Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Dato: Formannskapssalen, Halden rådhus 07.03.2017 Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00 eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 2017/1 PS 2017/2 PS 2017/3 PS 2017/4 PS 2017/5 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll Referatsaker RS 2017/1 Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen 2016/2472 PS 2017/6 Valgstyret - konstituering 2016/2472 PS 2017/7 Stemmesteder og stemmekretser - Stortingsvalget 2017 2016/2472 Side nr. Thor Edquist ordfører 2
PS 2017/1 Godkjenning av innkalling PS 2017/2 Godkjenning av saksliste PS 2017/3 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2017/4 Representanter til foreløpig godkjenning av protokoll PS 2017/5 Referatsaker 3
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 011 2016/2472-12 20.02.2017 Randi Sommerseth Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2017/1 09.03.2017 Utsendte vedlegg 1 Valgdirektoratets brev av 01.09.16 Medsaksbehandlere Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Sammendrag av saken: Som det ble gjort rede for i saken som ble behandlet av kommunestyret 08.12.16 (sak PS 2016/127 «Stortings- og sametingsvalg 2017 todagers valg»), så vil Halden kommune benytte elektronisk avkryssing av manntallet på valgdagene ved årets stortingsvalg. Kommunen har allerede ved flere valg benyttet elektronisk manntall under forhåndsstemmingen, men det er i år åpnet for at dette også kan gjøres på valgdagene. Valgdirektoratet sendte den 01.09.2016 ut et brev til alle landets kommuner og fylkeskommuner der det blir gitt informasjon om elektronisk avkryssing i manntall på valgdagene. Brevet redegjør for ordningen. Det pekes også på hvilke vurderinger som må gjøres og hvilke forberedelser/tiltak som må være på plass når en kommune tar i bruk ordningen med elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Valgdirektoratets brev oversendes valgstyret, til orientering. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 4
Valgstyrene Deres ref.: Vår ref.: 2016/126 Dato: 01.09.2016 Elektronisk avkryssing i manntall på valgdagen Valgdirektoratet viser til brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet av 17.06.2016 angående endringer i valgloven. Blant endringene ble det tilføyd en ny bestemmelse i 9-5 a om elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen. Med dette brevet ønsker direktoratet å gi valgstyrene i kommunene noe utfyllende informasjon om hva en overgang til elektronisk avkryssing vil innebære. Elektronisk avkryssing i manntallet har blitt gjennomført som et forsøk ved de tre siste valgene. Evalueringene har vist at kommunene som har deltatt i forsøket har vært svært fornøyde, og ønsker ikke å gå tilbake til rutinen med papirmanntall. Hensikten med å innføre elektronisk avkryssing i manntallet som en permanent frivillig ordning, er at dette vil effektivisere valgavviklingen på valgdagen både for velgere og valgfunksjonærer. Dette gjelder både i valglokalet, under opptellingen og ved valgoppgjøret. I tillegg vil elektronisk avkryssing redusere antallet feilavkrysninger i manntallet, da valgfunksjonæren gjerne benytter strekkoden på valgkortet for å slå opp velgeren i manntallet. Bruk av elektronisk avkryssing i manntallet vil videre føre til en mer ensartet valghandling for velgeren, uavhengig av hvor i kommunen man stemmer. Dette fordi man vil fjerne bruken av konvolutter for velgere som stemmer i en annen krets enn vedkommende er manntallsført. Dette vil også i større grad sikre prinsippet om hemmelige valg. Dersom kommunen velger å benytte seg av denne ordningen, er det enkelte hensyn som må tas i planleggingen av valggjennomføringen. Valgdirektoratet ønsker å skissere disse, slik at kommunen i best mulig grad kan forberede seg til neste års valg. Utstyr/nettilgang Dersom kommunen ønsker å innføre elektronisk avkrysning i manntallet på valgdagen, er det en forutsetning at dette innføres i samtlige av kommunens kretser. 5
Kommunen må forsikre seg om at det er stabil nettilgang i alle valglokalene på valgdagen. Direktoratet vurderer at det kan være hensiktsmessig å undersøke dette i forkant av valgdagen. Valgdirektoratet vil anbefale en kablet nettløsning, da dette er den sikreste måten å sørge for stabil nettilgang. Videre er det viktig å sørge for gode back-up løsninger på nettilgangen, i tilfelle tilgangen er ustabil. Mulige back-up løsninger vil kunne være trådløst nett, eller kjøpte rutere med 4Gnettilgang. Det kan være fordelaktig å få bistand fra eventuelle IT-ansvarlige i kommunen til dette arbeidet. Merk at det ikke er anledning til å benytte papirmanntall som en back-up løsning. Dersom kommunen velger å benytte seg av elektronisk avkryssing i manntallet, er dette det eneste manntallet som skal benyttes for avkryssinger. Ved en innføring av elektronisk avkrysning i manntallet, vil kommunen måtte benytte PC-er i alle valglokalene. Kommunen må derfor sørge for at det finnes tilstrekkelig antall PC-er til å håndtere velgermassen i valglokalene. Dersom kommunen må kjøpe inn nye PC er til dette formålet, er det viktig at det settes av midler i valgbudsjettet til dette. Betydning for rutiner Fremmede stemmer Elektronisk avkryssing i manntallet vil bety en rutineendring for kommunene. For kommuner med flere kretser, vil man ikke lenger motta fremmede stemmer. Dette skyldes at et elektronisk manntall vil gi tilgang til manntallet for hele kommunen. Velgeren kan da gå til hvilken som helst valglokale i kommunen, avgi stemmen rett i urnen og bli krysset av i manntallet. Denne rutineendringen innebærer dermed at kommunen ikke trenger å behandle fremmede stemmer etter at valglokalene er stengt. Kommunene må imidlertid forholde seg til en ny stemmetype, kalt beredskapsstemmer. Beredskap Dersom kommunen opplever å miste tilgang til nettet i løpet av valgdagen, og ikke greier å få koblet til back-up løsningen, må kommunen benytte en beredskapsrutine. Ved en eventuell beredskapssituasjon, må stemmegivninger avlegges i konvolutt. Det vil foreligge spesifikke oransje beredskapskonvolutter som skal benyttes i dette tilfellet. Beredskapsstemmene må behandles sentralt i kommunen etter at valglokalene er stengt. Det er ikke anledning for kommunen å benytte beredskapsrutinen i stedet for elektronisk avkryssing. Dersom kommunen velger å benytte elektronisk manntall, skal dette være tilgjengelig i alle kommunens valglokaler. Kommunal- og moderniseringsdepartementet arbeider med en forskrift for en beredskapsprosedyre. Denne vil være mye tilsvarende den som allerede benyttes under forhåndsstemmeperioden. 2 6
Kretsvise resultater Det er fortsatt slik at velgeren tilhører en bestemt krets. Velgeren kan imidlertid stemme hvor som helst i kommunen. Når velgeren slipper stemmeseddelen rett i urnen, vil det ikke være mulig å spore denne tilbake til vedkommende. Stemmeseddelen må derfor telles opp i den kretsen hvor velgeren faktisk møtte opp og avga sin stemme. Dette innebærer at kretsvise resultater og oppmøteprosent kan bli noe annerledes fra tidligere år. Det er viktig å merke at resultater og oppmøteprosent ikke blir feil, men de vil gjelde for faktisk oppmøte og resultat i den aktuelle kretsen. Videre så vil det ikke bli noe forskjell i resultater og oppmøteprosent totalt for hele kommunen. 3 7
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 011 2016/2472-15 28.02.2017 Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2017/6 09.03.2017 Valgstyret - konstituering Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Formannskapets medlemmer er valgt som kommunens valgstyre, jfr. PS 2015/105 (valgl 4-1). Det vil være hensiktsmessig at rådmannen gis myndighet til å forestå de praktiske arbeidsoppgavene knyttet til forberedelse og gjennomføring av valget. Når det gjelder prøving og opptelling av forhåndsstemmer (valgl 10-1) og endelig opptelling av stemmesedler på valgdagen (valgl 10-6), så forutsetter valgloven at dette skjer «under valgstyrets tilsyn». I tråd med Halden kommunes sedvane anser rådmannen det som hensiktsmessig at det velges et arbeidsutvalg for valgstyret som ivaretar disse oppgavene. Rådmannens innstilling: 1. Valgstyret delegerer myndighet til prøving og opptelling av forhåndsstemmer og til å føre tilsyn med endelig opptelling av stemmesedler fra valgtinget til et arbeidsutvalg bestående av følgende medlemmer fra valgstyret: Medlemmer: Varamedlemmer: 2. Valgstyrets myndighet for øvrig i saker som ikke er av prinsipiell betydning delegeres til rådmannen. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: Økonomiske forhold x Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Dokumentet er elektronisk godkjent av: Martin Vik 8
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 011 2016/2472-13 22.02.2017 Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 2017/7 09.03.2017 Utsendte vedlegg Stemmesteder og stemmekretser - Stortingsvalget 2017 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Rådmannens innstilling: 1. Stemmekretsantallet 7 og stemmekretsgrenser endres ikke. 2. Stemmelokalet i krets 05 Tistedal flyttes fra Frelsesarmèen til Tistedal skole/alt. Tistedalshallen av hensyn til bl.a. universell utforming og elektronisk avkryssing i mantallet. For øvrig endres ikke stemmelokalene. Bakgrunn Saksutredning: Vedtak i Kommunestyret 8.12.2016 Halden kommune opprettholder 2 dagers-valg i hele kommunen. 1. Stemmekretser Det er en tid siden valgstyret har drøftet kommunens inndeling i stemmekretser med tilhørende valglokaler. Skal endringer gjøres her må det vedtas før 31. mars 2017: Valgloven lyder: 9-3.Tid og sted for stemmegivningen. Organisering (1) Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Folkeregistermyndigheten skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret. Antallet stemmekretser ble sent på 1900-tallet nedsatt fra 14 til dagens 7. 9
Administrasjonens vurdering er at man for Stortingsvalget 2017 fastholder stemmekretsinndelingen som fra tidligere, idet den synes å fungere hensiktsmessig. 2. Stemmesteder Valgrundskrivet sier om temaet: 12.4 Sted for stemmegivningen 12.4.1 Antall valglokaler Valgloven 9-3 inneholder regler om antall stemmesteder/valglokaler. Kommunestyret, eller valgstyret etter delegering, bestemmer hvor mange stemmekretser og dermed hvor mange valglokaler det skal være i kommunen. Dersom valgstyret ønsker å gjøre endringer i antall stemmekretser fra foregående valg, må slike vedtak gjøres innen 31. mars i valgåret. Dette følger av bestemmelsen om at folkeregistermyndigheten skal orienteres om slike vedtak innen denne datoen. Det er viktig å presisere at det kun skal være ett valglokale i hver stemmekrets. Dersom kommunen ønsker å ha flere valglokaler i en stemmekrets, må kretsen deles i to. Det er ikke tillat å ha flere valglokaler i samme stemmekrets, eller at en stemmekrets ikke har et valglokale. Kommunen må slå sammen kretser hvis en krets mangler valglokale. Når kommunestyret/valgstyret skal fastsette antallet valglokaler og hvor stemmegivningen skal foregå, må det legges avgjørende vekt på hensynet til velgerne. Det må holdes stemmegivning på flere steder når det er nødvendig av hensyn til velgerne. Valgmyndighetene bør bestrebe seg på å legge forholdene til rette slik at man kan unngå kø. Selv om Hjortsbergkretsen vokser, er det nok av plass i Hjortsberghallen til å øke antallet roder for avkryssing enda mer (noe som ble gjort ved forrige Stortingsvalg). Administrasjonen foreslår å flytte valglokalet i krets 05 Tistedal til nye Tistedal skole med bakgrunn i at stemmelokalene skal være hensiktsmessige både for velgerne og for valgavviklingen. Nytt av året er elektronisk avkryssing i manntallet, og det innebærer at vi er i behov av stabil internettlinje. Etter befaring på nye Tistedal skole har vi kommet til at skolens hovedinngang med heis og trapp opp i valglokalet det store kultur/allrommet i 2. etasje - vil fungere godt i forhold til lokaliteten hos Frelsesarmeen. Her unngås køer, parkeringsproblemer, manglende universell utforming etc. Konklusjon: Basert på ovenstående vil oversikt over stemmekretser, valglokaler og åpningstider da se slik ut for kommende valg i 2017: Stemmekrets: Stemmelokale: (Antall stemmeberettige 2013): 01 Halden Konservativen 4831 02 Hjortsberg Hjortsberghallen 5207 03 Låby Låby skole gymsal 3280 04 Berg Berg skole gymsal 1371 05 Tistedal Tistedal skole 2537 06 Idd Risum u. skole gymsal 3580 07 Prestebakke Prestebakke skole/samfunnshus 656 Åpningstider ved samtlige stemmesteder: Søndag 10. september 2017 kl. 16.00-20.00 Mandag 11. september 2017 kl. 09.00-20.00 Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: 10
Økonomiske forhold Juridiske forhold Personalspørsmål Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet Betydning for eiendomsforhold X IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder eldre X Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Dokumentet er elektronisk godkjent av: 11