværstilfelle. Den sykemeldtes leder har ansvaret frem til den ansatte overføres fast til en annen virksomhet. Nærmeste leder kan til en hver tid ta kontakt med bedriftshelsetjenesten eller personalrådgiver for veiledning og bistand. Ansatt: Den ansatte har ansvar for egen helse, samt melde fra til arbeidssted/nærmeste leder når det gjelder forventet fraværslengde. Den ansatte skal melde fra til arbeidsstedet/nærmeste overordnede/stedfortreder første fraværsdag. Den som mottar beskjeden, legger dette inn på felleskalenderen. Leder kontakter i slike tilfeller den ansatte helst samme dag, eller så fort det er praktisk mulig. Den ansatte må være innstilt på å gjennomføre møter med leder i forbindelse med fraværet. Når den ansatte er tilbake i vanlig arbeid underskriver ansatt på egenmeldingsskjema som leveres leder. Den ansatte skal være åpen og aktiv når det gjelder å opplyse om behov for tilrettelegging. Den ansatte skal bidra aktivt i utarbeidelse av handlingsplan. Om den ansatte har et anstrengt forhold til leder kan fraværet rapporteres via verneombud. Personalrådgiver: Personalrådgiver har en rådgivende og koordinerende rolle i sykefraværsarbeidet. Rådgiveren har ansvar for utarbeidelse og vedlikehold av rutiner, samt være sekretariat for attføringsutvalget. Attføringsutvalget: Utvalget er et rådgivende samarbeidsorgan. Bedriftshelsetjenesten (BHT) : BHT har en rådgiverrolle i forhold til personalrådgiver, linjeledelse og den enkelte ansatte. Trygdeetatens arbeidslivssenter: Senteret har ansvar for å utløse tilgjengelige økonomiske virkemidler. Kontaktpersonen har en rådgivende rolle i forhold til personalavdelingen og linjeledelsen. 2

Verneombud: Verneombudet skal ivareta alle ansatte. Når et sykefravær er relatert til en konflikt mellom ansatt og leder, og den ansatte ikke ønsker å melde dette til leder via egenmelding/ sykemelding, skal den ansatte varsle verneombudet om dette. Verneombudet skal drøfte saken med personalrådgiveren. Behandlende lege: Legen har ansvar for å melde fra om funksjonsevne og bruk av virkemidler på blanketten Medisinsk vurdering av arbeidsmulighet ved sykdom. 3. Beskrivelse av rutinen 3.1. Første fraværsdag Fravær skal meldes snarest til arbeidsstedet/nærmeste leder/stedfortreder og senest innen utløpet av første fraværsdag. Den ansatte skal om mulig opplyse om antatt varighet. Leder registrerer fraværet. Leder kan innkalle den ansatte til samtaler allerede første fraværsdag. 3.2. 8. fraværsdag Leder og arbeidstaker har samtale for å skape grunnlag for om det skal være gradert sykemelding eller ikke. Tilrettelegging bør vurderes så raskt som mulig. Arbeidet med oppfølgingsplan starter. 3.3. 9. fraværsdag. Den ansatte må oppsøke lege senest 9. fraværsdag. Den ansatte skal da drøfte med legen om aktiv eller gradert sykemelding er aktuelt, eventuelt andre tiltak. Ut fra samtaler arbeidstaker hadde med leder i går, gi orientering til legen om hvilke typer oppgaver arbeidstaker kan utføre. Drøft med lege om aktiv/gradert sykemelding er aktuelt. Legen fyller ut sykemelding med funksjonsvurdering. Ved aktiv sykemelding skal det utarbeides en plan i samarbeid med den sykemeldte som skal sendes til nav for godkjenning. Leder/ansatt kan ta kontakt med bedriftshelsetjenesten for bistand og veiledning. 3.4. Innen 6 uker Leder og arbeidstaker skal ha laget ferdig en oppfølgingsplan. Oppfølgingsplanen må fylles ut. Bl.a. for å sikre at ikke trygdekontoret stopper utbetalinga til arbeidsgiver. 3.5. Innen 8 uker Aktivitetsplikt senest innen 8 uker. Fokuset skal flyttes fra å være sykemeldt til økt vekt på funksjonsvurdering og deltakelse i arbeidslivet. Det er svært viktig at legens funksjonsvurdering er på plass. Ulike helsefaglige grupper bør trekkes inn i vurderingen ved behov. 3.6. Innen 12 uker 3

Dialogmøte hvis arbeidstaker ikke er i arbeidsrelatert aktivitet. Hensikten er å sørge for bedre samhandling mellom berørte aktører. Møtet skal bidra til å ansvarliggjøre disse og ha et større fokus på alternative muligheter fremfor 100% sykmelding. Møtet skal gjennomgå og arbeide videre med oppfølgingsplanen og hva arbeidstakeren kan gjøre på arbeidsplassen, og hvordan arbeidsgiver kan tilrettelegge for å få dette til. Herunder avklare mulighetene for gjennomføring av bedriftsinterne tiltak. NAV innhenter oppfølgingsplanen. Også for arbeidstakere som er gradert sykemeldt. Det satses på økt bruk av gradert sykemelding i hele sykdomsforløpet 3.7. Innen 6 måneder Nytt dialogmøte. Tema og innhold langt på vei det samme som på første møte. Møtet avholdes ikke hvis det er åpenbart uhensiktsmessig, bl.a. ut fra medisinske grunner. Arbeidsgiver, arbeidstaker og bedriftshelsetjenesten skal delta. På møtet skal det foreligge informasjon om gjennomføring av bedriftsinterne tiltak og resultatet av disse. Hvis tilrettelegging på arbeidsplassen ikke gir resultat, og medisinske grunner tilsier evne til å klare annet arbeid, skal det som hovedregel vurderes yrkesrettet attføring. NAV arrangerer møtet. Lege og annet helsefaglig personell bør være med på disse møtene hvis det er hensiktsmessig. 3.8. Innen 40 uker Sykemeldt arbeidstaker må oppsøke trygdekontoret og søke andre stønader, slik at søknaden kan behandles før sykepengerettighetene tar slutt. For noen arbeidstakere vil det være aktuelt å søke stønad fra sin pensjonskasse. Arbeidsgiver skal fortsatt følge opp den sykemeldte og notere alle relevante momenter og vurderinger inn i oppfølgingsplanen. Arbeidsgiver vurderer oppmelding til attføringsutvalg. NAV sender infoskriv om mulige tiltak/stønader, samt om når sykepengerettighetene opphører. 3.9. 52 uker Sykepengeperioden er avsluttet. Yrkesrettet attføring: Dersom du kan arbeide helt eller delvis, men må ha kvalifisering for å få et arbeid som er forenlig med din helse (dette kan være hos din arbeidsgiver, forutsatt at det er behov for folk med den kompetansen du har). Rehabilitetspenger: Dersom du fortsatt er under behandling med utsikt til bedring. Du kan likevel starte opp med attføringstiltak Uførepensjon fra folketrygden: Aktuelt derom du ikke kan klare noen slags arbeid. Det kreves vanligvis at attføring er forsøkt før uførepensjon innvilges. NAV hjelper med informasjon og veiledning i forhold til hvilke stønader og muligheter som foreligger. NAV vil også bidra med veiledning og kvalifiseringstiltak (kurs, utdanning eller praksis) dersom yrkesrettet attføring innvilges. 4

Attføringsutvalget skal holdes løpende orientert. 3.10. Innen 2 år Lykkes ikke tilbakeføring, og arbeidsgiver har fulgt opp premissene i arbeidsmiljøloven jfr. aml 13.2, 13.3 og 14.e skal arbeidsforholdet bringes til opphør. Oppsigelsen skal følge formkrav og saksbehandlingsregler ihht. aml. 57, 60 og 61. Ved oppsigelse har den ansatte fortrinnsrett til stillinger i kommunen, som en er kvalifisert for, i 1 år, jfr. aml. 67. 4. Individuell oppfølgingsplan. Planen skal utarbeides i fellesskap av leder og den sykemeldte, bl.a. på bakgrunn av opplysninger gitt i egenmelding og behandlende leges funksjonsvurdering. Planen kan rent praktisk gjøres ved å fylle ut trygdeetatens kravskjema for tilretteleggingstilskudd. Søkes det ikke tilskudd må planen skrives på eget skjema. Følgende momenter skal være med i oppfølgingsplanen: Bakgrunn for planen Vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver i forhold til funksjonsevne (hva kan den ansatte gjøre/ikke gjøre) Beskrivelse av tiltak for tilrettelegging som kan gjøres i fysiske, organisatoriske og psykososiale forhold for at arbeidstaker skal kunne komme tilbake i arbeid. Aktuelle tiltak med bistand fra det offentlige (NAV). Plan for videre oppfølging (tidsaspektet, hvem som har ansvaret for oppfølging). Det bør gis en begrunnelse for de tiltak som er valgt, og evt. en vurdering av andre aktuelle tiltak. Planen skal være realistisk og forenlig med de medisinske vurderinger, og skal ikke inneholde opplysninger om følsomme forhold, diagnose eller medisinske forhold, med mindre arbeidstakeren ønsker det. 5. Sykefraværssamtale. Sykefraværssamtale er et viktig virkemiddel for å få klarlagt forhold som bidrar til en rask tilbakeføring til arbeid. Samtalen med den sykemeldte organiseres og ledes av nærmeste overordnede. Dersom den sykemeldte arbeidstakeren ønsker det, kan kan han få bistand fra tillitsvalgt, verneombud eller bedriftshelsetjeneste. Det er utarbeidet egen momentliste for gjennomføring av denne samtale (se vedlegg side 8). 5

6. Råd og tips til ledere Det finnes ikke noe trylleformular som reduserer sykefraværet. Det er god ledelse og systematisk personal- og arbeidsmiljøarbeid over tid som gir resultater. Lavt sykefravær forutsetter trivsel på arbeidsplassen. Tiltak for økt trivsel lønner seg. Forebyggende arbeid er lønnsomt og kan hindre sykefravær. Lær medarbeiderne å kjenne. Medarbeidersamtaler er et godt tiltak og skal gjennomføres. Klargjør hvilke krav og forventninger du stiller til dine medarbeidere. Gi tilbakemeldinger og vær tydelig. Vis dine medarbeidere tillit ved å gi dem ansvar og myndighet. Fleksibilitet for dine medarbeidere gir også fleksibilitet for kommunen, Se også www.idebanken.org 7. Du er ansatt i Lebesby kommune også når du er syk (En informasjon til våre ansatte som blir sykemeldt) Kommunen har inngått samarbeidsavtale med NAV om et mer inkluderende arbeidsliv (IA- avtale). Kommunen har utarbeidet rutiner for oppfølging av sykemeldte, som gjelder alle ansatte. Rutinen finnes i en egen perm hos din leder. 7.1. Hvilket ansvar har du? Som ansatt i en IA- virksomhet har du også et ansvar dersom du blir sykemeldt. Du skal: a) Bidra positivt til dialog med nærmeste leder om egen funksjonsevne og nødvendige tiltak for å være i eller komme tilbake til arbeid. 6

b) Ved fravær, om mulig straks melde fra til arbeidsstedet/nærmeste leder om forventet fraværslengde. Leder registrerer fraværet. c) Du som ansatt må levere sykemelding så snart denne foreligger. d) Opplyse om fraværet er relatert til arbeidssituasjonen. e) Opplyse om egen funksjonsevne og mulige tiltak for å være i eller komme tilbake til heltids- eller deltidsarbeid. f) Møte til møter din leder innkaller til vedrørende fraværet. g) Være aktivt med i utarbeidelsen av egen oppfølgingsplan og bidra aktiv i oppfølgingsarbeidet. Retten til sykepenger faller bort dersom du uten rimelig grunn nekter å gi opplysninger om egen funksjonsevne eller ikke bidrar som beskrevet over. Det samme gjelder dersom du uten rimelig grunn ikke tar i mot tilbud om behandling, rehabilitering, tilrettelegging av arbeidet eller yrkesrettet attføring. Du har ingen plikt til å oppgi diagnose, og arbeidsgiver kan heller ikke forvente at du svarer på alle spørsmål om dette. Dersom du selv ønsker åpenhet rundt ditt sykefravær, har du selvfølgelig anledning til å informere om dette. 7.2. Hold kontakt med arbeidsplassen Når du er sykemeldt, er det viktig at du holder jevnlig kontakt med arbeidsplassen. Dersom du er i stand til det, stikk innom og lever sykemeldingen til din leder. Kom gjerne ved lunchtider, slik at du kan få tatt en prat med kollegaene dine. Prøv å holde deg informert om hva som skjer på arbeidsplassen mens du er sykemeldt. Hvordan blir dine arbeidsoppgaver løst når du er borte? Har det kommet noen nye arbeids kollegaer som du kan hilse på? Dersom du holder deg orientert om hva som skjer på arbeidsplassen når du er borte, vil det ofte være lettere å komme tidligere tilbake i arbeid etter en sykemelding. Du kan delta i opplæring som foregår selv om du er sykemeldt. 7.3. Aktiv sykemelding Dersom du ikke kan klare å utføre jobben din som vanlig på grunn av sykdom, kan aktivt sykemelding være et alternativ. Aktiv sykemelding betyr i praksis at du går på jobben som sykemeldt og jobber med tilrettelagte arbeidsoppgaver etter avtale mellom deg og arbeidsplassen. Du kan drøfte bruk av aktiv sykemelding med arbeidsgiver, NAV behandlende lege og bedriftshelsetjeneste, og disse kan også hjelpe deg med å komme i gang med ordningen. Arbeidsoppgaver og arbeidstid avtales mellom deg og leder og dokumenteres på eget avtaleskjema. Du sjekker at legen din ikke har noen innvendinger mot dette. Du kan gå på aktiv sykemelding i inntil 4 uker, men mulighet til forlengelse i ytterligere 4 uker. 7.4 Omplassering/ yrkesrettet attføring/uførepensjon. Dersom dine begrensninger er varige og du ikke lenger kan gjenoppta ditt arbeid etter gjennomført behandling og evt. aktiv sykemelding, må det vurderes om det finnes muligheter for omplasseringer til annet arbeid innenfor kommunen, evt. ved 7

hjelp av omskolering. Dersom det ikke finnes slike muligheter i kommunen, vurderes det om du har krav på å søke om yrkesmessige attføring, dvs. hjelp til omskolering/omplassering til annet hensiktsmessig arbeid i arbeidslivet for øvrig. Er du ikke kommet tilbake til arbeid innen 6 måneder skal din sak behandles i kommunens attføringsutvalg. Dersom dine begrensninger er så store at det er lite trolig at du kan forvente å komme tilbake i arbeid, enten i kommunen eller andre arbeidsgivere, vil det være naturlig å søke om uførepensjon. Søknadsskjema for dette fåes hos NAV. Behandlende lege, NAV eller bedriftshelsetjenesten kan gi deg informasjon. Som sykemeldt har du krav på sykepenger i et år. Dersom du blir gående sykemeldt utover et år, må du søke om en av tre ytelser: Rehabiliteringspenger (dersom du fortsatt går til behandling/utredning) Yrkesmessig attføring (dersom du søker om omskolering og lignende) Uførepensjon (dersom du er for syk til å kunne gjenoppta noe form for arbeid) Du vil også kunne ha krav på ytelser fra kommunens pensjonsordning (KLP). Forhør deg med din leder eller personalrådgiver. 7.5. Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten kan hjelpe deg med informasjon og veiledning på alle nivåer i en sykemeldingsfase. Bedriftshelsetjenesten samarbeider med din lege, NAV og arbeidsgiver om å finne løsninger. Bedriftshelsetjenesten har en fri og uavhengig stilling sett i forhold til arbeidsgiver, og tjenesten har taushetsplikt. Bedriftshelsetjenesten har kompetanse om regelverket og støtteordninger som gjelder for sykemeldte og kan kontaktes for veiledning. 8. Momentliste for samtale med den sykemeldte Samtalen med den sykemeldte organiseres og ledes av avdelingsleder/ nærmeste overordnede. Dersom den sykemeldte arbeidstakeren ønsker det, kan han/hun få bistand fra tillitsvalgt, verneombud eller bedriftshelsetjeneste. Målet med samtalen er å forsøke å legge forholdene til rette for den sykemeldte på arbeidsplassen, og evt. å finne ut om det er ting i arbeidsmiljøet som har skapt fraværet. 8.1. Forutsetninger for samtalen: For å ha en klar forutsigbarhet vedrørende innholdet i samtalen er følgende momentliste utarbeidet som en veiledning for leder og ansatt. Det er viktig å legge til rette for en naturlig samtale og dialog rundt punktene i momentlisten. 8

At målet med samtalen er kjent Å vite at sykemeldte er sårbare Menneskekunnskap; mennesker er forskjellige og reagerer ulikt Gjensidig tillit og troverdighet Fokusere på det som er relevant og som en kan gjøre noe med Lage en god ramme rundt samtalen: rolig sted, nok tid, ikke avbrudd/telefoner. 8.2. Forberedelser: Den sykemeldte får beskjed om samtalen minst 3 dager på forhånd samt målet med samtalen, evt. fått tilsendt et brev med innkallingsdato for samtale i god tid i forveien. Opplys at den sykemeldte kan ta med sin tillitsvalgte, verneombud eller 1 repr. fra BHT. Beregn tiden, se på klokka før du begynner (sett av ca 1 time). Skriv ned noen punkter på papiret om hva du skal snakke med den sykemeldte om. 8.3. Samtalen skal ikke: Virke kontrollerende eller overprøve sykemeldingsgrunnlaget. Ha fokus på sykdomsprat eller ting en ikke kan gjøre med. Blokkere for alternative muligheter: det nytter ikke i vår kommune 8.4. Hensikt og formål: Å vise omsorg, høre hvordan det går og hvordan kontakten med arbeidsplassen kan ivaretaes, og arbeidssituasjonene evt. tilpasses Å tilrettelegge for raskest mulig tilbakeføring i jobb. Å få og gi informasjon som kan brukes til det forebyggende HMS- arbeid 8.5. Innhold i samtalen: Innledning: Hvordan har du det? Hvorfor har vi denne samtalen og hva vil vi oppnå? (En vedtatt rutine som gjelder alle) Status/her og - nå beskrivelse: 9

Hvordan vil du beskrive din egen situasjon? Får den sykemeldte den hjelp og behandling som han/hun behøver? Konsekvenser av helsetilstanden for arbeidssituasjonen. Andre områder hvis du ønsker å snakke om det (utenforliggende forhold som har betydning for arbeidssituasjonen). Er det ting i arbeidsmiljøet/arbeidsoppgavene som har bidratt til fraværet? Hva er situasjonen for virksomheten/avdelingen? Fokusere på muligheter: Hva skal til for at du kan komme tilbake på jobb? Hva kan vi gjøre? Hva kan du gjøre selv? Begrensninger/vanskeligheter? Hva må vi unngå? Behov for hjelpemidler? Justeringer av krav? Muligheter (for eksempel aktiv sykemelding, fritak fra arb. giverperioden, tilrettelegging på arbeidsplassen etc.). Framover: Hvordan ønsker du å holde kontakt framover? (Fokus på arbeidstakerens ansvar for å holde kontakt!) Vedtatt rutine for kontakt mellom sykemeldte og arbeidsplassen! Hvordan skal vi trekke med kollegene når/hvis du skal tilbake i en spesiell arbeidssituasjon? (Hvordan informere? Hvem informerer? Hva skal sies og hva skal ikke sies?) Oppsummering: Avtal videre kontakt. Noter de viktigste punktene man er blitt enige om under møtet. Skriv et kort referat fra møtet som begge undertegner. 8.6. Noen aktuelle tiltak fra NAV: Aktiv sykemelding holde kontakt med arbeidsplassen og beholde sykepenger. Tilretteleggingstilskudd tilskudd til arbeidsgiver ved tilrettelegging for en sykemeldt. Gradert sykemelding kombinasjon arbeid/trygd. Rehabiliteringspenger når den sykemeldte fortsatt er til behandling når sykepengene utløper Hjelpemidler på arbeidsplassen tilrettelegging på arbeidsplassen. 10

Kjøp av helsetjenester enklere dagkirurgi/operasjoner for tidligere/raskere behandling. Reisetilskudd beholder lønn fra arbeidsgiver men reisen til/fra jobben dekkes Fritak fra arbeidsgiverperioden For kronisk og/eller langvarige syke gjelder også barn. 8.7. Senere samtaler: Kort repetisjon av situasjonen ved forrige samtale se dokumentasjonsgrunnlag. Utviklingen siden sist. Drøft de viktigste momentene på nytt. Hva har du/jeg tenkt siden sist? BHT får oversendt kopi av dokumentasjonsskjemaet etter samtale nr. 2 (innen 6 uker). BHT kan innkalle til samtale etter 6 uker. Hvordan er du/jeg fornøyd med kontakten så langt? Behov for justeringer? 8.8. Ansvar: Bevar betroelser! Bistå arbeidstakeren med å få saken videre til rette person ved behov Konfidensielle notater oppbevares nedlåst og skal bare kunne hentes ut av nærmeste overordnede. 11