Til: Medlemmer av SBIO Connect SAKSPAPIRER TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Dato: 26. april 2016 Tid: 17:00 Sted: BI campus Oslo AGENDA S01-17 Godkjenning av innkalling og dagsorden... 1 S02-17 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps... 1 S03-17 Orientering fra styret... 1 S04-17 Orientering om budsjett... 6 S05-17 Valg av representanter til styret... 6 S06-17 Eventuelt... 6 Med vennlig hilsen SBIO Connect
S01-17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes slik de foreligger. S02-17 Valg av ordstyrer, referent og tellekorps Ordstyrer: Referent: Tellekorps: Isabel Overholt Sandvær Nhu Hanh Thi Tran Håkon Olsvik Fjukstad og Sandra Anna Siwiec S03-17 Orientering fra styret Nedenfor finnes siftlig orientering. Styret vil også holde muntlig orientering, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Generalforsamlingen tok orienteringen til etterretning. LEDER ISABEL OVERHOLT SANDVÆR Styret har hatt fokus på å fortsette arbeidet med å definere Connect som enhet. Med nytt navn og ny funksjon i SBIO har det vært behov for å modifisere enhetens visjon og verdier. I begynnelsen av semesteret hadde vi derfor en workshop hvor medlemmene sammen skulle definere visjon, verdier, overordnede mål og strategi. Styret har også jobbet sammen med å finne ut av hvordan enheten best skal utføre sine oppgaver som stabsfunksjon og samtidig aktivisere medlemmene. Mer om dette i orienteringen til webansvarlig. Som en rådgivende enhet har vi hatt dialog med både linjeforeninger, utvalg, prosjekter og andre stabsfunksjoner. Dette har blant annet medført at SBIO Connect i løpet av året har blitt et kjent navn blant studenter som er aktive i studentforeningen. Vi opplever ikke lenger at navnet vårt bidrar til å gi studenter feil oppfatning om hva vi driver med. I tillegg til å være en rådgivende enhet for andre underorganer av SBIO har vi også fungert som en rådgivende enhet for Ledelsen. Vi har hatt tett kontakt med flere av ledelsens medlemmer, som uttrykker at de ser stort potensiale med Connect. Under stabsledermøter, som nylig har blitt opprettet, blir det diskutert hvordan de ulike stabsfunksjonene kan bidra til å støtte opp under hverandres arbeid for å gjøre SBIO bedre. Her kan Connect ta en sentral rolle fremover. Til tross for at vi nå har en felles gruppe med studenter som alle er medlemmer på samme vilkår, gjenspeiler engasjementet for lavterskel-aktiviteter at vi fortsatt har en utfordring med samholdet i gruppen. En viktig utfordring for neste ledelse blir å styrke samholdet og medlemmers følelsen av tilhørighet. 1
Vi ser at våre egne medlemmer får gode nok kunnskaper til at de tør å hjelpe andre, samtidig som de ønsker å lære mer. Vi ser at kompetansenivået for WordPress blant medlemmer av SBIO har økt etter å ha avholdt to eksterne kurs. Vi ser også at deltakerne på kurs i Excel med PwC synes at kursinnholdet er nyttig. Derfor vil jeg si at vi hittil har lykkes i å nå våre to overordnede mål - å øke studentenes tekniske kunnskaper og å tilby studentene kurs av høy kvalitet. Stadige forandringer i den digitale verdenen medfører endrede av til brukerne av den, og derfor er det viktig å fortsatt strebe etter å ligge i forkant. I perioden fremover vil styret fokusere på å fullføre pågående arbeid og tilrettelegge for at overlappinger mellom inneværende og kommende vervtakere skal bli så god som mulig. ØKONOMIANSVARLIG ALEKSANDER NORDFJORD Det har vært ganske stille på den økonomiske siden dette semesteret. Det jeg har gjort i hovedsak er å holde oversikt over økonomien og se til at vi ikke bruker mer enn halve budsjettet. Dette på bakgrunn av at budsjettet er satt av for hele 2017. Jeg startet med å bestille pizza og premie til «Workshop» 08.02.17. Etter dette hadde vi noen utgifter knyttet til «Reutteringsfest» 11.02.17. Det neste vi har tatt for oss er pizza til internt «Wordpresskurs» 06.03.17. Vi hadde også en hyttetur 17.03-19.03, hvor jeg sev søknad for støtte av SBIO og la med forslag til hvordan turen skal finansieres. Søknaden om støtte ble innvilget og det økonomiske ble tatt hånd om. Det oppsto noen problemer underveis på grunn av penger som tidligere økonomiansvarlig har fått tilbake og dette har blitt videreført til meg. Når jeg skulle benytte meg av disse holdt jeg en åpen dialog med Økonomiansvarlig i SBIO og vi fant ut at det mest oversiktlige var at jeg overførte dette beløpet til SBIO sin konto slik at vi kunne føre det opp som en «inntekt» hos oss. HR-ANSVARLIG NHU HANH THI TRAN Mine arbeidsoppgaver som HR-ansvarlig er først og fremst å sørge for at alle våre medlemmer trives, og å holde kontroll over medlemsmassen. Jeg har notert ned oppmøte på alle våre medlemmer på de obligatoriske arrangementene vi har hatt og tatt kontakt med de som har lavt oppmøte. Ved å gjøre dette har noen skjerpet seg, mens andre har gått over til vår alumni-gruppe da de ikke har nok tid å bruke på stabsfunksjonen. Dette semesteret har jeg sammen med valgkomiteen reuttert tre nye engasjerte studenter. Det har vært godt samarbeid hele reutteringsprosessen med alt fra søknadslesing, intervjuer, vurdering av aktuelle kandidater til oppringing for både medlemskap og avslag. Antall søknader dette semesteret har vært lavt, som det pleier å være på våren, men vi har klart å reuttere de vi mener ønsker å lære mer om oss. Per dags dato er vi i gang med reuttering av nye styremedlemmer. Både interne og eksterne søknader har kommet inn, noe som viser at vi er synlige på BI og at flere ønsker å være med på å nå Connect sin strategi og fremtidsplaner. 2
PROSJEKTANSVARLIG SANDRA ANNA SIWIEC Som prosjektansvarlig har jeg hatt ansvaret for å planlegge og organisere faglige arrangementer og reutteringsaktiviteter. Mine oppgaver har blant annet vært å booke rom til faglige arrangementer, booking av plakat og standplass og planlegge kursinnhold. Jeg har hatt ansvar for å planlegge standen til reutteringsdagen var i slutten av januar hvor fokuset var å reuttere nye, engasjerte medlemmer. Ettersom nytt styre velges i slutten av semesteret, valgte SBIO Connect å utlyse stillinger for reuttering av nytt styre i midten av April. Dette promoterte vi gjennom stand samtidig som vi promoterte for kurs i Excel. Våren 2017 har vi avhold kurs i både WordPress og Excel. Webutvikling I begynnelsen av semesteret innstilte vi en ny webansvarlig ettersom stillingen ble ledig. Det ble avholdt to interne kurs i WordPress, hvor hovedfokuset var å bygge nettsider gjennom Divi og Enfold. I mars ble det avholdt to eksterne kurs for alle web- og infoansvarlige i underenhetene i SBIO, også med fokus på Divi og Enfold. Microsoft Excel Våren 2017 ble det ikke avholdt noen interne kurs i Excel da webutvikling har vært hovedfokuset. Vi har hatt to eksterne kurs i Excel i samarbeid med PwC i April. Kurset ble promotert gjennom Facebook, plakat- og skjermplass, SBIO.no og via stand. Med dette hadde vi 230 påmeldinger til kurset i Excel våren 2017. 131 påmeldte Tirsdag 04. April og 99 påmeldte Torsdag 06. April. Det ble sendt ut et anonymt evalueringsskjema etter kurset for alle som hadde deltatt. 11 av 60 deltakere svarte på skjemaet. 8 av 11 (73%) deltakere svarte at kurset i Excel med PwC var relevant og nyttig i forhold til studiene deres. 11 av 11 syntes at helhetsvurderingen av kursholderen var bra/veldig bra. Om veilederne: 10 av 11 var enig/helt enig i at veilederne var faglig kompetente og 8 av 11 var enig/helt enig i at veilederne formidlet stoffet godt. 9 av 11 var enig/helt enig i at veilederne viste godt engasjement. Ettersom responsen fra deltakerne generelt var bra, ønsker vi å fortsette med samme kursinnhold og medlemmer fra SBIO Connect som veiledere videre. WEBANSVARLIG LISE JOHNSRUD Jeg tok over styrevervet som webansvarlig da Eskild dro på utveksling. Arbeidsområdet mitt har vært bredt og har bestått av rådgivning og utføring knyttet til webutviklingsprosjekter, gjennomføring av interne og eksterne WordPress-kurs og drifte flere funksjoner på sbio.no. SBIO.no Med en ny ledelse i SBIO har det kommet inn forslag fra deres side om noen endringer på sbio.no. Dette har vært alt fra nye bilder og oppdatert informasjon til fornyelse av eksisterende funksjoner. En annen sentral oppgave har vært å oppdatere og holde orden på skjerm- og plakatsoner og intranettet til SBIO. I tillegg har det vært utført en del oppdateringer av tema og plugins. Det har også blitt overført flere funksjoner til sbio.no som tidligere har vært på bi.no pga. nylansering av BIs nettside. 3
WordPress-kurs Jeg har avholdt to interne kurs og to eksterne kurs for enhetene i SBIO. De interne kursene har hatt godt oppmøte og det oppleves som at flere får økt utbytte og glede av det, både faglig og sosialt. I tillegg har kursinnholdet vært noe endret med gjennomgang av et nytt tema (Divi) og nettbutikk. Vi setter også pris på tilbakemeldinger og innspill til hva som kan gjøres annerledes og kursinnhold. De to eksterne kursene har hatt middels oppmøte med til sammen 17 deltakere. På forhånd ble det informert om at de som møter på kurs blir prioritert dersom de ønsker rådgivning og hjelp fra oss. Det ene kurset hadde Divi og det andre hadde Enfold som opplæring. Jeg hadde også hjelp av veiledere på kurset om Enfold. Det virket som om de som møtte opp på kurset fikk godt utbytte av det og fikk en lærerik opplevelse. Trello Dette semesteret har vi også opprettet en plattform som skal bidra til aktivisering av medlemmene våre. Veldig mange av medlemmene har opparbeidet dere gode kunnskaper innenfor WordPress som nå kan anvendes via rådgivning og utarbeidelse av funksjoner og design for andre enheter i SBIO. Et team har nå ansvar for booking av grupperom i SBIO-land og et annet team har laget nettside for Økad. Jeg føler likevel ikke at Trello har fungert helt optimalt enda. Jeg har nok ikke vært flink nok til å pushe og engasjere medlemmene til å ta oppgaver, og i tillegg ever flere av oppgavene noe ekstra opplæring. Dette bør imidlertid arbeides med videre da jeg ser et stort potensiale for at dette kan fungere godt og være lærerikt for medlemmene våre, samt at det letter arbeidsmengden til webansvarlig. Oppsummert har vervet gjort at jeg har lært ekstremt mye og hatt en bratt læringskurve i webutvikling og vedlikehold. Jeg anbefaler alle til å påta seg styreverv i Connect, da det gir både et sosialt og faglig utbytte. INFORMASJONSANSVARLIG NHU HANH THI TRAN Dette semesteret har jeg tatt over styrevervet informasjonsansvarlig ved siden av vervet mitt HRansvarlig. Jeg føler at disse to vervene går i hverandre og det å kombinere de har vært veldig greit. Som informasjonsansvarlig har jeg manglet kompetansen i Photoshop, men jeg har fått stor hjelp fra enkelte styremedlemmer. Det har vært veldig lærerikt å kombinere to verv, og å samarbeide med så mange flinke styremedlemmer og medlemmer. Jeg ser på dette som en veldig god erfaring som jeg kommer til å ta med meg videre i livet. Intern informasjonsflyt Når det kommer til den interne informasjonsflyten har jeg fokusert på at informasjonen gis tidsnok for at medlemmer skal få mulighet til å planlegge med tanke på jobb sog skole. Det har blitt opprettet Facebook-arrangementer både til faglige og sosiale sammenkomster, som gjør det lettere å ha all informasjon tilgjengelig til enhver tid. I tillegg til dette er det blitt opprettet en Facebook-chat der påminnelser om arrangementer eller annet mindre viktig informasjon blir gitt til alle medlemmer. Eksternt informasjonsflyt Mitt fokus når det gjelder det eksterne er å synliggjøre Connect for flere BI studenter. Dette har blitt utført ved å ta i bruk Instagram og Facebook-siden mer, og jevnligere oppdateringer på disse plattformene. Promoteringen av reuttering og våre excel-kurs har vært en stor 4
suksess ved at vi har fått en del respons på dette. Når det kommer til plakater og promoteringsmateriell har jeg laget utkast til informasjon og videresendt dette til leder, Isabel, som har laget plakatene. MARKEDSANSVARLIG HÅKON OLSVIK FJUKSTAD Det har vært en interessant vår med mye som har skjedd. Jeg har hatt spennende og varierte oppgaver. Jeg har ordnet med gensere til nye medlemmer og med eventuelle titler til tilsatte styreposisjoner. Her opplevde vi lang leveringstid fra Kavai sin side, men det ordnet seg til slutt. I rollen som markedsansvarlig fungerer jeg som et bindeledd mellom SBIO Connect og bedrifter. Jeg har kontaktet over 20 bedrifter angående spons og samarbeid. Dette inkluderer bedrifter som Evry og Bekk Consulting, altså relevante bedrifter til vårt fokus. Disse henvendelsene har dessverre blitt avslått, og noen venter jeg fortsatt på svar fra. Inntrykket fra det hele er at bedriftene mener de får for lite ut av oss, ved å sponse/inngå samarbeid med Connect. Digitalisering med den følgende effektiviseringen av det hele og kostnadskutt for mange bedrifter gjør det også vanskelig for oss å slå gjennom. SBIO Connect har også fått to kontorplasser i SBIO land. Jeg har fått skaffet oss to skjermer fra BI s lager ved IT-avdelingen helt gratis, noe som passer oss fint med tanke på budsjettet. Videre så har jeg sett på alternativer til stasjonære pcer å søke om støtte for, denne oppgaven tar Aleksander hånd om videre i dialog med økonomiansvarlig i SBIO. SOSIALANSVARLIG JOHN EJNAR BLOMLIE MÜLLER Som sosialansvarlig er det mitt ansvar å arrangere og avholde de sosiale arrangementene til SBIO Connect. Jeg har hatt fokus på å øke antall arrangementer i løpet av semesteret og få flere medlemmer til å møte opp på disse. Dette semesteret har vi gjennomført nesten alle planlagte sosiale arrangementer. Det er to arrangement som er blitt avlyst/flyttet. Disse var fangene på fortet som var på grunn av dårlig oppmøte og minigolf som vil avholdes senere i april. Gjennomførte sosiale arrangementer dette semesteret er: Nyttårsbordet i januar, KROA etter workshop, reutteringsfesten i februar og hytteturen til Lillehammer i mars. Alle var vellykkede arrangementer der flertallet av medlemmene stilte opp. Planen har vært å ha minst ett sosialt arrangement i måneden der det ville være frivillig å møte opp. Noen av arrangementene har inneholdt en liten egenandel, men med priser som er fullt overkommelige. 5
S04-17 Orientering om budsjett Nedenfor finnes budsjett for 2017. Økonomiansvarlig vil holde muntlig orientering om de viktigste punktene og endringene i budsjettet, samt svare på spørsmål fra Generalforsamlingen. Orienteringen er tatt til etterretning. Konto Kommentar Utgangspunkt Brukt Resterende Billettinntekter Til sosiale arrangementer 19 000,00-5 200,00 13 800,00 Sosiale 40 medlemmer kostnader 19 000,00-3 230,50 15 769,50 Andre Diverse driftskostnader 5 000,00-5 000,00 Webutvikling & Kurs Reisekostnad Markedsføring Diverse arrangementer Kurs til kursansvarlige, domene osv. 7 000,00-7 000,00 Utenlandstur 10 000,00-10 000,00 Gensere, flyers, plakater 3 000,00-3 000,00 Bilgodtgjørelse, hyttetur, faglige 5 500,00 kvelder og diverse -2 661,90 2 838,10 Total Sum: 49 500,00-5 892,40 43 607,60 S05-17 Valg av representanter til styret Disse vervene har i henhold til vedtektene blitt behandlet av styret og utlyst gjennom naturlige organer. Innstillingene blir gjort tilgjengelig for Connects medlemmer senest 22. april 2017. Styret vil fremlegge innstillingene med begrunnelser under Generalforsamlingen. S06-17 Eventuelt Saker til eventuelt kan meldes til ordstyrer ved møtestart. 6