UNIVERSITETET I OSLO PROSJEKT NIKE «NY, INTEGRERT KALENDER OG E-POST» RESULTATER AV BRUKERUNDERSØKELSEN. NIKE Brukerundersøkelse 1

UNIVERSITETET I OSLO PROSJEKT NIKE «NY, INTEGRERT KALENDER OG E-POST» RESULTATER AV BRUKERUNDERSØKELSEN NIKE Brukerundersøkelse 1

FORORD Universitetet i Osl satte i 211 gang prsjektet NIKE (Ny Integrert Kalender g E-pst). Prsjektet skal på bakgrunn av en grundig brukerundersøkelse kmme med en anbefaling av nytt kalender- g e-pstsystem. Brukerbehv skal stå sentralt i arbeidet. Freliggende dkument presenterer resultatet av brukerundersøkelsen. Intervjuene har uten unntak vært preget av psitivitet g hjelpsmhet, til trss fr at de har representert et avbrudd i en travel hverdag. Det setter prsjektet str pris på. Det er mange sm ikke er sitert her, så vi vil gjerne frsikre at gså tilbakemeldinger sm ikke er eksplisitt nevnt er tatt med sm grunnlag. På vegne av prsjektgruppen, Øyvin Wrmnæs NIKE Brukerundersøkelse 2

Antall 1 INNLEDNING Brukerundersøkelsen ble gjennmført høsten 211. Den består av en kvalitativ g en kvantitativ del. Frmålet med begge undersøkelsesdelene er å finne den løsningen sm i størst grad effektiviserer hverdagen til den enkelte ansatte. Den kvalitative delen er intervjuer med 25 frskjellige brukere, med vervekt av tyngre brukere g brukere sm på annen måte har uvanlige eller høye krav til løsning. Den kvantitative delen har vært en spørreundersøkelse, sm er gjennmført i frm av et nettskjema m ansattes bruk av g behv knyttet til elektrnisk kalender g e-pst. 2 BASISTALL FRA BRUKERUNDERSØKELSEN Det ble sendt et nettbasert spørreskjema til 998 alle ansatte sm var tilfeldig trukket ut blant alle ansatte ved UiO. Nen hadde sluttet, hadde ugyldig e-pstadresse eller var i permisjn, så mkring 99 mttk invitasjnen. Det km inn 371 svar, dvs vi fikk en svarprsent på ca 38 %. Nrmal frventet svarprsent på nettbaserte spørreundersøkelser angis sm 1 15 %. Spørsmålene dreide seg m bruk g behv tilknyttet e-pst g kalender, med størst vekt på funksjnalitet i elektrnisk kalender. Med antall svar g svarprsent anser vi at undersøkelsen dekker de frskjellige grupper ansatte ved universitetet på en gd måte. Vi kan frvente et visst bias i frm av at de uten interesse eller behv fr kalendertjeneste vil være ne underrepresentert. Alle ansatte bruker imidlertid e- pst, så vi antar at bias ikke er strt. Vi kan gså anta at det er en samvariasjn mellm de uten spesielle behv til kalender, g de sm velger ikke å svare. 2.1 STILLINGSKATEGORI I spørreskjemaet spurte vi m den ansatte var vitenskapelig, teknisk/administrativ, deltidsansatt eller annet. 369 (99,5 %) svarte på spørsmålet. Respndentene er nenlunde likt frdelt mellm vitenskapelig g teknisk/administrativt ansatte, sm betyr at de vitenskapelige er ne underrepresentert. I den videre presentasjnen er det fte vist til stillingskategri. Frdelingen er tatt med frdi den kan ha ne betydning når det gjelder hvilke elementer sm er viktige fr å gi tjenesten merverdi fr ansatte, g den kan gi infrmasjn m hvrdan tjenesten bør innføres. NIKE legger ikke str vekt på frskjellen ut ver det. 169 179 14 7 2.2 MØTEFREKVENS Vi stilte spørsmål m hvr fte de ansatte i de frskjellige stillingskategriene deltk på møter. 2 15 5 Stillingskategri Ttal Vitenskapelig Tekn/adm Deltid Annet NIKE Brukerundersøkelse 3

3 Møtefrekvens 27 2 125 127 8 17 35 43 7 9 1 2 11 7 1 eller flere møter pr uke 5-9 møter pr uke -4 møter pr uke Ttalt Vitenskapelig Tekn/adm Deltid Annet Stillingskategriene har relativt lik frdeling av møtefrekvens. Vi valgte i spørreskjemaet å skille mellm gruppen med høy møtebelastning, litt tilfeldig satt til ti eller flere møter per uke, middels møtebelastning, g gruppen med under fem per uke. Disse tre kategriene kan tenkes å ha ne ulike preferanser. 2.3 EKSTERNE ELLER INTERNE MØTEDELTAGERE? Vi ba gså m pplysninger m hvem sm deltk på møtene. Spørsmålet g svaralternativene var: På disse møtene er det typisk Interne Eksterne Begge deler Eksterne møtedeltagere er betydelig vanligere enn den tradisjnelle myten m elfenbenstårn skulle tilsi. 25 2 15 5 211 Møtedeltagere 149 122 74 85 57 15 7 3 2 1 Interne Både g Eksterne Ttalt Vitenskapelig Tekn/adm Deltid/annet Ttalt 41 % (149 av 211), g 53 % av de vitenskapelige (85 av 161), angir at både interne g eksterne typisk deltar på møtene. Vi kan anta at det er nen sm har frstått «eksterne» sm «eksterne relativt til egen enhet,» NIKE Brukerundersøkelse 4

ikke sm «eksterne relativt til UiO» slik spørsmålet var ment. Dette kan imidlertid ikke alene frklare den stre andelen sm typisk har eksterne deltagere på møter. Kmmentarer i undersøkelsen g intervjuene angir Osl Universitetssykehus (OUS) sm en ekstern part med str kntaktflate mt UiO. Ansatte samarbeider gså i betydelig grad med departementene g mange andre samfunnsaktører. 2.4 ANSATTES HOVEDPLATTFORM Spørsmålet g svaralternativene var: Hva slags hvedmaskin(er) har du? Windws Mac Linux Annet 37 ( %) besvarte. 28 (7,6 %) angir å ha t g 4 (1,1 %) angir å ha tre hvedplattfrmer. Ingen har angitt «Annet.» Vi har srtert disse i Windws, Mac g Linux. Under Windws-verskriften finner vi alle sm har Windws sm en av sine hvedplattfrmer. Under Mac srterer de sm har Mac, men ikke Windws. Under Linux srterer de sm kun har Linuxplattfrm. Bakgrunnen fr srteringen er at der funksjnaliteten er ulik, vil nrmalt leverandørens pririteringer følge denne rekkefølgen. Dersm vi i tillegg frdeler på angitt møtefrekvens, får vi diagrammet under. 35 3 31 Hvedplattfrm 25 224 2 15 5 71 44 37 14 1 5 4 15 2 Alle respndenter -4 møter pr uke 5-9 møter pr uke 1 eller flere møter pr uke Windws Mac Linux Windws dminerer fullstendig med 84,2 % (31) av ttalen, Mac har 12, % (44), mens Linux representerer kun 3,8 % (14). Dette siste er lavere enn frventet ut fra registrerte maskiner på UiOs nett, men det er ikke helt verraskende. Det er allerede slik at en del prgrammer i praksis NIKE Brukerundersøkelse 5

fungerer subptimalt fr Linux. Det gjelder ikke minst viktige fellesadministrative system, men gså mange andre. De fleste ansatte med administrative ppgaver vil derfr ha en maskin nummer t, sm regel en Windws-maskin. Dette får nen knsekvenser fr vurderingene i NIKE-prsjektet. Linux er en støttet plattfrm på UiO, g UiO kan vanskelig akseptere at den tekniske utviklingen fr en gruppe av ansatte går bakver. Det er viktig at Linux-brukere ikke får dårligere tilbud enn i dag. Ut ver det virker det imidlertid rimelig fr NIKE å fkusere på funksjnaliteten fr Windwsg Mac-brukere. I rent vlum årsverk er det umtvistelig her det er mest å hente på økt nytteverdi g redusert administrativ belastning. Det hører gså med til bildet at mbile enheter øker sterkt i bruk g betydning. De tradisjnelle datamaskinene frblir den viktigste arbeidsplattfrm ennå en gd stund, men bildet blir langsmt mer sammensatt. 3 KALENDERBRUK 3.1 ERFARING MED KALENDERE FRA FØR Spørsmålet g svaralternativene var: Hadde du erfaring med elektrnisk kalender før du begynte på UiO? Nei Ntes Outlk/Exchange Zimbra Ggle calendar Annen kalender Det var mulig å krysse av flere svar. Ttalt har 34 svart (82 %). Det er verdt å merke seg at de sm har vært ansatt lenge, ikke vil ha nen erfaring fra tidligere. De sm kmmer inn på UiO nå, vil i mye større grad ha erfaring fra tidligere enn frdelingen her antyder. NIKE Brukerundersøkelse 6

12 8 6 4 2 92 Erfaring fra før 99 55 38 31 21 18 2 1 12 2 2 5 6 1 Vitenskapelig Tekn/adm Deltid/annet 3 Ikke erfaring Outlk Ggle Ntes Zimbra Erfaring med annen kalender De fleste hadde ingen tidligere erfaring med elektrnisk kalender. Blant de sm hadde, skiller erfaring med Outlk g Ggle seg klart ut sm vanligst. Det virker hensiktsmessig å støtte Outlk-klienten, m mulig. Et betydelig antall vil ha dette sm et kjent grensesnitt fra før. Det virker rimelig å anta ut fra tilbakemeldinger at spesielt Ggle-erfaring er i vekst. Mange bruker dette i frbindelse med idrettslag eller annet. Det kan redusere pplevd friksjn å ha beskrivelser knyttet til disse t, av typen «denne funksjnen i X kan du gjøre i UiOs kalender på denne måten,» eller lignende. 3.2 KALENDERBRUK I DAG Spørsmålet g svaralternativene var: Hvilket eller hvilke kalendersystem bruker du i dag? Ntes Outlk Ggle Calendar Kalender ved ekstern enhet Fysisk bk/almanakk Annet 369 (99,5 %) besvarte dette spørsmålet. Det var mulig å krysse av så mange alternativer man ønsket. Teknisk/administrative g vitenskapelige hadde svært ulik frdeling. 3.3 TEKNISK/ADMINISTRATIVE De fleste bruker universitetets felles kalender eller ikke elektrnisk kalender i det hele tatt. NIKE Brukerundersøkelse 7

14 12 8 6 4 2 127 Tekn/adm 87 39 43 42 16 5 14 9 9 3 1 2 1 3 1 1 1-4 møter pr uke 5-9 møter pr uke 1 eller flere møter pr uke Besvarelser ttalt Ntes Bk Ggle Outlk Ekstern Annet Ttalt bruker 77 % Ntes. Fr de med fem møter per uke eller mer er det nesten full bruk (51 av 52). Fysisk bk er det nest mest brukte. 3.4 VITENSKAPELIGE Fr de vitenskapelige er bildet helt annerledes. 14 12 8 6 4 2 125 Vitenskapelige 45 35 35 27 15 9 15 18 7 5 5 3 5 7 1 1 4 1-4 møter pr uke 5-9 møter pr uke 1 eller flere møter pr uke Besvarelser ttalt Ntes Bk Ggle Outlk Ekstern Annet Bare 13 % (22 av 167) av de vitenskapelige bruker Ntes. Det er naturlig å anta at dette øker med høyere møtefrekvens, men det er få Ntes-brukere gså blant de med fem møter eller mer (17 %). En standalne Outlk er nesten like vanlig. Det er tydelig (m ikke direkte verraskende) at det å vedta en felles elektrnisk kalender ikke autmatisk betyr at den blir brukt. Bruk av fysisk bk er frtsatt utbredt. Av de vitenskapelige sm bruker elektrnisk kalender, er det klart flest sm bruker Ggle. Både intervjuer g kmmentarer i nettskjema gjør det klart at nen internasjnale frskningsnettverk har Ggle sm de fact standard fr avtaler med fagfeller utenfr egen enhet. NIKE Brukerundersøkelse 8

Antall 3.5 GENERELT OM KALENDERBRUK Intervjuene avdekket at Ggle kalender gså er et vanlig verktøy fr å administrere ppbevaring, henting g bringing av mine, dine g våre barn til g fra bpeler g fritidsaktiviteter. Ggle eier markedet fr avkmslgistikk. Fr mange er dette behvet mer kmplekst g ppleves mer kritisk enn de arbeidsmessige kalenderbehvene. En respndent bruker fr eksempel Ggle fr familiebehv g fysisk bk på jbb. «Det virker.» Vi antar at mbile enheter utgjør en betydelig del av «Annet.» I ettertid ser vi at vi kunne hatt en egen kategri fr dette. Siden Ggle såpass utbredt bør vi lage knkrete ppskrifter g veiledninger fr utveksling av data med Ggle, deri hvilke regler g rutiner sm gjelder fr sensitive data. Dersm nøytralitetshensyn tilsier det, lager vi heller veiledninger fr flere alternative systemer. 4 HVORFOR BRUKER IKKE ALLE UIOS FELLES KALENDER? Spørsmålet med svaralternativer var: Hvis du ikke bruker Ntes i dag, hvrfr ikke? (De sm bruker Ntes kan hppe ver dette spørsmålet.) Jeg har ikke behv fr en elektrnisk kalender Ntes dekker ikke mitt behv Vi har ikke innført Ntes i min enhet De jeg samarbeider med har ikke tatt i bruk Ntes Jeg bruker en annen kalender Jeg bruker det ikke av annen årsak Det var mulig å krysse av flere svar. Ttalt svarte 21 persner med ett eller flere alternativer (56 % av alle respndenter), sm er nesten alle sm har angitt ikke å bruke Ntes. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 95 53 Hvrfr ikke Ntes 37 35 11 53 NIKE Brukerundersøkelse 9

Mange (25 % av de sm har svart) pplever ikke å ha behv fr en elektrnisk kalender. Av de sm mener å ha behv fr elektrnisk kalender er det nesten en tredel (ttalt 29 % av de sm har svart) sm har angitt minst ett av «ikke innført ved min avdeling» eller «samarbeidspartnere bruker ikke Ntes». Denne årsaken understrekes gså i intervjuene g kmmentarene. Det er få sm har valgt vekk Ntes frdi de ikke ppfatter at det er tilstrekkelig gdt. De fleste barnesykdmmene Ntes hadde, er fr lengst kurert. De sm bruker Ntes i dag er strt sett ganske frnøyde med det viktige unntak at kalender g e-pst er i separate system. 4.1 INNFØRING AV KALENDERSYSTEM Mange kmmentarer i spørreskjema g intervjuer kan knyttes til innføringen av Ntes. Ntes ble på mange måter innfaset i stedet fr innført ved UiO, g knsekvensene av dette ser vi frtsatt. Det kan være mange grunner til at det ble slik. Det var lavt ressurspådrag gjennm innføringen Knseptet elektrnisk kalender var nytt, g dermed var nytteverdien ukjent UiO fikk ikke bygget ljalitet til g begeistring fr Ntes, hverken lkalt eller sentralt Et initielt dårlig rykte, sm Ntes fikk, er vanskelig å bli kvitt Det kan være sirkulære g selvfrsterkende årsaker til valg av kalender i et miljø. Bruksverdien av en elektrnisk kalender er avhengig av hvr mange andre sm bruker den. En del bruker ikke Ntes hvedsakelig frdi samarbeidspartnere ikke bruker Ntes, sm de ikke gjør frdi det ikke er innført, hvilket det aldri ble frdi alle i miljøet bruker annen kalender. Det kan bli en tilsvarende psitiv spiral ved høy bruksfrekvens i et miljø. Om det blir en psitiv eller negativ frsterkning avgjøres dermed i str grad av lanseringen. Dersm en elektrnisk kalender ikke raskt tas i bruk av tilstrekkelig mange samtidig risikerer man ikke å ppnå en kritisk masse brukere, g bruksverdien kan synke til et nivå der andre løsninger er mer attraktive. Dette vil igjen redusere verdien fr de sm frtsatt bruker fellesløsningen. En frsker sm i dag bruker annen kalender: Det har vist seg vanskelig å bli enige m å bruke Ntes på tvers av enheter. Det er altså mye sm tilsier at en utydelig innføring kan få knsekvenser i hele systemets levetid. Å innføre felles bruk senere enn lansering har budt på utfrdringer. Et nytt kalendersystem må innføres med kraft, entusiasme g et visst ressurspådrag. Det er et krt suksessvindu før knklusjnene trekkes blant brukerne, i nen tilfelle kan det være minutter. Viljen til å prøve et nytt system i første mgang er liten, g viljen til å prøve et nytt system en gang til er minimal. En viktig del vil være på plass i g med at e-pst g kalender kmmer i samme klient. Da vil i nen grad alle være deltagere i kalendersystemet uansett m det brukes aktivt av dem eller ikke. Det reduserer vel å merke ikke betydningen av at systemet brukes aktivt av flertallet, men senker markant terskelen fr bruk. NIKE Brukerundersøkelse 1

4.2 BRUKERVENNLIGHET Brukervennligheten må være gd, gså fr det flertallet sm bruker systemet lite. Det er avgjørende at funksjnene kan frstås, frtrinnsvis uten ekstra pplæring. Tilbud m pplæring er frtsatt viktig. Vi har sett mange eksempler på at ne beskrives sm umulig, sm reelt har sin årsak i manglende kunnskap. Ikke standard Windws-basert frsker: Det er ikke mfanget av muligheter sm er avgjørende, men tilgjengeligheten av dem. Med en økende mbil bruk er en tjeneste ikke helt ut tilgjengelig før den er tilgjengelig fra alle plattfrmer. Det må være enklest mulig å se hvrdan en ønsket handling skal utføres. Det er ikke realistisk at våre ansatte skal bruke mye tid på å lære seg et kalendersystem. Viljen til å bruke tid på å bakse med nye systemer med pplevd uklar nytteverdi er liten. Det er et tidvis verveldende antall systemer vi frventer at våre ansatte skal bruke g kunne, g bare et fåtall av disse er direkte relatert til å utføre kjerneppgavene faglige handlinger. Travel frsker: Funksjner er i bruk basert på påtvunget erfaring. Først etter at jeg hadde brukt Ntes en stund skjønte jeg verdien. (Vi skal fr rdens skyld gjøre ppmerksm på at dette ikke innebar at all påtvungen erfaring var pplevd sm et gde.) Lavfrekvent Ntes-bruker: Det blir irritasjn når flyten eller tankegangen får friksjn. Eller når man blir usikker. Lett å verse, men like viktig, er at brukere må kunne føle seg trygge på at de har utført handlingene riktig. Det er generelt str ppmerksmhet rundt synlighet g privat infrmasjn. Uansett system må vi derfr ha klare beskrivelser fr hvrdan infrmasjn gjøres synlig eller usynlig fr ulike grupper. Det er viktig både å beskrive fremgangsmåten g å beskrive hvrdan hver enkelt kan kntrllere hva sm er synlig fr hvem, jamfør sitatet m usikkerhet ver. Dersm det er usikkerhet m hva sm er skjult g synlig fr hvem skapes det usikkerhet g frustrasjn. Realistisk vil nen funksjner faktisk være krnglete, uavhengig av valgt system. Vi må derfr vurdere å sette pp beskrivelser av typen «dette er dessverre ikke mulig på nen enkel måte» fr å redusere tiden brukt på fruktløs søken. Flere har fremhevet stabilitet. E-pst g kalender er en kritisk tjeneste. At den ppleves sm stabil g pålitelig er viktig. 4.3 BRUKSVERDI Å vedta et ffisielt kalendersystem har i seg selv liten betydning. Kun et system sm raskt NIKE Brukerundersøkelse 11

ppleves å gi reell merverdi fr en kritisk masse i et miljø, kan frventes å bli en suksess. Det er avgjørende at løsningen ppleves gd ved lansering. Entusiasme fra mgivelsene gir insentiv til å prøve et system, bruksverdi insentiv til å frtsette å bruke det. Det betyr ikke at all funksjnalitet må lanseres fra første øyeblikk, men alt sm er viktig må lanseres g alt sm lanseres må fungere. Om man tvinges til et slikt valg, er det bedre m systemet innføres t måneder frsinket enn t måneder før det er fullt fungerende. Implementasjnsprsjektet bør identifisere frskjellige muligheter fr merverdi. Et eksempel kan være veiledning. Prfessr ved et undervisningstungt fakultet: Jeg vil hlde styr på veiledning av enkeltstudenter. Hlde rden på møterekke, knversasjn, siste versjn av dkumentet, frister, gjøre-før-dater g jeg vil kunne lese kalenderen ut fra studentens navn. Det blir viktig å presentere de funksjnene vi frventer kan gi merverdi på en lett frståelig måte. Systemet må ppleves sm et verktøy. Å finne, identifisere g presentere bruksverdi fr flest mulig grupper brukere er en viktig del av implementasjnen. 5 BRUK AV EPOST-PROGRAMMER Spørsmålet g svaralternativene var: Hvilke epst/kalenderprgrammer bruker du i dag? Thunderbird Outlk Evlutin Pine Webmail intes Ntes Apple Mail Prgram på min mbiltelefn Prgram på mitt nettbrett/ipad/lignende Annet Det var mulig å krysse av flere svar. Ttalt 369 svarte. 5.1 BRUK AV E-POSTPROGRAMMER GENERELT Vi fikk følgende frdeling av klienter, frdelt på plattfrm. NIKE Brukerundersøkelse 12

3 25 2 15 5 Bruk av e-pstprgrammer Windwsplattfrm Macplattfrm Linuxplattfrm Det er vanlig å bruke UiOs standard e-pstlesere, 72 % (267 av 369) bruker Thunderbird. Det vil være en betydelig transaksjnskstnad fr virksmheten å bytte ut Thunderbird med et annet prgram. Webmail er mye brukt g hvrdan denne fungerer er viktig. 5.2 BRUK AV E-POST PÅ MOBILE ENHETER Det var følgende frdeling av svar fr hvem sm leser på mbile enheter g hvem sm ikke leser på mbile enheter. Svarene frdeles på møtefrekvens angitt tidligere. % Mbil bruk av e-pst 5% % Ikke mbil/nettbrett Også mbil/nettbrett 1 eller flere møter pr uke 5-9 møter pr uke -4 møter pr uke Det er 22 % sm angir å bruke smarttelefn eller nettbrett fr e-pst. Dette samvarierer ikke med møtefrekvens eller med stillingskategri, heller ikke med Ntesbruk. Vi kan riktignk se en samvariasjn der Outlk- g Ggle-brukere tenderer til ftere gså å være mbile e- pstlesere. Vi har ikke data fr m dette er mbile enheter betalt av universitetet eller av vedkmmende selv. Det ser altså ut sm ny teknlgi tas i bruk ut fra persnlig interesse, g at de sm ikke har trang til å ligge i frkant teknlgisk sett, heller ikke vesentlig lar seg påvirke av arbeidsmessige krav. NIKE Brukerundersøkelse 13

Det kan se ut sm det å ville ta i bruk ny teknlgi ikke samvarierer med stillingstype eller innhld. Andelen mbil lesning er i økning, g mbil teknlgi er frtsatt i startfasen. Vi har sett flere eksempler i intervjuene på at nettbrett brukes sm rent arbeidsverktøy. Etter hvert sm teknlgien mdnes, må vi anta dette blir vanligere. Enkelte har gså gått langt i å bli reelt papirløse g har i stedet saksdkumentene kun elektrnisk. 5.3 E-POST ER UIOS VIKTIGSTE ARKIV Mange, til dels svært mange, mente de var uvanlige i den frstand at de tk vare på e-pst sm persnlig arkiv fr dkumenter så vel sm kmmunikasjn. Det er ikke bare fr utveksling av infrmasjn, men gså fr histrikk. Nesten alle vi har intervjuet: Jeg er kanskje litt uvanlig. E-pst er mitt viktigste arkiv, jeg er fullstendig avhengig av tilgang til all e-pst fra tidenes mrgen Dette kan ha vært den vanligste uttalelsen i intervjuene. At alt skal tilgjengelig g søkbart, g at all e-pst må kunne verføres fra gammelt til nytt system er av str betydning. En i ledende vitenskapelig stilling frmulerte seg enda tydeligere: Frsker i ledende stilling: Jeg har arkiv t steder. ephrte er fr de mer høytidsstemte saker g dkumenter. Alt annet, g alt før det, er på e-pst. Da kan jeg i hvert fall søke på persn. Eller de ligger på felles filmråder, men dette er sårbart fr sletting g andre menneskelige feil. Denne løsningen bør vi vekk fra, men det er en seig materie. Sm en følge av dette er det avgjørende at e-pst kan verføres fra eksisterende til et eventuelt nytt system. 6 FUNKSJONALITET 6.1 SKILLE JOBBKALENDER FRA PRIVAT KALENDER Nettskjemaet hadde et eget punkt m private kalendre. Spørsmålet g svaralternativene var: Vil du skille en prfesjnell kalender fra din private kalender Jeg vil hlde dem fra hverandre Jeg vil kunne se privatkalender sammen med jbbkalender Jeg vil bruke jbbkalender gså til private avtaler Spørsmålet er ikke interessant eller ikke relevant NIKE Brukerundersøkelse 14

Ved en feil var det mulig å krysse av fr flere svar. 368 persner satte til sammen 422 avkrysninger. 33 av disse dbbeltavkrysningene var «se dem sammen» g «bruke samme kalender,» mens 15 var «se dem sammen» g «hlde dem fra hverandre.» Dette gir en viss verrepresentasjn av «se sammen.» Privat g prfesjnell kalender 12 8 6 4 2 31 14 87 49 51 41 16 18 1 1 4 Vitenskapelig Tekn/adm Deltid/annet 1 Hlde adskilt Se dem sammen En kalender Ikke relevant Det er uansett ingen tvil m at det er viktig å kunne se flere kalendere i samme «view.» Ut fra kmmentarene betyr dette sm regel at UiOs kalender skal kunne sees sammen med Ggle. Integrasjn med Ggle må være gd, g gdt beskrevet. 6.2 ØNSKER OM FUNKSJONALITET Spørsmålet g svaralternativene var: Hvilke funksjner er viktigst fr deg? (Vi tenker her på tillegg til ren kalenderfunksjn. Kryss av inntil 3-4 alternativer.) Rmbestilling Arkivering/utveksling av dkumenter Egne kntakter/adressebk lagret sentralt Fraværsmeldinger Integrert telefn/videknferanse Undervisningsppdrag autmatisk plassert i kalender Gjøremålslister («t d») Invitasjner til g fra eksterne samarbeidspartnere Integrering mt enkelt prsjektstyringsverktøy Ressursbestilling (prsjektr.l.) Kbling til ssiale medier Man kunne altså krysse av flere svaralternativer. Ttalt har 341 svart med ett eller flere alternativ (92 %). NIKE Brukerundersøkelse 15

Antall kryss 2 18 16 14 12 8 6 4 2 Funksjnsønsker 1 eller flere 5-9 møter pr uke -4 møter pr uke Svarene frdeler seg i tre kategrier med hensyn til ppularitet. Først g fremst er det tydelig at brukerne primært etterspør de basale funksjnene. Gjøremålslister, rmbestilling, egne kntaktlister g fraværsmeldinger er det viktigste å få på plass. Men gså de tre neste, dkumenthåndtering, eksterne invitasjner g undervisningsppdrag direkte inn i kalender har fått ver eller nesten 25 % avkrysning, g i intervjuene vektlegges disse behvene. Disse funksjnene gir altså gså betydelig bruksverdi. De fire minst ppulære er gså til dels i utkanten av mandatet. Vi kan tr at ssiale medier vil vkse i betydning, men det er ikke en priritert tjeneste ved UiO i dag. Å gi bruksverdi til flest mulig grupper bidrar til å ppnå kritisk masse brukere i flest mulig miljøer. Eksempelvis kan enkel tilgang til egne g andres undervisningsppdrag være med å gi en kalendertjeneste bruksverdi fr flere enn de tungt møtebelastede. Det er mange møter med eksterne deltagere. Det er derfr viktig å kunne håndtere invitasjner til g fra dem på en effektiv måte. Mens dette ikke er en kritisk tjeneste, ser det ut til at spesielt best mulig integrasjn med Osl Universitetssykehus kan påvirke arbeidshverdagen. Spesielt fra tunge kalenderbrukere er det et uttalt behv fr versjnskntrll av møtedkumenter. De har vist seg å kunne være like mange «siste» versjner av fremleggsntat sm Kjell Bækkelund kunne ha avskjedsknserter. Håndhldte enheter begynner fr nen å erstatte utskrifter, g dette kan vi frvente at akselererer. Det gir mulighet til stadig flere g senere ppdaterte siste versjner. Det blir stadig viktigere å ha den til en hver tid siste versjn av et dkument liggende ett, g kun ett, sted sm er lett tilgjengelig fra alle plattfrmer. Enkel dkumenthåndtering er tett knyttet til e-pst g kalender, spesielt filverføring g felles tilgang til møtedkumenter. Søkefunksjner i e-pst g tilstrekkelig diskplass er viktig. Mer avansert dkumenthåndtering er utenfr NIKEs mandat. NIKE Brukerundersøkelse 16

7 OPPSUMMERING Det viktigste funnet er kanskje hvr str betydning det har å få etablert tjenesten på riktig måte. Det er lite mtstand mt en elektrnisk kalender sm sådan. Den er heller etterspurt. Innføringsfasen når mange prøver systemet samtidig er kritisk. Det er lav terskel fr å velge ikke å bruke et system. Det er viktig å tilby et bredt nk spekter tjenester til at mange nk grupper finner tjenesten nyttig g at den gir dem verdi. Windws er verlegent mest utbredt på skrivebrdet. Linux er lite utbredt sm eneste maskin. Mbile plattfrmer er allerede etablert sm et arbeidsverktøy g disse er i vekst. Ggle er utbredt. Universitetets ansatte har mfattende kntakt med mverden. Å beskrive g lette prsedyrer fr kntakt utenfr institusj9nen er viktig. Kntaktlister er en nær kritisk ressurs fr en ikke ubetydelig gruppe ansatte. NIKE Brukerundersøkelse 17