Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og NTNU,

Møtereferat Samarbeidsorganet mellom Helse Midt-Norge og NTNU, 21.02.2014 Tilstede Kst. direktør for helsefag, forskning, utdanning og innovasjon, Henrik A. Sandbu (leder) Forskningdirektør, Petter Aadahl Forskningssjef, Siv Mørkved Seniorrådgiver, Øyvind Hope Dekanus, Stig A. Slørdahl Prodekan forskning, Björn Gustafsson Prorektor, Berit Kjeldstad Dekan, Anne Borg (for Marit Reitan) Seksjonssjef, Arild Skaug Hansen Seniorrådgiver, Hilde Jerkø Brukerrepresentant, Snorre Ness Forfall Prorektor, Kari Melby Prodekan utdanning, Hilde Grimstad Forskningssjef, Berit Kvalsvik Teige FoU-leder, Bodil Landstad Dekan, Heidi Haavardsen HMN HMN, St. Olavs Hospital HMN, St. Olavs Hospital HMN NTNU, DMF NTNU, DMF NTNU NTNU, SVT NTNU, DMF Forskningsrådet NTNU NTNU, DMF HMN, Helse Møre og Romsdal HMN, Helse Nord-Trøndelag HMN, St. Olavs Hospital Sekretariat May Britt Kjelsaas og Rannveig Tellemand Storeng Referenter: Rannveig Tellemand Storeng og May Britt Kjelsaas Møtetid: 21. februar 2014, kl. 10.30 15.00 Dato: Signatur Arkiv: Sak nr. Sak 01-2014 Sakstittel Godkjenning av innkalling, dagsorden og referat fra forrige møte Ingen kommentarer ble meldt til referat, innkalling eller dagsorden. Innkalling og dagsorden ble godkjent. Referat fra forrige møte ble godkjent. Side 1 av 8

Sak 02-14 Strategi/retningsmelding for Samarbeidsorganet Henrik Sandbu orienterte om bakgrunn for arbeidet. Helse Midt-Norge bruker noe mindre til forskning enn de andre regionene, vist i rapportert ressursbruk til forskning. Samtidig legges det inn en høyere andel til forskning fra rammen sammenlignet med de andre RHF-ene. Det er fortsatt behov for å øke forskningsinnsats i vår region. Forskningen skal bygge opp under pasientbehandlingen. Det framlagte dokumentet er en retning og et forslag til hva som skal finansieres av Samarbeidsorganet og hva som skal finansieres fra hvert enkelt helseforetak. Kombinerte stillinger er noe som ønskes av HF-ene. Det kom mange innspill. - Kvaliteten må bli god nok og det er behov for støtte lokalt - Det bør stimuleres til mer integrering mellom St. Olav og med de mindre HF-ene. Det kan eventuelt avsettes en egen pott til slikt samarbeid/nettverk, som kan dekke reiser og praktisk bistand. - Hva slags såkornmidler bør man ha? Dersom det er vanskelig å få til noe lokalt, bør kanskje Samarbeidsorganet ha et lavterskeltilbud om hjelp til protokoll m.v. - Kombinerte stillinger bør være hjelp til selvhjelp. Kanskje det kan stilles krav til de større forskningsgruppene om å bidra? - Det bør være en plan for å lage regionale nettverk hvor alle HF kan være med, og dette kan gjenspeiles i utlysninger og i budsjett. Dette bør diskuteres på et møte hvor de aktuelle HF-ene ikke er tilstede. - De større forskningsgruppene/kompetansemiljøene bør inngå i den regionale oversikten over forskningsinfrastruktur. - Toppfinansiering ble også diskutert, med vekt på hva slags toppfinansiering som bør gis og hvordan man bedre kan stimulere til å søke EU eller nasjonale midler. - Mange, også nasjonalt, opplever at de får tilstrekkelig midler gjennom samarbeidsorganene, og søker derfor ikke nasjonalt eller internasjonalt. Det foreslås derfor at den begrensningen i utlysningen består, slik at de som har løpende midler ikke kan søke. Samtidig bør ikke de aller sterkeste gruppene støttes her, de bør tydeliggjøres at de bør søke eksternt. - En bør også bidra til å bygge opp morgendagens grupper, det blir en balanse mellom å ivareta gode grupper og kommende gode grupper. Bjørn Gustafsson redegjorde for forslag til EU-insentiver, i hht utsendt dokument. Flere mente at dette var et godt tiltak, og at man må sikre at universitetets infrastruktur vil støtte de som planlegger søknader fra helseforetaket. Det er viktig at EU-støtte kan være en felles infrastruktur. Også Forskningsrådet tok til orde for at et felles EU-kontor er det man bør satse på. Man må samtidig være oppmerksom på regler for toppfinansiering av EUprosjekter, og på PES-midler. Samarbeidsorganet HMN-NTNU stiller seg bak den fremlagte retningsmeldingen og ønsker at den skal være førende for forvaltningen av SO sine forskningsmidler, med de kommentarer som kom i møtet. Dette blir en retningsmelding for 2014. Alle oppfordres til å gi konkrete innspill til en endelig versjon. Samarbeidsorganet ber samtidig om at meldingen tas inn i det strategiarbeidet som skal starte regionalt. Samarbeidsorganet HMN-NTNU avsetter årlig 2 millioner kroner til insentivmidler, som kan søkes av forskere som planlegger deltakelse i EU-prosjekter. Side 2 av 8

Sak 03-14 Samarbeidsorganets økonomi Controller Mikael Saasen fra økonomiseksjonen på DMF. Regnskap for 2013 ble nesten identisk med budsjettet. Det medfører at avsetningene er bygd ned med om lag 6 mill. Resterende avsetninger pr 31.12.2013 er om lag 8 mill. Samtidig finnes det større avvik mellom de ulike tiltakene. Blant annet var det en feil i budsjettet for de strategiske tiltakene, som bidro til avvik. Det er også foretatt en gjennomgang av de strategiske tiltakene og man har utsatt utbetalinger til de som var mest forsinket. Det var også merforbruk på toppfinansiering, på grunn av at det ikke var tilgjengelig gaveforsterkning. På stillinger var det kun 2,5 % feil. Det er uansett viktig å ha prognoser underveis og sjekke at økonomien er på rett spor. Budsjett 2014 er satt opp med utgangspunkt i at Samarbeidsorganet fikk tildelt en ramme på 204,5 mill. Med det budsjettforslaget som ble vedtatt i forrige møte, har man lagt opp til kostnader tilsvarende 195,5 mill, hvor 9 mill er udisponert. Det er sannsynlig at de tiltakene som er planlagt, og de stillingene og flerårige prosjektene som løper, vil gå som normalt. Det er mer usikkert med toppfinansieringen. Det ble lagt fram en konkret sak om støtte til genanalyser på prøver fra HUNT (GWAS). Det er viktig at disse gjøres lokalt bl.a. med tanke på HUNT4. Også prosjektleder ønsker at dette gjøres her og ikke i Michigan. NTNU har senket prisen, og gitt tilskudd lokalt tilsvarende 50 000 dollar, men kommer fortsatt dyrere ut. Det ble diskutert om noe av de udisponerte midlene kunne benyttes til dette. Samarbeidsorganet HMN-NTNU tar regnskap for 2013 til etterretning. Samarbeidsorganet vedtar det foreslåtte budsjettet for 2014. Budsjettvedtaket inkluderer en bevilgning på 3 mill. til GWAS-analysene og 2 mill. til insentiver til EU-søknader. Sak 04-12 Totalkostmodellen Janne Østvang og Raymond Hofmejer, DMF, orienterte. Ideen om en totalkostmodell har kommet gjennom EU. Arbeidet med totalkostmodellen har opprinnelig foregått i universitetene, med utgangspunkt i kravet i KDs rundskriv nr. 20-2007. Det kom også et rundskriv fra KD i 2013 om oppdrags- og bidragsfinansiert aktivitet. Planen er at totalkostmodellen skal implementeres fra 2015. Formålet med totalkostmodellen er å styrke finansiell bærekraft, gi mer transparent økonomi, styrke institusjonenes posisjon og den strategiske ledelsen. Indirekte kostnader er eksempel på en arbeidsplass-sats som på NTNU er 40 % (for samarbeidsorganets midler finansierer NTNU halvparten av dette). NTNU har beregnet kostnader ved vitenskapelig eller teknisk-administrativ stilling, inkludert arealkostnader. Se vedlagte presentasjon for detaljer. Forskningsrådet har støttet dette arbeidet og vil vurdere om høyere kostnader kan dekkes, men det er så langt ikke besluttet å endre bevilgningspraksis. Side 3 av 8

Sak 04-12 Totalkostmodellen, forts. Det ble diskutert om totalkostmodellen vil bety noe for Samarbeidsorganets budsjett. - Fra et ledelsesperspektiv så medfører dette en egenandel som NTNU legger inn ved finansiering fra Samarbeidsorganet, synliggjøring av egeninnsats - Dersom dette innføres i begge sektorer vil det kanskje ikke få betydning - Både økonomi- og forskningsperspektiv bør ligge til grunn - Det har også kommet en henvendelse fra HOD til RHF om en arbeidsgruppe om totalkost, og det er viktig å ha med folk med ulike perspektiver. - Synliggjøring av kostnader internt viser merkostnadene. - Viktig å arbeide for tett integrasjon mellom institusjonene slik at offentlige midler blir brukt på en best mulig måte. Konklusjon: Informasjonen ble tatt til orientering. Sak 05-14 Regional utdanningskonferanse 17.-18. september Det er nedsatt en komité som arbeider med konferansen, som har fått tittelen «Utdanning for fremtidens arbeidsliv». Det legges opp til tre hovedbolker: a) Kompetansebehov; hvem rekrutterer vi til og hvordan, b) Forskningssamarbeid mellom høgskole, helseforetak og kommuner, og c) Arbeidsliv og praksisstudier. Samarbeidsorganets medlemmer kom med flere innspill til konferansen: - Psykologisk institutt ønsker å bidra og foreslår at Magne Arve Flaten kontaktes - Hild Fjærtoft, NTNU/St.Olav kan være en aktuell bidragsyter - Eksperter i Team, EiT, kan også være et aktuelt tema. Helsefeltet har vært lite brukt i eksperter i team og bør benyttes mer. - Etter og videreutdanning, NTNU har et bredt tilbud man kan vurdere. - Behov for andre fagområder enn helsespesialistene, f.eks. ingeniører. Er helseforetakene en attraktiv arena for teknologer, også i mindre HF og kommunene? Teknologikompetanse kan det bli knapphet på. HMN og kommunene har ansvar for avtalene. - Brukerutvalget nominerer hvert år kandidater til forskningspris. Prisen pleier å bli utdelt på forskningskonferanse, hvor skal den utdeles i år? Den kan enten utdeles på et styremøte i Midt-Norge, eller på den regionale utdanningskonferansen. Samarbeidsorganet ga innspill til programmet som oversendes til komiteen. Samarbeidsorganet støtter at brukerutvalgets forskningspris kan utdeles i tilknytning til et styremøte i HMN RHF. Side 4 av 8

Sak 06-14 Oppdragsdokumentet 2014 og tilleggsbevilgning til helseforskning Henrik Sandbu orienterte om oppdragsdokumentet. Styring og kontroll med pasientsikkerhet står sentralt. Pasientsikkerhetskampanjen har nå blitt et femårig program. Effektive tjenester av god kvalitet er målet. Forskning, utdanning og pasientopplæring skal innrettes etter dette. Spesielle krav til forskning er bl.a. at minst 2 mill. skal benyttes til samhandlingsforskning; samhandling med kommunale helse og omsorgstjenester. Det ble deretter vist til langsiktige mål for forskning og innovasjon, og til målene for 2014. Tilsvarende er det satt langsiktige mål for utdanning og mål for 2014. I Oppdragsdokumentet og Statsbudsjettet er det for 2014 lagt inn et ekstra tilskudd til forskning på 18 mill., dvs 14,4 mill. etter at prisjustering er trukket fra. HOD ønsker å dreie forskningsinnsatsen mer mot klinikken. Det pågår en nasjonal prosess bl.a. i RHF-enes strategigruppe for forskning for hvordan dette tilskuddet skal håndteres. Midlene skal utlyses nasjonalt og Forskningsrådet skal stå for koordinering og for vitenskapelig vurdering av søknadene. Det skal også etableres et system for relevansvurdering som skal være en del av vurderingsprosessen. Det er nå bygd noen nasjonale satsinger og nettverk; landslag som ønsker å komme i gang med nasjonale prosjekter. Dette ekstra tilskuddet gir en mulighet til å støtte disse satsingene. Det er viktig at det gjøres på en måte som ikke setter noen på sidelinjen. Konklusjon: Informasjonen ble tatt til orientering. Sak 07-14 Regionale forskningsmidler evaluering og plan for neste utlysning Bjørn Gustafsson orienterte. Dette var første år med nye vurderingskriterier og prosess for utlysning, og erfaringene er i hovedsak gode. Når innstilling ble utarbeidet så ble det gjort en politisk prioritering slik at midlene ble fordelt på flere enn de største forskergruppene. Det var noe forvirring om at det utlyses flerårige prosjekter både i SO og i FFU, og FFU bør diskutere hvordan dette kan gjøres annerledes. Det ble foreslått at det ikke lengre skal gjennomføres intervjuer for ph.d.-kandidater, men at vi fortsetter med intervju til postdoktor og forskerstillinger. Årsaken til at forslaget ble løftet var at det på grunn av klager fra fagmiljøene ble innvilget noen flere stillinger. Samarbeidsorganet setter årets søknadsfrist til 15. juni. Informasjon om den nye friste distribueres bredt og publiseres på nett. Pasientsikkerhet og kvalitet bør løftes som et av punktene man tar inn i kommende utlysning. Sekretariatet utarbeidet forslag til ny utlysningstekst med støtte fra fjorårets relevanskomité. Side 5 av 8

Sak 08-14 Organisering av de regionale samarbeidsorganene Møteleder Henrik Sandbu ga ordet til Stig Slørdahl og Petter Aadahl, som er representert i arbeidsgruppen på vegne av SO HMN-NTNU. Det ble referert til at arbeidsgruppen som er nedsatt har hatt et møte og diskuterte ulike måter å organisere samarbeidet på. Denne gruppen drøftet om en kunne vurdere å ha ett organ for forskning og ett for utdanning, men mente det ville bli for snevert da man ønsker en kobling mellom utdanning og FoU. Arbeidsgruppen har foreløpig landet på at man bør videreutvikle dagens modell og innføre enda mer gjensidig representasjon gjennom å utvide antallet observatører. Det ble informert om at Helse Sør-Øst og Helse Vest så langt man er kjent med, fortsetter som før, mens Helse Nord vurdere å organisere arbeidet på en ny måte. Man kjenner ikke til at det er vedtatt organisatoriske endringer i andre regioner. Arbeidsgruppen skal levere en innstilling til Helse Midt-Norge. Dersom arbeidsgruppen innstiller på en endring, må dette styrebehandles i Helse Midt-Norge. Saken ble drøftet kort, og det ble trukket frem at høgskolene ønsker større gjensidig representasjon. Dette er også et spørsmål om tillit til og innsikt i hvordan forskningsmidlene forvaltes. Med større grad av gjensidig representasjon kan dette ivaretas. Det ble også tatt til orde for at man ikke skiller forskning og utdanning. Konklusjon: Informasjonen ble tatt til orientering, og Samarbeidsorganet HMN-NTNU støtter den foreløpige konklusjonen i arbeidsgruppen. Samarbeidsorganet HMN-NTNU legger vekt på at utdanning, forskning og innovasjon henger sammen, og ønsker ikke separate samarbeidsorganer for forskning og utdanning. Side 6 av 8

Sak 09-14 Strategiprosesser i HMN HMN RHF vil i år starte arbeidet med en ny strategi for forskning og innovasjon, og en ny strategi for utdanning og kompetanse. Det vil bli parallelle prosesser selv om arbeidet er fordelt mellom HR og fag. Oppdragsdokumentet fra HOD setter ramme for arbeidet. Øyvind Hope viste en oversikt over hvordan arbeidet er tenkt gjennomført for forsknings- og innovasjonsstrategien. Strategien skal utarbeides denne våren, vedtas til høsten, og iverksettes fra januar 2015. Det skal nedsettes to arbeidsgrupper; en for forskning og en for innovasjon. Planen er at forskningsansvarlige ved HF-ene, NTNU, høgskolene, brukerutvalg, og RHF skal delta. For innovasjonsdelen skal også TTO, Innomed, og Hemit delta. De regionale samarbeidsorganene bør være høringsinstanser, kanskje også Sintef. Arbeidet i de to gruppene skal deretter sys sammen til en felles strategi for forskning og innovasjon. Det ble diskutert hvem andre som kan være aktuelle for deltakelse, og HUNT biosciences og Regionalt forskningsutvalg ble foreslått. Det ble poengtert at flere fakulteter enn DMF bør delta i arbeidet, og man kanskje bør vurdere om kommunesektor skal inviteres med. Det ble kort diskutert om dette skal bli et måldokument eller et tiltaksdokument, og det ble tatt til orde for at handlingsplaner skal utarbeides i tillegg til selve strategien. Det ble også poengtert at innovasjon både som patentering, som spinoff og det å jobbe smartere (tjenesteinnovasjon) bør inngå i strategien. Konklusjon: Informasjonen ble tatt til orientering. Medlemmene i Samarbeidsorganet vil bli invitert til å delta i arbeidet. Sak 10-14 Styringsgruppe ved AKF Som følge av vedtak i sak 52-13 i forrige møte, skal styringsgruppe og mandat for AKF forankres i Samarbeidsorganet HMN-NTNU. Bakgrunnen for dette er at denne metodekompetansen lagt til universitetet i vår region. Samtidig ønsker St. Olav å være en aktiv bidragsyter. Samarbeidsorganet støtter sammensetning og mandat for AKF som fremlagt i møtet. Fakultetet utarbeider et brev om oppnevning til partene, som så oppnevner sine representanter. Side 7 av 8

11-2014 Informasjon fra institusjonene Forskningsrådet, Hilde Jerkø orienterte - HO21 alle delrapporter ligger på nettsiden. Rapporten skal være ferdig 25.juni. - FriPro og fellesløft for unge forskertalenter. Håper at mange gode kandidater har kommet i gang. Ny mobilitetsordning vil bli utlyst våren 2014. - Ny programstruktur for helseprogrammene; det går mot færre og større programmer. - Oppfølging av fagevalueringen for medisin og helsefag. - SFI, det har kommet inn 57 søknader totalt. - Ny utlysning av infrastruktur kommer i oktober. - Ny gaveforsterkningsordning er etablert, denne gjelder for UH-sektor. NTNU, Berit Kjelstad, Stig Slørdahl og Bjørn Gustafsson orienterte. - NTNU arbeider med virkemiddelapparatet og har etablert et stjerneforskerprogram, for å få flere spissforskere. - Råd for samarbeid med næringslivet, hvor også HMN RHF er med. Det er en utfordring å få tydeliggjort hva det offentlige Norge behøver. - Gjennomgang av studieporteføljen. En tredjedel av NTNUs studenter går på samfunnsvitenskap, og det er lite søking til helseinformatikk og IKT. Her er det utfordringer knyttet til forskning også. - Helseinformatikk er også et fag som krever mye ressurser og tilrettelegging fra arbeidsgiver. DMF har hatt helseinformatikk i 10 år. Det er også behov for mer kompetanse innen bioinformatikk. - HUNT 4 planlegges nå, denne undersøkelsen gjør Midt-Norge til en interessant forskningspartner nasjonalt og internasjonalt. HUNT 4 skal gjennomføres fra 2017. Utvikling av faglig innhold er startet, og det skal nedsettes et fagråd. Budsjettet er på totalt 140 millioner fordelt over flere år og det foreslås et spleiselag, hvor HOD, HMN og NTNU finansierer de største delene. Helse Midt-Norge, Henrik A. Sandbu orienterte. - De to strategiene er tidligere nevnt, planen er å styrebehandle disse til høsten. - Pasientsikkerhet er et aktuelt tema for HMN. Hans Ole Siljehaug skal arbeide spesielt med dette og det skal etableres et program. Flere fagområder på NTNU kan være aktuelle for å delta. - IKT-prosjekt, fram til 2019, skal innføre et nytt PAS/Journalsystem og kostnadene vil bli om lag 2 milliarder. Det vurderes om forskningsmiljøene skal være med og om ph.d.-kandidater kan arbeide parallelt. Det kan også være aktuelt med et utdanningsperspektiv rettet mot turnus, praksis, osv. - Ambulanseforetaket skal innarbeides i de andre HF-ene i løpet av året. - Nasjonal Helse og sykehusplan er en av flere overordnede prosesser i helse-norge, og hvor RHF-enes rolle skal belyses. - Det er opprettet et nasjonalt helsebygg som skal være basert i Trondheim. - Det pågår også en prosess rundt innkjøps-funksjonen i HMN. Side 8 av 8