Saksframlegg til styret Møtedato 28.04.10 Sak nr: 30/ Sakstype: Beslutningssak RAPPORTERING KVALITETSINDIKATORER/ØKONOMI MARS Trykte vedlegg: Ingen Bakgrunn for saken Til tross for noe lavere aktivitet enn budsjettert, er økonomien per mars i tråd med budsjett og styringsmål. Flere av de øvrige styringsindikatorene er i god utvikling, men på noen områder er det fortsatt forbedringer som skal gjøres for at målsetningene skal nås. Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapporteringen per mars til etterretning. 2. Styret er tilfreds med at resultatutviklingen er i tråd med budsjett. 3. Styret tar til etterretning at adm. direktør har etablert et tett og godt oppfølgingsregime for å sikre god oppfølging knyttet til god pasientbehandling, kvalitet og økonomi. Tønsberg, 21.04. Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 9
Administrerende direktørs vurdering. SiVs regnskap pr. første kvartal er i tråd med budsjettet. Det er negativt avvik på aktivitet, energikostnader og pasientreiser, mens det er positivt avvik på øvrige deler av driften og på finanskostnader. Klinikkene som har avvik følges tett opp. Estimatet for året er som budsjettert, og resultatet i tråd med styringsmålet på -10 mill kr. Økonomiske risikoområder som er identifisert er aktivitet, lønnsoppgjør, pasientreiser, gjestepasientkostnader og A/B-blokk (investeringer). De reservene som ligger i budsjettet er fortsatt ubrukt. Men det er nylig gjort en avtale med HSØ om økning i volumet på Microbiologisk lab. fra 1/1 2011. Det vil måtte gjøres investeringer og det vil påløpe oppstartskostnader for denne aktiviteten i. Etter at HSØ har sagt nei til å finansiere dette, er det disponert 10 mill kr av reserven til denne aktiviteten. Dette viser hvor viktig det er å ha denne type frie midler i budsjettet. Pasientreiser er fortsatt et område hvor det er stor økonomisk usikkerhet for. Det er stort etterslep på utbetalingene og hver måned får vi beskjed om hvor mye som bør avsettes for påløpte, ikke utbetalte kostnader. Det er en usikkerhet i seg selv ved slik store avsetninger, i tillegg er det usikkert hvordan dette vil utvikle seg utover året. Sannsynlighet 1 2 3 4 5 5 4 Avvik lønn Investeringer Lønnsoppgjør Avvik varekjøp Konsekvens 3 Gjestepasienter Pasientreiser Pasient/ aktivitet 2 1 1 1. PASIENTBEHANDLING AKTIVITET/KVALITETSINDIKATORER Side 2 av 9
Aktivitet akkumulert per mars Betegnelse Resultat Budsjett Avvik Avvik% Antall heldøgnsopphold 8654 8930-276 -3,1 % Antall dagopphold 50176 52942-2766 -5,2 % Antall DRG-poeng 13181 13828-647 -4,7 % Status/ Utvikling Sykehusenes inntekter for kommende år er usikre ved hvert årsskifte, og det tar erfaringsmessig flere måneder før endringer i vekter og DRG-logikk er på plass. Det er også nødvendig å gjøre tallgrunnlaget sammenlignbart fra år til år, og dette er på plass fra mars. Ettersom underlaget ikke var på plass for februar, er det imidlertid utfordrende å analysere marsaktiviteten isolert. De største utfordringene er på den kirurgiske aktiviteten. Det er periodisert noe for høy aktivitet hittil i år, spesielt i de 2 første månedene. Derfor er aktivitet fortsatt et risikoområde i forhold til økonomisk balanse for året. Det er erfaringsmessig god grunn til å forvente at aktivitetsmålene nås i løpet av året. I perioder i vinter har det vært unormalt stor tilstrømming av kirurgiske øyeblikkelig hjelp pasienter. I mars var dette så omfattende at inntaket av elektive pasienter i perioder ble stoppet da det ikke har vært kapasitet til den type behandling verken på operasjonsstuene eller i sengepostene. En slik vriding i pasientsammensetningen er ikke økonomisk gunstig. Styringsindikatorer akkumulert per mars Betegnelse Resultat Budsjett Avvik Epikrisetid 80,6 % 80,0 % 0,6 % Korridorpasienter 1,2 % 0,0 % 1,2 % Andel fristbrudd somatikk 7,4 % 0,0 % 7,4 % Andel liggedøgn utskr-klare pas. 4,4 % 0,0 % 4,4 % Strykninger operasjonsprogrammet 3,5 % 5,0 % -1,5 % Snitt ventetid nyhenviste, med rett 53 75-22 Status/ Utvikling Side 3 av 9
Andel epikriser sendt innen 7 dager har falt litt under måltallet i mars. Vi forventer at dette var et midlertidig fall relatert til påsken. Andel korridorpasienter er relativt lavt. Det er hovedsakelig de kirurgiske sengeposter som har korridorpasienter. Andel liggedøgn forbrukt av utskrivningsklare pasienter viste en stigning i februar, men gikk noe ned igjen i mars til det nivå det har ligget på de siste måneder. Andel fristbrudd viser videre reduksjon i tråd med det ekstra fokus som er satt på det. Flest fristbruddpasienter er det på øyeavdelingen, men andel er også der betydelig redusert og de tiltak som er satt i verk, skal medføre ytterligere reduksjon i tiden fremover. Gjennomsnittlig liggetid er ytterligere noe redusert. Det arbeides stadig med å sikre gode og effektive pasientforløp. Gjennomsnittlig ventetid for pasienter med prioritert helsehjelp er på samme nivå som forrige måned, dvs. ca 60 dager. 90,0 % Andel epikriser sendt innen 7 dager 80,0 % 70,0 % 60,0 % 2008 2007 Mål 50,0 % 40,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Side 4 av 9
Aksetittel 16,0 % Andel fristbrudd 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 3,00 Korridorpasienter pr mnd 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 2008 2007 0,00 Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Side 5 av 9
Liggedager Snitt liggetid pr mnd, SiV - sykehusopphold 5,1 4,9 4,7 4,5 4,3 4,1 3,9 3,7 3,5 2008 2007 2. FORSKNING Det pågår et arbeid med å utvikle en forskningsstrategi for SiV. Denne vil bli forelagt styret på et senere tidspunkt. 3. KUNNSKAPSUTVIKLING OG GOD PRAKSIS Arbeid med utvikling av overordnet kvalitetsstrategi for SiV er i gang. Kvalitetsarbeidet er under omorganisering, og det er opprettet kvalitetsutvalg i hver klinikk. Kvalitetsarbeidets sentrale organisering og innholdet i kvalitetsarbeidet er også i endring. Det opprettes en kvalitetsavdeling ledet av en kvalitetssjef, der kvalitetsmedarbeiderne samles for å sikre foretakets overordnede arbeid med kvalitetsutvikling og sikring. I dette arbeidet inngår også utvikling av internkontroll, internrevisjoner, risikostyring, pasientsikkerhet oppfølging av tilsyn, pasientundersøkelser m.m. Det pågår en rekke tiltak i samarbeid med kommunene i Vestfold, og mye av dette arbeidet baseres på pasientforløpsmetodikk. Det er gjort endringer i pasientforløp ved innleggelse ved at pasienter som innlegges fra sykehusets poliklinikker innlegges direkte på sengepost uten å gå om akuttmottaketarbeides også nå spesielt med å sikre gode pasientforløp i akuttmottaket. Det er tett samarbeid med høyskolen og det nedsatte praksisplassutvalget i å dekke behovet for praksisplasser for studenter og elever og lærlinger. Det gjenstår noe for å dekke behovet for lærlingeplasser for helsefagarbeidere fra høsten, men forutsetter at det skal stilles om lag 8 plasser til disposisjon. Side 6 av 9
4. ORGANISERING OG UTVIKLING AV FELLESTJENESTER SiV har tatt i bruk og tilpasset seg til de fellestjenester som HSØ har etablert. Nytt system for ressurs- og arbeidsplan er under utrulling og og det er pt 44 enheter som har tatt systemet i bruk. SiV er først ute med at systemet leveres fra Sykehuspartner, og arbeider aktivt med en gevinstrealiseringsplan i samarbeid med Sykehuspartner og HSØ. Meldingsløftet er et prosjekt for utvikling av elektroniske meldinger mellom helseforetak og primærhelsetjenesten. Elektroniske henvisninger fra allmennleger til SiVs kliniske avdelinger er nå i pilotfase. 5. MOBILISERING AV MEDARBEIDERE OG LEDERE Årsverksutvikling Den samlede bemanningen i mars er noe lavere enn budsjettert. Det er fortsatt forbruk på variabel lønn som er under plan, faste årsverk er noe over plan, akkumulert et mindreforbruk på ca 40 månedsverk i mars. Innleie er tilnærmet på plan, og bemanningsenheten utvikler seg i tråd med intensjonene, slik at foretaket har god innsikt i bemanningsforbruk og inneleie. Positiv utvikling av sykefravær bidrar til et mindre behov for merarbeid, overtid og innleie, og enhetene får beholde den kompetansen som de fast ansatte besitter. En bemanningsutvikling under/i tråd med budsjettet kan også knyttes til en økt forståelse av lederansvaret j.fr at den enkelte leder i større grad styrer etter de rammer som er disponible, bruker Ressurs og arbeidsplansystemet GAT som styringsverktøy, planlegger ferie og fravær i større grad enn tidligere og benytter bistand og leveranser som er muliggjort gjennom bemanningsenheten. 2 950 Antall årsverk eks innleie 2 900 2 850 2 800 2 750 2 700 Budsjett 10 Årsverk 09 Årsverk 10 2 650 2 600 2 550 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Side 7 av 9
Sykefraværsutviklingen Sykefraværet har vært i positiv utvikling, resultat for februar er på 6,8 %. Det er fortsatt fokus på tiltak for å redusere fraværet og forhold knyttet til tilrettelegging av arbeid for ansatte som har begrensninger. Den nye IA avtalen skaper nytt fokus på endringer og muligheter for nye tiltak, opplæring og samarbeid med NAV arbeidslivssenter er i fokus. 10 Sykefravær 9,5 9 8,5 8 7,5 7 6,5 2008 Mål 6 5,5 5 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 6. BÆREKRAFTIG UTVIKLING GJENNOM GOD ØKONOMISTYRING Aktiviteten er fortsatt noe mindre enn budsjettert men med et langt mindre avvik enn per februar. Selv om det er enkelte poster på kostnadssiden som har negative budsjettavvik, oppveier kostnadssiden det negative avviket på aktivitet slik at overskuddet per 1. kvartal er 20,4 mill kr, noe som er 0,4 mill kr mer enn budsjettert. Omstillingsarbeidet går som planlagt. Enkelte budsjetterte tiltak er noe forsinket men der er det funnet alternative tiltak som dekker opp. Etablering av hotellpost i Kirurgisk klinikk er det eneste store tiltaket som, i tråd med budsjettet, ennå ikke er gjennomført. Det er periodisert inn fra august, og arbeidet så langt er i rute. Lønn inkl. innleie av helsepersonell er 4,8 mill kr under budsjett akkumulert per mars. Det har sammenheng med den noe lave aktiviteten i begynnelsen av året og vi ser at estimatet for april isolert er tilnærmet budsjettbalanse. Det er andre driftskostnader som har størst negativt avvik per mars. Den største enkeltposten er energikostnader som utgjør 2,5 mill kr av de 6,8 mill kr. Det er ikke overraskende at denne vinteren, både i pris og mengde, medfører et negativt avvik. Det som er overraskende er at avviket mer enn doblet seg i mars. Vi ser nå i etterkant at det har vært en effekt av at Side 8 av 9
målerne leses av ukesvis og ikke månedsvis. I dette tilfelle betyr det at den bokførte kostnaden per februar var for lav mens den skal være riktig nå per mars. Pga samarbeidet SiV har med Sykehuset Telemark om de prehospitale tjenestene, føres budsjett og regnskap for den aktiviteten under andre driftskostnader. Det er avsatt kostnader på 1,1 mill kr mer enn budsjettert grunnet de økonomiske utfordringene Prehospital klinikk har i. Dette negative avviket er i første rekke knyttet til pasientreiser. Vi har ennå ikke mottatt noe fullverdig underlag for gjestepasientkostnader og de er derfor bokført som budsjettert. Det vi har mottatt av fakturaer er langt lavere enn de budsjetterte kostnadene, dette vil analyseres og evt. tas opp med HSØ innen neste rapportering. Finanskostnadene viser et positivt avvik på 2,7 mill kr og vil fortsette å vise omtrent tilsvarende positive avvik i fram til juli da rentenivået for 1. halvår er lavere enn budsjettert. Renten vil bli endret fra 1. juli men det er periodisert økte finanskostnader i 2. halvår. Likviditeten har i mars utviklet seg bedre enn budsjettert og i tråd med estimatet. For april forventes utviklingen å bli som budsjettert. I skrivende stund ser det ut til å være avvik på faktureringen fra KLP i forhold til det som er budsjettert når vi ser på fakturaene som forfaller i begynnelsen av mai. Det må analyseres nærmere og vil tas opp med HSØ hvis analysen bekrefter antagelsen. I begynnelsen av mai vil likviditeten være svært anstrengt inntil maiinnbetalingen kommer fra HSØ. Dette må koordineres med HSØ. Det er påløpt 7,1 mill kr i investeringer per mars, noe som inkluderer ferdigstillelse av investeringer bevilget i fjor. Av det totale budsjettet i på 38 mill kr er det bevilget 10,9 mill kr bl.a. til ambulanser og ultralydapparat. Det inkluderer en bevilgning på 0,8 mill kr av break down potten på 7,0 mill kr. Investeringene i A/B-blokken er fortsatt under planlegging. Regnskap mars Regnskap Avvik mot Budsjett budsjett Rammetilskudd 417 547-417 547 Aktivitetsinntekt 238 212-1 424 239 636 Andre inntekter 15 078-274 15 352 Inntekter totalt 670 837-1 698 672 535 Lønnskostnader 383 877 5 593 389 470 Innleie medisinsk 2 125-642 1 483 Varekjøp 68 444 200 68 644 Andre driftskostn. 76 397-6 121 70 276 Gjestepasienter 79 276-79 276 Avskrivninger 34 769 126 34 895 Finanskostnader 5 576 2 847 8 423 Kostnader 650 464 2 003 652 467 Resultat 20 373 305 20 068 Side 9 av 9