MØTEBOK Arkivsaksnr.: 15/956-5 Ark.: 000 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: / Formannskapet 6/16 Oppvekst- og kulturkomiteen 19.04.2016 Saksbehandler: Rønnaug Egge Braastad, Tjenesteleder P3-VEDTAK: VIDERE UTVIKLING AV KAPASITET VED HARESTUA SKOLE Rådmannens innstilling: 1. Det igangsettes et forprosjekt for etablering av tilfredsstillende fremtidig kapasitet ved Harestua skole. 2. Det avsettes kr 800 000,- i investeringsbudsjettet 2016 til gjennomføring av forprosjektet i 2016. 3. Investeringsbudsjettet justeres ihht vedlagte tabell. 4. Tiltaket fra Oppvekstplanen som utredning av musikkrom og annet bringes inn i forprosjektet for utvikling av Harestua skole.
Sammendrag: Bakgrunnen for saksfremlegget er vedtak som fulgte av sak 50/15 «Skolebruksrapport: Elevtallsutvikling ved Harestua og Grua skoler», 11. juni 2015. Nevnte rapport er forankret i Oppvekstplanens kapittel 3.1 milepælsplan investeringer. Skisseprosjektfasen er nå gjennomført. Det er analysert behov og omfang av behov for kapasitetsutvidelse, samt økonomisk ramme for denne. Saken presenterer ulike alternativer med tilhørende økonomisk konsekvenser. Arbeidet har avdekket usikkerhet knyttet til når det er behov for kapasitetsutvidelse i forhold til elevtall, selv om prosjektgruppa fremdeles mener denne situasjonen vil inntreffe. Det vesentlige elementet er behovet for økt kapasitet til spesialrom og areal til lærere. I tillegg er det bekreftet og beskrevet behov for oppgradering av andre arealer ved skolen. Saken fremmer en innstilling for et P3-vedtak som betyr en trinnvis utbygging, hvor kapasitet til lærer-arealer og utbedring av enkelte andre fasiliteter prioriteres først. Endelig økonomisk konsekvens av prosjektet vil bli utredet i neste fase av prosjektet. For alternativet det innstilles på antydes en kostnadsramme på omlag 15 mill.kr. Den økonomiske rammen for gjennomføring av forprosjekt settes til kr 800 000,- og innarbeides i investeringsbudsjettet for 2016. Saksutredning: I følge «milepælsplan for investeringer» inneholder konseptfase (skisseprosjekt) aktivitetene A9-A22. Disse aktivitetene er gjennomført, og ligger til grunn for P3- vedtaket, som fremmes i denne saken. Arbeidet i konseptfasen er ledet av ekstern prosjektleder fra HR-prosjekt AS. FAKTA: Aktiviteter for Konseptfase frem til P3: A9 Avstemme aktiviteter og faseinndeling etter prosjektets egenart A10 Økonomiske beregninger/analyser
- Utført og lagt til grunn for videre arbeid. Referanse: presentasjon forelagt prosjektgruppa 19.02.16 (endelig avstemt 11.04.16) - Sammendrag (oppsummering) er vedlagt (Vedlegg 1) A11 Revidere interessentanalyse - Innhold vist i notat nr 04 vedrørende interessenter (Vedlegg 2) A12 Etablere prosjektorganisasjon med interessenter/tillitsvalgte/vernetjeneste - Oppdatere organisasjonskart - Innhold vist i notat nr 04 vedrørende interessenter (Vedlegg 2) A13 Gjennomføre brukerprosess og medvirkning. Lede, administrere og dokumentere. - Agenda fremgår av Notat 05 av 04.11.15 (Vedlegg 4) - Det er holdt informasjonsmøte med eksterne interessenter 18.11.15. - Dette er ellers utført og lagt til grunn for videre arbeid, dato 11.04.16 A14 Reguleringsplanprosessen - Ikke relevant, og uaktuelt nå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A15 Vurdere skisser/tekniske løsninger tilgjengelig areal - Se vedlegg 4 A16 Alternative løsninger - Se notat nr 03 av 02.02.16 (Vedlegg 3) og presentasjon av 19.02.16. (Vedlegg 5). A17 Bygg programmering - Ikke relevant og ikke utført ennå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A18 Risiko for anslag/synliggjøre usikkerhet - Se notat nr 03 av 02.02.16 (Vedlegg 3)
A19 Helhetlig samfunnskonsekvenser - Se notat 03 av 02.02.16 (Vedlegg 3) A20 Utarbeide tegning og eventuelt kartgrunnlag - Ikke relevant og uaktuelt nå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A21 Driftskonsekvenser - Ikke relevant og uaktuelt nå, tas i neste fase; «Planleggingsfasen» A22 Prosjektforslag til politisk behandling med oppdatert budsjettforslag - Vedlagte saksfremlegg VURDERING/DRØFTING: Skoleutbygging Utredningsarbeidet i skisseprosjektet har vært omfattende. Det er utført mer arbeid og analyser enn det en normalt gjennomfører i denne fasen. Dette har også resultert i at prosjektet nå sitter med bedre innsikt i utfordringene knyttet til både byggets beskaffenhet og driftsforholdene enn vanlig. I tillegg er det gjennomført en rekke medvirkningsaktiviteter for å sikre at flest mulig forhold er belyst og drøftet. Resultatet av dette arbeidet er at prosjektgruppen på et tidspunkt satt med 11 ulike alternativ for mulige løsninger. Noen av disse er vist i skissen under:
Deretter har prosjektgruppen valgt å prioritere sin diskusjon rundt tre alternative løsningsmodeller. Disse alternativene er: A. Modulbygg på 160 m2 bygges i enkel utførelse uten inngripen i eksisterende bygg. Modulen kan være frittliggende eller med direkte tilknytning til bygget. Estimat: 5 MNOK B. Ombygging på barneskolen bygges med utgangspunkt i skisse for frittliggende bygg (tidligere kalt alternativ 4 som vist i presentasjon i møte med prosjektstyre 10.03.16). Dette vil være en tradisjonell utbygging med permanent grunnarbeid og modulbygg/elementbygg i ett plan og to klasserom. Det legges opp til en fremtidig mulighet for en andreetasje i modul satt rett på denne tas med som opsjon i kontrakt med entreprenør. Nye og utvidede plasser for lærerne bygges i eksisterende bygningsmasse, eksisterende våtroms-kjerner renoveres og erstattes med nytt utstyr der dette trengs. Alternativet innbefatter innvendig oppgradering som maling, kanalrensing i ventilasjonsanlegget og noen nye vegger. Estimat: 15 MNOK
C. Tilbygg i 1964-bygget, hvor prosjektet blir en separat byggesak på tradisjonelt vis og fremdrift tilpasses drift av skolen. Det må påregnes kostnader med oppgradering til dagens byggesakskrav. Alternativet tar med nye areal på mellom 320 og 480 m2, hvor forprosjektet må bestemme hvilke driftsforhold som skal veie tyngst ved utforming av bygningskroppen, blant annet det tekniske nivået på bygget og tilhørende behov for lærerarbeidsplasser og møterom. Utbyggingskostnad usikkert, anslått til om lag 30 MNOK. Prosjektgruppa har avsluttet sitt skisseprosjekt med konklusjon om en anbefaling av alternativ B over. Dette ser ut til å være den mest fleksible løsningen for skolen, og vil dekke de viktigste behovene brukerne har synliggjort gjennom medvirkning om vurdering av skolebruken på Harestua skole og økt elevtall (vedleggxx notat 02). Skisseprosjektet anbefaler dermed en tradisjonell utbygging, hvor det prosjekteres minst to klasserom som dekker en økning i elevtallet på 60 elever. I tillegg vil det eventuelt kunne økes med to eller tre klasserom i senere bygg for inntil 125 elever. Tilhørende arbeidsrom for lærerne og ekstra lærerbehov som dette medfører, tas gjennom ombygging av eksisterende bygningsmasse med ombygging og flytting av funksjoner til en bedre logistikk på bygget. Sammenheng mot modulbygget i Eventyrskogen barnehage Prosjektgruppen har parallelt med arbeidet også utredet mulighetene for flytting/gjenbruk av modulbygget i Eventyrskogen barnehage. Det er utarbeidet et notat (internt notat datert 30.03.16, vedlegg x), som beskriver mulige handlingsalternativer. I kommunestyret 7. april ble det vedtatt i sak 34/16 at rådmannen skulle komme tilbake med alternativer for etterbruk/videre utleie av modul, jmf. alternativ 3 c) i notatet nevnt over. Prosjektet vil i forprosjektet avklare mulighetene for ren avvikling av kontrakten og/eller mulige løsninger hvor utleier kan komme alternativer for modulbygget, slik at det kan støtte valgt løsninger for utvikling av Harestua skole. Det kan for eksempel være bytte av barnehage-moduler til moduler som er tilpasset skolevirksomhet. Neste fase forprosjekt Foreslått fremdrift kan kortfattet skisseres ved at forprosjekt starter snarest etter P3-vedtak med målsetning om å være avsluttet tidlig høst 2016. Prosjektering gjøres frem til tidlig vår 2017, slik at utbygging kan ferdigstilles til skolestart høsten 2018. Det skal være normal drift på skolen i de areal som er ikke er berørt av byggeprosessen. For arealer som blir berørt av byggeprosessen skaffes det midlertidige avlastingsrom i umiddelbar nærhet. Dette løses i driften på skolen og
styres av rektor. Det må settes opp eget budsjett for dette og omfanget må defineres i forprosjektet. I den neste fasen forprosjektet - skal alle forhold knyttet til realisering av overnevnte alternativ planlegges og kvalitetssikres. Dette omfatter også eventuelt valg av anskaffelse. Det vil bli nødvendig å benytte ekstern bistand for å sørge for en faglig forsvarlig gjennomføring for noen av disse områdene. Forprosjektet vil også ta inn i seg arbeidet med gjenbruk av gymsalen ved skolen til for eksempel musikksal. Tiltaket fra Oppvekstplanen som omhandler dette med tilhørende aktivitet for 2016/2017 bringes med dette inn i arbeidet. KONKLUSJON Rådmannens innstilling: 1. Det igangsettes et forprosjekt for etablering av tilfredsstillende fremtidig kapasitet ved Harestua skole. 2. Det må avsettes kr 800 000,- i investeringsbudsjettet 2016 til gjennomføring av forprosjektet i 2016. 3. Tiltaket fra Oppvekstplanen som utredning av musikkrom og annet bringes inn i forprosjektet for utvikling av Harestua skole. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt til behandlende organ: Vedleggene legges frem i møtet. Øvrige dokument: Skolebruksrapport: Elevtallsutvikling ved Harestua og Grua skoler Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær