FS-35/10 Styringsdokument for fellesstyret

FS-35/10 Styringsdokument for fellesstyret Sekretariatet arbeidet videre med utkast til styringsdokument for fellesstyret. På bakgrunn av blant annet styrebehandlingen av styringsdokumentet 31. august, vil sekretariatet legge frem et forslag til endelig versjon på fellesstyrets møte i oktober. Forslag til vedtak: Fellesstyret viser til utkast til styringsdokument for fellesstyret 31. august 2010, og ber sekretariatet legge frem et endelig utkast til styringsdokument for fellesstyret til neste styremøte, basert på innspill og eventuelle forslag til justeringer som fremkom på møtet. Vedlegg 1

Styringsdokument for Prosjekt Rubicon, prosjektet for samorganisering og samlokalisering av Norges veterinærhøgskole og Universitetet for miljøog biovitenskap Fellesstyret NVH - UMB Versjon til fellesstyrets møte 31. august 2010 1

2

Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 5 2 Formålet med styringsdokumentet... 5 2.1 Overordnet plandokument... 5 2.2 Prosjektplan... 6 2.3 Ledergruppe og sekretariat... 6 2.4 Behandling og godkjenning av styringsdokumentet... 6 3 Overordnete rammer... 6 3.1 Grensesnitt mellom fellesstyret og styrene ved UMB og NVH... 7 3.2 Grensesnitt til andre prosjekter... 8 4 De enkelte delene av styringsdokumentet... 9 5 Tidsplan for gjennomføring av prosjekt Rubicon... 9 6 Organisering av prosjekt Rubicon... 10 6.1 Prosjektorganisering... 10 6.2 Budsjett for prosjekt Rubicon... 11 7 De enkelte hovedområdene i prosjekt Rubicon... 11 7.1 Hovedområdet Strategi og visjon... 11 7.2 Hovedområdet Faglig organisering... 11 7.3 Hovedområdet Bygg og anlegg... 12 7.4 Hovedområdet Styring, ledelse og administrasjon... 12 8 Prosjekt Rubicon: Prosjektorganisering... 12 9 Informasjon og kommunikasjon... 13 10 Vedlegg: Prosjektplaner for hovedområdene (ufullstendig oppdateres når mandater og prosjektledelse for prosjektene er utarbeidet og godkjent av fellesstyret høsten 2010.) 13 10.1 Hovedområdet Bygg - aktuelle prosjekter... 14 10.1.1 Prosjekt Nybygg,... 14 10.1.2 Prosjekt samlokalisering mellom IHA og veterinærmiljøet... 14 10.1.3 Prosjekt Nytt Senter for husdyrforsøk... 15 10.1.4 Prosjekt Akvariefunksjonene... 15 10.1.5 Prosjekt Eksisterende bygg... 15 10.1.6 Prosjekt Forberede flytting til Ås... 16 10.2 Hovedområde Faglig organisering: aktuelle delprosjekter... 16 10.2.1 Prosjekt:Samarbeid med forskningsinstitusjonene på Campus Ås... 16 10.2.2 Prosjekt: Samarbeid med universiteter, høyskoler, næringsliv og andre eksterne... 17 3

10.2.3 Styring og ledelse... 17 10.2.4 Administrasjon og teknisk støtte... 18 4

1 Innledning Norges veterinærhøyskole (NVH) er vedtatt lokalisert på Ås og organisert sammen med Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) når nye bygg for NVH og Veterinærinstituttet er ferdigstilt. 1. mars 2010 ble det oppnevnt et fellesstyre for NVH og UMB med mandat til å forberede og treffe beslutninger om: Mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodeller for den nye institusjonen Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester Fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak. Fellesstyret bygger videre på arbeidet som interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB utførte fra oktober 2008 til mars 2010. Anbefalingene i sluttrapporten som ble overlevert 1. mars 2010 til Kunnskapsdepartementet er en sentral del av styringsdokumentet. Samorganiserings- og samlokaliseringsprosessen er en stor utfordring for begge institusjoner. Fellesstyrets målsetting med styringsdokumentet er å sikre at utdanning, forskning og formidling kan videreføres under hele omstillingsprosessen på samme nivå som tilsvarende i 2010. Fellesstyret har av denne grunn lagt vekt på å finne praktiske, gjennomførbare løsninger som kan videreføre det beste ved de to institusjonene. Fellesstyret har fulgt rådet fra interimsstyret om å prosjektorganisere arbeidet med samorganisering og samlokaliseringen. Fellesstyret har kalt dette prosjektet Rubicon. Uttrykket Caesar brukte da han krysset Rubicon, terningen er kastet, er å forstå slik at vedtak om samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB er ugjenkallelig. Prosjekt Rubicon omfatter alle nødvendige deler av omstillings- og byggeprosessen. Kunnskapsdepartementet er overordnet myndighet for fellesstyret, og fellesstyret rapporterer til Kunnskapsdepartementet om styringsdokumentet høsten 2010. Funksjonstiden for fellesstyret er fra 1. mars 2010 til 31. juli 2013. 2 Formålet med styringsdokumentet 2.1 Overordnet plandokument Fellesstyret utarbeider en samlet plan for gjennomføring av samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB, og for samlokalisering av NVH og Veterinærinstituttet på Campus Ås. Samorganiseringen skal resultere i opprettelse av et nytt universitet som viderefører og videreutvikler det to institusjonenes utdannings- og forskningsvirksomhet i tråd med forutsetningene for beslutningen om fusjon. Fellesstyret har ansvar for å forberede og fatte nødvendige beslutninger slik at samlokalisering og opprettelse av en ny felles institusjon kan gjennomføres. 5

Styringsdokumentet skal være et overordnet plandokument, som skal lede frem til bestemmelser som er retningsgivende og avklarende for Kunnskapsdepartementet, alle interne aktører (ansatte og studenter) og relevante eksterne aktører (Veterinærinstituttet, Statsbygg, eksterne rådgivere og overordnede etater mv.). Det foreliggende styringsdokument skal gi ledelsen, tillitsvalgte, ansatte og studenter på Adamstuen og Ås en forståelse av mål, retningslinjer og rammevilkår for fellesstyrets arbeid. Styringsdokumentet er en viktig del av omstillingsarbeidet som er hjemlet i avtale om medbestemmelse som er inngått mellom institusjonenes hovedsammenslutninger og Kunnskapsdepartementet datert 2010. 2.2 Prosjektplan Styringsdokumentet har vedlegg som gir en beskrivelse av alle prosjektene som skal gjennomføres for å nå målet om samorganisering og samlokalisering innenfor rammen av prosjekt Rubicon. Oversikten gir ansatte og studenter detaljert informasjon om mål, ressurser og forventede resultater av prosjektene. 2.3 Ledergruppe og sekretariat Fellesstyret har opprettet en ledergruppe som skal ha ansvar for ledelse og koordinering av NVHs og UMBs deltakelse i arbeidet med samlokalisering og samlokalisering. Ledergruppen består av styreleder Finn Bergesen jr., rektor Yngvild Wasteson, NVH, rektor Hans Fredrik Hoen, UMB, administrerende direktør Birger Kruse, NVH og universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB. Sekretariatslederen for fellesstyret, Knut Moksnes, deltar i ledergruppen. Administrerende direktør for VI, Harald Gjein, deltar i saker som angår samlokalisering og bygg. Sekretariatsleder Knut Moksnes leder sekretariatet for fellesstyret, som har disse medlemmene: prorektor Halvor Hektoen, NVH, avdelingsdirektør Paul Stray, UMB, seniorrådgiver Karina A. Vistven, KD, seniorrådgiver Jan Henrik Martinsen, LMD og seniorrådgiver Andreas Stokseth, FKD. Seniorrådgiver Bjørn Næss, VI, deltar i saker som angår samlokalisering og bygg. Rollen til sekretariatsmedlemmene fra departementene, i tillegg til å bidra til utredningsarbeide, vil primært være å sikre kontakten med departementene i form av informasjon og forankring og bidra med fagpolitiske perspektiver til utredningsarbeidet. 2.4 Behandling og godkjenning av styringsdokumentet Styringsdokumentet er drøftet med tjenestemannsorganisasjonene ved NVH og UMB.. 2010. NVHs og UMBs styre er gjort kjent med styringsdokumentet på møter.. og..2010. Fellesstyret godkjente styringsdokumentet endelig på sitt møte.. 2010. 3 Overordnete rammer Styringsdokumentet og prosjektene som inngår i prosjekt Rubicon skal sikre at fellesstyret finner frem til en organisatorisk modell for utdanning, forskning og formidling som skaper ny faglig synergi og gi effektive og sikre driftsformer, og at nødvendige beslutninger tas vedrørende planlegging av samlokalisering av de to institusjonene og vedrørende nye bygg. 6

Fellesstyret bygger på statens retningslinjer for omstilling av statlige virksomheter. Dette gjelder spesielt dokumentet Personalpolitikk ved omstillingsprosesser, som er utarbeidet i samråd med hovedsammenslutningene. De mest sentrale rammene som ligger til grunn for prosjektet vil for øvrig være St.prp. nr 30 (2007 2008) og Stortingsinnstilling med vedtak (Innst.S.nr. 176 (2007 2008) og oppdragsbrev fra Kunnskapsdepartementet til Statsbygg. Anbefalingene fra interimsstyret er en viktig ramme for fellesstyrets arbeid og for styringsdokumentet. På grunnlag av fellesstyrets vurderinger og anbefalinger om organisatorisk modell på seminar og styremøte 15. og 16. juni 2010 på Sem gjestegård, er styringsdokumentet bygget på følgende forutsetninger: - Samorganisering: Innenfor rammen av universitets- og høgskoleloven skal det nye universitetet organiseres med fakulteter som faglige enheter. Fellesstyret ønsker ikke at denne modellen skal innebære at det opprettes tre styringsnivåer (universitetsstyret fakultetsstyre instituttstyre). - Samlokalisering: Fellesstyret slutter seg til anbefalingen fra interimsstyret om tomtevalg for hovedsakelig nye bygg for veterinærmedisinsk utdanning og forskning. Fellesstyret forutsetter at Senter for husdyrforsøk (SHF) blir flyttet på grunn av smittehensyn. Videre forutsetter fellesstyret at Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap (IHA) skal samlokaliseres med veterinærfagene. Endringer i rammevilkårene vil føre til tilsvarende endringer i tidsplan og i den praktiske gjennomføringen av vedtaket om samorganisering og samlokalisering. Slike vesentlige endringer drøftes med tillitsvalgte før forslag til korrigert styringsdokument legges frem for fellesstyret. Fellesstyret legger vekt på at omstillingsprosessen i minst mulig grad skal gå ut over institusjonenes løpende virksomhet. Det er spesielt viktig at arbeids- og læringsmiljøet på Adamstuen og Ås ikke forringes under omstillingsprosessen og i arbeidet med å forberede flytting fra Adamstuen. Fellesstyret har som mål at styringsdokumentet skal være en felles referanse for alle som deltar i samorganiseringen og samlokaliseringen. Arbeidet i fellesstyret skal også oppfylle krav til medvirkning som følger universitets- og høyskoleloven og avtaleverk ellers. Det er vedtatt egen instruks for fellesstyret. 3.1 Grensesnitt mellom fellesstyret og styrene ved UMB og NVH Fellesstyret for NVH og UMB har fullmakt til å fatte bindende beslutninger for institusjonene om forhold som gjelder sammenslåingsprosessen. Styrene ved NVH og UMB har beslutningsmyndighet i henhold til Universitets- og høyskoleloven i alle andre øvrige saker. Styrene for NVH og UMB kalles i det følgende institusjonsstyrene. 7

Fellesstyrets mandat har sitt utganngspunkt i universitetslovens 9-2 (1) og har denne ordlyd: Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. Styrene for NVH og UMB skal på sin side ha ansvaret for at institusjonene når mål og oppnår resultater som er planlagt (2. ledd), føre tilsyn med daglig ledelse ved institusjonene (3. ledd), ha ansvaret for at intern organisering sikrer effektiv drift og faglig virksomhet (4. ledd) og rapportering og regnskap etter statens regler (5. ledd). Det vil oppstå gråsoner, og det kreves smidighet mellom styrene for å finne de beste løsningene. Institusjonsstyrene står ansvarlig for all virksomhet og resultater, og det er institusjonsstyrene som skal påse at statens lover, retningslinjer og bestemmelser blir fulgt. Dette innebærer at institusjonsstyrene har ansvar for at mål og resultater blir nådd når det gjelder primærfunksjonene utdanning, forskning og formidling, og at administrasjon, forvaltning og ivaretakelse av bygningsmasse ivaretas etter de regler som staten setter. Fellesstyret skal vedta strategier og retningslinjer for den nye institusjonen som de to institusjonsstyrene må forhold seg til og innarbeide i planer og budsjetter for hvert år. Det vil være et dynamisk forhold mellom fellesstyrets arbeid med å vedta struktur og retningslinjer for den nye institusjonen på den ene side, og institusjonenes årlige arbeid med å utforme denne nye fremtidige strukturen. Dette forutsetter at NVH og UMB holder hverandre gjensidig informert om tiltak og prosjekter de to institusjonene vil gjennomføre i fellesstyrets mandatperiode dersom disse har innvirkning på prosjekt Rubicon. Dette gjelder spesielt prosjekter og andre beslutninger med langsiktig virkninger. Det vil også kreve at styrene for NVH og UMB og fellesstyret samarbeider og at fellesstyret holdes orientert om pågående eller planlagte prosjekter som kan innvirke på fellesstyrets arbeid med samorganiseringen. Kunnskapsdepartementet avgjør eventuelle saker hvor det er uenighet mellom institusjonsstyrene og fellesstyret. 3.2 Grensesnitt til andre prosjekter I vedtaket om flytting av NVH til Ås forutsettes det at Veterinærinstituttet også flyttes til Ås slik at det fortsatt er et samlokalisert veterinærmiljø i Norge. Dette krever at det etableres nær kontakt mellom prosjekt Rubicon og planprosessen for flytting av Veterinærinstituttet til Ås. En representant fra Veterinærinstituttet er således gitt observatørstatus med møte- og talerett i fellesstyret. Regjeringen og Storting forutsetter at det nye universitetet har et bredt og forpliktende samarbeid med forskningsinstituttene på Campus Ås. Interimsstyret anbefalte i sin sluttrapport å opprette et nytt samarbeidsorgan for Campus Ås for å styrke samarbeidet mellom universitetet og instituttsektoren. LMD har igangsatt et utredningsarbeid om fremtidig organisering av instituttsektoren. Det arbeides med planer om et innovasjonsbygg i regi av LMD, og det er viktig å ha dette in mente når nye bygg på Ås planlegges. 8

NVH og UMB er deltakere i flere internasjonale fora og bør holde fellesstyret og ledergruppen orientert om forhold som kan ha betydning for samorganiseringsprosessen. Begge institusjonene er medlem av det nordiske samarbeidet NOVA Nordic Forestry, Veterinary and Agricultural University. 4 De enkelte delene av styringsdokumentet Styringsdokumentet gir de overordnete rammer og retningslinjer for prosjekt Rubicon. I tillegg gir styringsdokumentet oversikt over alle sentrale forhold som prosjekt Rubicon består av, det vil si prosjektets innhold og arbeidsprosess. Prosjektet skal beskrive - oppgavene som ligger til prosjektet, hvordan oppgavene skal løses og gjennomføringsstrategien som legges til grunn - prosjektorganiseringen, som innbefatter å definere prosjekteier, prosjektledelse, opprettelse av arbeidsgrupper mandat og forankring og beskrive behov for ekstern bistand. Styringsdokumentet skal også angi hvem som har beslutningsmyndighet i de enkelte sakene - tidsplan og budsjett (økonomi, tidsforbruk og personer) - informasjonshåndtering og hvordan prosessen skal forankres i organisasjonene. Prosjekt Rubicon vil omhandle de overordnete målene, hovedoppgaver og deloppgaver for gjennomføringen av samorganiseringen og samlokaliseringsprosessen som er gitt i Kunnskapsdepartementets fullmaktsbrev til fellesstyret. Prosjektet vil ha en overordnet prosjektplan som viser fellesstyret, ansatte og studenter hvilke delprosjekter som er igangsatt og planlagt, hvilke resultater som er oppnådd og eventuelle avvik fra prosjektplanen. Denne overordnete prosjektplanen vil være fellesstyrets viktigste redskap for å nå målene som er satt. Styringsdokumentet vil ha en utfyllende del som i detalj viser mål, deltakelse, rapportering om fremdrift og forventede resultater for hvert enkelt delprosjekt. Prosjektene vil også bli satt opp i et flytskjema /milepælsskjema Denne delen er et viktig redskap for ledergruppen som har ansvar for at arbeidet blir gjennomført og framdrift sikres. 5 Tidsplan for gjennomføring av prosjekt Rubicon Målet for prosjekt Rubicon er å gjøre det nye universitetet funksjonsdyktig fra det tidspunkt som fastsettes for opprettelse av en ny institusjon bestående av NVH og UMB. Tidsrammen for prosjekt Rubicon tilsvarer fellesstyrets funksjonsperiode fra 1. mars 2010 til 31. juli 2013. Fellesstyret må gi anbefalinger til Kunnskapsdepartementet om hvordan samorganiserings- og samlokaliseringsprosessen skal videreføres etter dette. Målet for prosjekt Rubicon og fellesstyrets arbeid er å ha gitt et solid grunnlag for de politiske beslutninger som regjering og Storting skal fatte for å realisere det nye universitetet. 9

Tidsplanen for gjennomføring av prosjektet vil avhenge av framdriften for plan- og prosjekteringsprosessen for hovedsakelig nye bygg for veterinærmiljøene, gjennomføring av KS2 og stortingsbehandlingen. Tidspunktet for samorganisering forutsetter at Stortinget har bevilget tilstrekkelig midler til nybygg for veterinærmedisinsk forskning og utdanning. Hovedetappene i prosjekt Rubicon er disse: - Innen juni 2011 skal visjon og samfunnsoppdrag for det nye universitetet være vedtatt. - Innen juni 2011 skal forslag til faglig organisering være utarbeidet og være vedtatt høsten 2011. - Innen mai 2012 skal forslag til ny samarbeidsmodell for Campus Ås-institusjonene være utarbeidet og vedtatt av institusjonene på Campus Ås og av fellesstyret. - Innen 2013 skal det i samarbeid være utarbeidet beslutningsgrunnlag for nybygg for veterinærmedisinske formål og bruk av eksisterende bygningsmasse. Tidsplanen for nybygg fastsettes av Statsbygg i løpet av høsten 2010. 6 Organisering av prosjekt Rubicon Fellesstyret er ansvarlig organ for å planlegge og gjennomføre omstillingsprosessen og nyetableringen av et universitet bestående av nåværende NVH og UMB. På grunnlag av visjon og samfunnsoppdrag organiseres arbeidet med den nye institusjonen med utgangspunkt i det foreliggende styringsdokument - prosjekt Rubicon. Styrene for NVH og UMB må delta aktivt i dette arbeidet. 6.1 Prosjektorganisering Fellesstyret som prosjekteier er oppnevnt av Kunnskapsdepartementet og rapporterer til departementet om arbeidet med gjennomføringen av samorganisering og samlokalisering av de to institusjonene. Fellesstyret er ansvarlig for alle deler av det foreliggende styringsdokument og for prosjekt Rubicon. Fellesstyrets sekretariat har ansvar for å forberede saker som skal legges fram for fellesstyret til beslutning. Sakene drøftes i ledergruppen før sakene legges fram for fellesstyret. Sekretariatsleder er ansvarlig for den daglige oppfølging og koordineringen av de pågående sakene og prosjektene. NVH, UMB og LMD, FKD og KD stiller med en person hver på deltid i sekretariatet. Sekretariatsleder er sammen med ledergruppen ansvarlig for at den samlete virksomhet er koordinert og gjennomføres i tråd med gjeldende universitetslov og statens regler for universitetenes forvaltning og drift. Fellesstyret avslutter sitt arbeid sommeren 2013 og må ovenfor Kunnskapsdepartementet komme med en anbefaling om hvordan fusjonsprosessen skal følges opp videre. Fellesstyret fatter beslutninger i samorganiserings- og samlokaliseringsprosessen etter at de er forberedt av prosjektsekretariatet, jf. ovenfor. 10

6.2 Budsjett for prosjekt Rubicon Det settes opp årlige budsjett for prosjekt Rubicon. Budsjettet skal omfatte summen av alle delprosjekter, herunder midler til frikjøp av ansatte og kjøp av tjenester. Budsjettet har også til hensikt å synliggjøre ressursbruken ovenfor KD. 7 De enkelte hovedområdene i prosjekt Rubicon Prosjekt Rubicon er delt inn i fire hovedområder som beskrives nedenfor. Hovedområdene vil omfatte prosjekter og prosesser innenfor en definert ramme. Hvert hovedområde vil ha flere delprosjekter som i sin tur står fritt til å nedsette grupper og innhente eksterne vurderinger m.m. 7.1 Hovedområdet Strategi og visjon Hovedområdet Strategi og visjon omfatter forslag til samfunnsoppdraget for det nye universitetet etter de retningslinjer som regjering, Storting og fellesstyret har lagt til grunn. Utgangspunktet er universitetenes faglige tradisjon og særpreg og vektlegging av de spesielle forpliktelser det nye universitetet har for å utvikle en bærekraftig matproduksjon, en helhetlig areal- og ressursutnyttelse og et godt opplevelsessamfunn som skal gi god helse for mennesker, dyr og miljø i en global sammenheng. Arbeidet skal prosjektorganiseres og legge opp til en prosess som involverer og engasjerer ansatte og studenter ved de to institusjonene. Det er utlyst en konkurranse om visjon, verdigrunnlag og navn for det nye universitetet. Det er utlyst en navnekonkurranse,(?) og innkomne forslag vil bli videre vurdert. Frist for innsending av forslag er satt til 15. september 2010. Fellesstyret godkjenner mandat og sammensetning av prosjektledelse og prosjektgruppe i samråd med institusjonene. Fellesstyret vil vedta visjon og strategi for det nye universitetet våren 2011. 7.2 Hovedområdet Faglig organisering Hovedområdet Faglig organisering omfatter prosjekter som skal føre frem til forslag til organisering av den faglige virksomheten ved det nye universitetet. Prosjektene skal ta utgangspunkt i en fakultetsmodell med to beslutningsnivåer, det vil si et øverst nivå med universitetsstyre og rektorat og et fakultetsnivå med fakultetsstyre og dekanat. Målet for arbeidet på dette hovedområdet er forslag som viser hvordan det nye universitetet kan synliggjøre sin faglige profil i et nasjonalt og internasjonalt perspektiv og stimulere til et fruktbart samarbeid mellom fagområder. Prosjektene skal ta hensyn til universitetets prioriterte satsinger. Organiseringen skal videre støtte opp om profesjonsorienterte og tverrfagige arbeidsformer innenfor forskning og utdanning. Fellesstyret godkjenner mandat, prosjektledelse og prosjektorganisering, sammensetning og ressursbruk av dette hovedområdet i september 2010. Endelig rapport fra arbeidsgruppen skal foreligge i juni 2011. 11

7.3 Hovedområdet Bygg og anlegg Hovedområdet Bygg og anlegg har som mål å få utarbeidet og godkjent et kvalitetssikret grunnlag og dokumentasjon for bygging av undervisningslokaler, kontorer, laboratorier, klinikker og infrastruktur for veterinærutdanning og forskning som en enhetlig profesjonsutdanning. Samtidig skal prosjektgrupper utarbeide planer som viser muligheter for ny faglig synergi mellom de to institusjonene. Prosjektene skal gi et sikkert og solid grunnlag for politisk godkjenning av planforslag og finansiering for nye bygninger til veterinærmedisinske utdannings- og forskningsformål innen 2013, flytting av utstyr og tjenester fra Adamstuen til Ås innen 2018 samt effektiv utnyttelse av eksisterende bygningsmasse på universitetsområdet på Ås. Statsbygg vil lede dette arbeidet med utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets oppdragsbrev til Statsbygg datert 05.08.10. Statsbygg vil utarbeide tidsplan for dette prosjektet høsten 2010. 7.4 Hovedområdet Styring, ledelse og administrasjon Hovedområdet Styring og ledelse og administrasjon skal omfatte utarbeidelse et samlet forslag til styring, administrasjon og forvaltning av det nye universitetet. Prosjektgruppene skal bygge på eksisterende reglement og administrasjon ved de to institusjonene og kompetansen som begge institusjoner har på dette området. Det nye universitetet må ha et felles reglement på alle sentrale områder for å kunne være funksjonsdyktig ut fra statens krav til forvaltningsorgan med særskilte fullmakter. Videre skal arbeidet på dette hovedområdet omfatte plan for felles sentraladministrasjon for det nye universitetet og felles reglement for alle administrative funksjoner i henhold til statens regler og retningslinjer for økonomi, personal, studier, forskning, drift og kommunikasjon. 8 Prosjekt Rubicon: Prosjektorganisering Sekretariatet har i oppgave å samordne og følge opp hovedområdene i prosjekt Rubicon. Sekretariatslederen har ansvar for rapportering til fellesstyret om fremdrift og oppnåelse av resultater sammenlignet med målene som fellesstyret har satt. Ledelsen av de enkelte delprosjekter er medarbeidere ved NVH og UMB som har høy faglig og administrativ kompetanse. Ledelsen av hvert prosjekt skal legge frem konkrete planer for prosjektene en måned etter oppstart. Alle prosjektene på hovedområdene skal ha felles rapporteringsstruktur til sekretariatet, og prosjektlederne rapporterer til sekretariatsleder. Fellesstyret er prosjekteier og skal godkjenne mandat og ledelse av prosjektene som skal igangsettes på de fire hovedområdene. Sekretariatet skal utarbeide forslag til mandat, ledelse og sammensetning av prosjektene. I tråd med vanlig saksbehandling drøftes mandatene i ledergruppen før de legges frem til beslutning i fellesstyret. Sekretariatsleder legger frem samlet plan for prosjektene til fellesstyret. 12

Prosjektlederne utarbeider oversikt over ressursbehov for sine respektive prosjekter slik at arbeidsomfang på de fire hovedområdene blir synliggjort. Forslag til bruk av institusjonenes ressurser og budsjettmidler skal godkjennes av ledelsen for NVH og UMB. Hvert av prosjektene i prosjekt Rubicon skal ha prosjektleder med høy faglig kompetanse, erfaring fra tilsvarende arbeid og evne til samarbeid og teambygging. Prosjektene skal ha fast sekretær som utpekes av prosjektleder og godkjennes av ledergruppen. Fellesstyrets vedtak iverksettes fortløpende, hvis ikke fellesstyret vedtar noe annet. 9 Informasjon og kommunikasjon Ledergruppen har ansvar for informasjon og kommunikasjon om prosjekt Rubicon. De to direktørene har ansvar for at informasjon og kommunikasjon koordineres med institusjonenes kommunikasjonsledere. Sekretariatet koordinerer informasjon som gjelder fellesstyret i samarbeid med kommunikasjonsdirektørene. Ansvarlig redaktør for fellesstyrets hjemmeside http://www.lifesciences.no/ er sekretariatsleder Knut Moksnes. Informasjons- og kommunikasjonsdirektørene ved NVH og UMB har det daglige, løpende informasjonsansvaret og vedlikehold av fellesstyrets hjemmeside. Det er utarbeidet en egen kommunikasjonsstrategi for fellesstyret. 10 Vedlegg: Prosjektplaner for hovedområdene (ufullstendig oppdateres når mandater og prosjektledelse for prosjektene er utarbeidet og godkjent av fellesstyret høsten 2010.) De enkelte prosjekter på hovedområdene fremstilles på følgende måte: Oppgave og ansvar Prosjektnavn Prosjektleder Oppfølgingsansvarlig i sekretariatet Prosjektmedarbeidere Mandat/oppgave Milepæler/beslutningspun kter Budsjett/eksterne ressurser Rapportering, herunder eventuelle avik Tilknytning til andre prosjekter Startdato Sluttdato Prosjekt xx 13

10.1 Hovedområdet Bygg - aktuelle prosjekter 10.1.1 Prosjekt Nybygg, Kunnskapsdepartementet har gitt Statsbygg i oppdrag å legge frem forslag til nybygg for veterinærmedisinske utdanning og forskning på Ås, som i all hovedsak er forutsatt i nye bygg. Statsbygg oppretter nødvendige faglige prosjektgrupper med deltakelse fra NVH og UMB, som fellesstyret utpeker. Fellesstyret har ansvaret for å arbeide for nødvendig tilleggsfinansiering som kan sikre plassering av IHA sammen med veterinærfagene og å innpasse akvarieanlegg i delprosjektet Nybygg. Denne delen kalles delprosjekt Nybygg, del 1. Statsbygg har ansvaret for nybygg og godkjenning av byggeprosjektet fra oppdragsgiver, som er Kunnskapsdepartementet. Delprosjektet Nybygg må samordnes med planlegging og prosjektering av nytt Veterinærinstitutt, som er forutsatt samlokalisert med veterinærutdanningen. Det er viktig at de nødvendige smittehensyn blir ivaretatt i det videre planleggingsarbeidet. 10.1.2 Prosjekt samlokalisering mellom IHA og veterinærmiljøet Det nedsettes en arbeidsgruppe som får i oppdrag å utrede samlokalisering av IHA og veterinærmiljøet og utarbeide delfunksjonsprogram (DFP) for IHA i nybygg. KD har i brev datert 05.08.10 til Statsbygg signalisert at departementet ønsker en samlokalisering som løses innenfor den gitte arealrammen og at eksisterende bygningsmasse eventuelt benyttes som en del av en arealutveksling innenfor denne rammen, slik det heter i departementets brev. Arbeidsgruppen gis følgende mandat: Arbeidsgruppen tar utgangspunkt i tidligere utarbeidet arbeidsmal for DFP for IHA med gitte arealrammer for arbeidet (2.757 kvm netto areal, jf arbeidsmal kp 2) og utarbeider et delfunksjonsprogram som inneholder følgende områder: - Kort beskrivelse av virksomhetens oppgaver og funksjonsprinsipper i fremtiden. Herunder beskrives avgrensing/grensesnitt til andre institusjoner, forskningsforløpsog arbeidsprosessperspektiv (arbeidsmåter), nærhetsbehov innenfor IHA - funksjonen, nærhetsbehov i forhold til andre funksjoner på UMB, NVH eller Veterinærinstitutter/andre institutter, produksjonsvolum/aktivitetsgrunnlag og kapasitetsbehov (jf arbeidsmal kp 3) - Fremme forslag til hvilke rom som kan standardiseres (jf. arbeidsmal kp 4) - Utarbeide forslag til detaljert romprogram/romliste (jf. arbeidsmal kap. 5) - Beskrive viktige krav til miljø, bygninger, installasjonsteknikk og utstyr for IHAfunksjonen (ikke for hver enkelt rom), for eksempel hvilke lover og forskrifter som regulerer virksomheten (jf. arbeidsmal kp 6) 14

- Hvis prosjektgruppen ikke kan løse oppgaven med IHA innenfor gitte arealrammer, må behovet for evt. tilleggsareal begrunnes (jf. kp 7). eller angis ved arealutveksling. Arbeidsgruppen er sammensatt med tre representanter hver fra UMB og NVH. 10.1.3 Prosjekt Nytt Senter for husdyrforsøk Fellesstyret skal også arbeide med planer og finansieringsløsninger for bygging av nytt Senter for husdyrforsøk til erstatning for senteret som må rives. Statsbygg har fått i oppdrag å utrede løsning på flytting og nybygg for Senter for husdyrforsøk (SHF). Det er utarbeidet to rapporter om etablering og grunnlaget for videre drift av Senter for husdyrforsøk på Ås: - Nytt Senter for husdyrforsøk (SHF) ved UMB. Funksjonsprogram, og skisser (30. juni 2010). - Senter for husdyrforsøk (SHF) Husdyrforskning kunnskapsbehov, finansiering og organisering av forsøksfasiliteter. Anbefalinger fra en arbeidsgruppe oppnevnt av UMB. Disse to rapportene vil kunne være en del av grunnlaget for fellesstyrets videre arbeid med og nødvendige beslutninger om etablering av et nytt Senter for husdyrforsøk. En arbeidsgruppe må vurdere omfanget av dyrebesetningene på Ås, sett i forhold til dyrebesetninger i andre deler av landet. I tillegg bør det utarbeides et budsjett/langtidsbudsjett for eventuelle ulike organisasjons- og driftsformer av SHF. Sekretariatsleder utarbeider forslag til mandat for arbeidsgruppen til ledergruppens møte 7. september. 10.1.4 Prosjekt Akvariefunksjonene En styrking av akvakultur- og akvamedisinvirksomheten har stått sentralt i etablering av et nytt universitet på Ås. Bygging av nye akvariefunksjoner er viktig i denne sammenhengen. I dag har NVH og Veterinærinstituttet et felles akvarieforsøksanlegg på Adamstuen. UMBs Fiskelaboratorium er i svært dårlig forfatning og må rives pga. konflikt med byggingen av nye bygg. Det nedsettes en arbeidsgruppe med deltagere fra de to institusjonene, Veterinærinstituttet, FKD og Nofima for å utrede behov for nye akvarieforsøksanlegg, utover det som ligger i utviklingsplanen, for det nye universitetet og instituttene. Arbeidsgruppen må vurdere behov for akvariefasiliteter på Ås sett i sammenheng med eksisterende forsøksanlegg i landet. NIVAs anlegg på Solbergstrand i Follo må vurderes spesielt. 10.1.5 Prosjekt Eksisterende bygg Kunnskapsdepartementet har i oppdraget til Statsbygg forutsatt at det skal utredes om deler av eksisterende bygningsmasse på universitetsområdet på Ås kan inngå i utbyggingsplanene. Det er utarbeidet planer om restaurering og omdisponering av Urbygningen. Ved samlokalisering av IHA og veterinærfagene vil det frigjøres arealer i Husdyrfagbygningen. Utbyggingen av nye bygg til veterinærmiljøet forutsetter klargjøring av tomtearealet, og det må finnes 15

erstatningslokaler for bygninger og funksjoner som må rives. Det vises i denne sammenheng til departementets brev til Statsbygg angående arealutveksling, jf pkt 10.1.3 ovenfor. 10.1.6 Prosjekt Forberede flytting til Ås Flytteprosjektet skal gjennomføres når bygninger og lokaler for veterinærmedisinsk forskning og utdanning er klare på universitetsområdet på Ås. Flyttingen omfatter NVH og Veterinærinstituttet. Delprosjektet Flytting til Ås har som mål å sikre høyest mulig grad av kontinuitet i løpende forsknings- og utdanningsvirksomhet på Adamstuen. Prosjektledelse: Ledergruppen Sekretariat: NVH/Det nye universitetet (avhengig av fusjonstidspunktet) og Veterinærinstituttet oppretter et felles sekretariat for samlet flytting når bygninger og areal er klare på universitetsområdet på Ås. Start for delprosjektet Flytting til Ås: 1. september 2016. Frist for prosjektet: 1. juni 2018. 10.2 Hovedområde Faglig organisering: aktuelle delprosjekter 10.2.1 Prosjekt:Samarbeid med forskningsinstitusjonene på Campus Ås Nærliggende til prosjektet om faglig organisering av det nye universitetet er samarbeid med forskningsinstituttene på Campus Ås. Regjering og Stortinget forutsetter at det nye universitetet har et bredt og forpliktende samarbeid med disse forskningsinstituttene. Disse institusjonene vil etter planen omfatte følgende institusjoner i 2018: - Bioforsk - Nofima - Skog og landskap - Veterinærinstituttet Fellesstyret slutter seg til anbefalingen fra interimsstyret om å opprette et nytt samarbeidsorgan for campus Ås for å styrke samarbeidet på disse områdene: - Utvikling av ny faglig synergi - Felles ansvar og bruk av avansert vitenskapelig utstyr - Felles investeringer i avansert infrastruktur - Felles laboratorier og servicetjenester - Felles biobank - Felles teknisk-administrative støttefunksjoner. - Felles bibliotek og bokmagasiner Kunnskapsdepartementet (KD), Landbruks- og matdepartementet (LMD) og Fiskeri og kystdepartementet (FKD) eier institusjonene. Fellesstyret inviterer institusjonene på Campus Ås til å gjennomføre et prosjekt som har følgende mål: 16

- Forslag til investeringer og organisatoriske tiltak som kan gjøre Campus Ås til et internasjonalt ledende forskningsmiljø - Forslag til prioriterte forskningsområder - Forslag til virkemidler av bygningsmessig, administrativ og organisatorisk karakter. Allerede gjennomførte strategidiskusjoner mellom de aktuelle institusjonene gir et viktig grunnlag for dette arbeidet. Planer om et innovasjonsbygg på Campus Ås er også et utgangspunkt for prosjektet. Prosjektledelse kan være en av forskningsdirektørene ved nevnte institusjoner. - Sekretariat: Jan Henrik Martinsen, LMD og Andreas Stokseth. FKD er sekretærer. Start for prosjektet Samarbeid på Campus Ås : juni 2011 Frist for prosjektet: mai 2012. 10.2.2 Prosjekt: Samarbeid med universiteter, høyskoler, næringsliv og andre eksterne Fellesstyret og ledergruppen har et løpende ansvar for å utvikle samarbeidet med norsk og internasjonale utdannings- og forskningsinstitusjoner. NVH og UMB er deltakere i det nordiske samarbeidet NOVA Nordic Forestry, Veterinary and Agricultural University. I tillegg er det en rekke samarbeidsfora hvor begge institusjonene er aktive. Det igangsettes ikke nye prosjekter eller tiltak i fellesstyrets mandatperiode for å utvikle dette samarbeidet utover det de to institusjonene tar initiativ til. Nye tiltak og samarbeidsavtaler skal godkjennes av fellesstyret. 10.2.3 Styring og ledelse Delprosjektet Styring og ledelse skal legge fram forslag til en styrings- og ledelsesmodell som bygger på følgende lover, regler og retningslinjer: - Lov om universiteter og høyskoler - Finansdepartementets reglement og bestemmelser om økonomistyring i staten - Kunnskapsdepartementets hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler, og departementets reglement om statlige universiteters og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer - Tjenestemannsloven - Hovedavtalen i staten - Arbeidsmiljøloven Med dette som ramme skal delprosjektet legge fram forslag til styring og ledelse av det nye universitetet som må omhandle følgende spørsmål: Forvaltning: - Forslag til ny instruks for økonomiforvaltningen ved det nye universitetet - Forslag til nytt studiereglement - Forslag til nytt forskningsdokumentasjonssystem - Forslag til nytt personalreglement - Forslag til nytt IKT-reglement 17

Delprosjektet foreslås organisert slik: Leder: administrerende direktør Birger Kruse eller universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa. Deltakere: avdelingsdirektører/avdelingsledere for Økonomi, Personal, Studie, Forskning og IKT ved de to institusjonene samt representanter for tillitsvalgte. Dette utgjør til sammen en gruppe på 12 personer. I tillegg oppnevner direktørene en kontorsjef fra hver av institusjonene. Prosjektledelsen legger frem forslag til prosjektplan for fellesstyret en måned etter oppstart. Start for delprosjektet Styring og ledelse: høsten 2010 Rapport fra arbeidsgruppen bør foreligge 1. juni 2011. 10.2.4 Administrasjon og teknisk støtte Det nye universitetet må ha en samlet administrasjon for å kunne være funksjonsdyktig. Delprosjektet Administrasjon og teknisk støtte skal legge frem forslag til en felles administrasjon for det nye universitetet. Prosjektet vil bygge videre på resultatene fra delprosjektet Styring og ledelse. Fellesstyret er innforstått med at full effektivisering, rasjonalisering og kvalitetsheving av de teknisk-administrative tjenestene først er til stede ved samlokalisering. Delprosjektet Administrasjon og teknisk støtte skal legge frem forslag til organisering og effektivisering på følgende områder: - Ny økonomiforvaltning: lønn, innkjøp, reiseregning, rapportering, årsplaner og risikoanalyser, og valg av økonomi- og regnskapssystem - Ny personalforvaltning: rekruttering, tilsetting, HMS, reglement, forhandlinger, organisasjonsutvikling, likestilling. - Ny kommunikasjonsavdeling: felles logo, fotoarkiv, maler, presseopplegg, intern informasjon, webtjenester, markedsføring, studentrekruttering - Ny driftsenhet: rehabilitering, brannvern, vaktmestertjenester, parkering, vaktplaner, VVS, elektro. - Ny enhet for etter- og videreutdanning: kurstilbud, kursportefølje, markedsanalyser. - Ny studieavdeling: felles studentsystem for emner, eksamen, dokumentasjon, felles undervisningssystem, kvalitetssikringsystem (NOKUT), studieinformasjon, felles studieutvalg/studienemnd. - Ny forskningsavdeling: forskningsdokumentasjonssystem, IPR, EU-forskning. - Ny IKT- og serviceavdeling: drift og support, elektronisk arkiv, studenttjenester, kursstøtte, utbygging av infrastruktur. - Nytt bibliotek: BIBSYS, forskningsdokumentasjon, magasin, elektronisk publisering, tidsskrifter, utlån, veiledning, utvikling. - Veterinærmuseet. Prosjektledere er administrerende direktør Birger Kruse eller universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa. Deltakere er avdelingsledere og seksjonsledere i de ulike administrative og tekniske avdelingene på NVH og UMB. 18

Det vil være aktuelt å nedsette flere arbeidsgrupper for å utarbeide forslag til felles administrasjon for det nye universitetet. Prosjektlederne leverer forslag til endelig mandat og sammensetning av gruppen innen en måned etter oppstart. Start for delprosjektet Administrasjon og teknisk støtte: 1. mai 2011 Frist for prosjektgruppen: 1. mai 2013. 19