Saksbehandler: Jørn Danielsberg Vår dato: Vår referanse: 25.04.2017 2016/9160 Deres dato: Deres referanse: Stiftelsen Steinerskolen i Ås ved styrets leder Haugerudveien 25 1434 ÅS TILSYNSRAPPORT - VEDTAK Styrets ansvar Stiftelsen Steinerskolen i Ås Org.nr. 976756118 Postadresse: Telefon: E-post: Bankgiro: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO +47 23 30 12 00 post@utdanningsdirektoratet.no 7694 05 10879 Besøksadresser: Telefaks: Internett: Org.nr.: Schweigaards gate 15 B, Oslo +47 23 30 12 99 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970 018 131 Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar
Side 2 av 15 Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Kort om Stiftelsen Steinerskolen i Ås... 3 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Stiftelsen Steinerskolen i Ås... 3 1.3 Om tilsynsrapporten... 4 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett... 5 2.1 Rettslige krav... 5 2.2 Våre observasjoner og vurderinger... 5 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor... 7 3.1 Rettslige krav... 7 3.2 Våre observasjoner og vurderinger... 7 4 Daglig leder... 8 4.1 Rettslige krav... 8 4.2 Våre observasjoner og vurderinger... 8 5 Tilstandsrapport... 8 5.1 Rettslige krav... 8 5.2 Våre observasjoner og vurderinger... 9 6 Inntak... 9 6.1 Rettslige krav... 9 6.2 Våre observasjoner og vurderinger...11 7 Våre reaksjoner...13 7.1 Pålegg om retting...13 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene...14 8 Dere har rett til å klage...14
Side 3 av 15 1 Innledning Vi fører tilsyn med skoler som er godkjent etter lov om frittstående skoler (friskoleloven), jf. 7-2 første ledd. I tilsyn kontrollerer vi om skolene oppfyller friskoleloven med forskrifter, forutsetninger i skolens godkjenning, og annet regelverk som friskoleloven med forskrifter eller skolens godkjenning viser til. Dersom skolen ikke følger regelverket, kan vi benytte reaksjoner mot skolen. Vi kan pålegge retting, holde tilbake statstilskudd, kreve tilbakebetaling av statstilskudd eller trekke tilbake skolens godkjenning, jf. friskoleloven 7-2 a. Vi kan i særlig alvorlige tilfeller pålegge karantene rettet mot skolen eller den ansvarlige personen, jf. friskoleloven 7-2 b. Styret er skolens øverste organ, jf. friskoleloven 5-2. Styret er derfor ansvarlig for at skolen følger opp eventuelle reaksjoner og retter brudd på regelverket. Våre tilsyn med friskoler er offentlig myndighetsutøvelse, noe som innebærer at tilsynet skal gjennomføres i samsvar med reglene i forvaltningsretten og offentlighetsloven. 1.1 Kort om Stiftelsen Steinerskolen i Ås Stiftelsen Steinerskolen i Ås ligger i Ås kommune, i Akershus fylke. Skolen er godkjent etter friskoleloven for inntil 126 elever fra 1.-10. årstrinn. Per 1. oktober 2016 hadde skolen tilsammen 71 elever. Våren 2017 mottar skolen kr 4 384 258 i statstilskudd (elevtilskudd). I 2013 gjennomførte vi tilsyn med styrets ansvar for å ha rett og nødvendig komptetanse i virksomheten. I 2015 hadde vi tilsyn med skolens gjennomføring av elevundersøkelsen. 1.2 Om gjennomføring av tilsynet med Stiftelsen Steinerskolen i Ås Vi åpnet tilsyn med Stiftelsen Steinerskolen i Ås i brev av 19.12.2016. Dere ble pålagt å levere dokumentasjon til oss. Vi har fått dokumentasjon for å gjennomføre tilsynet. Temaet for tilsynet er Styrets ansvar. Vi har kontrollert følgende undertemaer: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett, jf. friskoleloven 5-1 første og annet ledd Budsjett, regnskap og informasjon til revisor, jf. friskoleloven 5-2 annet ledd bokstav c og økonomiforskriften 18 Daglig leder, jf. friskoleloven 4-1 andre ledd og 5-2 andre ledd bokstav j Tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd og andre ledd bokstav k Inntak, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav d og 3-1 Formålet med dette tilsynet er å kontrollere de områdene i regelverket som er knyttet til styrets ansvar, og de oppgavene som styret dermed ikke kan delegere bort. Vi har ikke sett på hvordan dere oppfyller andre krav i regelverket.
Side 4 av 15 Vi sendte foreløpig tilsynsrapport til dere 14.03.2017. I den presenterte vi våre foreløpige vurderinger og konklusjoner. Dere har kommentert innholdet i den foreløpige rapporten innen fristen. Vi har behandlet kommentarene fra dere under hvert av de aktuelle temaene. 1.3 Om tilsynsrapporten Våre vurderinger i denne rapporten baserer seg i hovedsak på opplysninger som kommer frem i: 1. dokumentasjonen dere har sendt inn (se oversikt i vedlegg) 2. informasjonen fra våre egne systemer og offentlige registre 3. informasjonen på skolens nettsted 4. intervjuer [aktuelt ved stedlige tilsyn] 5. styrets uttalelse til foreløpig tilsynsrapport Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket etter forvaltningslovens regler. Se mer om klagemulighet nedenfor. Tilsynsrapportene er et offentlig dokument. Vi publiserer våre tilsynsrapporter på tilsynsrapporter.udir.no.
Side 5 av 15 2 Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 2.1 Rettslige krav Styrets sammensetning Friskoler godkjent etter friskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, og styret skal være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen blir drevet etter. Dette følger av friskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med friskoleloven med forskrifter og skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Tilsynet er i denne sammenheng begrenset til kontroll av om skolen har oppnevnt styret i samsvar med foretakets egne vedtekter. Møte- og uttalerett Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett på styremøtene til daglig leder og personer fra nærmere angitte interessegrupper. Disse er: a) en representant for vertskommunen/fylkeskommunen b) en representant for elevrådet c) en representant for foreldrerådet d) en representant for undervisningspersonalet e) en representant for andre tilsatte ved skolen f) daglig leder Formålet med å gi gruppene i punkt a-e møte- og uttalerett, er å sikre dem informasjon om - og innflytelse på - styrets avgjørelser. Dette gjelder selv om enkelte av styrets medlemmer tilhører de samme interessegruppene, fordi de kan ha ulike interesser i enkelte saker. Representantene for interessegruppene skal representere og uttale seg på vegne av denne gruppen, mens det bare er styremedlemmene som har et formelt styreansvar. Alle representantene har rett til å være til stede under møtene i styret uansett hvilke saker som skal opp til behandling. Hvis en av representantene, typisk fra elevrådet, ikke er myndig, skal styret sørge for at denne representanten forlater møtet under behandling av saker der det er taushetsplikt etter lov og forskrift, jf. friskoleloven 5-1 fjerde ledd. Alle representantene har rett til å si sin mening, og til å få sine uttalelser protokollført. For å sikre en betryggende saksbehandling skal innkalling til styremøtene og referat fra møtene sendes til alle styremedlemmene, representantene for de ulike interessegruppene og daglig leder. Innkallingen må sendes i god tid. Dette sikrer at alle kan forberede seg til møtet, for eksempel ved å diskutere agendaen med gruppen de representerer. 2.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn kopi av innkallinger og referater fra tre styremøter avholdt i 2016. Disse styremøtene ble avholdt 27. september, 8. november og 13. desember. Dere har også sendt referat fra lærermøte 1. september og referat fra årsmøte i Foreldreforeningen 10. mai samt kopi av skolens vedtekter.
Side 6 av 15 Styrets sammensetning I følge Stiftelsen Steinerskolen i Ås sine vedtekter skal styret bestå av fem medlemmer. Tre av styrets medlemmer velges av skolens undervisningspersonale og to representanter fra foreldrene velges av foreldrerådet. Styret velges for to år av gangen. Det fremkommer av referat fra foreldrerådet 10. mai 2016 at to foreldrerepresentanter er valgt inn i styret. Dette er i henhold til vedtektene. Det fremgår av referat fra lærermøte 1. september 2016 at det ble valgt ett styremedlem og at ett styremedlem (Slettevold) var sittende fra tidligere. Vi har ikke mottatt noe dokumentasjon på når Slettevold ble valgt. Vi har heller ikke mottatt dokumentasjon på hvem som er det tredje styremedlemmet og når dette medlemmet ble valgt. Den informasjonen vi har mottatt stemmer ikke overens med Enhetsregisteret. I følge Enhetsregisteret er Slettevold varamedlem. Styremedlem Elvestad og Haugen er registrert som styremedlemmer i Enhetsregisteret, men vi har ikke mottatt informasjon om når de er valgt. Skolen viser i sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport til et utdrag fra et lærermøte avholdt 1. september 2016. Skolen har i sin kommentar nevnt at Elvestad og Haugen før sommeren 2016 ble valgt inn som styremedlemmer, men vi har ikke mottatt dokumentasjon på dette. Skolen har dermed fortsatt ikke dokumentert at valg av styremedlemmer er i samsvar med skolens vedtekter og registreringen i Enhetsregisteret. Møte- og uttalerett Dere har valgt et styre bestående av representanter for undervisningspersonalet og for foreldre. Det er ingenting i veien for at styret kan bestå av slike representanter. Friskoleloven 5-1 andre ledd gir møte- og uttalerett til følgende personer; én for kommunen, én for elevrådet, én for foreldrerådet, én for undervisningspersonalet og én for andre ansatte ved skolen. I tillegg har daglig leder møte- og uttalerett. Formålet med møte- og uttaleretten er å sikre at disse representantene får mulighet til å påvirke styrets avgjørelser. De representantene som er valgt inn som styremedlemmer med stemmerett har en annen rolle på styremøtene enn de som har møte- og uttalerett. Det fremkommer av referat fra årsmøte i Foreldreforeningen at Charlotte Bringslid er valgt som deres representant med møte- og uttalerett i styret. Videre fremkommer det av innkalling til styremøte 6/16 at Solfrid Sekse, som er daglig leder, har møte- og uttalerett i styret. Det fremkommer ikke av innkallinger til styremøtene og referatene fra disse at det er oppnevnt og innkalt en representant for vertskommunen, en representant for elevrådet, en representant for undervisningspersonalet og en representant for andre ansatte med møte- og uttalerett. Skolen har derimot kommentert at disse gruppene har møte- og uttalerett, men det er ingen dokumentasjon som underbygger dette. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Skolen skriver i sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at elevrådet med ett unntak ikke har ønsket å stille med en representant inn i styret. De har bedt daglig leder om å informere elevrådsleder om saker som kan være av betydning for elevene. Skolen skriver videre at representantene for andre ansatte har valgt å ikke delta på møtene og heller snakket med daglig leder om aktuelle saker. Representanter for pedagogisk personell ble kun valgt ett år. Ellers har de valgt å ikke benytte seg av denne
Side 7 av 15 muligheten. Kommunens representant deltok på styremøtene tidligere, men har gitt beskjed til skolen om at de ikke har kapasitet til å sitte i styret. Skolen skriver i sin tilbakemelding på foreløpig rapport at alle innkallinger og referater til styremøter har blitt sendt til alle hovedmedlemmer, varamedlemmer og representanter. Skolen har ikke kunnet dokumentere at innkallinger og referater er sendt til alle personer med møte- og uttalerett. Det er ingen plikt for disse representantene å delta på styremøtene, men de skal likevel få innkallinger og referater. Innkalling til møtene Innkalling til styremøtene ble sendt følgende antall dager før selve møtet ble avholdt; 4 dager (23.09.16), én dag (7.11.16) og én dag (12.12.16). I en kommentar sier forøvrig skolen at styrets medlemmer ble varslet om dato for styremøtene lenge før selve innkallingen ble sendt. Innkallingene til styremøtene skal sendes ut til styrets medlemmer og representanter med møte- og uttalerett i god tid før møtet avholdes. Dette for å sikre at alle kan forberede seg godt til møtet. En uke anses som tilstrekkelig med tid til å forberede seg. Skolens praksis er ikke i samsvar med regelverket. 3 Budsjett, regnskap og informasjon til revisor 3.1 Rettslige krav Etter friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav c skal styret vedta budsjett og regnskap for skolen. Det følger av økonomiforskriften til Friskoleloven og 18 at styret skal gjøre skolens revisor kjent med Friskoleloven, forskrifter til friskoleloven, skolens godkjenning samt det årlige tilskuddsbrevet. Skolens foretaksform, for eksempel aksjeselskap eller stiftelse, stiller krav til skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. I tillegg har friskoleloven egne særregler og krav. Revisor må kjenne til disse for å kunne utføre sine oppgaver. Skolens styre anses nærmest til å informere revisor om dette. 3.2 Våre observasjoner og vurderinger Vedtak av budsjett og regnskap Budsjett for 2016 ble vedtatt av styret den 15.12.2015 med mulighet for revidering på 2. styremøte i 2016. På styremøte 08.03.2016 ble budsjett for 2016 endelig vedtatt. Regnskapet for 2015 ble vedtatt på styremøte 03.02.16. Budsjett og regnskap er vedtatt av skolens styre. Dette er i samsvar med regelverket. Informasjon til revisor Dere har sendt inn en signert bekreftelse fra revisor datert 13. januar 2017. Av denne bekreftelsen fremkommer det at revisor er kjent med friskoleloven og det årlige tilskuddsbrevet mm. Det fremkommer videre at det har vært løpende kontakt mellom styreleder og revisor.
Side 8 av 15 Av bekreftelsen fremkommer det også at revisor har deltatt på de styremøter der årsregnskapet har blitt vedtatt. Vi vurderer at styret har gjort revisor kjent med friskoleloven med forskrifter og det årlige tilskuddsbrevet. Dette er i samsvar med regelverket. 4 Daglig leder 4.1 Rettslige krav Styret skal ansette daglig leder, jf. Friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav j. Styret er det øverste organet ved skolen og har et overordnet ansvar for driften. Daglig leder er en nøkkelperson i den daglige driften av skolen, og en viktig del av skolens faglige, pedagogiske og administrative ledelse. Daglig leder representerer i mange sammenhenger skolen utad og tar avgjørelser om den daglige driften på vegne av styret. Styret er derfor avhengig av å ha tillit til, og et godt samarbeid med, daglig leder. Styret skal derfor selv ansette daglig leder. Tilsvarende gjelder dersom styret vedtar å leie inn daglig leder. 4.2 Våre observasjoner og vurderinger Skolen har en daglig leder. Tilsetting av ny daglig leder fremkommer av referat fra styremøte 10. mars 2015. Dette stemmer også med informasjon fra Enhetsregisteret. Dette er i samsvar med regelverket. 5 Tilstandsrapport 5.1 Rettslige krav Det følger av Friskoleloven 5-2 tredje ledd at styret skal ha et forsvarlig system for vurdering av om kravene i Friskoleloven, forskrifter og skolens godkjenning blir oppfylt. Videre skal styret ha et forsvarlig system for å følge opp resultater fra sine egne vurderinger, og nasjonale kvalitetsvurderinger fra departementet. Som en del av oppfølgingsansvaret skal det utarbeides en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. Det er videre fastsatt i Friskoleloven 5-2 andre ledd bokstav k, at styret skal drøfte den årlige tilstandsrapporten. Kravet til at det skal utarbeides en tilstandsrapport ble tatt inn i Friskoleloven og opplæringsloven som en oppfølging av St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen, for å tydeliggjøre skoleeiers ansvar for kvaliteten i opplæringen. Formålet med å utarbeide en tilstandsrapport, er at skolen skal iverksette tiltak der de ser et behov for det. Utdanningsdirektoratet har utarbeidet en mal for tilstandsrapporten på skoleporten.udir.no. Malen er ment å gjøre arbeidet med tilstandsrapporten enklere for skolen. Det er ikke obligatorisk å bruke denne malen. Skolen skal utarbeide en tilstandsrapport hvert år. Tilstandsrapporten må vise resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger og inkludere tall og indikatorer knyttet til de tre kvalitetsmålene: læringsresultat, frafall og læringsmiljø. I tillegg må skolen reflektere
Side 9 av 15 rundt betydningen av, og årsaken til, resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene. Videre skal styret drøfte den årlige rapporten om tilstanden i skolen. For å oppfylle drøftelseskravet, må styret motta tilstandsrapporten hvert år og behandle den i styremøter. Dersom rapporten skal bidra til å forbedre svake områder, er det nødvendig at styret ikke bare drøfter resultatene og vurderingen av disse, men at styret også vurderer om det er behov for tiltak. Dersom vurderingen viser at det er behov for tiltak, er det styrets ansvar å sørge for at tiltakene gjennomføres. Tiltakene bør videre evalueres, for eksempel i forbindelse med utarbeidelsen av neste tilstandsrapport, for å se om de har hatt ønsket effekt. 5.2 Våre observasjoner og vurderinger Dere har sendt inn to tilstandsrapporter. En for skoleåret 2014 og en for skoleåret 2015. Dere har i tillegg sendt inn referat fra styremøte 28.04.2015 og fra styremøte 26.04.2016 der gjennomgang og oppfølging av rapportene var satt opp som egen sak. Rapportene inneholder tall og statistikk fra ulike kilder, som egne spørreundersøkelser, nasjonale prøver og elevundersøkelsen. Dette er relevant informasjon som et grunnlag for å vurdere resultater og eventuelt sette i gang tiltak. I rapportene redegjøres det for at skolen har gode rutiner når det gjelder måloppnåelse og hvordan den enkelte lærer jobber for å følge opp resultatene. I tilstandsrapporten er det ikke foretatt noen refleksjoner rundt betydningen og årsaken til resultatene fra de nasjonale kvalitetsvurderingene knyttet opp mot egen virksomhet. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Vi ser av referater at styret har drøftet skolens tilstandsrapporter og forhold knyttet til dette. Siden innholdet i rapportene er mangelfull, oppfyller styret heller ikke kravet om å drøfte den årlige tilstandsrapporten. Skolen skriver i sin tilbakemelding på foreløpig rapport at "tekstforståelse" er et tema som tas opp i pedagogisk del på skolens ukentlige lærermøter og at daglig leder vil påse at dette ikke blir utelatt i tilstandsrapportene fremover. Vi forstår dette som at skolen i fremtidige tilstandsrapporter vil innarbeide refleksjoner knyttet til resultater fra nasjonale kvalitetsvurderinger opp mot egen virksomhet. Vi vurderer at dette vil kunne være egnet til å rette regelverksbruddet. 6 Inntak 6.1 Rettslige krav Alle friskoler skal ha et inntaksreglement fastsatt av styret Alle friskoler godkjent etter Friskoleloven skal ha et inntaksreglement, jf. 3-1. Inntaksreglementet skal være fastsatt av styret, jf. 5-2 andre ledd bokstav d, og tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Inntaksvilkårene skal være like som ved offentlige skoler Vilkårene for inntak av elever til friskoler skal i utgangspunktet være like som for offentlige skoler. Kravene om inntak til offentlige skoler er fastsatt i opplæringsloven 2-1 tredje ledd og 3-1 første ledd. Friskolene skal allikevel ha hele landet som
Side 10 av 15 inntaksområde, jf. Friskoleloven 3-1 første ledd. Skolen skal kun være åpen for søkere som oppfyller vilkårene for inntak, og skolen må kontrollere at søkerne fyller de formelle vilkårene for inntak. Alle som oppfyller inntaksvilkårene skal i utgangspunktet få plass, forutsatt at skolen ikke tar inn flere elever enn det som er fastsatt som øvre elevtall i skolens godkjenning. Styret kan i tillegg sette egne begrensninger, for eksempel for klassestørrelse eller antall elever på de ulike trinnene. Slike begrensninger må være gjort før inntaket. Et av formålene med inntaksreglement er å sikre åpenhet omkring kriteriene for inntak ved skolen og dermed gi de som søker forutsigbarhet i forbindelse med vilkårene for inntak og prosessen omkring inntaket. For å sikre dette skal inntaksreglementet være tilgjengelig på en måte som gjør det enkelt for søkeren og foreldre å gjøre seg kjent med det. Eventuelle begrensninger satt av styret, som nevnt foran, må også være tilgjengelige. Skolen kan operere med søknadsfrist Skolene kan operere med søknadsfrist, og fristen skal da være lik for alle søkere. For opptak til videregående opplæring kan skolen velge å gi enkelte grupper fortrinnsrett til inntak med særskilt søknadsfrist, jf. forskrift til opplæringsloven 6-8. Skolen må opplyse om eventuelle søknadsfrister og om søknadsfristen er endelig eller om det åpnes opp for fortløpende inntak etter et «først til mølla»-prinsipp etter søknadsfristen. Skolen skal også opplyse om virkningen av for sent innkomne søknader. Reglementet skal inneholde prioriteringskriterier i tilfelle oversøking Reglementet skal vise hvordan søkere blir prioritert i tilfeller med oversøking (når antallet søkere er større enn fastsatt elevtall eller egne begrensninger styret har gjort), jf. Friskolelovens 3-1 tredje ledd. Prioriteringskriteriene skal vise hvordan søkerne blir prioritert ved oversøkning og være saklige og objektive. Prioriteringskriteriene skal ikke være skjønnsmessige. Det må også fremgå hvordan det prioriteres mellom flere søkere innenfor samme prioriteringskriterier. Eksempler på forhold som styret kan velge å bruke for å gi prioritet ved oversøking, er geografisk nærhet til skolen, søkerens karakterer for opptak til videregående opplæring, søker med søsken ved skolen og søker som er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen. Informasjon som kreves av søkerne må være relevant Skolen kan bare etterspørre informasjon som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. Skolen skal ikke etterspørre informasjon, i søknadsskjema eller på annen måte, som ikke er nødvendig for å avgjøre om søkeren oppfyller et av prioriteringskriteriene. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder hele inntaksprosessen. Det skal derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet eller andre steder, som er i strid med, eller ikke står i sammenheng med inntaksreglementet eller loven. Det kan for eksempel ikke stilles krav om at søker skal stille til intervju eller delta på informasjonsmøte. Beslutninger om inntak eller avslag er enkeltvedtak Beslutning om inntak eller avslag er enkeltvedtak, jf. Friskoleloven 3-1 sjette ledd. Forvaltningslovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak gjelder derfor i denne typen saker.
Side 11 av 15 Forvaltningsloven stiller følgende krav til enkeltvedtaket: Det skal i utgangspunktet være skriftlig, jf. forvaltningsloven 23. For vedtak om avslag om inntak må vedtaket vise til reglene som vedtaket bygger på og beskrive de faktiske forholdene som har hatt betydning i saken, jf. 24 og 25. Det må inneholde informasjon om retten til å klage, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåten ved klage, jf. 27. Skolen kan heller ikke sette egne begrensninger i klageretten, for eksempel ved å kreve at klage må være begrunnet. Det må inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter etter 18 og 19, jf. 27 tredje ledd. 6.2 Våre observasjoner og vurderinger Inntaksreglement Vi har mottatt referat fra styremøte 28. januar 2014, der eksisterende inntaksreglement ble vedtatt. Styret har med dette fastsatt skolens inntaksreglement. Dette reglementet ligger også tilgjengelig på skolens nettside. Dette er i samsvar med regelverket. Inntaksvilkår I henhold til skolens inntaksreglement er skolen åpen for alle som ønsker steinerpedagogisk opplæring for sine barn. Dette er i henhold til regelverket. Av inntaksreglementet fremkommer det at styret kan avgjøre å stenge inntaket i bestemte klasser for et definert tidsrom og at dette vil gjelde alle søkere til angitte klasser. Informasjon om dette legges ut på skolens hjemmeside. Av inntaksreglementet knyttes dette til klasserommets størrelse og lovlige rammer for klassen. Inntaksreglementet ligger tilgjengelig for potensielle søkere på skolens hjemmeside. Dette er i samsvar med regelverket. Skolens prosedyre for inntak innebærer at skolen gjennomfører minst ett informasjonsmøte om skolens pedagogikk. Det fremkommer ikke når dette møtet avholdes og hvem som er målgruppen. Slike møter er lovlige, men det skal ikke være noe krav at en må delta på et slikt møte for å kunne søke om eller få skoleplass. Skolen gjennomfører også et eget møte om førsteklassetilbudet på høsten i samarbeid med barnehagen. Det fremkommer ikke om dette er et frivillig tilbud. Foresatte tilbys en samtale med inntakskomiteen der skolens og foresattes forventninger gjennomgås. Slik denne ordningen er beskrevet i inntaksreglementet, fremstår det som at det gjennomføres en inntakssamtale i forkant av at det søkes om skoleplass. Det fremstår som at dette er en innarbeidet praksis og at det ligger en forventning om at en slik samtale gjennomføres. Inntaket skal gjøres med utgangspunkt i en søknad og de opplysningene som fremgår der. I forbindelse med søknad skal skolen kun ha opplysninger som er nødvendige for å vurdere om søkeren oppfyller inntaksvilkårene eller prioriteringskriteriene. En samtale initiert av skolen bør derfor som hovedregel komme i etterkant av inntaket dersom det er behov for det. Vi vurderer at prosedyren for inntak ikke er i samsvar med regelverket. Skolen skriver i sin tilbakemelding på foreløpig rapport at skolen sine informasjonsmøter ikke har vært en forutsetning for inntak. Det samme gjelder møter for foreldre om 1. trinn i samarbeid med barnehagen. Skolen opplyser om at foreldre som har henvendt seg til skolen, har blitt tilbudt en samtale med inntakskomiteen. Foreldrene har da blitt orientert muntlig om at denne samtalen er frivillig og at alternativet er å melde seg på
Side 12 av 15 først og ha en samtale etterpå. Skolen vil sørge for at dette kommer tydeligere frem i skolens prosedyre for inntak. Vi vurderer at denne endringen i skolens prosedyre for inntak vil kunne være egnet til å rette regelverksbruddet. Søknadsskjema og søknadsfrist Skolen har løpende inntak hele året. Skolen har to søknadsskjemaer; ett for påmelding til 1. trinn og ett som gjelder inntak til andre årstrinn. Skolen etterspør kun informasjon på søknadsskjemaene som er relevant for å vurdere om søker oppfyller inntaksvilkårene og prioriteringsreglene. Dette er i samsvar med regelverket. Prioriteringskriterier Inntaksreglementet viser hvordan søkere blir prioritert ved oversøking og rekkefølgen på denne prioriteringen er klart angitt. Det kommer også klart frem i inntaksreglementet at det kun er i tilfelle av oversøkning at prioriteringsreglene gjelder. Prioriteringsreglene er klare, saklige og etterprøvbare. Det fremkommer også av dette reglementet hvordan flere søkere innenfor det samme prioriteringskriteriet skal prioriteres, og at skolen benytter loddtrekning dersom flere søkere står likt. Dette er i samsvar med regelverket. Beslutninger om inntak og avslag Det fremkommer av skolens inntaksreglement at det fattes enkeltvedtak både om inntak og om avslag. Rettigheter knyttet til klage på vedtak fremkommer både av inntaksreglementet og av bekreftelsesskjema for avslag. Bekreftelse på inntak skjer skriftlig. Skolen har utarbeidet et eget skjema for bekreftelse av inntak. Dette er i samsvar med regelverket. Innvilgelsene mangler derimot informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Skolen har ennå ikke fattet et vedtak om avslag, men skolen har utarbeidet en mal for avslag på søknader om inntak. Siden skolen ikke har fattet avslag kan vi ikke vurdere skolens praksis for slike vedtak. I vår foreløpige rapport ga vi likevel en vurdering av skolens mal. Blant annet påpekte vi at et avslag om vedtak må inneholde en begrunnelse som både viser til hjemmelen for vedtaket og de faktiske forholdene. Malen hadde et forslag til ulike beskrivelser av faktiske forhold som kan ligge til grunn for et eventuelt vedtak om avslag. Vi påpekte at skolen måtte sørge for at innholdet tilpasses det enkelte avslaget slik at det er i tråd med inntaksreglementet. Skolen skriver i sin tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport at henvisninger til hjemmelen for enkeltvedtak skal tilføyes i skolens mal for avslag. Skolen har også laget et utkast til tekst med informasjon om klageadgang. For å oppfylle kravene i forvaltningsloven må vedtak om avslag informere om at det er klageadgang, at klagefristen er tre uker, at klagen skal sendes til skolen og at klageinstans er Fylkesmannen. Avslag skal også inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Skolen har ikke sendt inn en ny mal, og vi kan derfor ikke vurdere om den vil være egnet til å oppfylle kravene i regelverket.
Side 13 av 15 7 Våre reaksjoner 7.1 Pålegg om retting I kapitlene ovenfor har vi konstatert at dere ikke oppfyller regelverket på alle områder. Vi pålegger dere å rette opp følgende, jf. friskoleloven 7-2a første ledd: Styrets sammensetning og møte- og uttalerett 1. Styret skal sørge for at styret er oppnevnt i samsvar med rettsgrunnlaget skolen drives etter, jf. friskoleloven 5-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Styret må være oppnevnt i samsvar med den selskapsformen skolen drives etter. 2. Styret skal sørge for at alle de aktuelle representantene opplistet i 5-1 andre ledd er innkalt til styremøtene, jf. friskoleloven 5-1 andre ledd. Pålegget innebærer følgende: a. Styret ved skolen skal sørge for at en representant for vertskommunen, en representant for elevrådet, en representant for undervisningspersonalet og en representant for andre ansatte innkalles til styremøtene. b. Innkallinger og sakspapirer skal sendes ut i rimelig tid før styremøtet. Tilstandsrapport 3. Styret skal sørge for at skolen utarbeider en årlig tilstandsrapport, jf. friskoleloven 5-2 tredje ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal utarbeide en årlig rapport om tilstanden i skolen knyttet til læringsresultat, frafall og læringsmiljø. 4. Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som kommer frem i den, jf. friskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav k. Inntak Pålegget innebærer følgende: Styret skal drøfte tilstandsrapporten og den informasjonen som fremkommer i den. 5. Styret skal sørge for at skolen er åpen for alle som fyller vilkårene for inntak i offentlige skoler, jf. friskoleloven 3-1 første ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal ikke sette egne krav eller vilkår for å kunne søke om eller få skoleplass. 6. Styret ved skolen skal sørge for at det ved beslutninger om inntak og avslag på inntak, fattes enkeltvedtak som oppfyller reglene som følger av forvaltningsloven kap. IV og V, jf. friskoleloven 3-1 sjette ledd. Pålegget innebærer følgende: Skolen skal sørge for at enkeltvedtakene, eller underretningene om enkeltvedtakene, informerer mottakeren om retten til å se sakens dokumenter.
Side 14 av 15 7.2 Oppfølging av tilsynsresultatene Dere skal iverksette tiltak for å rette brudd på regelverket umiddelbart. Når påleggene er rettet, skal styret ved Stiftelsen Steinerskolen i Ås erklære at rettingen er gjennomført og redegjøre for hvordan dere har rettet. Bruk tavla.udir.no for å sende inn erklæringen. Frist for innsending er 20.06.2017. Vi vil ikke avslutte tilsynet før skolen gjennom erklæringen og redegjørelsen har vist at påleggene er rettet. Hvis senere tilsyn avdekker at pålegg ikke er rettet, vil vi vurdere strengere reaksjoner. 8 Dere har rett til å klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b. Dere kan klage på enkeltvedtaket. Hvis dere klager, må dere gjøre det innen tre uker. Fristen gjelder fra beskjed om brevet har kommet frem til dere, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Dere sender klagen til oss. Vi har muligheten til å omgjøre vedtaket. Hvis vi ikke er enig med dere, sender vi klagen til Kunnskapsdepartementet som avgjør saken. I forvaltningsloven 32 kan dere se hvordan dere skal utforme klagen. Dere kan be om at vi ikke setter i verk vedtaket før klagefristen er ute, eller klagen er endelig avgjort av departementet, jf. forvaltningsloven 42. Dere er part i saken og har rett til innsyn i sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven 18. Med hilsen Bente Barton Dahlberg avdelingsdirektør Jørn Danielsberg seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent.
Side 15 av 15 Vedlegg: Liste over dokumentasjon sendt inn av skolen Møteinnkalling og referat fra styremøter Referat fra valg av styremedlemmene Representanter med møte- og uttalerett Skolens vedtekter Vedtak av skolens regnskap Vedtak av skolens budsjett Informasjon til revisor Daglig leder Tilstandsrapport Behandling av årlig tilstandsrapport Søknadsskjema Avgjørelser om inntak og avslag på søknad om inntak Bekjentgjøring av inntaksreglement Inntaksreglement Vedtak av skolens inntaksreglement