VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 2 1.1 Implementeringsplan... 2 1.2 Forkortelser og begreper... 2 2 KRAVTABELL... 3 2.1 Generelle krav til aksesspunkttjenesten... 3 2.2 Krav til aksesspunkttjenesten for inngående faktura... 4 2.3 Krav til aksesspunkttjenesten for utgående faktura... 5 2.4 Vedlikehold, service og brukerstøtte... 6 2.5 Opsjoner (kan tilbys)... 7 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 7
1 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver skal inngå avtale med en leverandør for kjøp av en aksesspunkttjeneste. Den aktuelle meldingsformidleren må være et godkjent aksesspunkt. Oppdragsgiver har som formål å gjennomføre kostnadseffektive anskaffelser iht. gjeldende lov- og regelverk. Avtalen skal dekke oppdragsgivers løpende behov for formidling og mottak av elektroniske fakturaer på statens standardformat Elektronisk handelsformat (EHF). For utgående fakturaer ønsker oppdragsgiver å kunne levere fakturafiler i valgfritt filformat,( i dag leveres filene i xml-format) til aksesspunkt, hvor denne påtar seg å kontrollere hvilke mottakere som kan motta disse elektronisk, samt utføre print, konvoluttering og transport til Posten Norge for videreformidling for de fakturaer som ikke lar seg levere elektronisk. Det vil også være behov for print av vedlegg og annen kommunikasjon i tillegg til fakturaer. Når det gjelder inngående fakturaer i EHF format vil oppdragsgiver ha behov for kontroll og oversikt over de forsendelser som er mottatt til aksesspunktet for avstemming mot innleste forsendelser i fakturaflytsystemet. Det vil være behov for rapporter totalt, per virksomhet og variabel periode fra aksesspunktet, samt i sanntid overvåkning av mottatte elektroniske fakturaer i aksesspunktet. I tillegg er det ønskelig at man raskt skal kunne gjøre endringer i layout og faste opplysninger, samt tilgjengelig brukerstøtte gjennom hele arbeidsdagen (08.00-16.00). Det vil være behov for rapporter totalt, per virksomhet og variabel periode fra aksesspunktet, samt i sanntid overvåkning av mottatte elektroniske fakturaer i aksesspunktet. Les mer om aksesspunkt på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og IKT: http://anskaffelser.no/styring-og-ledelse/teknisk-informasjon/-aksesspunkt 1.1 Implementeringsplan Tilbyder skal beskrive hvordan tjenesten skal etableres. Tjenesten skal leveres (idriftsettes) fra mandag 30. juni. Det vil si at det kun er 4-5 uker fra kontraktsinngåelse til tjenesten skal fungere i henhold til kravtabellen under. Leverandøren skal utførlig beskrive en forsvarlig og realistisk implementeringsplan, med konkrete datoer i perioden 26. mai til 30. juni. 1.2 Forkortelser og begreper I tabellen under listes og forklares sentrale begreper og forkortelser som er brukt i dette dokumentet. Forkortelse/begrep AKSESSPUNKT EHF PEPPOL PEPPOL BIS Beskrivelse Et aksesspunkt er en aktør som bruker PEPPOLs infrastruktur for å motta og sende elektroniske handelsmeldinger på en standardisert måte. Elektronisk Handels Format er et xml format som er det norske standardformatet for elektronisk fakturering. Dette bygger på det overordnede europeiske formatet. Pan European Public Procurement OnLine er navnet på et EU finansiert prosjekt som ble initiert i 2008. PEPPOL BIS er et format som EHF bygger på. Norske offentlige mottakere skal motta EHF og PEPPOL BIS. PEPPOL BIS er kun fra VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 7
utenlandske leverandører (uten Norske organisasjonsnummer). Difi ELMA Direktoratet for forvaltning og IKT Elektronisk MottakerAdresseregister er et norsk register over mottagere av elektroniske fakturaer på EHF-formatet. 2 Kravtabell Leverandørens besvarelse av kravspesifikasjonen (tilbudets skilleark 8) skal innledes med en utfylt kravtabell. Hvis kravet er oppfylt skal tilbyder krysse av for at kravet er oppfylt. I tillegg skal tilbyder skrive inn henvisning til hvor i tilbudet oppdragsgiver vil finne en utfyllende besvarelse av kravet. 2.1 Generelle krav til aksesspunkttjenesten 1 Leverandør skal være et godkjent aksesspunkt for EHF faktura gjennom hele kontraktsperioden (det er Difi som administrerer godkjenning av nye aksesspunkt i Norge). 2 Leverandører som venter på godkjenning fra Difi, må bekrefte at de er godkjent leverandør av aksesspunkttjenester ved kontraktsinngåelse. 3 Leverandør må sørge for at tjenestene oppgraderes slik at de til enhver tid støtter den siste gjeldende versjon av EHF formatet. 4 Oppdragsgiver skal til enhver tid benytte siste gjeldende versjon av PEPPOL rammeverket. Leverandør bes beskrive hvilke rutiner som benyttes for å være oppdatert på endringer som gjøres i dette rammeverket. 5 Aksesspunktet skal minimum tilfredsstille PEPPOL sine krav til oppetid når det gjelder mottak og forsendelse av meldinger/dokumenter og support. Aksesspunktet skal i samhandling med andre aksesspunkt i PEPPOL være tilgjengelig i gjennomsnitt 98,5 % av tiden fra mandag til fredag mellom 09.00 16.00 (normal arbeidstid), og tilgjengelig 94,0 % av den resterende perioden. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 7
Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller garantert tilgjengelighet, gjelder følgende kompensasjoner: Tilgjengelighet 98,5 95 % 5 % kompensasjon pr prosentpoeng under garantert tilgjengelighet (0 20 % i kompensasjon) 95 90 % 15 % kompensasjon pr prosentpoeng under garantert tilgjengelighet (20 95 % i kompensasjon) Under 90 % 100 % i kompensasjon En eventuell kompensasjon blir beregnet av oppnådde resultat i løpet av en kalendermåned og kompenseres automatisk en gang i kalenderåret, normalt i desember. Tilbyder skal vedlegge tjenestenivåavtale. 6 Leverandør må kunne tilby tilleggstjenester for å kunne løse behov som oppstår i form av endringer eller tillegg til avtalen. Eksempler på tilleggstjenester kan være nye/eksisterende rapporter eller utvikling av tilleggskomponenter. 7 Oppdragsgiver skal stå fritt til å kunne velge økonomisystem. Per i dag benyttes Agresso business world. 2.2 Krav til aksesspunkttjenesten for inngående faktura 8 Aksesspunktet må kunne overføre filer med EHF fakturaer fra leverandør til oppdragsgiver. 9 Leverandøren skal sikre at underbilag/ vedlegg følger faktura. 10 Statistikk over antall inngående fakturaer. Spesifisere etter transaksjonstype. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 7
11 Rapportgenerator: Det må være mulig å ta ut rapporter per leverandør, både på detaljert og overordnet nivå. Med dette menes i hovedsak den totale leveransen og per leverandør av oppdragsgiver. Det må være mulig å ta ut statistikk over antall utgående faktura fordelt på EHF-faktura og printet faktura. Det må være mulig å ta ut rapport per kunde, både på detaljert og overordnet nivå. Rapportgeneratoren må utførlig beskrives i tilbudet. 2.3 Krav til aksesspunkttjenesten for utgående faktura 12 Det skal være enkelt og raskt å implementere endringer i layout og faste opplysninger. Endringer kan for eksempel være nytt bankkontonummer og firmanavn. Dette må oppdateres fortløpende i aksesspunktet. Leverandør bes beskrive behandlingstid. 13 God sporbarhet på sendte filer. Det skal være mulig å kontrollere at sendte filer er mottatt hos aksesspunktet. Kvittering på at jobben er utført når faktura er sendt fra aksesspunktet. 14 Aksesspunktet skal sjekke om kunden er registrert i ELMA. De som er registrert skal få tilsendt faktura på EHF format. Øvrige skal printes automatisk. 15 Hvis faktura, kreditnota, purring eller annet vedlegg ikke er merket for nettbank, og aksesspunktet ikke finner mottakeren i ELMA registeret, skal dokumentene automatisk printes. 15 Leverandøren skal sørge for konvoluttering og forsendelse til Posten Norge av fakturaer, kreditnotaer og purringer som ikke kan overføres vi aksesspunktet eller nettbank. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 7
16 Aksesspunktet må tilby fakturahotell der oppdragsgiver kan gå inn å godkjenne de oversendte filene (faktura/purringer). Det må også være mulig å printe dette. I henhold til bokføringsloven 13. Beskrives utførlig jfr. Tildelingskriteriet Service og brukervennlighet. 2.4 Vedlikehold, service og brukerstøtte 17 Det er ønskelig med en fast kontaktperson (eventuelt alternativ kontaktperson ved dennes fravær) som har hovedansvar for brukerstøtte gjeldene oppdragivers avtale. 18 Brukerstøtte: Leverandøren skal tilby brukerstøtte under normal arbeidstid (08.00-16.00). Henvendelser skal skje via e-post eller via telefon. Leverandør skal beskrive responstider for brukerstøttetjenesten i tilbudt tjenestenivåavtale. Det skal framgå av tjenestenivåavtalen hvilke kompensasjoner som gjelder dersom fristene ikke overholdes. All kommunikasjon med brukerstøtte hos leverandør skal foregå på norsk. 19 I enkelte perioder er det ønskelig med tilgang til utvidet brukerstøtte, f.eks. i forbindelse med årsavslutning. Leverandøren skal beskrive hvilke tjenester som kan leveres, og hvilke priser som vil gjelde ved bruk av tjenesten. 20 Leverandør skal informere om planlagt vedlikehold og varsle planlagt nedetid i løpet av årets første måned. For eksempel ved bruk av vedlikeholdskalender. Rutinene for varsling av vedlikehold skal beskrives utførlig. 21 Leverandør skal kunne tilby en brukeveileder for tjenesten som ansatte skal kunne benytte seg av. Beskrives utførlig. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 7
2.5 Opsjoner (kan tilbys) Besvarelse av opsjonskrav er tildelingskriterier. Se konkurransegrunnlagets punkt 4.2. 22 Aksesspunktet må legge til rette for at leverandører som ikke selv produserer EHF faktura kan taste faktura inn hos aksesspunktet. 23 Det skal være mulig å kunne koble seg opp på aksesspunktet for å sjekke om faktura fra leverandør har blitt videresendt, og hvilken fil den eventuelt har blitt videresendt i. 24 Aksesspunktet bør kunne tilby filoverføring til Agresso. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 7 av 7